Los empleados de la biblioteca del condado de Multnomah plantean serias preocupaciones sobre la seguridad, la equidad laboral y la dotación de personal.

Una carta del Director de Auditoría Dewees

Quiero agradecer al personal de la Biblioteca del Condado de Multnomah por compartir su tiempo y experiencia durante esta auditoría. Nuestra oficina auditó la biblioteca por última vez en 2004. Ese informe se centró principalmente en la prestación de servicios bibliotecarios, en medio de la incertidumbre financiera del momento. La Biblioteca se encuentra nuevamente en una coyuntura crítica.

En 2020, la Biblioteca aprobó una iniciativa de emisión de bonos para construir una nueva sede emblemática en el este del condado de Multnomah y realizar mejoras en las ubicaciones existentes, entre otras inversiones. Este es un período importante de expansión para el sistema bibliotecario. Esto representa una excelente oportunidad para ampliar el acceso equitativo a los servicios bibliotecarios. Creemos que brindar un servicio equitativo a los usuarios de la Biblioteca requiere un ambiente de trabajo saludable. El personal de auditoría detectó que muchos empleados de la biblioteca están preocupados por cuestiones como la seguridad y la dotación de personal. La auditoría contiene varias recomendaciones para abordar estas inquietudes. Cada recomendación tiene una fecha límite y la Oficina del Auditor volverá a informar sobre su estado.

Para evitar la percepción de un conflicto de intereses, supervisé esta auditoría, ya que la esposa del Auditor McGuirk es empleada de guardia en la biblioteca. El Auditor McGuirk no participó en la planificación, la investigación, la redacción ni en ninguna otra fase de la auditoría.

Atentamente,
Nicole Dewees, MBA, CIA
Director de Auditoría

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Aspectos destacados del informe

Lo que encontramos

El personal de la Biblioteca del Condado de Multnomah desempeña un papel fundamental para que la Biblioteca logre su misión de empoderar a nuestras comunidades para que aprendan y creen. Los empleados de la biblioteca sirven como un vínculo importante para acoger a las comunidades que históricamente han sido excluidas del acceso a los servicios bibliotecarios.

Observamos que la Biblioteca ha tenido dificultades para responder al cambiante panorama de seguridad. Los empleados están frustrados por las deficiencias en la respuesta a incidentes graves, especialmente aquellos que interactúan frecuentemente con el público. Se necesita una mejor coordinación entre los departamentos y los servicios del condado para desarrollar una respuesta proactiva ante incidentes de seguridad graves.

En los últimos años, la Biblioteca ha contratado a su personal más diverso para reflejar mejor la diversidad de las comunidades a las que sirve. Sin embargo, hemos escuchado que algunos empleados no se sienten valorados y que quienes tienen habilidades lingüísticas y culturales específicas necesitan más claridad sobre sus funciones. Los empleados informan que la menor dotación de personal en las bibliotecas locales contribuye a la reducción de los servicios, la baja moral y la preocupación por la seguridad en el trabajo.

¿Por qué hicimos esta auditoría?

Antes de la auditoría, encuestas previas a empleados realizadas por nuestra oficina y la Unidad de Evaluación e Investigación del Condado de Multnomah revelaron altos niveles de insatisfacción en el ambiente laboral de la Biblioteca. La Biblioteca está en proceso de renovación y construcción de nuevos edificios, incluyendo una nueva biblioteca insignia en el este del Condado de Multnomah. Al abordar las preocupaciones de la fuerza laboral, podrán estar mejor posicionados para brindar servicios de alta calidad al público cuando se inauguren estas nuevas instalaciones o se modernicen.

Lo que recomendamos

Nuestro informe incluye 10 recomendaciones. Las principales recomendaciones, parafraseadas, incluyen:

• Implementar procesos de seguridad para: garantizar el cumplimiento de las normas de OR OSHA; analizar tendencias para una respuesta más proactiva; y mejorar el apoyo a los empleados después de los incidentes
• Se completa la planificación de la dotación de personal una vez finalizada la construcción, al tiempo que se abordan las preocupaciones sobre equidad y seguridad de la fuerza laboral planteadas en este informe.
• Mejorar las comunicaciones internas para reconstruir la confianza

Prefacio

Reconocimiento

Agradecemos a los empleados y líderes de la Biblioteca que dedicaron su tiempo a esta auditoría, especialmente durante los numerosos cambios en los lugares de trabajo. Han servido al público y reconocemos su sacrificio y dedicación en tiempos difíciles. La pandemia expuso deficiencias en nuestros sistemas de apoyo. Estas deficiencias representaron una carga para lugares como las bibliotecas públicas.

Reconocemos que se han producido incidentes traumáticos en el lugar de trabajo, además de otros factores estresantes que han experimentado las personas. Agradecemos a los empleados de la biblioteca por compartir sus experiencias durante esta auditoría.

Una nota sobre el lenguaje

Cuando la gente piensa en bibliotecas, suele pensar en la biblioteca física de su barrio. Sin embargo, existen servicios y trabajos adicionales que se realizan en todo el sistema de Bibliotecas del Condado de Multnomah. Por ejemplo, los empleados prestan servicios en la comunidad, trasladan libros entre ubicaciones, desarrollan la colección de libros y otros materiales, y mucho más. En este informe, cuando nos referimos a todo el sistema, lo llamamos "la Biblioteca" (en mayúscula). Cuando nos referimos únicamente a las operaciones en los edificios de las bibliotecas públicas que la gente visita, las llamamos "bibliotecas de barrio" (en minúscula). Incluimos la Biblioteca Central, una biblioteca emblemática de gran tamaño en el centro de Portland, en el término "bibliotecas de barrio", junto con las otras 18 bibliotecas del condado y los espacios bibliotecarios temporales instalados durante la construcción.

Además, en este informe, nos referimos a las categorías de identidad racial y étnica de los empleados de la Biblioteca. Utilizamos las categorías que figuran en el sistema de datos del condado, ya que es la información disponible. Sin embargo, reconocemos que estas categorías no reflejan todas las identidades.

Finalmente, el informe incluye casos en los que describimos incidentes traumáticos o violentos. Estas descripciones no son detalladas; sin embargo, algunas contienen ejemplos de lenguaje violento y podrían ser detonantes para algunas personas. Si necesita recursos para apoyar su salud y bienestar, el Condado de Multnomah ofrece recursos para empleados y miembros de la comunidad. Para obtener apoyo, comuníquese con:

• Centro de llamadas de salud conductual del condado de Multnomah, disponible las 24 horas, los 7 días de la semana: 503-988-4888
• Línea de Crisis para Apoyo a la Equidad Racial: 503-575-3764 . Esta línea cuenta con consejeros BIPOC, disponibles de lunes a viernes, de 8:30 a. m. a 5:00 p. m.
• Trans Lifeline 24/7 (disponible en español): 1-877-565-8860

La Oficina del Auditor del Condado de Multnomah también compiló

Esta información es para todos y destaca los recursos para las comunidades BIPOC y LGBTQ+ que apoyan el autocuidado, la resiliencia y un mayor bienestar. Los empleados del condado pueden contactar al Programa de Asistencia al Empleado para obtener información sobre recursos adicionales.

Fondo

La biblioteca ha enfrentado muchos cambios en los últimos años

Los empleados de la biblioteca experimentaron cambios en las expectativas laborales durante la pandemia de COVID-19. Las bibliotecas operaron con servicios reducidos durante más de un año. Algunos empleados de la biblioteca se trasladaron temporalmente a funciones de operaciones de emergencia. Cuando las bibliotecas locales comenzaron a reabrir en junio de 2021, la Biblioteca del Condado de Multnomah se encontró con un aumento en el número de usuarios que experimentaban crisis de salud mental. Además, la aprobación de una medida de bonos de capital provocó cierres relacionados con la construcción, a partir de diciembre de 2022.

La Biblioteca cuenta con su propio distrito y financiación estable.

Las operaciones de la biblioteca se financian principalmente mediante un impuesto predial específico para el Distrito Bibliotecario. Antes de 2012, la biblioteca dependía de gravámenes temporales y del Fondo General, la fuente de financiación sin restricciones del condado, para financiar sus operaciones. En las elecciones de noviembre de 2012, los votantes del condado de Multnomah aprobaron una medida para crear un distrito bibliotecario permanente. Este distrito fiscal permanente proporciona a la biblioteca una fuente estable de financiación. El Distrito también proporciona una fuente continua de financiación específica para los servicios bibliotecarios sin tener que competir con otros programas por los fondos del Fondo General.

El Distrito está gobernado por la Junta de Comisionados del Condado de Multnomah, que funge como su Junta de Bibliotecas, compuesta por cinco miembros. Los comisionados nombran a miembros del Consejo Asesor de Bibliotecas, compuesto por voluntarios, para asesorar al Distrito en sus políticas y presupuesto anual.

La Biblioteca está actualmente en obras importantes.

La Biblioteca Central del centro abrió sus puertas en 1913. El sistema de Bibliotecas del Condado de Multnomah ha incorporado 18 bibliotecas vecinales que prestan servicios a comunidades de todo el condado. En 2017, la Biblioteca publicó los resultados de un proceso de planificación de capital realizado por su Comité de Acción Comunitaria. Este grupo de interesados ​​identificó la necesidad de ampliar los espacios bibliotecarios, especialmente en el este del Condado de Multnomah, para garantizar un acceso equitativo a los servicios.

En las elecciones generales de noviembre de 2020, los votantes del condado de Multnomah aprobaron un bono de obligación general de $387 millones para mejorar las instalaciones bibliotecarias. El proyecto incluye la renovación de bibliotecas locales, la ampliación del sistema de manejo de materiales, un nuevo centro de clasificación y la construcción de la nueva biblioteca insignia del este del condado.

Fuente: Oficina del Auditor del Condado de Multnomah, con base en información de la Biblioteca del Condado de Multnomah. Obras relacionadas con los bonos en bibliotecas locales a octubre de 2023. Se muestran en naranja las siete bibliotecas locales que están cerradas por obras relacionadas con los bonos. En azul, las ubicaciones abiertas al público. Algunas ubicaciones están abiertas y se prevé que comiencen las obras relacionadas con los bonos. Estas ubicaciones se muestran en azul con el ícono de construcción. Tenga en cuenta que la Biblioteca ha abierto sitios de servicio temporales durante los cierres por obras que no se incluyen en este mapa. Esto incluye el Espacio Tecnológico Comunitario y el sitio de la biblioteca temporal de la Universidad de Oregón NE Portland.

La Biblioteca ha reasignado personal entre ubicaciones para atender a los usuarios que visitarán las bibliotecas locales que permanecerán abiertas. También se han establecido nuevos servicios, como el Espacio Tecnológico Comunitario en el centro, mientras la Biblioteca Central permanecerá cerrada durante la mayor parte de 2023. Se proyecta que las obras relacionadas con los bonos se completen en 2025. Según la Biblioteca, estos plazos son estimados y la construcción podría extenderse hasta 2026.

La pandemia afectó gravemente los servicios de la Biblioteca

Para prevenir la propagación del COVID-19, los centros de trabajo del condado implementaron cambios significativos en la forma en que prestan servicios al público. En el sistema de bibliotecas, las bibliotecas de barrio redujeron la mayoría de los servicios presenciales durante gran parte de 2020 y 2021. Las bibliotecas de barrio implementaron nuevos servicios, como el préstamo de Chromebooks y el envío y entrega de libros. A medida que los programas se migraron a internet, la biblioteca también se centró en reducir la brecha tecnológica mediante servicios diseñados para aumentar el acceso a servicios y dispositivos de internet.

Después de los cierres por la pandemia de COVID-19 , los edificios de la biblioteca reabrieron antes de los cierres de construcción relacionados con los bonos a partir de diciembre de 2022

Fuente: Oficina del Auditor del Condado de Multnomah, con base en información de la Biblioteca del Condado de Multnomah. El cierre de una o más bibliotecas indica que una o más bibliotecas vecinales cerraron el acceso público al edificio. Las bibliotecas vecinales cerraron sus puertas para servicios presenciales en marzo de 2020 (en azul oscuro). A partir del 1 de junio de 2021, las bibliotecas reabrieron sus puertas al público durante un período de tres meses (en azul claro). Las bibliotecas abrieron sus puertas para servicios presenciales del 24 de agosto de 2021 to August de 2022 (en naranja). A partir de agosto de 2022, la Biblioteca Central cerró por obras (en azul claro) antes de reabrir durante un mes (en naranja). En diciembre de 2022, las bibliotecas comenzaron a cerrar por obras relacionadas con bonos (en azul oscuro), que se proyecta que duren hasta 2026. Los cierres corresponden a meses completos y los meses parciales se redondearon.

La pandemia también coincidió con la aprobación del bono de la Biblioteca en noviembre de 2020. Tras reabrir tras la pandemia, las bibliotecas de barrio cerraron por obras. La Biblioteca Central cerró por un proyecto de construcción durante tres meses. Los cierres por obras relacionados con el bono comenzaron en diciembre de 2022. Como resultado, se han producido muchos cambios en el entorno laboral de la Biblioteca.

Un plan anunciado de despidos en 2020 broke trust

Durante la pandemia de COVID-19, en el verano de 2020, los directivos de la Biblioteca anunciaron planes de despido. Afirmaron que era una medida financieramente responsable, ya que las bibliotecas locales operaban con servicios significativamente reducidos. Los empleados y el sindicato se opusieron y los planes se redujeron. Los directivos de la Biblioteca han afirmado que ningún empleado fue despedido involuntariamente. Sin embargo, algunos empleados se jubilaron anticipadamente o se declararon despedidos voluntariamente, cambiaron de puesto o vieron reducida su jornada laboral. Algunos empleados se trasladaron a puestos temporales o a otros departamentos del condado.

Es importante destacar que la confianza de los empleados en la dirección de la Biblioteca se vio mermada. Algunos empleados sintieron que era cruel anunciar despidos durante una crisis sanitaria mundial, especialmente porque la Biblioteca contaba con recursos suficientes para seguir pagando a sus empleados.

Las decisiones tomadas en ese momento siguen afectando la cultura laboral de la Biblioteca. Algunos empleados con los que hablamos describieron una cultura de "nosotros contra ellos". La desconfianza en el liderazgo ejecutivo sigue siendo alta. Escuchamos a empleados que sienten que los líderes siguen sin tomar en serio sus preocupaciones y, en consecuencia, su bienestar. Esta percepción ha perpetuado la desconfianza.

Las crisis de vivienda y salud conductual de la región afectan a las bibliotecas del barrio

Muchos miembros de la comunidad del condado de Multnomah enfrentan crisis de vivienda y salud mental sin acceso a servicios adecuados. Las bibliotecas vecinales son espacios públicos disponibles y abiertos a todos. Los usuarios de las bibliotecas vecinales reflejan a la comunidad en general.
Las bibliotecas de barrio también ofrecen un entorno y servicios beneficiosos para personas con necesidades de vivienda o salud conductual insatisfechas. Por ejemplo, ofrecen espacios interiores que las personas pueden usar como lugar de descanso y protección contra el mal tiempo o la mala calidad del aire. Ofrecen acceso a internet y puntos de carga para dispositivos electrónicos. Además, ofrecen valiosos recursos de información.
Como anécdota, las bibliotecas de barrio atienden a más usuarios con necesidades insatisfechas de vivienda y salud conductual que antes. En ocasiones, los usuarios tienen necesidades insatisfechas que las bibliotecas de barrio no están preparadas para cubrir, como un usuario en crisis de salud mental. Estas situaciones pueden generar inquietud sobre la seguridad.

Los desafíos en materia de seguridad, dotación de personal y equidad laboral afectan los servicios y empeoran la moral.

Los empleados de la biblioteca manifiestan inquietudes sobre la seguridad, la equidad laboral y la dotación de personal. Durante esta auditoría, realizamos más de 60 entrevistas con empleados y gerentes de la biblioteca. También hablamos con ellos durante visitas a cinco bibliotecas locales. Para recabar más opiniones, realizamos una encuesta anónima a todos los empleados de la biblioteca.

Según la Administración de Seguridad y Salud Ocupacional de Oregón (OSHA), los empleadores tienen la responsabilidad de adoptar prácticas laborales para "ofrecer empleos y lugares de trabajo seguros y saludables". Reconocemos que existen muchos factores que pueden afectar la seguridad laboral. Nuestra auditoría se centra en la respuesta de la Biblioteca y el condado a estos desafíos, sobre los cuales pueden influir directamente como empleadores, gerentes y líderes organizacionales.

Definición de seguridad y protección

Dentro del condado de Multnomah, la seguridad se ha definido en el Procedimiento Administrativo de Prevención de la Violencia en el Lugar de Trabajo 3 (RSK-3) para aclarar los roles y responsabilidades internos.

La seguridad describe "estar relativamente libre de peligros que puedan causar daños o lesiones". La División de Finanzas y Gestión de Riesgos, perteneciente al Departamento de Administración del Condado, es responsable de la seguridad en todo el condado. Algunos ejemplos de temas relacionados con la seguridad son los accidentes y las lesiones laborales.

La seguridad es un elemento disuasorio proactivo para gestionar y mitigar actos de violencia que causan daño directo a una persona, organización o propiedad. El responsable de la seguridad a nivel del condado es el Programa de Seguridad Laboral, adscrito a la Oficina del Director del Departamento de Administración del Condado. Algunos ejemplos de temas de seguridad incluyen la investigación de agresiones y otros actos delictivos en el lugar de trabajo, la gestión de proveedores de seguridad y la realización de evaluaciones de seguridad en las instalaciones del condado. La solución a los problemas de seguridad puede implicar la colaboración con las fuerzas del orden para abordar posibles conductas delictivas.

Al analizar el entorno laboral de la Biblioteca, nos centraremos en la respuesta a incidentes relacionados con la seguridad. Estos fueron los tipos de incidentes mencionados con mayor frecuencia por los empleados de la Biblioteca. Sin embargo, los incidentes de violencia en el lugar de trabajo que resultan en lesiones pueden clasificarse tanto en la categoría de seguridad como en la de protección. Si bien estas distinciones ayudan a aclarar las funciones internas, organismos reguladores externos como Oregon OSHA consideran que abordar los riesgos de seguridad es responsabilidad del empleador para crear un lugar de trabajo seguro.

El modelo de seguridad ha cambiado, se necesitan más mejoras

Se han producido cambios significativos en la seguridad de los espacios públicos del condado de Multnomah. Tras reabrir sus puertas al público, la Biblioteca sufrió varios incidentes de violencia laboral. Uno de estos incidentes ocurrió en febrero de 2022, cuando dos empleados de la Biblioteca de Midland fueron agredidos físicamente por un usuario.

En respuesta a este y otros incidentes similares, los empleados de la Biblioteca han solicitado cambios en el modelo de seguridad actual. Un cambio significativo es permitir que los empleados elijan si desean añadir funciones relacionadas con la seguridad a su puesto.

Mediante negociaciones sindicales, la figura del responsable (PIC) y sus responsabilidades de seguridad asociadas se transformarán en un modelo de participación voluntaria. El responsable (PIC) es un empleado de la Biblioteca que actúa como principal responsable de la respuesta ante incidentes de seguridad cuando no hay otro personal de seguridad disponible. También responde a otros problemas de los clientes, el personal o las instalaciones.

Otros cambios significativos que ha realizado la biblioteca incluyen:

• Contratación de un gerente de seguridad y protección
• Condensación de las reglas de la biblioteca de 27 a 10 reglas
• Agregar personal de seguridad, incluidos puestos de enlace de seguridad de la biblioteca y seguridad contratada, a las ubicaciones de la biblioteca
• Proporcionar capacitación relacionada con la seguridad
• Realizar evaluaciones de seguridad de los edificios de bibliotecas del vecindario, incluso para realizar mejoras de seguridad en los edificios de bibliotecas del vecindario durante proyectos de construcción relacionados con bonos.

El condado también ha tomado medidas para abordar los riesgos de seguridad. Entre los cambios significativos a nivel de condado se incluyen:

• Contratación de un director de seguridad en el lugar de trabajo para crear un programa de seguridad para todo el condado\Creación de unNuevo procedimiento administrativo de violencia en el lugar de trabajo (RSK-3)
• Implementación de un portal de denuncia en línea para informar incidentes en el lugar de trabajo
• Creación de una capacitación obligatoria sobre el nuevo sistema de notificación de incidentes para los empleados del condado
• Lanzamiento del Centro de Operaciones de Seguridad 24/7 del Condado de Multnomah

Reconocemos las medidas que la Biblioteca y el Condado han tomado para mejorar la seguridad en el lugar de trabajo y responder a los incidentes de violencia laboral. En esta auditoría, nos centraremos en las áreas que identificamos para fortalecer aún más la respuesta. Además, nos centraremos en medidas proactivas, como el análisis de tendencias en incidentes y la participación de los empleados en la respuesta de seguridad.

El personal se enfrenta a graves riesgos de seguridad

Desde la reapertura de las bibliotecas locales al público, los empleados de la biblioteca informan que la naturaleza de los incidentes de seguridad ha cambiado. Describieron un aumento en incidentes relacionados con armas, consumo de drogas y personas con crisis de salud mental. Los empleados con larga trayectoria informaron que, si bien estos incidentes no son nuevos en la biblioteca, la gravedad y la frecuencia de los incidentes de seguridad graves han aumentado.

Algunos ejemplos de incidentes graves incluyen:

• Un cliente hizo comentarios amenazantes y le dijo al personal que tenía un cuchillo cuando le pidieron que se pusiera una máscara.
• Incidentes que involucran desnudez pública y acoso sexual, algunos no denunciados
• Un cliente hizo comentarios odiosos sobre las personas transgénero mientras portaba un cuchillo.
• Empleados que responden al consumo de drogas y sobredosis
• Un usuario evadió la seguridad durante el cierre y se escondió dentro de la biblioteca durante la noche mientras portaba cuchillos grandes.

La Biblioteca del Condado de Multnomah cuenta con un formulario en línea para reportar incidentes cuando los usuarios infringen las normas de la biblioteca y las medidas a tomar, incluyendo una advertencia o la exclusión de los espacios de la biblioteca. Los incidentes varían desde infracciones menores hasta incidentes graves que implican actos de violencia y amenazas de daño físico. Entre enero y diciembre de 2022, se presentaron más de 2000 reportes de incidentes en las bibliotecas del Condado de Multnomah.

En general, la Biblioteca Central registra el mayor número de reportes de incidentes. En 2022, el número de incidentes de seguridad reportados en la Biblioteca Central (1109) cuadriplicó el de la Biblioteca Midland (247), que registró el siguiente mayor número de incidentes. Incluso considerando la diferencia en el número de usuarios atendidos por cada ubicación, la mayoría de los reportes de incidentes provienen de la Biblioteca Central.

Los empleados describen el impacto traumático de responder a incidentes violentos. La exposición repetida a incidentes violentos es un riesgo bien conocido en algunas profesiones. Las bibliotecas no suelen considerarse en esta categoría de lugares de trabajo. Existen estudios nacionales, como el Estudio de Trauma Urbano en Bibliotecas de 2022, que describen el impacto de la exposición repetida a traumas en los empleados de bibliotecas urbanas.

La Biblioteca Central fue el lugar principal para los informes de incidentes entre las bibliotecas del vecindario.

^{Fuente: Informes mensuales de incidentes compartidos por la Biblioteca de enero a diciembre de 2022. Datos del recuento promedio de visitantes compartidos por la Biblioteca. Analizamos los incidentes de seguridad por cada 1000 visitantes para considerar las diferencias en el número de usuarios atendidos por cada biblioteca local. Los incidentes pueden variar desde infracciones menores de las normas de la biblioteca hasta incidentes graves que implican actos de violencia y amenazas de daño físico. Tenga en cuenta que el número de informes de incidentes no es el mismo que el número de incidentes de seguridad. Algunos incidentes tienen más de un informe asociado cuando varios miembros del personal o varios usuarios están involucrados en un incidente de seguridad.}

El personal que trabaja con el público necesita más apoyo

Los empleados de la biblioteca compartieron que necesitan apoyo para mantener un ambiente acogedor para todos los que interactúan con el sistema. Informan que la falta de comunicación, los protocolos claros y la respuesta inconsistente tras los incidentes contribuyeron a un ambiente de seguridad deficiente.

En la encuesta que realizamos a empleados, los que trabajan de cara al público tenían menos probabilidades de sentirse seguros en el trabajo. Aproximadamente uno de cada cuatro empleados que interactúan con el público en su puesto afirmó sentirse seguro. Las respuestas fueron similares entre los empleados que interactúan con el público presencialmente (27%) y virtualmente o por teléfono (23%). En comparación, aproximadamente la mitad de los empleados de bibliotecas que no interactúan con el público (55%) afirman sentirse seguros en el trabajo.

Los trabajadores que interactúan con el público en persona y virtualmente tenían menos probabilidades de responder que se sienten seguros en el trabajo en comparación con los trabajadores que no interactúan con el público.

^{Fuente: Encuesta anónima de la Oficina del Auditor a empleados de la Biblioteca. Respuestas a la pregunta "Me siento seguro en el trabajo" según los tipos habituales de interacción con el público. Las respuestas se recopilaron en noviembre de 2022. Nota: La interacción con el público incluye interacciones presenciales, virtuales y telefónicas.}

Algunos empleados compartieron su percepción de que los líderes de la Biblioteca que no interactúan directamente con el público podrían no actuar con urgencia para abordar los riesgos de seguridad, en parte porque no ven su impacto en el entorno laboral de la biblioteca. Una de las sugerencias que escuchamos de los empleados fue que los líderes de la Biblioteca pasaran más tiempo en las bibliotecas locales para comprender mejor los desafíos que enfrentan los empleados que atienden al público.

Algunos empleados también describen una respuesta inconsistente de la gerencia ante incidentes críticos de seguridad. Un incidente crítico se define como aquel que ocurre en las instalaciones de la biblioteca o está directamente relacionado con la función de alguien en la biblioteca e involucra uno de los siguientes elementos:
● Un intento de dañar físicamente a un empleado de la biblioteca
● Una amenaza real de violencia física inmediata, conducta sexual inapropiada o
● Una evacuación o confinamiento por motivos de seguridad que no sea un simulacro.

El procedimiento de respuesta a incidentes críticos de la Biblioteca exige llamar a las fuerzas del orden y al personal de emergencias cuando existe una amenaza activa a la seguridad de los usuarios o empleados que excede la función del personal de seguridad de la Biblioteca. Sin embargo, los empleados informan que las fuerzas del orden rara vez acuden mientras hay un incidente en curso. En un ejemplo que compartió un empleado, un usuario físicamente agresivo advirtió al personal que no les preocupaba que llamaran a la policía debido a la lentitud de la respuesta.

Descubrimos que parte de la información del procedimiento de respuesta a incidentes críticos podría estar desactualizada. Por ejemplo, el procedimiento establece que la decisión de conceder licencia administrativa la toma el Presidente del Condado. Sin embargo, otros líderes de la Biblioteca aclararon que el Director de la Biblioteca y el Gerente de Recursos Humanos también pueden conceder licencias administrativas.

Algunos empleados comentaron que necesitan el apoyo de personas con experiencia en trabajo social o respuesta a crisis. La Biblioteca cuenta actualmente con un contrato de Intervención en Crisis con Cascadia Behavioral Health, que prevé la presencia de trabajadores sociales en la Biblioteca Central y su disponibilidad para apoyar a otras sucursales según sea necesario. Sin embargo, es posible que los empleados de las bibliotecas locales no sepan que pueden contactar a estos trabajadores sociales durante las crisis para solicitar orientación y apoyo in situ. Este recurso no está incluido en el Procedimiento de Respuesta a Incidentes Críticos.

Cuando preguntamos a los empleados de la Biblioteca qué les haría sentir más seguros, aproximadamente la mitad de las respuestas mencionaron al personal de seguridad de la biblioteca. Muchos empleados compartieron su valor para los Enlaces de Seguridad de la Biblioteca por su papel en la reducción de incidentes de seguridad. El personal de seguridad de la biblioteca incluye Enlaces de Seguridad de la Biblioteca y personal de seguridad contratado. La Biblioteca Central también cuenta con Coordinadores de Seguridad para responder a las mayores necesidades de seguridad.

Los enlaces de seguridad de la biblioteca son empleados que brindan apoyo de seguridad en algunas ubicaciones. Algunas asignaciones de enlaces de seguridad no se correspondían con las ubicaciones con mayor incidencia de incidentes de seguridad. Por ejemplo, la Biblioteca de Kenton no contó con un enlace de seguridad durante parte de 2022. Los empleados de dos ubicaciones mencionaron que, cuando los enlaces de seguridad de la biblioteca están en la sucursal, otros empleados pueden concentrarse en sus trabajos, en comparación con el entorno más estresante cuando no están.

La Biblioteca ha establecido un equipo de revisión de incidentes para revisar los informes de incidentes. Este equipo incluye a la gerencia de la Biblioteca, los enlaces de seguridad de la Biblioteca y otros miembros del personal con responsabilidades relacionadas con la seguridad. Su principal objetivo es garantizar que las respuestas a los incidentes se ajusten a las políticas de la Biblioteca y del condado. Sus objetivos incluyen revisar las exclusiones, realizar un seguimiento para recopilar información adicional y garantizar que los informes de incidentes contengan la información adecuada. La Biblioteca podría considerar otros espacios para un diálogo bidireccional entre el personal y la gerencia sobre la respuesta posterior a los incidentes, incluyendo temas como la revisión de las tendencias en los tipos de incidentes y la prestación de apoyo adaptado a las necesidades de los pacientes.

La biblioteca no analiza sistemáticamente las tendencias en los datos de seguridad

Se han producido cambios significativos en el modelo de seguridad y protección de la Biblioteca desde que las bibliotecas vecinales reabrieron sus puertas en junio de 2021. Para realizar más mejoras, la Biblioteca debe recopilar y analizar las tendencias en los datos de seguridad, como se recomienda en las mejores prácticas de prevención de la violencia en el lugar de trabajo de OSHA.

La Biblioteca no analiza actualmente las tendencias sistémicas en incidentes de seguridad, en parte debido a las limitaciones de su sistema de reporte de incidentes de seguridad. Los empleados de la Biblioteca informan que los datos sobre incidentes de seguridad no se descargan fácilmente en un formato que les permita realizar un análisis sólido de los datos.

Para permitir la revisión de incidentes pasados, los datos se copian manualmente del sistema en línea de Respuesta a Incidentes de Seguridad de la Biblioteca y se copian en un resumen mensual. Este resumen mensual incluye la fecha, la hora, la ubicación, una breve descripción y las medidas de seguimiento adoptadas. Con aproximadamente 200 informes de incidentes al mes, la generación manual de informes requiere mucho tiempo y presenta la posibilidad de errores.

Otra limitación de los datos es que el tipo y la gravedad de los incidentes pueden ser difíciles de rastrear con el sistema actual. Los incidentes pueden abarcar desde infracciones menores de las normas de la biblioteca hasta incidentes graves que implican actos de violencia y amenazas de daño físico. Conocer la gravedad y el tipo de incidentes es fundamental para tomar decisiones basadas en datos sobre las necesidades de seguridad.

La dirección de la biblioteca indicó que están explorando el uso de otras bases de datos para este fin. El nuevo sistema de notificación de incidentes en línea para todo el condado, Origami, podría ser útil en el futuro. Sin embargo, la dirección de la biblioteca indicó que el sistema del condado aún no cuenta con todas las funciones que la biblioteca necesita. Han recomendado a los empleados que sigan usando ambos sistemas por el momento.

El Departamento de Salud está experimentando un aumento similar en las preocupaciones relacionadas con la seguridad. Han comenzado a proporcionar actualizaciones mensuales de seguridad al personal, con un resumen de los tipos de incidentes y las medidas que la dirección del departamento está tomando para responder. Proporcionar actualizaciones periódicas y comunicar las tendencias en los incidentes contribuye a la transparencia y a la sensación general de seguridad de los empleados.

Es posible que los comités de seguridad no cumplan con las normas de OSHA

Como auditores, debemos comunicarnos con la gerencia con prontitud cuando identificamos áreas de posible incumplimiento de las leyes y normas vigentes. La OSHA de Oregón exige a muchos empleadores mantener comités de seguridad activos. Los comités de seguridad son un requisito mínimo para brindar a empleados y gerentes la oportunidad de abordar de forma proactiva las preocupaciones de seguridad. Durante nuestra auditoría, detectamos que la Biblioteca corría el riesgo de incumplir los requisitos establecidos en la normativa de la OSHA de Oregón, según OAR 437-001-0765 . Dos de las cinco citaciones más comunes de la OSHA de Oregón en 2022 se relacionaron con infracciones de las normas para comités de seguridad.

El 24 de mayo de 2023, enviamos una carta a los líderes de la biblioteca y a la Junta de Comisionados del Condado describiendo las siguientes áreas de posible incumplimiento (Apéndice A):

• Los comités de seguridad se reúnen con bastante frecuencia y son activos.
• Las actas de las reuniones están disponibles para los empleados.
• Se están realizando inspecciones y se están documentando.
• El Comité de Seguridad de la Biblioteca Vecinal recibe revisiones integrales anuales
• Los miembros están recibiendo las capacitaciones requeridas

Desde que se plantearon estas inquietudes, la Biblioteca ha proporcionado actualizaciones sobre las medidas correctivas adoptadas. El Departamento de Gestión de Riesgos del condado y la Biblioteca han aclarado que los comités de seguridad deben reunirse mensualmente. El personal de la Biblioteca ha localizado algunas actas de reuniones e informes de inspección y los ha publicado en la intranet. No se han localizado todas las actas de reuniones e informes de inspección anteriores.

En octubre de 2023, la Biblioteca comenzó a celebrar comités de seguridad mensuales. Como parte de esta transición, también compartió su plan para cumplir con los demás requisitos de OSHA: garantizar que el comité de seguridad cuente con suficientes miembros, cumpla con los requisitos de capacitación y los requisitos de documentación. La Biblioteca también ha expresado su compromiso de crear un equipo interno de coordinación del Comité de Seguridad. El seguimiento de esta auditoría evaluará las medidas correctivas y las medidas adoptadas para prevenir incumplimientos en el futuro.

Los procesos a nivel de condado aún no están coordinados

La Biblioteca y las oficinas del condado tienen diferentes procesos para documentar y responder a incidentes de seguridad. Cuando estos sistemas no se conectan entre sí, los líderes del condado no reciben información crucial para abordar los riesgos laborales y crear un entorno laboral seguro para todos los empleados.

Los empleados y gerentes son responsables de reportar algunos incidentes y accidentes laborales a la administración del condado. En 2022, se utilizó el formulario de Gestión de Riesgos 2 (RSK-2) para este propósito. Las instrucciones del formulario RSK-2 definen un incidente como "todo accidente laboral, lesión, enfermedad, acoso, violencia en el lugar de trabajo" y "cuasi accidentes en los que alguien podría haber resultado herido, pero no por circunstancias fortuitas".

Los empleados de la biblioteca documentan con menos frecuencia los incidentes de seguridad en los formularios de Gestión de Riesgos del Condado. De los 177 informes RSK-2 presentados por los empleados de la biblioteca en 2022, se reportaron 25 incidentes relacionados con la seguridad. La mayoría de los informes RSK-2 corresponden a incidentes relacionados con la seguridad y la COVID-19. Sin embargo, en el sistema de notificación de incidentes de la biblioteca, se presentaron un total de 2241 informes de incidentes en 2022.

Además, faltaba información en los formularios RSK-2. Estos formularios incluyen preguntas sobre la descripción del incidente, sus causas y las medidas correctivas implementadas para prevenir incidentes similares. En aproximadamente 1 de cada 4 formularios RSK-2 no se incluyeron medidas correctivas. La fecha de implementación de la medida correctiva estaba en blanco en la mitad de los formularios RSK-2 que revisamos. Cuando no se completaban los formularios RSK-2, es posible que la administración del condado no reciba información sobre incidentes de seguridad que permita una respuesta coordinada. Mejorar la coordinación ayuda a reducir el riesgo de que se repitan incidentes similares en todos los departamentos.

En junio de 2023, el condado cambió de formularios en papel, como el RSK-2, a un portal central en línea para la notificación de incidentes llamado Origami. La implementación del sistema Origami incluyó una capacitación obligatoria para todos los empleados del condado. Estas medidas podrían ayudar a mejorar la coordinación entre la administración del condado y los departamentos individuales. Estos cambios se estaban implementando durante esta auditoría. Se requiere una evaluación adicional para determinar si estas medidas mejoran la respuesta a los incidentes de seguridad.

Los servicios se han reducido, en parte debido a problemas de personal.

La reducción de personal, sumada a las interrupciones causadas por la pandemia y los cambios organizativos, ha provocado reducciones significativas en los servicios bibliotecarios al público. Las bibliotecas de barrio han tenido que cerrar o reducir sus servicios. El número de programas ofrecidos también está muy por debajo de los niveles prepandemia.

Los empleados expresaron constantemente sus inquietudes sobre la dotación de personal en nuestras entrevistas, visitas a las instalaciones y encuestas. Hablamos con ellos en un momento excepcional, después de la reapertura de las bibliotecas locales tras la pandemia y antes de su cierre por la construcción de bonos. Actualmente, las limitaciones de personal son un problema menor, ya que el personal ha sido reasignado durante la construcción. Sin embargo, persiste el riesgo de nuevas interrupciones tras la reapertura de las bibliotecas locales si los directivos no abordan los problemas.

Para este informe, el término “bibliotecas de barrio” se refiere a todas las bibliotecas públicas del condado, incluida la emblemática Biblioteca Central, 18 bibliotecas más pequeñas y ubicaciones temporales establecidas durante la construcción.

Las bibliotecas de barrio tienen menos empleados ahora que en años pasados

La dotación de personal en las bibliotecas de barrio ha disminuido significativamente en los últimos ejercicios fiscales. La mayor caída se registró en el ejercicio fiscal 2021. Los despidos se anunciaron en julio de 2020, dentro del ejercicio fiscal 2021. El número real de empleados que trabajan en las bibliotecas de barrio se recuperó, pero no ha vuelto a los niveles previos a la pandemia.

Los líderes de la biblioteca han reducido la cantidad de empleados que presupuestaron para trabajar en las bibliotecas del vecindario con el tiempo y la cantidad real de empleados es incluso menor.

Números presupuestados y reales de empleados equivalentes a tiempo completo (ETC) en los años fiscales (AF)

^{Notas: Los montos presupuestados corresponden al presupuesto aprobado al inicio del año fiscal. Los montos reales corresponden al final del año fiscal para tener en cuenta el tiempo de contratación. Los montos se basan en el centro de costos y no incluyen empleados temporales, de guardia ni contratados, como personal de seguridad contratado. Durante la reorganización de la Biblioteca, es posible que algunos puestos hayan cambiado de categoría sin que sus responsabilidades o ubicación se hayan modificado.}

• ^{Materiales y Administración incluye a empleados que trabajan en áreas como liderazgo y alta dirección, RR. HH. y TI, así como en el desarrollo y la distribución de colecciones de libros y otros materiales. También incluye un equipo de personal para todo el sistema que suple las necesidades.}
• ^{Las bibliotecas de vecindario incluyen puestos en la Biblioteca Central, bibliotecas temporales durante la construcción y todas las demás ubicaciones de bibliotecas públicas, incluidos los enlaces de seguridad empleados por la Biblioteca.}
• ^{Los Servicios Comunitarios incluyen equipos de programación, extensión y participación comunitaria y respuesta de preguntas virtuales.}

Sin embargo, esta tendencia no se debe únicamente a la pandemia y a los despidos. Como muestra el gráfico anterior, los responsables de la Biblioteca han reducido el número de empleados presupuestados en todas las bibliotecas de barrio. Esto fue especialmente drástico en la Biblioteca Central, donde el número de empleados presupuestados fue aproximadamente un 20 % menor en el año fiscal 2023 que en el año fiscal 2019. Parte de este cambio podría deberse a una reorganización del personal.

Niveles de personal En otras áreas de la Biblioteca, el personal presupuestado se ha mantenido relativamente estable o ha aumentado. El personal presupuestado para el equipo de servicios comunitarios aumentó un 50 % entre el año fiscal 2019 y el año fiscal 2023. Este equipo presta servicios en la comunidad y de forma virtual. Por ejemplo, el personal visita escuelas, responde preguntas por teléfono o colabora con grupos comunitarios para planificar programas. Sin embargo, algunos puestos no se han cubierto. El número de empleados presupuestados para trabajar en administración y gestión ha aumentado ligeramente, aunque, una vez más, no todos los puestos están cubiertos. El número de empleados que trabajan en el desarrollo de la colección de libros y materiales de la Biblioteca se ha mantenido prácticamente sin cambios.

El personal adicional asignado al equipo de servicios comunitarios podría compensar la pérdida de personal en las bibliotecas locales. Los empleados de estos equipos se encargarán de responder preguntas de referencia virtuales y de planificar y coordinar programas, eventos y actividades de participación comunitaria, tareas que anteriormente podrían haber realizado algunos empleados asignados a las bibliotecas locales.

Sin embargo, el aumento de personal en servicios comunitarios no compensa por completo las pérdidas en las bibliotecas de barrio, especialmente si consideramos el número real de empleados. En términos de personal, en junio de 2023 había aproximadamente el equivalente a 45 empleados menos trabajando tanto en bibliotecas de barrio como en servicios comunitarios, en comparación con junio de 2019. Algunas bibliotecas cerraron por obras en junio de 2023.

Antes del cierre de las obras, la diferencia seguía existiendo, pero era menor. En diciembre de 2022, las bibliotecas de barrio y los equipos de servicios comunitarios contaban en conjunto con el equivalente a unos 25 empleados menos que en junio de 2019. Todas las bibliotecas de barrio abrieron a principios de diciembre.

La mayor parte de la pérdida neta de personal en las bibliotecas locales se registró en el puesto de auxiliar administrativo, que se está eliminando gradualmente como parte de la reorganización. Los empleados auxiliares asisten a los usuarios de la biblioteca y clasifican y colocan libros en los estantes, entre otras funciones. En su lugar, se contratan nuevos empleados como auxiliares de biblioteca o auxiliares de servicios de acceso, quienes comparten algunas funciones que se solapan con los auxiliares administrativos.

Los directivos de la biblioteca informaron que no contrataron personal durante la pandemia debido a la reducción de servicios. A medida que se acercaba la construcción del bono, volvieron a posponer la contratación de personal para algunas vacantes, anticipando el cierre de las obras.

La Biblioteca ahorró dinero al reducir el salario de sus empleados en los últimos años. Estos ahorros extraordinarios se destinaron a reservas para uso futuro. Los directivos de la biblioteca informan que una de las principales prioridades de las reservas es cubrir cualquier déficit futuro en la financiación de los servicios básicos de la biblioteca. Además, se han destinado más de 18 millones de dólares para futuras mejoras en los edificios.

Los empleados informan mayores cargas de trabajo, pero menos usuarios acuden a las bibliotecas del barrio

Durante nuestra auditoría, los empleados informaron tener una mayor carga de trabajo y sentirse estresados ​​por la reducción de personal. Sin embargo, la forma en que la dotación de personal ha afectado la carga de trabajo y el servicio se complica por los cambios provocados por la pandemia.

Cuando hablamos con los empleados, con frecuencia expresaron su preocupación por la dotación de personal. Informaron que una menor dotación de personal afecta su carga de trabajo y su nivel de estrés, así como los servicios que pueden prestar. También indicaron sentirse menos seguros debido a la escasez de personal. Por ejemplo, los empleados de la Biblioteca Central nos comentaron que trabajan solos en mostradores que antes tenían dos empleados. Los mostradores pueden estar aislados en zonas de la biblioteca sin otros empleados cerca, lo que genera inseguridad si un usuario actúa de forma amenazante o se produce un incidente.

Al mismo tiempo, la naturaleza de los servicios ha cambiado desde la pandemia. En 2022, el número de usuarios que accedieron a las bibliotecas locales fue aproximadamente la mitad que antes de la pandemia, según datos de la Biblioteca. Además, más usuarios acceden a los materiales digitalmente que antes de la pandemia.

Esto significa que, incluso con menos empleados, hay muchos menos usuarios por empleado que antes. Sin embargo, el número de usuarios por empleado es una medida imperfecta de la carga de trabajo. Algunos usuarios requieren mucho más tiempo y asistencia que otros. Responder a incidentes de seguridad también supone un aumento de trabajo.

Las bibliotecas de barrio han cerrado en ocasiones debido a la falta de personal.

En 2022, la Biblioteca tuvo que cerrar bibliotecas de barrio en ocasiones debido a la falta de personal. Cuando no conseguían suficiente personal para mantener una biblioteca de barrio abierta de forma segura, cerraban o recurrían al servicio a domicilio. Según el seguimiento de la Biblioteca, hubo 44 días en que esto ocurrió durante el primer semestre de 2022.

Este período coincide con un aumento repentino de casos de COVID-19. Las ausencias relacionadas con la COVID-19 contribuyeron a los cierres. Sin embargo, desde entonces, los cierres han continuado a un ritmo menor.

Un cambio en las directrices internas también pudo haber contribuido a los cierres. A principios de 2022, la dirección de la Biblioteca aumentó el número mínimo de empleados necesarios para mantener abiertas las bibliotecas de barrio por razones de seguridad. Implementaron este cambio tras la presión del sindicato que representa a los empleados de la Biblioteca. Dependiendo del tamaño de la biblioteca de barrio, las nuevas normas exigen entre cero y cuatro empleados adicionales a la vez. La política también aumentó el número requerido de empleados capacitados para ser la persona a cargo. Debido a la escasez de personal, podría ser difícil cumplir con este requisito en todo momento.

Además, la Biblioteca ha perdido cierta flexibilidad para que los empleados cubran turnos según sea necesario. El personal de guardia se redujo a la mitad durante la pandemia y no se ha recuperado. La Biblioteca también despidió a un equipo de empleados encargados de cubrir vacantes en diferentes bibliotecas locales. En su lugar, aumentó el presupuesto para pagar a empleados a tiempo parcial o de guardia para que cubrieran turnos adicionales. Sin embargo, este aumento presupuestario no implicó la contratación de más empleados.

Durante la construcción, la dotación de personal es menos preocupante, ya que muchos empleados han sido reasignados. Sin embargo, algunas bibliotecas de barrio han tenido que cerrar por falta de personal capacitado y disponible para ejercer como responsables. Además, nos enteramos de que algunas bibliotecas de barrio tienen más afluencia, ya que reciben usuarios que normalmente acudirían a locales cerrados por obras.

La programación y la participación comunitaria no se han reanudado desde la pandemia

La cantidad de programas y eventos que la Biblioteca ha ofrecido desde la pandemia ha sido considerablemente menor en comparación con antes del inicio de la pandemia. A diciembre de 2022, la Biblioteca tardó en restablecer la programación. La programación incluye actividades como la hora del cuento semanal, capacitación en informática o eventos culturales. Los directivos de la biblioteca informan que están en proceso de reorganizar este tipo de trabajo y aplicar herramientas de equidad a la programación, lo que ha contribuido al retraso. La dotación de personal, las interrupciones causadas por la pandemia y la priorización de las obras relacionadas con los bonos probablemente también contribuyeron.

La programación disminuyó drásticamente durante los cierres por la pandemia y aún no se ha recuperado.

Número de programas o eventos a lo largo de los años calendario

^{Fuente: Hojas de seguimiento de Google de la Biblioteca para los programas reportados. Los programas incluyen los organizados por la Biblioteca y los eventos en los que participaron los empleados de la Biblioteca, pero no incluyen las visitas domiciliarias. Dado que estos datos son reportados por varios empleados de la Biblioteca, podrían no estar completamente completos y deben considerarse estimaciones. Los datos corresponden a diciembre de 2022 y es posible que los programas hayan aumentado desde entonces.}

La falta de personal probablemente contribuyó a la reducción de los servicios. Los líderes bibliotecarios priorizan mantener abiertas las bibliotecas locales antes que permitir que los empleados organicen o asistan a eventos o programas.

Los empleados manifestaron su frustración con esto. Por ejemplo, varios empleados nos contaron sobre una celebración del Juneteenth que se canceló a última hora por falta de personal. No había suficientes empleados para trabajar tanto en las bibliotecas locales como en el evento. Los empleados informaron que esto causó daño y desconfianza en la comunidad negra y afroamericana.

Un nuevo equipo de participación comunitaria podría ayudar a dirigir la estrategia de programación, divulgación y participación. Los empleados de este equipo contarán con diversas especializaciones culturales y lingüísticas para interactuar con diferentes comunidades. El equipo pretende reorientar estratégicamente su trabajo hacia la participación comunitaria para determinar qué servicios necesita con mayor urgencia. Sin embargo, al momento de redactar este informe, el equipo aún se encontraba en proceso de desarrollo.

Las preocupaciones sobre la equidad en la fuerza laboral incluyen expectativas poco claras y empleados que se sienten infravalorados y sobrecargados de trabajo.

Las comunicaciones de la biblioteca indican que la biblioteca valora los principios de diversidad, equidad e inclusión. Los directivos de la biblioteca han puesto esto en práctica contratando una plantilla más diversa en los últimos años. Esto incluye empleados con competencias culturales y lingüísticas para prestar servicios específicos para la comunidad.

Sin embargo, algunos empleados con habilidades culturales y lingüísticas, al igual que otros empleados, expresaron su frustración por sentirse infravalorados y por no poder aplicar plenamente sus habilidades. Además, los líderes de la Biblioteca podrían establecer expectativas más claras para los empleados que realizan actividades de participación comunitaria o divulgación sobre qué parte de este trabajo pueden o deben realizar. Algunos empleados con habilidades culturales y lingüísticas también pueden tener una carga de trabajo elevada.

Los programas Hablamos su idioma y Defensores culturales han crecido

Durante los últimos 20 años, la Biblioteca ha desarrollado cada vez más su capacidad para servir mejor a las comunidades de color y cultura. Esto se ha logrado mediante la contratación de personal con habilidades lingüísticas y culturales específicas. Según un informe de la Asociación Americana de Bibliotecas, las bibliotecas estadounidenses se construyeron históricamente sobre la base de la exclusión y la blancura. La contratación intencionada de personal con habilidades lingüísticas y culturales busca contrarrestar esa historia y mejorar la inclusión y el acceso a la información y los recursos para personas de todos los orígenes culturales.

Los primeros puestos en la Biblioteca con requisitos lingüísticos fueron creados hace unos 20 años por Rita Jiménez, con un programa de becas para ampliar los servicios a la comunidad hispanohablante. Desde entonces, el programa para empleados bilingües y, generalmente, biculturales, llamado Hablamos Tu Idioma, ha crecido drásticamente. La Biblioteca también incorporó Defensores Culturales de la Biblioteca Afroamericana y un Equipo Indígena que requieren habilidades culturales, pero no lingüísticas.

Al momento de redactar este informe, identificamos a 132 empleados de la Biblioteca que utilizaban habilidades culturales y lingüísticas en sus puestos, basándose en que recibían el 4% de prima salarial por el uso de dichas habilidades. Identificamos a 129 de estos empleados que trabajaban en puestos que requerían habilidades culturales y lingüísticas específicas. La discrepancia podría deberse a inexactitudes en los datos. También es posible que algunos empleados reciban una remuneración bilingüe si utilizan regularmente habilidades lingüísticas, incluso si no ocupan un puesto designado para ello.

Más de 100 empleados utilizan habilidades culturales o lingüísticas en sus puestos para servir a comunidades específicas

Comunidades atendidas por número de puestos ocupados, aproximadamente

Si bien el crecimiento de estos programas y la mayor diversidad de empleados en general son positivos, también han presentado desafíos. En entrevistas, los empleados nos comentaron constantemente que valoraban estos programas y a las personas que trabajan en ellos. Pero también nos comentaron que los empleados con habilidades lingüísticas y culturales, así como los empleados negros, indígenas y otras personas de color (BIPOC), en general, se beneficiarían de un mayor apoyo.

Diversidad, equidad e inclusión son prioridades declaradas de la Biblioteca.

Los líderes de la biblioteca valoran la contratación de empleados diversos que puedan conectar con diferentes comunidades para brindar servicios más equitativos. El sitio web de la biblioteca afirma que "invierte en experiencia y apoyo especializados, cultural y lingüísticamente relevantes, para construir relaciones activas y de confianza...". En presentaciones públicas, los líderes de la biblioteca destacan el aumento en la contratación de empleados negros, indígenas y otras personas de color (BIPOC) como un logro. Tanto el Plan de Equidad Laboral del Condado de Multnomah como la Asociación Americana de Bibliotecas recomiendan reducir las barreras para la contratación, el ascenso y la retención de empleados racial y culturalmente diversos.

La contratación de personal con habilidades culturales y lingüísticas específicas es una de las estrategias de la Biblioteca para mejorar la equidad y la inclusión en la prestación de servicios. Además, puede aumentar la diversidad de la plantilla. Sin embargo, es importante tener en cuenta que no todos los empleados con habilidades culturales y lingüísticas específicas se identifican como BIPOC y no todos reciben remuneración por utilizar sus habilidades culturales y lingüísticas en sus puestos.

La Biblioteca ha aumentado la contratación de empleados BIPOC en los últimos años. Por ejemplo, de los empleados contratados en los últimos dos años, el 18 % se identifica como negro o afroamericano, el 4 % como indígena americano o nativo de Alaska y el 13 % como latino o hispano. Comparemos esta cifra con la de los empleados que llevan más de dos años trabajando en la Biblioteca, de los cuales solo el 7 % se identifica como negro o afroamericano, el 1 % como indígena americano o nativo de Alaska y el 11 % como latino o hispano. El porcentaje de empleados que se identifican como africanos, de Oriente Medio, eslavos y de dos o más razas también aumentó. Una excepción son los empleados que se identifican como asiáticos, cuyo porcentaje de contrataciones recientes (8 %) es menor que el de las anteriores (9 %).

En los últimos dos años se han contratado más empleados negros, indígenas y latinos/hispanos para trabajar en la Biblioteca que en años anteriores.

^{Fuente: Workday. Notas: Las categorías se basan en las categorías de los datos de Workday. Los gráficos muestran la distribución por raza/etnia entre las contrataciones anteriores (empleados contratados hace más de dos años) y las contrataciones recientes (empleados contratados en los últimos dos años). La banda gris incluye las siguientes categorías raciales/étnicas: africano, asiático, de Oriente Medio, eslavo, dos o más, blanco y no respondió o se negó a responder.}

Si bien la diversidad, la equidad y la inclusión son prioridades de la Biblioteca, también escuchamos algunas inquietudes sobre la equidad por parte de sus empleados. Algunos nos comentaron que, en su opinión, no se estaban cumpliendo las prioridades de la Biblioteca y que la equidad era más una cuestión de palabras que de acciones. Señalaron casos en los que percibían que no se valoraba al personal o que no se atendía adecuadamente a las comunidades. Por ejemplo, algunos empleados cuestionaron la decisión de cerrar simultáneamente varias bibliotecas locales que atienden a la comunidad negra durante las obras.

Las tasas de retención de la Biblioteca se han mantenido bastante estables, pero sugieren posibles diferencias en la experiencia de los empleados según su raza y etnia. Las tasas de retención general disminuyeron ligeramente cuando se anunciaron los despidos durante la pandemia, pero en general se han recuperado. Las tasas de retención de empleados negros o afroamericanos experimentaron una fuerte caída durante la pandemia. Las tasas de retención de empleados que se identifican con dos o más razas también están por debajo del promedio. Las tasas de retención muestran el porcentaje de empleados que permanecieron trabajando en la Biblioteca durante cada año fiscal.

Las tasas de retención generales son bastante estables, pero disminuyeron durante la pandemia, especialmente para los empleados negros.

^{Fuente: Análisis de los datos de Workday realizado por el auditor. Notas: La tasa de retención se calcula dividiendo el número de empleados que al inicio del ejercicio fiscal seguían empleados al final del mismo entre el número total de empleados al inicio del ejercicio. Estos cálculos no incluyen empleados temporales, de guardia ni contratados. Los empleados que dejaron la Biblioteca para trabajar en otras zonas del condado o que pasaron a trabajar de guardia se consideraron como no empleados de la Biblioteca.}

Los empleados informan que su experiencia no siempre se utiliza ni se valora

Los empleados con habilidades culturales y lingüísticas desean que su experiencia se valore y se aplique en el trabajo. Algunos empleados con los que hablamos sentían que se les contrataba por sus habilidades culturales y lingüísticas, pero no se les trataba como expertos ni se les permitía aplicarlas en la comunidad. Este sentimiento se extendió a los empleados sin habilidades culturales y lingüísticas. Escuchamos a empleados que sentían que al personal y a los mandos intermedios en general no se les consultaba con frecuencia sobre las decisiones ni se confiaba en ellos para que tomaran decisiones a su nivel. También escuchamos frustraciones por la falta de oportunidades de ascenso o la percepción de que solo algunos empleados tienen oportunidades de ascender.

Además, los auxiliares de biblioteca tienen más probabilidades que los bibliotecarios de poseer habilidades culturales y lingüísticas. La mitad de los auxiliares de biblioteca utilizan estas habilidades en su trabajo, en comparación con el 25% de los bibliotecarios. Los auxiliares de biblioteca responden a las preguntas de los usuarios y ayudan a los bibliotecarios a gestionar las colecciones de libros y a desarrollar programas comunitarios.

El puesto de asistente de biblioteca tiene una escala salarial más baja y requiere menos formación técnica que el de bibliotecario, que requiere una maestría en bibliotecología. Además, es más probable que los asistentes de biblioteca ocupen puestos a tiempo parcial que los bibliotecarios. Hemos escuchado que contratar bibliotecarios con competencias culturales y lingüísticas es un desafío, ya que la cantera de candidatos es menor debido al requisito de formación.

Los líderes de la biblioteca podrían proporcionar expectativas más claras a los empleados con habilidades culturales y lingüísticas

Los empleados de bibliotecas con habilidades culturales y lingüísticas, y otros empleados que puedan realizar actividades de extensión, tienen expectativas poco claras sobre cómo equilibrar la extensión y el trabajo programático con otras tareas en las bibliotecas del vecindario.

Los líderes de la biblioteca afirman que están cambiando el modelo de participación comunitaria, extensión y programas. Bajo el nuevo modelo, existe un equipo a nivel de sistema para la planificación y coordinación de la participación comunitaria.

Los empleados que trabajan en bibliotecas de barrio aún pueden apoyar estos esfuerzos de todo el sistema, pero su principal responsabilidad es desempeñar su función.Las funciones habituales de ion en su biblioteca local. Los líderes bibliotecarios afirmaron que es importante contar con empleados con habilidades culturales y lingüísticas que reflejen la comunidad local trabajando en las bibliotecas locales.

Sin embargo, los líderes no han aclarado sus expectativas sobre la difusión. La guía sobre difusión en la intranet de la Biblioteca es escasa. Las descripciones de los puestos pueden indicar el porcentaje de trabajo previsto para difusión, entre otras actividades, según el puesto. Sin embargo, como se describió anteriormente, las limitaciones de personal pueden afectar la capacidad de los empleados para realizar difusión, y la aprobación de la difusión queda a discreción de los administradores de bibliotecas locales, lo cual puede no ser uniforme. Incluso con las descripciones de los puestos, las expectativas de los puestos pueden no estar claras, ya que no se describen en la guía de la intranet.

En una encuesta enviada a todo el personal de la Biblioteca, los empleados con habilidades culturales y lingüísticas informaron tener menos claridad en sus roles. En nuestra encuesta, el 54 % de los empleados con habilidades culturales y lingüísticas considera que sus roles y responsabilidades son claros, en comparación con el 67 % de los empleados sin habilidades culturales y lingüísticas.

La tensión entre cumplir con los deberes habituales en una biblioteca de barrio y trabajar en la participación y extensión comunitaria ha generado cierta frustración.
Por un lado, supimos que algunos empleados se sentían frustrados por no poder dedicar más tiempo a actividades de divulgación o programas con miembros de la comunidad. Para algunos empleados, esto contribuía a que se sintieran infravalorados.

Por otro lado, también nos enteramos de que, para aquellos empleados que podían realizar tareas más centradas en la comunidad, la carga de trabajo derivada de tener múltiples exigencias era alta. Algunos empleados dedicaban mucho tiempo tanto a cumplir con sus expectativas laborales habituales, como ordenar libros en estanterías o responder a las preguntas de los usuarios, como a planificar y realizar actividades de divulgación o contribuir a las iniciativas de la Biblioteca.

Las exigencias pueden ser mayores para algunos empleados en puestos de auxiliar de biblioteca. Según una encuesta realizada entre empleados de la biblioteca, los auxiliares que utilizan habilidades culturales o lingüísticas reportaron mayor carga de trabajo que los auxiliares en puestos que no las requieren. También reportaron dedicar más tiempo a la extensión comunitaria.

Además, los auxiliares de biblioteca podrían asumir mayor responsabilidad si no cuentan con un bibliotecario que los asista. Al momento de redactar este informe, no existían puestos de bibliotecario con requisitos de conocimientos culturales y lingüísticos indígenas, eslavos/rusos o somalíes, mientras que sí existen puestos de auxiliar de biblioteca que sí los requieren.

Los líderes de la biblioteca tienen la oportunidad de abordar las inquietudes de los empleados al planificar la reapertura total después de la construcción.

En la primavera de 2023, los líderes de la Biblioteca anunciaron una iniciativa que incluye la planificación de la dotación de personal una vez finalizadas las obras y las bibliotecas locales reabran por completo. A medida que avanza la planificación, los líderes deben considerar los problemas identificados en este informe.

La planificación ayudará a garantizar que la Biblioteca pueda prestar sus servicios básicos al público. Inicialmente, la Biblioteca estimó que la construcción de las bibliotecas vecinales nuevas y renovadas finalizará para el otoño de 2025. Esto deja menos de dos años para planificar, presupuestar, contratar y capacitar al personal adicional que se necesite.

Los líderes de la biblioteca tienen la oportunidad, con los cierres actuales de las construcciones, de planificar de manera proactiva las operaciones futuras de la biblioteca y abordar las inquietudes de los empleados.

La planificación para el futuro debe abordar las cuestiones de este informe y garantizar que se prestarán los servicios básicos.

Los líderes de la biblioteca han anunciado una iniciativa para planificar la dotación de personal en el futuro. Afirman que formarán un equipo para analizar la dotación de personal en nuevos espacios. Afirman que esta iniciativa también se vinculará con otras tareas de planificación que ya están realizando.

A medida que los líderes de la Biblioteca avanzan con la planificación futura, deben abordar las cuestiones planteadas en este informe. Estas cuestiones incluyen contar con personal suficiente para prestar servicios y atender las necesidades de seguridad. Los líderes también deben aclarar las expectativas laborales de los empleados con competencias culturales y lingüísticas, y planificar una carga de trabajo equilibrada.

También escuchamos sugerencias para revisar o ampliar la distribución del personal con competencias lingüísticas y culturales. Por ejemplo, un empleado sugirió que se otorgue una designación y un pago adicional a las personas con competencias culturales LGBTQ+ en la Biblioteca. Otro empleado comentó que el número de empleados con conocimientos de vietnamita y ruso no ha aumentado en muchos años. Según el plan estratégico de la Biblioteca, los directivos planean revisar los servicios lingüísticos y culturales.

La comunicación interna informada sobre el trauma podría ayudar a reconstruir la confianza

A lo largo de nuestra auditoría, percibimos constantemente el deseo de los empleados de una mejor comunicación y una toma de decisiones más transparente. Si bien los líderes de la biblioteca ya mantienen una amplia comunicación interna, aún existe una desconexión con los empleados.

La confianza entre los líderes y los empleados de la Biblioteca se vio dañada cuando los líderes anunciaron despidos en 2020. Para algunos empleados, solo un nuevo liderazgo podría reparar esa confianza rota. Otros empleados desearían avanzar como organización. Sin embargo, cuando la comunicación o la toma de decisiones no cumplen con las expectativas, puede convertirse en una prueba más para los empleados de la desconexión entre líderes y personal.

Para reconstruir la confianza, apoyar a los empleados con enfoque en el trauma y facilitar el cambio organizacional, los líderes de la Biblioteca deben esforzarse por mejorar continuamente la transparencia y la claridad en las comunicaciones y la toma de decisiones. El Condado de Multnomah se esfuerza por ser un lugar de trabajo con enfoque en el trauma. Muchos empleados de la Biblioteca sienten que han experimentado traumas en su lugar de trabajo debido a problemas de seguridad, la pandemia y la amenaza de despidos. La comunicación transparente y la participación de las personas en las decisiones son principios importantes de las prácticas con enfoque en el trauma. Además, la comunicación interna es un componente crucial de la gestión del cambio. A medida que la Biblioteca experimenta cambios organizacionales, la comunicación cobra aún más importancia.

Los líderes de la biblioteca ya mantienen una amplia comunicación interna. Las actualizaciones sobre diversos cambios se publican en la intranet y se comunican por correo electrónico. La biblioteca también organiza seminarios web aproximadamente una vez al mes para que los presentadores compartan información sobre diferentes proyectos y eventos. Además, los líderes han organizado sesiones de escucha para recabar la opinión del personal sobre las principales iniciativas.

Sin embargo, aún existe una gran desconexión entre los empleados y los líderes de la Biblioteca. Los empleados sienten que, cuando pueden aportar, no se les escucha. Con frecuencia nos comentaron que les gustaría una comunicación más clara y temprana. Los empleados comentaron que a menudo se sorprendían con las decisiones y no entendían su justificación. Por ejemplo, algunos empleados se sorprendieron cuando los líderes de la Biblioteca anunciaron que algunas bibliotecas locales ya no contarían con empleados del condado para la seguridad, sino que la contratarían. Los líderes no explicaron por qué decidieron el cambio y algunos empleados dijeron no entender ni estar de acuerdo con la decisión.

Durante nuestra auditoría, observamos ejemplos de comunicación exhaustiva y comunicación incompleta. Por ejemplo, tras una agresión a un empleado de la Biblioteca de Kenton, los directivos enviaron múltiples correos electrónicos a todos los empleados. Sin embargo, cuando un usuario se escondió en el edificio de la Biblioteca Central fuera del horario de atención con un cuchillo grande, los directivos no enviaron un correo electrónico a todo el personal. Solo enviaron un correo electrónico a los empleados de la Biblioteca Central. La falta de comunicación con todos los empleados crea un ambiente propicio para la propagación de rumores y el personal puede sentir que los directivos les ocultaban información importante.

Según la Sociedad de Gerentes de Recursos Humanos y el Servicio de Comunicaciones del Gobierno (Reino Unido), una buena comunicación es fundamental para la gestión del cambio. Estas fuentes indican que la comunicación interna debe realizarse a través de múltiples métodos y provenir de diversas fuentes. Los líderes deben permitir que los empleados exploren las implicaciones de los cambios. Deben escuchar a los empleados para identificar malentendidos y responder a sus inquietudes. Deben dar tiempo para que los mensajes se asimilen, ser honestos sobre las razones de los cambios, involucrar a los mandos intermedios y brindar oportunidades para conversaciones cara a cara.

Si bien los líderes de la biblioteca ya emplean algunas de estas estrategias, podrían ser más consistentes. También podrían comunicarse con mayor claridad utilizando un lenguaje más directo y sencillo. Perfeccionar la forma de comunicar con claridad y autenticidad los cambios importantes que más afectan a los empleados beneficiaría a todo el sistema bibliotecario.

Recomendaciones

Recomendamos que los líderes de la biblioteca:

Para el 1 de enero de 2024

1. Implementar acciones y procesos correctivos para garantizar que los comités de seguridad cumplan con los estándares de OSHA y defenderlos como un lugar para abordar problemas de seguridad.
2. Coordinar con el Programa de Seguridad del Condado para completar una Evaluación de Amenazas de Violencia en el Lugar de Trabajo y un Plan de Prevención de la Violencia en el Lugar de Trabajo y comunicar los resultados a todos los empleados.

Para el 1 de junio de 2024

3. Crear un plan para la evaluación continua del programa de seguridad y protección, que incluya:
a. Evaluar las capacitaciones relacionadas con la seguridad, basándose en la retroalimentación del personal.
b. Desarrollar un proceso para garantizar que todo el personal que atiende al público haya recibido capacitaciones y reciba cursos de actualización.
c. Implementar un proceso de reporte de incidentes que incluya el análisis de datos de tendencias e identificación y documentación de acciones correctivas.
4. Revisar los protocolos posteriores a incidentes para brindar más detalles, en particular sobre el apoyo al personal y las sesiones informativas, brindar orientación sobre incidentes graves pero no "críticos", y permitir una mayor toma de decisiones a nivel de la biblioteca del barrio.
5. Comunicarse con todo el personal después de incidentes graves y comunicar resúmenes de incidentes y tendencias.
6. Comunicar la visión de extensión y participación a todo el personal, incluidas las expectativas sobre extensión comunitaria para el personal que trabaja en bibliotecas de barrio.
7. Identificar y documentar los próximos cambios que afectarán a los empleados, que podrían beneficiarse de comunicaciones internas específicas.
a. Para cada cambio identificado, implementar una estrategia de comunicaciones que identifique múltiples métodos de comunicación, involucre un elemento de aporte del personal y explique las razones detrás de los cambios.
8. Desarrollar y comunicar un plan para que el equipo de liderazgo pase tiempo regularmente en las bibliotecas del vecindario.

Para el 1 de octubre de 2024:
9. Desarrollar un plan de dotación de personal para cuando se complete la construcción. De acuerdo con los hallazgos de esta auditoría, el plan de dotación de personal debe solicitar la participación de los empleados durante su desarrollo y abordar:
a. Seguridad, examinando la dotación de personal de seguridad y trabajo social incluyendo cobertura en horarios nocturnos y fines de semana.
b. Adaptar el modelo de responsable a los acuerdos sindicales.
c. Dotación de personal para las bibliotecas de barrio, para que permanezcan abiertas.
d. Participación de la comunidad, de modo que se puedan aumentar los programas, la difusión, los eventos y la participación, al tiempo que se abordan las inquietudes de los empleados en torno a la carga de trabajo y las oportunidades.
e. Asignación de competencias culturales y lingüísticas por puesto y ubicación.
f. Dar tiempo para contratar personal para puestos difíciles de cubrir.

10. Comunicar el plan de dotación de personal a los empleados de la Biblioteca y presentarlo a la Junta de Comisionados del Condado, tanto antes como después de la reapertura total de todos los edificios. Solicitar cambios presupuestarios según sea necesario para respaldar el plan de dotación de personal.
g. La comunicación inicial al personal y a la Junta Directiva deberá realizarse antes del 1 de octubre de 2024. La comunicación de seguimiento deberá realizarse antes del 1 de octubre de 2026.

Objetivos, alcance y metodología

• Los objetivos de esta auditoría fueron:
  Describir el modelo de seguridad actual, evaluar los impactos en el entorno de seguridad e identificar mejoras en la seguridad y protección.
• Identificar los desafíos estructurales de dotación de personal que contribuyen a problemas de equidad en el entorno laboral de la biblioteca.
• Para lograr estos objetivos, nosotros:
  Se realizaron 74 entrevistas, principalmente con personal de la biblioteca (37) y gerentes (25), muchos seleccionados al azar para evitar sesgos, también se buscaron personas en función de su experiencia.
• Realizó cinco visitas a sitios de bibliotecas.
• Se distribuyó y analizó una encuesta al personal de la biblioteca con una tasa de respuesta del 76 %.
• Revisó y analizó documentos, incluidos informes de incidentes y formularios RSk-2
• Investigó las directrices de OSHA y otras mejores prácticas
• Se revisaron las políticas, la orientación y la documentación de la biblioteca.
• Se analizaron los datos de Workday y Questica para observar las tasas de FTE y retención a lo largo del tiempo.

El alcance de la auditoría se centró en los años fiscales 2022 y 2023.

Para esta auditoría, analizamos los datos de RR. HH. del período fiscal 2019-2023 de Workday, el sistema de planificación de recursos empresariales del condado, y Questica, el sistema de presupuesto del condado. También analizamos datos relacionados con los informes de incidentes y los programas de la Biblioteca. Los datos de los informes de incidentes se introducen inicialmente en formularios de Google y luego se transfieren al sistema de datos de la Biblioteca, denominado Base de Datos de Informes de Incidentes de Seguridad (SIR). Los datos de programación se introducen y almacenan en hojas de cálculo de Google y luego se suben a un almacén de datos.

Evaluamos la fiabilidad de los datos mediante (1) pruebas electrónicas para detectar errores obvios de precisión e integridad, (2) entrevistas con funcionarios del condado familiarizados con los datos, (3) revisión de la documentación relacionada y (4) colaboración estrecha con los funcionarios del condado para identificar cualquier problema con los datos. Determinamos que los datos eran suficientemente fiables para los fines de este informe.

Realizamos esta auditoría de desempeño de conformidad con las normas de auditoría gubernamental generalmente aceptadas. Dichas normas exigen que planifiquemos y realicemos la auditoría para obtener evidencia suficiente y adecuada que sustente razonablemente nuestros hallazgos y conclusiones, con base en nuestro objetivo de auditoría. Consideramos que la evidencia obtenida proporciona una base razonable para nuestros hallazgos y conclusiones, con base en nuestros objetivos de auditoría.

Apéndice A. Resultados de la encuesta a empleados

Personal

Nicole Dewees, Directora de Auditoría

Caroline Zavitkovski, directora de auditoría

Mical Yohannes, Auditor de Gestión

Dorian Pacheco, Auditor de Gestión

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