Giám sát tuân thủ tài chính trung ương
Quận Multnomah chủ yếu sử dụng bốn công cụ giám sát để tuân thủ trách nhiệm giám sát các đơn vị nhận tài trợ phụ. Các công cụ này bao gồm phân tích báo cáo tài chính hàng năm, đánh giá rủi ro tài chính, các cuộc điều tra của ban quản lý và các cuộc kiểm tra tuân thủ tài chính tại chỗ. Các đơn vị nhận tài trợ phụ được lựa chọn để giám sát dựa trên mức độ rủi ro. Các đơn vị nhận tài trợ liên bang, bất kể số tiền là bao nhiêu, đều được đưa vào nhóm đối tượng kiểm tra tại chỗ. Các phòng ban và bộ phận cũng có thể chỉ đạo hoặc yêu cầu thực hiện các cuộc kiểm tra tài chính tại chỗ đối với một số nhà thầu phụ hoặc đơn vị nhận tài trợ phụ nhất định, bất kể giá trị hợp đồng là bao nhiêu. Các cuộc kiểm tra tại chỗ bao gồm xem xét các chính sách và thủ tục tài chính để đảm bảo tuân thủ các yêu cầu của nguồn tài trợ, kiểm tra thực chất các chu kỳ giao dịch chính của tổ chức (doanh thu, chi tiêu và tiền lương) và điều tra với ban quản lý. Các lĩnh vực kiểm tra chính bao gồm:
Các yêu cầu về tài chính liên quan đến các điều khoản hợp đồng cụ thể
Các quy tắc và quy định hiện hành của Liên bang và Tiểu bang
Hệ thống tài khoản kế toán, sổ cái tổng hợp và báo cáo tài chính phù hợp.
Hồ sơ quản lý tài sản chính xác và đầy đủ cho tất cả tài sản cố định và khấu hao liên quan.
Đảm bảo đầy đủ các chứng từ kế toán tối thiểu cần thiết cho tất cả các chu kỳ giao dịch chính (doanh thu, chi phí chung và tiền lương).
Xác minh rằng các biện pháp kiểm soát nội bộ đang hoạt động như mong đợi.
Hồ sơ chi phí tiền lương và hồ sơ nhân sự bao gồm các tài liệu cần thiết liên quan đến thời gian làm việc, chương trình, mức lương và điều kiện được phép làm việc tại Hoa Kỳ.
Xác minh việc tuân thủ các quy định về thuế lương.
Đưa các chủ đề cần thiết vào các chính sách và quy trình tài chính bằng văn bản.
Các hoạt động kế toán của các đơn vị nhận tài trợ phụ được đánh giá dựa trên các tài liệu của Quận, tất cả các quy tắc và quy định hiện hành của Liên bang và Tiểu bang cũng như các tuyên bố kế toán có thẩm quyền sau đây:
Nguyên tắc kế toán được chấp nhận chung
Các chuẩn mực kiểm toán được chấp nhận chung
Các hướng dẫn kiểm toán và kế toán ngành áp dụng của AICPA
Thông tư OMB 2 CRF 200
Tiêu chuẩn kiểm toán của chính phủ
FAR31.2 (Chỉ áp dụng cho các tổ chức vì lợi nhuận)
Các điều khoản và điều kiện đặc biệt kèm theo hợp đồng
Quận cũng ký hợp đồng với các bệnh viện, cơ sở giáo dục và các cơ quan khác liên quan đến các đơn vị chính phủ. Quy trình xem xét đối với các tổ chức này chỉ giới hạn ở việc phân tích báo cáo tài chính đã được kiểm toán và Kiểm toán Đơn lẻ, nếu có. Do sự giám sát chặt chẽ và mức độ theo dõi cao được thực hiện bởi các cơ quan quản lý khác, việc giám sát bổ sung ở cấp Quận được coi là không cần thiết. Nếu việc giám sát bổ sung được coi là cần thiết đối với các tổ chức này, Quận có khả năng phản hồi phù hợp.
Thời gian tiến hành các đợt xem xét của Quận thường được ghi chú bên dưới:
Phân tích báo cáo tài chính – Hàng năm, khi nhận được báo cáo.
Đánh giá tại chỗ – Luân phiên, nếu có đủ nhân sự, cứ 1-3 năm một lần dựa trên "điểm số" nhận được từ lần đánh giá tại chỗ trước đó.
Đánh giá rủi ro
Đánh giá rủi ro là yêu cầu bắt buộc trong quá trình cấp và phân bổ lại kinh phí liên bang. Chúng giúp các đơn vị cấp kinh phí xác định mức độ giám sát cần thiết đối với từng đơn vị nhận kinh phí phụ dựa trên mức độ rủi ro. Phải có đánh giá rủi ro hiện hành trước khi ký kết bất kỳ thỏa thuận hoặc sửa đổi nào với đơn vị nhận kinh phí phụ. Đánh giá rủi ro có hiệu lực trong một năm kể từ ngày hoàn thành. Đánh giá rủi ro được thực hiện theo cách sau:
Trước khi trao thầu - Các phòng ban chịu trách nhiệm khởi xướng các yêu cầu đánh giá rủi ro trước khi trao thầu, trước khi hợp đồng được ký kết.
Tiêu chuẩn - Trong quá trình thực hiện các cuộc kiểm tra tuân thủ tài chính tại chỗ, bộ phận Tuân thủ Tài chính cũng sẽ thực hiện đánh giá rủi ro tiêu chuẩn đối với từng đơn vị nhận tài trợ phụ.
Mục đích của việc đánh giá rủi ro gồm ba khía cạnh:
Nhằm hỗ trợ việc xác định liệu hợp đồng với bên nhận tài trợ phụ có cần bổ sung thêm điều khoản nào khác do đánh giá rủi ro tài chính cao hay không.
Nhằm hỗ trợ bộ phận Tuân thủ Tài chính trong việc xác định mức độ và tần suất hoạt động giám sát tài chính phù hợp.
Để phục vụ cho mục đích kiểm toán, như một phần của bằng chứng tài liệu cần thiết về việc giám sát trong suốt vòng đời của thỏa thuận với bên nhận viện trợ phụ.
Thủ công