Título de la serie (N.° de serie de la agencia): Descripción, retención (cita legal)
Formularios de Admisión de Clientes (CES1-001) : Se utilizan para recopilar la información de contacto inicial del cliente e ingresarla en el sistema INFOS. Los formularios muestran la información principal del cliente, información del hogar y datos familiares. La información incluye el nombre del cliente, número de seguro social, ingresos, tipo de vivienda, educación, fecha del servicio y datos relacionados.
Retención: 4 años (no programado).
Registros de Administración de Contratos (CES1-004) : Documenta la gestión de las actividades y pagos de los contratistas para todos los contratos del DCHS. Los registros incluyen informes de gastos, copias de comprobantes de pago (incluyendo memorandos de pago y facturas), aprobaciones y modificaciones de contratos, listas de verificación para la revisión de contratos, pantallas de ingreso de datos, formulario de enrutamiento de contratos, copias de contratos, certificados de seguro, información de contratistas (quiebras, demandas, etc.) y correspondencia relacionada.
Retención: Conservar por 10 años. (MOAR 166-150-0005 (7))
Formularios de Prestación de Servicios Individuales (CES1-003) : Se utilizan para ingresar los servicios al cliente recibidos de los contratistas en el sistema INFOS. Los formularios muestran el código del contratista, el código del programa, el nombre y número del cliente, la fecha, el código del servicio, las horas de servicio, el número de contactos y la información de salida del servicio.
Retención: 4 años (no programado).
Formularios de Información Complementaria del Cliente (CES1-002) : Se utilizan para ingresar información actualizada o ampliada sobre los servicios de los clientes en el sistema INFOS. Los formularios muestran el código del contratista y del programa, el nombre y número del cliente, su nivel educativo, la información de gestión de casos, su historial familiar y otros datos relacionados.
Retención: 4 años (no programado).