Resumen ejecutivo
En junio pasado, la Oficina del Auditor emitió un Informe de Denuncias a través de la Línea Directa de Buen Gobierno sobre el uso de las cuentas de donaciones de uso restringido por parte del Servicio para Animales del Condado de Multnomah. En dicho informe, se determinó que el Servicio para Animales no gestionó ni supervisó adecuadamente las cuentas de donaciones de uso restringido, lo que resultó en un uso ineficiente de los recursos del condado.
Recientemente revisamos la actividad del año fiscal 2024 (AF2024) de las cuentas de donaciones de uso restringido de Servicios para Animales. Examinamos los gastos del Fondo de Dolly, el Fondo de Esterilización y Castración y el Fondo de Apoyo a la Adopción.
Descubrimos que, si bien Servicios para Animales aumentó significativamente el gasto de las cuentas de donaciones de uso restringido en el año fiscal 2024, este aumento se debió principalmente a la transferencia de gastos existentes —que en años anteriores se habían pagado con fondos del Fondo General— a las cuentas de donaciones. Las donaciones recibidas para una cuenta restringida solo deben utilizarse para los fines restringidos.
El propósito de las cuentas de donaciones es ampliar, mejorar y complementar los servicios para animales y miembros de la comunidad mediante programas piloto innovadores, no reemplazar el apoyo del Fondo General. Servicios para Animales debe utilizar las cuentas de donaciones para los fines previstos.
Fondo
Cuentas de uso restringido
Las cuentas de donaciones de Servicios para Animales son cuentas de uso restringido. Según las normas de la Junta de Normas de Contabilidad Gubernamental (GASB), estos fondos deben destinarse únicamente al propósito restringido para el cual se crearon.
Política del condado sobre las cuentas de donaciones de uso restringido de Servicios para Animales
En 2015, la junta aprobó la Resolución n.° 2015-024 . La resolución incluía la siguiente declaración ( énfasis añadido):
Un número creciente de ciudadanos, corporaciones públicas y privadas, y fundaciones realizan generosas contribuciones financieras privadas a la División de Servicios para Animales del Condado de Multnomah. Los fondos donados son destinados por los donantes a apoyar a la División en su misión de brindar mayor atención y tratamiento médico a los animales del refugio, mejorar los programas de adopción, mejorar las instalaciones del refugio y complementar la financiación de servicios médicos y de esterilización/castración para dueños de mascotas con necesidades económicas.
La resolución proporcionó instrucciones sobre cómo utilizar estas cuentas, incluyendo que «los fondos recibidos en las Cuentas Restringidas serán gastados por la División de la manera expresamente designada por el donante». La resolución describe el propósito de cada fondo de uso restringido:
- Fondo de Dolly para gastos médicos veterinarios.
- Fondo de Promoción para la Adopción para incrementar las adopciones de mascotas.
- Fondo Shelter Dreams para recaudar fondos para mejoras de capital al refugio existente y/o fondos para un nuevo refugio.
- Fondo de esterilización y castración para complementar las cirugías de esterilización y castración para dueños de mascotas con necesidades económicas.
La resolución también estableció una estrategia específica para las cuentas de donación "para financiar programas piloto innovadores que salven vidas".
Informe de denuncia de la línea directa de 2023
En junio de 2023, la Oficina del Auditor emitió un Informe de Denuncias de la Línea Directa de Buen Gobierno sobre el uso de las cuentas de donaciones de uso restringido por parte del Servicio para Animales del Condado de Multnomah. En dicho informe, analizamos si el Servicio para Animales utilizaba estas cuentas para brindar servicios a los animales bajo su cuidado y a la comunidad.
Descubrimos que Servicios para Animales no contaba con políticas y procedimientos claros para la gestión de los gastos de las cuentas de uso restringido. Tampoco contaba con planes claros sobre el uso de las donaciones y las asignaciones para alojamiento. Como resultado, las donaciones de miles de personas y las asignaciones anuales para alojamiento, destinadas al beneficio de los animales de la comunidad y bajo el cuidado de Servicios para Animales, se dejaban sin utilizar año tras año.
Seguimiento del informe de propinas
Recientemente revisamos la actividad del año fiscal 2024 de las cuentas de donaciones de uso restringido de Servicios para Animales para determinar si dicho servicio había modificado sus prácticas durante el último año para garantizar que las donaciones se utilizaran para reforzar los servicios para animales de refugios y animales de la comunidad. En nuestra revisión, examinamos los gastos del año fiscal 2024, desde el 1 de julio de 2023 hasta el 1 de mayo de 2024, de las tres cuentas de donaciones que analizamos previamente. Al igual que en nuestro informe anterior, no revisamos los gastos de la cuenta de uso restringido Shelter Dreams.
Fondo de esterilización y castración
La resolución de 2015 Board establece que el propósito del Fondo de Esterilización es "complementar las cirugías de esterilización para dueños de mascotas con necesidades económicas". El sitio web de Servicios para Animales indica que el "fondo apoya cirugías para familias de bajos ingresos".
En el informe del año pasado, observamos que hubo muy pocos gastos del Fondo de Esterilización y Castración. En el año fiscal 2024, el gasto de esta cuenta aumentó drásticamente, alcanzando los $311,115.
Servicios para Animales utilizó alrededor de $34,000 del Fondo de Esterilización y Castración para apoyar el programa Esterilización y Salvación de la Sociedad Protectora de Animales de Oregon, que ofrece cirugías de esterilización y castración según la necesidad financiera.
Según la información de Servicios Animales y nuestro análisis, la mayor parte del gasto del Fondo de Esterilización/Castración en el año fiscal 2024 se destinó a la esterilización de animales no esterilizados adoptados de Servicios Animales. Según Servicios Animales, la necesidad económica no fue un factor determinante para la esterilización de estos animales.
El año pasado, escribimos que "adoptar políticas y procedimientos claros para el gasto de las cuentas de donaciones podría ayudar a dirigir el gasto de este fondo y permitir que más familias de bajos ingresos de la comunidad se beneficien de las cirugías de esterilización para sus animales". Servicios para Animales adoptó nuevas políticas y procedimientos para el gasto de donaciones. Sin embargo, estos procedimientos establecen que el Fondo de Esterilización puede utilizarse para pagar vales de esterilización para mascotas adoptadas del refugio sin esterilizar. Este aspecto de las políticas y procedimientos contradice la resolución. La resolución de la Junta establece que las donaciones al Fondo de Esterilización deben utilizarse para complementar las cirugías de esterilización para dueños de mascotas con necesidades económicas ( énfasis añadido). Además, el sitio web de Servicios para Animales indica que el Fondo de Esterilización se utiliza para financiar cirugías para familias de bajos ingresos.
El origen de la Resolución 2015-024 surgió del deseo de gestionar la afluencia de donaciones a Servicios para Animales de manera que se brindara mayor atención y tratamiento médico a los animales del refugio, se mejoraran los programas de adopción, se mejoraran las instalaciones del refugio y se complementara la financiación para cirugías médicas y de esterilización/castración para dueños de mascotas con necesidades económicas. Las donaciones tienen como objetivo reforzar los servicios para animales disponibles, no reemplazar el apoyo continuo del Fondo General.
Los Servicios para Animales deben preservar los fondos de donación de uso restringido para el propósito previsto.
Fondo de extensión para la adopción
El propósito del Fondo de Promoción para la Adopción, según lo establecido en la resolución de 2015, es "incrementar la adopción de mascotas". El sitio web de Servicios para Animales indica que el fondo "nos ayuda a promover y aumentar las adopciones de animales de refugios. Las donaciones financian eventos especiales de divulgación, publicidad de adopciones y gastos de aseo. Las donaciones a este fondo también mejoran las instalaciones para los animales que cuidamos en el refugio".
Tras gastar menos de $11,000 del Fondo de Difusión para la Adopción en el año fiscal 2023, Servicios para Animales gastó más de $195,000 en el año fiscal 2024. El principal gasto fue el personal del Coordinador de Comunicación del Programa (más de $137,000). Servicios para Animales gastó aproximadamente $43,000 de esta cuenta en publicidad y aproximadamente $ 000 toward otros gastos.
Servicios para Animales nos informó que asignaron el salario del Coordinador de Comunicación del Programa al Fondo de Difusión para la Adopción a partir del año fiscal 2024. Anteriormente, este puesto se financiaba con fondos del Fondo General. Si bien reconocemos que el puesto del Coordinador de Comunicación del Programa puede contribuir a destacar a los animales adoptables, esta forma de invertir el dinero es solo un cambio contable; no indica un esfuerzo activo para mejorar las iniciativas de difusión para la adopción.
Los Servicios para Animales deben preservar los fondos de donación de uso restringido para el propósito previsto.
Fondo de Dolly
El Fondo de Dolly, según se describe en la Resolución 2015-24, se destinará a gastos médicos veterinarios. Servicios para Animales, en su sitio web, describe con más detalle cómo se utilizarán los fondos donados: «Las donaciones a este fondo nos ayudan a brindar atención médica a los animales que necesitan cirugías de emergencia y atención veterinaria antes de que puedan encontrar un nuevo hogar».
La atención veterinaria de emergencia brindada por el Hospital Veterinario de Emergencia DoveLewis fue la fuente de la gran mayoría de los gastos ($145,816) del Fondo Dolly. Sin embargo, Servicios para Animales también utilizó el Fondo Dolly para financiar vales de adopción para esterilización y castración.
Como se mencionó anteriormente, las cuentas de donaciones tienen como objetivo ampliar, mejorar, optimizar y complementar los servicios. Servicios para Animales debe reservar los fondos de donaciones de uso restringido para su propósito previsto.
Conclusión
Descubrimos que, si bien Servicios para Animales aumentó significativamente el gasto de las cuentas de donaciones de uso restringido en el año fiscal 2024, este aumento se debió principalmente a la transferencia de gastos ya existentes del Fondo General a las cuentas de donaciones. El propósito de las cuentas de donaciones es ampliar, mejorar y complementar los servicios para animales y miembros de la comunidad mediante programas piloto innovadores, no reemplazar el apoyo del Fondo General.
La gerencia de Servicios para Animales nos informó que reorientaron estos gastos debido a limitaciones presupuestarias, falta de capacidad y el aumento de los gastos veterinarios. También nos informó que recientemente contrataron a un segundo veterinario, lo que debería contribuir a que el refugio pueda realizar más cirugías de esterilización y castración internamente.
Recomendaciones
- Los Servicios para Animales deben preservar los fondos de donación para el propósito previsto, en particular mediante el desarrollo de programas piloto innovadores como los descritos en la Resolución 2015-024.
Acerca de las investigaciones de la línea directa
Una investigación de la línea directa no es una auditoría. Seguimos nuestros procedimientos detallados para la investigación de denuncias de la línea directa, que incluyen una revisión preliminar de la denuncia y una investigación cuando dicha revisión preliminar lo indica necesario.
Cumplimos con todos los requisitos del Estatuto Revisado de Oregón 297.765, Políticas y Procedimientos para las Líneas Directas de Residuos de los Gobiernos Locales. Nuestro cumplimiento con el ORS 297.765 nos obliga a determinar por escrito si se están realizando actividades que constituyan desperdicio, ineficiencia o abuso. El estatuto nos permite incluir otra información pertinente en nuestra determinación. Cuando determinamos que ha ocurrido desperdicio, ineficiencia o abuso, presentamos nuestras conclusiones a la Junta de Comisionados del Condado.