Título de la serie (N.° de serie de la agencia) : Descripción, retención (cita legal)
Registros de Proyectos de la Coalición (DOH43-001) : Documenta los proyectos desarrollados y ejecutados por la Coalición. Los registros incluyen informes financieros, informes estadísticos, material de referencia, correspondencia, procedimientos del proyecto, registros presupuestarios e información relacionada. Los proyectos actuales incluyen la Guía de Clínicas de la Coalición, el Fondo de la Alianza para la Prescripción Médica, el Centro de Intercambio de Donaciones y el Proyecto de Referencias a Especialistas.
Retención: Conservar durante 10 years after la finalización del proyecto. (MOAR 166-150-0005 (31))
Correspondencia: Registros que: 1. documentan comunicaciones creadas o recibidas por una agencia, 2. se relacionan directamente con un programa o administración de la agencia, y 3. no se especifican de otra manera en los Programas de Retención del Condado de Multnomah. Los registros pueden incluir, entre otros, cartas, memorandos, notas y mensajes electrónicos que comunican aprobaciones formales, instrucciones de acción e información sobre contratos, compras, subvenciones, personal y proyectos o programas específicos.
Conservación: Archivar en el programa asociado o en los registros administrativos. Las comunicaciones que no cumplan con los criterios anteriores no necesitan archivarse y pueden conservarse según sea necesario. (OAR 166-150-0005 (10)) Actualizado el 01/08/2018
Solicitud de Voluntariado para Clínicas de Salud Comunitarias (DOH43-002) : Documenta la solicitud y aprobación de voluntarios para trabajar en las clínicas de la Coalición de Clínicas de Salud Comunitarias. Las solicitudes incluyen nombre, dirección laboral y particular, formación académica, información sobre licencias y certificaciones, fecha y firma del voluntario.
Retención: Conservar durante 3 years after la separación. (MOAR 166-150-0160 (26))
Registros del Programa de Voluntariado (DOH43-004) : Registros que documentan las actividades y la administración de los programas de voluntariado y de los voluntarios en la agencia. Pueden incluir estadísticas de horas de voluntariado, registros de publicidad del programa, información sobre requisitos de seguro, listas de voluntarios, boletines informativos, listas de correo, horarios mensuales de voluntarios y registros relacionados.
Retención: 5 años. (MOAR 166-150-0160 (25))