Reglamento de la Junta

Adopción de las normas para las reuniones de la junta directiva y derogación de la resolución 2013-021

La Junta de Comisionados del Condado de Multnomah determina lo siguiente:

A. La sección 3.50 de la Carta de Autonomía del Condado de Multnomah contiene requisitos para las reuniones de la junta, y el inciso (1) exige que la Junta adopte y publique reglas para la conducción de sus reuniones, y “deberá llevar a cabo las reuniones de acuerdo con las reglas”.

B. El condado proporcionará recursos en línea y acceso a información y orientación sobre los procedimientos de la junta.

C. Todas las reuniones de la junta deben cumplir con la Ley de Reuniones Públicas de Oregón.

D. Esta Resolución deroga y reemplaza la Resolución 2013-021.

Sección 1: Organización

A. Presidente de la sesión:

1. El presidente preside las reuniones de la junta directiva y tiene derecho a voto en cada asunto que se presente ante ella. (Estatuto 3.60).
2. El vicepresidente preside cuando el presidente está ausente (Artículo 3.60). En ausencia tanto del presidente como del vicepresidente, el comisionado con mayor antigüedad en el cargo actuará como presidente.
3. Las funciones del presidente incluyen:

i. Gestionar el tiempo de las presentaciones o limitar los testimonios si el asunto se extiende más allá del tiempo estimado solicitado.

ii. Firmar todos los documentos aprobados en la reunión de la junta directiva.

iii. El presidente no podrá formular ni secundar mociones a menos que ceda previamente su cargo para tal fin.

iv. El presidente podrá exigir, o la Junta podrá votar, aplazar la sesión a otro momento o a otro lugar accesible al público cuando lo considere necesario.

4. Todas las decisiones sustanciales del presidente de la sesión podrán ser objeto de apelación mediante moción.

Sección 2: Acciones anuales

En la primera reunión ordinaria de un jueves de cada año, o el jueves más próximo posible de enero, la Junta Directiva:

A. Adoptar normas para la conducción de sus reuniones.

B. Nombrar un vicepresidente. (Estatuto 3.60).

1. Los nombramientos se realizarán por rotación, según el número de distrito de la comisión.
2. Si un comisionado rechaza el nombramiento, o si hay una vacante en el puesto de vicepresidente, se nombrará un vicepresidente del siguiente distrito numérico de comisionados en la primera reunión ordinaria. (Estatuto 4.40).

C. Analizar los comités, juntas y comisiones, y expresar las asignaciones que se deseen realizar. El presidente presentará una lista de las asignaciones que requieren la aprobación de la Junta.

Sección 3: Actas

El secretario de la junta directiva levantará acta de todas las reuniones. Dicha acta cumplirá con la Ley de Reuniones Públicas de Oregón y estará disponible al público durante el horario de oficina habitual, además de publicarse en línea, incluyendo testimonios escritos y orales. (Artículo 3.50).

Sección 4: Reuniones

A. Las reuniones podrán realizarse de forma presencial, híbrida o virtual, lo que permitirá opciones tanto presenciales como virtuales para la Junta y el público de conformidad con la ley estatal.

B. Idealmente, los miembros del consejo asistirán a las reuniones en persona. Salvo en las sesiones ejecutivas, ocasionalmente podrán asistir a las reuniones de forma remota. Los miembros que participen de forma remota conservarán la misma autoridad que los que asistan en persona.

C. Reuniones periódicas:

1. Las reuniones de la junta directiva están abiertas al público, excepto las sesiones a puerta cerrada.
2. Las reuniones de la junta directiva se celebran en la sala de juntas y en otros lugares accesibles al público, según se indique en el orden del día.
3. La Junta se reúne como órgano legislativo para deliberar sobre los asuntos del condado y tomar decisiones los jueves, y otros días según sea necesario.
4. La Junta se reúne para sesiones informativas, sesiones ejecutivas, sesiones de trabajo, sesiones informativas conjuntas y otras deliberaciones los martes, y otros días según sea necesario.

D. Reuniones especiales:

1. El presidente o tres miembros de la junta directiva podrán convocar reuniones extraordinarias. La convocatoria deberá incluir un orden del día con los puntos a tratar. Dicha convocatoria deberá entregarse personalmente y por vía electrónica a cada miembro de la junta directiva, o a su oficina o domicilio, con al menos 24 horas de antelación a la reunión. (Estatutos 3.50).
2. Una reunión de emergencia es un tipo de reunión especial según la Ley de Reuniones Públicas de Oregón. Debe existir una "emergencia real" y las actas de la reunión deben describir la emergencia justificando un aviso con menos de 24 horas de antelación.
3. Las decisiones adoptadas por la junta directiva en una reunión especial, con excepción de la aprobación de una ordenanza de emergencia, no surten efecto a menos que sean ratificadas en la siguiente reunión ordinaria.

E. Sesión ejecutiva:

1. La Junta podrá reunirse a puerta cerrada de conformidad con la ley estatal. En la convocatoria de cada sesión a puerta cerrada se indicará la base legal para la celebración de dicha reunión.
2. Se ordena expresamente a los representantes de los medios de comunicación y a todos los demás asistentes que no divulguen la información específica que sea objeto de la sesión ejecutiva.

Sección 5: Aviso y orden del día

A. Deberes del secretario de la junta:

1. Supervisa la preparación, la programación y la publicación de la agenda.
2. Mantiene y distribuye internamente un resumen de los puntos propuestos para la agenda.

3. El secretario de la junta programará los puntos del orden del día en el orden en que se reciban y de acuerdo con el siguiente orden del día:

   i. Agenda de consentimiento.

ii. Artículos con plazos determinados.

iii. Orden del día ordinario.

iv. Ordenanzas de asignación de fondos o modificaciones presupuestarias.

v. Ordenanzas de emergencia.

vi. Segundas lecturas de ordenanzas.

vii. Primeras lecturas de ordenanzas no urgentes.

viii. Otras acciones de la junta, incluidas, entre otras, resoluciones, órdenes, proclamaciones, audiencias o aprobaciones.

ix. Informes.

4. Mantiene una lista de personas interesadas para recibir notificaciones sobre las reuniones de la junta directiva. La lista incluirá los nombres y direcciones de las personas interesadas, incluidos los medios de comunicación, que hayan solicitado notificación de las reuniones de la junta directiva.

5. Notificar a las personas incluidas en la lista la fecha, hora y lugar de las reuniones de la junta, junto con el orden del día y la documentación correspondiente, y publicar la notificación en el sitio web de la junta.

   i. Se dará aviso con al menos 72 horas de antelación a cada reunión ordinaria.

ii. Se dará aviso con al menos 24 horas de antelación a cada reunión especial.

iii. Se proporcionará aviso para reuniones especiales de emergencia tan pronto como sea razonablemente posible.

B. Ubicación en la agenda:

1. El presidente, cada comisionado, el sheriff, el auditor, el fiscal de distrito, el director de operaciones y los directores de departamento pueden solicitar la inclusión de asuntos en la agenda de una reunión de la junta presentando una solicitud de inclusión en la agenda (APR, por sus siglas en inglés) y entregándola al secretario de la junta.
2. La solicitud de revisión anual presentada por un funcionario electo del condado se incluirá en la agenda en la fecha solicitada, o tan pronto como haya espacio disponible.
3. La presentación de una APR reservará un espacio en la agenda de la junta. Todas las APR deben ser confirmadas por el secretario de la junta antes del miércoles al mediodía, tres semanas antes de la reunión programada. El paquete final de la agenda debe presentarse antes de la fecha límite indicada en la Sección 5(C)(3) para los funcionarios electos, y el formulario BCC-1 para el director de operaciones y los directores de departamento.

C. Contenido y cronogramas del paquete de la agenda final:

1. Antes de que un asunto se incluya en el orden del día, se debe presentar un paquete final de la agenda al secretario de la junta. Este paquete debe incluir todos los documentos que requieran la aprobación de la junta (resoluciones, ordenanzas, órdenes, etc.), así como los materiales, la información y las presentaciones que se proporcionarán a la junta.
2. Revisión del abogado del condado: Todos los documentos que requieran la aprobación de la Junta (resoluciones, ordenanzas, órdenes, etc.) deben presentarse al abogado del condado para su revisión legal y formalización. Para las reuniones ordinarias, los documentos deben presentarse a más tardar el lunes al mediodía, una semana antes de la fecha de la reunión solicitada. Para las reuniones extraordinarias y de emergencia, los documentos deben presentarse tan pronto como sea razonablemente posible.

3. Las fechas límite para la presentación del paquete de la agenda final para el presidente, cada comisionado, el sheriff, el auditor y el fiscal de distrito son:

   i. Reuniones ordinarias: Miércoles al mediodía, una semana antes de la fecha solicitada para la reunión de la junta directiva.

ii. Reuniones especiales: al menos 30 horas antes de cada reunión especial.

iii. Reuniones de emergencia: tan pronto como sea razonablemente posible.

4. Cualquier modificación o adición a los materiales, la información y las presentaciones incluidas en el paquete de la agenda finalizada deberá entregarse al secretario de la junta con 24 horas de antelación al inicio de la reunión. Dichas modificaciones deberán identificarse y explicarse con detalle.
5. El funcionario que presente el paquete de la agenda finalizada o el informe anual de progreso (APR) podrá retirar o aplazar el asunto notificándolo al secretario y al presidente de la junta antes de que se distribuya la agenda. Si la agenda ya se ha distribuido, la Junta deberá votar si aplaza el asunto a una fecha posterior o lo pospone indefinidamente.

D. Asuntos que requieren tiempo:

1. En cada reunión ordinaria de la junta directiva, los funcionarios electos del condado tienen a su disposición dos franjas horarias fijas que pueden reservar.
2. Los funcionarios electos del condado pueden reservar franjas horarias específicas por orden de llegada presentando una solicitud de reserva ante el secretario de la junta. Ningún funcionario electo del condado puede reservar más de una franja horaria específica por reunión.
3. Cada presentación con horario fijo está limitada a 60 minutos, incluyendo presentaciones, oradores invitados y cualquier testimonio del público. Los funcionarios electos del condado pueden intercambiar franjas horarias programadas con el secretario de la junta de acuerdo con los plazos establecidos en la Sección 5(A).

E. El presidente podrá adoptar normas ejecutivas para la inclusión de asuntos en la agenda de la junta por parte del director de operaciones y los directores de departamento, y para el formato de los documentos aprobados por la junta.

Sección 6: Consentimiento unánime

A. La Junta podrá tomar una decisión sobre un asunto que no figure en el aviso de la agenda si al menos tres miembros de la junta votan a favor de una moción para considerar el asunto de inmediato.

B. Para que el asunto sea aprobado, todos los miembros de la junta presentes deben votar a favor del mismo. (Estatuto 3.50).

Sección 7: Asistencia, Quórum

A. Los miembros de la junta directiva deberán notificar por escrito o por correo electrónico todas las ausencias previstas a las reuniones de la junta directiva entre sí y al secretario de la junta.

B. El quórum se constituye con tres miembros de la junta directiva. (Estatuto 3.30)

C. Dos miembros de la junta pueden reunirse y obligar a la asistencia de los miembros ausentes y solicitar la ayuda del sheriff. (Estatuto 3.30).

Sección 8: Votación

A. Si existe un posible conflicto de intereses para algún miembro de la junta directiva en relación con algún asunto del orden del día, dicho miembro deberá anunciar públicamente la naturaleza del posible conflicto antes de participar en la discusión de la junta sobre ese asunto. Si un miembro de la junta tiene un conflicto de intereses real en relación con algún asunto, deberá anunciar públicamente la naturaleza del conflicto real y no podrá participar ni votar sobre ese asunto.

B. Tras una moción y su correspondiente apoyo, el presidente solicitará una explicación del asunto en el orden del día y podrá aceptar testimonios del público. Al concluir la deliberación de la junta, el presidente presentará la moción ante la junta y someterá la moción a votación.

C. Tras la convocatoria a votación, no se permite ninguna otra discusión.

D. No se permite la abstención en el voto. Los miembros de la junta deben votar "sí" o "no" a menos que estén excusados ​​por un conflicto de intereses real.

E. Los miembros de la junta votarán a viva voz, a menos que no puedan hacerlo, en cuyo caso se permitirá la votación a mano alzada. El presidente anunciará los resultados de la votación y se registrará el voto de cada comisionado.

F. El turno para emitir el primer voto irá rotando entre cada distrito de la comisión, y el presidente votará en último lugar.

G. Las mociones y las enmiendas a las mociones fracasan si hay un empate en la votación.

H. Mociones:

1. Retiro: En cualquier momento antes de la votación, quien propone la moción puede solicitar su retiro. La moción se retirará a menos que otro miembro de la junta presente una objeción. Si se presenta una objeción, la moción permanece en trámite, pero quien la propuso puede solicitar su retiro.
2. Enmiendas: Idealmente, las enmiendas propuestas a los puntos del orden del día que requieran aprobación se enviarán por escrito al secretario del consejo y a cada miembro del consejo por correo electrónico 24 horas antes del inicio de cada reunión. El secretario del consejo añadirá las enmiendas escritas al paquete de la agenda en línea lo antes posible.
3. Cambio de voto: Un miembro de la junta puede cambiar su voto en cualquier momento antes de que el presidente anuncie si la moción ha sido aprobada o rechazada. Una vez que el presidente anuncie el resultado, pero antes de que finalice la reunión, un miembro de la junta puede presentar una moción para cambiar su voto.
4. Moción de reconsideración: Cualquier miembro de la junta que haya votado a favor de la decisión original podrá presentar una moción de reconsideración antes de que finalice la reunión.
5. Moción para cerrar el debate: También conocida como votación o solicitud de votación. Esta moción pone fin a la discusión y somete a votación de la Junta únicamente la cuestión pendiente. La moción requiere el voto afirmativo de cuatro miembros de la Junta cuando hay cinco presentes; de lo contrario, requiere el voto afirmativo de al menos tres miembros.

I. Se requiere la aprobación afirmativa de cuatro o más miembros de la junta directiva para:

1. Establecer departamentos administrativos adicionales,
2. Suprimir cualquier departamento,
3. Combine dos o más departamentos en uno, y
4. Departamentos separados combinados de esta manera. (Artículo 6.20(4) de los Estatutos).

J. Las agendas de las reuniones celebradas conforme a la Sección 4(C)(3) pueden incluir un calendario de consentimiento para la aprobación de los asuntos que el presidente considere rutinarios. El calendario de consentimiento puede aprobarse mediante una sola moción, secundada y votada por la Junta. Cualquier punto del calendario de consentimiento se incluirá en la agenda ordinaria a solicitud de cualquier miembro de la Junta.

K. El presidente de la sesión podrá tratar los puntos del orden del día fuera de orden con el fin de mantener el tiempo asignado, hacer un uso más eficiente del tiempo, en beneficio del público o para escuchar el testimonio de un funcionario electo u otros invitados.

L. Salvo lo dispuesto en los Estatutos o en estas reglas, la Junta solo podrá actuar en una reunión con la aprobación afirmativa de la mayoría de sus miembros. (Estatutos 3.40).

Sección 9: Testimonio público

A. El presidente de la sesión podrá regular la duración de la participación pública, el número de participantes y limitar las intervenciones a la presentación de puntos relevantes. Se proporcionará aviso público previo de dichas limitaciones en la medida de lo posible.

B. Para ayudar a las personas que deseen testificar en las reuniones de la junta, el secretario de la junta pondrá a disposición del público hojas de inscripción.

C. El presidente tiene autoridad para mantener el orden e imponer las restricciones razonables necesarias para el desarrollo eficiente y ordenado de la reunión. A toda persona que no cumpla con las normas de conducta razonables o que cause disturbios se le podrá pedir u obligar a retirarse, y de no hacerlo, se considerará un intruso.

Sección 10: Ordenanzas

A. Las ordenanzas propuestas serán preparadas o revisadas por el abogado del condado. A efectos del privilegio de confidencialidad entre abogado y cliente, cada funcionario electo del condado es un representante del cliente. (Código 25.330).

B. Excepto las ordenanzas que contengan cláusulas de emergencia, las ordenanzas propuestas se leerán en las reuniones ordinarias de la junta en dos días diferentes con al menos seis días de diferencia. (Estatuto 5.30).

C. La lectura de una ordenanza se realizará únicamente por su título si hay una copia disponible para cada persona presente en la reunión que la desee. (Estatuto 5.30).

D. Para someter una ordenanza propuesta a segunda lectura, se requiere la aprobación de al menos tres miembros de la Junta. Salvo que la Junta proponga una fecha posterior, una vez aprobada la moción, el presidente anunciará que la segunda lectura se programará para la siguiente reunión ordinaria, la cual deberá celebrarse al menos seis días después de la aprobación de la moción.

E. Ningún cambio o enmienda a una ordenanza propuesta que haya sido anunciada públicamente en el orden del día podrá realizarse salvo aprobación por mayoría de la Junta durante la audiencia pública de la ordenanza. Si la Junta aprueba un cambio que afecte sustancialmente a una ordenanza propuesta, podrá celebrarse una lectura adicional de la misma.

F. Una ordenanza propuesta para hacer frente a una emergencia puede presentarse con una cláusula de emergencia, leerse una sola vez y promulgarse en una sola sesión con el consentimiento unánime de todos los miembros de la junta presentes. Si la Junta vota a favor de su aprobación en la primera lectura, pero la votación no es unánime, la ordenanza propuesta debe programarse para una segunda lectura. En la segunda lectura, la ordenanza propuesta puede aprobarse como ordenanza de emergencia o como ordenanza no de emergencia por mayoría de votos.

Sección 11: Fechas de entrada en vigor

A. Una ordenanza que no sea de emergencia entrará en vigor el trigésimo día después de ser firmada por el presidente.g funcionario a menos que: (a) Prescriba una fecha posterior para que entre en vigor o (b) Se remita a los votantes del condado, en cuyo caso entrará en vigor solo al recibir su aprobación. (Carta 5.50).

B. Una ordenanza de emergencia podrá entrar en vigor inmediatamente después de ser firmada por el presidente de la Junta. (Estatuto 5.50).

C. Toda ordenanza adoptada por la Junta deberá ser firmada, dentro de los tres días siguientes a su aprobación, por el funcionario que la presida en la reunión en la que fue aprobada. (Estatuto 5.40)

Sección 12: Mensajes para la Junta Directiva

A. Una vez que el quórum de la Junta haya llegado a una decisión final sobre cualquier asunto que se encuentre ante la Junta, cada miembro de la Junta apoyará y respetará la decisión de la Junta.

B. El presidente podrá firmar una carta en nombre de la Junta si el quórum de la Junta la aprueba, incluso si el presidente se opuso. El presidente podrá delegar la facultad de firma en el vicepresidente.

C. El presidente podrá prestar testimonio o firmar una carta en nombre de la Junta sin la aprobación previa de la misma si el testimonio o la carta reitera una posición ya adoptada por la Junta o si se trata de una función meramente ministerial de la Junta.

D. Cualquier miembro de la junta puede escribir una carta o expresar una opinión como miembro individual de la Junta siempre que la declaración esté expresamente calificada.

Sección 13: Aplicación de las Reglas

La Junta es el órgano rector del Distrito de Servicios Sanitarios n.° 1 de Dunthorpe-Riverdale, del Distrito de Servicios de Alumbrado Público n.° 14 de Mid-County y del Distrito de Bibliotecas del Condado de Multnomah. La Junta también funge como Comité de Presupuesto del Condado de Multnomah, Junta de Revisión de Contratos Públicos y en otras funciones. Estas normas se aplican a las reuniones en todas sus funciones.

Esta resolución deroga la Resolución 07-014 y todas las normas de la Junta Directiva adoptadas anteriormente. Estas normas entrarán en vigor inmediatamente después de su aprobación por la Junta Directiva.

Sección 14: Adopción

Esta resolución deroga la resolución 2013-021 y todas las normas de la junta directiva adoptadas con anterioridad. Estas normas entrarán en vigor inmediatamente después de su aprobación.

APROBADO el 19 de marzo de 2026.

Junta de Comisionados del Condado de Multnomah, Oregón

Jessica Vega Pederson, Presidenta

Revisado por Jenny M. Madkour, Fiscal del Condado.