Preguntas frecuentes sobre registros y archivos

¿Dónde puedo obtener copias de registros o enviar una solicitud de registros públicos?

Solicitar registros públicos es el mejor lugar para comenzar.

¿Cuál es la diferencia entre registros y archivos?

En términos generales, los registros públicos son cualquier documentación de las actividades del gobierno, creada o recibida por empleados públicos, ya sea electrónica, impresa o en microfilm. Pueden abarcar desde correos electrónicos e informes rutinarios hasta legislación crucial. Los registros públicos que no están disponibles inmediatamente en línea pueden solicitarse a través de la oficina que los creó o contactando a la Fiscalía del Condado.

Los archivos son el subconjunto de registros que se consideran valiosos para documentar la historia del Condado de Multnomah como entidad gubernamental. Generalmente, los registros de archivo se transfieren a los archivos históricos una vez que el programa que los creó deja de utilizarlos activamente y ha transcurrido su período de retención inactivo. Los registros de los archivos históricos están disponibles para consulta pública contactando con nuestro programa para programar una cita.

¿Por qué tienen un Centro de Registros? ¿No es todo digital ahora? ¿Por qué no es todo en línea?

Nuestro programa proporciona almacenamiento para aproximadamente 35.000 pies cúbicos de registros en un entorno seguro, con clima controlado y de bajo costo.

La digitalización masiva de registros inactivos suele tener un bajo retorno de la inversión. Por definición, una vez enviados al Centro de Registros, la oficina que los creó ya no los utiliza habitualmente y, muy probablemente, no se accederá a ellos durante el resto de su período de conservación. Centramos nuestros esfuerzos de digitalización en los registros en papel que las oficinas utilizan activamente, en las oficinas que desean combinar flujos de trabajo de registros en papel y electrónicos, y en los registros de archivo solicitados con frecuencia.

Para los registros inactivos que “nacieron digitales”, podemos almacenarlos y administrarlos a través de nuestro Sistema de Gestión de Documentos y Registros Electrónicos, el Administrador de Contenido de OpenText.

¿Cómo decide durante cuánto tiempo conservar los registros?

Los cronogramas de retención describen los diferentes tipos de registros que crea el condado y el tiempo durante el cual se conservan. Estos son desarrollados por gestores de información profesionales, considerando una combinación de regulaciones estatales y federales, requisitos de auditoría y subvenciones, las necesidades comerciales de la agencia creadora y su valor histórico.

¿Cómo puedo comunicarme con el secretario del condado?

Como condado con autonomía, no contamos con un solo secretario del condado, sino que dividimos las funciones entre varios puestos designados, incluyendo el oficial de registros, el secretario de la junta, el director de elecciones y el asesor del condado. Si cree que necesita contactar al secretario del condado pero no está seguro de a quién contactar, podemos ayudarle a encontrar a la persona adecuada.

¿Tiene registros del Tribunal de Circuito?

No, pero estos registros pueden solicitarse a través de la Sala de Registros del Tribunal de Circuito . Puede obtener más información llamando al (971) 274-0570 .

¿Pueden buscarme registros de otra agencia gubernamental? ¿Existe una base de datos compartida por todos en el gobierno?

Lo sentimos, no, pero podemos ayudarlo a encontrar la agencia adecuada a la que llamar o enviar un correo electrónico para obtener una copia o acceder a los registros de diferentes agencias gubernamentales.

¿Cómo puedo acceder al archivo histórico?

Para visitar los Archivos en persona, primero revise las Reglas de investigación y de instalaciones de archivos para programar una cita o llámenos al (503) 988-3741 .

También contamos con numerosos artículos en el Archivo Digital del Condado de Multnomah . Si tiene alguna pregunta sobre el archivo digital, envíe un correo electrónico a nikki.koehlert@multco.us

¿Cuál es el registro más antiguo que conserva en sus archivos?

Contamos con un libro de escrituras , fechado entre 1849 y 1854. Se registraron para partes del condado de Washington, que posteriormente se convirtió en el condado de Multnomah.

¿Tengo que pagar para utilizar los archivos?

El acceso a los archivos suele ser gratuito; sin embargo, pueden aplicarse ciertas tarifas si solicita asistencia o copias que superen ciertos límites. Nuestra lista de tarifas de asistencia para copias e investigación detalla estos límites.

¿Cómo uso los archivos si no vivo en Portland?

Aunque trabajamos para aumentar la cantidad de contenido digital disponible en línea, gran parte de nuestra colección aún está disponible solo en formato físico. Contáctenos con su pregunta de investigación y podemos ayudarle proporcionándole copias o escaneos. Pueden aplicarse cargos.

¿Tiene usted artefactos en su colección?

La mayor parte de nuestra colección de archivo se basa en textos, aunque contamos con algunos artefactos que utilizamos en exposiciones. En general, los archivos recopilan materiales textuales (además de fotografías, películas y mapas) y los museos coleccionan artefactos. La Sociedad Histórica de Oregón posee una fascinante colección de artefactos de la región.

¿Eres lo mismo que la Sociedad Histórica de Oregón? ¿O formas parte de la Biblioteca?

Somos una organización independiente de la Sociedad Histórica de Oregón, aunque, dependiendo de la naturaleza de su investigación, podría visitar ambas sedes. Si bien dependemos del mismo organismo gubernamental que la Biblioteca del Condado de Multnomah, somos oficinas independientes con propósitos diferentes. Cabe destacar que la Biblioteca cuenta con algunos materiales históricos que no se han transferido a los archivos, además de las colecciones de manuscritos (no relacionadas con el gobierno del condado) que forman parte de lasColecciones Especiales John Wilson .