Aspectos destacados del informe
Lo que encontramos
El condado implementó dos recomendaciones de la auditoría de rastreo de contactos , está en proceso de implementar otras cuatro recomendaciones y no implementó una recomendación.
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Source: Auditor's Office
Qué significan los estados
- Implementado: La entidad auditada ha implementado completamente la recomendación o ha resuelto el problema para cumplir con la intención de la recomendación.
- En proceso: la entidad auditada ha comenzado la implementación de la recomendación.
- No implementado: la entidad auditada no ha implementado, ni tiene intención de implementar, la recomendación.
Por qué realizamos esta evaluación
La Oficina del Auditor da seguimiento a las recomendaciones de auditoría para respaldar la rendición de cuentas del gobierno del condado. Esta evaluación se centró en las recomendaciones con los siguientes plazos:
- 1 de octubre de 2022
- 1 de enero de 2023
- 1 de julio de 2023
Contexto adicional
La Oficina del Auditor está dando seguimiento a los programas que operaron durante la pandemia mundial de COVID-19. Los programas de rastreo 19 contact ya no están vigentes. Al realizar el seguimiento, consideramos lo sucedido mientras los programas estuvieron en funcionamiento. También consideramos las medidas que se tomaron después de que los programas terminaron, pero que podrían mejorar el monitoreo de contratos y la preparación para emergencias en el futuro.
Estado de las recomendaciones
Implementado
Recomendación n.º 3: Recomendamos que el Departamento de Salud colabore con el Departamento de Servicios Humanos del Condado para elaborar un plan que evalúe la eficacia y la puntualidad de los servicios integrales y que analice el sistema actual de recopilación de datos e intercambio de información desde esa perspectiva antes del 1 de enero de 2023.
Nota del auditor: La Unidad de Diseño y Evaluación de Programas, una unidad interinstitucional que presta servicios al Departamento de Salud del Condado de Multnomah y a la Autoridad de Salud de Oregón, realizó una evaluación de los servicios integrales. El Departamento de Salud nos facilitó una copia del informe de evaluación.
Recomendación n.º 7: Recomendamos que el Director de Operaciones colabore con los líderes de los departamentos, incluidos el Director del Departamento de Salud, Recursos Humanos, Gestión de Riesgos y Gestión de Emergencias, para evaluar, revisar o ampliar las capacitaciones generales del condado, a fin de garantizar que establezcan expectativas para el trabajo durante emergencias y que estén disponibles a demanda antes del 1 de julio de 2023.
Nota del auditor: Un equipo del condado elaboró una guía de capacitación para los empleados del condado que trabajan en centros de recursos para desastres, con capacitaciones disponibles a pedido. Sin embargo, esta es solo una de las maneras en que los empleados del condado pueden trabajar fuera de sus funciones habituales durante emergencias. La administración del condado también ha incluido información sobre el trabajo durante emergencias en la orientación para nuevos empleados, la cual se espera que todos los nuevos empleados realicen.
En proceso
Recomendación n.° 1: Recomendamos que el Departamento de Salud colabore con el Departamento de Servicios Humanos del Condado para brindar capacitación y apoyo técnico a las organizaciones asociadas en relación con los contratos del condado, los requisitos de presentación de informes y las expectativas del condado con respecto a la recopilación de datos, el monitoreo y la prestación de servicios antes del 1 de octubre de 2022.
Nota del auditor: El Departamento de Salud ha tomado diversas medidas para brindar capacitación y apoyo técnico a sus socios. La División de Salud Pública nos facilitó actas de reuniones con organizaciones asociadas, las cuales, en ocasiones, abordaron temas relacionados con la contratación y la financiación. Una reunión, celebrada en noviembre de 2023, se centró específicamente en los datos. Además, el Departamento de Salud, en colaboración con el Departamento de Finanzas Centrales, organizó un taller en mayo de 2023 para posibles organizaciones asociadas sobre el tema de las compras del condado.
Sin embargo, estas acciones parecen improvisadas. Además, podrían orientarse mejor hacia los problemas identificados en la auditoría, como la recopilación y el monitoreo de datos poco claros y descoordinados. Por lo tanto, estamos considerando esta recomendación y alentamos al Departamento de Salud a desarrollar aún más procesos para ofrecer apoyo específico, proactivo y sistemático a las organizaciones asociadas en el futuro.
Recomendación n.º 4: Recomendamos que el Departamento de Salud colabore con el Departamento de Servicios Humanos del Condado para documentar las lecciones aprendidas e incorporarlas en los documentos de planificación, incluidas las lecciones aprendidas identificadas en este informe, antes del 1 de enero de 2023.
Nota del auditor: El Departamento de Salud participó en la elaboración de un Informe Posterior a la Acción, dirigido por la Oficina de Gestión de Emergencias. El informe aún no se ha publicado. Por lo tanto, estamos considerando esta recomendación en proceso.
Recomendación n.º 5: Recomendamos que el Departamento de Salud, incluyendo las Alianzas Comunitarias y el Desarrollo de Capacidades en Salud Pública, colabore con el Departamento de Aprendizaje Organizacional del condado para crear un mecanismo, como una comunidad de práctica, para que el personal de todo el condado que trabaja con socios comunitarios y organizaciones comunitarias pueda establecer redes, colaborar y desarrollarse profesionalmente antes del 1 de julio de 2023.
Nota del auditor: Una nueva comunidad de práctica se encuentra en las primeras etapas de desarrollo, y la reunión inaugural se celebrará en septiembre de 2023.
Recomendación n.º 6: Recomendamos que el Director de Operaciones colabore con los líderes de los departamentos, incluidos el Director del Departamento de Salud, Recursos Humanos, Gestión de Riesgos y Gestión de Emergencias, para identificar obstáculos y establecer procesos para la reasignación de expertos del condado a programas que los necesiten durante emergencias antes del 1 de julio de 2023.
Esto podría incluir explorar cambios en el lenguaje de los contratos laborales o una política del condado para que todos los empleados sean considerados trabajadores de emergencia, e identificar una gama estratégica de participantes de diferentes condados, como los departamentos de Salud y Recursos Humanos, para incluirlos en las actividades de preparación para emergencias.
Nota del auditor: El condado ha tomado varias medidas para mejorar la preparación de los empleados del condado ante posibles reasignaciones durante desastres. El departamento de Recursos Humanos ha añadido a las descripciones de puestos una cláusula que indica que los empleados pueden ser reasignados durante emergencias. El personal del condado ha añadido información al sitio web de la intranet del condado sobre cómo trabajar en un centro de recursos para desastres (por ejemplo, trabajar en un refugio durante condiciones climáticas adversas).
El condado también implementó un programa piloto para ofrecer una bonificación salarial del 20 % con el fin de incentivar a los trabajadores a ofrecerse como voluntarios para cubrir turnos en refugios durante condiciones climáticas adversas. Un gerente de recursos humanos dirigió la evaluación de dicho programa. En el informe de evaluación se identificaron obstáculos para la dotación de personal en los refugios. El director de operaciones nos informó que las recomendaciones de dicho informe se incorporarán a los futuros contratos laborales.
Sin embargo, la recomendación se centraba más en la reasignación de expertos administrativos del condado —como profesionales de recursos humanos, contratación y finanzas— que en la dotación general de personal para los refugios contra fenómenos meteorológicos extremos. En nuestra auditoría, constatamos que el personal de recursos humanos del Departamento de Salud estaba sobrecargado de trabajo durante la pandemia y que el condado carecía de procesos para reasignar a los expertos entre los distintos departamentos. El director de operaciones nos informó sobre los cambios en los procesos para que los expertos pudieran cubrir voluntariamente turnos de emergencia. No obstante, nos preocupa cómo se aplicará esto en una emergencia prolongada.
Reconocemos la importante labor realizada para mejorar la respuesta ante desastres. Sin embargo, algunas medidas, como la negociación de nuevos convenios laborales, aún están en proceso y podría ser necesario realizar trabajo adicional para abordar los problemas detectados en la auditoría. Por lo tanto, hemos determinado que esta recomendación aún está en trámite.
No implementado
Recomendación n.° 2: Recomendamos que el Departamento de Salud colabore con el Departamento de Servicios Humanos del Condado para supervisar si los socios contratados cumplen con los requisitos de presentación de informes mensuales y que elaboren un plan de acción para cuando no lo hagan, antes del 1 de octubre de 2022.
Nota del auditor: El Departamento de Salud Pública ha desarrollado una hoja de cálculo para facilitar el seguimiento de los informes contractuales. Sin embargo, no hemos recibido evidencia de que se haya llevado a cabo un seguimiento adicional o se hayan planificado acciones con los socios contratados para los servicios relacionados con la COVID-19, ni de que se hayan iniciado dichas acciones con los nuevos contratos.
Objetivos, alcance y metodología
Los objetivos de esta evaluación fueron determinar el estado de las recomendaciones de la Auditoría de Respuesta a la Pandemia: Rastreo de Contactos que tenían las siguientes fechas límite:
- 1 de octubre de 2022
- 1 de enero de 2023
- 1 de julio de 2023
Los auditores evaluaron el estado de las recomendaciones basándose en entrevistas, documentación y otras pruebas disponibles.
Actualización del estado de una recomendación
Durante cada auditoría que realiza nuestra oficina, elaboramos recomendaciones destinadas a mejorar las operaciones gubernamentales, en particular en lo que respecta a la eficacia, la transparencia, la rendición de cuentas y la equidad. Nuestro objetivo al evaluar el estado de las recomendaciones es garantizar que la administración las implemente para lograr mejoras.
Reconocemos que, tras publicar una evaluación sobre el estado de las recomendaciones, la dirección puede implementar por completo una recomendación que habíamos indicado como en proceso o aún no implementada. En tal caso, la dirección puede presentar al auditor pruebas que justifiquen el cambio de estado de la recomendación en sus futuros informes. La decisión final sobre si modificar el estado de alguna recomendación recae en el auditor.
Personal
Caroline Zavitkovski, CIA, MPA, Directora de Auditoría