Justicia comunitaria: registros comunes
Estos registros suelen ser creados y administrados por más de un programa o división. Si no encuentra sus registros aquí, consulte el calendario de su programa o comuníquese con Registros y Archivos ( lauren.kelly@multco.us , 503-988-3741 ).
Calendarios y registros de programación (ASDGEN-004):
Registros que documentan y facilitan la planificación rutinaria, la programación y otras acciones similares relacionadas con reuniones, citas, viajes, visitas y otras actividades. Incluye calendarios, agendas electrónicas (incluidas las portátiles), agendas, notas, mensajes telefónicos, diarios y registros similares.
Retención: 1 año. (MOAR 166-150-0005 (25))
Registros del cliente (ASDGEN-005):
Documenta las visitas de los clientes a las oficinas de la división. Obligatorio en cada centro de Servicios para Adultos. Los registros muestran la fecha, el nombre del cliente, la persona que lo visita y la hora de entrada y salida.
Retención: Conservar 5 años.
Correspondencia:
Registros que: 1. documentan comunicaciones creadas o recibidas por una agencia, Y 2. se relacionan directamente con un programa o administración de la agencia, Y 3. no se especifican de otra manera en el Programa General de Retención de Registros de Condados y Distritos Especiales (OAR 166-150) ni en el ORS 192.170. Los registros pueden incluir, entre otros, cartas, memorandos, notas y mensajes electrónicos que comunican aprobaciones formales, instrucciones de acción e información sobre contratos, compras, subvenciones, personal y proyectos o programas específicos. Si la correspondencia se mantiene electrónicamente, especialmente por correo electrónico, comuníquese con el Programa de Gestión de Registros del Condado para obtener asistencia con la conservación.
Retención: Archivar con el programa asociado o los registros administrativos y conservar por el mismo período. (MOAR 166-150-0005 (10))
Informes de incidentes:
Ver registros del Programa de Seguridad .
Registros de caja chica (ASDGEN-017):
Documentos que autentican las compras de caja chica y solicitan reembolsos del fondo de caja chica del departamento. Los registros incluyen recibos, extractos de transacciones, formulario de caja chica y memorando de solicitud de pago. El registro transaccional principal se mantiene en SAP, y la documentación de respaldo, incluida la información electrónica, se conserva por separado. Consulte también los registros de Servicios Empresariales y Operaciones Financieras .
Retención: Conservar por 3 años. (MOAR 166-150-0110 (1,2))
Registros de políticas y procedimientos:
Ver registros de Recursos Humanos .
Publicaciones:
Ver registros de la Oficina del Director .
Informes y estudios (ASDGEN-022(a) y ASDGEN-022(b)):
Los registros documentan informes o estudios especiales realizados sobre los programas, servicios o proyectos de la división, elaborados por personal de la división o por consultores contratados. Incluyen el informe final, distribuido internamente o a otras entidades, y los documentos de trabajo utilizados para su elaboración. Para obtener información sobre informes y estudios en formato electrónico, comuníquese con el Programa de Gestión de Registros del Condado para obtener asistencia con su conservación. Para obtener información sobre los informes del Programa de Aplicaciones de Investigación, consulte el calendario de conservación del RAP .
Nota: Toda compilación de información de CJI en medios digitales o impresos, junto con cualquier información de identificación personal (PII) en medios digitales o impresos, se desinfectará antes de su distribución y se destruirá tan pronto como se cumpla el propósito de los datos o en el plazo de un año, lo que ocurra primero. Para más información, consulte la política de seguridad de los requisitos de destrucción de registros 166-017-0090 y servicios de información de justicia penal (CJIS) de la OAR 166-017-0090 .
Retención: ASDGEN-022(a) Informe final: conservar permanentemente; ASDGEN-022(b) Otros registros: conservar durante 5 años. (MOAR 166-150-0005 (34))
Actas de reuniones de personal (DCJ1-020):
Registros que documentan reuniones gubernamentales no sujetas a la Ley de Reuniones Públicas de Oregón (ORS 192.610 a 192.710). Estas reuniones rutinarias del personal abordan tareas y acciones dentro de las políticas y procedimientos vigentes. Los registros pueden incluir actas, notas, informes y documentos relacionados. Algunos registros pueden ameritar su inclusión en otras series de registros con periodos de conservación más largos si el tema de la reunión aporta información significativa a dicha serie.
Retención: Conservar por 2 años. (MOAR 166-150-0005 (18))
Manuales técnicos, especificaciones y garantías (ASDGEN-027):
Manuales de propietario y garantías para vehículos y equipos propiedad de la agencia. Los manuales suelen incluir especificaciones, instrucciones de funcionamiento e información de seguridad. Las garantías incluyen las condiciones de cobertura para la reparación o el reemplazo del equipo.
Retención: Manuales: conservar hasta la disposición del vehículo o equipo; garantías: conservar hasta su vencimiento. (MOAR 166-150-0105 (13))