El martes 23 de abril de 2024, la Junta de Comisionados del Condado de Multnomah recibió una sesión informativa de la oficina del Auditor del Condado sobre su informe reciente que mostró que los datos de ubicación de vivienda de la Oficina Conjunta de Servicios para Personas sin Hogar son precisos el 96% del tiempo.
El informe también describió algunas barreras y deficiencias del actual Sistema de Información para la Gestión de Personas sin Hogar, lo que valida el trabajo continuo de la Oficina Conjunta para actualizar dicho sistema. El enfoque del informe fue diferente al de un informe de 2023 de la Oficina del Auditor, centrado en la gestión de contratos de la Oficina Conjunta.
Para su informe, la oficina de la Auditora Jennifer McGuirk se centró en evaluar la precisión de los datos de colocación de vivienda de la Oficina Conjunta. Estos datos registran cuántas personas pasan cada año de la indigencia a una vivienda con financiación de la Oficina Conjunta, así como en qué tipo de programas de vivienda están inscritas. Para su evaluación, la Auditora comparó los datos de una muestra de 11 proveedores de servicios para personas sin hogar con los datos de la Oficina Conjunta, analizando su coherencia.
“Lo que encontramos en nuestra muestra es que, en el 96 % de los casos, los datos de la Oficina Conjunta reflejaban con precisión los del proveedor. Fueron resultados excelentes”, afirmó Nicole Dewees, Directora de Auditoría.
Los auditores también confirmaron que la Oficina Conjunta ahora realiza el seguimiento de los datos de colocación de viviendas utilizando las fechas de mudanza, no las fechas de inicio del programa. Anteriormente, la Oficina Conjunta utilizaba la fecha de inicio del proyecto como indicador indirecto de la fecha de mudanza debido a limitaciones del sistema HMIS. Después de que el personal de la Oficina Conjunta se dio cuenta de que esto no era suficiente y generaba inexactitudes en los datos de colocación, y después de que el gobierno federal actualizara sus directrices para las comunidades de todo el país, el departamento comenzó a desarrollar un método para el seguimiento de las fechas de mudanza como una forma de medir las colocaciones. La urgente necesidad de mejorar los datos de colocación se subrayó en un
de acuerdo con los planes previamente establecidos.
“Nos complace saber que la Oficina Conjunta ahora utiliza la fecha de entrada a la vivienda para informar sobre las colocaciones”, dijo Dewees. “Analizamos el año fiscal 2023 y descubrimos que estaban utilizando el campo correctamente”.
La oficina del auditor identificó algunas barreras persistentes para el uso de datos, en particular los desafíos asociados con el actual Sistema de Información para la Gestión de Personas sin Hogar (HMIS), el sistema de datos exigido por el gobierno federal que recopila información sobre clientes y programas de los proveedores locales de servicios de vivienda y para personas sin hogar. Los auditores confirmaron que el sistema es difícil de usar y que muchos proveedores ingresan datos en un segundo sistema de datos, además del HMIS.
“Descubrimos que los sistemas de datos duplicados aumentan el riesgo de inexactitud de los datos y son ineficientes”, afirmó Mandi Hood, auditora de gestión.
El informe recomienda implementar una base de datos compatible con una interfaz de programación de aplicaciones (API), un software que permite que dos aplicaciones se comuniquen entre sí. Un sistema HMIS con esta capacidad permitiría a los proveedores de servicios para personas sin hogar cargar datos en el HMIS directamente desde sus sistemas internos, en lugar de tener que introducirlos varias veces en diferentes programas.
Los representantes de la Oficina Conjunta dijeron que mejoras como esa ahora serán posibles gracias a una reciente transferencia del sistema HMIS de la Oficina de Vivienda de Portland a la Oficina Conjunta.
“Si bien la transferencia del sistema HMIS al condado de Multnomah no implica cambios significativos en el software, sienta las bases para el avance de proyectos e iniciativas clave”, declaró la presidenta Jessica Vega Pederson . “Ahora que contamos con el HMIS internamente, controlamos los datos y podemos implementar los cambios necesarios para responder eficazmente en el campo, alcanzar nuestros objetivos y servir a la comunidad”.
La Oficina Conjunta y el Departamento de Tecnología de la Información del Condado ya están en las primeras etapas de la contratación de un nuevo proveedor de HMIS que prestaría servicio a toda la región de los tres condados. Este proceso tardará varios años debido al tamaño y la complejidad del sistema, así como a la cantidad de jurisdicciones y socios involucrados, incluidos los condados de Washington y Clackamas. Mientras tanto, la Oficina Conjunta podrá realizar mejoras en el sistema que antes no eran posibles, como la mejora de los informes y los paneles de control, y la capacidad de agilizar el análisis de datos.
La Oficina Conjunta ha estado trabajando en un plan de modernización y mejora de datos, aplicando las mejores prácticas que han demostrado ser eficaces en los sectores de la salud pública y la atención sanitaria. Esto incluye aumentar la capacidad del personal de datos, crear una lista individualizada de personas en situación de calle crónica en estrecha colaboración con la iniciativa "Construido para Cero" y realizar un trabajo continuo de control de calidad de los datos.
“Tenemos soluciones provisionales”, afirmó Anna Plumb, subdirectora de la Oficina Conjunta. “El hecho de que tengamos control sobre el HMIS nos permite diseñar y construir un almacén de datos, algo que podemos integrar en el sistema HMIS actual para poder obtener datos de forma ágil y eficaz”.
