Planificación del proyecto del nuevo juzgado central

Algunos de los mayores riesgos en la planificación de proyectos de construcción involucran el proceso de acordar los objetivos del proyecto y cómo se alcanzarán.

Planificar cuidadosamente el equipamiento del edificio para cumplir los objetivos reduce la probabilidad de que el Condado tenga que realizar cambios costosos más adelante en el proyecto. Además, contar con una buena estructura de gobernanza ayuda a controlar los costos al facilitar la toma de decisiones más acertadas y oportunas.

Este informe sobre el nuevo Palacio de Justicia Central explica si el condado utilizó procesos efectivos para gestionar estos riesgos.

Descubrimos que, si bien el condado no cuenta con buenos procedimientos escritos para ayudar a guiar los proyectos de capital, el equipo del proyecto pareció seguir las mejores prácticas con respecto a la identificación de las partes interesadas, la decisión de qué habría en el edificio y el desarrollo de una estructura de toma de decisiones para el proyecto.

No evaluamos la calidad de las decisiones del Condado. Por ejemplo, no evaluamos si el Condado había tomado las mejores decisiones sobre el contenido del edificio. Nos centramos en el proceso que el Condado utilizó para tomar sus decisiones porque, según las mejores prácticas de gestión de proyectos, los procesos eficaces reducen el riesgo de fracaso.

Hemos estructurado este informe en una serie de preguntas y respuestas sobre decisiones y procesos del proyecto.

¿Por qué el condado decidió seguir adelante con este proyecto?

¿Quién aportó información al proyecto?

¿Cómo decidió el condado qué habría en el edificio?

¿Cómo se financia el proyecto?

¿Cómo afecta la financiación del proyecto a los residentes del condado?

¿Quién ha tomado las decisiones del proyecto? ¿Cómo?

¿Tiene el Condado buenas políticas para gestionar grandes proyectos de construcción de capital?

¿Por qué el condado decidió seguir adelante con este proyecto?

Las razones por las que se llevó a cabo este proyecto se deben a la gran necesidad, el apoyo financiero y los promotores electos. El juzgado actual requiere mejoras sísmicas significativas y su mecánica es obsoleta. El estado aprobó la solicitud del condado para obtener fondos de contrapartida para la construcción del nuevo juzgado, por un máximo de $125 millones. Esta colaboración brindó una buena oportunidad para que el condado siguiera adelante con el proyecto. Cabe destacar que las futuras legislaturas no están sujetas al acuerdo; en 2017, la legislatura estatal tomará la decisión de asignar los $93 millones finales de fondos estatales al proyecto. Esto no es una garantía.

La necesidad de un nuevo juzgado se conoce desde hace décadas; los informes encargados por el condado sobre la necesidad de reorganizar el espacio en el juzgado datan de la década de 1980. El mal estado general del juzgado actual se destacó en el presupuesto de capital de 2007, y la División de Instalaciones del Condado ya lo había considerado como una renovación o un nuevo proyecto de capital desde hacía bastante tiempo. La planificación del nuevo juzgado comenzó formalmente en 2006 y en 2011 el condado inició conversaciones con la legislatura estatal. En 2013, el proyecto cobró mayor impulso al incluirse en la agenda legislativa, con el apoyo del entonces presidente Jeff Cogen y el impulso de la entonces comisionada y actual presidenta Deborah Kafoury y la excomisionada Judy Shiprack.

El procedimiento administrativo del condado FAC-1 describe el proceso de planificación, autorización y construcción de proyectos de capital para instalaciones importantes, pero no aborda la selección de proyectos. El proceso para iniciar nuevos proyectos de construcción no está bien definido. La División de Instalaciones del Condado utilizó un sistema para categorizar los edificios en rendimiento alto, medio y bajo, con el objetivo de mejorarlos o deshacerse de aquellos cuya modernización fuera demasiado costosa o cuya ubicación no fuera la adecuada, entre otros factores. Se está desarrollando un nuevo proyecto para crear un proceso más estratégico para la planificación a largo plazo y las prioridades de activos de capital, que podría proporcionar una ruta más definida para nuevos proyectos de construcción.

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¿Quién aportó información al proyecto?

Los usuarios directos del edificio, como los jueces, el personal de la Oficina del Sheriff y el personal del Fiscal de Distrito, influyeron en lo que habría en el edificio, al igual que las personas responsables de actividades asociadas como financiamiento, operaciones y mantenimiento del edificio y tecnología de la información.

Las mejores prácticas nos indican la importancia de involucrar en la planificación a las partes interesadas clave (personas y grupos que podrían influir o verse afectados por las decisiones del proyecto). Esto ayuda a reducir la posibilidad de que el Condado tenga que realizar cambios costosos posteriormente en el contenido del edificio. El Condado siguió estas mejores prácticas al crear los diversos equipos de proyecto y asesoramiento para el nuevo edificio.

A través de la participación en un análisis del Centro Nacional de Tribunales Estatales (NCSC), los usuarios del juzgado influyeron inicialmente en el diseño del edificio, opinando sobre las necesidades programáticas. Los expertos del NCSC influyeron aún más en el programa del edificio al proyectar las necesidades futuras del juzgado y reflejar los estándares judiciales modernos. Day CPM, representante del propietario del Condado, y el gerente de proyecto del Condado influyeron en la programación al establecer los límites de lo que se podría incluir de forma realista en el edificio, con base en el presupuesto establecido. Si bien las limitaciones presupuestarias son una restricción significativa sobre el diseño de un edificio, los diseñadores, arquitectos, usuarios internos y personal de mantenimiento de las instalaciones han seguido influyendo en el edificio durante la fase de desarrollo del diseño, y se ha invitado a grupos externos como Elders In Action y la Alianza de Bicicletas y Peatones a aportar sus opiniones.

El Condado invitó al público a las jornadas de puertas abiertas de 2015 y 2016. Se proporcionaron formularios para comentarios en las jornadas. Además, se puso a disposición en línea una encuesta sobre las preferencias de los sitios.

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¿Cómo decidió el condado qué habría en el edificio?

El equipo del proyecto del condado pareció seguir las mejores prácticas de gestión de proyectos para decidir qué habría en el edificio.

Estas buenas prácticas hacen hincapié en obtener la opinión de los usuarios del edificio y otras partes interesadas. El Condado utilizó diversas herramientas de buenas prácticas para obtener información y definir las necesidades. Por ejemplo, el Condado:

• Contrató al Centro Nacional de Tribunales Estatales, una organización de mejora judicial reconocida a nivel nacional, para preparar un programa espacial para el edificio;
• Se revisó críticamente este plan (por ejemplo, se redujo el número propuesto de salas de tribunales civiles, penales, de familia, de salud mental y de sucesiones de 45 a 40 en total) para reflejar de manera más realista las necesidades proyectadas y al mismo tiempo permitir cierto crecimiento potencial y un uso flexible del espacio;
• Se entrevistó a los usuarios actuales de los tribunales, incluidos jueces y personal judicial;
• Se realizaron talleres y reuniones con usuarios y otras partes interesadas;
• Se construyeron maquetas de varios espacios de juzgados; y
• Planos refinados para llegar al diseño final.

Inicialmente, la Fiscalía no formaba parte del alcance del proyecto. En 2015, la Junta de Comisionados del Condado encargó al equipo del proyecto que evaluara el costo de alquilar el espacio para la Fiscalía y cuatro salas de audiencias de alto volumen de trabajo, comparándolo con su inclusión en el juzgado. El análisis demostró que la presencia de estos programas en el juzgado generaría ahorros anuales, por lo que el equipo los incluyó en el alcance.

Todos los futuros ocupantes del edificio tuvieron la oportunidad de aprobar sus planes, lo que ayudó a fijar el diseño y reducir la posibilidad de que cambiara el plan de lo que habrá en el edificio.

Al igual que otros juzgados, el Palacio de Justicia Central presenta preocupaciones de seguridad únicas para brindar una instalación segura para las más de 500 personas que trabajan allí y los aproximadamente 3.000 miembros del público que acuden al juzgado cada día.

Se necesitan controles de seguridad generales en la entrada del público. También se necesitan medios seguros para transportar a las personas detenidas al juzgado, retenerlas en las instalaciones y moverlas por el edificio en pasillos y ascensores que los visitantes, las víctimas, los abogados y el personal del juzgado no utilizan. Satisfacer estas necesidades es complejo y costoso.

Según el plan del proyecto del juzgado, el mismo incluirá lo siguiente:

• 40 salas de audiencias para casos civiles, penales, de familia, de salud mental y sucesiones
• 4 salas de audiencias de alto volumen para multas de estacionamiento, otras infracciones (principalmente multas de tránsito), reclamos menores y casos entre propietarios e inquilinos (FED)
• Cámaras de árbitros judiciales para los tipos de casos antes mencionados; espacio para personal de apoyo para la gestión de casos y servicios públicos asociados con estos casos
• Salas de deliberación del jurado en proporción a las salas del tribunal, según lo determine el programa de aforo por piso.
• Cámaras judiciales
• Operaciones de servicio público y gestión de casos del Tribunal de Circuito para todo tipo de casos
• Sala principal de reunión del jurado para los jurados que se presentan recientemente y espacio de usos múltiples para salas de reuniones
• Servicios del tribunal de familia: un programa de servicios con personal profesional para familias ante el tribunal
• Servicios de admisión a libertad condicional
• Salas de procedimientos del gran jurado y servicios de apoyo
• Oficina del Administrador del Tribunal de Primera Instancia y personal de apoyo; servicios de pagos, contabilidad de ingresos y cobros
• Oficinas del Fiscal de Distrito
• Centro de Recursos de Defensa Pública: espacio de apoyo para abogados pagados con fondos públicos para personas indigentes
• Espacio de cuidado judicial: un centro de cuidado infantil sin cita previa para las partes con casos ante el tribunal
• Centro de Recursos Legales: una biblioteca digital con personal y una función de asistencia para abogados y el público, incluidos los litigantes que se representan a sí mismos.
• Entrada interior restringida y segura (conocida como puerto de salida) y detención segura para 70 acusados ​​bajo custodia

Este resumen de lo que habrá en el edificio es solo informativo. No evaluamos si el Condado tomó las mejores decisiones sobre lo que habrá en el edificio.

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¿Cómo se financia el proyecto?

El Condado de Multnomah y el Estado de Oregón financian este proyecto público. El plan para financiar el nuevo Tribunal Central no implica nuevos impuestos.

En diciembre de 2015, el Director Financiero del Condado presentó a la Junta de Comisionados del Condado una estrategia anticipada de financiación del proyecto, basada en un edificio de $295 millones:

La cantidad de deuda a largo plazo requerida depende de factores que incluyen:

• El coste final de la construcción
• La cantidad de financiación única que la Junta destina al proyecto, como los ingresos procedentes de la venta del actual Palacio de Justicia Central, dificulta opciones como la renovación, el arrendamiento o la venta.

El Condado es propietario del proyecto porque la ley estatal le exige que proporcione un juzgado. Sin embargo, los jueces y demás personal judicial que trabajan en el edificio son empleados estatales. Esta relación motivó al Condado a solicitar al estado una contribución equivalente al 50% para financiar el proyecto. En ese momento, el costo estimado del proyecto era de $250 millones. Con base en la aprobación estatal de la solicitud del Condado para una contribución equivalente al 50%, el Condado prevé una contribución estatal de $125 millones.

Bajo la dirección de la Junta de Comisionados del Condado, el equipo del proyecto evaluó el costo de alquilar un espacio para la Fiscalía y cuatro juzgados de alto volumen de tráfico, comparándolo con su inclusión en el juzgado. El análisis demostró que la instalación de estos programas en el juzgado generaría ahorros anuales.

Con base en este análisis, la Junta ordenó al equipo añadir la Fiscalía y cuatro salas de audiencias de alto volumen al alcance del proyecto. Esto elevó el costo aprobado a $300 millones. La contribución estatal no aumentó con estas adiciones al programa.

En junio de 2016, el equipo del proyecto actualizó a la Junta de Comisionados sobre los costos estimados del proyecto:

Durante el momento de esta auditoría, parte del apoyo financiero del estado parecía estar pendiente; el condado esperaba realizar una solicitud a la legislatura por los $93 millones finales en 2017.

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¿Cómo afecta la financiación del proyecto a los residentes del condado?

La financiación para el nuevo Palacio de Justicia Central del Condado de Multnomah no afecta directamente a la mayoría de los residentes: no hay ningún aumento en los impuestos a la propiedad ni en otros impuestos.

Sin embargo, la financiación del proyecto afecta indirectamente a los residentes: a partir de 2017, el Condado comenzará a pagar el servicio de la deuda de los bonos emitidos para financiar una parte del proyecto. Esto es similar a una hipoteca, y el costo, dependiendo de la tasa de interés de la deuda y el plazo, será de aproximadamente $50,000 a $60,000 al año por cada $1 millón prestado. Con el nivel actual de endeudamiento previsto ($ 128 millones ), el costo anual será de $6 a $8 millones.

Ese costo anual de $6 a $8 millones representa fondos que, de no ser por la financiación de este proyecto, el Condado podría destinar a otras prioridades, como los servicios para los residentes. La contribución del estado al proyecto tiene un efecto indirecto similar: el dinero destinado al proyecto del juzgado no puede utilizarse para otros posibles proyectos o servicios estatales.

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¿Quién ha tomado las decisiones del proyecto? ¿Cómo?

El equipo de gestión del proyecto, que incluye al gerente de proyecto del condado, el representante del propietario, el contratista general y el arquitecto, es responsable de la toma de decisiones diaria y puede escalar problemas al liderazgo del departamento y luego al presidente y la junta de comisionados del condado, si es necesario.

La estructura de toma de decisiones se basa en una jerarquía de equipos encargados de responsabilidades específicas; cuando un equipo llega a un punto muerto en una decisión o en un enfoque para cumplir con sus responsabilidades, eleva el asunto al siguiente nivel.

Los equipos parecían reunirse con regularidad, y los asuntos parecían alcanzar el nivel adecuado y resolverse generalmente en un mes. Los asuntos que llegan a la Oficina del Presidente y a la Junta Directiva generalmente implican la necesidad de tomar decisiones relacionadas con objetivos o políticas específicas del Condado, o un cambio significativo en los procedimientos estándar.

El condado pareció cumplir con las recomendaciones de mejores prácticas para la gobernanza y la toma de decisiones, con metas y objetivos claramente establecidos para el proyecto y una estructura de toma de decisiones que ayuda a mantener el proyecto dentro del cronograma.

La estructura de gobernanza parecía estar diseñada para agilizar la toma de decisiones y enfocarla al nivel adecuado. La capacidad de tomar decisiones oportunamente ayuda a mantener el proyecto dentro del cronograma y a controlar los costos. Además, el equipo del proyecto ha comunicado regularmente sus decisiones a los grupos de interés, ha aclarado y resuelto conflictos y ha mantenido documentación de los problemas y su resolución.

Las mejores prácticas de gestión de proyectos enfatizan la importancia de contar con un acta de constitución del proyecto que ofrezca una visión general del propósito del proyecto, los objetivos mensurables , los hitos del cronograma, el presupuesto resumido, las partes interesadas, la estructura de toma de decisiones y el patrocinio del proyecto. Es fundamental establecer la estructura de toma de decisiones lo antes posible en el ciclo de vida del proyecto.

Aunque no siempre se identifica específicamente como parte de un estatuto, el Procedimiento Administrativo FAC-1 del Condado exige que los equipos de proyecto desarrollen muchos de los tipos de información que las mejores prácticas recomiendan para un estatuto. Sin embargo, el FAC-1 exige esta información más adelante en el proyecto de lo que las mejores prácticas aconsejan. No obstante, el equipo del proyecto cumplió con las mejores prácticas al desarrollar un estatuto con anticipación. Además, el equipo pareció aplicar los procesos de toma de decisiones descritos en el estatuto de manera consistente.

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¿Tiene el Condado buenas políticas para gestionar grandes proyectos de construcción de capital?

El Condado no cuenta con procedimientos adecuados para guiar proyectos como el nuevo edificio de la Sede del Departamento de Salud o el nuevo Juzgado Central. El principal procedimiento administrativo que rige los proyectos de construcción ( FAC-1 ) no abarca todo el ciclo de vida del proyecto ni incorpora plenamente las mejores prácticas de gestión de proyectos.

El FAC-1 parece ser valioso principalmente al garantizar que la Junta de Comisionados del Condado reciba información oportuna sobre los proyectos de capital de las instalaciones y tenga oportunidades periódicas para definir la dirección, el alcance y el presupuesto del proyecto. Si bien el FAC-1 asigna responsabilidades para diversos aspectos de la planificación, el desarrollo y la presentación de informes del proyecto, no ofrece orientación para los gerentes de proyecto. Por ejemplo, el FAC-1 no proporciona orientación sobre cómo gestionar los temas que abordamos en esta revisión, como la toma de decisiones y la participación de las partes interesadas.

Además de la construcción de instalaciones, los principales proyectos de capital del Condado incluyen proyectos en Transporte y Tecnología de la Información. El Condado se beneficiaría más si alineara sus enfoques de planificación e implementación de estos proyectos. Y el Condado está tomando medidas para lograrlo. En 2015, nuestra oficina realizó una auditoría sobre financiación y planificación de capital. La respuesta del Departamento de Administración del Condado a nuestras recomendaciones incluyó la creación de la unidad de Planificación Estratégica de Capital, responsable de colaborar con los departamentos de Transporte, Instalaciones y Tecnología de la Información del Condado para desarrollar un plan integral de capital a largo plazo.

Para ayudar a garantizar que los principales proyectos de capital se gestionen de acuerdo con los esfuerzos del Condado en la planificación estratégica de capital, recomendamos que la Planificación Estratégica de Capital:

1. Seguir guiando el desarrollo de un proceso coherente y transparente en el Condado para proyectos de capital importantes. Este proceso debe estar documentado y ser aplicable a proyectos de capital importantes en Transporte, Instalaciones y TI.
2. Revisar el FAC-1 para cubrir todo el ciclo de vida del proyecto, alinearlo con las mejores prácticas de gestión de proyectos y ampliarlo más allá de las Instalaciones para incluir todos los proyectos de capital principales.

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