Este es el informe de 2021 de la Oficina del Auditor del Condado sobre las actividades de la Línea Directa de Buen Gobierno. El Auditor del Condado estableció la Línea Directa de Buen Gobierno en 2007 para brindar a los empleados del condado y a los miembros de la comunidad un método seguro y confidencial para denunciar sospechas de fraude, despilfarro o abuso de poder en el Gobierno del Condado de Multnomah.
Resumen ejecutivo
Analizamos la actividad de la línea directa para mejorar su eficacia
Medimos la eficacia de la línea directa de diversas maneras, incluyendo el análisis de las métricas de rendimiento que monitoreamos a lo largo del tiempo. También reconocemos que las métricas de rendimiento no reflejan la realidad completa y, sin duda, no ayudan a los denunciantes que puedan sentir que el problema que denunciaron no se abordó. Agradecemos cada denuncia de buena fe que llega a la línea directa.
Tras aumentar durante cuatro años consecutivos, el número total de denuncias disminuyó ligeramente en 2021
En 2021, la Línea Directa de Buen Gobierno recibió 62 denuncias únicas relacionadas con el condado, lo que representa una disminución del 23 % con respecto al año anterior. En el caso de denuncias no relacionadas con el condado, derivamos al denunciante a otra agencia u organización, de ser posible. Derivamos a los denunciantes al Administrador del Tribunal de Primera Instancia del Condado de Multnomah, la Oficina del Defensor del Pueblo de los Trabajadores de Oregón del Estado de Oregón, el Departamento de Policía de Gresham, la Oficina del Defensor del Pueblo del Auditor de la Ciudad de Portland, la Oficina de Trabajo e Industrias de Oregón, el Departamento de Servicios Humanos de Oregón y la Oficina de Servicios de Desarrollo de la Ciudad de Portland, entre otros.
A partir de 2016, el Auditor comenzó a promover la línea directa de forma más activa a través de actividades de comunicación con los empleados. Entre 2015 y 2019, las denuncias relacionadas con el condado casi se triplicaron. Esta tendencia comenzó a revertirse en 2020, y creemos que este cambio se debe principalmente a que muchos empleados del condado trabajaron desde casa durante la pandemia de COVID-19 y a cómo esta afectó nuestra capacidad para comunicarnos con los empleados sobre la línea directa. Antes de la pandemia, muchas de nuestras actividades de comunicación con la línea directa se realizaban en persona, y esa comunicación es más difícil de lograr en un entorno virtual.
En 2021, el Auditor tuvo menos informes bajo su responsabilidad de investigar
Con base en los comentarios de los empleados y para alinearnos con las mejores prácticas, en el segundo semestre de 2019 modificamos nuestra práctica para mantener las investigaciones de la línea directa dentro de la Oficina del Auditor en la medida de lo posible. Antes de ese cambio, remitíamos la mayoría de las denuncias de personal a la gerencia. Algunos empleados nos comentaron que temían represalias si las denuncias se transmitían a la gerencia; otros nos dijeron que asumían que todas las denuncias de la línea directa eran investigadas por el Auditor, independientemente de la gerencia. Para cumplir con las expectativas de los empleados y la comunidad, decidimos que la Oficina del Auditor investigaría de forma independiente siempre que fuera posible y animamos a las personas a reportar inquietudes de personal a través de las políticas y procedimientos establecidos de Recursos Humanos y Relaciones Laborales. Aún podemos remitir denuncias relacionadas con el personal o preocupaciones significativas de seguridad a la gerencia, pero siempre intentaremos contactar con la persona que las reportó antes de hacerlo. Después de remitir 33 denuncias a la gerencia en 2019, remitimos solo 18 denuncias en 2020 y 15 en 2021.
No pudimos investigar algunos informes debido a la falta de detalles proporcionados por el periodista o a que el informe carecía de fundamento. En los casos en que no recibimos suficientes detalles iniciales para investigar, intentamos contactar con los periodistas para obtener más información.
A diferencia de 2020, cuando recibimos muchas quejas sobre servicios u operaciones, en 2021 recibimos relativamente pocas.
En 2021, recibimos solo 11 quejas sobre servicios u operaciones, una disminución del 67 % con respecto a 2020, cuando recibimos 33. Esta disminución se debe en parte a la menor cantidad de informes sobre preocupaciones 19 workplace .
Tradicionalmente, hemos recibido muchas más denuncias sobre problemas de personal que sobre fraude, despilfarro o abuso de poder. Muchos empleados recurren a la línea directa cuando tienen inquietudes relacionadas con el personal, y animamos a los empleados y a los miembros de la comunidad a que presenten denuncias de buena fe. Sin embargo, también queremos dejar claro que no realizamos investigaciones sobre asuntos de personal, a menos que estén relacionados con fraude, despilfarro o abuso de poder.
A partir de mediados de 2019, las denuncias relacionadas con el personal disminuyeron, ya que informamos que, en general, estas denuncias debían dirigirse a la administración del condado. En 2020 y 2021, debido a la pandemia de COVID-19, no tuvimos tantas oportunidades como en años recientes para promocionar la línea directa y los tipos de denuncias que investigamos, y observamos que las denuncias relacionadas con el personal aumentaron un 6 % en 2021.
La tasa de denuncias anónimas sigue siendo relativamente alta
La tasa general de denuncias anónimas a la línea directa aumentó ligeramente en 2021, del 70 % al 73 %. Ofrecemos la opción de denunciar anónimamente, ya que ayuda a mitigar el temor a represalias. Siempre queremos que los empleados y los miembros de la comunidad se sientan cómodos al denunciar de buena fe. La posibilidad de denunciar anónimamente es necesaria para una línea directa eficaz. Sin embargo, una alta tasa de denuncias anónimas puede ser un indicador de desconfianza entre los denunciantes y la gerencia. Las denuncias anónimas también suelen ser más difíciles de corroborar. Según los datos proporcionados por nuestro administrador externo de la línea directa, la tasa promedio de denuncias anónimas de sus clientes en 2020 fue del 58 %.
Todas las denuncias a través de la línea directa, ya sean anónimas o no, están sujetas a las garantías de privacidad de la ley local de líneas directas de Oregón. Según ORS 297.765, la identidad del denunciante no puede revelarse, fuera del proceso de investigación, sin su permiso explícito. Las normas de personal del condado y la ley de Oregón también estipulan que quienes denuncian a través de la línea directa deben estar protegidos contra represalias.
Necesitamos llegar a más miembros de la comunidad con información sobre cómo denunciar a la línea directa.
Las denuncias de miembros de la comunidad disminuyeron por segundo año consecutivo. Necesitamos aumentar la concienciación sobre la línea directa entre los miembros de la comunidad. Los miembros de la comunidad, incluyendo contratistas y proveedores del condado, son una fuente importante de posibles denuncias de fraude, despilfarro y abuso de poder. En 2021, nos comunicamos con todos los contratistas del condado para brindarles información detallada sobre cómo denunciar a la línea directa. El próximo año, intensificaremos los esfuerzos para informar a los miembros de la comunidad sobre la línea directa.
Resumen de los informes investigados por el auditor
De los 10 informes que investigó el Auditor, cuatro no estaban fundamentados, uno no estaba fundamentado ni tenía recomendaciones y cinco están en trámite.
Las denuncias de la línea directa pueden ser difíciles de corroborar. La tasa de corroboración depende en cierta medida de informes de alta calidad, con información detallada como fechas, horas, nombres y eventos.
En los ejemplos a continuación, recibimos informes de alta calidad y pudimos interactuar con los denunciantes en varias ocasiones. Sin embargo, descubrimos que las acciones denunciadas no resultaron en una infracción ética o de las normas, o carecían de detalles que confirmaran la existencia de una infracción:
Naturaleza del informe: Empleado que utiliza un vehículo del condado para fines personales
Categoría del informe: Abuso de cargo
Naturaleza del informe: La falta de una planificación adecuada para el clima provocó falta de personal en un sitio de trabajo del condado.
Categoría del informe: Queja sobre servicios u operaciones
Naturaleza del informe: El condado ha iniciado un proyecto para implementar un nuevo software informático que es redundante y derrochador.
Categoría del informe: Residuos
Naturaleza del informe: El contratista del condado está utilizando los fondos del condado de manera inapropiada
Categoría del informe: Fraude
Recibimos varios informes sobre un problema que investigamos y descubrimos que no tenía fundamento. Emitimos recomendaciones a la administración del condado, ya que vimos la necesidad de un cambio en las normas y el proceso:
Naturaleza del informe: Un empleado trabajaba para una empresa de consultoría externa que también hacía negocios con el condado, lo que presenta un conflicto de intereses y puede proporcionar al contratista una ventaja interna para el trabajo del condado.
Categoría del informe: Abuso de poder.
Determinación:
El empleado reveló su empleo externo y, por lo tanto, no violó las reglas del condado.
Sin embargo, concluimos que el formulario de Declaración del Código de Ética del Condado no aborda adecuadamente los posibles conflictos de intereses, ya que las preguntas formuladas no son lo suficientemente específicas. En particular, el formulario no pregunta si el empleador externo del empleado realiza negocios con el condado.
En términos de contratistas del condado que compiten por negocios del condado, concluimos que podría percibirse como una ventaja interna emplear a alguien que también trabaje para el condado.
Recomendaciones:
El Auditor emitió las siguientes recomendaciones a la administración.
- Recursos Humanos Central debería añadir preguntas adicionales al formulario de Declaración del Código de Ética, lo que ayudará a determinar con mayor fiabilidad si un empleado tiene un conflicto de intereses debido a un empleo externo. En particular, el formulario debería modificarse para preguntar si el empleado realiza algún negocio externo con el condado y, de ser así, la naturaleza específica del trabajo.
- Durante el proceso de adquisición, ya sea para un contrato con el condado o para un departamento/división que utiliza un contratista bajo un contrato de servicios generales, la administración del condado debe preguntar a los contratistas si emplean a alguien que sepan que es un empleado del condado.
Medidas adoptadas*:
La gerencia no tomó ninguna medida de la que tengamos conocimiento.
*El Auditor no tiene autoridad disciplinaria.
Actualización de los informes de 2020
En 2021, terminamos de investigar dos informes que recibimos en 2020. Ambos carecían de fundamento.
Una descripción general de la línea directa de buen gobierno
¿Por qué tenemos una línea directa?
El Auditor del Condado estableció la Línea Directa de Buen Gobierno en 2007 para brindar a los empleados del condado y a los miembros de la comunidad un método seguro y confidencial para denunciar sospechas de fraude, despilfarro o abuso de poder. La línea directa surgió, en parte, a raíz de una situación ocurrida en 2007, cuando un empleado del condado malversó aproximadamente $30,000. Más recientemente, en 2015 y 2018, empleados del Condado de Multnomah fueron condenados por robo por usar sus tarjetas de crédito emitidas por el condado para compras personales. La Oficina del Auditor proporcionó servicios de contabilidad e investigación forense en ambos casos.
Las líneas directas han demostrado ser mecanismos de denuncia muy eficaces y son fundamentales para la prevención del fraude. Las organizaciones que cuentan con líneas directas experimentan pérdidas por fraude significativamente menores que las que no las tienen. Además, las denuncias son, con diferencia, el método más eficaz para detectar el fraude. En los gobiernos que cuentan con líneas directas, el 66 % de los casos de fraude se detectan mediante denuncias.
Mejoras recientes en la forma en que gestionamos la línea directa
En julio de 2019, implementamos cambios en la gestión de la Línea Directa de Buen Gobierno para alinearla con las mejores prácticas para líneas directas de fraude, despilfarro y abuso. El Auditor asignó a un miembro del personal a tiempo completo a la línea directa a partir del 1 de julio de 2019. Anteriormente, dos auditores gestionaban las quejas de la línea directa, además de trabajar en las auditorías. Esto significaba que la gestión de las denuncias de la línea directa podía interrumpir el trabajo de auditoría y afectar la forma en que examinábamos las denuncias.
También hemos intensificado nuestra comunicación con los empleados y el público sobre el propósito fundamental que siempre ha tenido la línea directa: es un lugar para denunciar sospechas de fraude, despilfarro y abuso de poder en el gobierno del condado o por parte de sus contratistas. Quienes reportan a la línea directa creen que el Auditor está investigando. Cumpliremos con esa expectativa.
Cómo procesamos e investigamos los informes
Al recibir un informe de la línea directa, el investigador de la Línea Directa de Buen Gobierno realiza una revisión inicial para determinar su relevancia para las operaciones del condado, la calidad de la información proporcionada y la naturaleza del informe, entre otras consideraciones. Algunos informes carecen de los detalles necesarios para una investigación, y otros son, en realidad, problemas de servicio al cliente que pueden resolverse con relativa facilidad sin necesidad de una investigación.
Para cada denuncia relacionada con el condado, el investigador realiza una revisión preliminar. Dependiendo del tipo de denuncia, esta revisión puede incluir la revisión de documentos o datos, o conversaciones con los empleados. En esta fase preliminar, nuestra investigación se utiliza para determinar si la denuncia se investigará más a fondo y quién la realizará. El investigador de la línea directa investiga todas las denuncias de fraude, despilfarro y abuso de poder. Nos encargamos de la investigación y no tenemos autoridad disciplinaria sobre los empleados del condado.
Si bien los denunciantes pueden denunciar anónimamente si así lo desean, cabe destacar que, incluso si no lo hacen, protegemos su confidencialidad con todo el rigor legal. De acuerdo con la norma ORS 297.765, la identidad del denunciante no puede revelarse fuera del proceso de investigación sin su autorización explícita. Al remitir denuncias anónimas a la gerencia, resumimos los detalles de la denuncia e intentamos eliminar cualquier información que pueda identificar al denunciante.
¿Cómo gestionamos las quejas del personal?
Tradicionalmente, hemos recibido muchas más denuncias sobre problemas de personal que sobre ineficiencia, fraude, despilfarro o abuso de poder. Si bien la línea directa está diseñada para denuncias de fraude, despilfarro y abuso de poder, algunos empleados acuden a ella tras haber agotado todos los esfuerzos para que su problema se resuelva por medios más tradicionales, como a través de recursos humanos o la gerencia. Aceptamos este tipo de denuncias, pero nuestra capacidad de actuación es limitada cuando se trata de problemas puramente de personal.
Cuando recibimos denuncias relacionadas con el personal, informamos al denunciante sobre las vías tradicionales de derivación a recursos humanos y a la gerencia, y lo animamos a que las denuncie por esas vías. Podemos derivar denuncias relacionadas con el personal a la gerencia, pero siempre intentaremos contactar al denunciante antes de hacerlo. Generalmente, derivamos las denuncias de discriminación, acoso o represalias a la Unidad de Investigación de Quejas de Clases Protegidas. Cuando la línea directa deriva denuncias de personal, exigimos a la agencia receptora que nos informe sobre cómo la investigó, las determinaciones tomadas y las medidas correctivas, como medidas disciplinarias. Derivamos las denuncias relacionadas con infracciones de la ley o problemas de salud y seguridad a la agencia u organización correspondiente.
Personal de la línea directa
Fran Davison, Auditor Principal
Marc Rose, CFE, Investigador principal de la línea directa, Auditor principal