Aspectos destacados del informe
Lo que encontramos
El condado implementó dos recomendaciones de la auditoría de rastreo de contactos , está en proceso de implementar otras cuatro recomendaciones y no implementó una recomendación.
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Source: Auditor's Office
Qué significan los estados
- Implementado: el auditado ha implementado completamente la recomendación o ha resuelto el problema para cumplir con la intención de la recomendación.
- En proceso: el auditado ha comenzado la implementación de la recomendación.
- No implementado - El auditado no ha implementado, o no tiene la intención de implementar, la recomendación.
¿Por qué hicimos esta evaluación?
La Auditoría da seguimiento a las recomendaciones de auditoría para apoyar la rendición de cuentas del gobierno del condado. Esta evaluación se centró en las recomendaciones con los siguientes plazos:
- 1 de octubre de 2022
- 1 de enero de 2023
- 1 de julio de 2023
Contexto adicional
La Auditoría está dando seguimiento a los programas que funcionaron durante la pandemia mundial de COVID-19. Los programas de rastreo 19 contact ya no existen. Durante el seguimiento, consideramos lo ocurrido mientras los programas aún estaban en funcionamiento. También consideramos las medidas adoptadas tras su finalización, que podrían mejorar la supervisión de los contratos y la preparación para emergencias en el futuro.
Estado de las recomendaciones
Implementado
Recomendación n.° 3: Recomendamos que el Departamento de Salud trabaje con el Departamento de Servicios Humanos del Condado para desarrollar un plan para evaluar la eficacia y puntualidad de los servicios integrales y evaluar el sistema actual de recopilación de datos e intercambio de información bajo esa perspectiva antes del 1 de enero de 2023.
Nota del auditor: La Unidad de Diseño y Evaluación de Programas, una unidad interinstitucional que presta servicios al Departamento de Salud del Condado de Multnomah y a la Autoridad de Salud de Oregón, realizó una evaluación de los servicios integrales. El Departamento de Salud nos proporcionó una copia del informe de evaluación.
Recomendación n.° 7: Recomendamos que el director de operaciones trabaje con el liderazgo del departamento, incluido el director del Departamento de Salud, Recursos Humanos, Gestión de Riesgos y Gestión de Emergencias para evaluar y revisar o agregar capacitaciones generales del condado para garantizar que establezcan expectativas para trabajar durante emergencias y puedan estar disponibles a pedido antes del 1 de julio de 2023.
Nota del auditor: Un equipo del condado desarrolló una guía de capacitación para los empleados del condado que trabajan en centros de recursos para desastres, con capacitaciones disponibles a solicitud. Sin embargo, esta es solo una de las maneras en que los empleados del condado pueden trabajar fuera de sus funciones habituales durante emergencias. La dirección del condado también ha incluido información sobre el trabajo durante emergencias en la orientación para nuevos empleados, que se espera que todos los empleados nuevos asistan.
En proceso
Recomendación n.° 1: Recomendamos que el Departamento de Salud trabaje con el Departamento de Servicios Humanos del Condado para brindar educación y apoyo técnico a las organizaciones asociadas sobre los contratos del condado, los requisitos de informes y las expectativas del condado en torno a la recopilación de datos, el monitoreo y la prestación de servicios antes del 1 de octubre de 2022.
Nota del auditor: El Departamento de Salud ha tomado varias medidas para brindar educación y apoyo técnico a los socios. La División de Salud Pública nos proporcionó notas de reuniones con organizaciones socias que, en ocasiones, incluyeron temas relacionados con la contratación y la financiación. Una reunión, celebrada en noviembre de 2023, se centró específicamente en datos. Además, el Departamento de Salud, en colaboración con Central Finance, organizó un taller en mayo de 2023 para posibles organizaciones socias sobre el tema de las compras a nivel de condado.
Sin embargo, estas acciones parecen ser puntuales. Además, podrían estar mejor orientadas a los problemas identificados en la auditoría, como la recopilación y el seguimiento de datos poco claros y descoordinados. Por lo tanto, estamos considerando esta recomendación en proceso y alentamos al Departamento de Salud a seguir desarrollando procesos para ofrecer de forma proactiva y sistemática apoyo específico a las organizaciones colaboradoras en el futuro.
Recomendación n.° 4: Recomendamos que el Departamento de Salud trabaje con el Departamento de Servicios Humanos del Condado para documentar las lecciones aprendidas e incorporarlas en los documentos de planificación, incluidas las lecciones aprendidas identificadas en este informe antes del 1 de enero de 2023.
Nota del auditor: El Departamento de Salud participó en la elaboración de un Informe Posterior a la Acción, liderado por la Gerencia de Emergencias. El informe aún no se ha publicado. Por lo tanto, estamos considerando esta recomendación en proceso.
Recomendación n.° 5: Recomendamos que el Departamento de Salud, incluidas las asociaciones comunitarias y el desarrollo de capacidades en salud pública, trabaje con el aprendizaje organizacional del condado para crear un mecanismo, como una comunidad de práctica, para que el personal de todo el condado que trabaja con socios comunitarios y organizaciones comunitarias se conecte, colabore y se desarrolle profesionalmente antes del 1 de julio de 2023.
Nota del auditor: Una nueva comunidad de práctica se encuentra en las primeras etapas de desarrollo, y la reunión de lanzamiento se celebrará en septiembre de 2023.
Recomendación n.° 6: Recomendamos que el Director de Operaciones trabaje con el liderazgo del departamento, incluido el Director del Departamento de Salud, Recursos Humanos, Gestión de Riesgos y Gestión de Emergencias para identificar barreras y establecer procesos para reasignar a los expertos del condado a los programas que los necesiten durante las emergencias antes del 1 de julio de 2023.
Esto podría incluir la exploración de cambios en el lenguaje del contrato laboral o una política del condado para que todos los empleados sean trabajadores en situaciones de desastre, e identificar una gama estratégica de participantes entre condados, como Salud y Recursos Humanos, para incluirlos en las actividades de preparación para emergencias.
Nota del auditor: El condado ha tomado varias medidas para mejorar la preparación para la reasignación de sus empleados durante desastres. Recursos Humanos ha incluido en las descripciones de puestos información que indica que los empleados pueden ser reasignados durante emergencias. El personal del condado añadió información a la intranet del condado sobre cómo trabajar en un centro de recursos para desastres (por ejemplo, trabajar en un refugio durante condiciones climáticas severas).
El condado también puso a prueba un programa que ofrece un aumento salarial del 20% para incentivar a los trabajadores a ofrecerse como voluntarios para cubrir turnos en refugios durante condiciones climáticas adversas. Un gerente de recursos humanos dirigió una evaluación de dicho programa. En el informe de evaluación, identificaron obstáculos para la dotación de personal en refugios para condiciones climáticas adversas. El director de operaciones nos informó que las recomendaciones de dicho informe se incorporarán en futuros contratos laborales.
Sin embargo, la recomendación se centró más en la reasignación de expertos administrativos del condado, como profesionales de recursos humanos, contratación y finanzas, que en la dotación de personal general para refugios contra inclemencias del tiempo. En nuestra auditoría, descubrimos que el personal de recursos humanos del Departamento de Salud tuvo exceso de trabajo durante la pandemia y que el condado carecía de procesos para reasignar a los expertos entre departamentos. El Director de Operaciones nos informó sobre los cambios en el proceso para que los expertos cubran turnos de emergencia voluntariamente. Sin embargo, nos preocupa cómo se aplicará esto en una emergencia prolongada.
Reconocemos el importante trabajo realizado para mejorar la respuesta ante desastres. Sin embargo, algunas medidas, como la negociación de nuevos convenios laborales, aún están en proceso y podría ser necesario realizar más trabajo para abordar los problemas planteados en la auditoría. Por lo tanto, hemos determinado que esta recomendación sigue en proceso.
No implementado
Recomendación n.° 2: Recomendamos que el Departamento de Salud trabaje con el Departamento de Servicios Humanos del Condado para monitorear si los socios contratados cumplen con los requisitos de informes mensuales y crear un plan de acción para cuando no lo hagan antes del 1 de octubre de 2022.
Nota del auditor: Salud Pública ha desarrollado una hoja de cálculo para facilitar el seguimiento de los informes de contratos en el futuro. Sin embargo, no recibimos evidencia de que se haya realizado un seguimiento adicional o una planificación de acciones con los socios contratados para los servicios de COVID-19, ni de que se haya iniciado aún con los nuevos contratos.
Objetivos, alcance y metodología
Los objetivos de esta evaluación fueron determinar el estado de las recomendaciones de la Auditoría de Respuesta a la Pandemia: Rastreo de Contactos que tenían las siguientes fechas de vencimiento:
- 1 de octubre de 2022
- 1 de enero de 2023
- 1 de julio de 2023
Los auditores evaluaron el estado de las recomendaciones basándose en entrevistas, documentación y otra evidencia disponible.
Actualización del estado de una recomendación
Durante cada auditoría que realiza nuestra oficina, formulamos recomendaciones para mejorar las operaciones gubernamentales, en particular en materia de eficacia, transparencia, rendición de cuentas y equidad. Nuestro objetivo al evaluar el estado de las recomendaciones es garantizar que la administración las implemente para mejorarlas.
Reconocemos que, tras publicar una evaluación sobre el estado de las recomendaciones, la administración podría implementar plenamente una recomendación que, según informamos, estaba en proceso o no se había implementado. La administración puede entonces proporcionar evidencia al Auditor que demuestre por qué debería modificarse el estado de la recomendación en sus futuros informes. La decisión final sobre si modificar el estado de una recomendación recae en el Auditor.
Personal
Caroline Zavitkovski, CIA, MPA, Directora de Auditoría