Descripciones de las series
Título de la serie (N.° de serie de la agencia) : Descripción, retención (cita legal)
Mantenimiento de Edificios y Terrenos (TR10-018): Registros de todo el mantenimiento y las reparaciones de edificios y terrenos, propios o arrendados por la división. Se utilizan para verificar que se realizaron las reparaciones. Pueden incluir resúmenes, registros, informes y registros similares, generalmente recopilados a partir de los registros diarios de trabajo, con una periodicidad mensual o trimestral. La información suele incluir la ubicación, la descripción del trabajo realizado, los materiales utilizados, el personal que realizó el trabajo, la autorización, las fechas de las actividades y datos relacionados.
Retención: Registros que requieren sellos de ingeniería: conservar durante 2 years after la vida útil de la estructura; otros registros: conservar durante 2 años. (MOAR 166-150-0175 (2))
Permisos para Acampar y Picnic (TR10-021): Permisos emitidos a personas u organizaciones para usos especiales de parques. Incluyen permisos, reservas, tarifas, correspondencia e información sobre campamentos.
Retención: Conservación por 3 años. (MOAR 166-150-0150 (3))
Informes de Daños a la Propiedad y Estructuras del Condado (TR10-002): Expedientes que documentan daños a la propiedad del condado, principalmente a las carreteras. Contienen informes de daños, informes de investigación, pruebas de apoyo (informes policiales, fotografías, mapas) y documentación relacionada.
Retención: Conservar durante 3 years after la última actividad. (MOAR 166-150-0005 (8))
Informe Diario de Demarcación y Rayado (TR10-026): El informe documenta la demarcación y rayado realizado en las carreteras del condado. El informe muestra la fecha, el tiempo de trabajo de la cuadrilla, el lugar del trabajo, la pintura utilizada e información relacionada.
Retención: Conservar por 10 años. (MOAR 166-150-0185 (11))
Informe Diario de Control de Horas (TR10-023): Este informe documenta las horas trabajadas por los empleados de la sección. Se utiliza para calcular la nómina y distribuir los costos de cada puesto. La información incluye el nombre del empleado, la fecha de inclusión y las horas trabajadas en cada puesto.
Retención: 4 años. (MOAR 166-150-0155 (3))
Informes de Mantenimiento (TR10-001(a) y TR10-001(b)): Informes de mantenimiento de carreteras y estructuras realizados por cuadrillas de transporte. Los informes incluyen el nombre y la ubicación del proyecto, la descripción del mantenimiento realizado, las fechas, los materiales utilizados e información relacionada. Incluye documentación de apoyo.
Conservación: TR10-001(a) Registros que requieren sello de ingeniería: 10 years after la finalización sustancial; TR10-001(b) Otros registros: 2 años. (MOAR 166-150-0185 (11))
Registros de Ensayos e Investigación de Materiales (TR10-019(a) y TR10-019(b)): Registros utilizados para investigar los materiales propuestos para su uso en proyectos de construcción y mantenimiento del condado. Incluyen tanto el material de referencia recopilado para la investigación del proyecto como los resultados de los ensayos de materiales del condado. Los registros incluyen informes de ensayos, planes de ensayos, información publicada, correspondencia y registros relacionados.
Retención: TR10-019(a) Registros de pruebas realizadas por el condado de Multnomah: 15 años [?]; TR10-019(b) Otros registros: conservar hasta que sean reemplazados o queden obsoletos. (ninguno)
Informe de Materiales Utilizados (TR10-025): Este informe documenta los materiales utilizados en los trabajos diarios. La información incluye la fecha, el equipo, la ubicación, el nombre del trabajo y la cantidad de cada material utilizado durante la jornada.
Retención: Conservación por 3 años. (MOAR 166-150-0185 (4))
Registros de Gestión de Parques (TR10-020): Registros que documentan la gestión de parques, arcenes, monumentos conmemorativos y áreas recreativas. Estos registros documentan reglamentos, informes de rutina, registros de operaciones, registros de mantenimiento y mejoras, inspecciones, registros de seguridad, correspondencia y otros registros relacionados.
Retención: Conservar por 5 años. (MOAR 166-150-0150 (2))
Registros de Calificaciones de Pavimento (TR10-024): Estos registros documentan el estado del pavimento en las carreteras del condado. Incluyen inventarios de pavimento, calificaciones y material de referencia. La información incluye datos del inventario de pavimento, incluyendo ubicación, tipo, uso, tamaño y, cuando sea posible, su historial de construcción, así como la fecha del último estudio del estado del pavimento.
Retención: 5 años. (MOAR 166-150-0185 (7))
Registros de Mantenimiento del Sistema de Radio (TR10-010): Registros que documentan el mantenimiento del sistema de telecomunicaciones de transporte. Los registros incluyen el sistema de llamadas de equipo, las evaluaciones de equipo, los archivos de la estación, las asignaciones de frecuencias de radio, las especificaciones de equipo, los archivos de mantenimiento de radio, las asignaciones de llamadas de radio y la documentación relacionada.
Retención: Conservar durante 4 years after su eliminación o sustitución. (MOAR 166-150-0125 (15))
Registros de Cruces Ferroviarios (TR10-015): Registros que documentan las actividades de la agencia en relación con los cruces ferroviarios. Estos registros pueden incluir planos y planos de cruces, actas y resoluciones de audiencias públicas de la Comisión de Servicios Públicos de Oregón (PUC)/Departamento de Transporte de Oregón (ODOT), informes y estudios, registros de accidentes y documentación y correspondencia relacionadas. También pueden incluir documentación de las medidas correctivas adoptadas en respuesta a los informes de inspección de la PUC/ODOT. La supervisión de los ferrocarriles y la seguridad ferroviaria se transfirió de la PUC al ODOT en 1995.
Retención: Conservar permanentemente. (MOAR 166-150-0185 (4))
Registros de Inventario de Taller/Almacén (TR10-008): Registros que documentan el almacenamiento y uso de piezas y suministros para la reparación y el mantenimiento de equipos viales. La información suele incluir el número de activo, su descripción, el número de orden de compra, su ubicación, la fecha de recepción, el precio de compra, el costo de reposición, la depreciación y otros datos relacionados.
Retención: Conservación por 3 años. (MOAR 166-150-0110 (19))
Registros de Mantenimiento de Carreteras y Puentes (TR10-011(a), TR10-011(b) y TR10-011(c)): Registros que documentan el mantenimiento y las reparaciones de carreteras, puentes y alcantarillas del condado. Pueden incluir informes, resúmenes y documentos similares, generalmente recopilados a partir de registros diarios de trabajo con una periodicidad mensual o trimestral. La información suele incluir la ubicación, la descripción del trabajo realizado, la cantidad de materiales utilizados, el personal involucrado, la autorización, las fechas de las actividades y datos relacionados.
Retención: TR10-011(a) Proyectos que impliquen mantenimiento o reparación estructural: conservar durante 2 years after la baja definitiva; TR10-011(b) Otros registros que requieran un sello de ingeniería: conservar durante 10 years after la finalización sustancial; TR10-011(c) Otros registros: conservar durante 3 años. (MOAR 166-150-0185 (2,11))
Registros de Mantenimiento y Reparación de Equipos de Carretera (TR10-004): Estos registros documentan el historial de mantenimiento y reparación de todos los equipos de carretera. Pueden incluir informes, resúmenes y registros similares, generalmente compilados a partir de registros de trabajo diarios mensuales o trimestrales. La información suele incluir una descripción del trabajo realizado, las piezas y suministros utilizados, la fecha de servicio, la fecha de compra, el precio, el número de vehículo, la marca y el modelo, y otros datos.
Retención: Conservar durante 2 years after la disposición del equipo. (MOAR 166-150-0105 (14))
Manuales Técnicos y Garantías de Equipos Viales (TR10-005): Manuales del propietario y garantías para vehículos y equipos de mantenimiento vial. Los manuales suelen incluir especificaciones, instrucciones de funcionamiento e información de seguridad. Las garantías incluyen las condiciones de cobertura para la reparación o el reemplazo del equipo.
Retención: Manuales: hasta la disposición del vehículo o equipo; garantías: hasta su vencimiento. (MOAR 166-150-0105 (13))
Registros de título y registro de equipos de carretera (TR10-006): registros que documentan la propiedad y el registro de todos los vehículos de la agencia en la División de Vehículos Motorizados de Oregón.
Retención: Conservar los títulos hasta que el vehículo se venda o se enajene; conservar los registros de registro hasta que se sustituya o se enajene el vehículo. (MOAR 166-150-0105 (15)
Registros de Uso y Gastos de Equipos Viales (TR10-007): Registros que documentan el uso y los gastos asociados con los equipos viales de la división. Se utilizan para mantenimiento, presupuestos y planificación. La información puede incluir el número, la marca y el modelo del vehículo, el kilometraje inicial y final, el nombre y la firma del conductor, el combustible consumido, las reparaciones necesarias y otros datos.
Retención: Conservación por 3 años. (MOAR 166-150-0105 (16))
Registros de Mantenimiento de la Superficie de la Carretera (TR10-012): Registros que documentan trabajos rutinarios y especiales de barrido, limpieza, remoción de nieve, arenado, deshojado y similares. Suele incluir informes, resúmenes y registros similares. La información puede incluir fecha y hora, área cubierta, tiempo de inactividad y kilometraje de la barredora, tiempo y kilometraje de viaje, nombre del operador, equipo utilizado, cantidad de arena aplicada, cantidad de hojas retiradas, condiciones climáticas y datos relacionados.
Retención: 3 años. (MOAR 166-150-0185 (12))
Registros de Mantenimiento de Carreteras (TR10-013): Registros que documentan el mantenimiento de las propiedades en las carreteras. Estos registros incluyen correspondencia, informes, registros de aplicación de productos químicos y documentación relacionada. Incluyen control de basura, fumigación de carreteras, tala de árboles, paisajismo, retirada de animales muertos, limpieza de materiales peligrosos, corte de césped y otras tareas de mantenimiento relacionadas.
Retención: Conservar 3 años. (2007-0011/009)
Boletos de Roca (TR10-028): Registros que documentan la roca utilizada en diversos proyectos viales. La información incluye el nombre del proyecto, la cantidad de roca utilizada, la fecha y la ubicación, e información relacionada.
Retención: Conservar por 2 años. (MOAR 166-150-0175 (4))
Registros de Equipos de Taller y Campo (TR10-009): Registros que documentan la adquisición, el uso, el mantenimiento y la eliminación de equipos pequeños y herramientas eléctricas. Incluye garantías, manuales de mantenimiento, inventarios, registros de calibración, registros de reparación y documentación relacionada.
Retención: Conservar durante 3 years after la disposición del equipo. (MOAR 166-150-0185 (7,8,10))
Diarios del Supervisor (TR10-027): Registro diario del trabajo realizado, incidentes y cualquier otro hecho ocurrido durante el trabajo. Las entradas incluyen fecha, hora y una descripción de los eventos.
Retención: Conservar 10 años. (2007-0011/12)
Registros de Reparación y Mantenimiento de Equipos de Control de Tráfico (TR10-014): Registros que documentan el mantenimiento y la reparación de los dispositivos de control de tráfico en un área. Pueden incluir informes, resúmenes y registros similares. La información suele incluir la ubicación, la descripción del trabajo realizado, el equipo reparado o reemplazado, los suministros utilizados, el personal que realizó el trabajo, las fechas de las actividades y otros datos relacionados.
Retención: Señales de tránsito: conservar durante 3 years after el equipo sea retirado permanentemente del servicio; señales de tránsito: conservar durante 3 años. (MOAR 166-150-0185 (14))
Registros de Vías Fluviales (TR10-022): Registros que documentan las actividades del condado relacionadas con las vías fluviales. Incluye designaciones, solicitudes, opiniones y acciones, registros de vías verdes, reglamentos, registros de tratamiento y documentación relacionada.
Retención: Conservar 5 años. (2007-0011/11)
Órdenes de Trabajo (TR10-017): Registros que documentan el trabajo solicitado y asignado a la Sección de Mantenimiento Vial. Se utilizan copias de la Sección (una de ellas se conserva en los Archivos Viales) para revisar los proyectos actuales y recientes, para la programación de la cuadrilla y el control de materiales.
Retención: Conservar por 10 años. (MOAR 166-150-0185 (11))