Hướng dẫn cho các phòng ban và nhân viên: Hướng dẫn rất chi tiết; nhân viên báo cáo có những thiếu sót trong quá trình thực hiện.
Hướng dẫn
Tại sao chúng ta lại xem xét hướng dẫn tập trung? Tại sao điều đó lại quan trọng?
Hướng dẫn tập trung là các hướng dẫn và chính sách từ lãnh đạo trung ương của quận gửi đến các phòng ban và nhân viên. Chỉ riêng sự tồn tại của các hướng dẫn này thôi là chưa đủ để đảm bảo một nơi làm việc an toàn, nhưng đó là bước đầu tiên cần thiết.
Quận cung cấp các dịch vụ thiết yếu cho cộng đồng và có hơn 5.000 nhân viên. Nhiều dịch vụ không thể thực hiện từ xa. Điều quan trọng là quận phải hoạt động an toàn để bảo vệ người dân, lực lượng lao động và công chúng, cũng như đảm bảo các dịch vụ thiết yếu có thể tiếp tục không bị gián đoạn.
Chính quyền quận đang cung cấp hướng dẫn gì cho các phòng ban và nhân viên về việc vận hành an toàn trong thời kỳ đại dịch?
Phòng Nhân sự Trung ương đã biên soạn hướng dẫn tập trung cho hoạt động của quận trong suốt thời kỳ đại dịch. Hướng dẫn này được đăng tải trên mạng nội bộ của quận và có sẵn cho tất cả nhân viên.
Các chính sách và hướng dẫn đã thay đổi theo thời gian. Hướng dẫn vẫn đang tiếp tục thay đổi. Tại thời điểm kiểm toán của chúng tôi, hướng dẫn bao gồm các chủ đề như: khẩu trang/che mặt, sàng lọc sức khỏe, vệ sinh và khử trùng, các chiến lược để giảm số lượng nhân viên tại chỗ và giãn cách vật lý trong không gian chung/công cộng.
Ví dụ về hướng dẫn và chính sách:
- Nhân viên làm việc tại hiện trường và ngoài hiện trường bắt buộc phải đeo khẩu trang hoặc che mặt, trừ khi ở trong không gian làm việc riêng tư.
- Nhiều nhân viên được yêu cầu xác nhận rằng họ không có triệu chứng bệnh trước khi đi làm, thông qua việc kiểm tra nhiệt độ hoặc xác nhận bằng văn bản hoặc lời nói.
- Nên bố trí các khu vực làm việc cách xa nhau và hạn chế việc tiếp cận các không gian chung.
Ban quản lý đã nhanh chóng ban hành hầu hết các hướng dẫn. Các hướng dẫn bổ sung được thêm vào theo thời gian. Ví dụ, hướng dẫn về các tiêu chuẩn tối thiểu để đảm bảo an toàn cho không gian làm việc đã được bổ sung vào tháng 8 năm 2020.
Sở Y tế công cộng cũng công bố các hướng dẫn cho cộng đồng trên trang web công khai của quận. Một số hướng dẫn này áp dụng cho các nhà cung cấp dịch vụ theo hợp đồng, chẳng hạn như các tổ chức phi lợi nhuận cung cấp nơi trú ẩn cho người vô gia cư.
Quận đang cung cấp hướng dẫn tập trung nào cho nhân viên về nghỉ ốm và các hỗ trợ khác?
Thông tin về chế độ nghỉ ốm và các chế độ hỗ trợ có sẵn trên mạng nội bộ của quận.
Những thay đổi mà quận đã thực hiện đối với chính sách nghỉ ốm để ứng phó với COVID-19 bao gồm:
- Cho phép nhân viên mượn ngày nghỉ phép từ tương lai.
- Theo luật mới, người lao động có thể được hưởng thêm tối đa 80 giờ nghỉ phép có lương vì các lý do liên quan đến COVID-19.
- Mở rộng chương trình nghỉ phép khẩn cấp, cho phép nhân viên quyên góp thời gian nghỉ phép cho các nhân viên khác đang gặp phải thảm họa.
- Cho phép nhân viên làm việc từ xa khi họ có người thân phụ thuộc ở nhà.
Quận cũng chia sẻ thông tin về chương trình hỗ trợ nhân viên (EAP) và các dịch vụ hỗ trợ sức khỏe thông qua email gửi cho nhân viên và trên mạng nội bộ.
Hướng dẫn của quận so sánh như thế nào với hướng dẫn của CDC, tiểu bang và các hướng dẫn khác?
Chúng tôi đã so sánh các hướng dẫn và chính sách của quận với các hướng dẫn từ Trung tâm Kiểm soát và Phòng ngừa Dịch bệnh (CDC), Cơ quan Y tế Tiểu bang Oregon, Cơ quan An toàn và Sức khỏe Nghề nghiệp Oregon (OSHA) và Đại học Johns Hopkins.
Nhìn chung, hướng dẫn của quận rất toàn diện và phù hợp với hầu hết các chủ đề được đề xuất từ các nguồn này.
Tại thời điểm kiểm toán, bốn lĩnh vực trong hướng dẫn của quận không phù hợp với hướng dẫn quốc gia và tiểu bang. Tuy nhiên, quận đang nỗ lực khắc phục hầu hết các vấn đề này để đáp ứng các yêu cầu mới của OSHA. Các lĩnh vực đó là:
- Đánh giá rủi ro và lập kế hoạch: Tại thời điểm kiểm toán, quận chưa tiến hành đánh giá rủi ro hoặc đánh giá mối nguy hiểm chính thức. Loại đánh giá này có thể cung cấp khuôn khổ cho việc ra quyết định. CDC và Đại học Johns Hopkins khuyến nghị nên tiến hành đánh giá rủi ro. Vào tháng 11 năm 2020, OSHA đã ban hành các yêu cầu mới về đánh giá rủi ro và quận đã bắt đầu quá trình này. OSHA cũng yêu cầu một kế hoạch kiểm soát nhiễm khuẩn. Một kế hoạch cụ thể cho từng nơi làm việc cũng là một khuyến nghị của CDC.
- Ý kiến đóng góp và phản hồi: Mặc dù lãnh đạo quận đã nỗ lực rất nhiều để thu thập ý kiến đóng góp từ nhân viên, nhưng vẫn có thể làm nhiều hơn nữa. CDC khuyến nghị chỉ định một điều phối viên COVID và chia sẻ thông tin đó với nhân viên như một đầu mối liên lạc. Lãnh đạo quận đã chỉ định một cán bộ phụ trách giãn cách xã hội, nhưng chưa chia sẻ thông tin của người này như một đầu mối liên lạc cho tất cả nhân viên. Ngoài ra, Đại học Johns Hopkins khuyến nghị một nơi tập trung để nhân viên cung cấp phản hồi ẩn danh, điều mà quận chưa cung cấp.
- Kế hoạch ứng phó khi có nguy cơ phơi nhiễm: Quận đang xem xét lại các quy trình về những việc cần làm khi một nhân viên làm việc tại chỗ có kết quả xét nghiệm dương tính với COVID-19. Hướng dẫn trước đây dành cho các nhà quản lý về vấn đề này chủ yếu bao gồm việc thông báo cho bộ phận Nhân sự và tổ chức một cuộc họp quản lý để thảo luận về tình hình. Việc thông báo cho những người tiếp xúc gần được giao cho quy trình truy vết tiếp xúc của cơ quan y tế công cộng. Hướng dẫn này không có trên mạng nội bộ vào thời điểm chúng tôi kiểm toán. Tuy nhiên, quận hiện đang xem xét lại các quy trình đối với các trường hợp có nguy cơ phơi nhiễm do các yêu cầu mới của OSHA. Các quy trình mới sẽ bao gồm một quy trình thông báo cho nhân viên về nguy cơ phơi nhiễm tiềm tàng.
- Đào tạo và Thông tin: Quận đã cung cấp rất nhiều thông tin về các chính sách mới và về COVID-19. Vào tháng 12 năm 2020, quận cũng đã ban hành các chương trình đào tạo bắt buộc về các chủ đề này. Thông tin và đào tạo là một yêu cầu mới khác của OSHA.
Vào mùa thu năm 2020, chúng tôi đã gửi một cuộc khảo sát đến tất cả nhân viên của quận để tạo cơ hội cho họ chia sẻ kinh nghiệm của mình trong suốt đại dịch. Nhân viên đã nêu lên những lo ngại trong cuộc khảo sát liên quan đến nguy cơ phơi nhiễm tại nơi làm việc. Một số nhân viên bày tỏ lo ngại về việc không biết điều gì sẽ xảy ra nếu có người tại nơi làm việc của họ có kết quả xét nghiệm dương tính. Nhân viên vừa lo ngại về việc thiếu kế hoạch ứng phó, vừa muốn có thông tin để bảo vệ sức khỏe của chính mình.
Hướng dẫn thực hành
Quận có những biện pháp kiểm soát nào để đảm bảo các phòng ban tuân thủ hướng dẫn?
Ban lãnh đạo quận phối hợp với các phòng ban để phê duyệt những thay đổi trong hoạt động và đưa ra lời khuyên.
Trong suốt mùa hè, các phòng ban trong quận đã trải qua một quy trình để trình bày kế hoạch dịch vụ lên lãnh đạo trung ương. Các kế hoạch này mô tả những thay đổi nhằm tăng cường các dịch vụ trực tiếp hoặc duy trì dịch vụ từ xa. Chủ tịch đã đưa ra quyết định cuối cùng về các kế hoạch, sau khi tham khảo ý kiến của các lãnh đạo và chuyên gia khác trong quận. Khi các tình huống mới phát sinh, quy trình này có thể được lặp lại nếu cần thiết.
Giám đốc điều hành và Giám đốc nhân sự cho biết họ thường xuyên gặp gỡ các trưởng phòng để thảo luận về các biện pháp an toàn. Họ cũng dựa vào các phương pháp giải quyết khiếu nại truyền thống để phát hiện vấn đề, chẳng hạn như khiếu nại của OSHA, khiếu nại của bộ phận nhân sự và khiếu nại của công đoàn. Chính sách của quận về các biện pháp an toàn COVID-19 cũng giống như bất kỳ chính sách nào khác của quận và có thể dẫn đến kỷ luật. Nhân viên có chuyên môn, chẳng hạn như nhân viên từ bộ phận Cơ sở vật chất, tự coi mình là cố vấn và không giám sát việc thực hiện.
Các phòng ban có tuân thủ hướng dẫn không?
Theo khảo sát nhân viên của chúng tôi, các phòng ban có thể cải thiện việc thực hiện và thi hành hướng dẫn như mô tả dưới đây.
Khẩu trang và vật che mặt
Cuộc khảo sát cho thấy nhìn chung mọi người tuân thủ tốt chính sách đeo khẩu trang và che mặt, nhưng vẫn còn chỗ để cải thiện.
Khi được hỏi liệu nhân viên quận có đeo khẩu trang hay không, hầu hết người trả lời cho biết nhân viên quận luôn đeo khẩu trang (64%) hoặc thỉnh thoảng đeo khẩu trang (33%).
Câu hỏi “Theo kinh nghiệm của tôi, nhân viên quận đeo khẩu trang hoặc che mặt khi làm việc với công chúng hoặc ở trong phạm vi 6 feet (khoảng 1,8 mét) với người khác” phù hợp với chính sách của quận tại thời điểm khảo sát. Tất cả nhân viên quận luôn phải đeo khẩu trang trong những trường hợp đó.
Các nhân viên thuộc Văn phòng Cảnh sát trưởng và những người từ chối cung cấp thông tin về bộ phận họ làm việc có phản hồi ít tích cực nhất. Nhân viên Thư viện và Sở Y tế có phản hồi tích cực nhất.
Câu hỏi khảo sát: Theo kinh nghiệm của tôi, nhân viên quận thường đeo khẩu trang hoặc che mặt khi làm việc với công chúng hoặc ở trong phạm vi 6 feet (khoảng 1,8 mét) với người khác.
Theo khảo sát, người dân đeo khẩu trang ít thường xuyên hơn so với nhân viên, với 38% cho biết người sử dụng dịch vụ và thành viên cộng đồng luôn đeo khẩu trang và 54% cho biết họ thỉnh thoảng đeo khẩu trang khi ở trong các cơ sở của quận hoặc khi tiếp xúc với nhân viên của quận. Một lần nữa, câu trả lời khác nhau tùy theo từng bộ phận.
Chúng tôi đã soạn thảo câu hỏi sao cho phù hợp với chính sách chung của quận, nhưng nó không hoàn toàn áp dụng trong mọi trường hợp. Ví dụ, sau khi người lớn đang bị giam giữ hoàn thành thời gian cách ly, họ không bắt buộc phải đeo khẩu trang trong khu giam giữ của mình.
Câu hỏi khảo sát: Theo kinh nghiệm của tôi, người sử dụng dịch vụ (ví dụ: khách hàng, bệnh nhân, người bị giam giữ) và các thành viên cộng đồng đều đeo khẩu trang hoặc che mặt khi ở trong các cơ sở của quận hoặc khi tiếp xúc với nhân viên của quận.
Trong một câu hỏi khác, đa số người trả lời đồng ý hoặc hoàn toàn đồng ý rằng ban quản lý thực thi chính sách đeo khẩu trang (84%). Mức độ đồng ý thấp nhất đến từ những người trả lời không cho biết họ làm việc ở bộ phận nào, những người từ Văn phòng Cảnh sát trưởng và những người từ Sở Dịch vụ Cộng đồng. Sở Dịch vụ Cộng đồng bao gồm Giao thông vận tải, Dịch vụ Động vật và Bầu cử.
Khám sức khỏe
Chính sách của quận yêu cầu kiểm tra triệu chứng trước khi bắt đầu ca làm việc ở một số môi trường làm việc. Vào thời điểm khảo sát nhân viên, nhân viên tại các cơ sở chăm sóc sức khỏe phải được kiểm tra thân nhiệt trước khi bắt đầu ca làm việc. Nhân viên tại các thư viện, Trung tâm Điều hành Khẩn cấp và Trung tâm Y tế Trại giam phải xác nhận bằng văn bản rằng họ không có triệu chứng COVID-19 khi bắt đầu mỗi ca làm việc. Nhân viên tại các nhà tù, trung tâm giam giữ vị thành niên và nơi trú ẩn cho người vô gia cư phải thông báo bằng lời nói với người quản lý của họ rằng họ không có triệu chứng.
Theo khảo sát nhân viên, chính sách khám sức khỏe định kỳ của quận dường như được thực hiện không đồng đều. Trong số những người trả lời khảo sát, việc khám sức khỏe định kỳ dường như hiếm khi được thực hiện tại nhà tù và không nhất quán tại các phòng khám sức khỏe và các cơ sở giam giữ vị thành niên. Nhân viên từ các bộ phận khác nhau có thể làm việc trong cùng một môi trường. Ví dụ, hầu hết những người làm việc tại nhà tù cho biết họ luôn khám sức khỏe định kỳ đều là nhân viên Y tế Trại giam thuộc Sở Y tế.
Câu hỏi khảo sát: Đơn vị làm việc của tôi yêu cầu tôi xác nhận rằng mình không có triệu chứng bệnh trước khi bắt đầu ca làm việc.
Giảm số lượng người có mặt tại chỗ
Một số hoạt động của quận phải được thực hiện trực tiếp, chẳng hạn như công tác thực thi pháp luật, vận hành cầu đường, nhà tù, nơi trú ẩn cho người vô gia cư và trạm cứu hộ động vật. Nhiều hoạt động khác của quận đã chuyển sang dịch vụ từ xa vào tháng Ba.
Chỉ thị của Chủ tịch từ tháng 3 là bất kỳ ai không thuộc diện thiết yếu đều nên làm việc từ xa. Tám mươi phần trăm người được hỏi đồng ý hoặc hoàn toàn đồng ý với tuyên bố: “Đơn vị làm việc của tôi đã giảm số lượng người có mặt tại chỗ cùng một lúc. Ví dụ, thông qua việc điều chỉnh lịch làm việc hoặc tăng cường làm việc từ xa.” Một số phòng ban đã phối hợp với Văn phòng Chủ tịch để mở rộng các dịch vụ trực tiếp.
Mặc dù các phòng ban đã giảm số lượng nhân viên làm việc tại các tòa nhà của quận, nhưng dường như một phần lớn nhân viên của quận vẫn đến nơi làm việc trực tiếp, ít nhất là thỉnh thoảng. Gần một nửa số người tham gia khảo sát đã trả lời các câu hỏi về nơi làm việc cho thấy họ đã làm việc từ xa và làm việc tại chỗ/ngoài hiện trường trong tháng trước khi khảo sát. Điều này bao gồm cả những người chủ yếu làm việc từ xa, nhưng cũng đến văn phòng trong một khoảng thời gian rất ngắn. Văn phòng Biện lý Quận nổi bật với ba phần tư số người tham gia khảo sát chia thời gian làm việc giữa làm việc tại chỗ và làm việc từ xa.
Trong các bình luận mở, một số người trả lời cho biết họ không thể làm tất cả công việc từ xa. Mặc dù nhiều hồ sơ đã được chuyển sang định dạng điện tử, nhưng việc phụ thuộc vào giấy tờ ở một số bộ phận đang khiến mọi người phải đến văn phòng. Một số người trả lời cho biết họ phải đến văn phòng để in ấn, kiểm tra thư từ, lấy chữ ký hoặc truy cập các hồ sơ bản cứng. Ví dụ, một người trả lời viết: “Một số bản cứng của tài liệu cần được lưu giữ trong hồ sơ. Vì vậy, đến văn phòng là cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ này…”. Một người khác viết: “Tôi đến văn phòng của chúng tôi mỗi tháng một lần để in tất cả mọi thứ và lưu trữ”. Những người trả lời khác bày tỏ rằng họ cảm thấy không công bằng khi phải đến văn phòng trong khi những người khác làm việc tại nhà.
Nhân viên có cảm thấy an toàn không?
Nhìn chung, 40% số người tham gia khảo sát làm việc tại chỗ, ít nhất là đôi khi, không tin tưởng rằng các biện pháp hiện có là đủ để ngăn ngừa dịch bệnh bùng phát tại nơi làm việc. Một lần nữa, câu trả lời khác nhau tùy theo bộ phận. Những người trả lời không thuộc các bộ phận cụ thể, bao gồm nhân viên tại văn phòng Hội đồng Ủy viên Quận, Ban Quản lý Khẩn cấp và Văn phòng Liên hợp Dịch vụ Người vô gia cư, lạc quan nhất. Những người trả lời từ Văn phòng Cảnh sát trưởng ít lạc quan nhất.
Câu hỏi khảo sát: Tôi tin tưởng rằng các biện pháp đang được áp dụng tại nơi làm việc của tôi là đủ để ngăn ngừa sự bùng phát dịch bệnh tại nơi làm việc.
Nhiều nhân viên cũng bày tỏ lo ngại về an toàn nơi làm việc trong các câu hỏi mở. Ví dụ, khi được hỏi điều gì là khó khăn nhất khi làm việc trong thời kỳ đại dịch, người trả lời đã đưa ra những câu như:
“Tôi luôn lo lắng về việc bị ốm và mang virus về nhà.”
“[Thật khó khăn] khi biết rằng một số đồng nghiệp không tuân theo các hướng dẫn được khuyến nghị hoặc bắt buộc.”
“[Thật khó khăn] khi cố gắng giữ an toàn và giãn cách xã hội trong một không gian không cho phép giãn cách xã hội.”
“Tôi cảm thấy văn phòng của chúng ta chưa thực hiện đủ các biện pháp giãn cách xã hội.”
Các nhân viên cũng bày tỏ lo ngại về vấn đề an toàn không liên quan trực tiếp đến COVID-19 tại nơi làm việc. Họ lo lắng về sự an toàn liên quan đến các cuộc biểu tình và môi trường khu vực trung tâm thành phố. Một số người được hỏi cũng bày tỏ lo ngại về việc sử dụng phương tiện giao thông công cộng để đi làm trong thời kỳ đại dịch và phải làm việc khi chất lượng không khí nguy hiểm.
Theo báo cáo từ tiểu bang Oregon, trong thời gian kiểm toán, quận này ghi nhận một vụ bùng phát dịch tại nơi làm việc liên quan đến năm người trở lên, đây là ngưỡng báo cáo dịch bệnh tại nơi làm việc theo quy định của tiểu bang. Quận cũng tạm thời đóng cửa một trung tâm tạm trú nhỏ dành cho thanh thiếu niên tại Trại giam Donald E. Long khi nhiều nhân viên cung cấp dịch vụ có kết quả xét nghiệm dương tính với COVID-19. Kể từ đó, chúng tôi đã được biết thêm về các vụ bùng phát dịch bệnh khác tại nơi làm việc trong quận.
Các khuyến nghị
- Ủy ban thực thi quy định tạm thời về COVID-19 của OR OSHA cần hoàn tất tất cả các yêu cầu mới của OSHA càng sớm càng tốt:
- Đánh giá rủi ro, kế hoạch kiểm soát lây nhiễm, quy trình xử lý trường hợp phơi nhiễm tiềm ẩn và đào tạo nhân viên.
- Lưu ý: Ban quản lý báo cáo rằng phần lớn công việc hướng tới khuyến nghị này đã được hoàn thành. Công việc này đã diễn ra trong khoảng thời gian từ khi báo cáo được viết đến khi được ban hành. Chúng tôi xác nhận rằng công việc đã được thực hiện, nhưng chúng tôi không kiểm toán công việc đó. Chúng tôi vẫn giữ khuyến nghị này trong báo cáo để có thể theo dõi và thực hiện khuyến nghị một cách kỹ lưỡng hơn.