Cambios en los edificios del condado: Los cambios físicos son continuos; se necesita atención y cuidado para garantizar la limpieza y desinfección, y la disponibilidad de suministros.
Uno de los objetivos de nuestra auditoría fue determinar qué medidas ha tomado el condado para garantizar la continuidad de los servicios esenciales sin aumentar innecesariamente los riesgos para la salud debido a la posible transmisión de la COVID-19. Para contribuir a este objetivo, auditamos cómo el condado garantizó la seguridad de los empleados y usuarios en los edificios del condado. La División de Gestión de Instalaciones y Propiedades (FPM, por sus siglas en inglés) del Departamento de Activos del Condado tiene la función principal en la gestión de las instalaciones del condado. La gestión de FPM generalmente trabaja en nombre de los departamentos del condado en lo que respecta a la implementación de cambios físicos en la configuración de los espacios de trabajo.
Al hablar con la gerencia de FPM sobre esta auditoría, supimos que generalmente se consideran consultores, trabajando para implementar las configuraciones de espacios de trabajo solicitadas en nombre de los departamentos del condado, y a menudo colaborando estrechamente con el responsable de distanciamiento social del condado en Gestión de Riesgos para comprender las implementaciones adecuadas.
Las funciones de FPM incluyen el mantenimiento de los sistemas de calefacción, ventilación y aire acondicionado (HVAC) y de plomería en los edificios del condado. El mantenimiento de estos sistemas es particularmente importante durante la pandemia, ya que las modificaciones y el mantenimiento preventivo ayudan a evitar la transmisión de la COVID-19 y otros patógenos. FPM también realiza cambios en la configuración de los edificios para garantizar el distanciamiento físico adecuado. Estas funciones son cruciales ahora y lo seguirán siendo durante toda la pandemia.
¿Identificó el condado dónde y cómo podrían los trabajadores estar expuestos a la COVID-19 en el trabajo? ¿Existe algún documento escrito al respecto?
Tras el inicio de la pandemia, los Centros para el Control y la Prevención de Enfermedades (CDC) publicaron directrices para empresas y empleadores sobre cómo responder a la pandemia desde la perspectiva de la salud y la seguridad. Estas directrices incluían estrategias y recomendaciones para ayudar a los empleadores a proporcionar un entorno seguro para empleados y clientes.
Una de las principales recomendaciones de planificación de los CDC es identificar dónde y cómo los trabajadores podrían estar expuestos a la COVID-19 en el trabajo. Esta identificación tiene como objetivo prevenir y reducir la transmisión de la COVID-19 entre los empleados. Los CDC recomiendan realizar una evaluación exhaustiva de riesgos para determinar si existen o es probable que existan riesgos en el lugar de trabajo y determinar qué tipo de controles o EPI se necesitan para las tareas específicas. Es importante destacar que dicha evaluación de riesgos para la COVID-19 tendría en cuenta la probabilidad y la magnitud de la propagación del virus para las tareas específicas en un lugar o edificio determinado.
Según nuestras entrevistas con los líderes del condado y la gerencia del Departamento de Bienes del Condado, el condado no realizó una evaluación formal de riesgos. Una evaluación formal de riesgos identificaría los tipos de controles o equipos de protección personal (EPP) necesarios para cada tipo de trabajo y sería específica para cada ubicación del condado. La gerencia, mediante su propio proceso, abordó algunas de las necesidades identificadas que se detectarían en una evaluación de riesgos. Los líderes del condado colaboraron con los departamentos para determinar la viabilidad del trabajo presencial, considerando los riesgos para la seguridad. Con el tiempo, el condado ha realizado cambios en los entornos laborales y ha exigido el uso de mascarillas para proteger a los empleados.
A principios de noviembre de 2020, la Administración de Seguridad y Salud Ocupacional de Oregón (OSHA, por sus siglas en inglés) adoptó la Orden Administrativa de Oregón 3-2020, que entró en vigor el 16 de noviembre de 2020 y exige que los empleadores realicen una evaluación del riesgo de exposición a la COVID-19.
Durante el período de nuestra auditoría, ¿siguió el condado las directrices de los CDC/OSHA para la inspección/modificación de los sistemas de calefacción, ventilación y aire acondicionado (HVAC)?
Las directrices de los CDC señalan la necesidad de modificar los sistemas de ventilación en los edificios para ayudar a limpiar el aire interior lo máximo posible, lo que se cree que ayuda a prevenir la transmisión de la COVID-19. Las directrices de los CDC, así como otros estudios, han indicado que tres de las principales modificaciones que pueden realizar los administradores de edificios son aumentar la filtración, aumentar las tasas de ventilación y aumentar la ventilación y la circulación de aire exterior.
Sin embargo, en muchos edificios del condado, una mayor filtración no se puede lograr con una mayor tasa de ventilación. Los filtros más finos no permiten que el aire circule con la misma facilidad, lo que reduce la tasa de ventilación.
En marzo, FPM colaboró con el Departamento de Salud y determinó que la mejor solución era aumentar la entrada de aire exterior, manteniendo prácticamente sin cambios los sistemas de filtración y ventilación. Esto resultó eficaz durante el verano, cuando los edificios podían mantenerse en condiciones relativamente confortables, al tiempo que se introducía más aire exterior.
Cuando la calidad del aire es deficiente, resulta difícil introducir aire exterior de forma segura. Durante el verano, nuestra zona experimentó una calidad del aire significativamente mala como consecuencia de los incendios en todo el estado. En algunos lugares, la calidad del aire se vio afectada por otros factores. El uso de gas lacrimógeno por parte de las fuerzas del orden durante las protestas en el centro de la ciudad obligó a cerrar las compuertas del Centro de Detención del Condado de Multnomah, donde se encuentran la cárcel de máxima seguridad y el centro de registro del condado. Cuando las fuerzas del orden comenzaron a usar gas lacrimógeno cerca del Centro de Detención del Condado de Multnomah, la Oficina del Sheriff del Condado de Multnomah (MCSO) tuvo que llamar a un técnico para que cerrara las compuertas. Dado que esto debía hacerse manualmente y a menudo ocurría en plena noche, las compuertas no podían cerrarse rápidamente. Finalmente, los técnicos de FPM que trabajaban para la MCSO programaron las compuertas para que se cerraran por la noche como medida preventiva.
A medida que baja la temperatura en otoño o invierno, es necesario cerrar las compuertas, pero por una razón diferente: muchos sistemas de climatización de los condados no pueden calentar el aire exterior de manera eficiente.
Cuando la calidad del aire es deficiente o el aire exterior es demasiado frío, resulta difícil introducir aire exterior de forma segura y eficiente. En estas situaciones, es necesario recurrir a la filtración del aire interior para reducir el riesgo de transmisión de la COVID-19. Un mayor nivel de filtración reduce el flujo de aire y requiere un cambio más frecuente de los filtros, lo cual representa una desventaja. Sin embargo, algunos edificios del condado pueden alcanzar niveles de filtración más altos, y FPM está comenzando el proceso de mejora de los filtros en algunos de ellos.
En noviembre, FPM recibió la aprobación para utilizar parte de los fondos de la Ley CARES para instalar filtros MERV-13 de mayor nivel en 13 edificios y purificadores de aire en hasta 25 edificios del condado. Esto mejorará la calidad del aire interior en épocas (como el invierno y los periodos de mala calidad del aire) en las que no es eficiente o seguro introducir más aire exterior.
En nuestras conversaciones con la gerencia de FPM, supimos que el volumen de trabajo pendiente estaba sobrecargando la capacidad de los trabajadores y administradores de propiedades. Antes de aumentar significativamente la presencia física en las instalaciones del condado, recomendamos que FPM se asegure de que se hayan completado las modificaciones y mejoras necesarias en los edificios, incluyendo la instalación de tabiques y la modernización de los sistemas de climatización.
Durante el período de nuestra auditoría, ¿siguió el condado las directrices de los CDC/OSHA en lo que respecta a garantizar la seguridad de los sistemas de agua potable?
El cierre temporal de edificios puede generar riesgos para los ocupantes que regresan. Según los CDC, entre los riesgos se incluyen la contaminación por plomo y cobre debido a tuberías corroídas, así como el moho y la legionelosis por agua estancada.
Según las directrices de los CDC, cuando los edificios quedan sin usar o están relativamente desocupados, los sistemas de agua del edificio deben purgarse periódicamente, incluyendo todos los grifos y accesorios, y se debe realizar un seguimiento para detectar agua estancada o moho.
FPM siguió las directrices de los CDC y de la Autoridad de Salud de Oregón (OHA) para el lavado de los sistemas de agua y el monitoreo del agua estancada y el moho. A mediados de mayo, FPM comenzó a lavar los sistemas de agua en edificios vacíos, con un programa recurrente establecido en un sistema automático. Los sistemas de agua se lavaban cada 2 o 3 semanas.
Las directrices que siguió FPM incluían asegurarse de que se eliminara toda el agua estancada de los humidificadores y comprobar si había fugas o moho. Según la dirección de FPM, todos los edificios del condado ahora tienen suficientes ocupantes como para que no sea necesario purgar los sistemas de agua con regularidad. Aunque a FPM le preocupa menos el crecimiento bacteriano en climas fríos, a medida que se reabran más edificios, FPM planea purgar los sistemas de agua como parte del proceso de puesta en marcha. Al momento de redactar este informe, las operaciones de la biblioteca se encuentran suspendidas debido a un aumento de casos de COVID-19, y es posible que FPM deba purgar esos sistemas de agua cuando los edificios reabran.
Durante el período de nuestra auditoría, ¿siguió el condado las directrices de los CDC para proporcionar a los empleados y visitantes suministros para la limpieza de manos y para cubrirse al toser?
cubrebocas
El condado desarrolló una política de uso de cubrebocas en consonancia con los CDC, la OSHA de Oregón y la OHA. Esta política incluye la directiva de que el condado proporcionará cubrebocas o mascarillas a los empleados y los pondrá a disposición de todos los visitantes. La política no especifica quién proporcionará los cubrebocas a los empleados ni quién los pondrá a disposición de los visitantes. Los administradores de propiedades de FPM son responsables del aspecto físico de los edificios del condado, pero dentro de cada edificio puede haber varios programas, supervisados por gerentes de programa. En la primera planta del Edificio Multnomah, por ejemplo, hay varios programas, entre ellos la División de Evaluación, Registro e Impuestos (DART), Adquisiciones y la Oficina de Participación Comunitaria.
En conversaciones con los administradores de propiedades, descubrimos que los responsables de los programas, y no los administradores de propiedades, son quienes proporcionan mascarillas a los empleados y las ponen a disposición de los visitantes. Si bien desconocemos las dificultades que cada programa haya podido tener para obtener mascarillas, sabemos, por nuestras conversaciones con empleados del condado, que al principio de la pandemia era difícil conseguirlas y que, desde entonces, el suministro se ha estabilizado.
Como se mencionó en otras secciones de este informe, analizamos el suministro de mascarillas en algunos departamentos. Dado que no pudimos verificar el suministro ni el cumplimiento del uso de mascarillas en todas las instalaciones del condado debido a la COVID-19, consultamos a los empleados sobre estos temas en nuestra encuesta. En otoño de 2020, enviamos la encuesta a todos los empleados del condado para que pudieran compartir sus experiencias durante la pandemia.
La política del condado es ofrecer a todos los empleados un suministro de mascarillas. De los empleados que respondieron a nuestra pregunta sobre si se les había ofrecido una mascarilla, el 80 % respondió afirmativamente. Si consideramos únicamente a los empleados que trabajaban principalmente en una oficina del condado o en el campo (no principalmente a distancia), el 85 % informó que se les había ofrecido una mascarilla.
La política del condado es proporcionar mascarillas a los usuarios de los servicios o a los miembros de la comunidad. De los empleados que no trabajan principalmente desde casa y que respondieron a nuestra pregunta sobre la disponibilidad de mascarillas para los usuarios de los servicios o los miembros de la comunidad, el 71 % estuvo de acuerdo o muy de acuerdo en que tenían suficientes mascarillas para proporcionar. El 21 % de los encuestados indicó que no tenían suficientes mascarillas para proporcionar a los usuarios de los servicios o a los miembros de la comunidad.
Lavado de manos
FPM tiene contratos con dos empresas de limpieza diferentes que se encargan del mantenimiento de dispensadores de desinfectante independientes en las zonas comunes del edificio. Estas empresas nos comentaron que, si bien al principio a veces tuvieron que sustituir algunos productos, lograron mantener el desinfectante disponible en las zonas comunes durante toda la pandemia.
En nuestra encuesta a empleados del condado, el 64% de los encuestados afirmó que el condado había instalado dispensadores de gel desinfectante para manos en su área de trabajo. El 18% de los encuestados indicó que no se habían instalado, pero que era necesario hacerlo.
Recomendamos que cada jefe de departamento se comunique con los empleados para informarles sobre cómo obtener mascarillas. Asimismo, recomendamos que los jefes de departamento colaboren con sus coordinadores de programa para verificar que todas las ubicaciones cuenten con un suministro suficiente de mascarillas para los visitantes.
¿Qué protocolos existían (con los contratistas del condado) para seguir las directrices de los CDC con respecto a la realización de limpieza y desinfección rutinarias?
Las directrices de los CDC recomiendan a las empresas elaborar un plan de limpieza y desinfección durante la pandemia de COVID-19. Estas directrices establecen: “Evalúe su lugar de trabajo, escuela, hogar o negocio para determinar qué tipo de superficies y materiales componen ese espacio. La mayoría de las superficies y objetos solo requerirán una limpieza rutinaria. Las superficies y objetos que se tocan con frecuencia, como interruptores de luz y pomos de puertas, deberán limpiarse y desinfectarse para reducir aún más el riesgo de gérmenes”.
El condado contrata a empresas externas para la limpieza y desinfección de sus edificios. Hay dos contratistas principales: ABM y Relay Resources. En los edificios que el condado alquila, pero de los que no es propietario, se contratan servicios de limpieza externos.
En lugar de elaborar un plan de limpieza y desinfección e incluir estos documentos en los contratos con las empresas de limpieza, el condado optó por dejar la decisión en manos de sus contratistas. La gerencia de FPM nos informó que estos contratistas adaptaron sus materiales y protocolos para hacer frente a la COVID-19 en marzo. Sin embargo, no parece que la gerencia haya verificado que los procedimientos cumplieran con las directrices de los CDC.
Revisamos los procedimientos mejorados, los cuales indican que los proveedores están utilizando productos de limpieza específicos para COVID-19, ajustando los procedimientos de limpieza y prestando mayor atención a las superficies de alto contacto, como interruptores de luz y pomos de puertas. Sin embargo, escuchamos numerosas inquietudes sobre la calidad y la frecuencia de la limpieza en algunos edificios. Cabe destacar que no todas las ubicaciones reciben el mismo nivel de limpieza y desinfección. Como se mencionó anteriormente, algunas instalaciones son arrendadas y el condado no supervisa a los contratistas de limpieza. En las instalaciones propiedad del condado, algunas, pero no todas, cuentan con un conserje diurno. Los conserjes diurnos limpian durante todo el día, lo que proporciona un nivel adicional de limpieza con respecto al régimen estándar de limpieza nocturna de cinco días a la semana.
En nuestra encuesta, preguntamos a los empleados si confiaban en que el nivel de limpieza en su unidad fuera suficiente para reducir la transmisión de la COVID-19. Aproximadamente un tercio (34%) de los encuestados no confiaba en que el nivel de limpieza en su unidad de trabajo fuera suficiente para reducir el riesgo de transmisión de la COVID-19.
Si bien las empresas de limpieza se encargan de las áreas comunes, el personal del condado debe mantener otras tareas de limpieza, incluyendo los espacios de trabajo individuales. Los CDC recomiendan la limpieza regular de estas áreas y la retirada de objetos de uso compartido, como grapadoras y bolígrafos, así como el almacenamiento de cafeteras. El condado publicó instrucciones de limpieza y desinfección en su sitio web e incluyó información adicional en el documento «Espacios Seguros», que sirve como guía sobre la COVID-19 para los empleados del condado.
Recomendamos que FPM colabore con sus empresas de limpieza para garantizar que cada establecimiento cuente con el personal suficiente para llevar a cabo la limpieza reforzada recomendada por los CDC.
rgin-bottom:.0001pt">Se nos ha informado que el condado está incorporando requisitos específicos de limpieza y desinfección relacionados con la COVID-19 en sus contratos con las empresas de limpieza. Recomendamos que FPM cumpla con estos requisitos contractuales antes de que los programas aumenten significativamente la capacidad presencial en las instalaciones del condado.
¿Qué protocolos se implementaron para garantizar el distanciamiento físico?
Las directrices de los CDC exigen que los empleadores establezcan protocolos y procedimientos para ayudar a los trabajadores y clientes a mantener el distanciamiento social y separar físicamente a los empleados entre sí y de los clientes, siempre que sea posible. Los protocolos de distanciamiento social recomendados incluyen:
- Teletrabajo
- Modificar los espacios de trabajo para aumentar el espacio físico.
- Instalar pantallas transparentes u otras barreras físicas.
- Organizar las sillas de la recepción u otras áreas de asientos comunes espaciándolas o retirándolas.
- Utilizar letreros, cinta adhesiva y otras señales visuales cuando no sea posible colocar barreras físicas.
El teletrabajo se trata en otra sección de este informe, pero se trata de un paso esencial en las directrices que el condado implementó al comienzo de la pandemia.
Muchos edificios del condado permanecen desocupados o parcialmente ocupados, y durante el período de nuestra auditoría se realizaron pocas modificaciones en ellos. Sin embargo, sí se han realizado modificaciones en varios edificios del condado que sí están ocupados o parcialmente ocupados. En la sede del Departamento de Salud Gladys McCoy, en el centro de la ciudad, y en la División de Evaluación, Registro e Impuestos (DART), en el Edificio Multnomah, se han instalado barreras de plexiglás (o vidrio) en las áreas donde los empleados interactúan con los clientes, y se han modificado los espacios en esos edificios para permitir una mayor distancia entre empleados y clientes.
Se ha implementado un sistema de circulación en un solo sentido en DART y en los baños del edificio McCoy. En la sala del jurado del juzgado del centro, se retiraron las sillas y las que quedaron se colocaron separadas. En las áreas con cubículos, muchos empleados trabajan desde casa como alternativa, y quienes están presentes deben ocupar cubículos con mayor separación entre sí. En las salas de descanso, se han espaciado las sillas y mesas siempre que ha sido posible.
Tras el inicio de la pandemia, el condado convocó un comité de señalización sobre la COVID-19. Inicialmente, se adquirieron letreros de proveedores externos para agilizar su distribución en los edificios del condado. Posteriormente, la producción se trasladó al taller de señalización del Departamento de Bienes del Condado, con el objetivo de crear letreros legibles en varios idiomas. Actualmente, la señalización producida en el taller se elabora principalmente en inglés, con traducciones a otros seis idiomas. A continuación, se presentan dos ejemplos:
La señalización relacionada con la COVID-19 se puede observar ampliamente dentro del edificio McCoy y el juzgado del condado, así como dentro y fuera del edificio Multnomah, entre otros lugares del condado.
Como parte de la encuesta a los empleados, les pedimos que informaran sobre sus observaciones acerca de las políticas de distanciamiento físico en las instalaciones del condado y sobre las modificaciones físicas realizadas, como barreras instaladas, señalización, espacio entre áreas de trabajo, etc.
En respuesta a nuestra pregunta sobre la señalización, el 79% de los encuestados estuvo de acuerdo o muy de acuerdo en que el condado había instalado suficiente señalización relacionada con la COVID-19 en su lugar de trabajo.
El setenta y cinco por ciento de los encuestados que respondieron a nuestra pregunta sobre si el condado había reducido el número de personas que trabajaban en su lugar de trabajo estuvieron de acuerdo o muy de acuerdo en que su unidad de trabajo había reducido el número de personas presentes en el lugar al mismo tiempo, por ejemplo, mediante el teletrabajo o la implementación de horarios escalonados.
En respuesta a la pregunta de si los puestos de trabajo estaban separados por seis pies, el 19% de los encuestados indicó que aún era necesario realizar esta tarea. Asimismo, en respuesta a la pregunta de si se habían instalado suficientes barreras o mamparas, casi una cuarta parte (23%) de los empleados indicó que esta medida no se había implementado en su lugar de trabajo, pero que era necesario realizarla.
Declaración de la encuesta: Por favor, indíquenos qué cambios físicos se han realizado en su lugar de trabajo: Instalación de mamparas o tabiques.
¿Cómo determinó el condado qué edificios cerrar al público?
La dirección del condado colaboró con los departamentos para determinar qué programas eran esenciales para la comunidad, podían operar de forma segura con servicios presenciales y contaban con la capacidad para hacerlo. La dirección elaboró una plantilla para guiar el debate sobre qué programas podían operar de forma segura y eficaz. Finalmente, los departamentos presentaron sus planes al presidente, quien tenía la última palabra.
¿Cómo ha asegurado el condado los edificios para impedir la entrada del público o de empleados no esenciales?
La unidad de alarmas de FPM aseguró todos los edificios del condado para impedir el acceso público, salvo en casos excepcionales. La necesidad de acceso público la determinan los programas del condado. Actualmente, los edificios del condado requieren acceso mediante tarjeta, y los programas del condado determinan el acceso para los empleados. Para muchos empleados, el acceso a los edificios no ha cambiado, pero ahora se requiere una credencial de empleado para entrar.
Recomendaciones
- Antes de aumentar la capacidad presencial en las instalaciones del condado, recomendamos que FPM se asegure de que se hayan completado las modificaciones necesarias en los edificios, incluida la instalación de tabiques y la mejora de los filtros en los sistemas de climatización.
- Antes de aumentar la capacidad de atención presencial en las instalaciones del condado, recomendamos que FPM colabore con sus contratistas de limpieza para garantizar que cada ubicación cuente con el personal suficiente para asegurar la limpieza reforzada recomendada por los CDC.
- Se nos ha informado que el condado está incorporando requisitos específicos de limpieza y desinfección relacionados con la COVID-19 en sus contratos con las empresas de limpieza. Recomendamos que FPM cumpla con estos requisitos contractuales antes de que los programas aumenten significativamente la capacidad presencial en las instalaciones del condado.