Tên loạt series (Số hiệu series của cơ quan): Mô tả, Thời gian lưu giữ (Trích dẫn pháp lý)
Hồ sơ đánh giá của nhóm đa ngành (ADS1-003) : Tài liệu ghi lại thông tin về các khách hàng có nguy cơ cao được nhóm gồm các chuyên gia quản lý trường hợp, chuyên gia sức khỏe tâm thần, y tá và điều tra viên dịch vụ bảo vệ người lớn thăm khám. Hồ sơ bao gồm giấy giới thiệu, ghi chú trường hợp, tài liệu nền và các hồ sơ liên quan.
Thời gian lưu giữ: 10 năm (2014-0005/002)
Hồ sơ điều tra dịch vụ bảo vệ (ADS1-001(a) và ADS1-001(b)) : Hồ sơ ghi lại quá trình sàng lọc về nhu cầu dịch vụ bảo vệ của khách hàng, theo yêu cầu của luật tiểu bang. Hồ sơ bao gồm đơn khiếu nại, bản sao giấy giới thiệu sàng lọc, báo cáo điều tra về cá nhân và cơ sở chăm sóc, và ghi chú của điều tra viên. Các hồ sơ khác được thu thập trong quá trình điều tra có thể bao gồm các tài liệu pháp lý, hồ sơ tài chính và hồ sơ y tế. Báo cáo được nhập vào hệ thống Oregon Access của Sở Dịch vụ Nhân sinh Tiểu bang hoặc hệ thống Web 723.
Thời gian lưu giữ: ADS1-001(a) Lưu giữ báo cáo trong 20 năm; ADS1-001(b) Tất cả các hồ sơ khác lưu giữ 15 years after hoạt động cuối cùng (2014-0005/001) Cập nhật ngày 27/07/2018
Hồ sơ tư vấn dịch vụ bảo vệ (ADS1-002) : Tài liệu ghi nhận các khiếu nại đã được sàng lọc nhưng không dẫn đến việc điều tra của các điều tra viên dịch vụ bảo vệ. Hồ sơ bao gồm các báo cáo sàng lọc, thể hiện quyết định của người sàng lọc rằng trường hợp này không đáp ứng các tiêu chí của dịch vụ bảo vệ người lớn để tiến hành điều tra.
Thời hạn lưu giữ: Lưu giữ 15 năm. (45 CFR 164.530(j)) Cập nhật ngày 27/07/2018
Hồ sơ sàng lọc (ADS1-004) : Hồ sơ ghi lại quy trình xác định xem khiếu nại có cần điều tra hay không. Hồ sơ bao gồm nhật ký tất cả các khiếu nại, bất kể phương thức nhận được, và báo cáo chuyển tiếp sàng lọc. Thông tin bao gồm thông tin người khiếu nại, thông tin về khách hàng được chuyển tiếp, mô tả khiếu nại, ngày và giờ gọi, người đưa ra quyết định và kết quả quyết định sàng lọc.
Thời hạn lưu trữ: Lưu trữ 15 năm. (2014-0005/003) Cập nhật ngày 27/07/2018
Cập nhật lần cuối: 27/07/2018