Título de la serie (N.° de serie de la agencia) : Descripción, retención (cita legal)
Presupuesto Departamental Aprobado (DOH49-001) : Registros que documentan el plan financiero anual final aprobado por un órgano rector para todos los gastos de la agencia. La información puede incluir el mensaje presupuestario, resúmenes financieros, ingresos y gastos, programas operativos, servicio de la deuda, análisis de puestos y salarios, asignaciones de gastos generales, organigramas, montos reales y presupuestados anteriores, y datos relacionados. Se deben conservar copias según sea necesario.
Retención: Conservación por 10 años . (MOAR 166-150-0110 (7))
Registros de Preparación Presupuestaria (DOH49-002) : Registros que documentan la preparación de las solicitudes presupuestarias departamentales presentadas al órgano rector correspondiente. Pueden incluir informes del personal, instrucciones presupuestarias, hojas de trabajo, encuestas, informes de asignación de fondos, planes de gastos, planes de contingencia, propuestas presupuestarias, informes de previsión financiera y registros similares.
Retención: 5 años. (MOAR 166-150-0110 (8))
Registros del Consejo de Salud Comunitario (DOH49-003) : Registros que documentan las deliberaciones del Consejo de Salud Comunitario, requisito para la financiación de la HCFA. Se reúne mensualmente y ayuda a orientar al departamento en cuestiones de políticas, además de servir como comité asesor ciudadano del presupuesto del DOH. Los registros pueden incluir actas, órdenes del día, anexos, resoluciones, informes del personal, índices, correspondencia y documentación relacionada.
Retención: Conservar permanentemente. (MOAR 166-150-0005 (15))
Correspondencia: Registros que: 1. documentan comunicaciones creadas o recibidas por una agencia, 2. se relacionan directamente con un programa o administración de la agencia, y 3. no se especifican de otra manera en los Programas de Retención del Condado de Multnomah. Los registros pueden incluir, entre otros, cartas, memorandos, notas y mensajes electrónicos que comunican aprobaciones formales, instrucciones de acción e información sobre contratos, compras, subvenciones, personal y proyectos o programas específicos.
Conservación: Archivar en el programa asociado o en los registros administrativos. Las comunicaciones que no cumplan con los criterios anteriores no necesitan archivarse y pueden conservarse según sea necesario. (OAR 166-150-0005 (10)) Actualizado el 01/08/2018
Informes Departamentales (DOH49-004) : Informes preparados por o para el Departamento de Salud del condado que documentan proyectos, investigaciones o actividades del departamento para su distribución al público o a grupos específicos. Estos informes incluyen informes anuales, informes sobre embarazo adolescente, informes de proyectos, estudios del departamento de salud local, informes sobre planes de atención médica, historial de la atención médica del condado, reorganización, propuestas para planes de salud del condado y otros informes elaborados por o para el Departamento de Salud del condado. También incluye el boletín "Notas del Director".
Retención: Conservar permanentemente. (MOAR 166-150-0005 (31))
Registros Organizacionales (DOH49-006) : Registros que documentan la organización y la estructura administrativa del departamento. Incluyen organigramas, estados financieros, estudios y registros similares. También pueden incluir estudios para determinar la validez y viabilidad de los planes de reorganización, así como otros estudios importantes relacionados con la jerarquía administrativa.
Conservación: Conservar durante 2 years after su sustitución. (OAR 166-150-0005 (20))
Registros de Reuniones del Personal (DOH49-007) : Registros que documentan reuniones gubernamentales no sujetas a la Ley de Reuniones Públicas de Oregón (ORS 192.610 a 192.690). Estas reuniones rutinarias del personal abordan tareas y acciones dentro de las políticas y procedimientos vigentes. Los registros pueden incluir actas, notas, informes y documentos relacionados.
Retención: 5 años. (MOAR 166-150-0005 (16))
Registros de Planificación Estratégica: véase DOHGEN-033 . Actualizado el 13/04/2020.