No departamental: Oficina de Participación Comunitaria
Descripciones de las series
Título de la serie (N.° de serie de la agencia): Descripción, retención (cita legal)
Actas del Comité (OCI-005):
Documenta las actividades de los comités de participación comunitaria y los Comités Ciudadanos Asesores de Presupuesto (CBAC) facilitados por la Oficina de Participación Comunitaria. Incluye revisiones, informes y estudios departamentales realizados por el Comité de Participación Comunitaria, que ofrecen recomendaciones para mejoras en el condado; actas de informes y recomendaciones de los Comités Ciudadanos Asesores de Presupuesto a la Junta de Comisionados del Condado; y órdenes del día y actas de las reuniones de los comités.
Conservación: (a) Registros del comité: Conservar permanentemente (OAR 166-150-0005 (17)); (b) Registros del subcomité: Conservar durante 2 años (OAR 166-150-0005 (18)).
Publicaciones (OCI-011(a) y OCI-011(b)):
Registros publicados producidos por o para la Oficina de Participación Comunitaria y puestos a disposición del público. Incluye boletines, panfletos, folletos, volantes, informes, estudios, propuestas y registros publicados similares.
Retención: OCI-011(a) Políticas y publicaciones históricas: Conservar permanentemente; OCI-011(b) Todas las demás: Conservar hasta que sean reemplazadas o queden obsoletas. (OAR 166-150-0005 (33))
Registros de eventos especiales y celebraciones (OCI-019(a) y OCI-019(b)):
Registros que documentan celebraciones patrocinadas por la agencia de ocasiones especiales e históricas, como centenarios, días de pioneros y eventos similares. Proporciona un registro de las iniciativas de planificación y promoción, la asistencia y respuesta del público, los principales discursos y dedicatorias, y otros aspectos significativos de la celebración. Estos registros significativos pueden incluir estudios, publicaciones, fotografías, resúmenes de asistencia, informes finales y otros documentos importantes. Esta serie también incluye documentación rutinaria relacionada con la implementación de la promoción y organización del evento. Estos a menudo incluyen listas, listas, correspondencia, memorandos, información de voluntarios y registros relacionados. Los registros también pueden incluir álbumes de recortes, pero no incluyen recortes de prensa. Los recortes de prensa no son registros públicos y pueden descartarse. VÉASE TAMBIÉN: Registros de la Ceremonia de Premios a los Voluntarios.
Retención: OCI-019(a) Registros que documentan aspectos significativos del evento: Conservar permanentemente; OCI-019(b) Todos los demás: Conservar hasta que sean reemplazados o queden obsoletos. (OAR 166-150-0005 (44))
Actas de la ceremonia de entrega de premios a los voluntarios (OCI-002(a) y OCI-002(b)):
Documenta la gestión de la ceremonia anual de premios para voluntarios del condado. Incluye correspondencia, información de contacto, formularios de nominación, datos de los beneficiarios y una publicación anual presentada en la ceremonia que describe a los beneficiarios y sus logros.
Conservación: OCI-002(a) Publicación anual de premios - Conservar permanentemente (OAR 166-150-0005 (33)); OCI-002 (b ) Otros registros - Conservar durante 6 años (OAR 166-150-0005 (7)).
Registros del Programa de Voluntariado (OCI-018):
Registros que documentan las actividades y la administración de los programas de voluntariado y de los voluntarios en la agencia. Pueden incluir estadísticas de horas de voluntariado, registros de publicidad de los programas, información sobre los requisitos de seguro, expedientes de voluntarios inactivos y otros registros relacionados. CONSULTE TAMBIÉN "Registros de Trabajadores Voluntarios" en esta sección para obtener información sobre voluntarios individuales.
Retención: Conservar durante 5 años. (OAR 166-150-0160 (25))
Registros de trabajadores voluntarios (OCI-007):
Documenta la solicitud y el nombramiento de voluntarios para diversos comités facilitados por la Oficina de Participación Comunitaria. Incluye formularios de interés y solicitud con información de contacto e intereses de los posibles voluntarios; cartas al Presidente recomendando nombramientos de voluntarios; cartas de nombramiento a la Junta de Comisionados del Condado; y registros relacionados.
Retención: Conservar durante 3 years after la separación. (OAR 166-150-0160 (26))
Actas de talleres y seminarios (OCI-006(a) y OCI-006(b) y OCI-006(c)):
Documenta el diseño y la implementación de talleres, foros y sesiones de capacitación organizados por la Oficina de Participación Comunitaria, incluyendo la capacitación anual del CBAC y los retiros anuales con miembros del CIC y personal del condado. Incluye materiales de presentación, hojas de registro, esquemas de sesiones y materiales relacionados.
Retención: OCI-006(a) Registros importantes del programa: Conservar durante 5 años; OCI-006(b) Registros de inscripción y asistencia a clases: Conservar durante 2 años; OCI-006(c) Otros registros: Conservar durante 1 año. (OAR 166-150-0005 (39))
Registros de preparación de presupuestos (OCI-003):
Registros que documentan la preparación de las solicitudes presupuestarias departamentales presentadas al órgano rector correspondiente. Pueden incluir informes del personal, instrucciones presupuestarias, hojas de trabajo, encuestas, informes de asignación de recursos, planes de gastos, planes de contingencia, propuestas presupuestarias, informes de previsión financiera y registros similares.
Retención: Conservar por 2 años. (OAR 166-150-0110 (7))
Correspondencia:
Registros que: 1. documentan comunicaciones creadas o recibidas por una agencia, 2. se relacionan directamente con un programa o administración de la agencia, y 3. no se especifican de otra manera en el Programa de Retención del Condado de Multnomah. Los registros pueden incluir, entre otros, cartas, memorandos, notas y mensajes electrónicos que comunican aprobaciones formales, instrucciones de acción e información sobre contratos, compras, subvenciones, personal y proyectos o programas específicos.
Conservación: Archivar con el programa asociado o los registros administrativos. Las comunicaciones que no cumplan con los criterios anteriores no necesitan archivarse y pueden conservarse según sea necesario. (OAR 166-150-0005 (10)
Registros de subvenciones (OCI-012(a) y OCI-012(b)):
Los registros documentan la solicitud, evaluación, adjudicación, administración, supervisión y estado de las subvenciones en las que la agencia es beneficiaria, otorgante, asignadora o administradora. Las subvenciones pueden provenir de gobiernos federales o estatales, fundaciones u otras fuentes de financiación. Los registros pueden incluir, entre otros, solicitudes, incluyendo propuestas de proyectos, resúmenes, objetivos, actividades, presupuestos, anexos y notificaciones de adjudicación; registros de evaluación de subvenciones y recomendaciones sobre las solicitudes de subvenciones; registros de administración de subvenciones, incluyendo informes de progreso, presupuestos, objetivos de proyectos, propuestas y resúmenes; registros que documentan la asignación de fondos; contratos; registros de supervisión de los planes de proyectos y medición de logros; inventarios de equipos; informes financieros, registros contables, informes de auditoría, informes de gastos y correspondencia y documentación relacionadas.
Retención: OCI-012(a) Conservar los registros de subvenciones aprobadas: 3 years after la presentación y aprobación del informe anual o final de gastos, o, según se especifique en el acuerdo, el plazo que sea mayor. OCI-012(b) Conservar las solicitudes de subvención rechazadas: 1 year after del rechazo o retiro. (OAR 166-150-0110 (16))
Registro de información y derivaciones (OCI-001):
Documenta la información y las solicitudes de derivación recibidas del público, así como sus respuestas. Incluye preguntas sobre información y derivación, nombres de los ciudadanos, información de contacto y notas de seguimiento.
Retención: Conservar durante 2 years after la última acción. (OAR 166-150-0005 (35))
Noticias/Comunicados de prensa (OCI-004(a) y OCI-004(b)):
Declaraciones preparadas, anuncios, transcripciones de conferencias de prensa y registros similares emitidos a los medios de comunicación. Los temas incluyen la adopción de nuevos programas, la terminación de programas antiguos, cambios de políticas, cambios en la situación de funcionarios electos o personal administrativo de alto nivel, entre otros. También pueden incluirse comunicados de prensa que anuncien eventos rutinarios o acciones llevadas a cabo en el marco de las políticas vigentes.
Conservación: OCI-004(a) Políticas y comunicados de prensa históricos: Conservación permanente; OCI-004(b) Noticias y comunicados de prensa rutinarios: Conservación durante 2 años. (OAR 166-150-0005 (20))
Registros de procedimientos de oficina (OCI-009):
Documenta los procedimientos rutinarios de oficina relacionados con las operaciones de OCI. Incluye manuales de procedimientos de oficina y registros relacionados.
Conservación: Conservar durante 2 years after su sustitución o de su obsolescencia. (OAR 166-150-0005 (26))
Registros de personal (OCI-010(a) y OCI-010(b)):
Los registros documentan el historial laboral de cada empleado. Estos registros pueden incluir, entre otros, solicitudes; avisos de nombramiento; solicitudes de empleo; registros de capacitación y certificación; registros de limitaciones de salud; escalas salariales; registros de reembolso de matrícula; acciones de personal; evaluaciones de desempeño; cartas de reconocimiento y recomendación; cartas de amonestación; avisos de medidas disciplinarias; avisos de despido; cartas de renuncia; información sobre domicilio y teléfono; formularios de notificación de emergencias; registros de quejas y reclamos; y correspondencia y documentación relacionadas. NOTA: También pueden incluir registros que documenten el historial médico laboral de cada empleado. Estos registros deben mantenerse separados de los registros personales del empleado, en un lugar separado, según lo exige la Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA).
Conservación: OCI-010(a) Cartas de amonestación y notificaciones de medidas disciplinarias: Conservar durante 3 años; OCI-010(b) Todos los demás registros: Conservar 6 years after la separación del servicio. (OAR 166-150-0160 (9,10))
Registros del Fondo de Caja Chica (OCI-008):
Los registros documentan la actividad de caja chica de la agencia. Generalmente, incluyen solicitudes y autorizaciones para establecer fondos de caja chica, libros de contabilidad, estados de cuenta, solicitudes de desembolso, copias de recibos y facturas.
Retención: Conservar por 3 años. (OAR 166-150-0110 (19))
Registros de planificación (OCI-016):
La serie documenta los planes a largo plazo y el desarrollo de la declaración de misión y los objetivos de trabajo de una agencia. Los registros incluyen planes estratégicos, declaraciones de misión, borradores preliminares, notas de trabajo y correspondencia relacionada.
Conservación: (a) Declaraciones de misión y planes: Conservación durante 20 años. (b) Otros registros: Conservación durante 5 años. (OAR 166-150-0005 (25))
Actualizado el 26/09/17