¡NUEVAS ACTUALIZACIONES!
Las normas OAR que rigen la retención de datos del condado se actualizaron en noviembre de 2025. Su serie de normas de retención del condado de Multnomah se ha actualizado en consecuencia. Por favor, verifique la información, ya que algunas series pueden tener nuevos períodos de retención.
Cada serie contiene la siguiente información:
- Título de la serie (Número de serie de la agencia)
- Descripción. (Citas legales)
- Retención
Expedientes de casos de clientes del Programa de Evaluación y Valoración (A&E) (JSD8-001)
Documenta el historial clínico del cliente. Los registros pueden incluir expedientes de terapia, evaluaciones exhaustivas de salud mental y trastornos por consumo de sustancias, informes, correspondencia y documentación de respaldo. (OAR 166-150-0060(2) OAR 410-141-3520(10))
Retención:
Conservar durante 10 años después del último servicio o hasta cumplir los 21 años, lo que ocurra más tarde.
Notas del caso (JSD1-004)
Documenta observaciones relativas a casos de clientes. (45 CFR 164.530(j)(2)) (OAR 410-141-3520(10))
Retención:
Conservar durante 10 años.
Formularios de encuentro (JSD8-003)
Documentos que acreditan que los clientes han sido entrevistados y aceptados para recibir tratamiento en el programa. Los formularios incluyen el nombre del cliente, información demográfica e información de facturación. Estos formularios se conservan en los expedientes de los clientes. (45 CFR 164.530(j)(2); OAR 410-141-3520(10))
Retención:
- Conservar durante 10 años.
Informes de incidentes (JSD10-003)
Documenta incidentes que involucran al personal y/o a los usuarios del programa. Los informes incluyen fecha, hora, lugar, personas involucradas y una descripción narrativa del incidente. (45 CFR 164.530(j)(2); OAR 410-141-3520(10))
Retención:
- Conservar durante 10 años.
Evaluaciones de salud mental (JSD1-001)
(45 CFR 164.530(j)(2); OAR 410-141-3520(10))
Retención:
- Conservar durante 10 años después de la última actividad.
Registro de la unidad (JSD10-002)
Documenta las actividades diarias de la unidad. (45 CFR 164.530(j)(2))
Retención:
- Retener 6 años.