En esta página
- Aspectos destacados del informe
- Fondo
- La División Electoral del Condado de Multnomah implementó con éxito la votación por orden de preferencia en 2024
- La educación y la divulgación de los votantes fue un servicio central de la División de Elecciones.
- La División de Elecciones necesita apoyar mejor a su personal
- La División de Elecciones ha superado sus instalaciones actuales
- La División de Elecciones ha reducido el riesgo de errores en las papeletas electorales relacionados con el mapeo, pero aún necesita experiencia en SIG
- Recomendaciones
- Objetivos, alcance y metodología
- Personal de auditoría
- Informe de auditoría de la División de Elecciones (PDF), incluida la respuesta de la gerencia
emitido en febrero de 2026
Aspectos destacados del informe
| Lo que encontramos | ¿Por qué esto es importante? |
|---|---|
| La División de Elecciones implementó con éxito la votación por orden de preferencia para las elecciones de 2024 de la Ciudad de Portland. | La división llevará a cabo la primera elección de opción clasificada para las carreras del condado de Multnomah en 2026 y continuará realizando elecciones de opción clasificada para Portland. |
| El programa de Educación y Difusión Electoral de la División de Elecciones fue un servicio fundamental que llegó a votantes históricamente marginados y a muchos ciudadanos nuevos. | La eliminación del programa de Educación y Difusión Electoral afectará negativamente a los votantes. |
| La División de Elecciones necesita apoyar mejor a su personal. | La capacitación inadecuada y la rotación del personal pueden aumentar el riesgo de errores electorales y, a su vez, erosionar la confianza pública en las elecciones. |
| La División de Elecciones ha superado la capacidad de sus instalaciones principales. | La ubicación del edificio limita el acceso; el edificio es demasiado pequeño para elecciones grandes. |
| La División de Elecciones ha creado procedimientos para reducir el riesgo de errores en las papeletas, pero necesita experiencia interna. | Depender de personal técnico externo al departamento que no tiene experiencia en elecciones aumenta la posibilidad de error. |
Expresiones de gratitud
Agradecemos al personal de la División Electoral su participación y respuesta a nuestras preguntas. También agradecemos al personal anterior, a los colaboradores comunitarios y a los expertos en la materia que participaron en nuestras encuestas y entrevistas. Durante nuestra auditoría, observamos el alto nivel de compromiso, dedicación y orgullo que los empleados de la división aportaron a su trabajo, y les agradecemos todo lo que hacen para apoyar el derecho al voto y defender la integridad de nuestra democracia.
Fondo
¿Por qué hicimos esta auditoría?
Antes de esta auditoría, nuestra oficina no había realizado una auditoría de desempeño de las Elecciones del Condado de Multnomah en los últimos 15 años. También decidimos auditar la División Electoral porque esta implementó el sistema de votación por orden de preferencia para las elecciones de candidatos de la Ciudad de Portland de noviembre de 2024 y lo hará en 2026 para las contiendas de candidatos del condado. Además, se detectaron errores en las papeletas electorales en al menos dos elecciones recientes, los cuales el condado corrigió. Al comenzar nuestra auditoría, nos enteramos de inquietudes sobre la dotación de personal y la capacitación. También nos enteramos de que la división ha superado su capacidad actual.
Nuestra auditoría analizó la reciente implementación de la votación por orden de preferencia, los desafíos de personal, lo que la división ha hecho para reducir el riesgo de futuros errores en las papeletas y las limitaciones y preocupaciones de seguridad en torno a las instalaciones de la División Electoral.
Acerca de la División de Elecciones
La División Electoral del Condado de Multnomah, perteneciente al Departamento de Servicios Comunitarios, administra todas las elecciones locales, municipales, del condado, estatales y federales en todos los distritos electorales del Condado de Multnomah. Esto incluye la administración de las elecciones tanto para candidatos como para propuestas de ley en las seis ciudades y los 26 distritos especiales del condado, como los distritos escolares, de bomberos y de agua. El Condado de Multnomah contaba con 578,620 votantes registrados en noviembre de 2025.
El trabajo de la división incluye registrar y actualizar los registros de votantes, aceptar presentaciones de candidatos y medidas, producir folletos para votantes, emitir y enviar boletas, brindar asistencia a los votantes, procesar y contar boletas, y publicar y certificar los resultados de las elecciones.
Dotación de personal y presupuesto
La División Electoral contaba con 16 puestos de personal presupuestados para el año fiscal 2025 (del 1 de julio de 2024 al 30 de junio de 2025) y fondos para contratar hasta 300 trabajadores de guardia para ayudar en la administración electoral. El personal permanente de la división ha aumentado en los últimos años, pero también ha habido rotación de personal y la pérdida de varios empleados con décadas de experiencia.
En el año fiscal 2025, la división contó con un presupuesto total de $8,489,212, que incluía fondos para implementar el voto por orden de preferencia y administrar las elecciones presidenciales de noviembre de 2024 y cualquier elección especial, de ser necesario. El presupuesto de la división ha aumentado un 54% desde el último año electoral presidencial, que tuvo lugar durante el año fiscal 2021. Este aumento incluye cuatro puestos de personal adicionales desde el año fiscal 2021 y $1,716,376 en fondos únicos para el año fiscal 2025. Se solicita un financiamiento único para un solo año fiscal.
Instalaciones electorales
La División Electoral realiza la mayor parte de su trabajo en una oficina principal, incluyendo la asistencia al votante y el procesamiento de boletas. Este edificio es el Edificio Electoral Duniway-Lovejoy, ubicado en la zona centro-sureste de Portland. Desde 2018, la división también opera una sucursal, el Centro de Votación Express en Gresham, para brindar servicios a los votantes.
Asistencia al votante
La División Electoral ofrece servicio de atención al público en su oficina principal y en el Centro de Votación Express. Observamos al personal de la división atendiendo al público en varios días previos a las elecciones de noviembre de 2024 en ambos centros de atención. En esos días, la mayoría de los votantes no tuvieron que esperar para recibir asistencia. El personal estuvo siempre disponible para responder preguntas y ayudar a los votantes. El día de las elecciones, había gente haciendo fila afuera del edificio principal y los votantes experimentaron largas esperas, algunas de más de una hora.
Supervisión independiente
Las elecciones del Condado de Multnomah se rigen por ordenanzas locales, las Reglas Administrativas de Oregón, los estatutos de Oregón y las regulaciones federales. El Estado de Oregón cuenta con un Manual de Procedimientos de Voto por Correo que describe las leyes aplicables y sirve como recurso para que las oficinas electorales del condado administren elecciones legítimas. La ley de Oregón exige que se mantenga un registro de auditoría de las papeletas durante todo el proceso electoral.
El personal de la División utilizó el software Clear Ballot para contar, tabular y diseñar las papeletas. El software ha sido probado y certificado a nivel federal. Posteriormente, el personal de la División lo probó internamente y solicitó la certificación estatal basándose en las pruebas federales y las pruebas internas del Condado de Multnomah. El software fue certificado por el Estado de Oregón. Según el Secretario de Estado de Oregón, las computadoras que ejecutan el software nunca están conectadas a internet y el acceso físico a las máquinas está restringido. La ley de Oregón exige recuentos manuales con muestreo aleatorio o auditorías para limitar el riesgo en todos los condados después de las elecciones primarias, generales y especiales. Oregón exige auditorías postelectorales después de cada elección estatal desde 2008. En estas auditorías, los funcionarios electorales realizan un recuento manual de una muestra aleatoria de papeletas para verificar la precisión del recuento automático.
Mejores prácticas
En su sitio web, la División Electoral destaca la importancia de la observación pública y la transparencia, y anima al público a participar como observadores de sus procesos. La División Electoral también explica en su sitio web las funciones de las diferentes áreas y salas de procesamiento de votos dentro de su edificio.
Durante las observaciones, el personal de la División de Elecciones también pudo articular y demostrar la función de diferentes salvaguardas para las papeletas cuando se les preguntó sobre los diferentes pasos en el procesamiento de las papeletas.
Otra buena práctica que observamos fueron los equipos bipartidistas de trabajadores electorales que adjudicaban los votos. Este proceso consiste en que dos miembros del personal, que representan a dos partidos políticos diferentes, siguen una guía establecida para determinar la intención del votante cuando el software de recuento de votos no pudo determinarla.
La División Electoral del Condado de Multnomah implementó con éxito la votación por orden de preferencia en 2024
En noviembre de 2022, los votantes de la Ciudad de Portland aprobaron enmiendas a la Carta de la Ciudad, incluyendo el uso del voto por orden de preferencia en las contiendas de candidatos municipales a partir de las elecciones de noviembre de 2024. También en noviembre de 2022, los votantes del Condado de Multnomah aprobaron una enmienda a la Carta del Condado para utilizar el voto por orden de preferencia en las contiendas de candidatos del condado a más tardar en 2026.
En un sistema de votación por orden de preferencia, los votantes tienen la opción de clasificar a los candidatos por orden de preferencia en lugar de seleccionar solo uno. En la ciudad de Portland, la votación por orden de preferencia permite a los votantes clasificar a los candidatos por orden de preferencia ( primero, segundo, tercero, etc. ) en lugar de elegir uno solo. De esta manera, la segunda, tercera, cuarta opción, etc., de las personas aún pueden contar para un candidato ganador, lo que significa que el ganador tiene un apoyo más amplio. En las carreras de un solo escaño para alcalde y auditor, si ningún candidato obtiene 50% + 1 vote after de la primera ronda, el candidato con menos votos es eliminado y los votos de sus partidarios se transfieren a su siguiente opción. Este proceso continúa hasta que un candidato obtiene la mayoría. En las carreras de varios escaños, como las carreras del consejo de la ciudad de Portland con tres miembros del consejo elegidos por distrito, el umbral es 25% + 1 voto. El umbral es la cantidad de votos que un candidato necesita para ser elegido. Tras la primera ronda de recuento de los votos preferentes de cada candidato, si uno o más candidatos alcanzan el 25% + 1, se declaran electos. El recuento continúa por rondas hasta que se hayan elegido todos los escaños por cubrir.
La ciudad de Portland celebró su primera elección por orden de preferencia en noviembre de 2024 para alcalde, auditor y concejal. En 2026, el condado de Multnomah implementará el sistema de votación por orden de preferencia para los cargos de presidente del condado, auditor, sheriff y comisionado del condado del Distrito 2.
La División Electoral incorporó procesos de votación actualizados y software de tabulación para implementar el voto por orden de preferencia. El Condado de Multnomah continúa administrando también los tradicionales comicios de opción única junto con el voto por orden de preferencia.
El condado de Multnomah implementó la votación por orden de preferencia a través de un proceso colaborativo que involucra a expertos y otras jurisdicciones.
La División de Elecciones trabajó en asociación con la Ciudad de Portland, así como con los condados de Washington y Clackamas para implementar la votación por orden de preferencia.
La Ciudad y el Condado firmaron un memorando de entendimiento en agosto de 2023 que describía las funciones y responsabilidades del Condado de Multnomah y la Ciudad de Portland en la educación electoral sobre el voto por orden de preferencia. Además, el Condado de Multnomah firmó un acuerdo intergubernamental con los Condados de Clackamas y Washington en octubre de 2023. Pequeñas áreas de la Ciudad de Portland se extienden a los Condados de Clackamas y Washington. Esto significó que las elecciones por orden de preferencia de la Ciudad de Portland trascendieron los límites de los condados y requirieron un acuerdo y colaboración para administrar las papeletas, procesarlas e implementar prácticas de presentación de informes para las contiendas de voto por orden de preferencia.
El acuerdo intergubernamental estableció que el Condado de Multnomah procesaría las papeletas de voto por orden de preferencia de los Condados de Clackamas y Washington. Este proceso consolidó todas las papeletas de voto por orden de preferencia de la Ciudad de Portland dentro de la administración electoral del Condado de Multnomah.
La División de Elecciones buscó las mejores prácticas para la implementación y administración del sistema de votación por orden de preferencia.
En preparación para las elecciones de 2024, la División Electoral nos informó que solicitó las mejores prácticas del Centro de Recursos para el Voto por Orden de Preferencia, una organización sin fines de lucro que brinda apoyo técnico, información, investigación y herramientas a las jurisdicciones y al público sobre el voto por orden de preferencia. La división también consultó otras jurisdicciones con experiencia en este sistema, como la ciudad de Nueva York, la ciudad y el condado de San Francisco (California), Minneapolis (Minnesota) y el condado de Arlington (Virginia).
La votación por orden de preferencia supuso una mayor complejidad en la administración electoral
El personal desarrolló y actualizó procesos, incluyendo la actualización del software del sistema de votación, la creación de papeletas de votación por orden de preferencia, las instrucciones para las papeletas, la producción de folletos para el votante, la adjudicación de las papeletas, la tabulación de resultados y la presentación de informes de resultados. Cada uno de estos procesos requirió un mayor tiempo del personal, según el Informe de Implementación de la División Electoral.
El personal de la División Electoral también probó y practicó un recuento manual de votos por orden de preferencia en julio de 2024, como medida de precaución para prepararse ante la posibilidad de contiendas reñidas. Una contienda decidida por un margen no superior a un quinto de punto porcentual requiere un recuento manual según la ley de Oregón.
A pesar del aumento de trabajo, la División Electoral certificó las elecciones y operó dentro del mismo plazo que en elecciones anteriores sin orden de preferencia. La división certificó las elecciones, incluyendo los concursos de orden de preferencia, el 2 de diciembre de 2024, fecha límite de certificación.
La participación de los votantes en las elecciones por orden de preferencia de Portland fue similar a la de elecciones anteriores en Portland.
Según Fair Vote, una organización independiente y sin fines de lucro dedicada a la investigación electoral, el número de votantes que votaron por las contiendas federales o estatales que encabezaban la lista en las elecciones de 2024, pero no votaron por cargos municipales, fue similar al de 2012 y 2016, dos de los últimos tres ciclos presidenciales. Esto sugiere que los votantes se adaptaron bien al voto por orden de preferencia.
La campaña de educación electoral y la colaboración entre la Ciudad de Portland, la División Electoral del Condado de Multnomah y los socios comunitarios ayudaron a informar a los votantes de Portland sobre el voto por orden de preferencia. En una encuesta posterior a las elecciones de Portland Auditor, realizada por FM3 Research, el 91 % de los votantes afirmó comprender cómo llenar su papeleta de voto por orden de preferencia para las elecciones municipales.
Las tasas de votos insuficientes, o votantes que deciden no votar en ciertas contiendas, fueron similares a las de las elecciones anteriores de la ciudad de Portland.
La tasa de voto insuficiente es el porcentaje de votantes que no votaron en una contienda específica en su boleta. El voto insuficiente en las contiendas por la alcaldía de Portland, según lo informado por la división para 2024 y por Fair Vote para 2020 y 2012, fue del 6,36 % en 2024 , del 5,8 % en 2020 y del 13,8 % en 2012. La contienda por la alcaldía de 2016 se decidió en las elecciones primarias y no puede compararse directamente con las contiendas de las elecciones generales.
La tasa promedio de votos insuficientes para todas las carreras del concejo municipal de Portland (anteriormente conocido como comisionado de la ciudad) informada por la división para 2024 y por Fair Vote para 2020, 2016 y 2012 fue: 15,37 % en 2024 , 12,5 % en 2020 , 22,2 % en 2016 y 23,5 % en 2012 .
Los votos excesivos fueron mayores en el Distrito 1 de Portland (East Portland)
Un voto excesivo ocurre cuando un votante marca óvalos para varios candidatos en la misma columna de clasificación, como al seleccionar a más de un candidato como su primera opción. Según el Informe de Implementación del Voto por Orden de Preferencia de 2024 de las Elecciones del Condado de Multnomah, "los votos excesivos fueron la mayor preocupación, ya que imposibilitan el conteo del voto de una persona para el/los candidato(s) seleccionado(s) como parte de un voto excesivo " . En este caso, los votantes intentaron votar, pero al clasificar a varios candidatos en una sola columna, los votos para esos candidatos no se contabilizaron. El personal de la División Electoral informó los votos excesivos para las contiendas del consejo municipal de Portland de 2024, por distrito, en porcentaje y número de votos:
El Distrito 1 de Portland tuvo más votos positivos que otros distritos del consejo municipal para la primera opción de los votantes.
Como se señala en el Informe de Implementación de Votación por Orden de Elección de 2024 de la División Electoral, la Ciudad de Portland identificó a todos los residentes del Distrito 1, este de Portland, como una de sus poblaciones prioritarias y se centró en la educación y el alcance a los votantes en esas comunidades en el período previo a las elecciones de votación por orden de preferencia de 2024. El personal de la División de Elecciones también destacó la importancia de realizar esfuerzos específicos de educación electoral para abordar las tasas de votos excesivos y la menor participación electoral.
La campaña de educación para votantes con preferencia de 2024 contribuyó a que la mayoría de los votantes encuestados informaran que comprendían la votación por orden de preferencia.
La ciudad de Portland y el condado de Multnomah colaboraron en la campaña de educación sobre el voto por orden de preferencia. La ciudad lideró gran parte de la labor educativa para sus primeras elecciones con este sistema. El equipo de educación electoral de la ciudad estuvo compuesto por el equipo de Transición de la Carta, personal encargado de implementar los nuevos requisitos de la Carta y el apoyo del personal de Elecciones de la ciudad y el condado.
Según un Informe de Educación Electoral publicado por el Equipo de Transición de la Ciudad de Portland en marzo de 2025, este equipo también colaboró con socios internos. Entre estos socios se incluyen:
- El Comité Asesor de Transición del Gobierno de la Ciudad: un comité de miembros de la comunidad
- El Programa 311 - disponible para responder preguntas de la comunidad
- Oficinas de la Coalición Vecinal
- Comunicaciones centrales de la ciudad de Portland
- Oficinas del Ayuntamiento de Portland
El plan de educación electoral de la ciudad incluyó educación amplia, educación para votantes de difícil acceso y una campaña mediática, además de educación para candidatos. Algunos componentes de esta amplia campaña educativa incluyeron seis asambleas comunitarias, 22 eventos de presentación de candidaturas y un correo informativo enviado a todos los hogares de Portland.
Parte del enfoque del Condado de Multnomah incluyó la educación mediática, una campaña mediática pagada que incluyó vallas publicitarias, anuncios en autobuses y anuncios de televisión, así como eventos de divulgación para votantes. La División Electoral también elabora un folleto para votantes. Este folleto se envía a cada residencia del condado. Si bien no es obligatorio por ley, es una herramienta de educación electoral que la división y el condado deciden crear y financiar debido a su alcance e impacto.
Una gran mayoría de los votantes que respondieron a la encuesta postelectoral de Portland Auditor, realizada por FM3 Research, informaron conocer el voto por orden de preferencia antes de votar. El 73 % de las personas de color y el 89 % de las personas blancas también lo hicieron. La mayoría de los votantes también informaron haber oído hablar del voto por orden de preferencia a través del correo de la ciudad de Portland y de los medios locales, lo que demuestra el impacto de los mensajes de la campaña de educación al votante a través de estos medios.
La educación y la divulgación de los votantes fue un servicio central de la División de Elecciones.
El programa de Educación y Difusión Electoral involucró a grupos subrepresentados, incluyendo comunidades de color, votantes sin hogar, nuevos ciudadanos y votantes en prisión preventiva. Observamos que el programa cumplió sus objetivos y llegó a muchos votantes en comunidades históricamente subrepresentadas durante los meses previos a las elecciones de 2024. El equipo de educación y difusión electoral asistió a 35 eventos culturalmente específicos y llegó a más de 5000 votantes. Este personal también asistió a ceremonias de ciudadanía y registró a 1106 nuevos ciudadanos. Un socio comunitario nos comentó: «Fue muy útil para los nuevos ciudadanos aprender sobre las elecciones».
El programa de Educación y Difusión Electoral también contó con el apoyo de otros miembros del personal de la División Electoral, quienes poseían habilidades lingüísticas y culturales específicas para alcanzar sus objetivos . El personal del programa analizó datos de los distritos electorales, la subdivisión electoral más pequeña, para evaluar la participación y la demografía de los votantes y así diseñar estrategias de participación electoral.
La eliminaLa implementación del programa de Educación y Difusión al Votante tendrá un impacto negativo en los votantes
Antes de las reducciones presupuestarias del año fiscal 2026, el programa de educación y divulgación electoral se centraba en eliminar las barreras a la participación de los votantes mediante la creación de asociaciones y la divulgación específica.
El condado ha eliminado el programa de Educación y Difusión Electoral. La eliminación del programa afecta la capacidad de la división para implementar iniciativas de equidad e involucrar a residentes históricamente marginados. El presupuesto solicitado por el Departamento de Servicios Comunitarios para el año fiscal 2026 establecía: «El programa de Educación y Difusión Electoral se estableció para identificar y eliminar las barreras a la participación electoral en comunidades marginadas. El programa se centra en el desarrollo de relaciones, la participación comunitaria y oportunidades específicas de educación y difusión. La eliminación de este programa afectará el acceso a las comunidades marginadas».
Los departamentos del Condado de Multnomah debían presentar reducciones para su consideración en el presupuesto propuesto por el Presidente para el año fiscal 2026. El Departamento de Servicios Comunitarios, que incluye la División Electoral, presentó el programa de Educación y Difusión Electoral como una posible reducción e incluyó un empleado a tiempo completo, servicios contratados, costos de materiales y costos internos por un total de $256,000.
Las posibles reducciones presentadas por la división no incluyeron el puesto de técnico del programa de Educación y Difusión Electoral. Este puesto se financió como piloto de duración limitada con fondos únicos en los años fiscales 2023 y 2024. Si bien la División Electoral solicitó que se financiara como puesto de tiempo completo en su presupuesto para el año fiscal 2025, se financió nuevamente con fondos únicos por $132,957, de los cuales $121,099 se destinaron a gastos de personal y $11,858 a materiales y suministros.
Esta información no se incluyó en las reducciones presentadas por el Departamento de Servicios Comunitarios para el año fiscal 2026; la división no estaba obligada a incluir fondos únicos en su paquete de reducciones presentado para el año fiscal 2026, pero sin esta información, el alcance y el impacto totales de qué y quiénes se estaban eliminando estaban incompletos. No es habitual en el condado incluir costos únicos en los paquetes de reducción presentados a la Junta de Comisionados del Condado, pero al menos otro departamento sí incluyó costos únicos que formaban parte de un programa incluido como una posible reducción presentada al Presidente.
El presupuesto propuesto por el Presidente para el año fiscal 2026 no incluía el programa de Educación y Difusión Electoral. Durante las deliberaciones presupuestarias, dos comisionados del condado presentaron una enmienda para incluir un programa de subvenciones de $100,000 en el presupuesto de la división. El presupuesto final aprobado para el año fiscal 2026 incluyó el programa de subvenciones de $100,000, que financiará a organizaciones comunitarias para impartir educación electoral sobre el voto por orden de preferencia, dirigido a los residentes del este del condado de Multnomah, específicamente a quienes viven fuera de Portland, muchos de los cuales votarán en una elección por orden de preferencia por primera vez en 2026.
La dependencia de un nuevo programa de subvenciones para la educación sobre el voto por orden de preferencia presenta riesgos relacionados con el alcance, el momento oportuno y el impacto.
Existen riesgos asociados con la implementación de un nuevo programa de subvenciones. La creación y distribución de subvenciones a organizaciones comunitarias es una actividad nueva para la División Electoral. El personal deberá integrar el programa y la gestión de subvenciones en su trabajo sin necesidad de contratar personal nuevo. La división deberá definir entregables y métricas bien definidas, así como gestionar, monitorear y supervisar dichos entregables.
Estos fueron los desafíos que enfrentó la Ciudad de Portland antes de su primera elección por orden de preferencia. La ciudad también creó un programa de subvenciones que complementó la campaña general de educación electoral sobre el voto por orden de preferencia. La ciudad otorgó $210,000 a 11 organizaciones para apoyar actividades de educación electoral. Recibimos información de la ciudad sobre la dificultad de medir el impacto de la nueva subvención. La División Electoral también compartió con la Junta de Comisionados del Condado los resultados del Informe de Educación Electoral de la Ciudad de Portland sobre algunos de los desafíos, incluyendo métricas programáticas mal definidas y un plazo breve para que los socios implementen los programas.
Recortar programas y puestos es una tarea difícil e indeseable para la Junta. Sin embargo, podría haber otras maneras de continuar el programa de Educación y Difusión Electoral. Si el programa se hubiera reducido, quizás, al puesto de técnico de programa (anteriormente financiado con fondos únicos), el condado podría haber mantenido las colaboraciones existentes con organizaciones culturalmente específicas, comunidades sin hogar y votantes en custodia.
La división cuenta con dos puestos de personal que requieren conocimientos, habilidades y capacidades: uno en español y otro en vietnamita. El personal de la división en estos puestos ha aportado su experiencia en la materia y ha facilitado la traducción de materiales electorales, incluso a nivel estatal, y está disponible para los clientes en los edificios de la División Electoral. El programa de Educación y Difusión Electoral también contó con el apoyo de este personal para profundizar la participación cultural y lingüística en la comunidad, más allá del edificio de la División Electoral y del Centro de Votación Express. La pérdida del programa de Educación y Difusión Electoral significa que la División Electoral no contará con personal para continuar la difusión con los votantes, basándose en un análisis de la participación electoral por distrito, y no podrá mantener activamente muchas de las relaciones establecidas con los grupos comunitarios.
Un socio comunitario explicó el impacto del programa de Educación y Difusión Electoral de la División Electoral en sus clientes: “A veces, el gobierno y la política pueden parecer inaccesibles para nuestras comunidades marginadas. En mi opinión, es fundamental que el programa de Elecciones Multicolonos esté presente en nuestros eventos para presentar y educar. Necesitan saber que su voto importa y es beneficioso, y aprender cómo informarse sobre los candidatos e incluso cómo presentarse. Es una puerta de entrada al sistema político para ellos”. Escuchamos de nuestros socios comunitarios que la participación llegó a clientes de comunidades marginadas. Varios socios comunitarios también solicitaron que el programa de Educación y Difusión Electoral continuara o se restableciera.
Sin el programa de educación y divulgación de votantes y la dotación de personal, el condado corre el riesgo de debilitar el acceso equitativo a los recursos de la División de Elecciones y la educación de los votantes.
El programa de Educación y Difusión Electoral no solo gestionó la difusión presencial, sino que también facilitó el acceso a las redes sociales de la División Electoral, específicamente a través del puesto de técnico de programa. La encuesta postelectoral encargada por el Auditor de Portland indicó que el 38 % de los votantes informó haber oído hablar del voto por orden de preferencia a través de las redes sociales.
En el Informe de Implementación del Voto por Orden de Preferencia de la División Electoral, la división identificó una de las conclusiones clave de las elecciones de 2024 con este sistema: «El principal reto para las elecciones de 2026 y posteriores es lograr un acceso equitativo a la información educativa mediante campañas de difusión dirigidas a todos los votantes. En concreto, se necesita una difusión adicional y ampliada con los siguientes grupos de votantes:
- Votantes del Distrito 1 de la ciudad de Portland en general
- Votantes en distritos con mayores niveles de sobrevotación
- Todos los votantes de color
- Votantes bilingües”
El Distrito 1 borders East condado de Multnomah, compuesto por Gresham, Fairview, Wood Village, Troutdale y áreas no incorporadas. El este del condado de Multnomah comparte características demográficas similares a las del Distrito 1, incluyendo dentro de los grupos de votantes identificados para un mayor alcance, como un mayor número de personas de color que en Portland en general. Wood Village, una ciudad del condado de Multnomah que limita con Fairview y Troutdale, por ejemplo, es 50% latina según la Encuesta sobre la Comunidad Estadounidense de 2023 de la Oficina del Censo de EE. UU. Según la Hoja de Ruta para el Desarrollo Económico Inclusivo del este del condado de Multnomah, Gresham, Fairview, Wood Village y Troutdale representan a aproximadamente 150,000 personas que votarán en las primeras elecciones por orden de preferencia del condado de Multnomah. En estas ciudades, aproximadamente el 25% de la población habla un idioma distinto del inglés.
Además, el condado enfrenta el reto de cumplir con la función de educación electoral que la Ciudad de Portland desempeñó en las últimas elecciones con voto por orden de preferencia entre los votantes de fuera de Portland. Los votantes del condado de fuera de Portland, muchos de los cuales no usarán el voto por orden de preferencia en 2026, no se beneficiarán de las actividades de educación y divulgación electoral, tanto pasadas como actuales, de Portland. Por ejemplo, la Ciudad de Portland organizó numerosos eventos presenciales como parte de su campaña de educación electoral con voto por orden de preferencia, incluyendo eventos que permitieron a los votantes practicar cómo llenar una papeleta de voto por orden de preferencia. No está claro si este tipo de eventos se llevarán a cabo en la zona este del condado bajo el nuevo programa de subvenciones.
El programa de Educación y Difusión Electoral también contribuyó a la alineación de la división con la política de idioma, comunicación y acceso cultural del condado. Este programa involucró a los residentes y facilitó el registro de votantes presencial en numerosos eventos comunitarios, incluyendo ceremonias de ciudadanía. En 2025, el Departamento de Seguridad Nacional emitió un memorando que restringía el registro de votantes no gubernamentales en las ceremonias de ciudadanía. A finales de 2025, la División Electoral se asoció con otras jurisdicciones locales para continuar registrando nuevos ciudadanos después de las ceremonias de ciudadanía. Esta labor cuenta con el apoyo del extécnico del programa de Educación y Difusión Electoral como trabajador de guardia.
Sin personal dedicado a la educación y extensión de votantes trabajando fuera de los edificios electorales en espacios comunitarios, la División de Elecciones puede tener dificultades para brindar el mismo nivel de acceso equitativo y cultural que brindó a través del programa de educación y extensión de votantes, un programa que se centró en la extensión comunitaria continua, particularmente con aquellos en comunidades históricamente subrepresentadas .
La División de Elecciones necesita apoyar mejor a su personal
Al inicio de nuestra auditoría, realizamos varias entrevistas con el personal permanente y escuchamos diversas inquietudes sobre el ambiente laboral. Queríamos comprender mejor los desafíos que enfrenta el personal y cómo esto afecta la capacidad de la división para lograr su misión y visión. Descubrimos que muchos empleados enfrentan desafíos en su trabajo y que la división necesita brindar un mejor apoyo a su personal.
Para evaluar los desafíos de personal, realizamos una encuesta anónima a empleados actuales y anteriores, tanto permanentes como con contrato temporal. Doce empleados actuales y cinco anteriores completaron la encuesta. También realizamos una encuesta anónima independiente para los trabajadores de guardia, y recibimos 167 respuestas de las 261 encuestas enviadas, lo que representa una tasa de respuesta del 64%. Realizamos entrevistas con casi todos los empleados permanentes o con contrato temporal y con tres trabajadores de guardia, y revisamos los resultados de las tres últimas encuestas a empleados de todo el condado para la División de Elecciones. La Unidad de Evaluación e Investigación del Departamento de Administración del Condado realiza la encuesta cada dos años para preguntar a todos los empleados del condado sobre su experiencia en el entorno laboral, incluyendo la satisfacción laboral, las relaciones con los supervisores, la comunicación, el sentido de pertenencia en el lugar de trabajo y la equidad.
La División de Elecciones enfrenta desafíos de personal interno y externo
La división cuenta con un pequeño personal permanente y un gran grupo de trabajadores de guardia para administrar las elecciones.
En el año fiscal 2025, la División de Elecciones contaba con 16 puestos de personal presupuestados. Esto incluía un empleado a tiempo completo y de duración limitada para apoyar el programa de Educación y Difusión Electoral. La división también recibió financiación para un puesto a tiempo completo y de duración limitada para supervisar la implementación del voto por orden de preferencia. El personal permanente trabaja en puestos altamente especializados y describe su trabajo como a menudo aislado. La división también depende en gran medida de personal temporal de guardia para administrar las elecciones. Durante el año fiscal 2025, la división administró las elecciones presidenciales de noviembre de 2024 y las elecciones especiales de mayo de 2025, y empleó a 202 trabajadores temporales y de guardia. Algunos trabajadores de guardia asumen funciones de liderazgo durante las elecciones, incluyendo la supervisión de funciones clave de la administración electoral, la capacitación y supervisión de otro personal de guardia, y la sustitución del personal permanente durante las ausencias.
La plantilla permanente ha crecido al mismo tiempo que ha experimentado una importante rotación de personal en los últimos años.
En 2021, el personal de la División Electoral realizó una evaluación estratégica y determinó que no contaba con suficiente personal, lo que podría poner en riesgo la administración precisa y confiable de las elecciones. Las elecciones son muy complejas y pueden ocurrir errores en cada etapa del proceso, desde el diseño de las papeletas hasta el procesamiento y la tabulación.
La división propuso la adición de seis puestos y recibió tres FTE (equivalentes de tiempo completo) adicionales en el presupuesto adoptado para el año fiscal 2023, y se agregaron otros dos FTE en el año fiscal 2024. Esta evaluación se realizó antes de la implementación de la votación por orden de preferencia en 2024, lo que aumentó la carga de trabajo del personal.
La división ha experimentado una rotación de personal significativa en los últimos años, con la salida de varios empleados con larga trayectoria, lo que ha dejado lagunas en el conocimiento institucional. De los 11 empleados permanentes que había a principios de 2019, solo tres siguen en la División Electoral. El promedio de años de empleo para los empleados permanentes ha disminuido de 11 años en 2019 a 4,7 años en 2025. La incorporación de 12 nuevos empleados y la salida de 3 empleados con más de 20 años de experiencia cada uno contribuyó a esta disminución. La dirección de la División Electoral nos informó que el personal necesita cuatro años para trabajar en todo tipo de elecciones y, por lo tanto, estar completamente capacitado. Solo la mitad de los empleados permanentes a principios de 2025 tenía más de cuatro años de experiencia en las elecciones del condado de Multnomah.
En los últimos seis años, el número de empleados con:
- Menos de cuatro años de experiencia ha aumentado (en verde)
- 4-10 años de experiencia se han mantenido iguales (en gris)
- Más de 10 años de experiencia han disminuido (en azul)
Los trabajadores electorales están experimentando más estrés a nivel nacional y local.
El clima nacional para los trabajadores electorales también ha cambiado desde 2016. A nivel nacional, la rotación de funcionarios electorales ha aumentado en los últimos 20 años, y a un ritmo más rápido entre 2018 y 2022. Entre 2000 y 2004, aproximadamente el 28% de las oficinas electorales locales experimentaron una rotación de su funcionario electoral jefe. La tasa de rotación aumentó al 34% en 2020. Este aumento de la rotación se debe posiblemente al aumento de las amenazas y el acoso, así como a la pérdida de confianza pública.
Un estudio sobre la dotación de personal electoral del condado de Oregón realizado por el Centro de Información Electoral y Votación descubrió que muchos funcionarios electorales están experimentando un alto nivel de estrés debido al clima político actual que rodea el trabajo electoral, lo que lleva a los funcionarios a considerar abandonar la profesión de administración electoral.
En el condado de Multnomah, el personal de la División Electoral también informó que sus trabajos son más estresantes que antes. Durante nuestra auditoría, el personal sufrió dos incidentes de seguridad graves. En octubre de 2024, un artefacto incendiario dañó una urna en la acera adyacente al Edificio Electoral Duniway-Lovejoy. En enero de 2025, el Edificio Electoral fue vandalizado con grafitis y daños en ventanas y puertas.
La División de Elecciones necesita minimizar los riesgos de transiciones y ausencias del personal
Descubrimos que la división necesita mejorar su proceso de incorporación, capacitación cruzada y el mantenimiento de los procedimientos operativos estándar para minimizar los riesgos para la administración electoral. Debido a que los puestos permanentes de la división son altamente especializados, el trabajo puede verse significativamente afectado por las salidas de personal y las ausencias inesperadas. Por ejemplo, un empleado permanente supervisa el recuento y la adjudicación de votos, mientras que otro supervisa la verificación de firmas, y no hay otros empleados permanentes asignados o capacitados específicamente para cubrir esas responsabilidades. El personal describe su trabajo como a menudo aislado.
En los últimos años se ha producido una enorme pérdida de memoria institucional con la marcha de personal experimentado. Quienes se quedan suelen recibir cargas de trabajo y tareas que exceden su salario y descripción del puesto. (...) Las presiones externas están aumentando, pero la verdadera amenaza es interna. Hay gente buena allí, pero no se quedará, y me preocupa que una mayor rotación provoque un fallo grave del sistema. - Ex empleado de la División Electoral
En entrevistas, varios empleados permanentes y de guardia compartieron el impacto de la rotación de personal, señalando que, dado que el personal suele trabajar de forma aislada y depende de la experiencia de cada miembro, la división corre el riesgo de tener lagunas de conocimiento cuando el personal experimentado se marcha. Por ejemplo, en 2023, se tuvieron que reimprimir 550,000 papeletas porque una candidatura a la comisión del condado del Distrito 3 se incluyó por error en todas las papeletas del condado. La dirección de la división identificó los cambios de personal y los procedimientos inadecuados como factores principales de este error.
La División no incorpora ni capacita lo suficiente al personal para prepararlo para cumplir con sus responsabilidades laborales.
Una incorporación eficaz es fundamental para el éxito de los empleados, la retención del personal y la correcta gestión de las elecciones. En nuestra encuesta a personal permanente y con contrato temporal, solo el 33 % de los empleados actuales y el 20 % de los exempleados coincidieron en que su incorporación los preparó plenamente para cumplir con sus responsabilidades laborales.
Muchos empleados actuales y anteriores que encuestamos sintieron que no estaban adecuadamente integrados
Respuestas a la pregunta de la encuesta: Recibí una incorporación que me preparó completamente para cumplir con las responsabilidades de mi puesto.
Los resultados de la encuesta de empleados del condado de 2023 también mostraron que una gran parte de los empleados de la División Electoral no consideraba haber recibido suficiente capacitación. Al revisar la documentación proporcionada por la División Electoral, descubrimos que la división carecía de planes de incorporación específicos para cada puesto y empleado.
La mayoría del personal actual expresó en entrevistas que recibió una incorporación inadecuada o que consideraba que podría mejorarse. En las entrevistas, los empleados actuales expresaron inquietudes y frustraciones con su proceso de incorporación, incluyendo:
- No recibir una copia actualizada, o ninguna copia, de su descripción del trabajo
- No estar plenamente informados de sus responsabilidades laborales
- No recibir una orientaciónPasando a la división y las responsabilidades de los demás empleados
- No existen procedimientos documentados para las responsabilidades clave
- Comenzar su empleo sin un plan de incorporación
La división suele depender del personal que ya estaba en condiciones de incorporar a nuevos empleados. En entrevistas, el personal que tuvo acceso al empleado que anteriormente ocupaba su puesto expresó que lo encontró útil para aprender su trabajo. Este enfoque de incorporación a veces generaba deficiencias, como no aprender tareas que se realizan en un momento del año diferente al de la incorporación y no comprender completamente el trabajo de la división. Este enfoque tampoco puede utilizarse como estrategia de incorporación, ya que los empleados salientes no siempre estarán disponibles para capacitar al personal que ocupa su puesto anterior. Dado que las funciones del personal son altamente especializadas y las tareas clave de las elecciones requieren una finalización oportuna y precisa, la incorporación eficaz del personal es fundamental.
La división no actualiza constantemente los procedimientos operativos estándar y es posible que no existan procedimientos para algunas áreas importantes de la administración electoral.
La División Electoral debe contar con procedimientos operativos estándar para cada función, a fin de garantizar la precisión e integridad de las elecciones. Estos procedimientos, junto con descripciones de puestos claras, pueden ayudar a la división a evitar la pérdida de memoria institucional cuando el personal con experiencia deja la institución. De acuerdo con las mejores prácticas de administración electoral, los administradores electorales deben tener un programa de revisión regular de los procedimientos operativos estándar y designar personal responsable para realizar revisiones periódicas. También se debe designar a un miembro del personal para que realice revisiones periódicas de todos los procedimientos, a fin de garantizar que sean accesibles y estén actualizados para el personal que los utiliza en su trabajo.
En nuestra encuesta a empleados permanentes y con contrato de duración limitada, solo el 50% del personal actual estuvo de acuerdo en que la división tenía procedimientos operativos escritos y actualizados para las funciones críticas de su puesto.
Solo la mitad de los empleados actuales que encuestamos estuvieron de acuerdo en que existían procedimientos operativos escritos y actualizados para sus tareas.
En entrevistas, varios empleados nos comentaron que no existían procedimientos escritos para áreas críticas de su trabajo. Algunos también identificaron otras dificultades para acceder o actualizar los procedimientos, como no saber dónde encontrarlos y no tener tiempo para actualizarlos.
Existen procedimientos útiles para la notificación de resultados electorales. No mucho más.
- Empleado actual de la División de Elecciones
En nuestra revisión de los procedimientos electorales, observamos que la división no mantenía una lista centralizada de procedimientos para el seguimiento de las actualizaciones. La división actualizó muchos procedimientos para implementar el voto por orden de preferencia en 2024. Sin embargo, observamos que la gran mayoría de los procedimientos existentes no se habían revisado recientemente o que dicha revisión no estaba documentada. De 45 procedimientos, 41 were last hace más de dos años, según las fechas que figuran en los procedimientos.
Los procedimientos operativos inexistentes o desactualizados pueden suponer riesgos para la administración electoral. Los procedimientos que no se actualizan periódicamente pueden quedar obsoletos rápidamente debido a cambios en las leyes y normativas. Los procedimientos estándar también son especialmente importantes para los trabajadores de guardia, quienes podrían no recordar cómo completar una tarea o saber cómo ha cambiado un proceso desde su última elección.
La división carece de seguimiento y planes de capacitación cruzada, lo que genera posibles brechas en la cobertura de funciones clave.
Según las Directrices de Gestión Electoral de la Comisión de Asistencia Electoral de EE. UU., la capacitación interdisciplinaria del personal es fundamental para reducir el riesgo electoral si un miembro experimentado se ausenta o deja su puesto. La dirección de la División Electoral reconoció que, si bien la capacitación interdisciplinaria de la división ha mejorado con los años, la rotación de personal ha afectado el progreso de la división hacia una capacitación interdisciplinaria adecuada para funciones críticas.
En nuestra encuesta, solo la mitad del personal actual coincidió en haber recibido capacitación cruzada para cubrir otros puestos, y solo la mitad coincidió en que otros empleados también la habían recibido para cubrir sus áreas de responsabilidad. Además, varios empleados entrevistados comentaron que la capacitación cruzada en la división es limitada.
En nuestra encuesta, muchos empleados actuales respondieron que no habían recibido capacitación cruzada para otros roles y que otros empleados no estaban capacitados para cubrirlos.
Debido a la limitada capacitación cruzada, a algunos empleados les preocupa la cobertura de tareas críticas en caso de ausencia del responsable principal. En nuestra encuesta, dos tercios de los empleados actuales coincidieron en que sus responsabilidades estarían cubiertas si se ausentaran inesperadamente durante un momento crucial para unas elecciones. El 8% de los empleados discrepó y una cuarta parte se mantuvo neutral.
Si bien dos tercios de los empleados actuales estuvieron de acuerdo en que habría cobertura para sus responsabilidades si fuera necesario, un tercio no estuvo de acuerdo o fue neutral.
En las entrevistas, varios funcionarios también expresaron inquietudes sobre la cobertura de sus responsabilidades si estaban ausentes y consideraron que la división necesitaba implementar más capacitación cruzada para reducir los riesgos para las elecciones.
Los empleados están experimentando desafíos en el entorno laboral de la división.
Un ambiente laboral positivo y de apoyo para los empleados es un valor clave para el Condado de Multnomah. Como se indica en el Plan Estratégico de Equidad Laboral de 2019 del Condado de Multnomah, «La seguridad y el sentido de pertenencia son fundamentales para el desarrollo profesional y para satisfacer las necesidades de los empleados». Una cultura laboral desafiante puede generar mayor rotación de personal y vacantes, lo que puede tener graves consecuencias para la administración electoral. La falta de personal puede aumentar el riesgo de errores electorales y, a su vez, erosionar la confianza pública en las elecciones.
Revisamos los resultados de las últimas tres encuestas a empleados de la División Electoral, realizadas en 2019, 2021 y 2023. En la gran mayoría de las preguntas, los empleados de la división reportaron un empeoramiento de su experiencia laboral, mientras que los resultados a nivel del condado han mejorado en la mayoría de las áreas. En la encuesta más reciente, realizada en 2023, la División Electoral obtuvo resultados inferiores al promedio del condado en el 70% de las preguntas.
En nuestra encuesta, solo el 42% del personal estuvo de acuerdo en que la división fomenta un ambiente de trabajo positivo, y también escuchamos sobre los desafíos con la cultura laboral de la división en nuestras entrevistas con el personal.
Menos de la mitad del personal actual encuestado estuvo de acuerdo en que la división fomenta un ambiente de trabajo positivo.
[El liderazgo] ha permitido que se agrave un ambiente laboral tóxico. Como resultado, las personas competentes que saben lo que hacen y se preocupan por nuestra misión se quedan sin apoyo y, a menudo, terminan siendo expulsadas. Quienes aportan poco nunca rinden cuentas por su comportamiento poco profesional y, a menudo, tóxico. Los buenos empleados asumen demasiada carga de trabajo, mientras que [el liderazgo] permite que los acosadores dirijan la organización. - Ex empleado de la División Electoral
Si bien hay factores fuera del control de la división que probablemente estén teniendo un impacto negativo en la moral del personal, como el clima político, los incidentes de seguridad y el acoso, también descubrimos que las malas prácticas de gestión y comunicación están afectando significativamente la satisfacción de los empleados.
Muchos empleados expresaron su preocupación por hablar abiertamente y por la falta de transparencia por parte de la gerencia.
Los resultados de la encuesta de empleados de todo el condado de 2023 muestran que muchos empleados no se sienten cómodos hablando sobre comportamientos preocupantes ni se sienten valorados por expresar sus opiniones.
El ambiente laboral es muy sofocante. Tengo la sensación de que la gente no se siente cómoda expresando sus opiniones. - Empleado actual de la División Electoral
En nuestras entrevistas, muchos miembros del personal afirmaron sentirse incómodos al expresar sus opiniones o nuevas ideas. Algunos dijeron que estaban dispuestos a hacerlo, pero a menudo se sentían ignorados. El personal describió una cultura donde las preocupaciones no se consideran válidas, expresarse abiertamente es mal recibido y el desacuerdo no se tolera.
Los empleados también consideraron que el liderazgo debería ser más transparente y comunicativo, especialmente en lo que respecta a los cambios de programa y los incidentes de seguridad. Varios empleados comentaron que el liderazgo no abordó el impacto emocional de incidentes recientes, como cuando un artefacto incendiario dañó una urna, ni brindó el apoyo emocional adecuado. Un par de trabajadores de guardia también consideraron que la gerencia no era transparente en cuanto al proceso de programación de turnos de guardia ni en el proceso de contratación para puestos de duración limitada, que tienen una remuneración mayor que los puestos de guardia.
El personal ha experimentado desafíos con la supervisión y una gestión deficiente de conflictos.
Trabajar en la administración electoral puede ser extremadamente estresante y requiere un trabajo impecable para garantizar la precisión e integridad de las elecciones. Sin embargo, no todo el personal se siente adecuadamente apoyado para realizar su trabajo. En nuestra encuesta, una cuarta parte del personal actual no estuvo de acuerdo con la afirmación «Me siento apoyado por mi supervisor».
Si bien la mayoría del personal actual en nuestra encuesta informó sentirse apoyado por su supervisor, una cuarta parte no se siente apoyada.
En nuestra encuesta, algunos trabajadores de guardia también comentaron la escasa supervisión y apoyo que han recibido.
Las personas que ocupan puestos de liderazgo parecen recién incorporadas y poco preparadas para gestionar a tanta gente y a tantas personas en constante cambio. He colaborado en varias ocasiones y los supervisores son muy inexpertos. - Trabajador Electoral de Guardia
En las entrevistas, el personal permanente compartió diversas experiencias con la supervisión. Si bien algunos describieron una experiencia positiva en general con su supervisor, otros describieron una supervisión deficiente, que abarcaba desde la microgestión hasta la falta de dirección. Varios miembros del personal también dijeron que la división no tiene una cultura de manejo de conflictos de manera saludable y productiva, y que el liderazgo de la división no apoya al personal en la resolución de desacuerdos.
El personal tiene poca confianza en el compromiso de la división con la equidad laboral
Los resultados de la encuesta de empleados de todo el condado de 2023 muestran que muchos empleados electorales no sienten que su departamento esté tomando acciones concretas hacia la equidad laboral.
Somos un pequeño grupo de personal muy dedicado que logra resultados extraordinarios. Sería bueno que el condado brindara más apoyo y responsabilizara a los líderes por la falta de equidad e inclusión en la división. Necesitamos más ayuda y preocupación por el bienestar del personal, que habitualmente trabaja en exceso cada ciclo electoral. No somos robots. - Empleado actual de la División Electoral
Un par de empleados expresaron en entrevistas que no recibían suficiente comunicación de la gerencia de la División Electoral sobre las iniciativas de equidad. Algunos empleados también expresaron su preocupación por la cantidad de empleados de color que han dejado la división y la falta de equidad salarial y de antigüedad entre los empleados de color y los empleados blancos.
Al personal que se esfuerza se le asignaba habitualmente más trabajo, y la remuneración no era equitativa en toda la división. Las personas de color y las mujeres tenían más probabilidades de hacer más de lo que se indicaba en su descripción de trabajo y menos probabilidades de recibir una compensación adecuada por ello. - Ex empleado de la División Electoral
Tanto el personal permanente como el de guardia no están satisfechos con sus oportunidades de desarrollo profesional y se sienten infravalorados.
El desarrollo profesional es una estrategia importante para promover la equidad laboral, la planificación exitosa de la sucesión y la retención de empleados. Solo la mitad del personal actual se mostró satisfecha con sus oportunidades de desarrollo profesional. Solo el 20% del personal anterior se mostró satisfecho. Los resultados de la encuesta de empleados del condado de 2023 mostraron que la mayoría del personal de la División Electoral que respondió no se sentía justamente remunerado por su trabajo ni sentía que tenía oportunidades para progresar profesionalmente.
Sólo la mitad del personal actual en nuestra encuesta estuvo de acuerdo en que estaba satisfecho con sus oportunidades de desarrollo profesional y la mayoría del personal anterior no estaba satisfecho.
Respuestas a la pregunta de la encuesta: Estoy o estuve satisfecho con mis oportunidades de desarrollo profesional.
En entrevistas, varios miembros del personal expresaron su insatisfacción con sus oportunidades de desarrollo profesional. Algunos mencionaron haber experimentado obstáculos, como la falta de apoyo de su supervisor y dificultades para conciliar las oportunidades y las responsabilidades laborales. Un par de miembros del personal comentaron que sus supervisores nunca dieron seguimiento a las metas descritas en su proceso anual de Desempeño, Planificación y Revisión (PPR), la herramienta del condado para las metas laborales y el desarrollo profesional.
Mi experiencia en Elecciones ha estado llena de frustración y decepción por la falta de apoyo y preparación. Las oportunidades de ascenso parecen existir solo para el personal blanco, y la gerencia ha ignorado mis objetivos profesionales, tal como se describen en el proceso de PPR. - Empleado actual de la División de Elecciones
En nuestra encuesta y entrevistas, varios trabajadores de guardia comentaron sobre los bajos salarios de estos trabajadores dada su importancia para administrar con éxito las elecciones.
Los trabajadores de guardia desempeñan funciones que regularmente igualan a las de los empleados a tiempo completo, especialmente durante elecciones importantes. Muchos son una fuente de experiencia y conocimientos prácticos sin los cuales Elections no podría funcionar. El grado en que este hecho se reconoce de manera significativa (por ejemplo, al tomar decisiones sobre cómo cambiar procesos o implementar mejoras) varía considerablemente según el miembro del personal al que reportan directamente. - Trabajador de Elecciones de Guardia
La División de Elecciones no cuenta con suficiente personal para lograr su misión y visión
La División de Elecciones del Condado de Multnomah tiene poco personal en comparación con las jurisdicciones similares a las que recurren para obtener mejores prácticas.
Comparamos el tamaño del personal de la División Electoral del Condado de Multnomah con el de las oficinas electorales de siete jurisdicciones comparables o vecinas. Comparar las oficinas electorales entre jurisdicciones puede ser complicado, ya que varían considerablemente en tamaño y funciones. Todas las jurisdicciones que seleccionamos para la comparación son condados medianos y grandes en estados con voto por correo. Dos de estos condados, el condado de Salt Lake (Utah) y el condado de Boulder (Colorado), han administrado elecciones con voto por orden de preferencia, y un tercero, el condado de King (Washington), se prepara para implementar el voto por orden de preferencia en 2027.
Descubrimos que la proporción de personal permanente equivalente a tiempo completo (ETC) por papeletas procesadas varía según la jurisdicción. Sin embargo, el condado de Multnomah cuenta con menos personal en comparación con las dos jurisdicciones que la División Electoral considera para implementar las mejores prácticas: el condado de Denver y el condado de King .
| Condado | Boletas procesadas por FTE para las elecciones de noviembre de 2024 | Población | ETP permanente total |
|---|---|---|---|
| Condado de Denver, Colorado | 12.315 | 715.522 | 30 |
| Condado de Boulder, Colorado | 12.457 | 330.758 | 16 |
| Condado de King, Washington | 16.281 | 2.269.675 | 71 |
| Condado de Salt Lake, Utah | 28.988 | 1.185.238 | 18 |
| Condado de Multnomah, Oregón | 29.924 | 815.428 | 14 |
| Condado de Washington, Oregón | 30.111 | 600.372 | 10 |
| Condado de Pierce, Washington | 34.111 | 921.130 | 13 |
| Condado de Clackamas, Oregón | 35.559 | 421.401 | 7 |
Fuente: Análisis de la Oficina del Auditor del Condado de Multnomah, basado en el Censo de EE. UU. de 2020 (población), entrevistas con el personal electoral en cada jurisdicción (FTE permanente), sitios web de elecciones del condado (boletas procesadas).
Los condados de King y Denver cuentan con personal dedicado a la educación y divulgación electoral, mientras que el condado de Multnomah no cuenta con ninguno. La visión de la División Electoral del Condado de Multnomah incluye el objetivo de contar con recursos centrados en la equidad para las comunidades que puedan enfrentar obstáculos para participar en las elecciones, pero ya no cuenta con personal dedicado a esta labor.
El personal tiene una gran carga de trabajo durante las elecciones generales
La declaración de visión de la división incluye el objetivo de un equipo saludable y resiliente, incluida una estructura de personal que reduce los riesgos para las elecciones y apoya la Seguridad y salud mental de los empleados. Sin embargo, los resultados de la encuesta a empleados del condado muestran que la mayoría del personal que respondió no considera que la carga de trabajo esté bien distribuida.
Muchos de los empleados entrevistados afirmaron no considerar que la División Electoral cuente con suficiente personal, y varios comentaron haber experimentado una alta carga de trabajo o que esta se distribuyó de forma desigual. Durante un período de 40 días para administrar las Elecciones Presidenciales de noviembre de 2024, 11 de los funcionarios permanentes, de duración limitada y de guardia trabajaron más de 10 días consecutivos. La mayoría trabajó al menos un día de más de 10 horas, y más de la mitad trabajó al menos cinco días de más de ocho horas. Cuatro de los empleados trabajaron 20 o más días de más de ocho horas. La fatiga puede provocar errores, y una alta carga de trabajo también puede contribuir a la rotación del personal.
La División de Elecciones ha superado sus instalaciones actuales
Durante la investigación inicial para esta auditoría, el personal de la División Electoral expresó su preocupación por las limitaciones de sus instalaciones principales. Entre ellas, se encontraban la falta de espacio para celebrar elecciones con alta participación y la falta de acceso a los votantes del condado de Multnomah, tanto por su ubicación como por su falta de acceso. Tuvimos inquietudes similares a las observadas el día de las elecciones del 5 de noviembre de 2024. Descubrimos que las instalaciones principales de la División Electoral limitan el acceso a los votantes y al personal, y que no hay suficiente espacio para procesar las papeletas durante elecciones con gran afluencia.
La División Electoral utiliza varios espacios para administrar las elecciones. La oficina principal de la división se encuentra en el Edificio Electoral Duniway-Lovejoy, ubicado en la calle SE 10 y Morrison, Portland. Está abierta durante el horario laboral habitual del condado. Es donde el personal brinda asistencia a los votantes, incluyendo el registro, la obtención y la entrega de papeletas. Este también es el lugar principal para el procesamiento y la tabulación de las papeletas.
La administración ha organizado las instalaciones de Duniway-Lovejoy para promover la integridad electoral. Por ejemplo, separan las actividades electorales clave en diferentes salas y se aseguran de que los sistemas críticos no tengan acceso a internet. Si bien se han tomado medidas para mantener las instalaciones como un edificio utilizable, no es el edificio óptimo para satisfacer las necesidades de la división debido a problemas de ubicación, accesibilidad y seguridad. El edificio Duniway-Lovejoy no es un edificio sostenible para la División Electoral a largo plazo.
Durante los últimos ciclos electorales, la división también ha operado un centro satélite, el Centro de Votación Express, ubicado en Gresham, dentro del Centro de Salud del Condado Este. No está abierto todo el año, pero abre en las semanas previas a las elecciones. Los votantes pueden registrarse para votar, obtener papeletas, votar y recibir asistencia en su idioma preferido.
El Departamento Electoral también alquila una pequeña sección de un almacén propiedad del condado. Durante elecciones importantes, como cuando se trata de cargos federales, la división a veces utiliza este espacio para organizar las papeletas y luego trasladarlas al Edificio Duniway-Lovejoy para su procesamiento. Procesar las papeletas en dos ubicaciones no es ideal, ya que aumenta el riesgo de extravío. También aumenta el riesgo de seguridad durante el transporte de las papeletas. Sin embargo, el Director de la División Electoral ha indicado que podrían no poder costear este alquiler en el futuro debido al aumento de los costos de las instalaciones.
El edificio Duniway-Lovejoy ofrece accesibilidad limitada a los votantes y al personal.
El edificio se encuentra en una zona concurrida sin estacionamiento exclusivo para los votantes. Hay estacionamiento en la calle, pero el barrio es céntrico y puede ser difícil encontrar uno. Esto afecta especialmente a los votantes y empleados con movilidad reducida. El personal de la División Electoral nos informó que algunos empleados de guardia son mayores, un grupo de personas con mayor probabilidad de tener movilidad reducida. Para abordar esto, el personal de la División Electoral nos informó que obtuvieron permisos temporales para reservar plazas de estacionamiento en la calle para los vehículos de la División Electoral y para los empleados de guardia con movilidad reducida durante las elecciones. También cuentan con cuatro plazas de estacionamiento para personas con discapacidad frente al edificio.
El estacionamiento es limitado
La escasez de plazas de aparcamiento para personas con movilidad reducida dificulta el acceso al edificio o la obtención de otros servicios. Además, supone una carga excesiva para los empleados con movilidad reducida. El vestíbulo puede estar demasiado concurrido durante las elecciones de mayor afluencia. Por ejemplo, observamos que en las elecciones de noviembre de 2024 hubo una gran afluencia de votantes, con una fila que daba la vuelta a la manzana. Esto supone un riesgo potencial para la seguridad, especialmente para las personas en silla de ruedas, ya que solo hay una salida accesible en el vestíbulo. La gerencia nos informó que la segunda puerta pública del vestíbulo no puede ser accesible debido a la arquitectura existente.
El edificio es antiguo y no está diseñado para elecciones.
También puede ser difícil moverse entre plantas en el Edificio Duniway-Lovejoy. Las instalaciones se construyeron en 1925. El Director de Elecciones nos informó que durante las elecciones hay mucho tráfico vehicular en el edificio. No hay mucho espacio para que los vehículos circulen mientras los empleados retiran las papeletas de las urnas. El acceso para salir del edificio es estrecho para los vehículos.
Solo hay un ascensor en el edificio y tiene antecedentes de averías. El Director de Elecciones nos comentó que había considerado instalar un segundo ascensor, pero el edificio presenta problemas estructurales. El personal de la División Electoral utiliza el ascensor para trasladar las papeletas por las instalaciones, y no tener acceso a él durante una elección dificultaría el procesamiento de las papeletas.
En el año fiscal 2024, el Edificio Duniway-Lovejoy representó el 2,5 % de los costos de mantenimiento del condado y el 46 % de los costos del Departamento de Servicios Comunitarios. Las tareas de mantenimiento del año fiscal 2024 incluyeron la instalación de un nuevo sistema de rociadores y el aislamiento de un techo expuesto.
No hay suficiente espacio para procesar las papeletas durante elecciones con mucha actividad
Durante las elecciones con mucha actividad, la división utiliza un almacén alquilado para descargar y preparar las papeletas. Esto se debe a que no hay suficiente espacio en el edificio Duniway-Lovejoy para acomodar de forma segura la cantidad de vehículos que pasan a entregar las papeletas. El trayecto entre ambos edificios es de 22,5 kilómetros. Procesar las papeletas en un solo lugar es más eficiente, ya que eliminaría el tiempo necesario para conducir entre ubicaciones. Además, existe un mayor riesgo de extraviar las papeletas cuanto más se trasladan. Los funcionarios electorales deben llevar un registro de cada vez que una papeleta se traslada a una ubicación diferente, pero es más fácil rastrear el movimiento de las papeletas cuando van a menos ubicaciones. Las seis jurisdicciones con las que hablamos para esta auditoría (la ciudad y el condado de Denver, Colorado; el condado de Salt Lake, Utah; los condados de King y Pierce, Washington; y los condados de Clackamas y Washington) procesan las papeletas en un solo lugar.
La División de Elecciones ha reducido el riesgo de errores en las papeletas electorales relacionados con el mapeo, pero aún necesita experiencia en SIG
Para las primarias de mayo de 2024, la División Electoral envió por error aproximadamente 9300 papeletas electorales que no incluían un referéndum que debería haberse incluido. Al investigar los errores, el personal de la División Electoral descubrió que 170 votantes registrados no habían actualizado los límites de sus distritos desde la última ronda de redistribución de distritos de 2022. (La redistribución de distritos es el proceso de actualizar los límites de los distritos legislativos). El Departamento Electoral envió papeletas de reemplazo a todos los votantes afectados antes del día de las elecciones.
Queríamos saber qué medidas había tomado la división para reducir el riesgo de que errores como estos volvieran a ocurrir. Descubrimos que la división ha tomado varias medidas para reducir el riesgo de error. Sin embargo, existen otras maneras en que la División Electoral podría reducir el riesgo.
El mapeo de distritos en el condado de Multnomah es complejo
Para enviar las papeletas correctas a los votantes, el personal del condado marca las direcciones de los votantes en los mapas de los distritos electorales. El condado de Multnomah cuenta con 15 distritos electorales. La frecuencia y regularidad de la redistribución de distritos varía según el distrito.
Para mantener y actualizar los datos, el condado utiliza un sistema de información geográfica (SIG), que es un sistema informático que captura, almacena y muestra datos geográficos en mapas interactivos.
Los especialistas en SIG del condado utilizan los datos proporcionados por ArcGIS para ubicar las direcciones de los votantes en su ubicación geográfica correcta e identificar a qué distritos electorales pertenecen los residentes. Esta ubicación se denomina geocodificación. La geocodificación de las direcciones de los votantes es la forma en que la División Electoral sabe qué papeletas enviar a cada persona.
El personal del SIG del condado actualiza los límites de los distritos según sea necesario. Como mínimo, esto ocurre cada 10 años, después del Censo de EE. UU. El personal del SIG toma los datos del mapa de redistribución de distritos de las jurisdicciones federales, estatales, locales y especiales y crea un mapa actualizado de distritos electorales. Algunos distritos se actualizan periódicamente, como los distritos para comisionados del condado y escaños en el Congreso. Otros distritos actualizan los límites según sea necesario.
El trazado de los límites distritales en el condado de Multnomah es complejo debido a la superposición de muchas jurisdicciones. Un error en la geocodificación de la dirección de un votante podría ubicarlo en el distrito electoral equivocado. Los distritos electorales a veces se dividen a través de líneas divisorias distritales o atraviesan límites de propiedad. Además, los distritos escolares y otros distritos especiales pueden tener límites electorales superpuestos. Los distritos electorales donde esto ocurre se denominan distritos electorales divididos.
En un distrito electoral dividido, no todos los votantes recibirán la misma papeleta. Por ejemplo, los votantes del lado oeste o este de un distrito podrían estar todos en el mismo distrito congresional, pero podrían no compartir el mismo distrito escolar. Los distritos escolares y los distritos especiales a veces tienen límites superpuestos que requieren que la División Electoral divida el distrito y pueden afectar el número de distritos o contiendas en la papeleta. El personal de SIG necesita identificar las áreas donde los límites de los distritos podrían atravesar un distrito o propiedad para que cada votante reciba la papeleta correcta. Uno de los especialistas en SIG del condado con los que hablamos, que trabaja en el mapeo electoral, lo describió como una telaraña con diferentes límites superpuestos. Entre los censos, los especialistas en SIG reciben cambios en las capas o nuevos límites jurisdiccionales, como un distrito adicional de seguridad contra inundaciones urbanas y calidad del agua.
El proceso de mapeo se complica por el hecho de que se suponía que el Estado de Oregon implementaría un nuevo sistema de direcciones de votantes en 2024. Este nuevo sistema tendrá SIG incorporado, pero su implementación se ha retrasado.
¿Por qué ocurrieron los errores?
Tras los errores en las papeletas electorales de 2024, el presidente del condado solicitó una revisión de los procedimientos de distrito y votación. La consultora Elections Group, especializada en administración electoral, volvió a analizar los datos del distrito. Encontró algunas de las principales razones de los errores:
- Las fuentes de datos tenían diferentes estándares de nomenclatura
- No hay suficiente documentación del proceso de redistribución de distritos
- Los datos fuente SIG de Metro contenían errores
- Falta de familiaridad entre el personal del SIG y el personal de la División de Elecciones con los datos y procedimientos de sus homólogos
Descubrimos que la División de Elecciones en general ha abordado estas cuestiones.
Las fuentes de datos tenían diferentes estándares de nomenclatura
La normalización es el proceso de estandarizar los datos para que las direcciones tengan un formato fijo. Esto facilita la comparación de datos entre diferentes conjuntos de datos. La normalización es un desafío constante para la División Electoral, ya que recibe información del registro de votantes de diversas fuentes, como agencias gubernamentales, tarjetas de registro de votantes manuscritas y registros digitales. Además, es una tarea que requiere mucho tiempo. Si bien los datos de direcciones de la División Electoral generalmente utilizan estándares postales para enviar las tarjetas de notificación y las papeletas a los votantes, los datos SIG utilizados para las votaciones de mayo de 2024 provenían de Metro, una jurisdicción que se centra en las parcelas.
El Grupo Electoral descubrió que, si bien la División Electoral gestionaba con éxito la mayoría de los problemas de normalización de direcciones, había tipos de direcciones específicos con más errores que otros. Una parte significativa de los errores de las elecciones de mayo de 2024 se relacionaba con direcciones descriptivas, más que específicas. Un ejemplo de dirección descriptiva sería "cerca de la intersección de SE Hawthorne Blvd y SE 7th Ave". Un votante podría proporcionar su dirección de esta manera porque no tiene una dirección permanente, pero pasa mucho tiempo en el lugar que describe.
Errores en los datos SIG
Hasta hace poco, el condado utilizaba un SIG llamado Sistema Regional de Información Territorial (SITR). Este sistema es operado por Metro, el gobierno regional. Este sistema es una compilación de más de 150 capas de datos SIG que sirven como infraestructura de datos espaciales para el área metropolitana de Portland. Sin embargo, una revisión independiente de los errores en las boletas realizada por el Grupo Electoral detectó errores en los datos proporcionados por Metro, y que estos errores contribuyeron a algunos de los errores en las boletas.
Pérdida de experiencia en SIG
Este complejo proceso requiere experiencia en SIG y elecciones. La división contaba anteriormente con un empleado con amplia experiencia como especialista en SIG. Este empleado se jubiló en 2022. La División Electoral ahora trabaja con expertos en SIG del condado fuera de la división. La división está ubicada en el Departamento de Servicios Comunitarios, mientras que el personal de SIG del condado se encuentra en el Departamento de Bienes del Condado.
La División de Elecciones ha tomado medidas para evitar errores similares en el futuro, pero podría mejorar la capacitación cruzada y las oportunidades de colaboración.
El personal de GIS creó procedimientos de documentación para la redistribución de distritos para el personal de la División de Elecciones
A petición de la División Electoral, el equipo de SIG del condado elaboró un documento para ayudar al personal de la División Electoral a comprender su trabajo en el proceso de redistribución de distritos. Este documento enumera los 15 distritos de los que es responsable la división. Siguiendo la recomendación del Grupo Electoral, el equipo de SIG creó esta documentación para ayudar al personal de la División Electoral a comprender el proceso técnico de la redistribución de distritos. Este trabajo fue necesario porque la División Electoral no contaba con un experto en SIG en plantilla.
El condado ahora utiliza una fuente más confiable para datos SIG
Debido a que había errores en los datos de Metro, el equipo de SIG nos informó que ahora utilizan una plataforma comercial llamada ArcGIS. Esta es la que el Grupo Electoral utilizó en su análisis, y el personal del condado la considera más fiable porque aprovecha datos tanto de fuentes gubernamentales como comerciales. El equipo de SIG nos indicó que esta fuente utiliza un algoritmo más robusto y puede gestionar diversas entradas y adaptarse a ellas, como errores ortográficos en los nombres. Sin embargo, el equipo de SIG del condado también necesita recurrir a las jurisdicciones locales para obtener datos. En ocasiones, todavía utilizan datos de Metro, ya que Metro actualiza la mayoría de los datos SIG regionales trimestralmente.
La División de Elecciones ha mejorado el control de calidad
Para minimizar la gestión manual de las relaciones entre direcciones y distritos, la División Electoral ahora cuenta con un proceso que permite que, si el personal ingresa una dirección no estándar en la biblioteca de direcciones, esta también se incluya en una hoja de cálculo aparte. Dos empleados revisan la entrada, verificando el formato y la ubicación en el mapa para garantizar que el distrito electoral sea correcto.
El equipo de SIG ha creado un mapa de límites con distritos electorales que la División Electoral puede usar para buscar direcciones y verlas en el mapa. Según el equipo de SIG, esta visualización no estaba disponible para la división hace dos años. Esta visualización es útil para que el personal de la División Electoral comprenda mejor los datos de direcciones con los que trabaja. También podría ayudarles a detectar errores.
Podría haber más capacitación cruzada y colaboración entre el personal de Elecciones y el de SIG.
El Grupo Electoral recomendó que la División Electoral y el personal del SIG crearan un equipo interdepartamental con capacitación cruzada en las tareas de cada uno. La función de este equipo sería promover la colaboración y el entendimiento interdepartamental. Dos miembros del personal de la División Electoral han recibido capacitación cruzada para comprender el trabajo que realiza el personal del SIG. Actividades como la creación del mapa de límites distritales brindan oportunidades de colaboración y aprendizaje. Sin embargo, el personal del SIG no ha impartido capacitación cruzada a sus homólogos de la División Electoral. Si el trabajo del SIG lo va a realizar personal externo a la División Electoral, entonces el personal de la división y del SIG deberían brindarse más oportunidades de capacitación cruzada. También deberían buscar oportunidades adicionales de colaboración, como la planificación de la redistribución de distritos después del próximo Censo de los Estados Unidos.
Contar con experiencia en SIG dentro de la División de Elecciones ayudaría a reducir el riesgo de que pudieran ocurrir errores relacionados con la cartografía.
Aún existe el riesgo de que se produzcan errores relacionados con la cartografía. Esto se debe a que no hay un miembro del personal de la División Electoral con amplia experiencia en SIG y tiempo dedicado a realizar tareas de SIG. Cinco de las seis jurisdicciones con las que hablamos contaban con personal interno de SIG: la Ciudad y el Condado de Denver, el Condado de Salt Lake, el Condado de King, el Condado de Pierce y el Condado de Clackamas. Si bien al menos un miembro del personal de la División Electoral ha recibido capacitación limitada en SIG, la falta de un especialista en SIG dedicado dentro de la división ha generado un vacío en el conocimiento institucional de la división sobre SIG.
Además, el personal de GIS nos dijo que para distritos más pequeños, como escuelas, agua y bomberos, las relaciones que el ex miembro del personal de la División de Elecciones tenía con distritos especiales fueron útiles para obtener datos actualizados.
Si bien el personal del SIG del condado que ha trabajado con la División Electoral es experto en SIG, no lo es en elecciones. El mapeo de distritos electorales es un proceso complejo, específico de las elecciones, y contar con expertos en SIG en la División Electoral reduciría el riesgo de errores de mapeo. El equipo de SIG del Condado de Multnomah nos comentó, y la gerencia estuvo de acuerdo, que sería beneficioso para la división contar con alguien con experiencia en SIG. Esto permitiría a la División Electoral actualizar los límites del mapa y administrar su propio archivo de direcciones de forma independiente. El personal de SIG describe el sistema actual como obsoleto, que no incluye SIG y que puede ser difícil de usar. Además, el personal del SIG del condado no trabaja con los datos con la misma regularidad que el personal de la División Electoral. Tiene más sentido que quienes trabajan regularmente con los datos los mapeen, especialmente considerando la importancia de este proceso para la precisión de las votaciones. Las elecciones son un área donde, siendo realistas, no hay margen de error.
Para reducir el riesgo de error, será importante contar con alguien en la División Electoral con experiencia en SIG para crear y mantener datos, mantenerse al día con los cambios tecnológicos y desarrollar relaciones con las jurisdicciones. Sería sumamente beneficioso para el condado y sus cientos de miles de votantes contar con esta persona antes de que se realice la redistribución de distritos en 2031, para ayudar a planificar y preparar el proceso. Idealmente, esta persona debería estar a cargo al menos un par de años antes del próximo censo.
Recomendaciones
Votación por orden de preferencia y educación y divulgación del votante
Recomendamos que la División de Elecciones, a más tardar en mayo de 2026:
- Abogar y solicitar el restablecimiento del programa de educación y divulgación para votantes. Programa para el presupuesto del año fiscal 2027.
Fondos de una sola vez
Recomendamos que el Presidente, el Director de Operaciones y la Oficina de Presupuesto, a más tardar en abril de 2026:
- Ordenar a todos los departamentos del condado que incluyan en todos los paquetes de presupuestos/reducciones departamentales una descripción y la función de cualquier fondo único que financie la totalidad o una parte de un programa y/o puesto(s) que podrían recortarse o que no se volverán a solicitar.
Dotación de personal
Recomendamos que la División de Elecciones, a más tardar en enero de 2027:
- Desarrollar un plan de estudios de orientación para la incorporación de nuevos empleados a la división, incluidos planes de incorporación individualizados y específicos para cada puesto.
- Desarrollar, implementar y mantener un plan de capacitación cruzada para garantizar que una cantidad suficiente de personal permanente y de guardia reciba capacitación cruzada para cubrir áreas críticas de la administración electoral.
- Crear planes de capacitación para todos los supervisores que incluyan capacitaciones sobre supervisión efectiva, resolución de conflictos, prácticas informadas sobre trauma y equidad.
- Crear un proceso transparente para que los empleados permanentes y con contrato temporal accedan a oportunidades de desarrollo profesional. Esto debe incluir la creación de un marco de toma de decisiones para la aprobación y asignación de los fondos disponibles para capacitación, así como la definición de un enfoque para apoyar a los empleados a equilibrar las responsabilidades del puesto con las oportunidades.
- Comunicarse con los trabajadores de guardia sobre el enfoque general para programar turnos, el uso de puestos de duración limitada y las oportunidades de avance profesional.
- Cree un inventario centralizado de procedimientos operativos estándar que registre cuándo se revisaron por última vez y desarrolle un cronograma regular para revisar todos los procedimientos.
Construcción y seguridad
Recomendamos que la División de Elecciones, a más tardar en junio de 2027:
- Desarrollar un plan para una nueva instalación de la División de Elecciones.
Errores en la boleta
Recomendamos que la División de Elecciones, a más tardar en mayo de 2026:
- Abogar y solicitar un puesto de personal dentro de la División de Elecciones que tenga experiencia en SIG para el presupuesto del año fiscal 2027.
- Crear e implementar un plan de capacitación cruzada y colaboración para el personal de SIG y el personal relevante de la División Electoral, incluida la preparación para la redistribución de distritos en 2031.
Objetivos, alcance y metodología
Los objetivos de esta auditoría fueron:
- Determinar en qué medida la división ha remediado errores electorales recientes y las medidas adoptadas para evitar errores similares en el futuro.
- Describir la implementación del sistema de votación por orden de preferencia por parte de la División de Elecciones y evaluar los impactos en la participación de los votantes, en particular para las poblaciones históricamente desatendidas, además de identificar mejoras para las elecciones de 2026.
- Evaluar los planes de seguridad e instalaciones actuales de la división y sus impactos en la capacidad de la división para administrar elecciones seguras, accesibles y protegidas.
- Identifique cualquier desafío estructural de personal que pueda contribuir a las desigualdades e impactar la capacidad de la división para lograr su misión y visión.
Para lograr estos objetivos, nosotros:
- Se realizaron 46 entrevistas, incluidas las siguientes:
- Empleados permanentes y de duración limitada
- Dirigir a los trabajadores de guardia
- Personal de seguridad informática y SIG del condado de Multnomah
- Expertos en la materia sobre votación por orden de preferencia
- Oficinas electorales en jurisdicciones similares
- Personal electoral de la ciudad de Portland
- Se realizó una encuesta al personal permanente y de duración limitada, actual y anterior, y una encuesta separada a los trabajadores de guardia.
- Se realizó una encuesta a organizaciones comunitarias que se asociaron con la División de Elecciones de Educación y Difusión Electoral.
- Se revisaron los resultados de las últimas tres encuestas de empleados de todo el condado
- Revisó los documentos proporcionados por la División de Elecciones relacionados con la dotación de personal y las operaciones, incluidos el presupuesto, los procedimientos y la evaluación estratégica.
- Análisis revisado y recomendaciones sobre los errores en las boletas electorales de 2024 del Elections Group, una firma consultora electoral.
- Investigó las mejores prácticas y la literatura académica sobre administración de elecciones, votación por orden de preferencia y educación y divulgación de votantes.
- Se revisaron los datos de personal, participación electoral y presupuesto, y se revisaron los análisis de los resultados de las elecciones de votación por orden de preferencia de la ciudad de Portland y otras elecciones de votación por orden de preferencia.
Para esta auditoría, analizamos los datos de recursos humanos del 1 de enero de 2019 al 1 de julio de 2025 de Workday, el sistema de recursos de planificación empresarial del condado. También analizamos datos agregados de las encuestas de empleados realizadas a nivel de condado en 2019, 2021 y 2023. Estos datos nos fueron proporcionados por la Unidad de Evaluación e Investigación del Departamento de Administración del Condado, entidad que administra la encuesta.
Evaluamos la fiabilidad de los datos mediante (1) pruebas electrónicas para detectar errores obvios de precisión e integridad, (2) entrevistas con funcionarios del condado familiarizados con los datos, (3) revisión de la documentación relacionada y (4) una estrecha colaboración con los funcionarios del condado para identificar cualquier problema con los datos. Nuestra oficina ha determinado que los datos eran suficientemente fiables para los fines de este informe.
También proporcionamos a la gerencia información relacionada con la seguridad, que no se incluyó en este informe para reducir el riesgo de que la información pudiera usarse indebidamente para causar daño.
El alcance de nuestra auditoría abarcó, en general, los ejercicios fiscales 2019-2025, analizando los presupuestos y la contratación de empleados. Dado que las elecciones presidenciales de 2020 fueron, en cierto modo, excepcionales debido a la pandemia, también analizamos datos electorales desde el ejercicio fiscal 2009 para incluir varias elecciones presidenciales.
Realizamos esta auditoría de desempeño de conformidad con las normas de auditoría gubernamental generalmente aceptadas. Dichas normas exigen que planifiquemos y realicemos la auditoría para obtener evidencia suficiente y adecuada que sustente razonablemente nuestras conclusiones, con base en nuestro objetivo de auditoría. Consideramos que la evidencia obtenida proporciona una base razonable para nuestras conclusiones, con base en nuestros objetivos de auditoría.
Personal de auditoría
Siniva Bennett, Auditora de Desempeño
Dani Bernstein, Auditora Senior
Mandi Hood, Auditora Sénior