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Resumen ejecutivo
Servicios para Animales del Condado de Multnomah (MCAS), perteneciente al Departamento de Servicios Comunitarios (DCS), desempeña funciones de salud pública y de mejora de la calidad de vida en los vecindarios para proteger a las personas y a los animales. Entre otras funciones, MCAS se encarga de las licencias para perros y gatos, el cuidado de mascotas extraviadas, la adopción de animales y el rescate de animales. MCAS también recibe donaciones para promover las adopciones, realizar cirugías de emergencia o de esterilización/castración, y recaudar fondos para un nuevo refugio de animales. Este informe se centra en si MCAS contabiliza y declara adecuadamente los ingresos por licencias para mascotas, y si las donaciones se destinan a los fines previstos.
Licencias
Una de las responsabilidades del MCAS es otorgar licencias a los perros y gatos que viven en el Condado. Las licencias generan ingresos que apoyan los programas del MCAS e identifican a las mascotas para que puedan reunirse rápidamente con sus dueños en caso de pérdida. El MCAS también debe emitir licencias para garantizar que los perros y gatos tengan las vacunas antirrábicas al día, de acuerdo con el código del Condado.
El MCAS no siguió los procedimientos del Condado que establecen los procesos para facturar, cobrar, supervisar y calcular la antigüedad de los montos adeudados, cobrar las cuentas morosas y obtener la debida autorización para las cancelaciones. El MCAS dejó de procesar y, de hecho, canceló cantidades significativas de los ingresos por tasas de licencia. Además, el MCAS no realiza un seguimiento del cumplimiento de la vacunación antirrábica.
La menor recaudación de licencias se traduce en un mayor uso de los fondos generales del Condado para apoyar los programas del MCAS. Las prácticas de facturación y cobro fueron inadecuadas, en parte porque el MCAS no contaba con todas las herramientas necesarias para gestionar adecuadamente las licencias. El sistema informático del MCAS está obsoleto y no está diseñado para ser un sistema de facturación y cobro ni para facilitar el seguimiento eficaz de las vacunaciones.
El potencial de ingresos de las tasas de licencia va mucho más allá de la recaudación de cantidades a los dueños de mascotas que MCAS ya conoce. Estimamos que solo uno de cada tres perros en el condado de Multnomah tiene licencia. La gran cantidad de mascotas no identificadas contribuye significativamente a la baja tasa de cumplimiento de las licencias, algo que también es común en otros refugios municipales. Ante la perspectiva de aumentar las recaudaciones a los dueños de mascotas que MCAS ya conoce y de identificar un número considerablemente mayor de mascotas sin licencia, creemos que MCAS debería analizar a fondo su enfoque en materia de licencias.
Donaciones
El MCAS recibe donaciones tanto en efectivo como en bienes. No siempre quedó claro si algunas compras realizadas con fondos donados se cargaron a la cuenta de donaciones correcta o si debieron haberse cargado al fondo general. Se deben implementar controles estrictos para garantizar que todas las donaciones se gasten únicamente para el fin previsto, se cuenten con los recibos correspondientes y se registren correctamente en los estados financieros del Condado. El MCAS deberá mejorar en todas estas áreas.
Descubrimos que se cobraron aproximadamente $89,000 a los fondos generales en el año fiscal 2014 por mano de obra que debería haberse cargado a cuentas de donaciones. Estos errores de mano de obra deberían haber sido detectados por el DCS o el MCAS mediante monitoreo de rutina.