Objetivos, alcance y metodología
El objetivo de esta auditoría fue determinar:
- ¿Qué medidas ha tomado el condado para garantizar que los servicios vitales puedan continuar de manera segura y equitativa durante la pandemia?
- si esas medidas están en línea con los CDC y otras directrices para reducir los riesgos para la salud, y
- ¿Qué mejoras se pueden realizar en el futuro?
Con estos objetivos en mente, examinamos las siguientes áreas:
- Entornos de mayor riesgo de congregación, que incluyen refugios para personas sin hogar, centros de detención y residencias de cuidado para adultos.
- Orientación y apoyo general a nivel de condado para departamentos y empleados
- Cambios físicos en los edificios del condado
- Teletrabajo
Para lograr estos objetivos generales:
- Centramos nuestro trabajo en las orientaciones y prácticas vigentes al 1 de junio de 2020 y que continuaron evolucionando hasta el 18 de diciembre de 2020.
- Realizó más de 70 entrevistas con funcionarios electos, directores de departamento, directores de división, contratistas del condado y empleados del condado.
- Estudió las pautas de COVID-19 de los Centros para el Control y la Prevención de Enfermedades, la Autoridad de Salud de Oregón, la Universidad Johns Hopkins, la Seguridad y Salud Ocupacional de Oregón (OSHA) y el condado de Multnomah.
- Investigó literatura relevante, así como informes de auditoría de otras jurisdicciones.
- Realizó visitas a algunos edificios del condado, así como a refugios para personas sin hogar colectivos y basados en moteles.
- Se realizaron encuestas a empleados del condado y personal de hogares de cuidado para adultos.
Controles internos y alcance del trabajo
Obtuvimos información sobre los controles internos de los procedimientos de seguridad contra la COVID-19 en albergues para personas sin hogar, centros de detención y residencias para adultos mayores. También examinamos los controles internos para la orientación y el apoyo relacionados con la COVID-19 en todo el condado, así como cualquier modificación física en los edificios necesaria para garantizar la seguridad de los empleados y del público. Dado que el condado necesariamente realiza su trabajo de manera diferente dentro de las restricciones de seguridad impuestas por la COVID-19, también analizamos los controles internos del teletrabajo.
Una estructura de control eficaz en un entorno de COVID-19 proporciona una garantía razonable de que el condado diseñó sus controles de protección para garantizar la seguridad de los clientes atendidos, el público y los empleados. En el mejor de los casos, habríamos podido evaluar el diseño, la implementación y la eficacia operativa de los controles internos. Sin embargo, en entornos de alto riesgo, como albergues para personas sin hogar, centros de detención y residencias para adultos mayores, donde la presencia o la proximidad a las instalaciones supondría un riesgo adicional de infección para otras personas, generalmente limitamos nuestros procedimientos principalmente al diseño de los controles internos. Observamos los controles internos de los albergues para personas sin hogar y las instalaciones del condado siempre que fue posible para determinar su implementación y buscamos evidencia que corroborara la implementación efectiva de los controles internos y su eficacia operativa, como se describe a continuación para cada sección.
Refugios para personas sin hogar
Para comprender el diseño del control interno de los albergues para personas sin hogar, nos centramos en si estos seguían los protocolos de seguridad contra la COVID-19 de los Centros para el Control y la Prevención de Enfermedades (CDC), la Autoridad de Salud de Oregón (OHA) y los del condado. También examinamos los controles internos asociados con las responsabilidades de la Oficina Conjunta de Servicios para Personas sin Hogar (OJS) en el sistema de albergues. Realizamos entrevistas, estudiamos los requisitos y directrices legales, revisamos documentos y visitamos tres centros. Además, utilizamos los comentarios de la encuesta a los empleados para profundizar nuestra comprensión.
Con base en nuestra comprensión de los controles internos y los resultados de la encuesta, evaluamos la eficacia del diseño de los controles internos y, en cierta medida, de su implementación. Nuestra evaluación identificó inquietudes relacionadas con la claridad de la comunicación de las directrices en el sitio web público y con el hecho de que no todos los nuevos contratos o modificaciones incluyen cláusulas relacionadas con la COVID-19.
Centros de detención
Para comprender el diseño del control interno en centros de detención, nos centramos en si los centros de detención (tanto para adultos como para jóvenes) cumplían con los protocolos de seguridad contra la COVID-19 de los Centros para el Control y la Prevención de Enfermedades (CDC), la Autoridad de Salud de Oregón y los del condado. También examinamos los controles internos asociados con las responsabilidades del condado en los centros de detención. Realizamos entrevistas y revisamos las políticas y procedimientos.
Nuestra oficina realizó una encuesta a todos los empleados del condado sobre la respuesta del condado a la pandemia. Aproximadamente 300 empleados de la cárcel de la Oficina del Sheriff del Condado de Multnomah y 30 empleados del centro de detención juvenil respondieron a la encuesta, lo que nos permitió comprender mejor las condiciones en los centros de detención del condado.
Con base en nuestro entendimiento de los controles internos y los resultados de la encuesta, nuestra evaluación identificó inquietudes relacionadas con la frecuencia del intercambio de mascarillas de tela en las cárceles, la reducción de las opciones de visitas gratuitas y la aplicación constante de políticas de uso de cubrebocas.
Residencias de adultos mayores
Para comprender el diseño del control interno de las residencias de adultos mayores (ACH), nos centramos en si estas cumplían con los protocolos de seguridad contra la COVID-19 de los Centros para el Control y la Prevención de Enfermedades (CDC), la Autoridad de Salud de Oregón y los del condado. También examinamos los controles internos asociados con las responsabilidades del condado en el sistema de residencias de adultos mayores. Realizamos entrevistas, revisamos los requisitos legales, estudiamos la bibliografía sanitaria acreditada y monitoreamos los informes de gestión de las residencias de adultos mayores del condado, así como los informes estatales sobre admisiones restringidas.
Realizamos una encuesta a operadores de residencias para adultos mayores, gestores de atención a residentes y cuidadores para obtener información sobre la implementación del control interno. Con base en nuestra comprensión de los controles internos y los resultados de la encuesta, evaluamos la eficacia del diseño del control interno y, en cierta medida, de su implementación.
Con base en nuestro entendimiento de los controles internos y los resultados de la encuesta, nuestra evaluación identificó una oportunidad para que el Programa ACH aumente la comunicación con los ACH sobre el cumplimiento de las pautas y regulaciones relacionadas con la exposición, el control de infecciones, el distanciamiento físico y los informes.
Orientación y apoyo a nivel de condado
Para comprender el diseño del control interno para las directrices del condado, nos centramos en verificar si estas se ajustaban a las directrices de los Centros para el Control y la Prevención de Enfermedades (CDC), la Autoridad de Salud de Oregón (OHA) y la Universidad Johns Hopkins. Además de revisar las directrices, también realizamos entrevistas y analizamos los resultados de nuestra encuesta a empleados. Esta encuesta proporcionó información valiosa sobre el grado de cumplimiento de las directrices.
Con base en nuestra comprensión de los controles internos y los resultados de la encuesta, evaluamos la eficacia del diseño de los controles internos y, en cierta medida, de su implementación. Nuestra evaluación identificó inquietudes relacionadas con la supervisión, la implementación consistente y las oportunidades de retroalimentación.
Cambios físicos en los edificios del condado
Para comprender los controles internos, nos centramos en determinar si las prácticas del condado para realizar modificaciones físicas y controles de ingeniería en sus edificios se ajustaban a las directrices de los Centros para el Control y la Prevención de Enfermedades (CDC) y la OSHA de Oregón. Además de revisar las directrices, realizamos entrevistas, visitamos las instalaciones del condado y analizamos los resultados de nuestra encuesta a empleados. Esta encuesta proporcionó información valiosa sobre el grado de implementación de las directrices en las instalaciones del condado.
Con base en nuestra comprensión de la guía, evaluamos el diseño de los controles internos relacionados con las modificaciones físicas y los controles de ingeniería en los edificios del condado, y evaluamos la guía de los CDC para los controles administrativos y de ingeniería en comparación con las prácticas del condado.
Teletrabajo
Obtuvimos información sobre cómo el condado diseñó los controles internos para el teletrabajo. Además de realizar entrevistas, revisar la bibliografía y estudiar las prácticas y auditorías de otras jurisdicciones, también revisamos la política de teletrabajo, los recursos en línea, la capacitación y la información sobre nóminas. Analizamos los riesgos específicos del teletrabajo y determinamos si la política de teletrabajo los abordaba.
Con base en nuestro conocimiento, evaluamos el diseño de los controles internos del teletrabajo. No contábamos con la información necesaria para evaluar la elegibilidad o equidad del teletrabajo. Nuestra evaluación identificó inquietudes relacionadas con los acuerdos de teletrabajo, el equipo, la seguridad de la información, el control horario y la capacitación.
Componentes y principios del control interno
A continuación, se presentan los componentes de control interno y los principios subyacentes que son significativos para el objetivo de la auditoría. La gerencia es responsable de todas estas actividades.
Evaluación de riesgos
- Definir claramente los objetivos para permitir la identificación de riesgos y definir las tolerancias al riesgo.
- Identificar, analizar y responder a los riesgos relacionados con el logro de los objetivos definidos.
- Tenga en cuenta el potencial de fraude al identificar, analizar y responder a los riesgos.
- Identificar, analizar y responder a cambios significativos que podrían afectar el sistema de control interno.
Actividades de control
- Diseñar actividades de control para alcanzar objetivos y responder a los riesgos.
- Diseñar el sistema de información de la entidad y las actividades de control relacionadas para lograr los objetivos y responder a los riesgos.
- Implementar actividades de control a través de políticas.
Información y comunicación
- Utilizar información de calidad para alcanzar los objetivos de la entidad.
- Comunicar internamente la información de calidad necesaria para alcanzar los objetivos de la entidad.
- Comunicar externamente la información de calidad necesaria para alcanzar los objetivos de la entidad.
Escucha
- Establecer y operar actividades de monitoreo para monitorear el sistema de control interno y evaluar los resultados.
- Remediar oportunamente las deficiencias de control interno identificadas.
Confiabilidad de los datos
Para cumplir con nuestros objetivos de auditoría, utilizamos la información financiera de Workday, el sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) actual del Condado, correspondiente al período del 1 de enero de 2019 al 30 de septiembre de 2020. También utilizamos la información financiera de SAP, el sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) anterior, correspondiente al período del 1 de julio de 2014 al 31 de diciembre de 2018. Con base en las revisiones anuales de SAP y Workday realizadas por el auditor externo del Condado, nuestra oficina ha determinado que los datos eran suficientemente fiables para los fines de este informe.
Encuesta a todos los empleados del condado
Nuestra oficina realizó una encuesta entre los empleados del condado sobre la respuesta del condado a la pandemia para conocer sus experiencias durante la pandemia y sus percepciones sobre las medidas de seguridad en el lugar de trabajo. Utilizamos SurveyMonkey, un software de encuestas en línea que facilita la creación de encuestas y la recopilación de datos, como plataforma para la encuesta. Para fomentar la participación, nuestra oficina anonimizó la encuesta y no la vinculó con direcciones de correo electrónico, nombre, ID de empleado, dirección IP ni ningún otro dato de identificación. La participación en la encuesta fue voluntaria y los encuestados tenían derecho a retirarse en cualquier momento.
La encuesta incluyó preguntas abiertas y cerradas sobre la satisfacción y el bienestar de los empleados, la seguridad en el trabajo y el teletrabajo. También se realizaron preguntas demográficas. Para garantizar la calidad y la fiabilidad de la encuesta, realizamos pruebas preliminares del cuestionario con auditores no asignados a esta sección y algunos empleados del condado. Realizamos las pruebas preliminares para comprobar (1) la claridad y la fluidez de las preguntas, (2) la pertinencia de la terminología utilizada y (3) la exhaustividad e imparcialidad de la encuesta. Revisamos el cuestionario con base en los comentarios de las pruebas preliminares. Nuestra oficina determinó que los datos eran suficientemente fiables para los fines de este informe.
Encuesta a proveedores de residencias de atención para adultos
Realizamos una encuesta a operadores de residencias de adultos mayores (ACH), administradores de atención a residentes y cuidadores para brindar información sobre la implementación del control interno. Utilizamos SurveyMonkey, un software de encuestas en línea que facilita la creación de encuestas y la recopilación de datos, como plataforma para nuestra encuesta. Si bien la verificación mediante la observación directa de los controles es la mejor opción, utilizamos una encuesta para evaluar los controles, ya que las visitas in situ representarían un riesgo inaceptable de infección para los residentes y el personal de las residencias de adultos mayores. Enviamos la encuesta a 2364 direcciones de correo electrónico únicas de personas que trabajan con o para las 618 residencias autorizadas y supervisadas por el Programa de Residencias de Adultos Mayores del Condado (Programa ACH) al 19 de agosto de 2020.
La encuesta se realizó entre el 22 de septiembre y el 12 de octubre de 2020. La encuesta fue anónima y las respuestas no se vincularon a direcciones de correo electrónico, nombre, ID de licencia de ACH, dirección IP ni ningún otro dato identificatorio. Si bien no recopilamos datos sobre las respuestas de los encuestados, SurveyMonkey registra si se recibió una respuesta, pero no se recopilaron otros detalles. Solicitamos a los encuestados que identificaran su rol en la ACH (operador, administrador de residentes o cuidador; cada encuestado podía seleccionar varios tipos). Obtuvimos una tasa de respuesta del 33 % de los ACH individuales, el 34 % de los operadores, el 32 % de los administradores de residentes y el 8 % de los cuidadores.
Analizamos los resultados por tipo de proveedor (p. ej., solo cuidador vs. operador/administrador residente) y por número de residentes en un hogar (p. ej., un residente vs. más de un residente) y encontramos poca o ninguna variación significativa en los resultados, en la mayoría de los casos. La mayoría de los resultados se presentan con base en todas las respuestas proporcionadas, a menos que se identifique específicamente. La encuesta incluyó principalmente preguntas cerradas sobre los esfuerzos de las ACH para garantizar que los servicios vitales pudieran continuar de forma segura durante la pandemia. Utilizamos los requisitos y directrices federales, estatales y locales como criterios para desarrollar una lista de controles internos que determinamos como significativos para las ACH con el fin de ayudar a garantizar que los servicios vitales en las ACH puedan continuar de forma segura durante la pandemia para los residentes vulnerables. Estos controles internos significativos se convirtieron en las preguntas de la encuesta. Para garantizar la calidad y confiabilidad de la encuesta, realizamos pruebas previas del cuestionario con auditores no asignados a esta sección de la auditoría y la administración del Programa ACH. Realizamos las pruebas previas para verificar (1) la claridad y el flujo de las preguntas, (2) la idoneidad de la terminología utilizada y (3) si la encuesta era completa e imparcial. Revisamos el cuestionario con base en sobre las pruebas preliminares. Nuestra oficina determinó que los datos eran suficientemente fiables para los fines de este informe.
Declaración de cumplimiento de las normas de auditoría gubernamental
Realizamos esta auditoría de desempeño de conformidad con las normas de auditoría gubernamental generalmente aceptadas. Dichas normas exigen que planifiquemos y realicemos la auditoría para obtener evidencia suficiente y adecuada que sustente razonablemente nuestras conclusiones, con base en nuestros objetivos de auditoría. Consideramos que la evidencia obtenida proporciona una base razonable para nuestras conclusiones, con base en nuestros objetivos de auditoría.
¿Por qué realizamos una encuesta a empleados?
Realizamos esta encuesta para que los empleados pudieran compartir sus experiencias durante la pandemia. Esta encuesta proporciona evidencia valiosa para nuestra auditoría en todos los departamentos del condado. Queríamos ofrecer a los empleados una forma anónima de comunicar sus opiniones e inquietudes. Esperábamos que, dado que el Auditor del Condado es elegido de forma independiente, los empleados se sintieran libres de expresar sus inquietudes abiertamente sin temor a represalias. Además de utilizar la encuesta para fundamentar esta auditoría, a principios de 2021 publicaremos un informe independiente con resultados más detallados.
Acerca de la encuesta
La Oficina del Auditor envió una encuesta a todos los empleados del condado que tenían una dirección de correo electrónico válida el día de su publicación, el 22 de septiembre de 2020. La encuesta estuvo disponible en Survey Monkey durante tres semanas y media, y se cerró el 16 de octubre de 2020. Garantizamos el anonimato de los encuestados al no recopilar información que los identificara. Al enviar la encuesta, proporcionamos a los empleados una sección de preguntas frecuentes sobre cómo la realizaríamos, incluyendo cómo mantendríamos la confidencialidad de las respuestas.
La encuesta constó de cinco secciones principales: satisfacción de los empleados, seguridad en el entorno laboral, experiencia de teletrabajo, secciones de comentarios para que los empleados pudieran compartir sus opiniones y una sección sobre el departamento y los datos demográficos. Los empleados fueron redirigidos a las secciones de teletrabajo y seguridad laboral según sus respuestas a las preguntas sobre el entorno laboral. La mayoría de las preguntas de la encuesta eran opcionales. Dado que la mayoría de las preguntas eran opcionales, algunos encuestados no respondieron a todas y los empleados fueron redirigidos solo a las secciones que les interesaban, el número de empleados que respondió a cada pregunta varió. En total, participaron en la encuesta 3374 empleados.
Ofrecimos una oportunidad para comentarios, que fueron de amplio alcance.
A lo largo de la encuesta, incluimos varios recuadros de comentarios para que los encuestados compartieran cualquier inquietud o comentario adicional sobre su experiencia durante la pandemia. Hemos incluido algunos comentarios seleccionados en el informe para destacar los hallazgos y comprender mejor las percepciones de los encuestados. En algunos casos, los comentarios ayudaron a explicar por qué respondieron de esa manera. Editamos las respuestas para mayor claridad y para eliminar referencias identificatorias.
Acerca de las respuestas
Más de la mitad del personal del condado completó la encuesta. Pedimos a los encuestados que identificaran el departamento al que estaban asignados. Recopilar información sobre el departamento es importante porque cada uno tiene diferentes prácticas, mensajes de liderazgo y enfoques para el cumplimiento de las políticas, y queríamos ilustrar estos diferentes enfoques en los datos. Esta pregunta era opcional y muchos encuestados no respondieron o abandonaron la encuesta antes de responderla. Recibimos la mayor cantidad de respuestas del Departamento de Salud, el departamento más grande del condado. Las tasas de respuesta variaron según el departamento. Cada departamento contó con la participación de al menos un tercio de su personal.
Para comprender mejor las experiencias laborales de los empleados durante la pandemia, también preguntamos a los encuestados sobre los entornos laborales donde pasaron la mayor parte del tiempo. El entorno laboral es importante porque cada uno presenta distintos riesgos y las políticas del condado varían según el lugar. Muchos encuestados habían trabajado en más de un entorno. Les pedimos que enumeraran los lugares de trabajo en los que trabajaron durante el mes anterior. Tres cuartas partes de los encuestados mencionaron el teletrabajo como uno de sus entornos laborales.
Los encuestados informaron que trabajaban en una variedad de entornos laborales del condado.
El futuro informe de la encuesta proporcionará información adicional
Los empleados compartieron mucho más sobre sus experiencias que el enfoque de la auditoría en la seguridad relacionada con la COVID-19. En esta auditoría, solo informamos sobre algunas preguntas seleccionadas y analizamos las respuestas por departamento o centro de trabajo.
Creemos que la gente estará interesada en obtener resultados más completos de la encuesta, y su publicación es importante para la transparencia. Tras esta auditoría, elaboraremos un informe con los resultados de la encuesta, con el objetivo de publicarlo a principios de 2021. Analizaremos las respuestas demográficas con mayor profundidad en dicho informe para examinar las disparidades que experimentan los grupos de personas según sus características demográficas. También analizaremos todas las preguntas de la encuesta.