Se han hecho mejoras, pero el licenciamiento de mascotas sigue siendo ineficiente
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Lo que encontramos
Servicios para Animales del Condado de Multnomah (Servicios para Animales) logró avances considerables al implementar 11 de las 16 recomendaciones de nuestra auditoría financiera de Servicios para Animales de 2016. Descubrimos que el proceso de licencias para mascotas sigue siendo ineficiente. Actualmente, siete personas dedican gran parte de su tiempo a ingresar manualmente los datos de las licencias. Mejorar la eficiencia del proceso de licencias para mascotas depende en gran medida de la capacidad de la base de datos de licencias para aceptar datos electrónicamente en lugar de ingresarlos manualmente.
En 2007, el condado exigió a los veterinarios que enviaran a Servicios Animales toda la información de vacunación antirrábica para perros y gatos. Servicios Animales utiliza esta información para identificar mascotas sin licencia. Servicios Animales no siempre ingresó esta información a tiempo en su sistema de licencias debido a las reasignaciones de personal, lo que resultó en pérdidas de ingresos. En la auditoría de 2016, también descubrimos que Servicios Animales no ingresó meses de información sobre la rabia de los veterinarios.
En esta auditoría de seguimiento, descubrimos que los ingresos por licencias de mascotas por internet disminuyeron un 19% en el año fiscal 2019, a pesar del aumento en las tarifas de licencias de mascotas autorizado por la Junta de Comisionados del Condado. Las ventas de licencias de mascotas por internet representan aproximadamente el 57% del total de ventas. Esta disminución de ingresos se debió a que Servicios para Animales comenzó a aplicar la ley estatal que exige presentar un comprobante de vacunación antirrábica al comprar una licencia para mascotas. Mostrar este comprobante resultaba incómodo para los dueños de mascotas que compraban su licencia para perros o gatos por internet. El condado apoya un proyecto de ley para modificar la ley estatal y disociar el comprobante de vacunación antirrábica de la licencia. Damos por hecho que esta ley se aprobará.
Servicios para Animales debería desarrollar procedimientos para gestionar las licencias de mascotas y garantizar la precisión de su base de datos de licencias. También concluimos que Servicios para Animales debería fortalecer algunos controles internos de licencias y que necesita poder demostrar cómo se gastaron las donaciones para fines especiales. Servicios para Animales implementó algunas de estas mejoras durante la auditoría.
¿Por qué hicimos esta auditoría?
El objetivo de esta auditoría de seguimiento fue determinar si el Servicio de Animales implementó las recomendaciones de la auditoría de 2016. Gran parte de este informe se centra en el licenciamiento de mascotas, ya que el Servicio de Animales no implementó adecuadamente nuestra recomendación de utilizar un sistema informático capaz de gestionar adecuadamente las licencias de mascotas.
Lo que recomendamos
Servicios Animales debe investigar a fondo otras maneras (enumeradas en este informe) de procesar las licencias de mascotas y mejorar la eficiencia del proceso. Servicios Animales también debe contar con personal suficiente para ingresar con prontitud todos los datos veterinarios. Servicios Animales debe desarrollar procedimientos integrales para el licenciamiento de mascotas y verificar la exactitud de los datos en la base de datos de licencias de mascotas de forma continua y sistemática.