Título de la serie (N.° de serie de la agencia) : Descripción, retención (cita legal)
Registros de Inventario de Productos Químicos (DOH24-001) : Documenta los productos químicos almacenados y utilizados por el Control de Vectores para sus programas de control de roedores y mosquitos. Los registros incluyen formularios de transferencia de activos, inventarios de productos, registros de uso de productos químicos, registros de adquisiciones, correspondencia y otros registros relacionados.
Retención: Conservar por 3 años. (ORS 634.146)
Correspondencia: Registros que: 1. documentan comunicaciones creadas o recibidas por una agencia, 2. se relacionan directamente con un programa o administración de la agencia, y 3. no se especifican de otra manera en los Programas de Retención del Condado de Multnomah. Los registros pueden incluir, entre otros, cartas, memorandos, notas y mensajes electrónicos que comunican aprobaciones formales, instrucciones de acción e información sobre contratos, compras, subvenciones, personal y proyectos o programas específicos.
Conservación: Archivar en el programa asociado o en los registros administrativos. Las comunicaciones que no cumplan con los criterios anteriores no necesitan archivarse y pueden conservarse según sea necesario. (OAR 166-150-0005 (10)) Actualizado el 01/08/2018
Registros Diarios de Actividades (DOH24-004) : Documenta las actividades de todos los inspectores de Control de Vectores. Los registros muestran el tipo de actividad, el nombre del inspector, la fecha, la ubicación/número del sitio, el método de tratamiento, el material dispensado (si corresponde) e información relacionada. Incluye registros de control de mosquitos, roedores y plagas.
Retención: 5 años. (MOAR 166-150-0215 (3))
Permisos de Repoblación de Gambusia (DOH24-005(a) y DOH24-005(b)) : Documentan la distribución de gambusia a los residentes del condado para el control de larvas de mosquitos. Los permisos son requeridos por el Departamento de Pesca y Vida Silvestre del Estado y se rigen por la OAR 635-007-0620 . Los permisos indican el nombre y la dirección del destinatario, el lugar de envío, el número transferido y las firmas de autorización. También incluyen una lista anual de las repoblaciones realizadas.
Retención: DOH24-005(a) Lista de existencias: conservar 5 años; DOH24-005(b) Otros registros: conservar 10 años. (MOAR 166-150-0215 (5))
Registros de Actividades de Residuos Peligrosos (DOH24-006) : Documenta la gestión de residuos peligrosos del programa. Los registros incluyen el estudio de materiales peligrosos del Jefe de Bomberos del Estado, el informe de verificación del registro de residuos del Departamento de Calidad Ambiental del Estado, el informe de disposición y gestión de residuos, la hoja de exención de informes, los recibos de disposición de contratistas y copias de contratos, y los registros relacionados.
Retención: Conservar por 50 años. (MOAR 166-150-0070 (11))
Hojas de Datos de Seguridad de Materiales (DOH24-007) : La serie documenta todas las sustancias químicas peligrosas utilizadas y conservadas por una agencia. Los registros incluyen hojas de seguridad de materiales peligrosos, instrucciones de seguridad e instrucciones de emergencia.
Retención: Conservar hasta su sustitución. (MOAR 166-150-0200 (11))
Registros de Monitoreo de Criaderos de Mosquitos (DOH24-008) : Documenta el monitoreo de Control de Vectores en sitios con probabilidad de criaderos de mosquitos. Los registros incluyen la lista maestra de criaderos, la lista maestra de desagües pluviales, el registro de control diario, el resumen mensual de control, los registros de muestreo de larvas y mosquitos, y otros registros relacionados.
Retención: Conservar permanentemente. (MOAR 166-150-0215 (7))
Registros de Quejas e Inspecciones sobre Mosquitos (DOH24-009) : Documenta las quejas de los ciudadanos sobre mosquitos y la respuesta del Control de Vectores. La queja y su resolución constituyen un registro conjunto. Pueden incluir o no información sobre la aplicación de pesticidas. Los registros incluyen el formulario estándar de quejas y el formulario de asignación de inspectores. La información incluye el tipo de queja, el nombre y la dirección del denunciante, la descripción de la queja, la fecha de la queja, la fecha de la inspección, el nombre del inspector y la descripción de la resolución de la queja.
Retención: Conservar por 10 años. (MOAR 166-150-0215 (7))
Registros de Quejas por Molestias (DOH24-010) : Documenta las quejas ciudadanas sobre molestias, así como la investigación y respuesta de Control de Vectores. Este proceso lo realiza Control de Vectores bajo contrato con la ciudad de Portland y se rige por el Título 8 del Código Municipal. Las molestias más comunes reportadas son el vertido ilegal de residuos o las heces de perro. Los registros incluyen la orden del oficial de audiencias, la notificación de la imposición de una sanción civil, la notificación de la reducción, la notificación de la audiencia, el informe del inspector, los mensajes telefónicos, la queja, la notificación de la infracción, las pruebas (generalmente fotografías) y los registros relacionados.
Retención: Conservar por 10 años. (MOAR 166-150-0215 (7))
Informes de Incidentes de Accidentes Personales (DOH24-011) : Serie utilizada para reportar accidentes de empleados a los supervisores del programa. Los registros pueden incluir informes de accidentes del SAIF, informes de accidentes, informes e investigaciones de lesiones laborales, y formularios de identificación y evaluación física del empleado.
Retención: Conservar durante 10 years after el cierre del caso. (OAR 166-150-0200 (13))
Información técnica sobre pesticidas y equipos de aplicación (DOH24-012) : incluye hojas de información técnica emitidas por fabricantes, información sobre aplicaciones y usos, especificaciones de equipos, informes y artículos sobre el uso de ciertos pesticidas y correspondencia relacionada.
Retención: Conservar por 30 años. (MOAR 166-150-0215 (9))
Informes de Aplicación de Pesticidas en Sitios (DOH24-013) : Los registros documentan la aplicación de pesticidas en ubicaciones específicas del Condado de Multnomah. Se utilizan para informes, análisis de referencia y análisis a largo plazo. Los informes incluyen la ubicación de la aplicación, el tipo de pesticida aplicado, la fecha de aplicación, la cantidad aplicada y cualquier nota relacionada.
Retención: Conservar permanentemente. (MOAR 166-150-0215 (8))
Planes de Uso de Pesticidas (DOH24-014) : Los registros cumplen con los requisitos del Departamento de Pesca y Vida Silvestre del estado en relación con la aplicación de pesticidas. El plan muestra el tipo de aplicación de pesticidas, la zona de aplicación, la fecha propuesta de aplicación, los motivos de uso, el impacto ambiental previsto e información relacionada.
Retención: Conservar permanentemente. (MOAR 166-150-0215 (10))
Quejas sobre Control de Roedores (DOH24-015) : Documenta las quejas de los ciudadanos sobre roedores y la respuesta del Control de Vectores. La queja y su resolución constituyen un registro conjunto. Pueden incluir información sobre la aplicación de pesticidas. Incluye quejas sobre ratas en otras propiedades, ratas en la propiedad propia y roturas de alcantarillado. Los registros incluyen el formulario estándar de quejas, el formulario de asignación de inspectores, el formulario de revisión y la correspondencia relacionada. La información incluye el tipo de queja, el nombre y la dirección del reclamante, la descripción de la queja, la fecha de la queja, la fecha de la inspección, el nombre del inspector y la descripción de la resolución de la queja.
Retención: Conservar por 10 años. (MOAR 166-150-0215 (7))
Informes de Roturas de Alcantarillado (DOH24-016) : La serie documenta los informes de roturas en el alcantarillado. Los informes indican la fecha del informe, la fecha del incidente, los comentarios, las medidas adoptadas, la ubicación e información relacionada.
Retención: 5 años. (MOAR 166-150-0175 (8))
Registros de Permisos para Animales Específicos (DOH24-017) : Documenta los permisos emitidos para ciertos animales (abejas, animales domésticos y ganado). El proceso es gestionado por el Control de Vectores bajo contrato con la Ciudad de Portland y se rige por el capítulo 13.05 del código municipal. Los registros incluyen copias del permiso anual, la solicitud y copias de los recibos de pago. También pueden incluir quejas, notificaciones de infracción, registros de inspección y correspondencia relacionada.
Retención: Conservar permanentemente. (MOAR 166-150-0215 (11))
Quejas sobre fumigación (DOH24-018) : Documenta las quejas ciudadanas sobre la fumigación para el control de mosquitos. La queja y su resolución constituyen un registro conjunto. Pueden incluir o no información sobre la aplicación de pesticidas. La información incluye la fecha y el lugar de la fumigación, el nombre y la dirección del denunciante, la fecha de la queja, la descripción de la fumigación, la respuesta del programa e información relacionada.
Retención: Conservar por 20 años. (MOAR 166-150-0215 (7))