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Aspectos destacados del informe
Lo que encontramos
El Departamento de Salud utiliza tarjetas de compra (tarjetas P) para una parte significativa de sus costos de suministros y capacitación. Analizamos una muestra de la actividad de las tarjetas P del Departamento de Salud durante los años fiscales 2016 y 2017. En general, observamos que el Departamento de Salud cuenta con controles adecuados para la mayor parte de su actividad. Sin embargo, aún hay margen de mejora.
Lo que encontramos que funciona bien :
- Utilización de procesos de compra centralizados.
- Uso de la herramienta de compras basada en web del condado, Multco Marketplace (MMP), para facilitar el proceso de aprobación.
Áreas que necesitan mejoras :
- Falta de revisión de estados de cuenta bancarios mensuales.
- Documentación faltante. A un titular de tarjeta le faltaba el 64% de su manutención del año fiscal 2016.
- Se detectaron algunas compras no permitidas en nuestra muestra.
- Falta de segregación de funciones para el proceso de compra de viajes y capacitación.
¿Por qué hicimos la auditoría?
El Departamento de Salud se incluyó en nuestro programa de auditoría 2016-17. Inicialmente, nos centramos en la actividad de las tarjetas de pago del Departamento de Salud debido a su riesgo inherente. Además, centramos nuestra atención en los titulares de tarjetas con un alto volumen de gastos, así como en otros usos de tarjetas potencialmente de alto riesgo.
Lo que recomendamos
El Departamento de Salud debería:
- Abordar de inmediato el problema de documentación adecuada con los titulares de tarjetas y los gerentes/supervisores responsables. Tomar las medidas correctivas que se consideren necesarias.
- Brindar capacitación al personal sobre las compras permitidas y el cumplimiento de la documentación requerida.
- Revisar los procesos internos para garantizar que se realicen revisiones adecuadas y oportunas de los extractos bancarios y los formularios de conciliación de viajes y capacitación.
- Evaluar a los titulares de tarjetas que no forman parte de procesos centralizados.
- Revisar los procesos para garantizar que cuenten con el personal adecuado y exista segregación de funciones.
- Asegúrese de que la segregación de funciones sea apropiada y adecuada para mitigar los riesgos.
El Departamento de Salud debe trabajar con Cuentas por Pagar Central para:
- Revisar la documentación requerida para las tarjetas de regalo para evitar la duplicación de esfuerzos.
- Determinar si la política actual de limitar las compras mensuales de tarjetas de regalo sigue siendo necesaria.
- Revisar los procedimientos administrativos del condado para garantizar que las políticas sean suficientes y claras.