Los empleados de la biblioteca del condado de Multnomah expresan serias preocupaciones sobre seguridad, equidad laboral y personal.

Una carta del director de auditoría Dewees

Quiero agradecer al personal de la Biblioteca del Condado de Multnomah por compartir su tiempo y experiencia durante esta auditoría. Nuestra oficina auditó la Biblioteca por última vez en 2004. Aquel informe se centró principalmente en la prestación de servicios bibliotecarios en medio de la incertidumbre financiera de aquel entonces. La Biblioteca se encuentra nuevamente en una coyuntura crítica.

En 2020, la Biblioteca aprobó una medida de bonos para construir una nueva sede principal en el este del condado de Multnomah y realizar mejoras en las sedes existentes, entre otras inversiones. Este es un período significativo de expansión para el sistema de bibliotecas. Esto representa una excelente oportunidad para ampliar el acceso equitativo a los servicios bibliotecarios. Creemos que brindar un servicio equitativo a los usuarios de la biblioteca requiere un entorno laboral saludable. El personal de auditoría constató que muchos empleados de la biblioteca están preocupados por cuestiones como la seguridad y la dotación de personal. La auditoría incluye varias recomendaciones para abordar estas preocupaciones. Cada recomendación tiene una fecha límite y la Oficina del Auditor realizará un seguimiento de su estado.

Para evitar la percepción de un conflicto de intereses, supervisé esta auditoría dado que el cónyuge del auditor McGuirk trabaja en la biblioteca a tiempo parcial. El auditor McGuirk no participó en la planificación, la investigación, la redacción ni en ninguna otra fase de la auditoría.

Atentamente,
Nicole Dewees, MBA, CIA
Director de Auditoría

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Aspectos destacados del informe

Lo que encontramos

El personal de la Biblioteca del Condado de Multnomah desempeña un papel fundamental para que la Biblioteca cumpla su misión de "empoderar a nuestras comunidades para aprender y crear". Los empleados de la biblioteca sirven como un vínculo importante para dar la bienvenida a las comunidades que históricamente han sido excluidas del acceso a los servicios bibliotecarios.

Hemos constatado que la Biblioteca ha tenido dificultades para adaptarse a la evolución de la seguridad. Los empleados se sienten frustrados por las deficiencias en la respuesta ante incidentes graves, especialmente aquellos que interactúan frecuentemente con el público. Es necesaria una mejor coordinación entre los departamentos y los servicios del condado para desarrollar una respuesta proactiva ante incidentes de seguridad graves.

En los últimos años, la Biblioteca ha contratado a su personal más diverso para reflejar mejor la diversidad de las comunidades a las que sirve. Sin embargo, hemos constatado que algunos empleados no se sienten valorados y que aquellos con habilidades lingüísticas y culturales específicas necesitan mayor claridad sobre sus funciones. Los empleados informan que la escasez de personal en las bibliotecas de barrio contribuye a la reducción de servicios, el desánimo y la preocupación por la seguridad en el lugar de trabajo.

¿Por qué realizamos esta auditoría?

Antes de la auditoría, encuestas previas a empleados realizadas por nuestra oficina y la Unidad de Evaluación e Investigación del Condado de Multnomah revelaron altos niveles de insatisfacción en el entorno laboral de la Biblioteca. La Biblioteca se encuentra en proceso de renovación y construcción de nuevos edificios, incluyendo una nueva biblioteca principal en el este del Condado de Multnomah. Al abordar las inquietudes del personal, podrán estar mejor preparados para brindar servicios de alta calidad al público cuando se inauguren estas nuevas sedes o las que hayan sido renovadas.

Lo que recomendamos

Nuestro informe incluye 10 recomendaciones. Las principales recomendaciones, parafraseadas, son las siguientes:

• Implementar procesos de seguridad para: garantizar el cumplimiento de las normas de OR OSHA; analizar las tendencias para una respuesta más proactiva; y mejorar el apoyo a los empleados después de incidentes.
• Planificación de la dotación de personal una vez finalizada la construcción, abordando al mismo tiempo las preocupaciones sobre equidad y seguridad laboral planteadas en este informe.
• Mejorar la comunicación interna para reconstruir la confianza.

Prefacio

Reconocimiento

Agradecemos a los empleados y directivos de la biblioteca el tiempo que dedicaron a esta auditoría, especialmente en un contexto de tantos cambios en sus lugares de trabajo. Reconocemos su dedicación y sacrificio al servicio del público durante estos tiempos difíciles. La pandemia puso al descubierto deficiencias en nuestros sistemas de apoyo, las cuales supusieron una carga para instituciones como las bibliotecas públicas.

Reconocemos que se han producido incidentes traumáticos en el lugar de trabajo, además de otros factores de estrés que han experimentado las personas. Agradecemos a los empleados de la biblioteca que hayan compartido sus experiencias a lo largo de esta auditoría.

Una nota sobre el lenguaje

Cuando la gente piensa en bibliotecas, suele pensar en la biblioteca física de su barrio. Sin embargo, el sistema de bibliotecas del condado de Multnomah abarca servicios y trabajo adicionales. Por ejemplo, los empleados prestan servicios a la comunidad, trasladan libros entre sucursales, desarrollan la colección de libros y otros materiales, y mucho más. En este informe, cuando hablamos del sistema completo, lo denominamos «la Biblioteca» (con mayúscula). Cuando nos referimos únicamente a las operaciones en los edificios de las bibliotecas públicas que la gente visita, las llamamos «bibliotecas de barrio» (con minúscula). Incluimos la Biblioteca Central, una gran biblioteca insignia en el centro de Portland, en el término «bibliotecas de barrio», junto con las otras 18 bibliotecas del condado y los espacios temporales habilitados durante las obras.

Además, en este informe nos referimos a categorías que describen las identidades raciales y étnicas de los empleados de la biblioteca. Utilizamos las categorías que figuran en el sistema de datos del condado, ya que es la información disponible. Sin embargo, reconocemos que estas categorías no reflejan todas las identidades.

Finalmente, en el informe se describen incidentes traumáticos o violentos. Estas descripciones no son detalladas; sin embargo, algunas contienen lenguaje violento que podría resultar perturbador para algunas personas. Si necesita recursos para su salud y bienestar, el Condado de Multnomah ofrece recursos para empleados y miembros de la comunidad. Para obtener apoyo, comuníquese con:

• Centro de atención telefónica de salud mental del condado de Multnomah, disponible las 24 horas, los 7 días de la semana: 503-988-4888
• Línea de Crisis para Apoyo en Equidad Racial: 503-575-3764 . Esta línea está atendida por consejeros BIPOC disponibles de lunes a viernes, de 8:30 a. m. a 5 p. m.
• Línea de ayuda para personas transgénero 24/7 (disponible en español): 1-877-565-8860

La Oficina del Auditor del Condado de Multnomah también recopiló

Esta información está dirigida a todos y destaca los recursos disponibles para las comunidades BIPOC y LGBTQ+ para fomentar el autocuidado, la resiliencia y el bienestar. Los empleados del condado pueden comunicarse con el Programa de Asistencia al Empleado para obtener información sobre recursos adicionales.

Fondo

La biblioteca ha experimentado muchos cambios en los últimos años.

Los empleados de las bibliotecas experimentaron cambios en las expectativas laborales durante la pandemia de COVID-19. Las bibliotecas operaron con servicios reducidos durante más de un año. Algunos empleados fueron asignados temporalmente a funciones de emergencia. Cuando las bibliotecas de barrio comenzaron a reabrir en junio de 2021, la Biblioteca del Condado de Multnomah registró un aumento en el número de usuarios con problemas de salud mental. Además, la aprobación de una medida de bonos de capital provocó cierres por obras, a partir de diciembre de 2022.

La biblioteca tiene su propio distrito y financiación estable.

Las operaciones de la biblioteca se financian principalmente mediante un impuesto predial específico para el Distrito Bibliotecario. Antes de 2012, la biblioteca dependía de impuestos temporales y del Fondo General, la fuente de financiación sin restricciones del condado, para financiar sus operaciones. En las elecciones de noviembre de 2012, los votantes del condado de Multnomah aprobaron una medida para crear un distrito bibliotecario permanente. Este distrito tributario permanente proporciona a la biblioteca una fuente de financiación estable. El distrito también proporciona una fuente continua de financiación específica para los servicios bibliotecarios sin tener que competir con otros programas por los fondos del Fondo General.

El distrito está regido por la Junta de Comisionados del Condado de Multnomah, que funge como su Junta Directiva del Distrito Bibliotecario, compuesta por cinco miembros. Los comisionados nombran a los miembros del Consejo Asesor de la Biblioteca, integrado por voluntarios, para que asesoren al Distrito Bibliotecario sobre sus políticas y presupuesto anual.

La biblioteca se encuentra actualmente en obras de construcción importantes.

La Biblioteca Central del centro abrió sus puertas en 1913. El sistema de bibliotecas del condado de Multnomah ha incorporado 18 bibliotecas vecinales que dan servicio a comunidades de todo el condado. En 2017, la biblioteca publicó los resultados de un proceso de planificación de capital llevado a cabo por su Comité de Acción Comunitaria. Este grupo de interés identificó la necesidad de ampliar los espacios de las bibliotecas, especialmente en el este del condado de Multnomah, para garantizar un acceso equitativo a los servicios.

En las elecciones generales de noviembre de 2020, los votantes del condado de Multnomah aprobaron un bono de obligación general de 387 millones de dólares para mejorar las instalaciones de las bibliotecas. El proyecto financiado con este bono incluye la renovación de las bibliotecas de barrio, la ampliación del sistema de gestión de materiales, un nuevo centro de clasificación y la construcción de la nueva biblioteca principal del este del condado.

Fuente: Oficina del Auditor del Condado de Multnomah, con base en información de la Biblioteca del Condado de Multnomah. Construcción relacionada con bonos en bibliotecas vecinales a octubre de 2023. En naranja se muestran las siete bibliotecas vecinales cerradas por obras relacionadas con bonos. En azul se muestran las ubicaciones abiertas al público. Algunas ubicaciones están abiertas y se prevé que comiencen las obras. Dichas ubicaciones se muestran en azul con el icono de construcción. Cabe señalar que la Biblioteca ha abierto centros de servicio temporales durante los cierres por obras que no se incluyen en este mapa. Esto incluye el Espacio Tecnológico Comunitario y la biblioteca temporal de la Universidad de Oregón en el noreste de Portland.

La biblioteca ha redistribuido al personal entre sus sedes para atender a los usuarios que visitarán las bibliotecas vecinales que permanecerán abiertas. También se han implementado nuevos servicios, como el Espacio Tecnológico Comunitario en la sede del centro, mientras que la Biblioteca Central permanecerá cerrada durante la mayor parte de 2023. Se prevé que la construcción financiada con bonos finalice en 2025. Según la biblioteca, estos plazos son estimados y la construcción podría extenderse hasta 2026.

La pandemia afectó enormemente a los servicios de la biblioteca.

Para prevenir la propagación de la COVID-19, los centros de trabajo del condado realizaron cambios significativos en la forma en que prestan servicios al público. En el sistema de bibliotecas, las bibliotecas de barrio redujeron la mayoría de los servicios presenciales durante gran parte de 2020 y 2021. Estas bibliotecas comenzaron a ofrecer nuevos servicios, como el préstamo de Chromebooks y el envío y entrega de libros por correo. A medida que los programas se trasladaban al formato en línea, la biblioteca también se centró en reducir la brecha tecnológica mediante servicios diseñados para aumentar el acceso a internet y a los dispositivos.

Tras los cierres por la pandemia de COVID-19 , los edificios de las bibliotecas reabrieron antes de los cierres por obras relacionados con bonos que comenzaron en diciembre de 2022.

Fuente: Oficina del Auditor del Condado de Multnomah, con base en información de la Biblioteca del Condado de Multnomah. Una o más ubicaciones de la Biblioteca están cerradas indica que una o más ubicaciones de la Biblioteca del vecindario estuvieron cerradas al acceso público al edificio. Los edificios de la Biblioteca del vecindario estuvieron cerrados para servicios presenciales en marzo de 2020 (mostrados en azul oscuro). A partir del 1 de junio de 2021, los edificios de la Biblioteca comenzaron a reabrirse al público durante un período de tres meses (mostrados en azul claro). Las ubicaciones de la Biblioteca estuvieron abiertas para servicios presenciales del 24 de agosto de 2021 to August de 2022 (mostrados en naranja). A partir de agosto de 2022, la Biblioteca Central estuvo cerrada por construcción (mostrada en azul claro) antes de reabrir durante un mes (naranja). En diciembre de 2022, las ubicaciones de la Biblioteca comenzaron a cerrar por construcción relacionada con bonos (mostrada en azul oscuro) que se proyecta que durará hasta 2026. Los cierres se muestran para meses completos y los meses parciales se redondearon.

La pandemia coincidió con la aprobación del bono para la biblioteca en noviembre de 2020. Tras la reapertura, las bibliotecas de barrio cerraron por obras. La Biblioteca Central cerró durante tres meses por un proyecto de construcción. Los cierres por obras relacionados con el bono comenzaron en diciembre de 2022. Como consecuencia, se han producido muchos cambios en el entorno laboral de la biblioteca.

Un plan de despidos anunciado para 2020 broke trust

Durante la pandemia de COVID-19, en el verano de 2020, los responsables de la biblioteca anunciaron planes para despedir empleados. Argumentaron que era una medida financieramente responsable, ya que las bibliotecas de barrio operaban con servicios significativamente reducidos. Los empleados y el sindicato se opusieron y los planes se modificaron. Los responsables de la biblioteca han afirmado que ningún despido fue involuntario. Sin embargo, algunos empleados se acogieron a la jubilación anticipada o a la baja voluntaria, cambiaron de puesto o vieron reducidas sus horas de trabajo. Otros fueron trasladados a puestos temporales o a otros departamentos del condado.

Es importante destacar que se quebró la confianza de los empleados en la dirección de la Biblioteca. Algunos empleados consideraron cruel anunciar despidos durante una crisis sanitaria mundial, sobre todo teniendo en cuenta que la Biblioteca contaba con recursos suficientes para seguir pagando a sus empleados.

Las decisiones tomadas en aquel entonces siguen influyendo en la cultura laboral de la Biblioteca. Algunos empleados con los que hablamos describieron una cultura de confrontación. La desconfianza hacia la dirección ejecutiva persiste. Algunos empleados expresaron que sienten que los líderes siguen sin tomar en serio sus preocupaciones y, por consiguiente, su bienestar. Esta percepción ha perpetuado la desconfianza.

Las crisis de vivienda y salud mental de la región afectan a las bibliotecas de barrio.

Muchos residentes del condado de Multnomah enfrentan crisis de vivienda y salud mental sin acceso a servicios adecuados. Las bibliotecas vecinales son espacios públicos disponibles y abiertos a todos. Los usuarios de estas bibliotecas reflejan la diversidad de la comunidad.
Las bibliotecas de barrio también ofrecen un entorno y servicios que pueden ser beneficiosos para personas con necesidades de vivienda o salud mental no cubiertas. Por ejemplo, disponen de espacios interiores donde las personas pueden descansar y resguardarse de las inclemencias del tiempo o la mala calidad del aire. Ofrecen acceso a internet y enchufes para cargar dispositivos electrónicos. Además, proporcionan valiosos recursos informativos.
Según la experiencia, las bibliotecas de barrio atienden a más usuarios con necesidades insatisfechas de vivienda y salud mental que antes. En ocasiones, los usuarios tienen necesidades que las bibliotecas de barrio no están preparadas para cubrir, como por ejemplo, una persona en crisis de salud mental. Estas situaciones pueden generar preocupación por la seguridad.

Los problemas relacionados con la seguridad, la dotación de personal y la equidad laboral afectan a los servicios y empeoran la moral.

Los empleados de la biblioteca expresaron su preocupación por la seguridad, la equidad laboral y la dotación de personal. Durante esta auditoría, realizamos más de 60 entrevistas con empleados y gerentes de la biblioteca. También conversamos con ellos durante nuestras visitas a cinco bibliotecas de barrio. Para recabar información adicional, realizamos una encuesta anónima que se envió a todos los empleados de la biblioteca.

Según la Administración de Seguridad y Salud Ocupacional de Oregón (OSHA), los empleadores tienen la responsabilidad de adoptar prácticas laborales que garanticen empleos y lugares de trabajo seguros y saludables. Reconocemos que existen muchos factores que pueden afectar la seguridad en el lugar de trabajo. Nuestra auditoría se centra en la respuesta de la Biblioteca y el condado a estos desafíos, en los cuales pueden influir directamente como empleadores, gerentes y líderes organizacionales.

Definición de seguridad y protección

En el condado de Multnomah, la seguridad se ha definido en el Procedimiento Administrativo 3 (RSK-3) para la Prevención de la Violencia en el Lugar de Trabajo, con el fin de aclarar las funciones y responsabilidades internas.

La seguridad se define como “una condición de relativa ausencia de peligros que puedan causar daño o lesiones”. La División de Finanzas y Gestión de Riesgos, perteneciente al Departamento de Administración del Condado, es la responsable de la seguridad en todo el condado. Algunos ejemplos de temas relacionados con la seguridad son los accidentes y lesiones laborales.

La seguridad es un elemento disuasorio proactivo para gestionar y mitigar los actos de violencia que causan daño directo a una persona, organización o propiedad. El responsable de la seguridad en todo el condado es el Programa de Seguridad Laboral, que forma parte de la Oficina del Director del Departamento de Administración del Condado. Algunos ejemplos de temas de seguridad incluyen la investigación de agresiones y otros actos delictivos en el lugar de trabajo, la gestión de proveedores de seguridad y la realización de evaluaciones de seguridad en las instalaciones del condado. La solución de los problemas de seguridad puede implicar la colaboración con las fuerzas del orden para abordar posibles conductas delictivas.

Al hablar del entorno laboral de la biblioteca, nos centraremos en la respuesta a incidentes relacionados con la seguridad. Estos fueron los tipos de incidentes mencionados con mayor frecuencia por los empleados de la biblioteca. Sin embargo, los incidentes de violencia laboral que resultan en lesiones pueden clasificarse tanto en la categoría de seguridad como en la de protección. Si bien estas distinciones ayudan a clarificar las funciones internas, los organismos reguladores externos, como la OSHA de Oregón, consideran que abordar los riesgos de seguridad es responsabilidad del empleador para crear un lugar de trabajo seguro.

El modelo de seguridad ha cambiado, se necesitan más mejoras.

Se han producido cambios significativos en la seguridad de los espacios públicos en el condado de Multnomah. Tras su reapertura al público, la biblioteca sufrió varios incidentes de violencia laboral. Uno de ellos ocurrió en febrero de 2022, cuando dos empleados de la biblioteca de Midland fueron agredidos físicamente por un usuario.

En respuesta a este y otros incidentes similares, los empleados de la biblioteca han solicitado cambios en el modelo de seguridad vigente. Un cambio significativo consiste en permitir que los empleados elijan si desean añadir tareas relacionadas con la seguridad a su puesto.

Mediante negociaciones sindicales, el rol de responsable de seguridad (PIC, por sus siglas en inglés) y sus responsabilidades asociadas se transformarán en un modelo voluntario. El responsable de seguridad (PIC, por sus siglas en inglés) es un empleado de la biblioteca que actúa como primer punto de contacto ante incidentes de seguridad cuando no hay otro personal de seguridad disponible. También responde a otros problemas relacionados con usuarios, personal o instalaciones.

Otros cambios significativos que ha realizado la biblioteca incluyen:

• Contratación de un gerente de seguridad
• Reducción de las reglas de la biblioteca de 27 a 10 reglas.
• Incorporar personal de seguridad, incluyendo puestos de enlace de seguridad de la biblioteca y seguridad contratada, a las instalaciones de la biblioteca.
• Proporcionar formación relacionada con la seguridad
• Realizar evaluaciones de seguridad de los edificios de las bibliotecas vecinales, incluyendo mejoras de seguridad en dichos edificios durante proyectos de construcción relacionados con bonos.

El condado también ha tomado medidas para abordar los riesgos de seguridad. Entre los cambios más importantes a nivel de condado se incluyen:

• Contratar a un director de seguridad laboral para crear un programa de seguridad a nivel de condado\Crear unNuevo procedimiento administrativo sobre violencia en el lugar de trabajo (RSK-3)
• Implementación de un portal de denuncia en línea para reportar incidentes en el lugar de trabajo.
• Crear una capacitación obligatoria sobre el nuevo sistema de reporte de incidentes para los empleados del condado.
• Lanzamiento del Centro de Operaciones de Seguridad 24/7 del Condado de Multnomah

Reconocemos las medidas que la Biblioteca y el Condado han implementado para mejorar la seguridad en el lugar de trabajo y responder a los incidentes de violencia laboral. En esta auditoría, nos centraremos en las áreas que identificamos para fortalecer aún más la respuesta. Además, nos enfocaremos en medidas proactivas, como el análisis de las tendencias en los incidentes y la participación de los empleados en la respuesta de seguridad.

El personal se enfrenta a graves riesgos de seguridad.

Desde la reapertura de las bibliotecas de barrio al público, los empleados informan que la naturaleza de los incidentes de seguridad ha cambiado. Describen un aumento en los incidentes relacionados con armas, consumo de drogas y personas con crisis de salud mental. Los empleados con más antigüedad señalan que, si bien estos incidentes no son nuevos en la biblioteca, la gravedad y la frecuencia de los incidentes de seguridad graves han aumentado.

Algunos ejemplos de incidentes graves son:

• Un cliente hizo comentarios amenazantes y le dijo al personal que tenía un cuchillo cuando se le pidió que se pusiera una mascarilla.
• Incidentes relacionados con desnudez pública y acoso sexual, algunos no denunciados.
• Un cliente hizo comentarios de odio sobre las personas transgénero mientras portaba un cuchillo.
• Empleados que responden al consumo de drogas y a las sobredosis.
• Un usuario eludió la seguridad durante el cierre y se escondió dentro de la biblioteca durante la noche portando cuchillos grandes.

La Biblioteca del Condado de Multnomah cuenta con un formulario en línea para reportar incidentes y documentar las infracciones cometidas por los usuarios y las medidas posteriores, que pueden incluir advertencias o la exclusión de las instalaciones. Los incidentes abarcan desde infracciones menores hasta incidentes graves que involucran actos de violencia y amenazas de daño físico. Entre enero y diciembre de 2022, se presentaron más de 2000 reportes de incidentes en las sucursales de la Biblioteca del Condado de Multnomah.

En general, la Biblioteca Central registra el mayor número de informes de incidentes. En 2022, la cantidad de incidentes de seguridad reportados en la Biblioteca Central (1109) cuadruplicó la de la Biblioteca Midland (247), que registró el segundo mayor número de incidentes. Incluso teniendo en cuenta la diferencia en la cantidad de usuarios atendidos por cada ubicación, la mayoría de los informes de incidentes provienen de la Biblioteca Central.

Los empleados describen el impacto traumático de responder a incidentes violentos. La exposición repetida a incidentes violentos es un riesgo bien conocido en algunas profesiones. Las bibliotecas no suelen considerarse dentro de esta categoría de lugares de trabajo. Existen estudios nacionales, como el Estudio sobre Trauma en Bibliotecas Urbanas de 2022, que describen el impacto de la exposición repetida a traumas en los empleados de bibliotecas urbanas.

La Biblioteca Central era el lugar principal para recibir informes de incidentes entre las bibliotecas de barrio.

^{Fuente: Informes mensuales de incidentes compartidos por la Biblioteca de enero a diciembre de 2022. Datos promedio de acceso compartidos por la Biblioteca. Analizamos los incidentes de seguridad por cada 1000 visitantes para tener en cuenta las diferencias en el número de usuarios atendidos por cada biblioteca de barrio. Los incidentes pueden variar desde infracciones menores de las normas de la biblioteca hasta incidentes graves que implican actos de violencia y amenazas de daño físico. Cabe señalar que el número de informes de incidentes no es lo mismo que el número de incidentes de seguridad. Algunos incidentes tienen más de un informe asociado cuando varios miembros del personal o varios usuarios están involucrados en un incidente de seguridad.}

El personal que trabaja de cara al público necesita más apoyo.

Los empleados de la biblioteca manifestaron que necesitan apoyo para mantener un ambiente acogedor para todas las personas que interactúan con el sistema bibliotecario. Informaron que la falta de comunicación, la ausencia de protocolos claros y la inconsistencia en la respuesta ante incidentes contribuyeron a un entorno inseguro.

En la encuesta que realizamos a los empleados, aquellos que trabajan de cara al público fueron menos propensos a sentirse seguros en el trabajo. Aproximadamente uno de cada cuatro empleados que interactúan con el público en su trabajo declaró sentirse seguro. Las respuestas fueron similares entre los empleados que interactúan con el público en persona (27 %) y los que lo hacen virtualmente o por teléfono (23 %). En comparación, cerca de la mitad de los empleados de la biblioteca que no interactúan con el público (55 %) declararon sentirse seguros en el trabajo.

Los trabajadores que interactúan con el público en persona y virtualmente tenían menos probabilidades de responder que se sienten seguros en el trabajo en comparación con los trabajadores que no interactúan con el público.

^{Fuente: Encuesta anónima de la Oficina del Auditor a empleados de la biblioteca. Las respuestas a la pregunta "¿Me siento seguro/a en el trabajo?" se basan en los tipos habituales de interacción con el público. Las respuestas se recopilaron en noviembre de 2022. Nota: La interacción con el público incluye interacciones presenciales, virtuales y telefónicas.}

Algunos empleados expresaron su percepción de que los responsables de la biblioteca que no interactúan directamente con el público podrían no actuar con la urgencia necesaria para abordar los riesgos de seguridad, en parte porque no perciben su impacto en el entorno laboral de la biblioteca. Una de las sugerencias que recibimos de los empleados fue que los responsables de la biblioteca dedicaran más tiempo a visitar las bibliotecas de barrio para comprender mejor los desafíos que enfrentan los empleados que atienden al público.

Algunos empleados también describen una respuesta inconsistente por parte de la gerencia ante incidentes de seguridad críticos. Un incidente crítico se define como un incidente que ocurre en las instalaciones de la biblioteca o que está directamente relacionado con el rol de alguien en la biblioteca e involucra uno de estos elementos:
● Intento de agredir físicamente a un empleado de la biblioteca.
● Una amenaza real de violencia física inmediata, conducta sexual inapropiada o
● Una evacuación o confinamiento relacionado con la seguridad que no sea un simulacro.

El procedimiento de respuesta ante incidentes críticos de la biblioteca exige llamar a la policía y a los servicios de emergencia cuando existe una amenaza activa para la seguridad de los usuarios o empleados que excede las competencias del personal de seguridad. Sin embargo, los empleados informan que la policía rara vez llega mientras hay un incidente en curso. En un ejemplo compartido por un empleado, un usuario agresivo advirtió al personal que no le preocupaba que se llamara a la policía debido a la lentitud de la respuesta.

Descubrimos que parte de la información contenida en el procedimiento de respuesta a incidentes críticos podría estar desactualizada. Por ejemplo, el procedimiento indica que la decisión sobre si otorgar o no licencia administrativa la toma el Presidente del Condado. Sin embargo, otros responsables de la Biblioteca aclararon que el Director de la Biblioteca y el Gerente de Recursos Humanos también pueden otorgar licencias administrativas.

Algunos empleados comentaron que necesitan apoyo de personas con experiencia en trabajo social o respuesta a crisis. La biblioteca tiene actualmente un contrato de intervención en crisis con Cascadia Behavioral Health que prevé la presencia de trabajadores sociales en la Biblioteca Central, quienes estarán disponibles para brindar apoyo a otras sucursales según sea necesario. Sin embargo, es posible que los empleados de las bibliotecas de barrio desconozcan que pueden contactar a estos trabajadores sociales durante crisis para solicitar orientación y apoyo presencial. Este recurso no está incluido en el Procedimiento de Respuesta a Incidentes Críticos.

Cuando preguntamos a los empleados de la biblioteca qué les haría sentir más seguros, aproximadamente la mitad mencionó al personal de seguridad presente en las instalaciones. Muchos empleados destacaron la labor de los coordinadores de seguridad de la biblioteca para mitigar la tensión en situaciones de emergencia. El personal de seguridad presente incluye a los coordinadores de seguridad de la biblioteca y personal de seguridad contratado. La Biblioteca Central también cuenta con coordinadores de seguridad para atender las necesidades de seguridad más urgentes.

Los coordinadores de seguridad de la biblioteca son empleados que brindan apoyo en materia de seguridad en algunas sucursales. Algunas asignaciones de coordinadores de seguridad no coincidían con las sucursales con mayor número de incidentes de seguridad. Por ejemplo, la biblioteca de Kenton no contó con un coordinador de seguridad durante parte de 2022. Empleados de dos sucursales mencionaron que, cuando los coordinadores de seguridad están presentes, los demás empleados pueden concentrarse en sus tareas, en comparación con el ambiente más estresante que se vive cuando no están.

La biblioteca ha creado un equipo de revisión de incidentes para analizar los informes correspondientes. Este equipo está integrado por personal directivo y de seguridad de la biblioteca, además de otros empleados con funciones relacionadas con la seguridad. Su principal objetivo es garantizar que las respuestas a los incidentes se ajusten a las políticas de la biblioteca y del condado. Entre sus objetivos se incluyen la revisión de exclusiones, el seguimiento para recopilar información adicional y la verificación de que los informes de incidentes contengan la información pertinente. La biblioteca podría considerar otros espacios para un diálogo bidireccional entre el personal y la dirección sobre la respuesta posterior a los incidentes, incluyendo temas como el análisis de tendencias en los tipos de incidentes y la prestación de apoyo con enfoque en el trauma.

La biblioteca no analiza sistemáticamente las tendencias en los datos de seguridad.

Se han producido cambios significativos en el modelo de seguridad de la biblioteca desde que las bibliotecas de barrio reabrieron sus puertas en junio de 2021. Para seguir mejorando, la biblioteca debería recopilar y analizar las tendencias en los datos de seguridad, tal como recomienda la OSHA en sus mejores prácticas para la prevención de la violencia en el lugar de trabajo.

Actualmente, la biblioteca no analiza las tendencias sistémicas en incidentes de seguridad, en parte debido a las limitaciones de su sistema de informes de incidentes de seguridad. Los empleados de la biblioteca informan que los datos de incidentes de seguridad no se pueden descargar fácilmente en un formato que les permita realizar un análisis de datos riguroso.

Para permitir la revisión de incidentes anteriores, los datos se copian manualmente del sistema en línea de respuesta a incidentes de seguridad de la biblioteca y se insertan en un resumen mensual. Este resumen incluye la fecha, la hora, la ubicación, una breve descripción y las medidas de seguimiento tomadas. Con aproximadamente 200 informes de incidentes al mes, la elaboración manual de informes consume mucho tiempo y presenta oportunidades para cometer errores.

Otra limitación de los datos es que el tipo y la gravedad de los incidentes pueden ser difíciles de rastrear con el sistema actual. Los incidentes pueden abarcar desde infracciones menores de las normas de la biblioteca hasta incidentes graves que implican actos de violencia y amenazas de daño físico. Conocer la gravedad y el tipo de incidentes es fundamental para tomar decisiones basadas en datos sobre las necesidades de seguridad.

La dirección de la biblioteca informó que está explorando el uso de otras bases de datos para este fin. El nuevo sistema en línea de reporte de incidentes del condado, Origami, podría ser útil en el futuro. Sin embargo, la dirección de la biblioteca indicó que el sistema del condado aún no cuenta con todas las funcionalidades que la biblioteca necesita. Por el momento, han recomendado a los empleados que continúen utilizando ambos sistemas.

El Departamento de Salud está experimentando un aumento similar en las preocupaciones relacionadas con la seguridad. Han comenzado a proporcionar actualizaciones mensuales de seguridad al personal, con un resumen de los tipos de incidentes y las medidas que la dirección del departamento está tomando para responder. Proporcionar actualizaciones periódicas y comunicar las tendencias en los incidentes contribuye a la transparencia y refuerza la sensación general de seguridad de los empleados.

Es posible que los comités de seguridad no estén cumpliendo con las normas de OSHA.

Como auditores, tenemos la instrucción de comunicarnos con la gerencia lo antes posible cuando identificamos áreas de posible incumplimiento de las leyes y normas vigentes. La OSHA de Oregón exige que muchos empleadores mantengan comités de seguridad activos. Estos comités son un requisito mínimo para brindar a los empleados y gerentes la oportunidad de abordar de manera proactiva los problemas de seguridad. Durante nuestra auditoría, descubrimos que la biblioteca corría el riesgo de no cumplir con los requisitos establecidos en la norma OAR 437-001-0765 de la OSHA de Oregón. Dos de las cinco infracciones más comunes de la OSHA de Oregón en 2022 involucraron violaciones de las normas relativas a los comités de seguridad.

El 24 de mayo de 2023, enviamos una carta a los líderes de la biblioteca y a la Junta de Comisionados del Condado en la que se detallaban las siguientes áreas de posible incumplimiento (Anexo A):

• Los comités de seguridad se reúnen con la frecuencia suficiente y son activos.
• Las actas de las reuniones están a disposición de los empleados.
• Se están realizando inspecciones y se están documentando.
• El Comité de Seguridad de la Biblioteca Vecinal recibe revisiones integrales anuales.
• Los miembros están recibiendo la formación requerida.

Tras plantear estas inquietudes, la Biblioteca ha informado sobre las medidas correctivas adoptadas. El Departamento de Gestión de Riesgos del condado y la Biblioteca han aclarado que los comités de seguridad deben reunirse mensualmente. El personal de la Biblioteca localizó algunas actas de reuniones e informes de inspección y los publicó en la intranet. No se encontraron todas las actas de reuniones e informes de inspección anteriores.

En octubre de 2023, la Biblioteca implementó reuniones mensuales del comité de seguridad. Como parte de esta transición, también compartió su plan para cumplir con los demás requisitos de OSHA, como garantizar que el comité de seguridad cuente con suficientes miembros, que se cumplan los requisitos de capacitación para sus integrantes y que se cumplan los requisitos de documentación. La Biblioteca también manifestó su compromiso de crear un equipo interno de Coordinación del Comité de Seguridad. El seguimiento de esta auditoría evaluará las acciones correctivas y las medidas adoptadas para prevenir futuros incumplimientos.

Los procesos a nivel de condado aún no están coordinados.

La biblioteca y las oficinas del condado tienen procesos diferentes para documentar y responder a incidentes de seguridad. Cuando estos sistemas no están conectados entre sí, los líderes del condado no reciben información crucial para abordar los riesgos laborales y crear un entorno de trabajo seguro para todos los empleados.

Los empleados y gerentes son responsables de reportar ciertos incidentes y accidentes laborales a la administración del condado. En 2022, se utilizó el formulario de Gestión de Riesgos 2 (RSK-2) para este fin. Las instrucciones del formulario RSK-2 definen un incidente como “todos los accidentes laborales, lesiones, enfermedades, acoso y violencia en el lugar de trabajo” y “los cuasi accidentes en los que alguien pudo haber resultado perjudicado, pero no lo fue debido a circunstancias fortuitas”.

Los empleados de la biblioteca documentan los incidentes relacionados con la seguridad con menos frecuencia en los formularios de Gestión de Riesgos del Condado. De los 177 informes RSK-2 presentados por los empleados de la biblioteca en 2022, se registraron 25 incidentes relacionados con la seguridad. La mayoría de los informes RSK-2 corresponden a incidentes relacionados con la seguridad y la COVID-19. Sin embargo, en el sistema de informes de incidentes de la biblioteca, se registraron un total de 2241 informes de incidentes en 2022.

Además, faltaba información en los formularios RSK-2. Estos formularios incluyen preguntas sobre la descripción del incidente, sus causas fundamentales y las medidas correctivas implementadas para prevenir incidentes similares. En aproximadamente uno de cada cuatro formularios RSK-2 no se mencionaban medidas correctivas. La fecha de implementación de la medida correctiva aparecía en blanco en la mitad de los formularios RSK-2 revisados. Cuando los formularios RSK-2 no se completan, la administración del condado podría no recibir información sobre incidentes de seguridad que permita una respuesta coordinada. Mejorar la coordinación contribuye a reducir el riesgo de que se repitan incidentes similares entre departamentos.

En junio de 2023, el condado dejó de usar formularios en papel, como el RSK-2, y adoptó un portal centralizado de informes de incidentes en línea llamado Origami. La implementación del sistema Origami incluyó una capacitación obligatoria para todos los empleados del condado. Estas medidas podrían mejorar la coordinación entre la administración del condado y los distintos departamentos. Estos cambios se estaban implementando durante esta auditoría. Se requiere una evaluación adicional para determinar si estas medidas mejoran la respuesta ante incidentes de seguridad.

Los servicios se han reducido, en parte debido a problemas de personal.

La reducción de personal, sumada a las interrupciones causadas por la pandemia y los cambios organizativos, ha conllevado una disminución significativa de los servicios bibliotecarios al público. Las bibliotecas de barrio se han visto obligadas a cerrar o a reducir sus servicios. El número de programas ofrecidos también está muy por debajo de los niveles previos a la pandemia.

En nuestras entrevistas, visitas a las instalaciones y encuestas, los empleados expresaron repetidamente su preocupación por la falta de personal. Hablamos con ellos en un momento particular, tras la reapertura de las bibliotecas de barrio después de la pandemia y antes de su cierre por obras financiadas con bonos. Actualmente, la escasez de personal es menor, ya que se ha reasignado a otros empleados durante las obras. Sin embargo, persiste el riesgo de que se produzcan más interrupciones tras la reapertura de las bibliotecas de barrio si los responsables de la biblioteca no abordan estos problemas.

Para este informe, el término "bibliotecas de barrio" se refiere a todas las bibliotecas públicas del condado, incluida la Biblioteca Central, que es la principal, 18 bibliotecas más pequeñas y las ubicaciones temporales habilitadas durante las obras de construcción.

Las bibliotecas de barrio tienen ahora menos empleados que en años anteriores.

En los últimos años fiscales, la plantilla de las bibliotecas de barrio ha disminuido considerablemente. La mayor caída se produjo en el año fiscal 2021. En julio de 2020, dentro de ese mismo año fiscal, se anunciaron despidos. Si bien el número de empleados en las bibliotecas de barrio se recuperó, aún no ha vuelto a los niveles previos a la pandemia.

Los responsables de las bibliotecas han reducido con el tiempo el número de empleados que habían presupuestado para trabajar en las bibliotecas de barrio , y el número real de empleados es aún menor.

Cifras presupuestadas y reales de empleados equivalentes a tiempo completo (ETC) a lo largo de los años fiscales (AF)

^{Notas: Los importes presupuestados corresponden al presupuesto aprobado al inicio del ejercicio fiscal. Los importes reales corresponden al final del ejercicio fiscal para tener en cuenta el tiempo de contratación. Los importes se basan en el centro de costos y no incluyen a los empleados temporales, a demanda o contratados, como el personal de seguridad subcontratado. Durante la reorganización de la Biblioteca, es posible que algunos puestos hayan cambiado de categoría sin que sus responsabilidades o ubicación se modificaran.}

• ^{El departamento de Materiales y Administración incluye a empleados que trabajan en áreas como liderazgo y alta gerencia, recursos humanos e informática, así como en el desarrollo de colecciones de libros y otros materiales, y su reubicación. También incluye un equipo de personal a nivel de todo el sistema que cubría las necesidades.}
• ^{El programa de Bibliotecas de Barrio incluye puestos en la Biblioteca Central, bibliotecas temporales durante obras y todas las demás ubicaciones de bibliotecas públicas, incluidos los enlaces de seguridad empleados por la Biblioteca.}
• ^{El departamento de Servicios Comunitarios incluye equipos para la programación, la divulgación y la participación comunitaria, y la respuesta a preguntas virtuales.}

Sin embargo, esta tendencia no se debe únicamente a la pandemia y a los despidos. Como muestra el gráfico anterior, los responsables de las bibliotecas han reducido el número de empleados presupuestados para todas las bibliotecas de barrio. Esto fue especialmente notorio en la Biblioteca Central, donde el número de empleados presupuestados fue aproximadamente un 20 % menor en el año fiscal 2023 que en el año fiscal 2019. Parte de este cambio podría deberse a una reorganización del personal.

Niveles de personal En otras áreas de la Biblioteca, los presupuestos se han mantenido relativamente estables o han aumentado. El personal presupuestado para el equipo de servicios comunitarios aumentó un 50 % entre el año fiscal 2019 y el año fiscal 2023. El equipo de servicios comunitarios ofrece servicios tanto presenciales como virtuales. Por ejemplo, el personal visita escuelas, responde preguntas por teléfono o colabora con grupos comunitarios para planificar programas. Sin embargo, algunos puestos no se han cubierto. El número de empleados presupuestados para trabajar en administración y gestión ha aumentado ligeramente, aunque, de nuevo, no todos los puestos están cubiertos. El número de empleados que trabajan en el desarrollo de la colección de libros y materiales de la Biblioteca se ha mantenido bastante estable.

La incorporación de personal adicional al equipo de servicios comunitarios podría compensar en parte la pérdida de empleados en las bibliotecas de barrio. Los empleados de estos equipos se encargarán de responder preguntas de referencia virtuales y de planificar y coordinar programas, eventos y actividades de participación comunitaria, tareas que antes realizaban algunos empleados de las bibliotecas de barrio.

Sin embargo, el aumento de empleados en los servicios comunitarios no compensa del todo las pérdidas en las bibliotecas de barrio, especialmente si se considera el número real de empleados. En términos de personal real, en junio de 2023 había aproximadamente 45 empleados menos trabajando tanto en bibliotecas de barrio como en servicios comunitarios, en comparación con junio de 2019. Algunas bibliotecas cerraron por obras en junio de 2023.

Before construction closures, the difference was still there, but smaller. In December 2022, the neighborhood libraries and community services teams together had the equivalent of around 25 fewer actual employees than they did in June 2019. All neighborhood libraries were open in early December.

La mayor parte de la reducción de personal en las bibliotecas de barrio se produjo en el puesto de auxiliar administrativo, que se está eliminando gradualmente como parte de la reorganización. Los auxiliares administrativos ayudan a los usuarios de la biblioteca y clasifican y colocan los libros en las estanterías, entre otras tareas. En su lugar, se contrata a nuevos empleados como auxiliares de biblioteca o auxiliares de servicios de acceso, que comparten algunas funciones con los auxiliares administrativos.

Library leaders reported that they did not hire staff during the pandemic due to reduced services. As bond construction approached, they again held off on hiring staff for some open positions in anticipation of construction closures.

The Library saved money by paying fewer employees in recent years. These one-time savings were put into reserves for future use. Library leaders report that a top priority for reserves is to backfill any future gaps in funding for library core services. Over $18M has also been designated for future building improvements.

Los empleados informan de una mayor carga de trabajo, pero cada vez acuden menos usuarios a las bibliotecas de barrio.

During our audit, employees reported having heavier workloads and feeling stressed by lower staffing levels. However, the way that staffing levels have affected workload and service is complicated by changes due to the pandemic.

Al hablar con los empleados, estos expresaron con frecuencia su preocupación por la falta de personal. Informaron que la escasez de personal afecta su carga de trabajo y su nivel de estrés, así como los servicios que pueden brindar. También manifestaron sentirse menos seguros debido a la falta de personal. Por ejemplo, los empleados de la Biblioteca Central nos comentaron que trabajan solos en puestos que antes contaban con dos empleados. Algunos puestos quedan aislados en zonas de la biblioteca sin otros empleados cerca, lo que genera inseguridad si un usuario actúa de forma amenazante o si ocurre algún incidente.

At the same time, the nature of services has changed since the pandemic. In 2022, the number of patrons entering neighborhood libraries was about half of what it was before the pandemic, according to Library data. More patrons are also accessing materials digitally than before the pandemic.

This means that even with fewer employees, there are far fewer patrons per employee than in the past. However, the number of patrons per employee is an imperfect measure of workload. Some patrons require much more time and assistance than others. Responding to security incidents also adds work.

Las bibliotecas de barrio han cerrado en ocasiones debido a la falta de personal.

In 2022, the Library had to close neighborhood libraries at times due to insufficient staffing. When neighborhood libraries could not find enough staff to safely keep a neighborhood library open, they would close or go to door service. According to Library tracking, there were 44 days when this happened in the first six months of 2022.

Este periodo coincide con un repunte de los casos de COVID-19. Las ausencias relacionadas con la COVID-19 contribuyeron a los cierres. Sin embargo, desde entonces, los cierres han continuado a un ritmo menor.

Un cambio en las directrices internas también pudo haber contribuido a los cierres. A principios de 2022, los responsables de la biblioteca aumentaron el número mínimo de empleados necesarios para mantener abiertas las bibliotecas de barrio por motivos de seguridad. Este cambio se produjo tras la presión del sindicato que representa a los empleados de la biblioteca. Según el tamaño de la biblioteca, las nuevas normas exigen entre cero y cuatro empleados adicionales a la vez. La política también aumentó el número de empleados capacitados para estar a cargo. Con la escasez de personal, podría ser difícil cumplir con este requisito en todo momento.

Además, la biblioteca ha perdido flexibilidad para contar con empleados que cubran las necesidades según sea necesario. El número de empleados disponibles se redujo a la mitad durante la pandemia y no se ha recuperado. La biblioteca también eliminó un equipo de empleados cuya función era cubrir las vacantes en diferentes bibliotecas de barrio. En su lugar, aumentó el presupuesto para pagar a empleados a tiempo parcial o disponibles para cubrir turnos adicionales. Sin embargo, este aumento presupuestario no conllevó la contratación de más personal.

Durante la construcción, la dotación de personal es menos preocupante, ya que muchos empleados han sido reasignados. Sin embargo, algunas bibliotecas de barrio han tenido que cerrar por falta de personal capacitado y disponible para desempeñar las funciones de responsable. Además, hemos oído que algunas bibliotecas de barrio están más concurridas, ya que reciben usuarios que normalmente acudirían a las sucursales cerradas por obras.

La programación y la participación comunitaria no se han reactivado desde la pandemia.

La cantidad de programas y eventos que la Biblioteca ha ofrecido desde la pandemia ha disminuido drásticamente en comparación con antes de que comenzara. En diciembre de 2022, la Biblioteca tardó en reanudar la programación. Esta programación incluye actividades como sesiones semanales de cuentacuentos, capacitación en informática y eventos culturales. Los responsables de la Biblioteca informan que están reorganizando este tipo de trabajo y aplicando criterios de equidad a la programación, lo que ha contribuido a la demora. La escasez de personal, las interrupciones causadas por la pandemia y la priorización de los proyectos financiados con bonos probablemente también influyeron.

La programación disminuyó drásticamente durante los cierres por la pandemia y aún no se ha recuperado.

Número de programas o eventos a lo largo de los años naturales

^{Source: Library Google tracking sheets for reported programs. Programs include those hosted by the Library and events that Library employees participated in, but do not include home visits. As this data is reported by multiple Library employees, it may not be fully complete and should be considered as estimates. Data is as of Dec. 2022 and programs may have increased since then.}

La falta de personal probablemente contribuyó a la reducción de los servicios. Los responsables de las bibliotecas priorizan mantener abiertas las bibliotecas de barrio por encima de que los empleados organicen o asistan a eventos o programas.

Employees reported frustration with this. For example, multiple employees told us about a Juneteenth Celebration that was cancelled at the last minute due to insufficient staffing. There were not enough employees to both work in neighborhood libraries and at the event. Employees reported that this caused harm and distrust with the Black and African American community.

Un nuevo equipo de participación comunitaria podría ayudar a definir la estrategia de programación, difusión y participación. Los miembros de este equipo contarán con diversas especializaciones culturales y lingüísticas para interactuar con diferentes comunidades. El equipo tiene previsto centrarse estratégicamente en la participación comunitaria para determinar qué servicios necesita con mayor urgencia. Sin embargo, al momento de redactar este informe, el equipo aún se encontraba en fase de conformación.

Las preocupaciones sobre la equidad en el ámbito laboral incluyen expectativas poco claras y la sensación de los empleados de estar infravalorados y sobrecargados de trabajo.

Library communications state that the Library values diversity, equity and inclusion principles. Library leaders have put this into action by hiring a more diverse workforce in recent years. This includes employees with cultural and language skills to provide community-specific services.

Sin embargo, algunos empleados con habilidades culturales y lingüísticas, junto con otros, expresaron su frustración por sentirse infravalorados y por no poder aplicar plenamente sus habilidades. Asimismo, los responsables de la biblioteca podrían establecer expectativas más claras para los empleados que realizan actividades de divulgación o participación comunitaria, especificando la cantidad de trabajo que pueden o deben realizar. Algunos empleados con habilidades culturales y lingüísticas también pueden tener una carga de trabajo elevada.

Los programas "Hablamos tu idioma" y "Defensores culturales" han crecido.

En los últimos 20 años, la Biblioteca ha fortalecido su capacidad para servir mejor a las comunidades de color y de diversas culturas. Esto se ha logrado mediante la contratación de empleados con habilidades lingüísticas y culturales específicas. Según un informe de la Asociación Estadounidense de Bibliotecas, las bibliotecas estadounidenses se construyeron históricamente sobre una base de exclusión y supremacía blanca. La contratación intencional de personal con habilidades lingüísticas y culturales busca contrarrestar esa historia y mejorar la inclusión y el acceso a la información y los recursos para personas de todos los orígenes culturales.

Los primeros puestos en la biblioteca que requerían conocimientos lingüísticos fueron creados hace unos 20 años por Rita Jiménez, mediante un programa de subvenciones para ampliar los servicios a la comunidad hispanohablante. Desde entonces, el programa para empleados bilingües y, por lo general, biculturales, llamado "Hablamos tu idioma", ha crecido considerablemente. La biblioteca también incorporó defensores de la cultura afroamericana y un equipo indígena que requieren habilidades culturales, pero no lingüísticas.

Al momento de redactar este informe, identificamos a 132 empleados de la Biblioteca que utilizaban habilidades culturales y lingüísticas en sus puestos, basándonos en que recibían una prima salarial del 4 % por el uso de dichas habilidades. Pudimos identificar a 129 de esos empleados que trabajaban en puestos que requerían habilidades culturales y lingüísticas específicas. La discrepancia podría deberse a imprecisiones en los datos. También es posible que algunos empleados reciban un pago adicional por bilingüismo si utilizan sus habilidades lingüísticas con regularidad, incluso si no ocupan un puesto que requiera dichas habilidades.

Más de 100 empleados utilizan sus habilidades culturales o lingüísticas en sus puestos de trabajo para servir a comunidades específicas.

Comunidades atendidas por número de puestos cubiertos, aproximadamente

Si bien el crecimiento de estos programas y el aumento de la diversidad entre los empleados en general son positivos, no han estado exentos de dificultades. En las entrevistas, los empleados nos manifestaron repetidamente que valoraban estos programas y a las personas que trabajan en ellos. Sin embargo, también nos indicaron que los empleados con habilidades lingüísticas y culturales, así como los empleados negros, indígenas y de otras minorías étnicas (BIPOC, por sus siglas en inglés), se beneficiarían de un mayor apoyo.

La diversidad, la equidad y la inclusión son prioridades declaradas de la Biblioteca.

Los responsables de la biblioteca valoran la contratación de empleados diversos que puedan conectar con diferentes comunidades para ofrecer servicios más equitativos. El sitio web de la biblioteca indica que esta “invierte en experiencia y apoyo especializados, cultural y lingüísticamente relevantes, para construir relaciones activas y de confianza…”. En presentaciones públicas, los responsables de la biblioteca destacan el aumento en la contratación de empleados negros, indígenas y de otras minorías étnicas (BIPOC) como un logro. Tanto el Plan de Equidad Laboral del Condado de Multnomah como la Asociación Americana de Bibliotecas recomiendan reducir las barreras para la contratación, promoción y retención de empleados racial y culturalmente diversos.

La contratación de empleados con habilidades culturales y lingüísticas específicas es una de las estrategias de la Biblioteca para mejorar la equidad y la inclusión en la prestación de servicios. Esta contratación también puede aumentar la diversidad de la plantilla. Sin embargo, es importante tener en cuenta que no todos los empleados con habilidades culturales y lingüísticas específicas se identifican como pertenecientes a minorías étnicas (BIPOC, por sus siglas en inglés) ni todos los empleados BIPOC reciben una remuneración por utilizar dichas habilidades en sus puestos de trabajo.

La Biblioteca ha incrementado la contratación de empleados pertenecientes a minorías raciales y étnicas en los últimos años. Por ejemplo, de los empleados contratados en los últimos dos años, el 18% se identifica como negro o afroamericano, el 4% como indígena americano o nativo de Alaska, y el 13% como latino o hispano. En comparación, los empleados que han trabajado en la Biblioteca durante más de dos años, de los cuales solo el 7% se identifica como negro o afroamericano, el 1% como indígena americano o nativo de Alaska, y el 11% como latino o hispano. El porcentaje de empleados que se identifican como africanos, de Oriente Medio, eslavos o de dos o más razas también aumentó. Una excepción son los empleados que se identifican como asiáticos, que representan un porcentaje menor de las contrataciones recientes (8%) que de las anteriores (9%).

En los últimos dos años se ha contratado a más empleados negros, indígenas y latinos/hispanos para trabajar en la biblioteca que en años anteriores.

^{Fuente: Workday. Notas: Las categorías se basan en las categorías de los datos de Workday. Los gráficos muestran la distribución por raza/etnia entre los empleados contratados hace más de dos años y los empleados contratados en los últimos dos años. La banda gris incluye las siguientes categorías raciales/étnicas: africano, asiático, de Oriente Medio, eslavo, dos o más razas, blanco y aquellos que no respondieron o prefirieron no contestar.}

Si bien la diversidad, la equidad y la inclusión son prioridades de la Biblioteca, también hemos escuchado algunas inquietudes sobre la equidad por parte de sus empleados. Algunos empleados nos comentaron que, en su opinión, no se estaban implementando las prioridades de la Biblioteca y que la equidad se limitaba a palabras y acciones. Señalaron casos en los que percibieron que el personal no era valorado o que las comunidades no recibían un servicio adecuado. Por ejemplo, algunos empleados cuestionaron la decisión de cerrar simultáneamente varias bibliotecas vecinales que atienden a la comunidad afroamericana durante las obras de construcción.

Las tasas de retención de la biblioteca se han mantenido bastante estables, pero sugieren posibles diferencias en las experiencias de los empleados según su raza y etnia. Las tasas de retención generales disminuyeron ligeramente cuando se anunciaron despidos durante la pandemia, pero en su mayoría se han recuperado. Las tasas de retención de los empleados negros o afroamericanos sufrieron una caída importante durante la pandemia. Las tasas de retención de los empleados que se identifican con dos o más razas también están por debajo del promedio. Las tasas de retención muestran el porcentaje de empleados que permanecieron trabajando en la biblioteca durante cada año fiscal.

En general, las tasas de retención son bastante estables, pero disminuyeron durante la pandemia, especialmente para los empleados negros.

^{Fuente: Análisis de datos de Workday realizado por el auditor. Notas: La tasa de retención se calcula dividiendo el número de empleados que seguían trabajando al inicio del ejercicio fiscal y el número total de empleados al inicio del mismo. Estos cálculos no incluyen a los empleados temporales, a demanda ni contratados. Los empleados que dejaron la Biblioteca para trabajar en otras partes del condado o que pasaron a trabajar a demanda se consideraron empleados que ya no trabajaban en la Biblioteca.}

Los empleados afirman que su experiencia no siempre se utiliza ni se valora.

Los empleados con habilidades culturales y lingüísticas desean que su experiencia sea valorada y aplicada en el trabajo. Algunos empleados con los que hablamos sentían que habían sido contratados por sus habilidades culturales y lingüísticas, pero que no se les trataba como expertos ni se les permitía aplicarlas en la comunidad. Este sentimiento se extendía a otros empleados sin dichas habilidades. Algunos empleados manifestaron que, en general, no se consultaba con frecuencia al personal ni a los mandos intermedios sobre las decisiones ni se confiaba en ellos para tomar decisiones a su nivel. También escuchamos frustraciones por la falta de oportunidades de ascenso o la percepción de que solo algunos empleados tienen acceso a ellas.

Additionally, library assistants are more likely than librarians to have cultural and language skills. Half of library assistants use cultural and language skills in their jobs, compared with 25% of librarians. Library assistants answer patrons' questions and assist librarians with managing book collections and developing community programs.

El puesto de auxiliar de biblioteca tiene una escala salarial más baja y requiere menos formación técnica que el de bibliotecario, que exige un máster en biblioteconomía. Además, es más probable que los auxiliares de biblioteca sean puestos a tiempo parcial que los bibliotecarios. Nos han comentado que contratar bibliotecarios con competencias culturales y lingüísticas es un reto, ya que el número de candidatos es menor debido al requisito de formación.

Los responsables de la biblioteca podrían ofrecer expectativas más claras a los empleados con habilidades culturales y lingüísticas.

Library employees with cultural and language skills, and other employees who may do outreach, have unclear expectations about balancing outreach and program work with other duties in neighborhood libraries.

Library leaders states that they are changing the model for community engagement, outreach, and programs. Under the new model, there is a systemwide team to do planning and coordination work for community engagement.

Los empleados que trabajan en las bibliotecas de barrio aún pueden apoyar estos esfuerzos a nivel de todo el sistema, pero su principal responsabilidad es desempeñar su puesto.las funciones estándar de los empleados en su biblioteca de barrio. Los responsables de la biblioteca afirmaron que es importante contar con empleados con habilidades culturales y lingüísticas que reflejen la comunidad local que trabajen en las bibliotecas de barrio.

Sin embargo, los responsables no han dejado claras sus expectativas respecto a la divulgación. La información sobre divulgación en la intranet de la biblioteca es escasa. Las descripciones de los puestos pueden indicar el porcentaje de trabajo destinado a la divulgación, entre otras actividades, según la función. No obstante, como se ha descrito anteriormente, las limitaciones de personal pueden afectar la capacidad de los empleados para realizar actividades de divulgación, y la aprobación de estas queda a criterio de los responsables de las bibliotecas de barrio, lo que puede resultar inconsistente. Incluso con las descripciones de los puestos, las expectativas de cada función pueden no estar claras, ya que no se describen en la guía de la intranet.

En una encuesta que enviamos a todo el personal de la biblioteca, los empleados con habilidades culturales y lingüísticas reportaron menor claridad en sus funciones. En dicha encuesta, el 54 % de los empleados con habilidades culturales y lingüísticas consideran que sus funciones y responsabilidades son claras, en comparación con el 67 % de los empleados sin dichas habilidades.

La tensión entre el cumplimiento de las tareas habituales en una biblioteca de barrio y el trabajo de participación y divulgación comunitaria ha generado cierta frustración.
Por un lado, supimos que algunos empleados estaban frustrados por no poder dedicar más tiempo a actividades de divulgación o programas con miembros de la comunidad. Para algunos, esto contribuyó a que se sintieran infravalorados.

Por otro lado, también supimos que, para aquellos empleados que podían realizar un trabajo más centrado en la comunidad, la carga de trabajo derivada de tener múltiples responsabilidades era elevada. Algunos empleados dedicaban mucho tiempo tanto a cumplir con sus obligaciones laborales habituales, como colocar libros en los estantes o responder a las preguntas de los usuarios, como a planificar y llevar a cabo actividades de divulgación o a aportar ideas para las iniciativas de la biblioteca.

Para algunos empleados que trabajan como auxiliares de biblioteca, las exigencias laborales pueden ser mayores. Según una encuesta que realizamos entre el personal de la biblioteca, los auxiliares que utilizan habilidades culturales o lingüísticas reportaron una mayor carga de trabajo que aquellos que desempeñan funciones que no requieren dichas habilidades. También indicaron que dedican más tiempo a actividades de extensión comunitaria.

Además, los auxiliares de biblioteca podrían asumir mayores responsabilidades si no cuentan con un bibliotecario que los asista. Al momento de redactar este informe, no existían puestos de bibliotecario que requirieran conocimientos culturales y lingüísticos de lenguas indígenas, eslavas/rusas o somalíes, si bien sí existen puestos de auxiliar de biblioteca que sí los requieren.

Los responsables de la biblioteca tienen la oportunidad de abordar las inquietudes de los empleados al planificar la reapertura completa después de la construcción.

En la primavera de 2023, los responsables de la biblioteca anunciaron una iniciativa que incluye la planificación de la plantilla organizativa una vez finalizadas las obras y reabiertas por completo las bibliotecas de barrio. A medida que avanza la planificación, los responsables deben tener en cuenta las cuestiones señaladas en este informe.

La planificación ayudará a garantizar que la biblioteca pueda brindar sus servicios esenciales al público. Inicialmente, la biblioteca estimó que la construcción de las nuevas bibliotecas de barrio y la renovación de las existentes estarían terminadas para el otoño de 2025. Esto deja menos de dos años para planificar, presupuestar, contratar y capacitar al personal adicional que se necesite.

Los responsables de la biblioteca tienen la oportunidad, aprovechando los cierres por obras que se están produciendo, de planificar de forma proactiva el funcionamiento futuro de la biblioteca y abordar las inquietudes de los empleados.

La planificación para el futuro debe abordar los problemas que se mencionan en este informe y garantizar que se presten los servicios básicos.

Los responsables de la biblioteca han anunciado una iniciativa para planificar la plantilla futura. Han formado un equipo para analizar la dotación de personal en los nuevos espacios y han indicado que esta iniciativa se vinculará con otros trabajos de planificación que ya están llevando a cabo.

A medida que los responsables de la biblioteca avanzan en la planificación futura, deben abordar los problemas planteados en este informe. Estos problemas incluyen contar con suficiente personal para prestar servicios y cumplir con las normas de seguridad. Asimismo, deben aclarar las expectativas laborales para los empleados con habilidades interculturales y lingüísticas, y planificar una distribución equitativa de la carga de trabajo.

También se sugirieron revisiones o ampliaciones en la distribución del personal con conocimientos de idiomas y cultura. Por ejemplo, un empleado propuso crear una distinción y un plus salarial para el personal con conocimientos de cultura LGBTQ+ en la biblioteca. Otro empleado comentó que el número de empleados con conocimientos de vietnamita y ruso no ha aumentado en muchos años. Según el plan estratégico de la biblioteca, los responsables tienen previsto realizar una revisión de los servicios lingüísticos y culturales.

La comunicación interna basada en el conocimiento del trauma podría ayudar a reconstruir la confianza.

Durante nuestra auditoría, constatamos de forma constante el deseo de los empleados de contar con una mejor comunicación y una toma de decisiones más transparente. Si bien los responsables de la biblioteca ya mantienen una comunicación interna fluida, aún existe una falta de comunicación con los empleados.

La confianza entre los directivos y los empleados de la biblioteca se vio afectada cuando los directivos anunciaron despidos en 2020. Para algunos empleados, solo un cambio radical en la dirección podría reparar esa confianza perdida. Otros empleados desearían que la organización siguiera adelante. Sin embargo, cuando la comunicación o la toma de decisiones no cumplen con las expectativas, esto puede convertirse en una prueba más para los empleados de la desconexión entre los directivos y el personal.

Para reconstruir la confianza, brindar apoyo a los empleados con un enfoque sensible al trauma y facilitar el cambio organizacional, los líderes de la Biblioteca deben esforzarse por mejorar continuamente la transparencia y la claridad en las comunicaciones y la toma de decisiones. El Condado de Multnomah se esfuerza por ser un lugar de trabajo sensible al trauma. Muchos empleados de la Biblioteca sienten que han experimentado trauma en su lugar de trabajo debido a problemas de seguridad, la pandemia y la amenaza de despidos. La comunicación transparente y la participación de las personas en las decisiones son principios importantes de las prácticas sensibles al trauma. Además, la comunicación interna es un componente crítico de la gestión del cambio. A medida que la Biblioteca experimenta un cambio organizacional, la comunicación cobra aún mayor importancia.

Los responsables de la biblioteca ya mantienen una comunicación interna fluida. Las actualizaciones sobre los distintos cambios se publican en la intranet y se comunican por correo electrónico. La biblioteca también organiza seminarios web aproximadamente una vez al mes para que los ponentes compartan información sobre los diferentes proyectos y eventos. Además, los responsables han celebrado sesiones de consulta para recabar la opinión del personal sobre las principales iniciativas.

Sin embargo, aún existe una gran desconexión entre los empleados y los directivos de la biblioteca. Los empleados sienten que, cuando pueden dar su opinión, no se les escucha. A menudo nos comentaron que les gustaría ver una comunicación más frecuente, clara y anticipada. Los empleados dijeron que las decisiones los sorprendían con frecuencia y que no comprendían su justificación. Por ejemplo, algunos empleados se sorprendieron cuando los directivos de la biblioteca anunciaron que algunas bibliotecas de barrio dejarían de contar con personal del condado para la seguridad y pasarían a contratar seguridad externa. Los directivos no explicaron el motivo del cambio y algunos empleados dijeron que no lo entendían ni estaban de acuerdo con la decisión.

Durante nuestra auditoría, observamos ejemplos de comunicación exhaustiva y comunicación incompleta. Por ejemplo, tras una agresión a un empleado de la Biblioteca Kenton, los directivos enviaron varios correos electrónicos a todo el personal. Sin embargo, cuando un usuario se escondió en la Biblioteca Central fuera del horario de atención con un cuchillo grande, los responsables no enviaron un correo electrónico a todo el personal, sino únicamente a los empleados de la Biblioteca Central. La falta de comunicación con todos los empleados crea un entorno propicio para la propagación de rumores y genera la sensación de que los directivos les ocultan información importante.

Según la Sociedad de Gestores de Recursos Humanos y el Servicio de Comunicaciones del Gobierno del Reino Unido, una buena comunicación es fundamental para la gestión del cambio. Estas fuentes indican que la comunicación interna debe realizarse a través de múltiples métodos y desde diversas fuentes. Los líderes deben permitir que los empleados exploren las implicaciones de los cambios, escucharlos para identificar malentendidos y responder a sus inquietudes, dar tiempo para que los mensajes se asimilen, ser honestos sobre los motivos de los cambios, involucrar a los mandos intermedios y facilitar oportunidades para el diálogo cara a cara.

Si bien los responsables de la biblioteca ya emplean algunas de estas estrategias, podrían ser más constantes. También podrían comunicarse con mayor claridad utilizando un lenguaje más directo y sencillo. Perfeccionar la forma de comunicar de manera clara y auténtica los cambios importantes que más afectan a los empleados beneficiaría a todo el sistema bibliotecario.

Recomendaciones

Recomendamos a los responsables de la biblioteca que:

Para el 1 de enero de 2024

1. Implementar acciones y procesos correctivos para garantizar que los comités de seguridad cumplan con los estándares de OSHA y promoverlos como un espacio para abordar los problemas de seguridad.
2. Coordinar con el Programa de Seguridad del Condado para completar una Evaluación de Amenazas de Violencia en el Lugar de Trabajo y un Plan de Prevención de la Violencia en el Lugar de Trabajo, y comunicar los resultados a todos los empleados.

Para el 1 de junio de 2024

3. Crear un plan para la evaluación continua del programa de seguridad, que incluya:
a. Evaluar las capacitaciones relacionadas con la seguridad, basándose en los comentarios del personal.
b. Desarrollar un proceso para garantizar que todo el personal de atención al público haya recibido formación y cursos de actualización.
c. Implementar un proceso de notificación de incidentes que incluya el análisis de datos de tendencias y la identificación y documentación de acciones correctivas.
4. Revisar los protocolos posteriores a los incidentes para brindar más detalles, en particular en lo que respecta al personal de apoyo y las sesiones informativas, ofreciendo orientación sobre incidentes graves pero no "críticos", así como permitiendo una mayor toma de decisiones a nivel de la biblioteca del barrio.
5. Comunicar a todo el personal después de incidentes graves y proporcionar resúmenes de los incidentes y las tendencias.
6. Comunicar la visión de divulgación y participación a todo el personal, incluidas las expectativas sobre la participación comunitaria para el personal que trabaja en las bibliotecas de barrio.
7. Identificar y documentar los cambios que se avecinan y que afectarán a los empleados, los cuales podrían beneficiarse de una comunicación interna específica.
a. Para cada cambio identificado, implemente una estrategia de comunicación que identifique múltiples métodos de comunicación, incluya un elemento de aporte del personal y explique las razones detrás de los cambios.
8. Desarrollar y comunicar un plan para que el equipo directivo dedique tiempo regularmente a visitar las bibliotecas del barrio.

Para el 1 de octubre de 2024:
9. Elabore un plan de personal para cuando finalicen todas las obras. De acuerdo con los hallazgos de esta auditoría, el plan de personal deberá recabar la opinión de los empleados durante su elaboración y abordar lo siguiente:
a. Seguridad, examinando la dotación de personal de seguridad y de trabajo social, incluyendo la cobertura durante las noches y los fines de semana.
b. Adaptar el modelo de persona responsable para cumplir con los acuerdos sindicales.
c. Contratar personal para las bibliotecas de barrio, para que permanezcan abiertas.
d. Participación comunitaria, de modo que los programas, la divulgación, los eventos y la participación puedan aumentar, al tiempo que se abordan las preocupaciones de los empleados en torno a la carga de trabajo y las oportunidades.
e. Asignación de habilidades culturales y lingüísticas por puesto y ubicación.
f. Dar tiempo para contratar personal para puestos difíciles de cubrir.

10. Comunique el plan de personal a los empleados de la biblioteca y preséntelo a la Junta de Comisionados del Condado tanto antes de la reapertura total de todos los edificios como después de la misma. Solicite los ajustes presupuestarios necesarios para respaldar el plan de personal.
g. La comunicación inicial al personal y a la Junta Directiva deberá realizarse antes del 1 de octubre de 2024. La comunicación de seguimiento deberá realizarse antes del 1 de octubre de 2026.

Objetivos, alcance y metodología

• Los objetivos de esta auditoría fueron:
  Describa el modelo de seguridad actual, evalúe su impacto en el entorno de seguridad e identifique mejoras en materia de seguridad.
• Identificar los desafíos estructurales en materia de personal que contribuyen a los problemas de equidad en el entorno laboral de la Biblioteca.
• Para lograr estos objetivos, nosotros:
  Se realizaron 74 entrevistas, principalmente con personal de la biblioteca (37) y gerentes (25), muchas de ellas seleccionadas al azar para evitar sesgos; también se buscó a personas en función de su experiencia.
• Realicé cinco visitas a bibliotecas.
• Se distribuyó y analizó una encuesta al personal de la biblioteca con una tasa de respuesta del 76%.
• Documentos revisados ​​y analizados, incluidos informes de incidentes y formularios RSk-2.
• Investigó las directrices de OSHA y otras mejores prácticas.
• Se revisaron las políticas, directrices y documentación de la biblioteca.
• Se analizaron los datos de Workday y Questica para observar las tasas de FTE y retención a lo largo del tiempo.

El alcance de la auditoría se centró en los ejercicios fiscales de 2022 y 2023.

Para esta auditoría, analizamos datos de RR. HH. correspondientes al período comprendido entre los años fiscales 2019 y 2023, provenientes de Workday, el sistema de planificación de recursos empresariales del condado, y Questica, el sistema de presupuestación del condado. También analizamos datos relacionados con informes de incidentes y programas de la biblioteca. Los datos de los informes de incidentes se ingresan inicialmente en formularios de Google y luego se transfieren al sistema de datos de la biblioteca, denominado Base de Datos de Informes de Incidentes de Seguridad (SIR). Los datos de programación se ingresan y almacenan en hojas de cálculo de Google, para luego ser cargados a un almacén de datos.

Evaluamos la fiabilidad de los datos mediante (1) pruebas electrónicas para detectar errores evidentes de exactitud e integridad, (2) entrevistas con funcionarios del condado con conocimiento de los datos, (3) la revisión de la documentación relacionada y (4) la colaboración estrecha con funcionarios del condado para identificar cualquier problema con los datos. Determinamos que los datos eran suficientemente fiables para los fines de este informe.

Realizamos esta auditoría de desempeño de acuerdo con las normas de auditoría gubernamental generalmente aceptadas. Dichas normas exigen que planifiquemos y llevemos a cabo la auditoría para obtener evidencia suficiente y apropiada que proporcione una base razonable para nuestros hallazgos y conclusiones, de acuerdo con nuestro objetivo de auditoría. Consideramos que la evidencia obtenida proporciona una base razonable para nuestros hallazgos y conclusiones, de acuerdo con nuestros objetivos de auditoría.

Apéndice A. Resultados de la encuesta a los empleados.

Personal

Nicole Dewees, Directora de Auditoría

Caroline Zavitkovski, directora de auditoría

Mical Yohannes, Auditor de Gestión

Dorian Pacheco, Auditor de Gestión

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