Descripciones de las series
Título de la serie (N.° de serie de la agencia) : Descripción, retención (cita legal)
Registros de Mantenimiento de Sistemas Informáticos (DCJ4-001) : Documentan el mantenimiento de los sistemas informáticos del programa y se utilizan para garantizar el cumplimiento de las garantías o contratos de servicio; programar el mantenimiento regular y diagnosticar problemas del sistema o de los componentes; y documentar las copias de seguridad del sistema. Los registros pueden incluir inventarios de equipos informáticos, informes de rendimiento del hardware, registros de mantenimiento de componentes (facturas, garantías, informes de rendimiento del hardware, informes de mantenimiento y registros relacionados), informes de copias de seguridad del sistema e inventarios de cintas de copia de seguridad.
Retención: Registros relacionados con la reparación o el servicio del sistema o componente: conservar durante la vida útil del sistema o componente; registros relacionados con copias de seguridad periódicas o esenciales: conservar según sea necesario. (MOAR 166-150-0125 (1))
Documentación del programa del sistema informático (DCJ4-002) : Documenta la adición, modificación o eliminación de software de un sistema informático de la agencia. Los registros generalmente se dividen en seis categorías: 1) registros que documentan los sistemas operativos; 2) registros que documentan la creación y modificación interna de programas de aplicación; 3) registros que documentan la estructura y la forma de los conjuntos de datos; 4) registros que documentan el uso de paquetes de software comerciales; 5) registros que documentan la estructura del sistema; y 6) registros que documentan la comunicación de sistema a sistema. Los registros pueden incluir descripciones generales del sistema, registros de operaciones, listados de trabajos, manuales de instrucciones del operador, registros de desarrollo del sistema, especificaciones y cambios del sistema (incluidas descripciones narrativas y de diagramas de flujo), notas de conversión, registros de conjuntos de datos, inventarios de conjuntos de datos, diseños de registros de conjuntos de datos, copias impresas de tablas, diccionarios de datos, directorios de datos, registros de programación, especificaciones y cambios del programa, diseños de registros, vistas de usuario, documentación de la tabla del programa de control, listados de programas y manuales de software comercial.
Conservación: Registros necesarios para garantizar el acceso público y/o la migración de los datos del sistema: conservar durante la vida útil del sistema; otros registros: conservar según sea necesario. (MOAR 166-150-0125 (2))
Registros de Sistemas de Archivo (DCJ4-003) : Documentan el establecimiento, la modificación o la eliminación de los sistemas de archivo de agencias y/o programas. Los registros incluyen listas maestras de archivos, organigramas y descripciones de programas.
Conservación: Conservar 3 years after su sustitución o abolición. (MOAR 166-150-0125 (5))
Registros de Desarrollo de Formularios (DCJ4-004) : Se utilizan para desarrollar formularios nuevos o revisados para un departamento y para proporcionar un historial de formularios anteriores. Los registros pueden incluir formularios de muestra, borradores, registros/listas de formularios, propuestas, autorizaciones e ilustraciones.
Retención: Conservar hasta que sea reemplazado o quede obsoleto. (MOAR 166-150-0125 (6))
Registros de Suscripción a Servicios de Información (DCJ4-005) : La serie documenta las suscripciones departamentales a servicios de información. Los registros pueden incluir suscripciones, facturas y correspondencia.
Retención: 3 años. (MOAR 166-150-0125 (7))
Registros de Planificación y Desarrollo de Sistemas de Información (DCJ4-006) : Documentan la planificación y el desarrollo de los sistemas de información del programa. Si bien estos registros suelen documentar sistemas de información computarizados, también pueden documentar sistemas de archivo manual y sistemas de microfilmación. Los registros se utilizan para garantizar que los sistemas planificados contribuyan al cumplimiento de la misión del programa, sean rentables, cumplan con los estándares de información adoptados y se integren con los sistemas de información existentes de la agencia. Los registros pueden variar según el nivel de documentación requerido para cada sistema, pero pueden incluir planes de tecnología de la información, estudios de viabilidad, análisis de costo-beneficio, estudios y encuestas del programa, especificaciones y revisiones del sistema, propuestas de componentes, literatura técnica, literatura y propuestas de proveedores, y correspondencia relacionada.
Retención: Sistemas implementados: se conservan durante la vida útil del sistema; sistemas no implementados: se conservan durante 5 años. (MOAR 166-150-0125 (8))