Aspectos destacados del informe
Lo que encontramos
El condado implementó la mayoría de las recomendaciones del Auditor que evaluamos. Esta fue la segunda evaluación de las recomendaciones de nuestro informe de auditoría de febrero de 2021 sobre la respuesta del condado a la pandemia de COVID-19.
Recursos Humanos Central no implementó nuestra recomendación de garantizar el mantenimiento de la información del teletrabajo de forma electrónica, específicamente en lo que se relaciona con el monitoreo del desempeño del teletrabajo y si las aprobaciones para trabajar de forma remota son equitativas.
Qué significan los estados
- Implementado: el auditado ha implementado completamente o ha resuelto el problema para cumplir con la intención de la recomendación.
- En proceso: el auditado ha comenzado la implementación.
- No implementado: el auditado no ha implementado o no tiene la intención de implementar.
¿Por qué hicimos esta evaluación?
La Auditoría da seguimiento a las recomendaciones de auditoría para apoyar la rendición de cuentas del gobierno del condado. Esta evaluación se centró en las recomendaciones con los siguientes plazos:
- En curso: se refiere a una recomendación en la que continuamos monitoreando acciones periódicas a lo largo del tiempo, en una situación continua.
- Para febrero de 2022
Estado de las recomendaciones
Implementado
Recomendación 10: Según las respuestas a la encuesta de empleados de nuestra oficina, parece que la aplicación de las políticas es un desafío constante. Tras la emisión del informe y periódicamente a partir de entonces, la presidenta o la persona que ella designe debe reiterar a los gerentes y empleados sus expectativas de que se cumplan las políticas y recomendaciones de seguridad, incluyendo el requisito de que los empleados teletrabajen en la medida de lo posible. (El plazo para esta recomendación comenzó cuando se emitió el informe el 9 de febrero de 2021 y se consideró vigente posteriormente).
Nota del auditor: A partir de junio de 2021, el condado comenzó a permitir que los empleados no esenciales trabajaran presencialmente de forma voluntaria. En septiembre de 2021, el condado implementó un cambio para aumentar los servicios presenciales y ordenó al personal y a los gerentes formalizar el teletrabajo. Previo a la transición, la dirección del condado comunicó los requisitos de uso de mascarillas y vacunación. También dirigió a los empleados a un centro interno del condado con información de seguridad. Dado que la política del condado ha cambiado desde que se redactó el informe de auditoría, y la dirección comunicó los cambios y las expectativas de seguridad vigentes, consideramos que esta recomendación está resuelta.
Recomendación 15a: Para febrero de 2022, Recursos Humanos Central debe garantizar el mantenimiento de la información sobre teletrabajo, incluidos los acuerdos de teletrabajo aprobados o denegados, de forma electrónica, preferiblemente en Workday, para permitir:
Accesibilidad a acuerdos de teletrabajo aprobados o denegados a nivel de empleado, supervisor, departamental y central.
Nota del auditor: En agosto de 2021, el condado comenzó a implementar información sobre un nuevo proceso para determinar los acuerdos de teletrabajo continuo adecuados, incluyendo nuevas evaluaciones de idoneidad y plantillas de acuerdos de teletrabajo. Actualmente, la información sobre teletrabajo, incluyendo los acuerdos aprobados o denegados, se mantiene electrónicamente en Workday. Estos documentos son accesibles a nivel de empleado, supervisor, departamental y central.
Recomendación 15b: Para febrero de 2022, Recursos Humanos Central debe garantizar el mantenimiento de la información sobre teletrabajo, incluidos los acuerdos de teletrabajo aprobados o denegados, de forma electrónica, preferiblemente en Workday, para permitir:
Aprobaciones electrónicas y actualización para una mejor eficiencia.
Nota del auditor: La información sobre teletrabajo se mantiene electrónicamente en Workday. La información y los recursos sobre teletrabajo están disponibles para los empleados en el sitio web "Futuro del Trabajo" de la intranet del Condado de Multnomah.
En proceso
Recomendación 15d: Para febrero de 2022, Recursos Humanos Central debe garantizar el mantenimiento de la información sobre teletrabajo, incluidos los acuerdos de teletrabajo aprobados o denegados, de forma electrónica, preferiblemente en Workday, para permitir:
Documentación de detalles específicos, como números de identificación de computadora, de todos los equipos del condado utilizados para teletrabajar.
Nota del auditor: El departamento de Tecnologías de la Información (TI) registra las computadoras portátiles y de escritorio que emite en DAX, el sistema de registro de activos de TI. La gestión de riesgos registra la compra de sillas y escritorios ergonómicos personalizados para personas específicas. El departamento de Finanzas Central solicitó a los directores de departamento que realizaran un inventario y un seguimiento de la tecnología y el equipo de oficina propiedad del condado que los empleados tienen en sus centros de teletrabajo. El departamento de Finanzas Central revisará la información de seguimiento.
Recomendación 16: Para ayudar a garantizar la equidad entre los empleados, para febrero de 2022, Recursos Humanos Central debería indicar la posible elegibilidad para el teletrabajo en las descripciones de trabajo del condado.
Nota del auditor: La elegibilidad para el teletrabajo se determina según la clasificación del puesto o el perfil del puesto y la descripción específica del puesto, a menudo denominada descripción del puesto, dentro de la clasificación. Workday realiza un seguimiento continuo de la elegibilidad para el teletrabajo para cada descripción del puesto.
Las clasificaciones de puestos son generales, mientras que las descripciones son específicas del puesto. Algunos ejemplos de las clasificaciones más frecuentes incluyen: Trabajador Electoral, Auxiliar de Correccionales, Asistente de Oficina, Gestor de Casos 2, Asistente de Servicios de Acceso a Bibliotecas, Enfermero/a de Salud Comunitaria, Supervisor/a de Programas y Consultor/a de Salud Mental. Dentro de la clasificación de puestos, se incluyen descripciones específicas que contienen información sobre las tareas que se esperan del empleado/a que ocupe el puesto.
No implementado
Recomendación 15c: Para febrero de 2022, Recursos Humanos Central debe garantizar el mantenimiento de la información sobre teletrabajo, incluidos los acuerdos de teletrabajo aprobados o denegados, de forma electrónica, preferiblemente en Workday, para permitir:
Monitoreo del desempeño y equidad del teletrabajo.
Nota del auditor: La parte de la recomendación relacionada con la equidad estaba específicamente relacionada con el monitoreo para ayudar a garantizar que los supervisores aprobaran a los empleados para el teletrabajo de manera equitativa y que los supervisores no aprobaran a los empleados blancos para el teletrabajo con más frecuencia que a sus contrapartes negras, indígenas o de color.
El personal de Recursos Humanos de la Oficina Central tiene previsto supervisar el rendimiento y la equidad del teletrabajo. La implementación del seguimiento se ha retrasado debido a la continua demanda de personal necesaria para la respuesta a la pandemia. La dirección informó que, una vez finalizado el periodo piloto de teletrabajo y contando con más personal disponible, se realizará un análisis de equidad. Se prevé que el periodo piloto finalice a finales de junio de 2022.
Objetivos, alcance y metodología
Los objetivos de esta evaluación fueron determinar el estado de las recomendaciones del primer informe de auditoría sobre la respuesta del condado a la pandemia de COVID-19 que tenía las siguientes fechas de vencimiento:
- En curso
- Para febrero de 2022
Los auditores evaluaron el estado de las recomendaciones basándose en entrevistas, documentación y otra evidencia disponible.
Actualización del estado de una recomendación
Durante cada auditoría que realiza nuestra oficina, formulamos recomendaciones para mejorar las operaciones gubernamentales, en particular en materia de eficacia, transparencia, rendición de cuentas y equidad. Nuestro objetivo al evaluar el estado de las recomendaciones es garantizar que la administración las implemente para mejorarlas.
Reconocemos que, tras publicar una evaluación sobre el estado de las recomendaciones, la administración podría implementar plenamente una recomendación que, según informamos, estaba en proceso o no se había implementado. La administración puede entonces proporcionar evidencia al Auditor que demuestre por qué debería modificarse el estado de la recomendación en sus futuros informes. La decisión final sobre si modificar el estado de una recomendación recae en el Auditor.
Personal
Fran Davison, Auditora de Gestión Principal
Caroline Zavitkovski, CIA, Auditora Principal de Gestión