Tên loạt series (Số hiệu series của cơ quan) : Mô tả, Thời gian lưu giữ (Trích dẫn pháp lý)
Hồ sơ kiểm kê hóa chất (DOH24-001) : Tài liệu ghi chép về các hóa chất được lưu trữ và sử dụng bởi Cơ quan Kiểm soát Vật trung gian truyền bệnh cho các chương trình kiểm soát chuột và muỗi. Hồ sơ bao gồm các biểu mẫu chuyển giao tài sản, danh mục sản phẩm, hồ sơ sử dụng hóa chất, hồ sơ mua sắm, thư từ và các hồ sơ liên quan khác.
Thời hạn lưu giữ: Lưu giữ trong 3 năm. (ORS 634.146)
Thư từ: Hồ sơ: 1. ghi lại các thông tin liên lạc được tạo ra hoặc nhận được bởi một cơ quan VÀ 2. liên quan trực tiếp đến chương trình hoặc hoạt động quản lý của cơ quan đó VÀ 3. không được quy định cụ thể trong Lịch trình Lưu trữ của Quận Multnomah. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở thư từ, bản ghi nhớ, ghi chú và tin nhắn điện tử truyền đạt các phê duyệt chính thức, chỉ đạo hành động và thông tin về hợp đồng, mua sắm, tài trợ, nhân sự và các dự án hoặc chương trình cụ thể.
Lưu giữ: Lưu trữ cùng với chương trình liên quan hoặc hồ sơ hành chính. Các thông tin liên lạc không đáp ứng các tiêu chí nêu trên không cần phải được lưu trữ và có thể được giữ lại khi cần thiết. (OAR 166-150-0005 (10)) Cập nhật 01/08/2018
Nhật ký hoạt động hàng ngày (DOH24-004) : Ghi chép các hoạt động của tất cả các thanh tra viên kiểm soát côn trùng gây bệnh. Nhật ký thể hiện loại hoạt động, tên thanh tra viên, ngày, địa điểm/số hiệu, phương pháp xử lý, vật tư đã cấp phát (nếu có) và các thông tin liên quan. Bao gồm nhật ký kiểm soát muỗi, kiểm soát chuột và kiểm soát các loài gây hại khác.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0215 (3))
Giấy phép thả cá Gambusia (DOH24-005(a) và DOH24-005(b)) : Ghi lại việc phân phối cá gambusia cho cư dân trong quận để kiểm soát ấu trùng muỗi. Giấy phép này do Sở Cá và Động vật hoang dã Tiểu bang yêu cầu và được quy định bởi OAR 635-007-0620 . Giấy phép thể hiện tên và địa chỉ người nhận, địa điểm vận chuyển, số lượng cá được chuyển giao và chữ ký ủy quyền. Giấy phép cũng bao gồm danh sách hàng năm về việc thả cá đã thực hiện.
Thời gian lưu giữ: DOH24-005(a) Danh sách hàng tồn kho: lưu giữ 5 năm; DOH24-005(b) Các hồ sơ khác lưu giữ 10 năm. (MOAR 166-150-0215 (5))
Hồ sơ hoạt động chất thải nguy hại (DOH24-006) : Tài liệu ghi lại hoạt động quản lý chất thải nguy hại của chương trình. Hồ sơ bao gồm khảo sát vật liệu nguy hại của Sở Cứu hỏa Tiểu bang, báo cáo xác minh đăng ký chất thải của Sở Chất lượng Môi trường Tiểu bang, báo cáo xử lý và quản lý chất thải, bảng miễn trừ báo cáo, biên lai xử lý của nhà thầu và bản sao hợp đồng, cùng các hồ sơ liên quan khác.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 50 năm. (MOAR 166-150-0070 (11))
Bảng dữ liệu an toàn vật liệu (DOH24-007) : Bộ tài liệu này ghi lại tất cả các hóa chất nguy hiểm được sử dụng và lưu giữ bởi một cơ quan. Hồ sơ bao gồm bảng an toàn vật liệu nguy hiểm, hướng dẫn an toàn và hướng dẫn khẩn cấp.
Lưu giữ: Lưu giữ cho đến khi được thay thế. (MOAR 166-150-0200 (11))
Hồ sơ giám sát địa điểm sinh sản của muỗi (DOH24-008) : Tài liệu ghi lại hoạt động giám sát của bộ phận Kiểm soát Vật trung gian truyền bệnh đối với các địa điểm có khả năng sinh sản của muỗi. Hồ sơ bao gồm danh sách tổng hợp các địa điểm sinh sản, danh sách tổng hợp cống thoát nước mưa, nhật ký kiểm tra hàng ngày, tóm tắt kiểm tra hàng tháng, hồ sơ lấy mẫu ấu trùng và muỗi, và các hồ sơ liên quan khác.
Lưu giữ: Lưu giữ vĩnh viễn. (MOAR 166-150-0215 (7))
Hồ sơ Khiếu nại và Kiểm tra Muỗi (DOH24-009) : Tài liệu ghi nhận các khiếu nại của người dân về muỗi và phản hồi của Cơ quan Kiểm soát Côn trùng gây bệnh. Khiếu nại và kết quả giải quyết được gộp chung vào một hồ sơ. Hồ sơ có thể bao gồm hoặc không bao gồm thông tin về việc sử dụng thuốc trừ sâu. Hồ sơ bao gồm mẫu đơn khiếu nại tiêu chuẩn và mẫu phân công thanh tra viên. Thông tin bao gồm loại khiếu nại, tên và địa chỉ người khiếu nại, mô tả khiếu nại, ngày khiếu nại, ngày kiểm tra, tên thanh tra viên và mô tả về kết quả giải quyết khiếu nại.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 10 năm. (MOAR 166-150-0215 (7))
Hồ sơ khiếu nại về các hành vi gây phiền nhiễu (DOH24-010) : Ghi chép các khiếu nại của người dân về các hành vi gây phiền nhiễu và quá trình điều tra cũng như phản hồi của Cơ quan Kiểm soát Côn trùng. Quá trình này được thực hiện bởi Cơ quan Kiểm soát Côn trùng theo hợp đồng với thành phố Portland và được điều chỉnh bởi Điều 8 của Bộ luật thành phố. Các hành vi gây phiền nhiễu phổ biến nhất được báo cáo là đổ rác trái phép hoặc phân chó. Hồ sơ bao gồm lệnh của cán bộ thụ lý, thông báo về việc đánh giá mức phạt dân sự, thông báo khắc phục, thông báo phiên điều trần, báo cáo của thanh tra, tin nhắn điện thoại, đơn khiếu nại, thông báo vi phạm, bằng chứng (thường là ảnh chụp) và các hồ sơ liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 10 năm. (MOAR 166-150-0215 (7))
Báo cáo sự cố tai nạn lao động (DOH24-011) : Bộ hồ sơ dùng để báo cáo tai nạn của nhân viên cho người giám sát chương trình. Hồ sơ có thể bao gồm báo cáo tai nạn SAIF, báo cáo tai nạn, báo cáo và điều tra thương tích nghề nghiệp, và mẫu nhận dạng nhân viên và đánh giá thể chất.
Lưu giữ: Lưu giữ 10 years after vụ việc kết thúc. (OAR 166-150-0200 (13))
Thông tin kỹ thuật về thuốc trừ sâu và thiết bị phun thuốc (DOH24-012) : Bao gồm các tờ thông tin kỹ thuật do nhà sản xuất ban hành, thông tin về cách sử dụng và ứng dụng, thông số kỹ thuật thiết bị, báo cáo và bài viết về việc sử dụng một số loại thuốc trừ sâu nhất định, và các thư từ liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 30 năm. (MOAR 166-150-0215 (9))
Báo cáo địa điểm phun thuốc trừ sâu (DOH24-013) : Hồ sơ ghi lại việc phun thuốc trừ sâu tại các địa điểm cụ thể trong Quận Multnomah. Hồ sơ được sử dụng để báo cáo, làm cơ sở và phân tích dài hạn. Báo cáo bao gồm địa điểm phun, loại thuốc trừ sâu được sử dụng, ngày phun, lượng thuốc được sử dụng và bất kỳ ghi chú liên quan nào.
Lưu giữ: Lưu giữ vĩnh viễn. (MOAR 166-150-0215 (8))
Kế hoạch sử dụng thuốc trừ sâu (DOH24-014) : Hồ sơ đáp ứng các yêu cầu của Sở Cá và Động vật hoang dã tiểu bang liên quan đến việc sử dụng thuốc trừ sâu. Kế hoạch thể hiện loại thuốc trừ sâu được sử dụng, khu vực sử dụng, ngày dự kiến sử dụng, lý do sử dụng, tác động môi trường dự kiến và các thông tin liên quan.
Lưu giữ: Lưu giữ vĩnh viễn. (MOAR 166-150-0215 (10))
Khiếu nại về kiểm soát loài gặm nhấm (DOH24-015) : Tài liệu ghi nhận các khiếu nại của người dân về loài gặm nhấm và phản hồi của Cơ quan Kiểm soát Vật gây bệnh. Khiếu nại và giải quyết được kết hợp thành một hồ sơ. Hồ sơ có thể bao gồm hoặc không bao gồm thông tin về việc sử dụng thuốc trừ sâu. Bao gồm các khiếu nại về chuột trên tài sản khác, chuột trên tài sản của chính mình và sự cố vỡ đường ống thoát nước. Hồ sơ bao gồm mẫu đơn khiếu nại tiêu chuẩn, mẫu phân công thanh tra viên, mẫu kiểm tra lại và thư từ liên quan. Thông tin bao gồm loại khiếu nại, tên và địa chỉ người khiếu nại, mô tả khiếu nại, ngày khiếu nại, ngày kiểm tra, tên thanh tra viên và mô tả về giải quyết khiếu nại.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 10 năm. (MOAR 166-150-0215 (7))
Báo cáo sự cố vỡ đường ống thoát nước (DOH24-016) : Tài liệu thuộc bộ này ghi lại các báo cáo về sự cố vỡ đường ống thoát nước. Báo cáo bao gồm ngày báo cáo, ngày xảy ra sự cố, nhận xét, các hành động đã thực hiện, vị trí và thông tin liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0175 (8))
Hồ sơ Giấy phép Nuôi động vật Cụ thể (DOH24-017) : Tài liệu chứng minh việc cấp phép cho một số loài động vật nhất định (ong, động vật nuôi và gia súc). Quy trình này do Cơ quan Kiểm soát Vật trung gian quản lý theo hợp đồng với Thành phố Portland và được điều chỉnh bởi chương 13.05 của bộ luật thành phố. Hồ sơ bao gồm bản sao giấy phép hàng năm, đơn đăng ký và bản sao biên lai phí. Cũng có thể bao gồm đơn khiếu nại, thông báo vi phạm, hồ sơ kiểm tra và thư từ liên quan.
Lưu giữ: Lưu giữ vĩnh viễn. (MOAR 166-150-0215 (11))
Khiếu nại về việc phun thuốc diệt muỗi (DOH24-018) : Tài liệu ghi nhận các khiếu nại của người dân về việc phun thuốc diệt muỗi. Khiếu nại và kết quả giải quyết được gộp chung thành một hồ sơ. Hồ sơ này có thể bao gồm hoặc không bao gồm thông tin về việc sử dụng thuốc trừ sâu. Thông tin bao gồm ngày và địa điểm phun thuốc, tên và địa chỉ của người khiếu nại, ngày khiếu nại, mô tả về việc phun thuốc, mô tả về phản hồi của chương trình và các thông tin liên quan khác.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 20 năm. (MOAR 166-150-0215 (7))