Không thuộc bộ phận nào: Văn phòng Tham gia Cộng đồng
Mô tả loạt phim
Tên loạt series (Số hiệu series của cơ quan): Mô tả, Thời gian lưu giữ (Trích dẫn pháp lý)
Hồ sơ Ủy ban (OCI-005):
Tài liệu này ghi lại các hoạt động của các ủy ban tham gia cộng đồng và các Ủy ban Tư vấn Ngân sách Công dân (CBAC) do Văn phòng Tham gia Cộng đồng điều phối. Bao gồm các đánh giá, báo cáo và nghiên cứu của các phòng ban do Ủy ban Tham gia Cộng đồng thực hiện, đưa ra các khuyến nghị để cải thiện quận; biên bản tóm tắt và khuyến nghị gửi đến Hội đồng Ủy viên Quận của các Ủy ban Tư vấn Ngân sách Công dân; và chương trình nghị sự và biên bản các cuộc họp của ủy ban.
Lưu giữ: (a) Hồ sơ của Ủy ban: Lưu giữ vĩnh viễn (OAR 166-150-0005 (17)); (b) Hồ sơ của Tiểu ban: Lưu giữ trong 2 năm. (OAR 166-150-0005 (18))
Ấn phẩm (OCI-011(a) và OCI-011(b)):
Các ấn phẩm do Văn phòng Tham gia Cộng đồng biên soạn hoặc thực hiện và được công bố rộng rãi. Bao gồm bản tin, tập sách nhỏ, tài liệu quảng cáo, tờ rơi, báo cáo, nghiên cứu, đề xuất và các ấn phẩm tương tự.
Lưu giữ: OCI-011(a) Chính sách và các ấn phẩm lịch sử - Lưu giữ vĩnh viễn; OCI-011(b) Tất cả các tài liệu khác - Lưu giữ cho đến khi được thay thế hoặc lỗi thời. (OAR 166-150-0005 (33))
Hồ sơ Sự kiện Đặc biệt và Lễ kỷ niệm (OCI-019(a) và OCI-019(b)):
Hồ sơ ghi chép các hoạt động kỷ niệm do cơ quan tài trợ cho các dịp đặc biệt và lịch sử như lễ kỷ niệm trăm năm, ngày tiên phong và các sự kiện tương tự. Hồ sơ này cung cấp thông tin về công tác lập kế hoạch và quảng bá, sự tham dự và phản hồi của công chúng, các bài phát biểu và lễ khánh thành quan trọng, và các khía cạnh quan trọng khác của lễ kỷ niệm. Các hồ sơ quan trọng này có thể bao gồm các nghiên cứu, ấn phẩm, ảnh chụp, tóm tắt số người tham dự, báo cáo cuối cùng và các tài liệu quan trọng khác. Loạt hồ sơ này cũng bao gồm các tài liệu thường xuyên liên quan đến việc thực hiện quảng bá và tổ chức sự kiện. Chúng thường bao gồm danh sách, bảng danh sách nhân viên, thư từ, bản ghi nhớ, thông tin tình nguyện viên và các hồ sơ liên quan. Hồ sơ cũng có thể bao gồm album ảnh, nhưng không bao gồm các bài báo cắt dán. Các bài báo cắt dán không phải là hồ sơ công khai và có thể bị loại bỏ. XEM THÊM: Hồ sơ Lễ trao giải thưởng Tình nguyện viên.
Lưu giữ: OCI-019(a) Hồ sơ ghi lại các khía cạnh quan trọng của sự kiện - Lưu giữ vĩnh viễn; OCI-019(b) Tất cả các hồ sơ khác - Lưu giữ cho đến khi được thay thế hoặc lỗi thời. (OAR 166-150-0005 (44))
Biên bản Lễ Trao Giải Tình Nguyện Viên (OCI-002(a) và OCI-002(b)):
Tài liệu này ghi lại quá trình quản lý lễ trao giải thường niên cho các tình nguyện viên cấp quận. Bao gồm thư từ, thông tin liên lạc, mẫu đề cử, dữ liệu người nhận giải và ấn phẩm thường niên được trình bày tại buổi lễ mô tả về những người nhận giải và thành tích của họ.
Lưu giữ: OCI-002(a) Ấn phẩm giải thưởng hàng năm - Lưu giữ vĩnh viễn (OAR 166-150-0005 (33)); OCI-002 (b ) Các hồ sơ khác - Lưu giữ 6 năm. (OAR 166-150-0005 (7))
Hồ sơ chương trình tình nguyện (OCI-018):
Hồ sơ ghi chép các hoạt động và công tác quản lý các chương trình tình nguyện và các tình nguyện viên trong cơ quan. Có thể bao gồm thống kê giờ làm tình nguyện, hồ sơ quảng bá chương trình tình nguyện, thông tin về yêu cầu bảo hiểm, hồ sơ tình nguyện viên không hoạt động và các hồ sơ liên quan khác. XEM THÊM Hồ sơ Nhân viên Tình nguyện trong phần này để biết hồ sơ liên quan đến từng tình nguyện viên.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (OAR 166-150-0160 (25))
Hồ sơ nhân viên tình nguyện (OCI-007):
Hồ sơ này ghi lại quá trình tuyển chọn và bổ nhiệm tình nguyện viên vào các ủy ban khác nhau do Văn phòng Tham gia Cộng đồng điều phối. Bao gồm các mẫu đơn bày tỏ nguyện vọng và đơn đăng ký, trong đó ghi rõ thông tin liên lạc và sở thích của các tình nguyện viên tiềm năng; thư gửi Chủ tịch đề xuất bổ nhiệm tình nguyện viên; thư bổ nhiệm gửi Hội đồng Ủy viên Quận; và các hồ sơ liên quan khác.
Giữ lại: Giữ lại 3 years after tách rời. (OAR 166-150-0160 (26))
Hồ sơ hội thảo và hội nghị chuyên đề (OCI-006(a) và OCI-006(b) và OCI-006(c)):
Tài liệu này ghi lại thiết kế và quá trình thực hiện các hội thảo, diễn đàn và các buổi đào tạo do Văn phòng Tham gia Cộng đồng tổ chức, bao gồm cả các khóa đào tạo CBAC hàng năm và các buổi họp mặt thường niên với các thành viên CIC và nhân viên quận. Bao gồm tài liệu thuyết trình, danh sách tham dự, đề cương buổi học và các tài liệu liên quan.
Lưu giữ: OCI-006(a) Hồ sơ chương trình quan trọng - Lưu giữ 5 năm; OCI-006(b) Hồ sơ đăng ký và tham dự lớp học - Lưu giữ 2 năm; OCI-006(c) Hồ sơ khác - Lưu giữ 1 năm. (OAR 166-150-0005 (39))
Hồ sơ chuẩn bị ngân sách (OCI-003):
Hồ sơ ghi chép quá trình chuẩn bị các yêu cầu ngân sách của phòng ban trình lên cơ quan quản lý được chỉ định. Có thể bao gồm báo cáo của nhân viên, hướng dẫn ngân sách, bảng tính, khảo sát, báo cáo phân bổ, kế hoạch chi tiêu, kế hoạch dự phòng, đề xuất ngân sách, báo cáo dự báo tài chính và các hồ sơ tương tự.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 2 năm. (OAR 166-150-0110 (7))
Thư từ liên lạc:
Các hồ sơ: 1. ghi lại các thông tin liên lạc được tạo ra hoặc nhận được bởi một cơ quan VÀ 2. liên quan trực tiếp đến chương trình hoặc hoạt động quản lý của cơ quan đó VÀ 3. không được quy định cụ thể trong Lịch trình Lưu trữ của Quận Multnomah. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở thư từ, bản ghi nhớ, ghi chú và tin nhắn điện tử truyền đạt các phê duyệt chính thức, chỉ đạo hành động và thông tin về hợp đồng, mua sắm, tài trợ, nhân sự và các dự án hoặc chương trình cụ thể.
Lưu giữ: Lưu trữ cùng với chương trình liên quan hoặc hồ sơ hành chính. Các thông tin liên lạc không đáp ứng các tiêu chí nêu trên không cần phải được lưu trữ và có thể được giữ lại khi cần thiết. (OAR 166-150-0005 (10)
Hồ sơ tài trợ (OCI-012(a) và OCI-012(b)):
Hồ sơ ghi chép lại quá trình nộp đơn, đánh giá, trao tặng, quản lý, giám sát và tình trạng của các khoản tài trợ mà cơ quan là người nhận, người cấp, người phân bổ hoặc người quản lý. Các khoản tài trợ có thể đến từ chính phủ liên bang hoặc tiểu bang, các quỹ hoặc các nguồn tài trợ khác. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở: đơn xin tài trợ, bao gồm đề xuất dự án, tóm tắt, mục tiêu, hoạt động, ngân sách, phụ lục và thông báo trao giải; hồ sơ đánh giá tài trợ và các khuyến nghị liên quan đến đơn xin tài trợ; hồ sơ quản lý tài trợ, bao gồm báo cáo tiến độ, ngân sách, mục tiêu dự án, đề xuất và tóm tắt; hồ sơ ghi chép việc phân bổ kinh phí; hợp đồng; hồ sơ giám sát kế hoạch dự án và đo lường thành tựu; danh mục thiết bị; báo cáo tài chính, hồ sơ kế toán, báo cáo kiểm toán, báo cáo chi tiêu và thư từ, tài liệu liên quan.
Lưu giữ: OCI-012(a) Lưu giữ hồ sơ tài trợ thành công - 3 years after báo cáo chi tiêu hàng năm hoặc cuối cùng được nộp và phê duyệt hoặc, theo quy định trong thỏa thuận, tùy theo thời gian nào dài hơn; OCI-012(b) Lưu giữ đơn xin tài trợ không thành công - 1 year after bị từ chối hoặc rút lại. (OAR 166-150-0110 (16))
Nhật ký thông tin và giới thiệu (OCI-001):
Tài liệu này lưu giữ thông tin và các yêu cầu giới thiệu nhận được từ công chúng, cũng như phản hồi đối với các yêu cầu đó. Bao gồm thông tin và các câu hỏi giới thiệu, tên công dân, thông tin liên hệ và ghi chú theo dõi.
Lưu giữ: Lưu giữ 2 years after hành động cuối cùng. (OAR 166-150-0005 (35))
Thông cáo báo chí/Tin tức (OCI-004(a) và OCI-004(b)):
Các tuyên bố đã được chuẩn bị, thông báo, bản ghi chép họp báo và các tài liệu tương tự được phát hành cho giới truyền thông. Chủ đề bao gồm việc thông qua các chương trình mới, chấm dứt các chương trình cũ, thay đổi chính sách, thay đổi về vị trí của các quan chức được bầu hoặc nhân viên hành chính cấp cao, và các vấn đề khác. Cũng có thể bao gồm các thông cáo báo chí thông báo về các sự kiện hoặc hành động thường lệ được thực hiện trong phạm vi các chính sách hiện hành.
Lưu giữ: OCI-004(a) Chính sách và thông cáo báo chí/tin tức lịch sử - Lưu giữ vĩnh viễn; OCI-004(b) Thông cáo báo chí/tin tức thường lệ - Lưu giữ 2 năm. (OAR 166-150-0005 (20))
Hồ sơ quy trình văn phòng (OCI-009):
Tài liệu này ghi lại các quy trình văn phòng thường nhật liên quan đến hoạt động của OCI. Bao gồm sổ tay quy trình văn phòng và các hồ sơ liên quan.
Lưu giữ: Lưu giữ 2 years after bị thay thế hoặc lỗi thời. (OAR 166-150-0005 (26))
Hồ sơ nhân sự (OCI-010(a) và OCI-010(b)):
Hồ sơ ghi chép lại lịch sử làm việc của từng nhân viên. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở: đơn xin việc; thông báo bổ nhiệm; đơn xin việc làm; hồ sơ đào tạo và chứng nhận; hồ sơ về các hạn chế sức khỏe; bảng lương; hồ sơ hoàn trả học phí; các quyết định nhân sự; đánh giá hiệu suất; thư khen ngợi và tiến cử; thư khiển trách; thông báo về hành động kỷ luật; thông báo sa thải; thư từ chức; địa chỉ nhà và số điện thoại được công khai; mẫu thông báo khẩn cấp; hồ sơ khiếu nại và tố cáo; và thư từ, tài liệu liên quan. LƯU Ý: Cũng có thể bao gồm hồ sơ ghi chép lại lịch sử y tế liên quan đến công việc của từng nhân viên. Những hồ sơ này phải được lưu giữ riêng biệt với hồ sơ nhân sự của nhân viên - tại một địa điểm riêng biệt, theo yêu cầu của Đạo luật Người khuyết tật Hoa Kỳ (Americans with Disabilities Act).
Lưu giữ: OCI-010(a) Thư khiển trách và thông báo về hành động kỷ luật - Lưu giữ 3 năm; OCI-010(b) Tất cả các hồ sơ khác - Lưu giữ 6 years after thôi việc. (OAR 166-150-0160 (9,10))
Hồ sơ quỹ tiền mặt nhỏ (OCI-008):
Hồ sơ ghi chép các hoạt động chi tiêu tiền mặt nhỏ của cơ quan. Hồ sơ thường bao gồm các yêu cầu và ủy quyền thiết lập quỹ tiền mặt nhỏ, sổ cái, báo cáo, yêu cầu chi trả, bản sao biên lai và hóa đơn.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (OAR 166-150-0110 (19))
Hồ sơ quy hoạch (OCI-016):
Hồ sơ này ghi lại các kế hoạch dài hạn và quá trình xây dựng tuyên ngôn sứ mệnh cũng như mục tiêu công việc của một cơ quan. Hồ sơ bao gồm các kế hoạch chiến lược, tuyên ngôn sứ mệnh, bản thảo sơ bộ, ghi chú công việc và thư từ liên quan.
Thời gian lưu giữ: (a) Tuyên bố và kế hoạch sứ mệnh - Lưu giữ 20 năm. (b) Các hồ sơ khác - Lưu giữ 5 năm. (OAR 166-150-0005 (25))
Cập nhật ngày 26/9/2017