Teletrabajo: adaptar las prácticas de teletrabajo para satisfacer la creciente necesidad
¿Por qué nos planteamos el teletrabajo?
Consideramos el teletrabajo debido al drástico aumento de las horas de trabajo de los empleados debido a la pandemia de COVID-19. Este aumento supone un cambio significativo en la forma en que el condado realiza su trabajo. Cuando los empleados teletrabajan, el condado se enfrenta a desafíos únicos, como la elegibilidad y la supervisión de los empleados, la capacitación y las necesidades de equipo, el uso seguro de los sistemas de información del condado, el cumplimiento de las normas de privacidad y la seguridad laboral de los empleados.
Las horas anuales de teletrabajo han aumentado de forma constante desde el año fiscal 2016 (AF16). El gran aumento de las horas de teletrabajo en el AF20 se produjo en los últimos tres meses y medio del año fiscal (del 15 de marzo al 30 de junio de 2020) debido a la pandemia. En el gráfico a continuación, se muestran las horas anuales de teletrabajo del AF16 al AF20. Solo se muestra el primer trimestre del AF21 (de julio a septiembre de 2020), lo que ilustra aún más el extraordinario aumento del teletrabajo.
Las horas de teletrabajo en el condado aumentaron significativamente debido a la pandemia
El promedio de horas diarias de teletrabajo disminuyó de 14,300 a 12,200 horas en comparación con el primer trimestre del año fiscal 2020. Esta disminución podría deberse en parte a que los empleados trabajan menos desde su lugar de teletrabajo y más en los centros de trabajo del condado. Por ejemplo, algunas oficinas del condado permitieron la presencia de un número limitado de empleados en el lugar simultáneamente mediante horarios rotativos. Parte de la disminución en las horas de teletrabajo también podría atribuirse a las vacaciones de verano.
¿El condado tenía políticas y procedimientos sólidos de teletrabajo?
Sí. Una política y unos procedimientos sólidos proporcionan al condado una guía clara para las operaciones diarias y ayudan a garantizar el cumplimiento de las leyes y normativas. En general, la política de teletrabajo del condado se comparaba favorablemente con las mejores prácticas previas a la pandemia. Utilizamos la política de teletrabajo vigente del condado, el acuerdo de teletrabajo y los materiales relacionados como criterios, basándonos en entrevistas con profesionales de recursos humanos del condado, y porque el condado indicó a los empleados estas herramientas en la página de recursos de teletrabajo de su intranet. Un grupo de empleados, liderado por Recursos Humanos Central, está actualizando la política del condado y realizando ajustes para tener en cuenta los cambios necesarios debido a la pandemia y su naturaleza continua.
El condado hizo excepciones razonables a su política de teletrabajo en marzo de 2020, cuando declaró el estado de emergencia en respuesta a la pandemia. Por ejemplo, antes de la pandemia, el condado exigía que los empleados que teletrabajaban contaran con guardería u otro tipo de supervisión para cualquier miembro del hogar que necesitara atención durante la jornada laboral. El condado modificó este requisito para permitir que los padres que teletrabajaban cuidaran a sus hijos mientras seguían trabajando desde casa. El condado también tuvo que implementar el teletrabajo sin contar con acuerdos de teletrabajo vigentes. El condado ha respaldado eficazmente su política de teletrabajo a través de su intranet.
¿Qué tan bien ha trabajado el condado para garantizar que la elegibilidad para el teletrabajo se determine de manera justa?
En circunstancias normales, el condado debería permitir que los empleados teletrabajen mediante un proceso de elegibilidad bien diseñado y justo que incluya elementos como el deseo del empleado de teletrabajar y la naturaleza del puesto. Los empleados y sus supervisores deberían colaborar para tomar la decisión de teletrabajar. El acuerdo estándar de teletrabajo del condado y el fácil acceso a él (que se explica más adelante) facilitarían este proceso.
Según la literatura sobre teletrabajo, algunos supervisores están más dispuestos a permitirlo que otros. También es posible que los supervisores discriminen a algunos empleados que desean teletrabajar. Para abordar estas situaciones indeseadas, todos los empleados que deseen teletrabajar tendrían más probabilidades de recibir un trato justo si el condado especifica la posible elegibilidad para el teletrabajo en sus descripciones de puestos, vinculando así el teletrabajo más al puesto que a la persona.
¿Quién pudo realizar teletrabajo durante la pandemia?
El condado declaró una emergencia debido a la pandemia. Es comprensible que los departamentos no tuvieran tiempo para implementar el proceso de teletrabajo establecido por el condado, que generalmente se basa en un acuerdo mutuo. En estas circunstancias, dos grupos generales de empleados son relevantes: empleados no esenciales y empleados esenciales. Según el 88 union contract con el condado, los empleados no esenciales no están obligados a presentarse a trabajar debido a la demora en la apertura, el cierre anticipado o la reducción total de las operaciones de una instalación o establecimiento. Los empleados esenciales deben presentarse a trabajar independientemente del cierre de la instalación o de la reducción de algunas o todas las operaciones del condado. Algunos empleados esenciales pueden teletrabajar, pero todos los empleados no esenciales estaban obligados a hacerlo a partir de marzo de 2020.
El condado colaboró con los sindicatos para asignar a los trabajadores no esenciales a teletrabajo o a licencia administrativa remunerada. La mayoría de los departamentos lograron encontrar trabajo remoto necesario para los empleados no esenciales. En algunos departamentos, no siempre hubo trabajo remoto para los empleados no esenciales debido a la naturaleza de sus funciones. Algunos empleados no esenciales recibían su paga mientras esperaban trabajo. Por ejemplo, la administración de la Biblioteca no aceptó las alternativas de teletrabajo propuestas por los empleados y se les concedió licencia administrativa remunerada.
La situación de los empleados esenciales era diferente. El texto del contrato sindical vincula la definición de empleado esencial con las inclemencias del tiempo. Dado que las inclemencias del tiempo son significativamente diferentes a una pandemia, el condado y los sindicatos permitieron exenciones por dificultades económicas para los empleados esenciales. A los empleados esenciales se les concedió una exención por dificultades económicas si pertenecían a un grupo de mayor riesgo de COVID-19 o tenían un familiar en dicho grupo. El número de empleados que inicialmente solicitaron exenciones por dificultades económicas afectó los servicios del condado.
Por ejemplo, muchos trabajadores esenciales solicitaron inicialmente exenciones por dificultades económicas en el Departamento de Salud, lo que provocó el cierre de clínicas. El Departamento de Salud superó las barreras para la reincorporación laboral con estos empleados. La mayoría de ellos volvieron al trabajo combinando el teletrabajo con el trabajo presencial. La mayoría de las clínicas están abiertas ahora, pero operan al 60-70% de su capacidad.
¿Qué equipos han utilizado los teletrabajadores durante la pandemia y qué tan bien se ha hecho seguimiento de los mismos ?
Las necesidades de equipo de los empleados no cambian simplemente porque teletrabajen desde una ubicación diferente a la de su lugar de trabajo en el condado. Dada la naturaleza prolongada de la pandemia, el condado debería proporcionar a los empleados el equipo de uso individual que necesitan para realizar su trabajo, como computadoras y auriculares. En ocasiones, los empleados tuvieron que proporcionar sus propias computadoras u otros equipos para teletrabajar. El departamento de Tecnologías de la Información (TI) no contaba con un recuento fiable de las computadoras del condado y las de los empleados utilizadas desde los lugares de teletrabajo.
Algunos departamentos reportaron dificultades iniciales para que sus empleados recibieran todo el equipo necesario. Un departamento reportó dificultades para conseguir el equipo adecuado para el teletrabajo incluso en agosto de 2020. La mayoría de las necesidades de equipo se han resuelto en gran medida. En otoño de 2020, enviamos una encuesta a todos los empleados del condado para brindarles la oportunidad de compartir sus experiencias durante la pandemia. La encuesta reveló que, a mediados de octubre de 2020, el 81 % de los encuestados contaba con el equipo necesario para teletrabajar. Sin embargo, la encuesta también muestra que, en ese momento, muchos empleados aún no conseguían el equipo necesario para realizar su trabajo o tenían problemas de conectividad.
Durante la pandemia, el condado proporcionó computadoras de escritorio o portátiles, estaciones de acoplamiento, monitores, teclados, ratones, auriculares, reposamuñecas ergonómicos y sillas de oficina que los empleados podían llevarse a casa. Sin un seguimiento preciso, estos equipos del condado podían perderse o ser robados. A partir de marzo de 2020, el departamento de TI contaba con un formulario disponible en la intranet del condado para que los empleados informaran sobre los dispositivos propiedad del condado y otros equipos utilizados para el teletrabajo.
En condiciones normales, los empleados que teletrabajan marcan una casilla en el acuerdo de teletrabajo que indica el tipo general de equipo del condado que utilizan para teletrabajar. Marcar estas casillas y completar el formulario de equipo de TI son tareas duplicadas. Sería preferible que existiera un método para documentar los números de identificación de las computadoras propiedad del condado u otros identificadores de equipos de uso individual al mismo tiempo que se inicia el teletrabajo, en lugar de tener pasos duplicados.
¿ Los supervisores y empleados han recibido suficiente formación sobre teletrabajo?
La capacitación facilita el éxito del teletrabajo, proporcionando a los supervisores y a sus empleados las mejores habilidades y conocimientos para desempeñar las mismas responsabilidades que normalmente tienen, pero de una manera diferente. Sin la capacitación adecuada, el teletrabajo tiene menos probabilidades de ser una forma eficaz de trabajar. Según la política del condado, todos los empleados que teletrabajan y sus supervisores deben completar la capacitación dentro de los tres meses posteriores a la aprobación del acuerdo de teletrabajo.
Obtuvimos estadísticas de capacitación en teletrabajo del Departamento Central de Recursos Humanos y descubrimos que un número significativo de empleados no completó la capacitación obligatoria. Según la encuesta sobre la pandemia de la Oficina del Auditor, enviada a todos los empleados del condado, solo el 64 % de los encuestados reportó haber completado la capacitación en teletrabajo.
La capacitación en línea está disponible para todos los empleados del condado a través de Workday, el sistema de planificación de recursos empresariales del condado. Además de los cursos de capacitación en línea, el condado ofrece recursos de teletrabajo internamente en su intranet. Los empleados bien capacitados protegen tanto al condado como a sus empleados, ayudando a garantizar la comunicación, la productividad, la seguridad y la privacidad durante el teletrabajo.
Por consiguiente, los departamentos del condado deben exigir a los supervisores y empleados que completen toda la capacitación sobre teletrabajo requerida según la política del condado y supervisar su capacitación para garantizar que se lleve a cabo. El condado también debe decidir cuándo los empleados deben actualizar su capacitación.
Durante nuestra auditoría, ¿los supervisores del condado monitorearon a los empleados que trabajaban a distancia estableciendo y midiendo su desempeño ?
En circunstancias normales de teletrabajo, los supervisores trabajan con sus empleados mediante un acuerdo de teletrabajo para establecer objetivos laborales, definir claramente las tareas y medir los resultados. Esto ayuda a garantizar que los empleados realicen las tareas del condado, incluso si trabajan a distancia con menos supervisión directa. Según los directores de recursos humanos de los departamentos, algunos departamentos completaron la mayoría de sus acuerdos de teletrabajo, varios departamentos completaron algunos acuerdos, mientras que otros solo completaron algunos para agosto de 2020. Seis meses después del inicio de la pandemia en marzo de 2020, muchos empleados no habían completado un acuerdo de teletrabajo.
Según la encuesta sobre la pandemia de la Auditoría, aproximadamente el 74 % de los encuestados indicó tener un acuerdo de teletrabajo vigente a mediados de octubre de 2020. Las unidades de recursos humanos informaron que supervisores y empleados colaboraron para garantizar que el personal supiera qué debía lograr mientras trabajaba desde casa. Nuestra encuesta también indicó que el 92 % de los encuestados afirmó que sus supervisores supervisaban su desempeño mientras trabajaban desde casa.
En circunstancias normales, el acuerdo de teletrabajo es esencial para determinar si el teletrabajo es la mejor opción laboral tanto para el empleado como para el condado. Una vez completado, el acuerdo funciona básicamente como una solicitud para que el empleado teletrabaje. Independientemente de si los supervisores aprueban o rechazan las solicitudes de teletrabajo de los empleados, deben conservar una copia electrónica del acuerdo en un lugar de fácil acceso, preferiblemente en Workday y no en un expediente personal en papel.
En condiciones de pandemia, el acuerdo de teletrabajo no es una solicitud, pero es tan importante como en condiciones normales. El supervisor y el empleado deben seguir utilizando el acuerdo de teletrabajo para establecer:
- Se establecen objetivos de trabajo claros y los resultados son mensurables.
- Criterios utilizados para evaluar el éxito del teletrabajo.
- Horarios en los que el empleado estará accesible, incluido su horario y las formas en que se puede contactar al empleado.
- El lugar de trabajo del empleado está bien acondicionado y es seguro.
- Con qué frecuencia el supervisor evalúa el trabajo de sus empleados.
- Plazos para las tareas.
- Equipos y servicios utilizados por el trabajador en el lugar de teletrabajo.
- Capacitación tanto del empleado como del supervisor.
- Un entendimiento de que el condado generalmente no reembolsará la mayoría de los gastos asociados con el teletrabajo.
- Cualquier propiedad y equipo propiedad de un empleado utilizado para negocios del condado puede estar sujeto a una solicitud de registros públicos, una citación, una orden judicial o administrativa que puede requerir que el empleado proporcione al condado acceso completo a dicho equipo.
- Un entendimiento con el empleado de que es responsable de seguir todas las pautas de seguridad emitidas por el condado.
- Un reconocimiento por parte del empleado de que el condado tiene derecho a visitar su área de trabajo en casa durante el horario laboral normal para garantizar que cumple con los estándares de seguridad del condado.
¿ Los acuerdos de teletrabajo fueron fácilmente accesibles para su actualización y evaluación ?
No. Cuando los acuerdos de teletrabajo no son fácilmente accesibles, resulta ineficiente y se pierde la oportunidad de evaluar si el teletrabajo está permitido de manera equitativa en todo el condado.
Los acuerdos de teletrabajo están sujetos a cambios, pero no son fácilmente accesibles en los departamentos ni a nivel de condado. Según nuestras entrevistas con los directores de recursos humanos departamentales, los departamentos archivan los acuerdos de teletrabajo en los expedientes personales impresos de los empleados.
El condado no administra sus acuerdos de teletrabajo a través de su sistema ERP Workday. Mantener los acuerdos de teletrabajo en Workday facilitaría el acceso a la información y la eficiencia, al permitir la aprobación, el seguimiento y la actualización electrónicos. Por ejemplo, los empleados podrían actualizar fácilmente sus horarios, tareas o equipos utilizados para el teletrabajo en Workday.
En el futuro pospandémico, mantener estos acuerdos en Workday podría mejorar el seguimiento de los equipos utilizados para el teletrabajo y permitir un análisis valioso sobre si el condado ofrece el teletrabajo de forma equitativa. Por ejemplo, dado que los datos sobre los acuerdos de teletrabajo no están prácticamente disponibles para su análisis, ni el condado ni la Oficina del Auditor pueden evaluar si los supervisores aprobaron el teletrabajo a empleados blancos con mayor frecuencia que a sus contrapartes negras, indígenas o racializadas.
¿Qué tan bien hizo el seguimiento del condado al tiempo de teletrabajo de los empleados durante el tiempo de nuestra auditoría ?
Ya sea que trabajen desde casa o en las instalaciones del condado, los empleados siempre deben registrar su tiempo de forma consistente y precisa. Bajo cualquier circunstancia, el condado está obligado, en virtud de la Ley de Normas Laborales Justas, a registrar con precisión el número de horas remuneradas realizadas por los empleados que teletrabajan. En general, los empleados registraron su tiempo de teletrabajo de forma inconsistente en Workday. TeletrabajoLos empleados del condado registraron el tiempo como teletrabajo, licencia administrativa y como tiempo adicional, lo que dificulta su seguimiento. Es probable que los empleados del condado registraran algunas de sus horas de teletrabajo como tiempo trabajado regular.
El Memorando de Acuerdo del Local 88 establecía que los empleados podían registrar su tiempo como teletrabajo o licencia administrativa a discreción del supervisor. Encontramos varios casos en los que empleados de diversos departamentos registraron su tiempo como licencia administrativa, pero también indicaron en sus comentarios que estaban teletrabajando. El condado publicó instrucciones para el registro del tiempo de teletrabajo en la intranet para los empleados al inicio de la pandemia. Sin embargo, debido a las instrucciones contradictorias y las diferentes prácticas en todo el condado, no pudimos garantizar la exactitud del tiempo de teletrabajo. El condado debería reiterar las instrucciones a los empleados sobre cómo registrar el tiempo de teletrabajo, en comparación con la licencia administrativa y otros códigos.
¿El condado protegió adecuadamente la seguridad de los equipos informáticos de los teletrabajadores y la privacidad de la información confidencial?
La política de teletrabajo del condado permite el uso de las computadoras de los empleados. El uso de computadoras de los empleados para teletrabajar aumenta los riesgos de seguridad y privacidad del condado, ya que podrían estar vulneradas, no tener suficientes funciones de seguridad instaladas o no haberse completado actualizaciones críticas. La equidad en el teletrabajo también podría convertirse en un problema si los empleados no tienen acceso a computadoras en casa.
Según el departamento de TI del condado, las computadoras del condado son más fáciles de mantener y reparar. Algunas de las organizaciones que investigamos insisten en usar computadoras de la empresa, especialmente para el teletrabajo a largo plazo. Cuando los empleados usan sus propias computadoras para asuntos del condado, este asume mayores riesgos en cuanto a seguridad, protección de la información confidencial del condado y compatibilidad general. Los empleados también podrían tener que proporcionar al condado acceso completo a su computadora personal para acceder a cualquier registro público.
Para abordar estos riesgos, el condado debería exigir el uso de computadoras propiedad del condado para los empleados que frecuentemente teletrabajan y debería enfatizar el uso de computadoras propiedad del condado para los empleados que ocasionalmente teletrabajan.
¿ Los entornos de teletrabajo de los empleados del condado estaban configurados adecuadamente para garantizar su productividad y seguridad ?
Los empleados que trabajan a distancia pueden encontrar información útil en la intranet del condado sobre productividad y seguridad. El sitio web incluye enlaces a políticas, formularios importantes, capacitación, seguimiento de equipos del condado y recursos para reuniones remotas. La página de recursos para el teletrabajo también ofrece consejos para mejorar la productividad y la protección de la información confidencial.
En circunstancias normales, los empleados que teletrabajan deben contar con guardería u otro tipo de supervisión para cualquier miembro del hogar que requiera atención durante su jornada laboral. El condado flexibilizó estos requisitos durante la pandemia.
En un entorno de teletrabajo, la productividad se ve afectada negativamente por una conexión deficiente o poco fiable. Varios empleados informaron tener problemas de conexión en la encuesta sobre la pandemia de la Oficina del Auditor, pero no pudimos determinar la causa. Para ayudar a solucionar los problemas de conectividad, el grupo de teletrabajo del condado está considerando una asignación mensual para ayudar a cubrir los costos de conexión a internet de los empleados que teletrabajan.
Los empleados deben completar una Lista de Verificación de Seguridad para el Teletrabajo antes de comenzar a trabajar a distancia. Con esta lista, los empleados afirman haber realizado una autoevaluación de los riesgos del lugar de trabajo y que el supervisor ha colaborado con ellos para abordar cualquier inquietud. La lista incluye preguntas sobre el espacio de trabajo, la preparación para emergencias y la ergonomía del teletrabajador. El empleado reconoce en el acuerdo de teletrabajo que el condado tiene derecho a visitar su lugar de trabajo en casa durante el horario laboral habitual para garantizar que cumpla con las normas de seguridad del condado.
La responsabilidad del condado por la salud y seguridad de los empleados que trabajan desde casa es básicamente la misma que cuando trabajan en las instalaciones del condado. Si un empleado se lesiona mientras trabaja desde casa durante su horario de teletrabajo, debe informar de inmediato a su supervisor. Según el gerente de riesgos, se presentaron algunas reclamaciones de indemnización laboral relacionadas con el teletrabajo durante los primeros meses de la pandemia, pero no se ha observado una tendencia al alza desde entonces.
Recomendaciones
- Para julio de 2021, los directores de departamento deberán proporcionar computadoras del condado a los empleados que teletrabajan frecuentemente y deberán enfatizar el uso de computadoras del condado para los empleados que teletrabajan ocasionalmente. El condado también deberá proporcionar a los empleados cualquier otro equipo que una sola persona utilice habitualmente para teletrabajar eficazmente, como ratones, monitores y auriculares. Estos ejemplos son descriptivos, no exhaustivos.
- Para febrero de 2022, Recursos Humanos Central deberá garantizar el mantenimiento de la información sobre teletrabajo, incluidos los acuerdos de teletrabajo aprobados o denegados, de forma electrónica, preferiblemente en Workday, para permitir:
- Accesibilidad a acuerdos de teletrabajo aprobados o denegados a nivel de empleado, supervisor, departamental y central.
- Aprobaciones electrónicas y actualización para una mejor eficiencia.
- Monitoreo del desempeño y equidad del teletrabajo.
- Documentación de detalles específicos, como números de identificación de computadora, de todos los equipos del condado utilizados para teletrabajar.