Lo que encontramos
La Oficina del Auditor da seguimiento a las recomendaciones de auditoría para respaldar la rendición de cuentas del gobierno del condado. El Departamento de Servicios para Animales del Condado de Multnomah implementó 8 de nuestras recomendaciones y 7 están en proceso. Agregamos una nueva recomendación: que los animales sean esterilizados antes de ser adoptados.
Qué significan los estados
- Implementado: la entidad auditada ha implementado completamente o ha resuelto el problema para cumplir con la intención de la recomendación.
- En proceso: la entidad auditada ha comenzado la implementación.
- No implementado: el auditado no lo ha implementado o no tiene intención de implementarlo.
Estado de las recomendaciones de auditoría
Implementado
Recomendación n.º 1: Establecer una política que defina los parámetros para determinar cuándo es seguro realojar a los animales.
Nota del auditor: El Servicio de Control de Animales adoptó una Política de Elegibilidad y Vía de Colocación en diciembre de 2023. La política describe los comportamientos y factores de salud que determinan si un animal es elegible para adopción, acogida o transferencia a una organización asociada. Al revisar la documentación de perros con antecedentes de mordeduras durante un año, encontramos que la política se está siguiendo. Centramos nuestra revisión en los perros porque, si bien las mordeduras de gato pueden ser graves, hay muchas más muertes resultantes de mordeduras de perro que de mordeduras de gato en todo el país. Los perros que fueron eutanasiados tuvieron incidentes de mordedura más graves y/o múltiples incidentes de mordedura. Los perros que fueron transferidos a una organización asociada o acogida tenían problemas médicos y/o de comportamiento y no tuvieron incidentes de mordedura graves o múltiples. Los perros que fueron adoptados después de un incidente de mordedura tuvieron un incidente de mordedura leve y/o la mordedura fue provocada.
Recomendación n.º 2: La nueva base de datos de animales debería incluir campos obligatorios que deban completarse para cada animal.
Nota del auditor: El Servicio de Control de Animales trabajó con su proveedor de bases de datos, ShelterBuddy, para incluir campos obligatorios al agregar un nuevo animal a su base de datos.
Recomendación n.º 3: Realizar comprobaciones manuales para asegurarse de que no haya información contradictoria en los registros de los animales.
Nota del auditor: El Servicio de Control de Animales creó un proceso para comprobar si hay errores.
Recomendación n.º 4: Asegúrese de que todos los animales a los que se les practique la eutanasia queden registrados tanto en los registros de medicamentos como en la base de datos de registros de animales.
Nota del auditor: El Servicio de Control de Animales ha establecido un procedimiento para conciliar los registros de medicamentos para la eutanasia con su base de datos de registros de animales, ShelterBuddy. Al comparar los registros de medicamentos con la base de datos durante un período de seis meses, encontramos solo cuatro errores de un total de 232 animales, y el proceso de conciliación identificó y corrigió estos errores.
Recomendación n.º 5: La nueva base de datos de animales debería generar informes que sean accesibles al público en línea.
Nota del auditor: El Servicio de Control de Animales colaboró con el equipo web del condado de Multnomah para que los animales registrados en ShelterBuddy se publicaran automáticamente en el sitio web del Servicio de Control de Animales.
Recomendación n.º 12: Proporcionar un programa integral de enriquecimiento ambiental a todos los gatos y perros en todas las secciones del refugio para garantizar que cada animal reciba contacto social diario, estimulación mental y actividad física.
Nota del auditor: El Departamento de Servicios para Animales implementó un programa de enriquecimiento ambiental que incluye:
- Música
- Juguetes específicos para cada especie que se rotan
- Aromas que cambian a diario
- Objetos específicos de cada especie rellenos de comida
- grupos de juego
- Paseos para perros
Nuestra principal preocupación sigue relacionada con la documentación de enriquecimiento (véase la Recomendación n.º 11).
Recomendación n.º 13: Proporcionar a los gatos y perros que permanezcan en el refugio durante más de una semana actividades de enriquecimiento ambiental que aumenten a medida que se prolonga su estancia.
Nota del auditor: El enriquecimiento ambiental comienza ahora cuando los animales ingresan al refugio. Además, existe un programa de rondas donde un equipo de personas revisa diariamente las necesidades de los animales. El programa de enriquecimiento, junto con las rondas diarias, cumple con el propósito de esta recomendación.
Recomendación n.º 15: Implementar un programa de rondas diarias que incluya, como mínimo, un equipo de rondas integrado por personas de diferentes unidades del refugio, una toma de decisiones diaria clara y específica, y la documentación de las observaciones, decisiones y acciones realizadas durante las rondas.
Nota del auditor: El Servicio de Control de Animales implementó un programa de rondas diarias. El personal de las distintas unidades del refugio se reúne diariamente para analizar los animales con necesidades médicas o de comportamiento. Los animales sanos, que probablemente serán adoptados rápidamente, generalmente no figuran en la lista de revisión. Las Directrices de la Asociación de Veterinarios de Refugios™ para los Estándares de Cuidado en Refugios de Animales establecen que todos los animales deben ser revisados diariamente. Sin embargo, dadas las limitaciones de personal, no es realista dedicar tiempo a revisar animales sanos y adoptables. Muchos miembros del equipo de revisión de rondas diarias desempeñan funciones importantes en otras áreas del refugio, y su tiempo se aprovecha mejor revisando únicamente a los animales con mayores necesidades.
En proceso
Recomendación n.º 6: Documente todos los problemas de comportamiento y coméntelos con los posibles dueños antes de la adopción.
Nota del auditor: Observamos algunas tendencias positivas relacionadas con la documentación de problemas de comportamiento. Hablamos con algunos miembros del personal, quienes nos comentaron que recibieron capacitación sobre cómo documentar sus observaciones del comportamiento animal en ShelterBuddy y que los consejeros de adopción comparten esta información con quienes desean adoptar mascotas. Además, como parte de su nuevo programa de enriquecimiento ambiental, el personal documenta el comportamiento de los animales durante las sesiones de juego con perros.
También encontramos que hay margen de mejora. Un par de empleados mencionaron dudar en ingresar información sobre un animal si pensaban que podría llevar a su eutanasia. Además, algunos empleados dijeron que no tienen suficiente tiempo ni acceso a computadoras para ingresar información detallada sobre el comportamiento animal. Los adoptantes de mascotas se hicieron eco de este sentimiento. Enviamos una encuesta a las personas que adoptaron mascotas de los Servicios para Animales del Condado de Multnomah entre el 1 de marzo de 2023 y el 29 de febrero de 2024. Una de las preguntas fue: "¿El personal de Servicios para Animales le informó sobre algún problema de comportamiento grave antes de adoptar a su mascota?". La mayoría de las personas dijeron que su mascota no tenía problemas de comportamiento graves. Sin embargo, el 39% de aquellos que dijeron que su mascota tenía problemas de comportamiento graves afirmaron que nadie de Servicios para Animales les informó al respecto antes de adoptar a su mascota.
Recomendación n.º 7: Proporcionar formación continua a los empleados y voluntarios sobre cuestiones de seguridad en el lugar de trabajo, que abarquen desde cómo gestionar conversaciones difíciles hasta situaciones de violencia laboral.
Nota del auditor: El Departamento de Servicios para Animales está colaborando con la dirección del departamento en una nueva iniciativa de capacitación para toda la plantilla. Si bien esto ha ocasionado un retraso en la implementación de esta y otras recomendaciones relacionadas, la dirección indicó que realizar mejoras en la capacitación como parte de la iniciativa general dará como resultado un programa de capacitación más eficaz. Como parte de la iniciativa de capacitación del departamento, la dirección ha identificado capacitaciones obligatorias y opcionales para la incorporación de nuevos empleados, así como capacitaciones continuas para cada puesto. Estas capacitaciones abarcan temas relevantes para la seguridad en el lugar de trabajo.
El departamento de Servicios para Animales ahora cuenta con un guardia de seguridad de guardia los siete días de la semana, y un par de empleados que entrevistamos comentaron que su presencia era útil para la seguridad en el lugar de trabajo. También opinaron que el personal se beneficiaría de una capacitación en técnicas de desescalada.
Recomendación n.° 8: Proporcionar a los empleados de los refugios, en particular a los empleados directivos, capacitación sobre las normas de personal del condado, que exigen que el lugar de trabajo sea respetuoso, profesional, seguro, que acepte las diferencias culturales y que esté libre de comportamientos inapropiados o abusivos.
Nota del auditor: Durante una auditoría de seguimiento realizada en 2018, varios empleados expresaron inquietudes sobre su entorno laboral. No se registraron inquietudes similares durante esta auditoría de seguimiento. Los empleados entrevistados no manifestaron ninguna preocupación sobre el comportamiento en el lugar de trabajo e indicaron que consideraban que tanto el entorno laboral como los gerentes eran respetuosos. Sin embargo, observamos que ni los gerentes ni los empleados habían completado muchas de las capacitaciones disponibles para fomentar un ambiente laboral respetuoso.
Revisamos el historial de capacitación de los empleados de Servicios para Animales para identificar capacitaciones disponibles sobre normas de personal del condado, ambiente laboral respetuoso y equidad. Descubrimos que todos los gerentes han completado la revisión de políticas requerida para los empleados del condado, que incluye la revisión de las políticas sobre acoso y discriminación. Sin embargo, el condado ofrece capacitaciones opcionales adicionales para gerentes sobre cultura laboral que podrían abordar las preocupaciones que observamos en nuestra auditoría anterior. Dos gerentes no han tomado el curso "Mantener un lugar de trabajo libre de acoso" y ningún gerente ha tomado el curso "Crear un lugar de trabajo libre de acoso para gerentes y supervisores". Además, ningún gerente ha completado los cursos de la serie de capacitación sobre equidad del Departamento de Servicios Comunitarios, y menos del 15% del personal ha completado una capacitación sobre equidad del departamento.
Entendemos que el tiempo para la capacitación es limitado; sin embargo, es necesario brindar a los empleados y gerentes oportunidades para completar capacitaciones que promuevan un ambiente de trabajo respetuoso y equitativo. La dirección del departamento contrató recientemente a un/a Gerente de Equidad, responsable de mejorar el acceso de los empleados a las capacitaciones, quien ya ha comenzado a promoverlas entre el personal.
Recomendación n.º 9: Establecer un alojamiento de contingencia para garantizar que el refugio pueda aceptar a todos los animales que le traigan los residentes del condado y los agentes de control de animales de los Servicios de Campo.
Nota del auditor: El personal de Servicios para Animales aumentó significativamente su capacidad de hogares de acogida, ha mantenido estable el número de traslados a socios comunitarios y hay algunas áreas en el refugio que se pueden modificar cuando necesiten alojamiento adicional.
Sin embargo, esto no parece haber generado la capacidad suficiente para que el Servicio de Control de Animales pueda aceptar a todos los animales. El sitio web del Servicio de Control de Animales indica que "está limitando la admisión de animales en el refugio debido a la escasez de personal" y que "solo acepta gatos enfermos o heridos, y no admite gatos adultos sanos". Esto parece ser una violación del Código del Condado de Multnomah 13.505, que establece que el Servicio de Control de Animales "deberá operar, mantener o proporcionar una instalación adecuada para recibir, cuidar y confinar de forma segura a cualquier animal". Algunos ciudadanos informaron que el Servicio de Control de Animales no aceptaba gatos callejeros que encontraban, algunos de los cuales estaban sanos, mientras que otros parecían estar enfermos.
Recomendación n.º 10: Implementar un programa de capacitación formal para el personal nuevo, así como capacitación continua.
Nota del auditor: La gerencia indicó que la implementación completa del programa de capacitación se ha retrasado debido a la iniciativa de capacitación del Departamento de Servicios Comunitarios (véase la Recomendación n.° 7). El Departamento de Servicios para Animales ha desarrollado planes de capacitación para el personal que se incorporó recientemente.
Varios empleados que entrevistamos dijeron que existe un programa de capacitación de incorporación para los nuevos empleados, pero mencionaron algunas áreas de mejora, entre ellas:
- Se necesita un entrenamiento de comportamiento canino más formal y completo, ya que el entrenamiento actual se realiza externamente mediante vídeo y resulta insuficiente.
- Es conveniente espaciar más la formación inicial, ya que el personal recibe mucha formación en sus primeras semanas de trabajo y puede que no sea capaz de asimilar todo el contenido de forma eficaz.
- más capacitaciones de actualización continuas
Recomendación n.º 11: Mantenga documentación de todos los enriquecimientos proporcionados y haga un seguimiento de esta información para garantizar que todos los animales reciban enriquecimiento de forma constante.
Nota del auditor: El Departamento de Servicios para Animales creó un programa de enriquecimiento (véase la Recomendación n.° 12), pero la gerencia indicó que no documenta el enriquecimiento debido a que la gran cantidad de tareas generaría una documentación excesiva. Entendemos las preocupaciones de la gerencia y no deseamos crear un requisito de documentación oneroso. Sin embargo, es necesario un mecanismo para que los gerentes registren las deficiencias en las tareas de enriquecimiento. El Departamento de Servicios para Animales creó listas plastificadas donde el personal puede marcar cuando completa una tarea de enriquecimiento. Este es un buen sistema para el seguimiento del enriquecimiento, ya que requiere un tiempo mínimo del personal. Sin embargo, observamos que no todas las actividades de enriquecimiento se marcaron. Al preguntar a la gerencia al respecto, indicaron que no estaba claro si el personal simplemente olvidó marcar la casilla o si la actividad no se realizó. Esto representa un problema, ya que la gerencia no cuenta con suficiente información para determinar si necesita personal adicional para completar el trabajo o si es necesario recordarles al personal que marquen la casilla.
Recomendación n.° 14: Estudiar exhaustivamente las necesidades totales de personal y abogar ante la Junta de Comisionados del Condado por un aumento del personal según sea necesario para ayudar a proteger la salud de los animales bajo cuidado en el refugio.
Esto incluye:
- Aumentar el personal de limpieza y alimentación para cumplir con las directrices de la Asociación Nacional para el Cuidado y Control de los Animales.
- Garantizar una dotación de personal adecuada para proporcionar a los animales del refugio enriquecimiento ambiental diario y atención de salud conductual oportuna y constante.
Nota del auditor: A petición del Departamento de Servicios para Animales, la Junta de Comisionados del Condado aprobó 10 nuevos puestos de tiempo completo para el presupuesto del año fiscal 2024.
Analizamos las horas de personal y voluntarios dedicadas a la limpieza y alimentación durante los meses de mayo y junio de 2024. Descubrimos que, en promedio, en mayo había suficiente personal para cumplir con las directrices nacionales, pero cuando el número de animales aumentó en junio, el Servicio de Control de Animales no contaba con suficiente personal.
En mayo, el servicio de control de animales solía tener más horas de personal de las necesarias los miércoles, y normalmente carecía de personal suficiente para cumplir con las directrices los domingos, lunes y martes.
El Departamento de Servicios para Animales no cubrió completamente sus puestos de Técnico de Animales 1, responsables principalmente de la limpieza y la alimentación, hasta junio. El número de animales bajo cuidado suele aumentar a partir de los meses de verano, e incluso con el personal adicional, el Departamento de Servicios para Animales no contaba con el personal suficiente para cumplir con las directrices. El Departamento de Servicios para Animales solía tener falta de personal todos los días, excepto los miércoles.
Los técnicos de animales que entrevistamos dijeron que, por lo general, tienen tiempo suficiente para alimentar a los animales y limpiar sus jaulas, pero mencionaron problemas cuando hay falta de personal.
Consulte la Recomendación n.° 12 para obtener más información.
Nueva recomendación de auditoría
Esterilice o castre a todos los animales que cumplan los requisitos antes de la adopción.
Si bien esta recomendación no surgió de nuestra auditoría anterior, recientemente nos percatamos de que el Servicio de Control de Animales no está esterilizando a todos los animales antes de su adopción. En nuestras auditorías previas, el Servicio de Control de Animales sí realizaba la esterilización. Según las Directrices de la Asociación de Veterinarios de Refugios para Estándares de Cuidado en Refugios de Animales, estos deben esterilizar a todas las mascotas antes de la adopción. Si un refugio no puede hacerlo, debe contar con un sistema que garantice que la cirugía se realice poco después de la adopción.
El Servicio de Control de Animales ha contado con menos personal veterinario en los últimos años y no ha podido esterilizar a todos los animales antes de su adopción. Comenzaron a entregar vales a los adoptantes de mascotas para que pudieran esterilizar a sus animales en clínicas veterinarias comunitarias participantes. El Servicio de Control de Animales no realiza un seguimiento con los dueños de mascotas para asegurarse de que hayan esterilizado a sus animales. Se espera que el Servicio de Control de Animales aumente las horas de atención veterinaria este año, pero seguirán estando muy por debajo de las horas de 2021 y años anteriores.
Para determinar la eficacia del sistema de cupones, enviamos una encuesta a personas que adoptaron mascotas de los Servicios para Animales del Condado de Multnomah entre el 1 de marzo de 2023 y el 29 de febrero de 2024. Preguntamos si sus mascotas habían sido esterilizadas o castradas al momento de la adopción. Solo el 48% respondió afirmativamente. De quienes adoptaron un animal sin esterilizar o castrar, el 68% indicó haber utilizado el cupón para su esterilización o castración. Algunos dueños de mascotas experimentaron dificultades con el cupón, como largas listas de espera, lo que pudo haber contribuido a una menor tasa de esterilización y castración. Además, algunos indicaron no haber recibido el cupón.
Recomendamos que los Servicios para Animales esterilicen o castren a todos los animales que cumplan los requisitos antes de su adopción, a más tardar el 1 de marzo de 2025.
Objetivos, alcance y metodología
Los objetivos de esta evaluación fueron determinar el estado de las recomendaciones de la Auditoría de 2016 de los Servicios para Animales del Condado de Multnomah y del informe de 2018 Servicios para Animales: Aún quedan cuestiones importantes por resolver.
Los auditores evaluaron el estado de las recomendaciones basándose en entrevistas, documentación y visitas al refugio de animales del condado de Multnomah.
Actualización del estado de una recomendación
Durante cada auditoría que realiza nuestra oficina, elaboramos recomendaciones destinadas a mejorar las operaciones gubernamentales, en particular en lo que respecta a la eficacia, la transparencia, la rendición de cuentas y la equidad. Nuestro objetivo al evaluar el estado de las recomendaciones es garantizar que la administración las implemente para lograr mejoras.
Reconocemos que, tras publicar una evaluación sobre el estado de las recomendaciones, la dirección puede implementar por completo una recomendación que habíamos indicado como en proceso o aún no implementada. En tal caso, la dirección puede presentar al auditor pruebas que justifiquen el cambio de estado de la recomendación en sus futuros informes. La decisión final sobre si modificar el estado de alguna recomendación recae en el auditor.
Personal
Dani Bernstein, Auditora de Gestión
Nicole Dewees, Directora de Auditoría