Tên loạt series (Số hiệu series của cơ quan): Mô tả, Thời gian lưu giữ (Trích dẫn pháp lý)
Hồ sơ phải trả (DIR1-025) : Hồ sơ ghi lại việc thanh toán các hóa đơn của phòng ban cho các tài khoản chung, không bao gồm các khoản tài trợ. Bao gồm báo cáo, hóa đơn, bảng sao kê, chứng từ, đơn đặt hàng, giấy ủy quyền thanh toán, biên lai, séc hoặc lệnh chi đã hủy và các hồ sơ tương tự.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0110 (1))
Hồ sơ cuộc họp của Ủy ban và Nhóm đặc nhiệm (DIR1-014) : Hồ sơ ghi lại các hoạt động của hội đồng, ủy ban, nhóm đặc nhiệm, ban, hội đồng tư vấn và các nhóm tương tự khác, như được mô tả trong Luật Họp Công khai của Oregon (ORS 192.610 đến 192.710), mà bộ phận này lưu giữ hồ sơ chính thức. Bao gồm Nhóm thiết kế Nhóm đặc nhiệm về Sức khỏe Tâm thần, Ủy ban Tư vấn Xây dựng Cộng đồng, Hội đồng Điều phối Bạo lực Gia đình và các nhóm tương tự. Hồ sơ có thể bao gồm biên bản, chương trình nghị sự, tài liệu đính kèm, nghị quyết, báo cáo của nhân viên, chỉ mục, bản ghi âm hoặc ghi hình, thư từ và các tài liệu liên quan.
Giữ lại vĩnh viễn. (MOAR 166-150-0005 (15))
Hồ sơ quản lý hợp đồng (DIR1-013) : Tài liệu mà Văn phòng Giám đốc đã nhận và xem xét tất cả các hợp đồng liên quan đến DCHS. Hồ sơ bao gồm bản sao hợp đồng, phụ lục hợp đồng, báo cáo giám sát, báo cáo thường niên của nhà thầu, tài liệu quảng cáo của nhà thầu và các mục thông tin khác, thư từ, yêu cầu đề xuất và các hồ sơ đấu thầu khác, và các hồ sơ liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 10 năm. (MOAR 166-150-0005 (7))
Thư từ: Hồ sơ: 1. ghi lại các thông tin liên lạc được tạo ra hoặc nhận được bởi một cơ quan VÀ 2. liên quan trực tiếp đến chương trình hoặc hoạt động quản lý của cơ quan đó VÀ 3. không được quy định cụ thể trong Lịch trình Lưu trữ của Quận Multnomah. Hồ sơ có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở thư từ, bản ghi nhớ, ghi chú và tin nhắn điện tử truyền đạt các phê duyệt chính thức, chỉ đạo hành động và thông tin về hợp đồng, mua sắm, tài trợ, nhân sự và các dự án hoặc chương trình cụ thể.
Lưu giữ: Lưu trữ cùng với chương trình liên quan hoặc hồ sơ hành chính. Các thông tin liên lạc không đáp ứng các tiêu chí nêu trên không cần phải được lưu trữ và có thể được giữ lại khi cần thiết. (OAR 166-150-0005 (10)) Cập nhật 01/08/2018
Hồ sơ tuân thủ của Ủy ban Cơ hội Việc làm Bình đẳng (DIR1-023) : Tài liệu thuộc loạt này ghi lại sự tuân thủ của các phòng ban đối với các quy định của Ủy ban Cơ hội Việc làm Bình đẳng Hoa Kỳ. Hồ sơ có thể bao gồm báo cáo EEO-4, biên bản và báo cáo cuộc họp của ủy ban chống phân biệt đối xử, phân tích nơi làm việc, chính sách và thủ tục khiếu nại phân biệt đối xử, khiếu nại, báo cáo, tài liệu đính kèm, thông báo rút đơn, bản sao quyết định, biên bản phiên điều trần và cuộc họp, thư từ liên quan và các hồ sơ khác được mô tả trong 29 CFR 1613.222. Nhiều hồ sơ trong số này, bao gồm cả các khiếu nại chính thức, được Văn phòng Hành động Khẳng định của Quận sao chép.
Lưu giữ: Lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0160 (14))
Hồ sơ tài trợ (DIR1-020(a) và DIR1-020(b)) : Hồ sơ ghi lại quá trình nộp đơn, đánh giá, trao giải, quản lý, giám sát và tình trạng của các khoản tài trợ mà cơ quan là người nhận, người cấp, người phân bổ hoặc người quản lý. Các khoản tài trợ có thể đến từ chính phủ liên bang hoặc tiểu bang hoặc các quỹ và các nguồn tài trợ tư nhân khác. Hồ sơ có thể bao gồm, nhưng không giới hạn ở, các đơn xin tài trợ bao gồm đề xuất dự án, tóm tắt, mục tiêu, hoạt động, ngân sách, phụ lục và thông báo trao giải; hồ sơ đánh giá tài trợ và các khuyến nghị liên quan đến đơn xin tài trợ; hồ sơ quản lý tài trợ bao gồm báo cáo tiến độ, ngân sách, mục tiêu dự án, đề xuất và tóm tắt; hồ sơ ghi lại việc phân bổ kinh phí; hợp đồng; hồ sơ giám sát kế hoạch dự án và đo lường thành tựu; danh mục thiết bị; báo cáo tài chính, hồ sơ kế toán, báo cáo kiểm toán, báo cáo chi tiêu và thư từ, tài liệu liên quan.
Lưu giữ: DIR1-020(a) Đơn đăng ký ban đầu, các sửa đổi và báo cáo tài chính, hiệu suất hoặc báo cáo cuối cùng hàng năm: Lưu giữ vĩnh viễn; DIR1-020(b) Các hồ sơ khác: lưu giữ 3 năm. (MOAR 166-150-0110 (17))
Hồ sơ theo dõi lập pháp (DIR1-019) : Chuỗi hồ sơ được sử dụng để theo dõi các dự luật có thể ảnh hưởng đến hoạt động hoặc chính sách hiện tại của bộ phận. Hồ sơ bao gồm các tuyên bố khái niệm, đề xuất, nhật ký dự luật, các bài phân tích tác động tài chính/tổ chức, bản sao dự luật, tóm tắt lời khai, báo cáo của ủy ban, chương trình nghị sự và thư từ.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 2 năm. (OAR 166-150-0005 (14))
Hồ sơ hỗ trợ tố tụng (DIR1-024) : Loạt tài liệu này ghi lại các vụ kiện mà sở là một bên tham gia. Loạt tài liệu này được sao chép một phần tại văn phòng Luật sư Quận. Hồ sơ bao gồm đơn kiện, giấy triệu tập, bằng chứng, ghi chú của luật sư, lệnh và phán quyết, và các hồ sơ liên quan.
Lưu giữ: Lưu giữ 10 years after vụ việc kết thúc. (MOAR 166-150-0030 (1))
Hồ sơ đánh giá dự án (DIR1-022) : Hồ sơ ghi lại quá trình đánh giá dự án của bộ phận. Hồ sơ bao gồm các cuộc phỏng vấn, báo cáo, bảng điểm đánh giá, ghi chú, thư từ và các hồ sơ liên quan khác.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 6 năm. (MOAR 166-150-0005 (31))
Hồ sơ Dự án (DIR1-016) : Hồ sơ ghi chép các dự án dài hạn và ngắn hạn khác nhau mà bộ phận này chịu trách nhiệm chính về việc lưu giữ hồ sơ. Hồ sơ khác nhau tùy từng dự án, nhưng thường bao gồm các bài nghiên cứu và báo cáo, nghị quyết, báo cáo dự án, tài liệu nền, kế hoạch và mục tiêu dự án, thư từ và các tài liệu tương tự. Các dự án hiện tại bao gồm Cộng đồng Quan tâm, Sáng kiến Xây dựng Cộng đồng, Dịch vụ Tích hợp, Trường học Kết nối Khu phố, Đánh giá Tử vong do Bạo lực Gia đình, Đánh giá Chất lượng Oregon (OQA) và các dự án tương tự.
Lưu giữ: Lưu giữ vĩnh viễn. (MOAR 166-150-0005 (31))
Hồ sơ Chương trình Giáo dục Công cộng (DIR1-018) : Hồ sơ liên quan đến việc thiết kế và thực hiện các chương trình giáo dục và tuyên truyền cũng như các bài thuyết trình do bộ cung cấp. Bao gồm mô tả khóa đào tạo, tài liệu hướng dẫn, đề cương khóa học, hồ sơ đăng ký và tham dự, băng ghi âm và video, và các hồ sơ liên quan khác.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 5 năm. (MOAR 166-150-0160 (24))
Báo cáo Nghiên cứu và Chính sách (DIR1-017) : Các báo cáo ghi lại quá trình phát triển chính sách của bộ và nghiên cứu về các vấn đề liên quan. Các chủ đề báo cáo bao gồm, nhưng không giới hạn ở, bạo lực gia đình, sức khỏe tâm thần, khuyết tật phát triển, nhà ở, xu hướng lịch sử, đánh giá chương trình và các chủ đề tương tự.
Lưu giữ: Lưu giữ vĩnh viễn. (MOAR 166-150-0005 (31))
Hồ sơ Kế hoạch Chiến lược (DIR1-005) : Tài liệu thuộc loạt này ghi lại các kế hoạch dài hạn và quá trình xây dựng tuyên ngôn sứ mệnh cũng như mục tiêu công việc của bộ phận. Hồ sơ bao gồm các kế hoạch chiến lược, tuyên ngôn sứ mệnh, bản thảo sơ bộ, ghi chú công việc và thư từ liên quan.
Thời gian lưu giữ: Lưu giữ 20 năm. (MOAR 166-150-0005 (25))