Làm việc từ xa: Điều chỉnh phương thức làm việc từ xa để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng
Tại sao chúng ta lại xem xét hình thức làm việc từ xa?
Chúng tôi xem xét hình thức làm việc từ xa vì số giờ làm việc từ xa của nhân viên đã tăng lên đáng kể do đại dịch COVID-19. Sự gia tăng này là một thay đổi quan trọng đối với cách thức hoạt động của quận. Khi nhân viên làm việc từ xa, quận phải đối mặt với những thách thức riêng biệt bao gồm việc xác định tư cách và giám sát nhân viên, nhu cầu đào tạo và thiết bị, sử dụng an toàn các hệ thống thông tin của quận, tuân thủ các quy định về quyền riêng tư và an toàn tại nơi làm việc của nhân viên.
Số giờ làm việc từ xa hàng năm đã liên tục tăng kể từ năm tài chính 2016 (FY16). Sự gia tăng mạnh về số giờ làm việc từ xa trong năm tài chính 2020 (FY20) diễn ra trong ba tháng rưỡi cuối năm tài chính (từ ngày 15 tháng 3 đến ngày 30 tháng 6 năm 2020) do đại dịch. Biểu đồ bên dưới thể hiện số giờ làm việc từ xa hàng năm từ năm tài chính 2016 đến năm tài chính 2020. Chỉ có quý đầu tiên của năm tài chính 2021 (từ tháng 7 đến tháng 9 năm 2020) được hiển thị và minh họa rõ hơn sự gia tăng phi thường của hình thức làm việc từ xa.
Số giờ làm việc từ xa tại quận đã tăng đáng kể do đại dịch.
Số giờ làm việc từ xa trung bình mỗi ngày đã giảm từ quý cuối năm tài chính 2020 so với quý đầu năm tài chính 2021, từ 14.300 giờ xuống còn 12.200 giờ. Sự giảm này một phần có thể là do nhân viên làm việc ít hơn tại địa điểm làm việc từ xa và nhiều hơn tại các văn phòng của quận. Ví dụ, một số văn phòng quận cho phép một số lượng nhân viên nhất định có mặt tại chỗ cùng một lúc bằng cách luân phiên lịch làm việc. Một phần sự giảm số giờ làm việc từ xa cũng có thể là do kỳ nghỉ hè.
Quận đó có chính sách và quy trình làm việc từ xa hiệu quả không?
Vâng. Chính sách và quy trình chặt chẽ cung cấp cho quận hướng dẫn rõ ràng cho các hoạt động hàng ngày và giúp đảm bảo tuân thủ luật pháp và quy định. Chính sách làm việc từ xa của quận nhìn chung tương đương với các thực tiễn tốt nhất trước đại dịch. Chúng tôi đã sử dụng chính sách làm việc từ xa hiện có, thỏa thuận làm việc từ xa và các tài liệu liên quan của quận làm tiêu chí dựa trên các cuộc phỏng vấn với các chuyên gia nhân sự tại quận, và vì quận đã hướng dẫn nhân viên sử dụng các công cụ này trên trang tài nguyên làm việc từ xa của mạng nội bộ. Một nhóm nhân viên do Phòng Nhân sự Trung ương dẫn đầu đang cập nhật chính sách của quận và điều chỉnh để tính đến những thay đổi cần thiết do đại dịch và tính chất kéo dài của nó.
Vào tháng 3 năm 2020, khi tuyên bố tình trạng khẩn cấp để ứng phó với đại dịch, quận đã đưa ra những ngoại lệ hợp lý cho chính sách làm việc từ xa của mình. Ví dụ, trước đại dịch, quận yêu cầu nhân viên làm việc từ xa phải có người trông trẻ hoặc người giám sát khác cho bất kỳ ai trong gia đình cần được chăm sóc trong suốt giờ làm việc. Quận đã thay đổi yêu cầu này để cho phép các bậc phụ huynh làm việc từ xa có thể chăm sóc con cái của họ trong khi vẫn làm việc tại nhà. Quận cũng phải bắt đầu triển khai làm việc từ xa mà không có thỏa thuận làm việc từ xa nào được ký kết trước đó. Quận đã hỗ trợ tốt chính sách làm việc từ xa của mình thông qua mạng nội bộ.
Huyện đã thực hiện tốt đến mức nào để đảm bảo việc xác định điều kiện làm việc từ xa được thực hiện một cách công bằng?
Trong điều kiện bình thường, quận nên cho phép nhân viên làm việc từ xa thông qua một quy trình xét duyệt được thiết kế tốt và công bằng, bao gồm các yếu tố như mong muốn làm việc từ xa của nhân viên cùng với tính chất công việc của vị trí đó. Nhân viên và người giám sát của họ nên cùng nhau đưa ra quyết định về việc làm việc từ xa. Thỏa thuận làm việc từ xa tiêu chuẩn của quận và việc dễ dàng tiếp cận thỏa thuận này (được thảo luận bên dưới) sẽ giúp tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình này.
Theo các tài liệu về làm việc từ xa, một số người quản lý sẵn lòng cho phép làm việc từ xa hơn những người khác. Cũng có khả năng người quản lý sẽ phân biệt đối xử với một số nhân viên muốn làm việc từ xa. Để giải quyết những tình huống không mong muốn này, tất cả nhân viên muốn làm việc từ xa sẽ có nhiều khả năng nhận được sự đối xử công bằng hơn nếu quận/huyện quy định rõ ràng về khả năng được phép làm việc từ xa trong mô tả công việc, từ đó gắn việc làm việc từ xa với chức danh hơn là với cá nhân.
Ai đủ điều kiện làm việc từ xa trong thời kỳ đại dịch?
Quận đã ban bố tình trạng khẩn cấp do đại dịch. Hiển nhiên, các phòng ban không có thời gian để thực hiện quy trình làm việc từ xa đã được thiết lập của quận, vốn thường dựa trên sự thỏa thuận lẫn nhau. Trong hoàn cảnh này, có hai nhóm nhân viên chính cần được xem xét: nhân viên không thiết yếu và nhân viên thiết yếu. Theo 88 union contract với quận, nhân viên không thiết yếu không bắt buộc phải đến nơi làm việc nếu cơ sở hoặc hoạt động bị trì hoãn mở cửa, đóng cửa sớm hoặc bị cắt giảm hoàn toàn. Nhân viên thiết yếu phải đến nơi làm việc bất kể cơ sở đóng cửa hay hoạt động của quận bị cắt giảm một phần hoặc toàn bộ. Một số nhân viên thiết yếu đủ điều kiện làm việc từ xa, nhưng tất cả nhân viên không thiết yếu đều bắt buộc phải làm việc từ xa kể từ tháng 3 năm 2020.
Chính quyền quận đã phối hợp với các công đoàn để bố trí những nhân viên không thiết yếu làm việc từ xa hoặc nghỉ phép hành chính có hưởng lương. Hầu hết các phòng ban đều tìm được công việc từ xa cần thiết cho những nhân viên không thiết yếu. Ở một số phòng ban, không phải lúc nào cũng có công việc cho nhân viên không thiết yếu có thể làm từ xa do tính chất công việc của họ. Một số nhân viên không thiết yếu vẫn được trả lương trong thời gian chờ việc. Ví dụ, ban quản lý thư viện không đồng ý với các phương án làm việc từ xa do nhân viên đề xuất và họ được nghỉ phép hành chính có hưởng lương.
Tình hình của các nhân viên thiết yếu lại khác. Ngôn ngữ trong hợp đồng công đoàn gắn định nghĩa nhân viên thiết yếu với thời tiết khắc nghiệt. Vì thời tiết khắc nghiệt khác biệt đáng kể so với đại dịch, nên chính quyền quận và các công đoàn đã cho phép miễn trừ khó khăn cho các nhân viên thiết yếu. Nhân viên thiết yếu được miễn trừ khó khăn nếu họ thuộc nhóm có nguy cơ cao mắc COVID-19 hoặc có thành viên gia đình thuộc nhóm có nguy cơ cao. Số lượng nhân viên ban đầu yêu cầu miễn trừ khó khăn đã ảnh hưởng đến các dịch vụ của quận.
Ví dụ, nhiều nhân viên thiết yếu ban đầu đã xin miễn trừ do khó khăn tại Sở Y tế, dẫn đến việc đóng cửa các phòng khám y tế. Sở Y tế đã hỗ trợ những nhân viên này vượt qua các rào cản để quay trở lại làm việc. Hầu hết nhân viên đã quay trở lại làm việc bằng cách kết hợp làm việc từ xa với làm việc tại chỗ. Hiện tại, hầu hết các phòng khám đã mở cửa nhưng chỉ hoạt động với công suất 60-70%.
Những thiết bị nào mà nhân viên làm việc từ xa đã sử dụng trong thời gian đại dịch và việc theo dõi chúng được thực hiện tốt đến mức nào?
Nhu cầu về thiết bị của nhân viên không thay đổi chỉ vì họ làm việc từ xa ở một địa điểm khác với nơi làm việc tại quận. Do tính chất kéo dài của đại dịch, quận nên cung cấp cho nhân viên các thiết bị cá nhân cần thiết để làm việc, chẳng hạn như máy tính và tai nghe. Đôi khi, nhân viên phải tự trang bị máy tính hoặc các thiết bị khác để làm việc từ xa. Bộ phận Công nghệ Thông tin (IT) không có số liệu đáng tin cậy về số lượng máy tính thuộc sở hữu của quận và máy tính thuộc sở hữu của nhân viên được sử dụng tại các địa điểm làm việc từ xa.
Một số phòng ban báo cáo gặp khó khăn ban đầu trong việc cung cấp đầy đủ thiết bị cần thiết cho nhân viên. Một phòng ban thậm chí còn báo cáo khó khăn trong việc có được thiết bị phù hợp để nhân viên làm việc từ xa vào tận tháng 8 năm 2020. Hầu hết các nhu cầu về thiết bị đã được giải quyết. Vào mùa thu năm 2020, chúng tôi đã gửi một cuộc khảo sát đến tất cả nhân viên của quận để tạo cơ hội cho họ chia sẻ kinh nghiệm trong thời gian đại dịch. Cuộc khảo sát cho thấy 81% người được hỏi có thiết bị cần thiết để làm việc từ xa tính đến giữa tháng 10 năm 2020. Tuy nhiên, cuộc khảo sát cũng cho thấy vào thời điểm đó, nhiều nhân viên vẫn không thể có được thiết bị cần thiết để làm việc hoặc gặp vấn đề về kết nối.
Trong thời gian đại dịch, quận đã cung cấp máy tính để bàn hoặc máy tính xách tay, đế cắm, màn hình, bàn phím, chuột, tai nghe, kê cổ tay công thái học và ghế văn phòng để nhân viên có thể mang về nhà trong thời gian đại dịch. Thiết bị của quận có thể bị mất hoặc bị đánh cắp nếu không được theo dõi chính xác. Tính đến tháng 3 năm 2020, bộ phận CNTT đã có một biểu mẫu trên mạng nội bộ của quận để nhân viên báo cáo các thiết bị thuộc sở hữu của quận và các thiết bị khác được sử dụng để làm việc từ xa.
Trong điều kiện bình thường, nhân viên làm việc từ xa sẽ đánh dấu vào ô trên thỏa thuận làm việc từ xa để chỉ ra loại thiết bị của quận mà họ sử dụng để làm việc từ xa. Việc đánh dấu vào các ô này và điền vào biểu mẫu thiết bị của bộ phận CNTT là những thao tác trùng lặp. Sẽ tốt hơn nếu có một phương pháp duy nhất để ghi lại số nhận dạng máy tính thuộc sở hữu của quận hoặc các số nhận dạng thiết bị sử dụng cá nhân khác cùng lúc với việc bắt đầu làm việc từ xa, thay vì phải thực hiện các bước trùng lặp.
Liệu các giám sát viên và nhân viên đã được đào tạo đầy đủ về làm việc từ xa chưa?
Đào tạo giúp đảm bảo sự thành công của làm việc từ xa bằng cách cung cấp cho người giám sát và nhân viên những kỹ năng và kiến thức tốt nhất để hoàn thành các trách nhiệm như bình thường nhưng theo một cách khác. Nếu không được đào tạo bài bản, làm việc từ xa sẽ khó có hiệu quả. Theo chính sách của quận, tất cả nhân viên làm việc từ xa và người giám sát của họ phải hoàn thành khóa đào tạo trong vòng ba tháng kể từ khi thỏa thuận làm việc từ xa được phê duyệt.
Chúng tôi đã thu thập số liệu thống kê về đào tạo làm việc từ xa từ Phòng Nhân sự Trung ương và nhận thấy một số lượng đáng kể nhân viên không hoàn thành khóa đào tạo làm việc từ xa bắt buộc. Trong cuộc khảo sát về đại dịch do Văn phòng Kiểm toán gửi đến tất cả nhân viên của quận, chỉ có 64% người được hỏi cho biết đã hoàn thành khóa đào tạo làm việc từ xa.
Tất cả nhân viên của quận đều có thể tham gia các khóa đào tạo trực tuyến trên Workday, hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp của quận. Ngoài các khóa đào tạo trực tuyến, quận cũng cung cấp các nguồn tài nguyên làm việc từ xa nội bộ trên mạng nội bộ của mình. Nhân viên được đào tạo bài bản sẽ bảo vệ cả quận và nhân viên bằng cách giúp đảm bảo giao tiếp, năng suất, an toàn, quyền riêng tư và bảo mật khi làm việc từ xa.
Theo đó, các phòng ban cấp quận nên yêu cầu các giám sát viên và nhân viên hoàn thành tất cả các khóa đào tạo làm việc từ xa bắt buộc theo chính sách của quận và giám sát quá trình đào tạo để đảm bảo việc này được thực hiện. Quận cũng nên quyết định thời điểm nhân viên cần cập nhật kiến thức đào tạo của mình.
Trong thời gian kiểm toán, các giám sát viên cấp quận có giám sát nhân viên làm việc từ xa bằng cách thiết lập và đo lường hiệu suất làm việc hay không?
Trong điều kiện làm việc từ xa thông thường, người giám sát sẽ làm việc với nhân viên bằng cách sử dụng thỏa thuận làm việc từ xa để thiết lập mục tiêu công việc, xác định rõ ràng các nhiệm vụ và đo lường kết quả. Điều này giúp đảm bảo rằng nhân viên vẫn hoàn thành công việc của quận ngay cả khi họ làm việc từ xa với sự giám sát trực tiếp ít hơn. Theo các giám đốc nhân sự của các phòng ban, một số phòng ban đã hoàn thành hầu hết các thỏa thuận làm việc từ xa, một số phòng ban đã hoàn thành một số thỏa thuận, trong khi những phòng ban khác chỉ hoàn thành một vài thỏa thuận tính đến tháng 8 năm 2020. Sáu tháng sau khi đại dịch bắt đầu vào tháng 3 năm 2020, nhiều nhân viên vẫn chưa hoàn thành thỏa thuận làm việc từ xa.
Trong khuôn khổ cuộc khảo sát về đại dịch do Văn phòng Kiểm toán thực hiện, khoảng 74% người được hỏi cho biết họ đã có thỏa thuận làm việc từ xa vào giữa tháng 10 năm 2020. Các bộ phận nhân sự báo cáo rằng người giám sát và nhân viên đã phối hợp với nhau để đảm bảo nhân viên biết những gì họ cần hoàn thành khi làm việc tại nhà. Cuộc khảo sát của chúng tôi cũng chỉ ra rằng 92% người được hỏi cho biết người giám sát của họ theo dõi hiệu suất làm việc của họ khi họ làm việc tại nhà.
Trong điều kiện bình thường, thỏa thuận làm việc từ xa là yếu tố thiết yếu để xác định xem làm việc từ xa có phải là phương án làm việc tốt nhất cho cả nhân viên và quận/huyện hay không. Khi mới hoàn thành, thỏa thuận làm việc từ xa về cơ bản đóng vai trò như một đơn xin phép làm việc từ xa cho nhân viên. Cho dù người giám sát chấp thuận hay từ chối yêu cầu làm việc từ xa của nhân viên, họ cũng nên lưu giữ một bản sao điện tử của thỏa thuận làm việc từ xa ở một nơi dễ truy cập, tốt nhất là trên hệ thống Workday chứ không phải trong hồ sơ nhân sự bằng giấy.
Trong điều kiện đại dịch, thỏa thuận làm việc từ xa không phải là một yêu cầu mà vẫn quan trọng như trong điều kiện bình thường. Người giám sát và nhân viên vẫn phải sử dụng thỏa thuận làm việc từ xa để thiết lập:
- Các mục tiêu công việc rõ ràng được thiết lập và kết quả có thể đo lường được.
- Các tiêu chí được sử dụng để đánh giá sự thành công của hình thức làm việc từ xa.
- Thời gian nhân viên có thể liên lạc được, bao gồm lịch làm việc và các phương thức liên lạc.
- Nơi làm việc của nhân viên được bố trí tốt và an toàn.
- Mức độ thường xuyên người giám sát đánh giá công việc của nhân viên.
- Thời hạn hoàn thành nhiệm vụ.
- Thiết bị và dịch vụ mà nhân viên sử dụng tại địa điểm làm việc từ xa.
- Đào tạo cho cả nhân viên và người giám sát.
- Mọi người hiểu rằng nhìn chung, quận sẽ không hoàn trả hầu hết các chi phí liên quan đến làm việc từ xa.
- Bất kỳ tài sản và thiết bị nào thuộc sở hữu của nhân viên được sử dụng cho công việc của quận đều có thể phải tuân theo yêu cầu cung cấp hồ sơ công khai, trát tòa, lệnh của tòa án hoặc lệnh hành chính, trong đó có thể yêu cầu nhân viên cung cấp cho quận quyền truy cập đầy đủ vào các thiết bị đó.
- Cần có sự thống nhất giữa nhân viên và nhà tuyển dụng về việc họ có trách nhiệm tuân thủ tất cả các hướng dẫn an ninh do quận ban hành.
- Một văn bản xác nhận với nhân viên rằng quận có quyền đến thăm khu vực làm việc tại nhà của họ trong giờ làm việc bình thường để đảm bảo rằng khu vực đó đáp ứng các tiêu chuẩn an toàn của quận.
Các thỏa thuận làm việc từ xa có dễ dàng truy cập để cập nhật và đánh giá không?
Không. Khi các thỏa thuận làm việc từ xa không dễ dàng tiếp cận, điều đó vừa thiếu hiệu quả, vừa là một cơ hội bị bỏ lỡ để đánh giá xem việc làm việc từ xa có được cho phép một cách công bằng trên toàn quận hay không.
Các thỏa thuận làm việc từ xa có thể thay đổi nhưng không dễ dàng tiếp cận ở cấp phòng ban hoặc cấp quận. Theo các cuộc phỏng vấn của chúng tôi với các giám đốc nhân sự của các phòng ban, các phòng ban lưu trữ các thỏa thuận làm việc từ xa trong hồ sơ nhân sự bằng giấy của nhân viên.
Quận hiện không quản lý các thỏa thuận làm việc từ xa thông qua hệ thống ERP Workday. Việc duy trì các thỏa thuận làm việc từ xa trong Workday sẽ giúp thông tin dễ tiếp cận hơn và hiệu quả hơn nhờ cung cấp các phê duyệt, giám sát và cập nhật điện tử. Ví dụ, nhân viên có thể dễ dàng cập nhật lịch làm việc, nhiệm vụ hoặc thiết bị được sử dụng để làm việc từ xa trong Workday.
Trong tương lai hậu đại dịch, việc duy trì các thỏa thuận này trong Workday có thể giúp theo dõi tốt hơn thiết bị được sử dụng để làm việc từ xa và cho phép phân tích có giá trị về việc liệu quận có cung cấp hình thức làm việc từ xa một cách công bằng hay không. Ví dụ, vì dữ liệu về thỏa thuận làm việc từ xa không thực tế để phân tích, quận không thể đánh giá xem các giám sát viên có phê duyệt cho nhân viên da trắng làm việc từ xa thường xuyên hơn so với nhân viên da đen, người bản địa hoặc người thuộc các nhóm thiểu số khác hay không, và Văn phòng Kiểm toán cũng không thể làm được điều đó.
Trong thời gian kiểm toán, quận đã theo dõi thời gian làm việc từ xa của nhân viên tốt đến mức nào ?
Dù làm việc tại nhà hay tại trụ sở của quận, nhân viên luôn cần ghi lại thời gian làm việc một cách nhất quán và chính xác. Trong mọi trường hợp, theo Đạo luật Tiêu chuẩn Lao động Công bằng, quận có nghĩa vụ theo dõi chính xác số giờ làm việc được trả lương của nhân viên làm việc từ xa. Nhìn chung, nhân viên ghi lại thời gian làm việc từ xa không nhất quán trong Workday. Nhân viên làm việc từ xa ghi thời gian là "Tel" (Thời gian làm việc từ xa)Làm việc từ xa, nghỉ phép hành chính và được ghi nhận như một loại thời gian bổ sung, khiến việc theo dõi trở nên khó khăn. Nhân viên quận có thể đã ghi nhận một số giờ làm việc từ xa của họ như thời gian làm việc bình thường.
Bản ghi nhớ thỏa thuận của Công đoàn địa phương 88 quy định rằng nhân viên có thể ghi thời gian làm việc của mình là làm việc từ xa hoặc nghỉ phép hành chính theo quyết định của người giám sát. Chúng tôi đã phát hiện một số trường hợp nhân viên ở các phòng ban khác nhau nhập thời gian là nghỉ phép hành chính nhưng cũng ghi chú trong phần bình luận rằng họ đang làm việc từ xa. Quận đã đăng hướng dẫn chấm công làm việc từ xa trên mạng nội bộ cho nhân viên vào đầu đại dịch. Tuy nhiên, do hướng dẫn mâu thuẫn và thực tiễn khác nhau trên toàn quận, chúng tôi không thể đảm bảo tính chính xác của thời gian làm việc từ xa. Quận nên nhắc lại hướng dẫn cho nhân viên về cách ghi thời gian làm việc từ xa so với nghỉ phép hành chính và các mã khác.
Liệu quận đã đảm bảo an ninh cho thiết bị CNTT của người làm việc từ xa và quyền riêng tư của thông tin mật một cách đúng mức hay chưa?
Chính sách làm việc từ xa của quận cho phép nhân viên sử dụng máy tính cá nhân của mình. Việc sử dụng máy tính cá nhân để làm việc từ xa làm tăng rủi ro về an ninh và quyền riêng tư cho quận vì máy tính của nhân viên có thể đã bị xâm nhập, có thể không được cài đặt đủ các tính năng bảo mật hoặc chưa được cập nhật các bản vá lỗi quan trọng. Sự công bằng trong làm việc từ xa cũng có thể trở thành vấn đề nếu nhân viên không có máy tính ở nhà.
Theo bộ phận CNTT của quận, máy tính do quận sở hữu dễ bảo trì và sửa chữa hơn. Một số tổ chức khác mà chúng tôi đã nghiên cứu lại yêu cầu sử dụng máy tính do công ty sở hữu, đặc biệt là đối với hình thức làm việc từ xa dài hạn. Khi nhân viên sử dụng máy tính cá nhân cho công việc của quận, quận sẽ phải đối mặt với nhiều rủi ro hơn về bảo mật, bảo vệ thông tin mật của quận, cũng như khả năng tương thích tổng thể. Nhân viên cũng có thể phải cung cấp cho quận quyền truy cập đầy đủ vào máy tính cá nhân của họ để truy cập vào bất kỳ hồ sơ công khai nào.
Để giải quyết những rủi ro này, quận nên yêu cầu nhân viên thường xuyên làm việc từ xa sử dụng máy tính do quận sở hữu và nên nhấn mạnh việc sử dụng máy tính do quận sở hữu đối với những nhân viên thỉnh thoảng làm việc từ xa.
Môi trường làm việc từ xa của nhân viên quận đã được thiết lập đúng cách để đảm bảo năng suất và an toàn cho họ chưa ?
Nhân viên làm việc từ xa có thể tìm thấy thông tin hữu ích trên mạng nội bộ của quận, bao gồm cả thông tin về năng suất và an toàn. Trang web này liên kết đến các chính sách, các biểu mẫu quan trọng, chương trình đào tạo, hệ thống theo dõi thiết bị của quận, cũng như các nguồn tài liệu về họp trực tuyến. Trang tài nguyên làm việc từ xa cũng cung cấp các mẹo để tăng năng suất và bảo vệ thông tin mật.
Trong điều kiện bình thường, nhân viên làm việc từ xa phải có người trông trẻ hoặc người giám sát khác cho bất kỳ thành viên nào trong gia đình cần được chăm sóc trong giờ làm việc. Quận đã nới lỏng các yêu cầu đó trong thời gian đại dịch.
Trong môi trường làm việc từ xa, năng suất bị ảnh hưởng tiêu cực bởi kết nối kém hoặc không ổn định. Một số nhân viên đã báo cáo gặp khó khăn về kết nối trong cuộc khảo sát thời kỳ đại dịch của Văn phòng Kiểm toán, nhưng chúng tôi không thể xác định nguyên nhân của vấn đề này. Để giúp giải quyết các vấn đề về kết nối, nhóm công tác làm việc từ xa của quận đang xem xét trợ cấp hàng tháng để giúp trang trải chi phí kết nối internet cho nhân viên làm việc từ xa.
Nhân viên phải hoàn thành Bảng kiểm tra an toàn làm việc từ xa trước khi bắt đầu làm việc từ xa. Bằng cách sử dụng bảng kiểm tra này, nhân viên xác nhận rằng họ đã tự đánh giá các mối nguy hiểm tiềm ẩn tại địa điểm làm việc từ xa và người giám sát đã làm việc với nhân viên để giải quyết bất kỳ vấn đề nào cần quan tâm. Bảng kiểm tra đặt ra các câu hỏi về không gian làm việc của người làm việc từ xa, sự chuẩn bị cho trường hợp khẩn cấp và công thái học. Nhân viên thừa nhận trong thỏa thuận làm việc từ xa rằng quận có quyền đến thăm khu vực làm việc tại nhà của họ trong giờ làm việc bình thường để đảm bảo rằng khu vực đó đáp ứng các tiêu chuẩn an toàn của quận.
Trách nhiệm của quận đối với sức khỏe và sự an toàn của nhân viên khi họ làm việc tại nhà về cơ bản giống như khi nhân viên làm việc tại văn phòng của quận. Nếu một nhân viên bị thương khi làm việc tại nhà trong giờ làm việc từ xa, họ phải báo cáo ngay lập tức cho người giám sát của mình. Theo người quản lý rủi ro, đã có một vài trường hợp yêu cầu bồi thường tai nạn lao động liên quan đến làm việc từ xa trong những tháng đầu của đại dịch, nhưng kể từ đó không có xu hướng gia tăng liên tục nào.
Các khuyến nghị
- Đến tháng 7 năm 2021, các giám đốc phòng ban nên cung cấp máy tính thuộc sở hữu của quận cho những nhân viên thường xuyên làm việc từ xa và nên nhấn mạnh việc sử dụng máy tính thuộc sở hữu của quận cho những nhân viên thỉnh thoảng làm việc từ xa. Quận cũng nên cung cấp cho nhân viên bất kỳ thiết bị nào khác thường được một người sử dụng để làm việc từ xa hiệu quả, chẳng hạn như chuột máy tính, màn hình máy tính và tai nghe. Những ví dụ này chỉ mang tính mô tả, không phải là đầy đủ.
- Đến tháng 2 năm 2022, Phòng Nhân sự Trung ương cần đảm bảo việc lưu trữ thông tin về làm việc từ xa, bao gồm cả các thỏa thuận làm việc từ xa đã được phê duyệt hoặc từ chối, bằng phương thức điện tử, tốt nhất là trên hệ thống Workday để cho phép:
- Khả năng tiếp cận thông tin về các thỏa thuận làm việc từ xa đã được phê duyệt hoặc từ chối ở cấp độ nhân viên, người giám sát, phòng ban và trung ương.
- Phê duyệt và cập nhật điện tử giúp nâng cao hiệu quả.
- Giám sát hiệu quả và sự công bằng trong làm việc từ xa.
- Ghi chép chi tiết cụ thể, chẳng hạn như số ID máy tính, của tất cả thiết bị của quận được sử dụng để làm việc từ xa.