Supervisión central del cumplimiento fiscal
El condado de Multnomah utiliza principalmente cuatro herramientas de monitoreo para cumplir con sus responsabilidades de supervisión de subbeneficiarios. Estas herramientas incluyen análisis anuales de estados financieros, evaluaciones de riesgo financiero, consultas a la gerencia y revisiones in situ del cumplimiento fiscal. Los subbeneficiarios se seleccionan para monitoreo en función del riesgo. Los subbeneficiarios de fondos federales, independientemente del monto, se incluyen en la población de revisión in situ. Los departamentos y divisiones también pueden ordenar o solicitar que se realicen revisiones fiscales in situ para ciertos subcontratistas o subbeneficiarios, independientemente del monto del contrato. Las revisiones in situ incluyen la revisión de políticas y procedimientos fiscales para el cumplimiento de los requisitos de la fuente de financiamiento, pruebas sustantivas de los ciclos de transacciones principales de la organización (ingresos, desembolsos y nómina) y consultas con la gerencia. Las principales áreas de revisión incluyen:
Requisitos fiscales relacionados con condiciones contractuales específicas
Normas y reglamentos federales y estatales aplicables
Plan de cuentas, libro mayor y presentación de informes financieros adecuados.
Registros de gestión de propiedades precisos y completos para todos los activos de capital y su depreciación correspondiente.
Adecuación de los registros contables mínimos requeridos para todos los ciclos de transacciones principales (ingresos, desembolsos generales y nómina).
Verificación de que los controles internos funcionan como se esperaba
Los registros de gastos de nómina y de personal incluyen la documentación requerida relacionada con el tiempo, el programa, la tarifa y la elegibilidad para trabajar en los Estados Unidos.
Verificación del cumplimiento con las autoridades fiscales en materia de nóminas.
Inclusión de los temas requeridos en las políticas y procedimientos financieros escritos.
Las prácticas contables de los subbeneficiarios se evalúan en función de los documentos del condado, todas las normas y reglamentos federales y estatales aplicables, así como de las siguientes declaraciones contables autorizadas:
Principios de contabilidad generalmente aceptados
Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas
Guías de auditoría y contabilidad sectoriales aplicables del AICPA
Circular 2 CRF 200 de la OMB
Normas de auditoría gubernamental
FAR31.2 (Solo para entidades con fines de lucro)
Anexos específicos del contrato y condiciones especiales
El Condado también contrata con hospitales, instituciones educativas y otras agencias relacionadas con entidades gubernamentales. Los procedimientos de revisión para estas organizaciones se limitan al análisis de sus estados financieros auditados y la Auditoría Única, si corresponde. Debido a la supervisión exhaustiva y el alto nivel de control que realizan otros organismos reguladores, se ha considerado innecesario un control adicional a nivel del Condado. Si se considera necesario un control adicional para estas organizaciones, el Condado tiene la capacidad de responder en consecuencia.
Los plazos para las revisiones del condado se indican generalmente a continuación:
Análisis de estados financieros: Anualmente, al recibir los estados financieros.
Revisiones de los sitios: rotación, siempre que haya suficiente personal, cada 1-3 años según la "puntuación" recibida en la última revisión del sitio.
Evaluaciones de riesgos
Las evaluaciones de riesgo son necesarias en el proceso de adjudicación y subadjudicación de fondos federales. Estas evaluaciones ayudan a las entidades adjudicadoras a determinar el nivel de supervisión requerido para cada subbeneficiario en función del riesgo. Es imprescindible contar con una evaluación de riesgo vigente antes de firmar cualquier acuerdo o enmienda con un subbeneficiario. Las evaluaciones de riesgo tienen una validez de un año a partir de la fecha de su finalización. Las evaluaciones de riesgo se realizan de la siguiente manera:
Fase previa a la adjudicación: Los departamentos son responsables de iniciar las solicitudes de evaluación de riesgos previas a la adjudicación antes de la ejecución del contrato.
Estándar: Durante el transcurso de las revisiones de cumplimiento fiscal en las instalaciones, el Departamento de Cumplimiento Fiscal también realizará una evaluación de riesgos estándar de cada subbeneficiario.
La evaluación de riesgos tiene una triple finalidad:
Para ayudar a determinar si un contrato de subreceptor debe incluir cláusulas adicionales debido a una determinación de alto riesgo fiscal.
Para ayudar al departamento de Cumplimiento Fiscal a determinar el nivel y la frecuencia adecuados de la actividad de control fiscal.
Para servir, a efectos de auditoría, como parte de la documentación justificativa requerida para el seguimiento a lo largo del ciclo de vida de un acuerdo con un subreceptor.
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