Descripciones de las series
Título de la serie (N.° de serie de la agencia) : Descripción, retención (cita legal)
Informes de Asociación con Personas Involucradas (MCSO5-001): Documenta los informes de empleados de la Oficina del Sheriff sobre una relación personal con reclusos o usuarios del programa. La información incluye el nombre del empleado, la fecha, la persona involucrada y el parentesco.
Retención: 3 años. (2007-0017/031, Vencimiento: 01/04/2012)
Registro de Casos (MCSO5-002(a) y MCSO5-002(b)): Se utiliza para localizar los casos investigados por la Unidad de Asuntos Internos. El registro muestra el nombre, el tipo, el número y la información relacionada del caso. Los registros se actualizan anualmente de acuerdo con los calendarios de conservación de cada expediente.
Retención: MCSO5-002(a) Entradas del registro que muestran acusaciones fundadas: conservar durante 15 años; MCSO5-002(b) Todas las demás entradas del registro: conservar durante 5 años. (MOAR 166-150-0135 (53))
Registros de Investigación de Litigios Civiles (MCSO5-003): Documentan la investigación de demandas civiles interpuestas por reclusos y ciudadanos. Los registros incluyen la notificación de la demanda por agravio, informes de investigación, antecedentes, correspondencia y otros documentos relacionados. Parte de la información se comparte con el Asesor Jurídico del Condado y con el perito en siniestros contratado por el condado.
Retención: 3 años. (2007-0017/032, Vencimiento: 01/04/2012)
Informes de Peligros (MCSO5-004): Documenta los informes de los agentes sobre el uso de la fuerza a sus supervisores. Los informes incluyen el nombre del agente, la fecha y hora del incidente, el nombre y la dirección de los sujetos, los nombres de los testigos, el tipo de fuerza empleada, la descripción del incidente, los comentarios del supervisor, la fecha de la revisión y la firma del agente.
Retención: 5 años. (MOAR 166-150-0135 (53))
Expedientes de Investigaciones Internas (MCSO5-005(a) y MCSO5-005(b)): Registros que documentan las investigaciones del personal del departamento por infracciones de leyes, normas o políticas, y pueden incluir las conclusiones y resoluciones de las investigaciones. Los registros suelen contener quejas, correspondencia, informes de investigación, entrevistas, resúmenes de audiencias y testimonios, y documentos relacionados. La información suele incluir el nombre del empleado, el motivo, el lugar de la infracción, la fecha, los nombres y direcciones de los cómplices, los nombres y direcciones de los testigos, las medidas adoptadas y otros datos relacionados.
Retención: MCSO5-005(a) Reprimendas orales y alegaciones infundadas, exoneradas o infundadas: retención de 5 años; MCSO5-005(b) Alegaciones sustentadas: retención de 15 años. (MOAR 166-150-0135 (53))
Evaluaciones Previas a la Investigación (MCSO5-006): Documenta las quejas que no dan lugar a una investigación de asuntos internos que llegue a la etapa de conclusiones. Los registros incluyen quejas, evaluaciones previas a la investigación, antecedentes y registros relacionados.
Retención: 3 años. (MOAR 166-150-0135 (53))
Registros de Solicitud de Divulgación de Registros Públicos (MCSO5-007(a) y MCSO5-007(b)): Estos registros documentan las solicitudes de divulgación de registros públicos y proporcionan un registro de las respuestas. Los registros pueden incluir, entre otros, solicitudes de divulgación, tipos de registros solicitados, registros de solicitudes, anotaciones de transferencia a otro distrito, aprobaciones, denegaciones, copias de peticiones al Fiscal de Distrito para la revisión de denegaciones de divulgación, órdenes del Fiscal de Distrito para conceder o denegar la divulgación, correspondencia y documentación relacionada.
Retención: MCSO5-007(a) Solicitudes aprobadas: Conservar 2 años; MCSO5-007(b) Solicitudes denegadas: Conservar 2 years after la última acción. (MOAR 166-150-0095 (13))