Aspectos destacados del informe
Lo que encontramos
El condado implementó la mayoría de las recomendaciones del auditor que figuraban en el primer informe de auditoría sobre la respuesta del condado a la pandemia de COVID-19.
La Oficina del Sheriff del Condado de Multnomah no implementó nuestra recomendación de ampliar el uso de llamadas telefónicas gratuitas ni de modificar el funcionamiento de las videoconsultas en el vestíbulo para permitir un uso seguro.
En lo que respecta a las bibliotecas, el condado no implementó nuestra recomendación de añadir requisitos específicos de limpieza y desinfección relacionados con la COVID-19 en sus contratos con los proveedores de servicios de limpieza antes de aumentar considerablemente la capacidad de atención presencial.
Qué significan los estados
- Implementado : El auditado ha implementado completamente, o el auditado ha resuelto el problema para cumplir con la intención de la recomendación.
- En proceso : la entidad auditada ha comenzado la implementación.
- No implementado : el auditado no lo ha implementado o no tiene intención de implementarlo.
Por qué realizamos esta evaluación
La Oficina del Auditor da seguimiento a las recomendaciones de auditoría para respaldar la rendición de cuentas del gobierno del condado. Esta evaluación se centró en las recomendaciones con los siguientes plazos:
- Inmediatamente después de la publicación del informe, que tuvo lugar el 9 de febrero de 2021
- 1 de julio de 2021 o antes
- Antes de aumentar la capacidad presencial en las ubicaciones del condado
Formulamos varias recomendaciones de carácter continuo o que debían presentarse en 2022, y evaluaremos su estado en ese momento.
Estado de las recomendaciones
Implementado
Recomendación 1: Los funcionarios de salud pública del condado deben revisar las directrices del sitio web público para los proveedores de refugios sin fines de lucro dentro de los límites del condado para mejorar la claridad, de acuerdo con los requisitos estatales.
Nota del auditor: El condado actualizó el sitio web, que remite a los lectores a las directrices estatales.
Recomendación 2: La dirección de la Oficina Conjunta de Servicios para Personas sin Hogar debería incluir cláusulas para seguir las directrices de Salud Pública en los nuevos contratos con los proveedores de albergues y en las nuevas enmiendas a los contratos con dichos proveedores.
Nota del auditor: Los nuevos contratos del condado y las nuevas enmiendas con los proveedores de refugios incluyen una cláusula para seguir las directrices de salud pública.
Recomendación 3: Para ser coherente con las directrices de los CDC, la Oficina del Sheriff del Condado de Multnomah debería comenzar a cambiar diariamente las mascarillas de tela de los adultos bajo custodia si se utilizan al momento de la emisión de este informe.
Nota del auditor: El 12 de febrero de 2021, la Oficina del Sheriff del Condado de Maricopa (MCSO) emitió órdenes para actualizar los protocolos sobre el uso de cubrebocas en las cárceles de Inverness y del centro de la ciudad. La orden actualizada implementó el intercambio diario de cubrebocas de tela para los adultos bajo custodia. El Departamento de Salud Penitenciaria informó que la MCSO implementó la política de intercambio de cubrebocas.
Recomendación 5: Tras la publicación de este informe, recomendamos que los responsables de los centros de detención de menores apliquen de forma sistemática las normas sobre el uso de mascarillas entre su personal.
Nota del auditor: En lo que respecta al cumplimiento de las políticas sobre el uso de mascarillas, la dirección envió cartas al personal indicando las expectativas, correos electrónicos de recordatorio y asignó un gerente para garantizar el cumplimiento de los protocolos de seguridad.
Recomendación 6: El Programa de Residencias para Adultos Mayores debe revisar toda la comunicación reciente con cada residencia y asegurarse de que cada una haya recibido información suficiente y esté al tanto de los requisitos y las directrices relacionados con la pandemia. Se requiere especial atención a las áreas de exposición, control de infecciones, distanciamiento físico y notificación. La revisión debe realizarse lo antes posible y a más tardar 30 días después de la publicación de este informe. Si es necesario contactar a alguna de las residencias, el contacto debe realizarse dentro de los 90 días posteriores a la publicación de este informe. (Los plazos para esta recomendación se refieren al informe publicado el 9 de febrero de 2021).
Nota del auditor: El programa ACH implementó varias estrategias de comunicación. Revisamos la documentación que respalda muchas de ellas y estamos satisfechos de que hayan realizado los esfuerzos suficientes para contactar a los proveedores de ACH y garantizar que estén al tanto de los requisitos y las directrices relacionados con la pandemia.
Recomendación 7: Tan pronto como sea posible, el comité de implementación de la norma temporal COVID-19 de la OSHA (Administración de Seguridad y Salud Ocupacional de Oregón) debe completar todos los nuevos requisitos de la OSHA: evaluación de riesgos, plan de control de infecciones, protocolos para la posible exposición y capacitación de los empleados.
Nota del auditor: El condado ofreció capacitación a todos los empleados y les notificó sobre la capacitación requerida. El condado emitió protocolos para casos de posible exposición que incluían la notificación a los empleados potencialmente expuestos y afectados en un plazo de 24 horas, según lo exige la norma temporal de OSHA. Los departamentos y divisiones completaron evaluaciones de riesgos y planes de control de infecciones de acuerdo con los requisitos de la norma temporal de OSHA. Se brindaron oportunidades para que los empleados expresaran sus opiniones.
Si bien el comité implementó los requisitos de OSHA, sigue siendo responsabilidad de la dirección del departamento, del director de operaciones y del presidente garantizar que se sigan los planes y protocolos y que se complete la capacitación.
Muchos planes se elaboraron partiendo de la base de que un gran número de empleados trabajaría a distancia. A medida que más empleados del condado regresan a sus lugares de trabajo, recomendamos a los gerentes que reevalúen los riesgos y los planes. La administración del condado también debería considerar facilitar el acceso de los empleados a los protocolos para casos de posible exposición.
Recomendación 8: El departamento central de Recursos Humanos debería desarrollar un método para que los empleados puedan proporcionar comentarios relacionados con la COVID-19 de forma anónima.
Nota del auditor: Ya está disponible en la intranet del condado un formulario de Google para enviar comentarios anónimos. El condado informó a todos los empleados sobre la disponibilidad del formulario mediante un correo electrónico.
Recomendación 9: La presidenta o la persona que ella designe deberá proporcionar a los empleados un punto de contacto para la coordinación de las medidas de seguridad relacionadas con la COVID-19.
Nota del auditor: El gerente de servicios de gestión de riesgos del condado es el punto de contacto designado para la coordinación de la seguridad relacionada con la COVID-19. Esta designación se indicó en el formulario de comentarios anónimos y en un correo electrónico enviado a todos los empleados.
Recomendación 11: Antes de aumentar la capacidad presencial en las instalaciones del condado, recomendamos que el Departamento de Instalaciones y Administración de Propiedades se asegure de que se hayan completado las modificaciones necesarias en los edificios, incluida la instalación de tabiques y la mejora de los filtros en los sistemas de climatización.
Nota del auditor: En lugar de FPM, los administradores del programa verificaron que sus espacios cumplieran con los requisitos del condado para la reapertura, incluyendo modificaciones en los sistemas de climatización e instalación de barreras físicas, como tabiques. El condado exigió a los administradores del programa que utilizaran un formulario llamado "lista de verificación de espacio seguro" para documentar que sus espacios cumplían con los requisitos del condado para la reapertura.
FPM añadió filtros de aire de alto nivel en 9 edificios del condado; 7 ya contaban con este nivel de filtración. En las 70 instalaciones administradas por el condado que disponen de sistemas de climatización, FPM ha mantenido el máximo flujo de aire exterior posible, conservando al mismo tiempo la temperatura del edificio. FPM ha desplegado aproximadamente 90 purificadores de aire en 42 edificios. Estos purificadores eliminan los contaminantes del interior, incluidos los virus, de las superficies y del aire. FPM ha instalado mamparas en 119 espacios, distribuidos en 44 edificios del condado.
Recomendación 12: Antes de aumentar la capacidad presencial en las ubicaciones del condado, recomendamos que FPM trabaje con sus contratistas de limpieza para garantizar que cada ubicación tenga la capacidad de personal suficiente para garantizar la limpieza reforzada recomendada por los CDC.
Nota del auditor: FPM está notificando con antelación a sus socios de limpieza los planes de reincorporación al trabajo de los departamentos para que puedan garantizar una capacidad de personal suficiente a medida que aumenta la ocupación de los edificios.
Recomendación 13a Ubicaciones fuera de la biblioteca: Se nos ha informado que el condado está incorporando requisitos específicos de limpieza y desinfección relacionados con la COVID-19 en sus contratos con los proveedores de servicios de limpieza. Recomendamos que el Departamento de Instalaciones y Administración de Propiedades complete estos requisitos contractuales antes de que los programas aumenten significativamente la capacidad presencial en las instalaciones del condado.
Nota del auditor: El condado añadió requisitos de limpieza específicos para la COVID-19 a su contrato con Relay Resources, mediante una enmienda.
Recomendación 14: Los directores de departamento deben proporcionar computadoras propiedad del condado a los empleados que trabajan a distancia con frecuencia y deben hacer hincapié en el uso de computadoras del condado para aquellos que trabajan a distancia ocasionalmente. El condado también debe proporcionar a los empleados cualquier otro equipo que una persona utilice habitualmente para trabajar a distancia de forma eficaz, como ratones, monitores y auriculares. Estos ejemplos son meramente descriptivos, no exhaustivos.
Nota del auditor: Los directores de departamento informaron que estaban siguiendo las directrices de la administración del condado y apoyando la provisión de computadoras propiedad del condado a los empleados que trabajan a distancia. El Departamento de Tecnologías de la Información (TI) del condado suministra equipos, gestiona el inventario y realiza la resolución de problemas informáticos para los empleados del condado. Al comienzo de la pandemia, TI colaboró con los departamentos para determinar las necesidades de teletrabajo. Inicialmente, hubo escasez de suministros a nivel nacional, lo que significó que algunos empleados tuvieron que esperar por computadoras propiedad del condado. TI informó que, a medida que el equipo estuvo disponible, proporcionó a los empleados del condado kits para trabajo remoto, que incluían una computadora portátil, teclado, mouse y fuente de alimentación, además de un monitor y una estación de acoplamiento si era necesario.
En proceso
Recomendación 10: Según las respuestas a la encuesta de empleados de nuestra oficina, la aplicación de las políticas sigue siendo un desafío constante. Tras la publicación del informe y periódicamente a partir de entonces, la presidenta o la persona que designe deberá reiterar a los gerentes y empleados su expectativa de que se cumplan las políticas y recomendaciones de seguridad, incluyendo el requisito de que los empleados trabajen a distancia en la medida de lo posible.
Nota del auditor: En febrero de 2021, el Presidente, el Sheriff y el Fiscal de Distrito enviaron un correo electrónico conjunto a todos los empleados solicitando el cumplimiento de las normas. El Presidente ha enviado correos electrónicos adicionales a todos los empleados, y un boletín electrónico informativo mantiene actualizaciones periódicas sobre las medidas relacionadas con la COVID-19. Dado que esta situación continúa, seguiremos monitoreando las comunicaciones.
No implementado
Recomendación 4: Dado que las visitas gratuitas habituales están suspendidas debido a las precauciones por la COVID-19, la Oficina del Sheriff del Condado de Multnomah debería ampliar el uso de las llamadas telefónicas gratuitas o modificar el sistema de videoconferencias en el vestíbulo para permitir su uso seguro lo antes posible y, a más tardar, 90 días después de la publicación de este informe. (La fecha límite para esta recomendación corresponde al informe publicado el 9 de febrero de 2021).
Nota del auditor: La Oficina del Sheriff del Condado de Maricopa (MCSO) aún no ha reanudado las videollamadas gratuitas desde el vestíbulo de la cárcel. Si bien la MCSO no amplió el programa como se recomendó, sí consiguió fondos suficientes, mediante una combinación de fondos federales y generales del condado, para seguir financiando dos llamadas telefónicas de 10 minutos por semana para adultos bajo custodia.
Respuesta del sheriff:
Recomendación 13b Ubicaciones de las bibliotecas: Se nos ha informado que el condado está incorporando requisitos específicos de limpieza y desinfección relacionados con la COVID-19 en sus contratos con los proveedores de servicios de limpieza. Recomendamos que el Departamento de Instalaciones y Administración de Propiedades complete estos requisitos contractuales antes de que los programas aumenten significativamente la capacidad presencial en las instalaciones del condado.
Nota del auditor: El contrato que cubre las bibliotecas se firmó con ABM a través del condado de Washington, y según FPM, el condado de Multnomah no tiene control sobre el texto del contrato. FPM no se comunicó con el condado de Washington para solicitar la inclusión de un texto específico, dado que el contrato vigente incluye la cláusula de que "el contratista deberá cumplir con todas las leyes, códigos, reglamentos y ordenanzas federales, estatales y locales aplicables a la obra objeto de este contrato".
Objetivos, alcance y metodología
Los objetivos de esta evaluación fueron determinar el estado de las recomendaciones del primer informe de auditoría sobre la respuesta del condado a la pandemia de COVID-19 que tenían las siguientes fechas límite:
- Inmediatamente después de la publicación del informe, que tuvo lugar el 9 de febrero de 2021
- 1 de julio de 2021 o antes
- Antes de aumentar la capacidad presencial en las ubicaciones del condado
Los auditores evaluaron el estado de las recomendaciones basándose en entrevistas, documentación y otras pruebas disponibles.
Actualización del estado de una recomendación
Durante cada auditoría que realiza nuestra oficina, elaboramos recomendaciones destinadas a mejorar las operaciones gubernamentales, en particular en lo que respecta a la eficacia, la transparencia, la rendición de cuentas y la equidad. Nuestro objetivo al evaluar el estado de las recomendaciones es garantizar que la administración las implemente para lograr mejoras.
Reconocemos que, tras publicar una evaluación sobre el estado de las recomendaciones, la dirección puede implementar por completo una recomendación que habíamos indicado como en proceso o aún no implementada. En tal caso, la dirección puede presentar al auditor pruebas que justifiquen el cambio de estado de la recomendación en sus futuros informes. La decisión final sobre si modificar el estado de alguna recomendación recae en el auditor.
Personal
Fran Davison, Auditora Principal de Gestión
Nicole Dewees, CIA, Auditora Principal de Gestión
Annamarie McNiel, CPA, Auditora Principal de Gestión
Marc Rose, CFE, Auditor Principal de Gestión
Mark Ulanowicz, CIA, Auditor Principal de Gestión
Caroline Zavitkovski, CIA, Auditora Principal de Gestión