Những điểm nổi bật của báo cáo
Lý do chúng tôi thực hiện cuộc kiểm toán này
Đại dịch COVID-19 đã đặt ra những thách thức đáng kể đối với Quận Multnomah. Chúng tôi đã tiến hành cuộc kiểm toán này để hỗ trợ các hoạt động của chính quyền minh bạch và có trách nhiệm trong thời điểm chưa từng có này. Chúng tôi tập trung vào việc xác định các bước mà quận đã thực hiện để đảm bảo các dịch vụ thiết yếu có thể tiếp tục một cách an toàn và công bằng trong suốt đại dịch; liệu những bước đó có phù hợp với hướng dẫn từ Trung tâm Kiểm soát và Phòng ngừa Dịch bệnh (CDC) và các cơ quan y tế khác nhằm giảm thiểu rủi ro sức khỏe hay không; và những cải tiến nào có thể được thực hiện trong tương lai.
Việc chúng tôi tập trung vào cung cấp dịch vụ công bằng đã dẫn chúng tôi đến việc nghiên cứu các khu dân cư tập trung, nơi mọi người cùng sinh sống. Những người làm việc và sinh sống trong các khu dân cư này có thể phải đối mặt với những thách thức đặc biệt trong việc giữ khoảng cách xã hội để ngăn ngừa sự lây lan của COVID-19. Những người sống trong các khu dân cư tập trung cũng thường là những người dễ bị tổn thương trong quận của chúng tôi, bao gồm người cao tuổi, người khuyết tật, người vô gia cư và người đang bị giam giữ hoặc bị tạm giam. Chúng tôi cũng đã xem xét các hoạt động ảnh hưởng đến khả năng cung cấp các dịch vụ thiết yếu của quận: hướng dẫn và hỗ trợ toàn quận cho các phòng ban và nhân viên, những thay đổi về cơ sở vật chất của các tòa nhà quận và làm việc từ xa.
Chúng tôi tập trung vào các hướng dẫn và thực tiễn được áp dụng tính đến ngày 1 tháng 6 năm 2020 và tiếp tục phát triển cho đến ngày 18 tháng 12 năm 2020. Báo cáo kiểm toán này cung cấp một cái nhìn tổng quan về một số công tác chuẩn bị và hoạt động của quận trong thời gian đó. Do tính chất khó lường của đại dịch, một số thực tiễn của quận có thể đã thay đổi kể từ khi chúng tôi hoàn thành công việc. Mức độ lây lan của COVID-19 tại quận cũng có khả năng thay đổi. Ví dụ, văn phòng chúng tôi đã biết về một đợt bùng phát tại Trung tâm Giam giữ Quận Multnomah sau khi chúng tôi hoàn thành công tác kiểm toán thực địa. Sự dai dẳng của COVID-19 nhấn mạnh tầm quan trọng của việc thực hiện các khuyến nghị mà chúng tôi đã ghi nhận trong báo cáo kiểm toán này.
Những gì chúng tôi tìm thấy
Văn phòng Liên hợp về Dịch vụ cho Người vô gia cư đã thực hiện một số thay đổi trong hệ thống nhà tạm trú để ứng phó với COVID-19. Văn phòng đã bổ sung thêm các địa điểm tạm trú để đảm bảo giãn cách xã hội, bao gồm cả các nhà nghỉ tạm trú để chứa những người dễ bị tổn thương nhất. Văn phòng Liên hợp và Sở Y tế Công cộng đã cung cấp hướng dẫn an toàn COVID-19 cho các nhà cung cấp dịch vụ nhà tạm trú. Trong thời gian tới, vấn đề kinh phí sẽ là mối lo ngại, việc tuyển dụng nhân viên sẽ gặp khó khăn và nhu cầu về vật tư sẽ tiếp tục tăng. Thêm vào đó, có thể sẽ có sự gia tăng đáng kể tình trạng vô gia cư do điều kiện kinh tế.
Văn phòng Cảnh sát trưởng đã phối hợp chặt chẽ với Sở Y tế để xây dựng các chính sách, kế hoạch và quy trình phù hợp với hướng dẫn của CDC, tiểu bang và địa phương. Tuy nhiên, việc thuyết phục nhân viên Văn phòng Cảnh sát trưởng tuân thủ các hướng dẫn về việc đeo khẩu trang vẫn còn gặp nhiều khó khăn.
Ban quản lý trung tâm giam giữ vị thành niên đã nhanh chóng ứng phó với đại dịch bằng cách cập nhật các chính sách và quy trình, đồng thời đặt mua khẩu trang và thiết bị bảo hộ cá nhân (PPE). Số lượng thanh thiếu niên bị giam giữ ít hơn, giúp việc duy trì khoảng cách an toàn dễ dàng hơn. Tuy nhiên, khảo sát nhân viên cho thấy cả nhân viên và thanh thiếu niên bị giam giữ đều cần cải thiện việc sử dụng khẩu trang.
Chúng tôi nhận thấy rằng Chương trình Nhà Chăm sóc Người lớn (ACH Program) của quận đã nhanh chóng chuyển sang hình thức làm việc từ xa cho các nhân viên cấp phép và hỗ trợ của Chương trình ACH để giám sát các nhà chăm sóc người lớn (ACH) trong suốt đại dịch. Chúng tôi đã tiến hành một cuộc khảo sát các ACH để giúp chứng minh những nỗ lực của Chương trình ACH và đánh giá sự tuân thủ của các ACH với các hướng dẫn và khuyến nghị của liên bang, tiểu bang và địa phương liên quan đến đại dịch. Nhìn chung, chúng tôi thấy kết quả là tích cực. Tuy nhiên, chúng tôi cũng nhận thấy Chương trình ACH cần tăng cường liên lạc với các ACH để giúp đảm bảo tuân thủ các yêu cầu của liên bang, tiểu bang và địa phương nhằm hỗ trợ sức khỏe và sự an toàn của những cư dân dễ bị tổn thương trong các ACH cũng như nhân viên làm việc tại các nhà này.
Hướng dẫn an toàn mà quận cung cấp cho các phòng ban và nhân viên rất đầy đủ. Nó bao gồm hầu hết các chủ đề được đề cập trong hướng dẫn của liên bang và tiểu bang. Các yêu cầu mới từ Cơ quan An toàn và Sức khỏe Nghề nghiệp Oregon (OSHA) giải quyết những vấn đề còn thiếu. Chúng tôi đã khảo sát nhân viên của quận để tìm hiểu về kinh nghiệm của họ. Theo nhân viên, các phòng ban của quận đang thực hiện các biện pháp an toàn phù hợp với hướng dẫn. Tuy nhiên, vẫn còn những thiếu sót, và nhiều nhân viên đã bày tỏ lo ngại về an toàn lao động trong cuộc khảo sát.
Nhìn chung, quận đã tuân theo hướng dẫn có thẩm quyền để điều chỉnh hệ thống sưởi, thông gió và điều hòa không khí (HVAC), thực hiện các điều chỉnh về giãn cách vật lý và lắp đặt biển báo tại các tòa nhà của quận. Các vấn đề đáng quan tâm bao gồm liệu các nhà thầu có đáp ứng được nhu cầu làm sạch và khử trùng hay không, và liệu bộ phận Quản lý Cơ sở vật chất và Tài sản (FPM) có đủ nhân lực để hoàn thành các điều chỉnh trước khi nhiều tòa nhà mở cửa trở lại cho nhân viên và người sử dụng dịch vụ hay không.
Để ứng phó với đại dịch, quận đã phải nhanh chóng thay đổi cách thức thực hiện phần lớn trách nhiệm của mình, từ làm việc trực tiếp tại các tòa nhà của quận sang làm việc từ xa tại nhà của nhân viên. Với sự thay đổi này, quận phải đối mặt với thách thức trong việc đảm bảo các thỏa thuận làm việc từ xa được thực hiện đầy đủ và nhân viên có thiết bị phù hợp. Những nhiệm vụ này cần được thực hiện để giúp đảm bảo việc sử dụng an toàn các hệ thống thông tin của quận và an toàn tại nơi làm việc của nhân viên.
Những gì chúng tôi khuyên dùng
Các khuyến nghị dành cho nơi trú ẩn
- Sau khi ban hành báo cáo, các quan chức Y tế công cộng của quận nên sửa đổi hướng dẫn trên trang web công khai dành cho các nhà cung cấp nơi trú ẩn phi lợi nhuận trong phạm vi quận để cải thiện tính rõ ràng, phù hợp với các yêu cầu của tiểu bang.
- Ban quản lý Văn phòng chung về Dịch vụ cho người vô gia cư nên đưa các điều khoản tuân thủ hướng dẫn của Bộ Y tế vào các hợp đồng mới với các nhà cung cấp nơi trú ẩn và vào các bản sửa đổi hợp đồng mới với các nhà cung cấp nơi trú ẩn.
Các khuyến nghị gửi đến Văn phòng Cảnh sát trưởng
- Để phù hợp với hướng dẫn của CDC, MCSO nên bắt đầu thay khẩu trang vải cho người lớn đang bị giam giữ hàng ngày nếu chúng được sử dụng kể từ khi báo cáo này được ban hành.
- Do các lựa chọn thăm viếng miễn phí thông thường bị tạm dừng vì các biện pháp phòng ngừa COVID-19, MCSO nên mở rộng việc sử dụng các cuộc gọi điện thoại miễn phí hoặc điều chỉnh hoạt động thăm viếng qua video tại sảnh để cho phép sử dụng an toàn càng sớm càng tốt và không muộn hơn 90 ngày kể từ ngày ban hành báo cáo này.
Kiến nghị gửi Bộ Tư pháp Cộng đồng
- Ngay sau khi báo cáo này được ban hành, chúng tôi khuyến nghị các nhà quản lý nên nhất quán thực thi chính sách đeo khẩu trang đối với nhân viên của mình.
Đề xuất cho Chương trình Nhà dưỡng lão dành cho người lớn
- Chương trình ACH cần rà soát lại tất cả các thông tin liên lạc gần đây với từng ACH và đảm bảo rằng mỗi ACH đã nhận được đầy đủ thông tin và nắm rõ các yêu cầu và hướng dẫn liên quan đến đại dịch. Cần đặc biệt chú trọng đến các lĩnh vực phơi nhiễm, kiểm soát lây nhiễm, giãn cách vật lý và báo cáo. Việc rà soát cần được thực hiện càng sớm càng tốt và không muộn hơn 30 ngày kể từ ngày ban hành báo cáo này. Nếu cần liên hệ, việc liên hệ cần được thực hiện trong vòng ít nhất 90 ngày kể từ ngày ban hành báo cáo này.
Phần Khuyến nghị về Hướng dẫn
- Ủy ban thực thi quy định tạm thời về COVID-19 của OR OSHA cần hoàn tất tất cả các yêu cầu mới của OSHA càng sớm càng tốt:
- Đánh giá rủi ro, kế hoạch kiểm soát lây nhiễm, quy trình xử lý trường hợp phơi nhiễm tiềm ẩn và đào tạo nhân viên.
Lưu ý: Ban quản lý báo cáo rằng phần lớn công việc hướng tới khuyến nghị này đã được hoàn thành. Công việc này đã diễn ra trong khoảng thời gian từ khi báo cáo được viết đến khi được ban hành. Chúng tôi xác nhận rằng công việc đã được thực hiện, nhưng chúng tôi không kiểm toán công việc đó. Chúng tôi vẫn giữ khuyến nghị này trong báo cáo để có thể theo dõi và thực hiện khuyến nghị một cách kỹ lưỡng hơn.
- Đến tháng 3 năm 2021, Phòng Nhân sự Trung ương cần xây dựng phương pháp để nhân viên có thể cung cấp phản hồi liên quan đến COVID-19 một cách ẩn danh.
- Đến tháng 3 năm 2021, Chủ tịch hoặc người được ủy quyền cần cung cấp cho nhân viên thông tin liên lạc để phối hợp các biện pháp an toàn phòng chống COVID-19.
- Dựa trên phản hồi từ cuộc khảo sát nhân viên của văn phòng chúng tôi, có vẻ như việc thực thi các chính sách vẫn là một thách thức thường trực. Sau khi báo cáo được ban hành và định kỳ sau đó, Chủ tịch hoặc người được ủy quyền nên nhắc lại với các quản lý và nhân viên về kỳ vọng tuân thủ các chính sách và khuyến nghị về an toàn, bao gồm cả yêu cầu nhân viên làm việc từ xa càng nhiều càng tốt.
Các khuyến nghị về cơ sở vật chất
- Trước khi tăng cường khả năng tham gia trực tiếp tại các địa điểm trong quận, chúng tôi khuyến nghị FPM đảm bảo rằng các sửa đổi cần thiết cho tòa nhà, bao gồm việc lắp đặt vách ngăn và nâng cấp hệ thống lọc trong hệ thống HVAC, đã được hoàn tất.
- Trước khi tăng cường khả năng phục vụ trực tiếp tại các địa điểm trong quận, chúng tôi khuyến nghị FPM nên làm việc với các nhà thầu vệ sinh của mình để đảm bảo mỗi địa điểm đều có đủ nhân lực để thực hiện việc vệ sinh tăng cường theo khuyến nghị của CDC.
- Chúng tôi được biết rằng quận hiện đang trong quá trình bổ sung các yêu cầu vệ sinh và khử trùng đặc thù liên quan đến COVID-19 vào hợp đồng với các nhà cung cấp dịch vụ vệ sinh. Chúng tôi khuyến nghị FPM hoàn tất các yêu cầu hợp đồng này trước khi các chương trình tăng đáng kể số lượng người tham gia trực tiếp tại các địa điểm của quận.
Các khuyến nghị về làm việc từ xa
- Đến tháng 7 năm 2021, các giám đốc phòng ban nên cung cấp máy tính thuộc sở hữu của quận cho những nhân viên thường xuyên làm việc từ xa và nên nhấn mạnh việc sử dụng máy tính thuộc sở hữu của quận cho những nhân viên thỉnh thoảng làm việc từ xa. Quận cũng nên cung cấp cho nhân viên bất kỳ thiết bị nào khác thường được một người sử dụng để làm việc từ xa hiệu quả, chẳng hạn như chuột máy tính, màn hình máy tính và tai nghe. Những ví dụ này chỉ mang tính mô tả, không phải là đầy đủ.
- Đến tháng 2 năm 2022, Phòng Nhân sự Trung ương cần đảm bảo việc lưu trữ thông tin làm việc từ xa bằng phương thức điện tử, tốt nhất là trên hệ thống Workday để cho phép:
- Khả năng tiếp cận thông tin về các thỏa thuận làm việc từ xa đã được phê duyệt hoặc từ chối ở cấp độ nhân viên, người giám sát, phòng ban và trung ương.
- Phê duyệt và cập nhật điện tử giúp nâng cao hiệu quả.
- Giám sát hiệu quả và sự công bằng trong làm việc từ xa.
- Ghi chép chi tiết cụ thể, chẳng hạn như số ID máy tính, của tất cả thiết bị của quận được sử dụng để làm việc từ xa.
- Để đảm bảo sự công bằng giữa các nhân viên, trước tháng 2 năm 2022, Phòng Nhân sự Trung ương cần nêu rõ điều kiện làm việc từ xa trong mô tả công việc của từng quận.
Đọc toàn bộ báo cáo:
Vui lòng đọc Phụ lục và thư phản hồi: