Orientación para departamentos y empleados: La orientación es exhaustiva; los empleados informan de deficiencias en la implementación.
Guía
¿Por qué analizamos la orientación centralizada? ¿Por qué es importante?
La orientación centralizada consiste en directrices y políticas que la dirección del condado proporciona a los departamentos y empleados. Si bien la mera existencia de directrices no basta para garantizar un lugar de trabajo seguro, es un primer paso necesario.
El condado presta servicios esenciales a la comunidad y cuenta con más de 5000 empleados. Muchos de estos servicios no pueden realizarse de forma remota. Es fundamental que el condado opere de manera segura para proteger a las personas a las que sirve, a su personal y al público en general, así como para garantizar que los servicios esenciales continúen sin interrupciones.
¿Qué directrices está proporcionando el condado a los departamentos y empleados sobre cómo operar de forma segura durante la pandemia?
El Departamento Central de Recursos Humanos elaboró una guía centralizada para las operaciones del condado durante la pandemia. Esta guía está publicada en la intranet del condado y está disponible para todos los empleados.
Las políticas y directrices han cambiado con el tiempo. Las directrices siguen cambiando. En el momento de nuestra auditoría, las directrices abarcaban temas como: mascarillas/cubrebocas, controles sanitarios, limpieza y desinfección, estrategias para reducir el número de empleados en las instalaciones y distanciamiento físico en espacios compartidos/públicos.
Ejemplos de directrices y políticas:
- El personal que trabaja en las instalaciones o sobre el terreno está obligado a usar mascarillas o cubrebocas, excepto en los espacios de trabajo individuales privados.
- Muchos empleados deben confirmar que no presentan síntomas antes de comenzar a trabajar, mediante controles de temperatura o declaraciones escritas o verbales.
- Los puestos de trabajo deben estar más separados y el acceso a los espacios compartidos debe reducirse.
La dirección estableció rápidamente la mayoría de las directrices. Con el tiempo, se añadieron directrices adicionales. Por ejemplo, en agosto de 2020 se añadieron directrices con estándares mínimos para garantizar la seguridad en los espacios de trabajo.
El Departamento de Salud Pública también publica directrices para la comunidad en el sitio web público del condado. Algunas de estas directrices se aplican a los proveedores de servicios contratados, como los albergues para personas sin hogar sin fines de lucro.
¿Qué orientación centralizada proporciona el condado a los empleados sobre las bajas por enfermedad y otros tipos de apoyo?
La información sobre bajas por enfermedad y ayudas económicas está disponible en la intranet del condado.
Los cambios que el condado realizó en la política de licencia por enfermedad en respuesta a la COVID-19 incluyen:
- Permitir a los empleados tomar prestado de sus vacaciones futuras.
- Hasta 80 horas adicionales de licencia remunerada por motivos relacionados con la COVID-19, de conformidad con las nuevas leyes.
- Ampliar el programa de licencia por catástrofes, que permite a los empleados donar tiempo de licencia a otros empleados que se enfrentan a catástrofes.
- Permitir que los empleados trabajen a distancia cuando tienen una persona a su cargo en casa.
El condado también compartió información sobre el programa de asistencia al empleado (EAP, por sus siglas en inglés) y el apoyo al bienestar a través de correos electrónicos a los empleados y en la intranet.
¿Cómo se comparan las directrices del condado con las de los CDC, el estado y otras fuentes?
Comparamos las directrices y políticas del condado con las directrices de los Centros para el Control y la Prevención de Enfermedades (CDC), la Autoridad de Salud del Estado de Oregón, la Administración de Seguridad y Salud Ocupacional de Oregón (OSHA) y la Universidad Johns Hopkins.
En general, las directrices del condado fueron exhaustivas y coincidieron en casi todos los temas recomendados por estas fuentes.
En el momento de nuestra auditoría, cuatro áreas de las directrices del condado no coincidían con las directrices nacionales y estatales. Sin embargo, el condado está trabajando en la mayoría de ellas en respuesta a los nuevos requisitos de OSHA. Estas áreas son:
- Evaluación y planificación de riesgos: Al momento de nuestra auditoría, el condado aún no había realizado una evaluación formal de riesgos o peligros. Este tipo de evaluación podría proporcionar un marco para la toma de decisiones. Los CDC y Johns Hopkins recomiendan realizar una evaluación de riesgos. En noviembre de 2020, OSHA publicó nuevos requisitos para las evaluaciones de riesgos y el condado ha iniciado dicho proceso. OSHA también exige un plan de control de infecciones. Un plan específico para el lugar de trabajo también es una recomendación de los CDC.
- Aportaciones y comentarios: Si bien la administración del condado ha hecho mucho por recabar la opinión de los empleados, aún se puede hacer más. Los CDC recomiendan designar un coordinador de COVID y compartir esa información con los empleados como punto de contacto. La administración del condado ha designado a un responsable de distanciamiento social, pero no ha compartido su información como punto de contacto con todos los empleados. Además, Johns Hopkins recomienda un lugar centralizado para que los empleados proporcionen comentarios anónimos, algo que el condado no ha ofrecido.
- Plan de exposición: El condado está revisando los protocolos sobre qué hacer cuando un empleado presente en las instalaciones da positivo por COVID-19. Las directrices anteriores para los gerentes sobre este tema implicaban principalmente notificar a Recursos Humanos y celebrar una reunión de gestión para analizar la situación. La notificación de los contactos cercanos quedaba a cargo del proceso de rastreo de contactos de salud pública. Estas directrices no estaban disponibles en la intranet al momento de nuestra auditoría. Sin embargo, el condado está revisando actualmente los protocolos para posibles exposiciones debido a los nuevos requisitos de OSHA. Los nuevos protocolos incluirán un proceso para notificar a los empleados sobre una posible exposición.
- Capacitación e información: El condado ha brindado mucha información sobre las nuevas políticas y sobre la COVID-19. En diciembre de 2020, el condado también publicó la capacitación obligatoria sobre estos temas. La información y la capacitación fueron otro nuevo requisito de OSHA.
En otoño de 2020, enviamos una encuesta a todos los empleados del condado para que pudieran compartir sus experiencias durante la pandemia. En la encuesta, los empleados expresaron su preocupación por la posible exposición en el lugar de trabajo. Algunos manifestaron inquietud por no saber qué ocurriría si alguien en su lugar de trabajo daba positivo. Los empleados estaban preocupados tanto por la falta de un plan como por el deseo de obtener información sobre su propia salud.
Orientación práctica
¿Qué controles tiene implementados el condado para garantizar que los departamentos sigan las directrices?
Los líderes del condado colaboran con los departamentos para aprobar los cambios en las operaciones y brindar asesoramiento.
Durante el verano, el condado llevó a cabo un proceso para que los departamentos presentaran planes de servicio a la dirección central. Dichos planes describían cambios para incrementar los servicios presenciales o mantenerlos a distancia. El presidente tomó las decisiones finales sobre los planes, en consulta con otros líderes y expertos del condado. Este proceso puede repetirse según sea necesario, en caso de que surjan nuevas situaciones.
El director de operaciones y el director de recursos humanos informaron que se reúnen periódicamente con los jefes de departamento para analizar las medidas de seguridad. También recurren a los métodos tradicionales de quejas para detectar problemas, como las quejas ante la OSHA, las quejas de recursos humanos y las reclamaciones sindicales. Las políticas del condado sobre las medidas de seguridad contra la COVID-19 son como cualquier otra política del condado y pueden dar lugar a medidas disciplinarias. El personal con experiencia, como el personal de instalaciones, se considera consultor y no supervisa la implementación.
¿Los departamentos están siguiendo las directrices?
Según nuestra encuesta a los empleados, los departamentos podrían mejorar la implementación y el cumplimiento de las directrices, tal como se describe a continuación.
Mascarillas y cubrebocas
La encuesta mostró un buen cumplimiento general de la política sobre el uso de mascarillas y cubrebocas, pero hay margen de mejora.
Al preguntarles si los empleados del condado usaban cubrebocas, la mayoría de los encuestados dijeron que los empleados del condado usaban cubrebocas siempre (64%) o a veces (33%).
La pregunta: «Según mi experiencia, los empleados del condado usan mascarillas o cubrebocas cuando trabajan con el público o a menos de 1,8 metros de otras personas», coincidía con la política del condado vigente en el momento de la encuesta. Todos los empleados del condado deben usar mascarillas en esas circunstancias.
Los empleados de la Oficina del Sheriff y aquellos que se negaron a indicar el departamento para el que trabajaban fueron los que recibieron las respuestas menos positivas. Los empleados de la Biblioteca y del Departamento de Salud fueron los que recibieron las respuestas más positivas.
Pregunta de la encuesta: En mi experiencia, los empleados del condado usan mascarillas o cubrebocas cuando trabajan con el público o a menos de 1,8 metros de otras personas.
Los encuestados informaron que el público usaba cubrebocas con menos frecuencia que el personal: el 38 % afirmó que los usuarios de los servicios y los miembros de la comunidad siempre los usan, mientras que el 54 % indicó que a veces los usan cuando están en instalaciones del condado o interactúan con empleados del condado. Nuevamente, las respuestas variaron según el departamento.
Redactamos la pregunta de acuerdo con la política general del condado, pero no se aplica exactamente en todos los casos. Por ejemplo, una vez que los adultos bajo custodia han completado un período de cuarentena, no están obligados a usar mascarillas en su unidad de vivienda.
Pregunta de la encuesta: En mi experiencia, los usuarios de los servicios (por ejemplo, clientes, pacientes, personas detenidas) y los miembros de la comunidad usan mascarillas o cubrebocas cuando están en instalaciones del condado o cuando interactúan con empleados del condado.
En otra pregunta, la mayoría de los encuestados estuvo de acuerdo o muy de acuerdo en que la gerencia hace cumplir la política de uso de mascarillas (84%). Los niveles más bajos de acuerdo se registraron entre quienes prefirieron no indicar el departamento para el que trabajaban, los empleados de la Oficina del Sheriff y los del Departamento de Servicios Comunitarios. Este último incluye Transporte, Servicios para Animales y Elecciones.
exámenes de salud
La normativa del condado exige controles de síntomas antes de comenzar los turnos en diversos entornos laborales. En el momento de la encuesta a los empleados, se suponía que a los trabajadores de centros de salud se les debía tomar la temperatura antes de comenzar su turno. Los empleados de las bibliotecas, el Centro de Operaciones de Emergencia y el Servicio de Salud Penitenciaria debían declarar por escrito que no presentaban síntomas de COVID-19 al inicio de cada turno. Los empleados de cárceles, centros de detención juvenil y albergues para personas sin hogar debían comunicar verbalmente a sus supervisores que no presentaban síntomas.
Según la encuesta a los empleados, la política del condado sobre exámenes médicos parece implementarse de manera desigual. Entre quienes respondieron a la encuesta, los exámenes médicos son poco frecuentes en la cárcel y menos consistentes en las clínicas de salud y los centros de detención juvenil. Personas de diferentes departamentos pueden trabajar en el mismo lugar. Por ejemplo, la mayoría de los empleados de la cárcel que afirmaron realizar siempre un examen médico son empleados del Departamento de Salud del Servicio Penitenciario.
Pregunta de la encuesta: Mi unidad de trabajo me exige que confirme que no presento síntomas antes de comenzar mi turno.
Reducir el número de personas en el lugar
Algunas operaciones del condado deben realizarse de forma presencial, como el trabajo policial, el mantenimiento de puentes, las cárceles, los albergues para personas sin hogar y el refugio de animales. Muchas otras operaciones del condado pasaron a ofrecerse a distancia en marzo.
La directiva del Presidente desde marzo ha sido que todo aquel que no sea esencial trabaje a distancia. El ochenta por ciento de los encuestados estuvo de acuerdo o muy de acuerdo con la afirmación: «Mi unidad de trabajo ha reducido el número de personas presentes físicamente al mismo tiempo. Por ejemplo, mediante horarios ajustados o un mayor trabajo a distancia». Algunos departamentos han colaborado con la Oficina del Presidente para ampliar los servicios presenciales.
Si bien los departamentos han reducido la cantidad de empleados en los edificios del condado, parece que una gran parte del personal del condado aún acude a lugares de trabajo físicos, al menos ocasionalmente. Casi la mitad de los encuestados respondieron preguntas sobre el lugar de trabajo indicando que habían trabajado tanto a distancia como presencialmente o en el campo durante el mes anterior a la encuesta. Esto incluye a quienes trabajan principalmente a distancia, pero acudieron a la oficina por un tiempo mínimo. La Fiscalía destaca con tres cuartas partes de los encuestados que dividen su tiempo entre el trabajo presencial y el remoto.
En comentarios abiertos, algunos encuestados dijeron que no podían realizar todo su trabajo de forma remota. Aunque muchos archivos se han digitalizado, la dependencia del papel en algunos departamentos obliga a la gente a ir a la oficina. Algunos encuestados mencionaron que acudían a la oficina para tareas como imprimir, revisar el correo, obtener firmas o acceder a archivos físicos. Por ejemplo, un encuestado escribió: «Hay copias físicas de documentos que deben archivarse. Por lo tanto, es necesario venir a trabajar para completar esta tarea…». Otro escribió: «Voy a la oficina una vez al mes para imprimir todo y archivarlo». Otros encuestados expresaron que les parecía injusto tener que ir a trabajar mientras otros trabajaban desde casa.
¿ Se sienten seguros los empleados?
En general, el 40 % de los encuestados que trabajan presencialmente, al menos ocasionalmente, no confían en que las medidas implementadas sean suficientes para prevenir un brote en el lugar de trabajo. Nuevamente, las respuestas variaron según el departamento. Los encuestados que no pertenecen a ningún departamento, entre los que se incluyen empleados de las oficinas de la Junta de Comisionados del Condado, Gestión de Emergencias y la Oficina Conjunta de Servicios para Personas sin Hogar, fueron los más optimistas. Los encuestados de la Oficina del Sheriff fueron los menos optimistas.
Pregunta de la encuesta: Confío en que las medidas implementadas en mi entorno laboral son suficientes para prevenir un brote en el lugar de trabajo.
Muchos empleados también expresaron su preocupación por la seguridad en el lugar de trabajo en preguntas abiertas. Por ejemplo, cuando se les preguntó cuál había sido la parte más difícil de trabajar durante la pandemia, los encuestados dijeron cosas como:
“Me preocupa constantemente enfermarme y llevar el virus a casa.”
“[Resulta un desafío] saber que algunos colegas no siguen las directrices recomendadas o requeridas.”
“[Resulta complicado] intentar mantenerse a salvo y practicar el distanciamiento social en un espacio que no lo permite.”
“No creo que nuestra oficina esté tomando suficientes medidas de distanciamiento social.”
Los empleados también expresaron inquietudes sobre la seguridad en el entorno laboral, no directamente relacionadas con la COVID-19. Les preocupaba la seguridad en relación con las protestas y el ambiente en el centro de la ciudad. Algunos encuestados también manifestaron inquietudes sobre el uso del transporte público para ir al trabajo durante la pandemia y sobre tener que trabajar en condiciones de mala calidad del aire.
Según informes del estado de Oregón, durante el período de nuestra auditoría, el condado registró un brote laboral con cinco o más personas, que es el umbral estatal para la notificación de brotes en el lugar de trabajo. El condado también cerró temporalmente un pequeño albergue para jóvenes en el Centro de Detención Donald E. Long cuando varios empleados dieron positivo por COVID-19. Posteriormente, hemos tenido conocimiento de brotes laborales adicionales en el condado.
Recomendaciones
- El comité de implementación de la norma temporal COVID-19 de la OSHA de Oregón deberá completar cuanto antes todos los nuevos requisitos de la OSHA:
- Evaluación de riesgos, plan de control de infecciones, protocolos para posibles exposiciones y capacitación del personal.
- Nota: La gerencia informa que se ha avanzado considerablemente en la implementación de esta recomendación. Este trabajo se realizó entre la redacción y la publicación del informe. Reconocemos que se ha realizado trabajo, pero no lo hemos auditado. Mantenemos la recomendación en el informe para poder darle seguimiento exhaustivo.