Adenda o Addenda: Una adición o eliminación escrita o electrónica, un cambio material o una explicación de interés general del Documento de Solicitud.
Ventajoso: En el mejor interés del Condado, según lo evaluado de acuerdo con el criterio del Condado.
Publicidad - Publicación de la contratación en un diario de circulación general y/o inserción en el sitio web de Compras.
Persona afectada u oferente afectado: una persona cuya capacidad para participar en una contratación se ve afectada negativamente por una decisión del condado.
Asociación Estadounidense de Abogados (ABA) - Con más de 400.000 miembros, la ABA ofrece acreditación de facultades de derecho, educación jurídica continua, información legal, programas para ayudar a abogados y jueces en su trabajo e iniciativas para mejorar el sistema legal para el público.
( https://www.americanbar.org )
Instituto Americano de Arquitectos (AIA) : Sociedad profesional nacional fundada en 1857, cuyos miembros son arquitectos colegiados, graduados o jubilados. El AIA promueve la excelencia en el diseño y fomenta el profesionalismo y la responsabilidad mediante programas de desarrollo profesional y premios al mérito. (www.aia.org)
Mejor Oferta Final (BAFO) - En una negociación competitiva, la propuesta final presentada tras la conclusión de las negociaciones, que contiene las condiciones más favorables del proponente en cuanto a precio, servicios y productos a entregar. A veces se denomina BAFO y se utiliza en el método de licitación por solicitud de propuesta.
Mejor práctica : Un proceso, actividad u operación empresarial considerado excepcional, innovador o excepcionalmente creativo por un grupo reconocido de pares. Puede considerarse una actividad de vanguardia que se ha adoptado o implementado con éxito y que ha aportado eficiencia y eficacia a una organización. Puede resultar en una mejora de la productividad y la calidad, una reducción de costes y un mejor servicio al cliente. (Negocios, 2002)
Mejor valor : una evaluación del rendimiento que se puede lograr con base en el costo total del ciclo de vida del artículo; puede incluir un análisis de la funcionalidad del artículo; puede utilizar el análisis de costo/beneficio para definir las mejores combinaciones de consideraciones de calidad, servicios, tiempo y costo durante la vida útil del artículo adquirido.
Un método de adquisición que prioriza el valor sobre el precio. El mejor valor puede no ser el menor costo. Generalmente se logra mediante el método de Solicitud de Propuesta (RFP).
Oferta : Oferta competitiva, vinculante para el postor y presentada en respuesta a una invitación a presentar ofertas.
Licitante: Persona que presenta una oferta en respuesta a una invitación a presentar ofertas.
Fianza de Licitación : Un contrato de seguro, acompañado de un compromiso monetario, mediante el cual un tercero (el fiador) asume la responsabilidad y garantiza que el licitante no retirará su oferta. El licitante proporcionará fianzas por el monto requerido y, si el contrato se adjudica al licitante afianzado, este aceptará el contrato como ofertado o, de lo contrario, el fiador pagará una cantidad específica.
Archivo de ofertas : un archivo que contiene las ofertas individuales de todos los proveedores solicitados mediante la Invitación a presentar ofertas (IFB).
Apertura de Ofertas : Proceso oficial mediante el cual se abren las ofertas selladas, generalmente en presencia de uno o más testigos, en el lugar y hora especificados en la convocatoria. Se registra el importe de cada oferta y estas se ponen a disposición del público para su inspección. Puede ser pública.
Junta -La Junta de Comisionados del Condado de Multnomah.
Texto estándar - Término común que se utiliza para referirse a las cláusulas estándar que se utilizan en un documento de licitación o contrato, a menudo preimpresas. Los términos y condiciones generales y las instrucciones para los licitadores pueden ser secciones del texto estándar de un documento de licitación. Véase también Términos y Condiciones Generales y Disposiciones Generales. Un coloquialismo utilizado en el ámbito de las contrataciones para identificar los términos y condiciones estándar incorporados en licitaciones, contratos u órdenes de compra y acuerdos, que a menudo están preimpresos o incorporados por referencia. Véase también Términos y Condiciones y Disposiciones Generales. (Harney, 1998)
Compras Centralizadas: Una estructura organizativa donde todos los derechos, poderes, obligaciones y autoridad relacionados con las compras recaen en el Director de Adquisiciones (CPO). Si bien el CPO puede delegar algunas de estas facultades, la autoridad final recae en él. Ejemplo: Los departamentos operativos individuales pueden liberar materiales de pedidos generales emitidos por el Departamento de Compras o pueden utilizar la Tarjeta de Adquisiciones de la agencia para realizar compras individuales para su departamento. Véase también Compras Descentralizadas.
Presidente - El Presidente de la Junta de Comisionados del Condado de Multnomah.
Orden de Cambio : Una enmienda a un Contrato de Mejora Pública u Obra Pública. SAP también utiliza este término en otro contexto.
Código - El Código de Contrataciones Públicas, capítulos ORS 279A, 279B y 279C.
Cierre: La fecha y hora anunciadas en el Documento de Solicitud como fecha límite para presentar Ofertas.
Licitación Competitiva - Un proceso de selección basado en precios que implica un aviso público publicitado, la emisión de un Documento de Solicitud Escrito invitando a las Personas interesadas a presentar Ofertas Escritas, Firmadas y Selladas, que son recibidas por el Condado y abiertas públicamente en el momento y lugar designados, y un Contrato adjudicado (si se adjudica uno) al Postor Responsable y receptivo más bajo.
Cotización de precio competitivo : método de selección intermedio utilizado para solicitar cotizaciones para compras de bienes y servicios entre $ 5,000 y $ 150,000, donde la adjudicación del contrato se basará en el precio más bajo.
Cotización de Propuesta Competitiva (CPQ) - El método de selección intermedio utilizado para solicitar cotizaciones para compras de bienes, servicios y servicios personales entre $ 5,000 y $ 150,000 donde la adjudicación del contrato se basará en una combinación de criterios de evaluación y costo.
Rango Competitivo: Los Proponentes con quienes el Departamento llevará a cabo Conversaciones o Negociaciones, si el Departamento tiene la intención de llevar a cabo Conversaciones o Negociaciones de conformidad con la Regla 47-0262 o la Regla 49-0650. El Rango Competitivo se indicará en el Documento de Licitación, pero se reducirá si el número de Proponentes que presenten Propuestas es menor que el especificado, o podrá ser aumentado por el Departamento de conformidad con la Regla 47-0262 o la Regla 49-0650.
Descalificación por conducta: Descalificación de conformidad con ORS 279C.440 y la Regla 49-0370.
Acuerdo de cooperación : una subvención federal para apoyar un programa federal/estatal conjunto en el que el otorgante (gobierno federal) y el beneficiario (gobierno estatal) comparten las decisiones de gestión sobre la actividad financiada.
Contraprestación - Quid Pro quo – Esto por aquello: se debe intercambiar algo de valor por algún servicio o bien. Curiosamente, un contrato legal no juzga la equidad del intercambio, solo que se ha acordado. Tenga en cuenta que un contrato injusto puede perfectamente ser un contrato legal y exigible.
Construcción : El proceso de utilizar mano de obra para construir, alterar, reparar, mejorar o demoler cualquier estructura, edificio o mejora pública; generalmente no se aplica al mantenimiento, reparación u operación de rutina (MRO) de bienes inmuebles existentes.
Contrato : Un acuerdo escrito entre el Condado y un Contratista que describe el trabajo a realizar o los bienes a adquirir, así como las obligaciones de las partes. Esta definición incluye órdenes de compra y órdenes de compra limitadas. Una venta u otra disposición, o una compra, arrendamiento, alquiler u otra adquisición de bienes muebles, servicios distintos de los Servicios Personales, mejoras públicas, Obras Públicas, modificaciones menores o reparaciones o mantenimiento ordinarios necesarios para preservar una mejora pública. "Contrato" no incluye subvenciones. Este término se utiliza indistintamente con el término "Contrato Público".
Contratista: La entidad con la que el Condado ha celebrado un contrato.
Enmienda del contrato : Acuerdo escrito que modifica la descripción del trabajo, el precio o la compensación a pagar, el plazo del contrato o cualquier otro término o condición de un contrato existente.
Formulario de Aprobación de Contrato (CAF): Formulario interno que resume la información básica necesaria para registrar datos, dar seguimiento a las aprobaciones y archivar contratos. El CAF acompaña al Contrato durante todo el proceso de aprobación del Condado y se archiva junto con este.
Precio del contrato: según lo requiera el contexto, (i) los pagos máximos que realizará el Condado en virtud de un Contrato, incluidos bonos, incentivos y montos de contingencia, si el Contratista cumple íntegramente con el Contrato, (ii) el monto máximo que no debe exceder los pagos especificados en el Contrato, o (iii) los precios unitarios de los Bienes o Servicios establecidos en el Contrato.
Renovación de Contrato: Acuerdo escrito que renueva un Contrato vigente por un plazo adicional, conforme a una disposición del Contrato que permite su renovación por uno o más plazos adicionales. Una Renovación de Contrato también puede incluir un ajuste en la compensación a pagar durante el plazo de renovación si el Contrato permite un ajuste de precio al momento de la renovación.
Originador del contrato : la persona del condado responsable del desarrollo del contrato.
Formulario de enrutamiento de contratos: un formulario interno del condado que se utiliza para mover un paquete de contratos de un revisor a otro en el proceso de enrutamiento.
Declaración de selección de contratista (CSS): un formulario interno del condado utilizado por los departamentos para resumir la selección de un contratista de servicios personales mediante un método de solicitud intermedia oral (consulte el Procedimiento administrativo PUR-1).
CPCA - Administración Central de Adquisiciones y Contratos (ahora "Compras").
Días - Días calendario a menos que se especifique lo contrario en estas Reglas.
DJC - Daily Journal of Commerce: periódico comercial profesional local/empresa de publicidad que el condado de Multnomah utiliza para cumplir con los requisitos de la ley estatal en materia de notificación pública al ofrecer anuncios a medios locales y nacionales de adquisiciones y proyectos formales actuales.
Compras Descentralizadas : Estructura organizativa en la que los departamentos de personal/operaciones designados dentro de la organización tienen la autoridad delegada para decidir sobre las fuentes de suministro y contratar directamente a los proveedores sin consultar ni recibir la aprobación del Director de Adquisiciones (CPO). Cabe destacar que el alcance y el grado, si los hay, de las compras descentralizadas varían según la agencia. Ejemplo: En una agencia, todas las decisiones y compras de software y hardware de TI (Tecnologías de la Información) las toma unilateralmente el Director de Tecnologías de la Información, mientras que en otras agencias, todas esas compras de TI las realiza directamente el Departamento de Compras. Véase también Compras Centralizadas.
Precisión : Debe haber una comprensión clara de lo que se compra o vende: los términos deben describir el precio, la cantidad, la calidad, la entrega, la duración, etc. Tenga en cuenta que los tribunales han dictaminado desde hace tiempo que una ambigüedad en un contrato siempre perjudica a su redactor. Por lo tanto, si emitimos el contrato, debemos asegurarnos de describir con la mayor precisión posible lo que esperamos obtener, cuándo y en qué forma.
Departamento : Un departamento del condado o cualquier unidad dentro de un departamento, que tiene la responsabilidad de la compra de bienes o servicios para el condado.
Literatura descriptiva: materiales del oferente presentados para proporcionar información sobre los productos disponibles en respuesta al Documento de solicitud.
Empresa comercial en desventaja o DBE: una empresa comercial descrita en ORS 200.005(1) y certificada como tal en el estado de Oregón de conformidad con ORS 200.055
Discusiones: Intercambiar información, comparar opiniones, recibir consejos y comunicarse con otros con el fin de lograr una aclaración y un entendimiento mutuo de una Oferta.
Descalificación: La imposibilidad de una Persona de contratar con el Condado después de la notificación y audiencia de conformidad con la Regla 46-0210 o ORS 279C.440 y la Regla 49-0370.
Indicadores de Eficiencia - Eficiencia (resultado de productividad). La medición de la eficiencia es un método para examinar la eficacia con la que un programa realiza sus actividades. Este indicador mide el costo de los recursos (p. ej., en dólares, equivalentes a tiempo completo, horas de empleado, tiempo, etc.) por unidad de producción (p. ej., por reparación, por caso, etc.).
Anuncio Electrónico: Aviso de solicitud de Ofertas, Cotizaciones, Información u otro documento que invita a participar en las Adquisiciones del Condado, disponible por internet a través de la World Wide Web o algún otro protocolo de internet. Un Anuncio Electrónico puede incluir o no un Documento de Licitación.
Oferta Electrónica: Respuesta a una solicitud de cotizaciones enviada por correo electrónico.
Emergencia - Circunstancias que no pudieron preverse razonablemente y que crean un riesgo sustancial de pérdida, daño, interrupción de servicios o amenaza a la salud o seguridad pública y que requieren la pronta ejecución de un Contrato para remediar la condición.
Adquisiciones de Emergencia : La adjudicación de un Contrato sin competencia que cumple con la Regla PCRB 47-0280 o PUR-1 XB4.
Compra de Emergencia : Una compra realizada debido a una solicitud inesperada y urgente que pone en riesgo la salud y la seguridad o la conservación de los recursos públicos. Generalmente, se prescinde de los procedimientos formales de licitación.
Pequeña empresa emergente (ESB): una empresa comercial descrita en ORS 200.005(3) y 200.005(4) y certificada como tal en el estado de Oregón de conformidad con ORS 200.055.
Producto Ambientalmente Preferible (EPP) : Un producto o servicio que tiene un impacto menor o reducido en la salud humana y el medio ambiente en comparación con productos o servicios de la competencia que cumplen la misma función. Dichos productos o servicios pueden incluir, entre otros, aquellos que contienen material reciclado, minimizan los residuos, ahorran energía o agua, y reducen la cantidad de sustancias tóxicas desechadas o consumidas. Véase también Contratación Pública Sostenible (Miller, 2006).
Compras Ambientalmente Preferibles : Un intento de abordar los desafíos ambientales aprovechando el amplio poder adquisitivo del gobierno para crear mercados sólidos para productos y servicios respetuosos con el medio ambiente. Adquirir bienes y servicios de forma que no dañe el medio ambiente. También conocido como Compras Verdes. (Miller, 2006)
Ética
- Un principio de derecho o buena conducta o un conjunto de tales principios.
- Un sistema de principios o valores morales.
- Un código de conducta.
- Prohíbe el abuso de la confianza pública mediante cualquier intento de lucro personal por parte de un empleado público mediante una conducta incompatible con el debido desempeño de sus funciones. El personal de compras públicas debe cumplir sólidos principios éticos, y tanto el Instituto Nacional de Compras Gubernamentales (NIGP), Inc. como el Instituto de Gestión de Suministros (ISM) han elaborado códigos éticos para sus miembros. El Consejo Universal de Certificación de Compras Públicas (UPPCC) también ha publicado un Código de Ética. Véase también Integridad y Norma.
Igualdad de Oportunidades (EEO) : Políticas y procedimientos de la jurisdicción para garantizar la no discriminación y la igualdad de oportunidades para todos los empleados, especialmente mujeres, minorías y personas con discapacidad. (Negocios, 2002)
Comité/Equipo de Evaluación : Componente del proceso de Solicitud de Propuesta (RFP), mediante el cual se establece un comité para realizar entrevistas y negociaciones durante la evaluación de propuestas para un producto o servicio específico. Generalmente está compuesto por representantes del área funcional identificada en la Declaración de Trabajo (SOW) y puede estar presidido por un representante de compras. Grupo de personas establecido para realizar entrevistas y negociaciones durante la evaluación de propuestas para un producto o servicio específico. Los equipos suelen representar las áreas funcionales que se abordarán en las conversaciones, y un representante de compras preside el equipo. Véase también Equipo de Negociación.
Criterios de Evaluación : Generalmente utilizados en el método de Solicitud de Propuesta (RFP). Factores cualitativos que un comité de evaluación utilizará para evaluar/puntuar una propuesta y seleccionar al proponente/oferente más calificado. Pueden incluir factores como el desempeño previo, las referencias, la capacidad gerencial y técnica, el precio, la calidad y los requisitos de rendimiento. (Harney, 1992)
Factores de evaluación : En negociaciones competitivas, aquellos factores especificados en la RFP que se considerarán para determinar a quién se adjudicará un contrato.
Exención : Proceso conforme a las Reglas 49-0600 a 49-0690 que permite el uso de un Método de Contratación Alternativo en lugar de la Licitación Competitiva. Una Exención puede referirse a un Contrato específico o a una clase de Contratos. Proceso utilizado para eximir a los contratos de Mejoras Públicas y Servicios Personales de los requisitos de los procedimientos de Licitación Formal, Solicitud de Propuestas (RFP) o Cotización Intermedia o Informal. Para otros tipos de Contratos, véanse las definiciones de Contratación de Emergencia, Contratación de Fuente Única y Contratación Especial.
Instalaciones: Edificios, terrenos, equipos y cualquier activo de capital tangible, dondequiera que se encuentren, ya sean propios o arrendados.
Facsímil: Documento que ha sido transmitido y recibido por una máquina de fax (FAX).
Reglamento Federal de Adquisiciones (FAR): Documento principal del Sistema de Reglamento Federal de Adquisiciones, que contiene políticas y procedimientos uniformes que rigen las actividades de adquisición de todas las agencias federales. El FAR es elaborado, emitido y mantenido conjuntamente por el Secretario de Defensa, el Administrador de Servicios Generales y el Administrador de la NASA. (Nash, Schooner, OîBrien, 1998)
Contratista extranjero: Un contratista que no está domiciliado ni registrado para operar en el estado de Oregón. Véase la Regla 49-0490.
Bienes: Suministros, equipos o materiales y cualquier propiedad personal, incluida cualquier propiedad tangible, intangible e intelectual y los derechos y licencias relacionados con los mismos.
Buena causa : cuando se escribe con mayúscula en estas Reglas, Buena causa significa una explicación razonable para no exigir que el Contratista cumpla con los estándares más altos, y puede incluir una explicación de las circunstancias que respaldan la conclusión de que el requisito limitaría irrazonablemente la competencia o no es lo mejor para el Condado.El Departamento documentará en el expediente de Adquisiciones la base para determinar la justificación suficiente para especificar lo contrario. Un Departamento tendrá justificación suficiente para especificar lo contrario en las siguientes circunstancias:
1. El uso o propósito a que se destinarán los Bienes o Servicios no justifica que se exija al Contratista que cumpla con los más altos estándares prevalecientes en la ejecución del Contrato;
2. La imposición de especificaciones técnicas, estándar, dimensionales o matemáticas expresas garantizará mejor que los Bienes o Servicios sean compatibles o funcionen de manera eficiente o eficaz con los componentes, equipos, partes, Servicios o tecnología de la información, incluido el hardware, los Servicios o el software con los que se utilizarán, integrarán o coordinarán los Bienes o Servicios;
3. Las circunstancias de la industria o negocio que proporciona los Bienes o Servicios son suficientemente volátiles en términos de innovación o evolución de productos, técnicas de desempeño, desarrollos científicos, que no existe o no se ha desarrollado un estándar confiable de prevalencia más alta;
4. Cualquier otra circunstancia en la que el interés del Condado en lograr economía, eficiencia, compatibilidad o disponibilidad en la Adquisición de los Bienes o Servicios supere razonablemente la necesidad práctica del Condado de contar con el estándar prevaleciente más alto en la industria o negocio aplicable o más cercano que suministre los Bienes o Servicios que se entregarán conforme al Contrato.
Subvención: Transferencia de fondos del Gobierno Federal a gobiernos estatales o locales para apoyar o estimular programas autorizados por leyes federales o estatales, con el fin de lograr objetivos definidos y gestionados localmente en el marco de un amplio programa federal o estatal. La prestación de asistencia por parte de una jurisdicción, ya sea financiera o de otro tipo, a cualquier persona para apoyar un programa autorizado por ley; no incluye una subvención cuyo propósito principal sea la adquisición de suministros, servicios o construcción. El término "subvención" tiene el significado establecido en 279A.010(k)(A).
Informal: este término se aplica a los procesos de adquisiciones y contratos de contratos de arquitectura, ingeniería y servicios relacionados que se encuentran dentro de los umbrales en dólares identificados en la Regla 48-0210 de la PCRB y a los contratos de mejoras públicas que se encuentran dentro de los umbrales en dólares identificados en la Regla 49-0160(1) de la PCRB.
Cotización informal: una cotización realizada en respuesta a una solicitud según la Regla 49-0160.
Acuerdo interdepartamental : un documento interno del condado que establece un acuerdo entre dos o más departamentos del condado con respecto a la realización de negocios del condado.
Acuerdo Intergubernamental (IGA): Un contrato entre el condado y otra entidad gubernamental.
Intermedio : este término se aplica a los procesos de adquisiciones y contratos para contratos que están dentro de los umbrales en dólares identificados en la Regla 47-0270(1) de la PCRB y los contratos de servicios personales de Clase I identificados en el Procedimiento Administrativo PUR-1.
Adquisición intermedia: método de abastecimiento autorizado por la Regla 47-0270.
Invitación a presentar ofertas (ITB) - La solicitud de ofertas competitivas, escritas, firmadas y selladas en las que la especificación, el precio y la entrega (o finalización del proyecto) son los criterios de adjudicación predominantes.
Partes legales: tenemos leyes que regulan quién puede celebrar un contrato, diseñadas para proteger a las personas de su propia incompetencia o para evitar que se aprovechen de ellas. Por ejemplo, no permitiríamos que un menor celebrara un contrato para la compra de un automóvil. Tendría que estar representado por una parte que razonablemente proteja sus intereses. En Estados Unidos, generalmente consideramos que una persona mayor de 18 años es razonablemente competente para gestionar sus propios asuntos y celebrar contratos legales vinculantes.
Propósito legal : Para ser válido y ejecutable, un contrato debe ser consistente con las leyes federales, estatales o locales y no puede violar estatutos legales de política pública. (ISM, 2000)
Costeo del ciclo de vida: método para determinar el costo de un producto durante su vida útil estimada, incluida su eliminación.
Salario digno: salario mínimo que debe pagarse por servicios de limpieza, seguridad y alimentación de conformidad con la Resolución 98-165.
Mantenimiento: El cuidado de una propiedad que no aumenta su valor permanente ni prolonga apreciablemente su vida útil prevista, sino que la mantiene en condiciones de funcionamiento eficientes.
Empresa comercial minoritaria (MBE) : una empresa comercial minoritaria descrita en ORS 200.005(6) y certificada como tal en el estado de Oregón de conformidad con ORS 200.055.
Individuo minoritario: Una persona descrita en ORS 200.005(4).
Mutualidad de obligaciones : Ambas partes deben recibir algo de un contrato, algún tipo de beneficio. Un contrato unilateral no es vinculante. Sin embargo, la ley no intenta medir el beneficio para cada parte, sino solo determinar si cada una cree haberlo recibido.
Negociaciones: Comparar puntos de vista, pedir consejo y comunicarse con otro para llegar a un acuerdo mutuo voluntario sobre un asunto.
Contrato no financiero : un contrato de servicios en el que el condado no tiene la obligación de pagar dinero ni el derecho a recibir dinero.
Licitante no residente: un licitante descrito en ORS 279A.120(1)(a).
Oferta: Una oferta, propuesta o cotización escrita que ofrece proporcionar bienes o servicios en respuesta a una solicitud.
Oferta y aceptación : Un contrato debe incluir una promesa de hacer algo si la otra parte acepta hacer algo a cambio. De hecho, se emiten muchos tipos de contratos y, cuando un proveedor cumple, se considera que ha aceptado el contrato, lo haya firmado o no. El acto de cumplir es un tipo de aceptación.
Oferente: Persona que presenta una oferta, propuesta o cotización, según corresponda; un licitante o un proponente.
Apertura - La fecha, hora y lugar anunciados en el Documento de Solicitación para la apertura pública de Ofertas Escritas y selladas.
Acuerdo Marco (OA) - Un documento interno creado en SAP (el software financiero y comercial integrado del Condado) que genera el número de contrato, especifica las fechas de validez, el monto del contrato y define los bienes o servicios que se comprarán.
Reglas de la PCRB - Reglas de la Junta de Revisión de Contratos Públicos adoptadas por la Junta para implementar, en parte, los requisitos de contratos y adquisiciones de ORS 279A, B y C.
Persona: Persona física, corporación, fideicomiso comercial, patrimonio, fideicomiso, sociedad colectiva, sociedad de responsabilidad limitada, asociación, empresa conjunta, organismo gubernamental, corporación pública o cualquier otra entidad jurídica o comercial. Servicios según se define en la Regla 47-0000(2).
Servicios Personales (anteriormente Servicios Profesionales): Servicios que requieren habilidades, conocimientos y recursos especializados para la aplicación de conocimientos técnicos o científicos, o el ejercicio de la discreción o el juicio profesional, artístico o de gestión, incluyendo, entre otros, contratos para los servicios de un contador, médico o dentista, educador, consultor de tecnología de la información u otro, presentador o artista (incluidos fotógrafo, cineasta, pintor, tejedor o escultor) y contratos para servicios humanos. Consulte la Regla 47-0000 de la PCRB para una definición más detallada. Los "Servicios de Arquitectura, Ingeniería y Servicios Relacionados" constituyen una clase especial de Servicios Personales, que se definen en la Regla 48-0110 de la PCRB.
Tasa salarial prevaleciente: cuando se utiliza en estas Reglas, significa la “tasa salarial prevaleciente” definida en ORS 279C.800(3).
Acuerdo de precio: un contrato público para la adquisición de suministros y servicios a un precio fijo sin: (a) garantía de una compra mínima o máxima; o (b) un pedido inicial o una compra mínima combinada con una obligación continua del contratista de proporcionar suministros y servicios en los que el condado no garantiza una compra adicional mínima o máxima.
Adquisición - El acto de comprar, arrendar, alquilar o adquirir bienes o servicios. Según la División 49, también significa el acto de contratar una Mejora Pública. "Adquisición" incluye cada función y procedimiento realizado o requerido para celebrar un Contrato Público, administrarlo y obtener su ejecución según el Código de Contratación Pública.
Expediente de Adquisiciones: El expediente que debe mantenerse conforme a la Regla 46-0490.
Muestra de Producto: Un ejemplar representativo del artículo ofrecido por el Oferente en respuesta al Documento de Solicitud. Salvo que se disponga lo contrario en el Documento de Solicitud, la Muestra de Producto será el producto exacto o una parte representativa del producto ofrecido por el Oferente.
Propuesta: Una oferta competitiva, vinculante para el proponente y presentada en respuesta a una solicitud de propuestas o una cotización de propuesta competitiva.
Proponente: Persona que presenta una propuesta en respuesta a una solicitud de propuestas. En la División 48, el término "Proponente" se refiere a un consultor que presenta una propuesta en respuesta a una solicitud de propuestas.
Mejora Pública : Un proyecto de construcción, reconstrucción o renovación importante de un inmueble por o para el Condado. "Mejora Pública" no incluye Obras de Emergencia, alteraciones menores, reparaciones ordinarias ni mantenimiento necesario para preservar una Mejora Pública. Véase ORS 279A.010(1)(aa)
Obras Públicas: Incluye, entre otros, carreteras, autopistas, edificios, estructuras y mejoras de todo tipo, creadas o mantenidas por o para el Condado, destinadas principalmente al interés público. Esta definición no incluye la reconstrucción o renovación de propiedades privadas arrendadas por el Condado. Véase ORS 279C.800(5).
PUR-1 - El procedimiento administrativo del condado para utilizar en la solicitud de contratos de servicios personales.
Orden de compra: Un tipo de contrato que puede utilizarse para la compra de bienes y servicios no personales cuando no se requiere un contrato integral del condado.
Indicadores de Calidad - Calidad (resultado de satisfacción). Esta medida refleja la eficacia en el cumplimiento de las expectativas de los clientes y las partes interesadas. Las medidas de calidad incluyen la fiabilidad, la precisión, la cortesía, la competencia, la capacidad de respuesta y la integridad del producto o servicio. La satisfacción del cliente refleja el grado en que se cumplen o superan las expectativas del cliente respecto a un servicio. La falta de calidad también se puede medir. Por ejemplo, la repetición de trabajos, la corrección de errores o la resolución de quejas.
Cotización : Respuesta a una solicitud de adquisición cuando la solicitud no se realiza mediante una invitación a presentar ofertas o una solicitud de propuestas.
Pestaña de cotización : formulario utilizado para tabular los resultados de una invitación a presentar ofertas o una solicitud de cotizaciones.
QRF - Centro de Rehabilitación Calificado. Una organización sin fines de lucro, según se define en ORS 279.835(4), para atender a personas con discapacidad.
Recusación - (ley) la descalificación de un juez o jurado por razón de prejuicio o conflicto de intereses; un juez puede ser recusado por objeciones de cualquiera de las partes o los jueces pueden descalificarse a sí mismos
Solicitud de propuestas (RFP) : un método de solicitud formal que puede usarse para adquisiciones que superen los $150 000 y que requieren propuestas según lo establecido en el Procedimiento administrativo PUR-1 y las Reglas de la PCRB.
Licitante residente: un licitante descrito en ORS 279A.120(1)(b).
Oferente Responsable (también, Licitante Responsable o Proponente Responsable, según corresponda): Persona que ha presentado una Oferta y cumple con los estándares establecidos en la Regla 47-0640(1)(c)(F) y que no ha sido descalificada por el Gerente de la CPCA según la Regla 47-0575 o la Regla 49-0370, respectivamente. Cuando se usa solo, el término "Responsable" significa que cumple con los estándares mencionados.
Oferta Responsiva (también, Oferta Responsiva o Propuesta Responsiva, según corresponda): Una Oferta que cumple sustancialmente con los procedimientos y requisitos de Solicitud aplicables y el Documento de Solicitud.
Retención - Según se utiliza en estas Reglas, “Retención” tiene el significado que se le da en ORS 279C.550 y significa la diferencia entre el monto ganado por un Contratista en un Contrato Público y el monto pagado en el Contrato.
Contrato retroactivo : un contrato, una enmienda o una renovación de contrato que se aprueba y firma después de la fecha de vigencia del contrato o después de que se hayan recibido los bienes o servicios.
Contrato de ingresos: un contrato en el que el condado y el contratista comparten los ingresos producidos según el contrato o en el que solo el condado recibe ingresos, como en un IGA.
Reglas - Las presentes Reglas de Contratación Pública, salvo indicación en contrario.
Contrato de Servicios : Un acuerdo que exige el tiempo y el esfuerzo de un contratista. La prestación de mano de obra, tiempo o esfuerzo por parte de un contratista o proveedor, que puede implicar, en menor medida, la entrega o el suministro de productos. El Código Comercial Uniforme (UCC) y los códigos comerciales estatales solo se aplican a la adquisición de un producto, mientras que el derecho consuetudinario estatal se aplicaría si se considera la adquisición de un servicio.
Signo, Firmado o Firma: Cualquier marca, palabra o símbolo adjunto o asociado lógicamente con un documento y ejecutado o adoptado por una Persona con la intención de estar obligada.
Adquisición pequeña: una adquisición de conformidad con la Regla 47-0265
Equidad social -
Adquisición de fuente única : La adjudicación de un contrato sin competencia que cumple con la Regla PCRB 47-0275 o PUR-1, XB1 y XB2.
Solicitud - Una solicitud del Condado para recibir Cotizaciones, Ofertas o Propuestas. Una solicitud con el propósito de solicitar Ofertas. Esta solicitud puede adoptar la forma de una Invitación a Licitar, una Solicitud de Propuesta, una Solicitud de Calificaciones o un documento similar; el proceso de notificar a los posibles Oferentes que el Condado solicita dichas Ofertas; el Documento de Solicitud en sí.
Documento de Licitación: Una invitación a presentar ofertas, solicitud de propuestas, solicitud de cotizaciones u otro documento similar emitido para invitar a posibles contratistas a presentar ofertas. Este término no aplica a las Adquisiciones Intermedias, Cotizaciones Informales ni a las Adquisiciones bajo los artículos 47-0265, 47-0270, 48-0210 o 49-0160. Los siguientes documentos no se consideran Documentos de Licitación si no invitan a posibles contratistas a presentar ofertas: una Solicitud de Calificaciones, una precalificación de licitantes, una solicitud de información o una solicitud de precalificación de productos.
Adquisiciones Especiales : Un enfoque de contratación diseñado a medida que satisface una necesidad de adquisición que difiere de los métodos de contratación estándar descritos en las Reglas PCRB. Véanse las Reglas PCRB 47-0285 y 47-0288.
Especificaciones: Cualquier descripción de las características físicas o funcionales, o de la naturaleza de un suministro, servicio o elemento de construcción, incluyendo cualquier requisito de inspección, prueba o preparación para la entrega de dicho suministro, servicio o elemento de construcción, así como las cantidades o calidades de los materiales que se proporcionarán en virtud del Contrato. Las especificaciones generalmente indican el resultado que se obtendrá y, en ocasiones, pueden describir el método y la manera de realizar la obra.
SRM ( Gestor de Relaciones con Proveedores) se utiliza en el Condado para describir un conjunto de aplicaciones de compras y contratos que funcionan conjuntamente. Este grupo de aplicaciones incluye flujo de trabajo, Gestor de Relaciones con Proveedores, Generador de Documentos, Gestión de Registros y Adquisiciones para el Sector Público, así como interfaces con nuestro sistema anterior.
Propiedad excedente : designación que se aplica a la propiedad del gobierno que la agencia ya no necesita y que está destinada para su disposición fuera de una organización gubernamental.
Sostenibilidad: Desarrollo sostenible que satisface las necesidades del presente sin comprometer la capacidad de las generaciones futuras para satisfacer sus propias necesidades.
Compras Sostenibles: Proceso de compra e inversión que considera el impacto económico, ambiental y social del gasto público. Véase también Compras Ambientalmente Preferibles (EPP).
Umbral: Límites de gasto relacionados con los montos de adjudicación de contratos. El punto de partida; el inicio. Límite , margen , punto de partida , contratos mínimos superiores a $5,000 e inferiores o iguales a $50,000.
Número de seguimiento: un número asignado por CPCA a cada compra de bienes o servicios que indica la autoridad de adquisición, identifica el tipo de adquisición, se ingresa en SAP y se utiliza para la preparación de informes de CPCA.
Servicios Comerciales: Todos los servicios restantes que no cumplen la definición de Servicios Personales.
Código Comercial Uniforme (UCC) : Publicado por primera vez en 1952, fue formulado por la Conferencia Nacional de Comisionados sobre Leyes Estatales Uniformes (NCCUSL) y el Instituto Americano de Derecho. Abarca una amplia gama de actividades comerciales. El UCC no se aplica a la compra de servicios ni a la contratación del Gobierno Federal. El UCC determina los derechos y obligaciones con base en la equidad y la razonabilidad, a la luz de las prácticas comerciales aceptadas. El UCC ha sido adoptado por todos los estados. El año 2003 marcó la conclusión de un proceso de quince años de reescritura del UCC. Durante ese período, cada artículo fue revisado completamente o modificado sustancialmente.
La parte más importante del UCC para los funcionarios de compras públicas es el Artículo 2, titulado “Venta de Bienes”. A falta de una ley o reglamento administrativo estatal o federal específico, el Artículo 2 regirá el contrato del funcionario de compras públicas para la venta de bienes.
Fechas de validez : las fechas de inicio y finalización del contrato en el acuerdo marco de SAP.
Empresa de Mujeres (WBE): Empresa cuyo porcentaje es propiedad o está bajo el control de una mujer. También puede tener derecho a la clasificación de minoría por parte de ciertas entidades públicas. Véase también Empresa de Propiedad de Minorías, Empresa Históricamente Subutilizada (HUB), Personas Económicamente Desfavorecidas, Pequeña Empresa Desfavorecida y MBE. Una empresa de mujeres se describe en ORS 200.005(6) y está certificada como tal por el Estado de Oregón de conformidad con ORS 200.055.
Trabajo: El suministro de todos los materiales, equipos, mano de obra y accesorios necesarios para completar con éxito cualquier artículo individual o todo el Contrato y el cumplimiento exitoso de todos los deberes y obligaciones impuestos por el Contrato.
Escrito o Escritura: Documentos en papel convencionales, ya sean manuscritos o impresos, a diferencia de las palabras habladas. También incluye transmisiones electrónicas o documentos facsímiles cuando lo requiera la ley aplicable o en la medida que lo permita el Documento de Solicitud o el Contrato.
Términos
Herramienta de Evaluación de Contratistas: Esta herramienta sirve como guía para establecer prioridades en la supervisión de contratos de las agencias. Es un documento interno que el personal del Condado debe completar anualmente. A cada respuesta se le asigna un número; cuanto mayor sea la puntuación total, mayor será la prioridad de supervisión de esa agencia en particular.
Monitoreo de Contratos: El monitoreo de contratos es un proceso que garantiza que todos los contratistas cumplan con las normas y presten los servicios contratados. Se espera que los programas financiados por diversas fuentes cumplan con los estándares profesionales en la prestación de servicios a la comunidad; el monitoreo de contratos es un método para determinarlo. El personal del programa supervisará periódicamente los atributos del programa y los estándares de desempeño relacionados para todos los contratos de servicios humanos.
Representante del contrato (preparación del contrato): responsable de redactar y compilar el contrato.
Sanciones Contractuales: Un proceso de monitoreo y acciones correctivas para el cumplimiento del contrato que aborda los problemas cuando el contratista no cumple con las expectativas contractuales del Condado. Si este desempeño ya no es aceptable, el Gerente del Programa o su designado deberá tomar medidas.
Acuerdos de subvención : contratos con una agencia gubernamental o no gubernamental externa donde el Condado recibe dinero y/u otros recursos con el propósito de apoyar o estimular un programa o actividad del Condado.
Medidas de Desempeño: La medición del desempeño es el proceso de desarrollar y utilizar indicadores significativos y objetivos que deben incluirse en el contrato. Una vez desarrollada la medida de desempeño, es necesario realizar un seguimiento sistemático para evaluar el progreso en el logro de los objetivos.
Gerente de programa - Gerente de programa/tomador de decisiones (PM/DM): Responsable de tomar decisiones sobre el contrato y de delegar responsabilidad y autoridad a otros miembros del equipo del programa.
Monitoreo del Programa - El monitoreo del programa es un proceso para asegurar que los servicios contratados se prestan de manera profesional y cumplen con las condiciones estipuladas en el contrato, las condiciones especiales y/o las instrucciones del programa.
Representante del programa (Pro R): Responsable de realizar o coordinar el trabajo para garantizar que se realicen todas las tareas del programa y de tomar decisiones según se le delegue.
Representante de adquisiciones (Proc R): Responsable de determinar el tipo de adquisición necesaria y llevar a cabo la adquisición.