Título de la serie (N.° de serie de la agencia): Descripción, retención (cita legal)
Registros de Adquisición (FREDS3-001(a), FREDS3-001(b) y FREDS3-001(c)): Registros que documentan la transferencia de adquisiciones de registros al Centro de Registros y Archivos del Condado. Incluyen transmisiones, avisos de destrucción, comprobantes de distribución, listas de antecedentes y correspondencia adjunta. La mayor parte de esta información se mantiene y resume en bases de datos de adquisición de registros. La información incluye la fecha de adquisición, la descripción de los registros, la ubicación inicial de los antecedentes, el departamento transmisor, la fecha de destrucción (si corresponde), el número de control y las firmas de autorización.
Retención: FREDS3-001(a) Registros que documentan la transferencia de registros permanentes: conservar permanentemente; Bases de datos de acceso: conservar permanentemente; FREDS3-001(c) Registros de destrucción: conservar permanentemente; FREDS3-001(b) Otros registros: conservar durante 5 años o 1 year after la destrucción de los registros asociados, lo que sea más largo. (MOAR 166-150-0125 (10))
Registros de Cuentas por Pagar (FREDS3-012): Registros que documentan el pago de las facturas del programa. Incluye informes, facturas, estados de cuenta, comprobantes, órdenes de compra, autorizaciones de pago, registros de recibos, cheques o warrants cancelados y registros similares.
Retención: Conservación por 3 años. (MOAR 166-150-0110 (1))
Registros de Preparación Presupuestaria (FREDS3-010): Registros que documentan la preparación de las solicitudes de presupuesto por programas presentadas al programa presupuestario de la división. Pueden incluir informes del personal, instrucciones presupuestarias, hojas de trabajo, encuestas, informes de asignación de fondos, planes de gastos, planes de contingencia, propuestas presupuestarias, informes de pronóstico financiero y registros similares.
Retención: Conservar por 2 años. (MOAR 166-150-0110 (8))
Registros de Gestión de Sistemas Informáticos (FREDS3-011): Registros que documentan la planificación, el desarrollo y el mantenimiento de los sistemas informáticos del programa, principalmente el sistema de gestión de registros STAR y el sistema de facturación de distribución. Los registros incluyen documentación del sistema, manuales y especificaciones de hardware y software, registros de desarrollo de software (incluidas instrucciones de codificación, diseños de informes y registros, estructuras de datos y relaciones con bases de datos), registros de copias de seguridad, correspondencia y registros relacionados.
Retención: Conservar durante la vida útil del sistema. (MOAR 166-150-0125 (1,2))
Correspondencia: Registros que: 1. documentan comunicaciones creadas o recibidas por una agencia, 2. se relacionan directamente con un programa o administración de la agencia, y 3. no se especifican de otra manera en los Programas de Retención del Condado de Multnomah. Los registros pueden incluir, entre otros, cartas, memorandos, notas y mensajes electrónicos que comunican aprobaciones formales, instrucciones de acción e información sobre contratos, compras, subvenciones, personal y proyectos o programas específicos.
Conservación: Archivar en el programa asociado o en los registros administrativos. Las comunicaciones que no cumplan con los criterios anteriores no necesitan archivarse y pueden conservarse según sea necesario. (OAR 166-150-0005 (10)) Actualizado el 01/08/2018
Herramientas de Búsqueda (FREDS3-004): Registros que localizan y/o describen los registros conservados en el Centro de Registros y Archivos del Condado. Incluye listas de estanterías, lecturas de estanterías, descripciones de colecciones de archivo, hojas de cálculo y registros similares. Actualmente, las bases de datos de ubicación de registros son las más completas para encontrar esta información. La información incluye la descripción del artículo, su ubicación, información de adquisición, información de destrucción y comentarios.
Retención: Conservar hasta su reemplazo o hasta que se destruyan los elementos descritos. (No programado)
Registros de Control de Calidad de Microfilmes (FREDS3-005): Estos registros documentan que los microfilmes producidos para el condado cumplen con las especificaciones exigidas por las Reglas Administrativas de Oregón 166-025-0005 a 166-025-0030 . Los registros pueden incluir, entre otros, listas de registros microfilmados, índices de carretes de microfilmes, informes de oficinas de servicios, informes de inspección de películas, certificaciones de azul de metileno, informes de inspección de cámaras, procesadores y duplicadoras, registros de equipos y operadores, y correspondencia.
Conservación: Conservar igual que el microfilm relacionado. (MOAR 166-150-0125 (9))
Estadísticas del Programa (FREDS3-015): Registros que documentan los logros y actividades del programa. Incluye compilaciones en hojas de cálculo y en papel que describen los registros recibidos, los registros destruidos, las acciones tomadas, la eficiencia de la respuesta, el costo por acción, los niveles de uso del departamento e información similar.
Retención: 10 años (no programado).
Registros de Compras (FREDS3-013): Registros que documentan pedidos, autorizaciones y comprobantes de recepción de la compra de bienes y servicios. Gran parte de esta información se mantendrá exclusivamente en formato electrónico en el sistema SAP. Incluye cotizaciones, requisiciones, órdenes de compra, órdenes de compra limitadas y registros relacionados.
Retención: Conservación por 3 años. (MOAR 166-150-0110 (21))
Solicitudes del Centro de Registros (FREDS3-002(a) y FREDS3-002(b)): Registros que documentan las acciones realizadas para las agencias del condado y el público. Las acciones documentadas pueden incluir recuperaciones, rearchivos, interarchivos, préstamos permanentes y recuperaciones fallidas ("no encontrados"). Incluye la documentación de las solicitudes (faxes, correos electrónicos, notas telefónicas o registros similares) y las bases de datos asociadas. La información incluye la fecha y hora de la solicitud, el tipo de solicitud, el nombre y la dirección del solicitante, el artículo solicitado, la ubicación en el estante y el nombre del remitente.
Retención: FREDS3-002(a) Entradas de la base de datos: conservar 3 años; FREDS3-002(b) Otros registros: conservar 1 año. (MOAR 166-150-0005 (37))
Registros de Programación de Retención de Registros (FREDS3-003): Registros que documentan la elaboración de los programas de retención de registros para los departamentos del condado. Los registros incluyen borradores de los programas de retención, comentarios y revisiones de los departamentos, hojas de inventario, investigación de antecedentes, autorizaciones de los Archivos Estatales de Oregón, programas de retención finalizados y correspondencia relacionada. Esta información también se conserva en diversas bases de datos administrativas y de programación. Estas bases de datos interactúan para crear programas de retención y autorizaciones de disposición de los registros que se conservan en el Centro de Registros del Condado.
Retención: Información de bases de datos administrativas: conservar hasta su reemplazo o desactualización; calendarios de retención, incluidas las bases de datos de programación: conservar durante 5 years after su reemplazo o vencimiento; otros registros: conservar durante 5 años. (MOAR 166-150-0125 (10))
Registros del Comité de Seguridad Laboral (FREDS3-014): Esta serie documenta las acciones del comité que supervisa o asesora a la división en materia de seguridad. Los registros pueden incluir actas, órdenes del día, anexos, resoluciones, informes del personal, índices, grabaciones, correspondencia y documentos relacionados. Los temas incluyen riesgos para los empleados y el público en general, diseño de la construcción y preocupaciones de seguridad en las reparaciones, sugerencias, quejas, normas y reglamentos estatales y federales, entre otros.
Retención: Minutas: Conservar 10 años; Otros registros: Conservar 5 años. (MOAR 166-150-0200 (17))