Objetivos, alcance y metodología
El objetivo de esta auditoría era determinar:
- ¿Qué medidas ha tomado el condado para garantizar que los servicios vitales puedan continuar de manera segura y equitativa durante la pandemia?
- si esas medidas están en línea con las directrices de los CDC y otras guías para reducir los riesgos para la salud, y
- ¿Qué mejoras se pueden realizar de cara al futuro?
Con estos objetivos en mente, examinamos las siguientes áreas:
- Entornos colectivos de mayor riesgo que incluían albergues para personas sin hogar, centros de detención y residencias para adultos.
- Orientación y apoyo general a nivel de condado para departamentos y empleados.
- Cambios físicos en los edificios del condado
- Teletrabajo
Para lograr estos objetivos generales, nosotros:
- Centramos nuestro trabajo en las directrices y prácticas vigentes al 1 de junio de 2020, y que continuaron evolucionando hasta el 18 de diciembre de 2020.
- Se realizaron más de 70 entrevistas con funcionarios electos, directores de departamento, directores de división, contratistas del condado y empleados del condado.
- Estudié las directrices sobre la COVID-19 de los Centros para el Control y la Prevención de Enfermedades, la Autoridad Sanitaria de Oregón, la Universidad Johns Hopkins, la Administración de Seguridad y Salud Ocupacional de Oregón (OSHA) y el condado de Multnomah.
- Se consultó la bibliografía pertinente, así como los informes de auditoría de otras jurisdicciones.
- Realicé visitas a algunos edificios del condado, así como a albergues para personas sin hogar, tanto colectivos como ubicados en moteles.
- Se realizaron encuestas a empleados del condado y al personal de residencias de ancianos.
Controles internos y alcance del trabajo
Comprendimos los controles internos sobre los procedimientos de seguridad relacionados con la COVID-19 en albergues para personas sin hogar, centros de detención y residencias para adultos. También examinamos los controles internos para la orientación y el apoyo sobre la COVID-19 en todo el condado, así como cualquier modificación física necesaria en los edificios para garantizar la seguridad de los empleados y del público. Dado que el condado necesariamente realiza su trabajo de manera diferente dentro de las restricciones de seguridad impuestas por la COVID-19, también analizamos los controles internos para el teletrabajo.
Una estructura de control eficaz en el contexto de la COVID-19 ofrece una garantía razonable de que el condado diseñó sus medidas de protección para asegurar la seguridad de los clientes atendidos, el público y los empleados. En el mejor de los casos, habríamos podido evaluar el diseño, la implementación y la eficacia operativa de los controles internos. Sin embargo, en entornos de alto riesgo, como albergues para personas sin hogar, centros de detención y residencias para adultos, donde la presencia física o la proximidad entre personas supondría un riesgo adicional de contagio, generalmente limitamos nuestros procedimientos principalmente al diseño de los controles internos. Observamos los controles internos en los albergues para personas sin hogar y las instalaciones del condado, siempre que fue posible, para determinar su implementación y buscamos evidencia que corroborara la eficacia de la implementación y la operatividad de los controles internos, tal como se describe a continuación para cada sección.
albergues para personas sin hogar
Para comprender el diseño de los controles internos de los albergues para personas sin hogar, nos centramos en si estos seguían los protocolos de seguridad contra la COVID-19 del Centro para el Control y la Prevención de Enfermedades (CDC), la Autoridad de Salud de Oregón y el condado. También examinamos los controles internos relacionados con las responsabilidades de la Oficina Conjunta de Servicios para Personas sin Hogar en el sistema de albergues. Realizamos entrevistas, estudiamos los requisitos y directrices legales, revisamos documentos y visitamos tres centros. Asimismo, utilizamos los comentarios de la encuesta a los empleados para ampliar nuestra comprensión.
Con base en nuestro conocimiento de los controles internos y los resultados de la encuesta, evaluamos la eficacia del diseño de los controles internos y, en cierta medida, su implementación. Nuestra evaluación identificó problemas relacionados con la claridad de la comunicación sobre las directrices en el sitio web público y el hecho de que no todos los contratos nuevos o las enmiendas incluyen cláusulas relacionadas con la COVID-19.
Centros de detención
Para comprender el diseño de los controles internos en los centros de detención, nos centramos en si estos centros (tanto para adultos como para menores) seguían los protocolos de seguridad contra la COVID-19 del Centro para el Control y la Prevención de Enfermedades (CDC), la Autoridad de Salud de Oregón y el condado. También examinamos los controles internos relacionados con las responsabilidades del condado en los centros de detención. Realizamos entrevistas y revisamos las políticas y los procedimientos.
Nuestra oficina realizó una encuesta a todos los empleados del condado sobre la respuesta del condado a la pandemia. Aproximadamente 300 empleados de la cárcel de la Oficina del Sheriff del Condado de Multnomah y 30 empleados de centros de detención de menores respondieron a la encuesta, lo que nos permitió conocer las condiciones en los centros de detención del condado.
Basándonos en nuestro conocimiento de los controles internos y los resultados de las encuestas, nuestra evaluación identificó preocupaciones relacionadas con la frecuencia del intercambio de mascarillas de tela en las cárceles, la reducción de las opciones de visitas gratuitas y la aplicación sistemática de las políticas sobre el uso de mascarillas.
Residencias para adultos mayores
Para comprender el diseño de los controles internos de las residencias para adultos mayores (ACH, por sus siglas en inglés), nos centramos en si estas residencias seguían los protocolos de seguridad contra la COVID-19 del Centro para el Control y la Prevención de Enfermedades (CDC), la Autoridad de Salud de Oregón y el condado. También examinamos los controles internos relacionados con las responsabilidades del condado en el sistema de residencias para adultos mayores. Realizamos entrevistas, revisamos los requisitos legales, estudiamos literatura sanitaria autorizada y supervisamos los informes de gestión de las residencias del condado, así como los informes estatales sobre admisiones restringidas.
Realizamos una encuesta a operadores de residencias para adultos mayores, gerentes de atención a residentes y cuidadores para obtener información sobre la implementación de controles internos. Con base en nuestro conocimiento de los controles internos y los resultados de la encuesta, evaluamos la eficacia del diseño de los controles internos y, en cierta medida, su implementación.
Según nuestro conocimiento de los controles internos y los resultados de la encuesta, nuestra evaluación identificó una oportunidad para que el Programa ACH aumente la comunicación con los ACH sobre el cumplimiento de las directrices y regulaciones relativas a la exposición, el control de infecciones, el distanciamiento físico y la presentación de informes.
Orientación y apoyo en todo el condado
Para comprender el diseño del control interno de las directrices del condado, nos centramos en determinar si dichas directrices estaban alineadas con las del Centro para el Control y la Prevención de Enfermedades (CDC), la Autoridad de Salud de Oregón y la Universidad Johns Hopkins. Además de revisar las directrices, también realizamos entrevistas y analizamos los resultados de nuestra encuesta a los empleados. Esta encuesta proporcionó información valiosa sobre el grado de cumplimiento de las directrices.
Con base en nuestro conocimiento de los controles internos y los resultados de la encuesta, evaluamos la eficacia del diseño de los controles internos y, en cierta medida, su implementación. Nuestra evaluación identificó problemas relacionados con la supervisión, la implementación coherente y las oportunidades para recibir retroalimentación.
Cambios físicos en los edificios del condado
Para comprender los controles internos, nos centramos en determinar si las prácticas del condado para realizar modificaciones físicas y controles de ingeniería en los edificios del condado se ajustaban a las directrices de los Centros para el Control y la Prevención de Enfermedades (CDC) y de la OSHA de Oregón. Además de revisar las directrices, realizamos entrevistas, visitamos las instalaciones del condado y analizamos los resultados de nuestra encuesta a los empleados. Dicha encuesta proporcionó información valiosa sobre el grado de implementación de las directrices en las instalaciones del condado.
Con base en nuestra interpretación de las directrices, evaluamos el diseño de los controles internos relacionados con las modificaciones físicas y los controles de ingeniería en los edificios del condado, y comparamos las directrices de los CDC para los controles administrativos y de ingeniería con las prácticas del condado.
Teletrabajo
Comprendimos cómo el condado diseñó los controles internos para el teletrabajo. Además de realizar entrevistas, revisar la bibliografía y estudiar las prácticas y auditorías de otras jurisdicciones, también analizamos la política de teletrabajo, los recursos en línea, la capacitación y la información de nómina. Analizamos los riesgos específicos del teletrabajo y determinamos si la política al respecto los abordaba.
Con base en nuestro conocimiento, evaluamos el diseño de los controles internos para el teletrabajo. No contábamos con la información necesaria para evaluar la elegibilidad o la equidad del teletrabajo. Nuestra evaluación identificó problemas relacionados con los acuerdos de teletrabajo, el equipo, la seguridad de la información, el registro de horas y la capacitación.
Componentes y principios del control interno
A continuación se detallan los componentes del control interno y los principios subyacentes que son relevantes para el objetivo de la auditoría. La dirección es responsable de todas estas actividades.
Evaluación de riesgos
- Defina claramente los objetivos para permitir la identificación de riesgos y defina los niveles de tolerancia al riesgo.
- Identificar, analizar y responder a los riesgos relacionados con el logro de los objetivos definidos.
- Tenga en cuenta la posibilidad de fraude al identificar, analizar y responder a los riesgos.
- Identificar, analizar y responder a los cambios significativos que podrían afectar al sistema de control interno.
Actividades de control
- Diseñar actividades de control para lograr los objetivos y responder a los riesgos.
- Diseñar el sistema de información de la entidad y las actividades de control relacionadas para lograr los objetivos y responder a los riesgos.
- Implementar actividades de control mediante políticas.
Información y comunicación
- Utilice información de calidad para alcanzar los objetivos de la entidad.
- Comunicar internamente la información de calidad necesaria para alcanzar los objetivos de la entidad.
- Comunicar externamente la información de calidad necesaria para alcanzar los objetivos de la entidad.
Escucha
- Establecer y llevar a cabo actividades de seguimiento para supervisar el sistema de control interno y evaluar los resultados.
- Corregir oportunamente las deficiencias detectadas en los controles internos.
Fiabilidad de los datos
Para cumplir con nuestros objetivos de auditoría, utilizamos información financiera del período comprendido entre el 1 de enero de 2019 y el 30 de septiembre de 2020, proveniente de Workday, el sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) actual del condado. Asimismo, utilizamos información financiera del período comprendido entre el 1 de julio de 2014 y el 31 de diciembre de 2018, proveniente del sistema de ERP anterior, SAP. Con base en las revisiones anuales de SAP y Workday realizadas por el auditor externo del condado, nuestra oficina determinó que los datos eran suficientemente confiables para los fines de este informe.
Encuesta a todos los empleados del condado
Nuestra oficina realizó una encuesta entre los empleados del condado sobre la respuesta del condado a la pandemia para conocer sus experiencias durante la misma y sus percepciones sobre las medidas de seguridad en los lugares de trabajo. Utilizamos SurveyMonkey, un software de encuestas en línea que facilita la creación de encuestas y la recopilación de datos, como plataforma para nuestra encuesta. Para fomentar la participación, nuestra oficina hizo que la encuesta fuera anónima y no se vinculó con direcciones de correo electrónico, nombres, números de identificación de empleados, direcciones IP ni ninguna otra información que permitiera identificar a los participantes. La participación en la encuesta fue voluntaria y los encuestados tenían derecho a retirarse en cualquier momento.
La encuesta incluyó preguntas abiertas y cerradas sobre la satisfacción y el bienestar de los empleados, la seguridad en el lugar de trabajo y el teletrabajo. También se incluyeron preguntas demográficas. Para garantizar la calidad y la fiabilidad de la encuesta, se realizó una prueba piloto del cuestionario con auditores ajenos a esta sección y con algunos empleados del condado. Estas pruebas piloto se llevaron a cabo para verificar (1) la claridad y la coherencia de las preguntas, (2) la idoneidad de la terminología utilizada y (3) la exhaustividad e imparcialidad de la encuesta. Se revisó el cuestionario en función de los comentarios recibidos durante las pruebas piloto. Nuestra oficina determinó que los datos eran suficientemente fiables para los fines de este informe.
Encuesta a proveedores de residencias para adultos mayores
Realizamos una encuesta a operadores de residencias para adultos mayores (ACH), administradores de atención a residentes y cuidadores para obtener información sobre la implementación de controles internos. Utilizamos SurveyMonkey, un software de encuestas en línea que facilita la creación de encuestas y la recopilación de datos, como plataforma para nuestra encuesta. Si bien la verificación mediante la observación directa de los controles es lo ideal, utilizamos una encuesta para evaluarlos, ya que las visitas in situ supondrían un riesgo de infección inaceptable para los residentes y el personal de las residencias. Enviamos la encuesta a 2364 direcciones de correo electrónico únicas de personas que trabajan con/para las 618 residencias autorizadas y supervisadas por el Programa de Residencias para Adultos Mayores (Programa ACH) del Condado al 19 de agosto de 2020.
La encuesta se realizó entre el 22 de septiembre y el 12 de octubre de 2020. Fue anónima y las respuestas no se vincularon con direcciones de correo electrónico, nombres, ID de licencia de ACH, direcciones IP ni ninguna otra información de identificación. Si bien no recopilamos datos sobre las respuestas de los participantes (SurveyMonkey registra si se recibió o no una respuesta), no se recogieron otros detalles. Solicitamos a los participantes que identificaran su rol en el ACH (operador, administrador residente y/o cuidador; cada participante podía seleccionar varios tipos). Obtuvimos una tasa de respuesta del 33 % de los ACH individuales, del 34 % de los operadores, del 32 % de los administradores residentes y del 8 % de los cuidadores.
ocho:110%">Analizamos los resultados por tipo de proveedor (por ejemplo, solo cuidador frente a operador/administrador residente) y por número de residentes en un hogar (por ejemplo, un residente frente a más de un residente) y encontramos poca o ninguna variación significativa en los resultados, en la mayoría de los casos. La mayoría de los resultados se presentan en función de todas las respuestas proporcionadas, a menos que se indique específicamente. La encuesta incluyó principalmente preguntas cerradas sobre los esfuerzos realizados por los ACH para garantizar que los servicios vitales pudieran continuar de forma segura durante la pandemia. Utilizamos los requisitos y directrices federales, estatales y locales como criterios para desarrollar una lista de controles internos que determinamos que eran significativos para los ACH para ayudar a garantizar que los servicios vitales en los ACH puedan continuar de forma segura durante la pandemia para los residentes vulnerables. Estos controles internos significativos se convirtieron en las preguntas de la encuesta. Para garantizar la calidad y la fiabilidad de la encuesta, realizamos una prueba piloto del cuestionario con auditores no asignados a esta sección de la auditoría y la administración del Programa ACH. Realizamos las pruebas piloto para comprobar (1) la claridad y el flujo de las preguntas, (2) la idoneidad de la terminología utilizada y (3) si la encuesta era completa e imparcial. Revisamos el cuestionario en función de la Pruebas preliminares. Nuestra oficina determinó que los datos eran suficientemente fiables para los fines de este informe.
Declaración de cumplimiento con las normas de auditoría gubernamentales
Realizamos esta auditoría de desempeño de acuerdo con las normas de auditoría gubernamental generalmente aceptadas. Dichas normas exigen que planifiquemos y llevemos a cabo la auditoría para obtener evidencia suficiente y apropiada que proporcione una base razonable para nuestros hallazgos y conclusiones, de acuerdo con nuestros objetivos de auditoría. Consideramos que la evidencia obtenida proporciona una base razonable para nuestros hallazgos y conclusiones, de acuerdo con nuestros objetivos de auditoría.
Por qué realizamos una encuesta a los empleados.
Realizamos esta encuesta para que los empleados pudieran compartir sus experiencias durante la pandemia. Esta encuesta proporciona información valiosa para nuestra auditoría en todos los departamentos del condado. Queríamos ofrecerles una forma anónima de expresar sus opiniones e inquietudes. Esperábamos que, dado que el Auditor del Condado es elegido de forma independiente, los empleados se sintieran libres de expresar sus preocupaciones abiertamente sin temor a represalias. Además de utilizar la encuesta para esta auditoría, publicaremos un informe aparte con resultados más detallados a principios de 2021.
Acerca de la encuesta
La Oficina del Auditor envió una encuesta a todos los empleados del condado que contaban con una dirección de correo electrónico válida del condado al día de su lanzamiento, el 22 de septiembre de 2020. La encuesta estuvo disponible en SurveyMonkey durante tres semanas y media, hasta el 16 de octubre de 2020. Garantizamos el anonimato de los participantes al no recopilar información que los identificara. Al enviar la encuesta, proporcionamos a los empleados una sección de preguntas frecuentes sobre cómo se llevaría a cabo, incluyendo cómo se mantendría la confidencialidad de las respuestas.
La encuesta constaba de cinco secciones principales: satisfacción del empleado, seguridad en el entorno laboral, experiencia de teletrabajo, secciones de comentarios para que los empleados pudieran compartir sus opiniones y una sección sobre el departamento y datos demográficos. Los empleados eran dirigidos a las secciones de teletrabajo y seguridad laboral según sus respuestas a las preguntas sobre el entorno laboral. La mayoría de las preguntas de la encuesta eran opcionales. Debido a esto, algunos encuestados no respondieron a todas las preguntas y, como los empleados eran dirigidos únicamente a las secciones que les resultaban relevantes, el número de empleados que respondieron a cada pregunta varió. En total, participaron 3374 empleados en la encuesta.
Ofrecimos la oportunidad de hacer comentarios, que fueron muy variados.
A lo largo de la encuesta, incluimos varios recuadros de comentarios para que los participantes compartieran cualquier inquietud o comentario adicional sobre su experiencia durante la pandemia. Hemos incluido algunos comentarios seleccionados en el informe para destacar los hallazgos y ofrecer información sobre las percepciones de los participantes. En algunos casos, los comentarios ayudaron a explicar por qué las personas respondieron de esa manera. Editamos las respuestas para mayor claridad y para eliminar las referencias que pudieran identificar a los participantes.
Acerca de las respuestas
Más de la mitad del personal del condado completó la encuesta. Solicitamos a los encuestados que identificaran su departamento asignado. Recopilar esta información es importante porque cada departamento tiene prácticas, mensajes de la dirección y enfoques diferentes para el cumplimiento de las políticas, y queríamos poder ilustrar estos enfoques diferentes en los datos. Esta pregunta era opcional y muchos encuestados no respondieron o abandonaron la encuesta antes de responderla. Recibimos el mayor número de respuestas del Departamento de Salud, el departamento más grande del condado. Las tasas de respuesta variaron según el departamento. Cada departamento contó con al menos un tercio de su personal que respondió.
Para comprender mejor las experiencias laborales de los empleados durante la pandemia, también les preguntamos sobre los entornos de trabajo donde pasaban la mayor parte del tiempo. El entorno laboral es importante porque cada uno presenta riesgos diferentes y las políticas del condado varían según el entorno. Muchos encuestados habían trabajado en más de un entorno. Les pedimos que enumeraran los lugares de trabajo en los que trabajaron durante el mes anterior. Tres cuartas partes de los encuestados mencionaron el teletrabajo como uno de sus entornos laborales.
Los encuestados informaron trabajar en diversos entornos laborales del condado.
El informe de la futura encuesta proporcionará información adicional.
Los empleados compartieron mucha más información sobre sus experiencias que la que se abordaba en la auditoría sobre seguridad relacionada con la COVID-19. En esta auditoría, solo informamos sobre algunas preguntas específicas y analizamos las respuestas por departamento o lugar de trabajo.
Creemos que la gente estará interesada en obtener resultados más completos de la encuesta, y publicarlos es importante para la transparencia. Una vez finalizada esta auditoría, elaboraremos un informe con los resultados de la encuesta, con el objetivo de publicarlo a principios de 2021. En dicho informe, analizaremos las respuestas demográficas con mayor profundidad para examinar las disparidades que experimentan los distintos grupos de personas según sus características demográficas. También analizaremos todas las preguntas de la encuesta.