Mô tả loạt phim
Tên loạt series (Số hiệu series của cơ quan) : Mô tả, Thời gian lưu giữ (Trích dẫn pháp lý)
Bảo trì Tòa nhà và Khuôn viên (TR10-018): Hồ sơ về tất cả các hoạt động bảo trì và sửa chữa các tòa nhà và khuôn viên thuộc sở hữu hoặc do bộ phận thuê. Được sử dụng để xác minh việc sửa chữa đã được thực hiện. Có thể bao gồm tóm tắt, nhật ký, báo cáo và các hồ sơ tương tự thường được tổng hợp từ hồ sơ công việc hàng ngày theo tháng hoặc quý. Thông tin thường bao gồm vị trí, mô tả công việc đã hoàn thành, vật liệu đã sử dụng, nhân viên thực hiện công việc, người được ủy quyền, ngày tháng hoạt động và các dữ liệu liên quan.
Lưu giữ: Hồ sơ yêu cầu đóng dấu kỹ thuật: lưu giữ 2 years after công trình hết hạn sử dụng; các hồ sơ khác: lưu giữ 2 năm. (MOAR 166-150-0175 (2))
Giấy phép cắm trại và dã ngoại (TR10-021): Giấy phép được cấp cho cá nhân hoặc tổ chức để sử dụng công viên cho các mục đích đặc biệt. Bao gồm giấy phép, đặt chỗ, bảng giá, thư từ và thông tin khu cắm trại.
Lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0150 (3))
Báo cáo thiệt hại tài sản và công trình của quận (TR10-002): Hồ sơ vụ việc ghi nhận thiệt hại đối với tài sản của quận, chủ yếu là tài sản đường sá. Bao gồm báo cáo thiệt hại, báo cáo điều tra, bằng chứng hỗ trợ (báo cáo của cảnh sát, ảnh chụp, bản đồ) và các tài liệu liên quan.
Lưu giữ: Lưu giữ 3 years after hoạt động cuối cùng. (MOAR 166-150-0005 (8))
Báo cáo kẻ vạch và đánh dấu đường hàng ngày (TR10-026): Báo cáo này ghi lại các công việc kẻ vạch và đánh dấu đường trên các tuyến đường thuộc quản lý của quận. Báo cáo bao gồm ngày, thời gian làm việc của đội thi công, địa điểm thi công, loại sơn đã sử dụng và các thông tin liên quan khác.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 10 năm. (MOAR 166-150-0185 (11))
Báo cáo chấm công hàng ngày (TR10-023): Báo cáo này ghi lại số giờ làm việc của nhân viên trong bộ phận. Được sử dụng để tính lương và phân bổ chi phí công việc. Thông tin bao gồm tên nhân viên, ngày được ghi nhận và số giờ làm việc tại mỗi công việc.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 4 năm. (MOAR 166-150-0155 (3))
Báo cáo bảo trì (TR10-001(a) và TR10-001(b)): Báo cáo về công tác bảo trì đường và công trình do các đội vận tải thực hiện. Báo cáo bao gồm tên và vị trí dự án, mô tả công tác bảo trì đã thực hiện, ngày tháng, vật liệu đã sử dụng và các thông tin liên quan. Bao gồm các tài liệu hỗ trợ.
Lưu giữ: TR10-001(a) Hồ sơ yêu cầu đóng dấu kỹ sư: 10 years after hoàn thành cơ bản; TR10-001(b) Hồ sơ khác: 2 năm. (MOAR 166-150-0185 (11))
Hồ sơ Nghiên cứu và Thử nghiệm Vật liệu (TR10-019(a) và TR10-019(b)): Hồ sơ được sử dụng để nghiên cứu các vật liệu được đề xuất sử dụng trong các dự án xây dựng và bảo trì của quận. Bao gồm cả tài liệu tham khảo được thu thập cho nghiên cứu dự án và kết quả thử nghiệm vật liệu của quận. Hồ sơ bao gồm báo cáo thử nghiệm, kế hoạch thử nghiệm, thông tin đã công bố, thư từ và các hồ sơ liên quan.
Lưu giữ: TR10-019(a) Hồ sơ thử nghiệm do Quận Multnomah thực hiện: 15 năm [?]; TR10-019(b) Các hồ sơ khác: lưu giữ cho đến khi được thay thế hoặc lỗi thời. (không có)
Báo cáo vật liệu sử dụng (TR10-025): Báo cáo ghi lại các vật liệu được sử dụng cho mỗi công việc trong ngày. Thông tin bao gồm ngày, đội ngũ, địa điểm, tên công việc và số lượng mỗi loại vật liệu được sử dụng trong ngày.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0185 (4))
Hồ sơ quản lý công viên (TR10-020): Hồ sơ ghi chép việc quản lý các công viên, điểm dừng chân ven đường, đài tưởng niệm và khu vực giải trí. Hồ sơ bao gồm các quy định, báo cáo thường kỳ, hồ sơ hoạt động, hồ sơ bảo trì và cải tiến, kiểm tra, hồ sơ an toàn và an ninh, thư từ và các hồ sơ liên quan khác.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0150 (2))
Hồ sơ đánh giá tình trạng mặt đường (TR10-024): Hồ sơ ghi chép tình trạng mặt đường trên các tuyến đường do quận quản lý. Hồ sơ bao gồm danh mục mặt đường, đánh giá và thông tin nền. Thông tin bao gồm dữ liệu danh mục mặt đường, bao gồm vị trí, loại, mục đích sử dụng, kích thước và, nếu có thể, lịch sử xây dựng và ngày khảo sát tình trạng mặt đường gần nhất.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0185 (7))
Hồ sơ bảo trì hệ thống vô tuyến (TR10-010): Hồ sơ ghi chép việc bảo trì hệ thống viễn thông vận tải. Hồ sơ bao gồm hệ thống gọi thiết bị, đánh giá thiết bị, hồ sơ trạm, phân bổ tần số vô tuyến, thông số kỹ thuật thiết bị, hồ sơ bảo trì vô tuyến, phân công cuộc gọi vô tuyến và các tài liệu liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 4 years after thải bỏ hoặc thay thế. (MOAR 166-150-0125 (15))
Hồ sơ về giao cắt đường sắt (TR10-015): Hồ sơ ghi chép các hoạt động của cơ quan liên quan đến giao cắt đường sắt. Hồ sơ có thể bao gồm sơ đồ và bản vẽ giao cắt, hồ sơ và phán quyết của Ủy ban Tiện ích Công cộng Oregon (PUC)/Sở Giao thông Vận tải Oregon (ODOT), báo cáo và nghiên cứu, hồ sơ tai nạn và các tài liệu, thư từ liên quan. Hồ sơ cũng có thể bao gồm tài liệu về các biện pháp khắc phục được thực hiện để đáp ứng các báo cáo kiểm tra của PUC/ODOT. Trách nhiệm giám sát an toàn đường sắt đã được chuyển từ PUC sang ODOT vào năm 1995.
Lưu giữ: Lưu giữ vĩnh viễn. (MOAR 166-150-0185 (4))
Hồ sơ kiểm kê kho/xưởng sửa chữa (TR10-008): Hồ sơ ghi chép việc dự trữ và sử dụng phụ tùng và vật tư để sửa chữa và bảo dưỡng thiết bị đường bộ. Thông tin thường bao gồm số hiệu tài sản, mô tả, số đơn đặt hàng, vị trí tài sản, ngày nhận, giá mua, chi phí thay thế, khấu hao và các dữ liệu liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0110 (19))
Hồ sơ bảo trì đường và cầu (TR10-011(a) và TR10-011(b) và TR10-011(c)): Hồ sơ ghi chép việc bảo trì và sửa chữa đường, cầu và cống của quận. Có thể bao gồm các báo cáo, tóm tắt và các tài liệu tương tự thường được tổng hợp từ hồ sơ công việc hàng ngày theo tháng hoặc quý. Thông tin thường bao gồm vị trí, mô tả công việc đã hoàn thành, số lượng vật liệu đã sử dụng, nhân viên tham gia, người được ủy quyền, ngày tháng hoạt động và các dữ liệu liên quan.
Lưu giữ: TR10-011(a) Các dự án liên quan đến bảo trì/sửa chữa kết cấu: lưu giữ 2 years after ngừng sử dụng vĩnh viễn; TR10-011(b) Các hồ sơ khác yêu cầu dấu kỹ sư: lưu giữ 10 years after hoàn thành cơ bản; TR10-011(c) Các hồ sơ khác: lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0185 (2,11))
Hồ sơ bảo dưỡng và sửa chữa thiết bị đường bộ (TR10-004): Hồ sơ ghi lại lịch sử bảo dưỡng và sửa chữa của tất cả các thiết bị đường bộ. Hồ sơ có thể bao gồm các báo cáo, tóm tắt và các tài liệu tương tự, thường được tổng hợp từ nhật ký công việc hàng ngày theo tháng hoặc quý. Thông tin thường bao gồm mô tả công việc đã hoàn thành, các bộ phận và vật tư đã sử dụng, ngày bảo dưỡng, ngày mua, giá cả, số xe, nhãn hiệu và kiểu xe, và các dữ liệu khác.
Lưu giữ: Lưu giữ 2 years after thanh lý thiết bị. (MOAR 166-150-0105 (14))
Sổ tay kỹ thuật và bảo hành thiết bị đường bộ (TR10-005): Sổ tay hướng dẫn sử dụng và bảo hành cho các phương tiện và thiết bị bảo dưỡng đường bộ. Sổ tay thường bao gồm thông số kỹ thuật, hướng dẫn vận hành và thông tin an toàn. Bảo hành bao gồm các điều khoản về phạm vi bảo hiểm cho việc sửa chữa hoặc thay thế thiết bị.
Giữ lại: Sách hướng dẫn: cho đến khi thanh lý xe hoặc thiết bị; bảo hành: cho đến khi hết hạn. (MOAR 166-150-0105 (13))
Hồ sơ đăng ký và chứng nhận quyền sở hữu thiết bị đường bộ (TR10-006): Hồ sơ ghi lại quyền sở hữu và đăng ký tất cả các phương tiện của cơ quan với Sở Giao thông vận tải Oregon.
Giữ lại: Giữ lại giấy tờ sở hữu cho đến khi xe được bán hoặc thanh lý; giữ lại hồ sơ đăng ký cho đến khi được thay thế hoặc thanh lý xe. (MOAR 166-150-0105 (15)
Hồ sơ sử dụng và chi phí thiết bị đường bộ (TR10-007): Hồ sơ ghi chép việc sử dụng và chi phí liên quan đến thiết bị đường bộ của bộ phận. Được sử dụng cho công tác bảo trì, lập ngân sách và lập kế hoạch. Thông tin có thể bao gồm số xe, nhãn hiệu và kiểu xe, số km ban đầu và cuối cùng, tên và chữ ký của người lái xe, nhiên liệu đã sử dụng, các sửa chữa cần thiết và các dữ liệu khác.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0105 (16))
Hồ sơ bảo dưỡng mặt đường (TR10-012): Hồ sơ ghi chép các công việc quét dọn đường phố định kỳ và đặc biệt, làm sạch, dọn tuyết, rải cát, dọn lá và các công việc tương tự. Thường bao gồm báo cáo, tóm tắt và các hồ sơ tương tự. Thông tin có thể bao gồm ngày giờ, khu vực được quét, thời gian và quãng đường máy quét dừng hoạt động, thời gian và quãng đường di chuyển, tên người vận hành, thiết bị sử dụng, lượng cát đã rải, lượng lá đã dọn, điều kiện thời tiết và các dữ liệu liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0185 (12))
Hồ sơ bảo trì ven đường (TR10-013): Hồ sơ ghi chép việc bảo trì tài sản ven đường. Hồ sơ bao gồm thư từ, báo cáo, hồ sơ sử dụng hóa chất và các tài liệu liên quan. Bao gồm kiểm soát rác thải, phun thuốc ven đường, chặt cây, làm vườn, dọn dẹp xác động vật, xử lý vật liệu nguy hại, cắt cỏ và các công việc bảo trì liên quan khác.
Thời gian lưu trữ: Lưu trữ trong 3 năm. (2007-0011/009)
Phiếu giao đá (TR10-028): Hồ sơ ghi chép việc sử dụng đá trong các dự án đường bộ khác nhau. Thông tin bao gồm tên dự án, lượng đá sử dụng, ngày tháng và địa điểm, cùng các thông tin liên quan khác.
Lưu giữ: Lưu giữ 2 năm. (MOAR 166-150-0175 (4))
Hồ sơ thiết bị xưởng và hiện trường (TR10-009): Hồ sơ ghi chép việc mua sắm, sử dụng, bảo trì và thanh lý các thiết bị nhỏ và dụng cụ điện. Bao gồm bảo hành, sổ tay bảo trì, kiểm kê, hồ sơ hiệu chuẩn, hồ sơ sửa chữa và các tài liệu liên quan.
Lưu giữ: Lưu giữ 3 years after thanh lý thiết bị. (MOAR 166-150-0185 (7,8,10))
Nhật ký giám sát (TR10-027): Ghi chép hàng ngày về công việc đã thực hiện, sự cố và bất cứ điều gì khác xảy ra trong quá trình làm việc. Các mục nhập bao gồm ngày giờ và mô tả sự kiện.
Thời hạn lưu trữ: Lưu trữ 10 năm. (2007-0011/12)
Hồ sơ sửa chữa và bảo dưỡng thiết bị điều khiển giao thông (TR10-014): Hồ sơ ghi chép việc bảo dưỡng và sửa chữa các thiết bị điều khiển giao thông trong một khu vực. Có thể bao gồm báo cáo, tóm tắt và các hồ sơ tương tự. Thông tin thường bao gồm vị trí, mô tả công việc đã hoàn thành, thiết bị được sửa chữa hoặc thay thế, vật tư đã sử dụng, nhân viên thực hiện công việc, ngày tháng hoạt động và các dữ liệu liên quan.
Lưu giữ: Tín hiệu giao thông: lưu giữ 3 years after thiết bị được tháo dỡ vĩnh viễn khỏi dịch vụ; biển báo giao thông: lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0185 (14))
Hồ sơ đường thủy (TR10-022): Hồ sơ ghi chép các hoạt động của quận liên quan đến đường thủy. Bao gồm các chỉ định, đơn đăng ký, ý kiến và hành động, hồ sơ hành lang xanh, quy định, hồ sơ xử lý và các tài liệu liên quan.
Thời gian lưu trữ: Lưu trữ 5 năm. (2007-0011/11)
Phiếu lệnh công việc (TR10-017): Hồ sơ ghi lại các công việc được yêu cầu và giao cho Bộ phận Bảo trì Đường bộ. Bản sao của bộ phận (một bản sao được lưu giữ trong Hồ sơ Đường bộ) được sử dụng để kiểm tra các dự án hiện tại và gần đây nhằm lập kế hoạch phân công nhân công và kiểm soát vật tư.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 10 năm. (MOAR 166-150-0185 (11))