Título de la serie (N.° de serie de la agencia): Descripción, retención (cita legal)
Registros de Cuentas por Pagar (DIR1-025) : Registros que documentan el pago de facturas departamentales para cuentas generales, excluyendo subvenciones. Incluye informes, facturas, estados de cuenta, comprobantes, órdenes de compra, autorizaciones de pago, registros de recibos, cheques o warrants cancelados y registros similares.
Retención: Conservación por 3 años. (MOAR 166-150-0110 (1))
Registros de Reuniones de Comités y Grupos de Trabajo (DIR1-014) : Registros que documentan las deliberaciones de juntas, comisiones, grupos de trabajo, comités, consejos asesores y otros grupos similares, según lo descrito en la Ley de Reuniones Públicas de Oregón (ORS 192.610 a 192.710), de los cuales el departamento mantiene el registro oficial. Incluye el Equipo de Diseño del Grupo de Trabajo de Salud Mental, el Comité Asesor de Desarrollo Comunitario, el Consejo Coordinador de Violencia Familiar y grupos similares. Los registros pueden incluir actas, órdenes del día, anexos, resoluciones, informes del personal, índices, grabaciones audiovisuales, correspondencia y documentación relacionada.
Conservar permanentemente. (MOAR 166-150-0005 (15))
Registros de Administración de Contratos (DIR1-013) : Documenta la recepción y revisión por parte de la Oficina del Director de todos los contratos relacionados con el DCHS. Los registros incluyen una copia del contrato, adendas al contrato, informes de seguimiento, informes anuales de contratistas, folletos de contratistas y otros documentos informativos, correspondencia, solicitudes de propuestas y otros registros de licitaciones, así como registros relacionados.
Retención: Conservar por 10 años. (MOAR 166-150-0005 (7))
Correspondencia: Registros que: 1. documentan comunicaciones creadas o recibidas por una agencia, 2. se relacionan directamente con un programa o administración de la agencia, y 3. no se especifican de otra manera en los Programas de Retención del Condado de Multnomah. Los registros pueden incluir, entre otros, cartas, memorandos, notas y mensajes electrónicos que comunican aprobaciones formales, instrucciones de acción e información sobre contratos, compras, subvenciones, personal y proyectos o programas específicos.
Conservación: Archivar en el programa asociado o en los registros administrativos. Las comunicaciones que no cumplan con los criterios anteriores no necesitan archivarse y pueden conservarse según sea necesario. (OAR 166-150-0005 (10)) Actualizado el 01/08/2018
Registros de Cumplimiento de la Comisión para la Igualdad de Oportunidades en el Empleo (DIR1-023) : Esta serie documenta el cumplimiento del departamento con las regulaciones de la Comisión para la Igualdad de Oportunidades en el Empleo de EE. UU. Los registros pueden incluir informes EEO-4, actas e informes de reuniones del comité antidiscriminación, análisis del lugar de trabajo, políticas y procedimientos para quejas por discriminación, quejas, informes, anexos, notificaciones de retiro, copias de decisiones, actas de audiencias y reuniones, correspondencia relacionada y otros registros descritos en el Título 29 del Código de Reglamentos Federales (CFR), Sección 1613.222. Muchos de estos registros, incluidas las quejas formales, son duplicados por la Oficina de Acción Afirmativa del Condado.
Retención: Conservación por 3 años. (MOAR 166-150-0160 (14))
Registros de subvenciones (DIR1-020(a) y DIR1-020(b)) : Los registros documentan la solicitud, evaluación, adjudicación, administración, supervisión y estado de las subvenciones en las que la agencia es beneficiaria, otorgante, asignadora o administradora. Las subvenciones pueden provenir de gobiernos federales o estatales, fundaciones y otras fuentes de financiación privadas. Los registros pueden incluir, entre otros, solicitudes que incluyen propuestas de proyectos, resúmenes, objetivos, actividades, presupuestos, anexos y notificaciones de adjudicación; registros de evaluación de subvenciones y recomendaciones sobre las solicitudes de subvenciones; registros de administración de subvenciones que incluyen informes de progreso, presupuestos, objetivos de proyectos, propuestas y resúmenes; registros que documentan la asignación de fondos; contratos; registros de supervisión de los planes de proyectos y medición de logros; inventarios de equipos; informes financieros, registros contables, informes de auditoría, informes de gastos y correspondencia y documentación relacionadas.
Conservación: DIR1-020(a) Solicitud original, enmiendas e informes financieros, de rendimiento o finales anuales: Conservar permanentemente; DIR1-020(b) Otros registros: Conservar durante 3 años. (MOAR 166-150-0110 (17))
Registros de Seguimiento Legislativo (DIR1-019) : Serie utilizada para monitorear la legislación que pueda afectar las operaciones o políticas actuales del departamento. Los registros incluyen declaraciones conceptuales, propuestas, registros de proyectos de ley, análisis de impacto fiscal/organizacional, copias de proyectos de ley, resúmenes de testimonios, informes de comisiones, órdenes del día y correspondencia.
Retención: Conservar por 2 años. (OAR 166-150-0005 (14))
Expedientes de Apoyo a Litigios (DIR1-024) : Esta serie documenta los litigios en los que el departamento es parte. La serie está parcialmente duplicada en la Fiscalía del Condado. Los registros incluyen denuncias, citaciones, pruebas, notas de abogados, órdenes y sentencias, y registros relacionados.
Retención: Conservar durante 10 years after el cierre del caso. (MOAR 166-150-0030 (1))
Registros de Evaluación de Proyectos (DIR1-022) : Registros que documentan las evaluaciones departamentales de los proyectos. Estos registros incluyen entrevistas, informes, hojas de puntuación de la evaluación, notas, correspondencia y otros documentos relacionados.
Retención: Conservación por 6 años. (MOAR 166-150-0005 (31))
Registros de Proyectos (DIR1-016) : Registros que documentan diversos proyectos a corto y largo plazo, de los cuales el departamento es el principal responsable de la gestión de registros. Los registros varían según el proyecto, pero suelen incluir documentos e informes de investigación, resoluciones, informes de proyectos, material de referencia, planes y objetivos del proyecto, correspondencia y material similar. Los proyectos actuales incluyen Comunidades Solidarias, Iniciativa de Desarrollo Comunitario, Servicios Integrados, Escuelas que Unen Vecindarios, Revisión de Muertes por Violencia Doméstica, Evaluación de Calidad de Oregón (OQA) y proyectos similares.
Retención: Conservar permanentemente. (MOAR 166-150-0005 (31))
Registros del Programa de Educación Pública (DIR1-018) : Registros relacionados con el diseño e implementación de programas y presentaciones educativas y de extensión comunitaria impartidas por el departamento. Incluye descripciones de capacitaciones, materiales didácticos, esquemas de cursos, registros de matrícula y asistencia, grabaciones de audio y video, y registros relacionados.
Retención: 5 años. (MOAR 166-150-0160 (24))
Informes de Investigación y Políticas (DIR1-017) : Informes que documentan el desarrollo de las políticas del departamento y la investigación sobre temas relacionados. Los temas de los informes incluyen, entre otros, violencia doméstica, salud mental, discapacidades del desarrollo, vivienda, tendencias históricas, revisiones de programas y temas similares.
Retención: Conservar permanentemente. (MOAR 166-150-0005 (31))
Registros de Planificación Estratégica (DIR1-005) : Esta serie documenta los planes a largo plazo y el desarrollo de la misión y los objetivos de trabajo del departamento. Los registros incluyen planes estratégicos, declaraciones de misión, borradores preliminares, notas de trabajo y correspondencia relacionada.
Retención: Conservar por 20 años. (MOAR 166-150-0005 (25))