Aspectos destacados del informe
Lo que encontramos
El condado implementó la mayoría de las recomendaciones del Auditor del primer informe de auditoría sobre la respuesta del condado a la pandemia de COVID-19.
La Oficina del Sheriff del Condado de Multnomah no implementó nuestra recomendación de ampliar el uso de llamadas telefónicas gratuitas o modificar las operaciones de visitas por video en el vestíbulo para permitir un uso seguro.
Para las ubicaciones de las bibliotecas, el condado no implementó nuestra recomendación de agregar requisitos de limpieza y desinfección específicos de COVID-19 en sus contratos con proveedores de servicios de limpieza antes de agregar una capacidad sustancial en persona.
Qué significan los estados
- Implementado : el auditado ha implementado completamente o ha resuelto el problema para cumplir con la intención de la recomendación.
- En proceso : el auditado ha comenzado la implementación.
- No implementado : el auditado no ha implementado o no tiene la intención de implementar.
¿Por qué hicimos esta evaluación?
La Auditoría da seguimiento a las recomendaciones de auditoría para apoyar la rendición de cuentas del gobierno del condado. Esta evaluación se centró en las recomendaciones con los siguientes plazos:
- Inmediatamente después de la emisión del informe, que fue el 9 de febrero de 2021
- 1 de julio de 2021 o antes
- Antes de agregar capacidad en persona en las ubicaciones del condado
Hicimos varias recomendaciones que eran de carácter continuo o que debían cumplirse en 2022, y evaluaremos su estado en ese momento.
Estado de las recomendaciones
Implementado
Recomendación 1: Los funcionarios de salud pública del condado deben revisar la guía en el sitio web público para los proveedores de refugios sin fines de lucro dentro de los límites del condado para mejorar la claridad, de acuerdo con los requisitos estatales.
Nota del auditor: El condado actualizó el sitio web, que dirige a los lectores a las pautas estatales.
Recomendación 2: La gestión de la Oficina Conjunta de Servicios para Personas sin Hogar debería incluir cláusulas para seguir las directrices de Salud Pública en los nuevos contratos con los proveedores de refugios y en las nuevas enmiendas a los contratos con los proveedores de refugios.
Nota del auditor: Los nuevos contratos del condado y las nuevas enmiendas con los proveedores de refugio incluyen una cláusula para seguir las pautas de salud pública.
Recomendación 3: Para ser coherente con las pautas de los CDC, la Oficina del Sheriff del Condado de Multnomah debería comenzar a intercambiar las mascarillas de tela de los adultos detenidos a diario si se utilizan al momento de la emisión de este informe.
Nota del auditor: El 12 de febrero de 2021, la Oficina del Sheriff del Condado de McNamara (MCSO) emitió órdenes para actualizar los protocolos de uso de mascarillas en las cárceles de Inverness y del centro. La orden actualizada implementó un intercambio diario de mascarillas de tela para los adultos detenidos. El Departamento de Salud Correccional informó que la MCSO implementó la política de intercambio de mascarillas.
Recomendación 5: Tras la emisión de este informe, recomendamos que los administradores de los centros de detención juvenil apliquen sistemáticamente las políticas de uso de mascarilla entre su personal.
Nota del auditor: Con respecto a la aplicación de las políticas de uso de mascarillas, la gerencia envió cartas de expectativas al personal, correos electrónicos recordatorios al personal y asignó un gerente para garantizar los protocolos de seguridad.
Recomendación 6: El Programa de Residencias para Adultos Mayores debe revisar todas las comunicaciones recientes con cada ACH y asegurarse de que cada una haya recibido suficiente información y conozca los requisitos y directrices relacionados con la pandemia. Se debe prestar especial atención a las áreas de exposición, control de infecciones, distanciamiento físico y notificación. La revisión debe realizarse lo antes posible y, en un plazo máximo de 30 días a partir de la emisión de este informe. Si es necesario contactar, debe hacerse en un plazo mínimo de 90 días a partir de la emisión de este informe. (Los plazos para esta recomendación se refieren al informe emitido el 9 de febrero de 2021).
Nota del auditor: El Programa ACH implementó varias estrategias de comunicación. Revisamos el apoyo a muchas de sus estrategias y estamos satisfechos de que se esforzaron lo suficiente para conectar con los proveedores de ACH y asegurar que estuvieran al tanto de los requisitos y las directrices relacionados con la pandemia.
Recomendación 7: Lo antes posible, el comité de implementación de las normas temporales de COVID-19 de Seguridad y Salud Ocupacional de Oregón (OSHA) debe completar todos los nuevos requisitos de OSHA: evaluación de riesgos, plan de control de infecciones, protocolos para posible exposición y capacitación de los empleados.
Nota del auditor: El condado ofreció capacitación a todos los empleados y les notificó sobre la capacitación requerida. El condado emitió protocolos para posibles exposiciones, que incluían la notificación a los empleados potencialmente expuestos y afectados dentro de las 24 horas, según lo exige la norma temporal de la OSHA. Los departamentos y divisiones completaron evaluaciones de riesgos y planes de control de infecciones de acuerdo con los requisitos de la norma temporal de la OSHA. Se brindaron oportunidades para que los empleados compartieran sus comentarios.
Si bien el comité implementó los requisitos de OSHA, sigue siendo responsabilidad del liderazgo del departamento, el director de operaciones y el presidente garantizar que se sigan los planes y protocolos y que se complete la capacitación.
Muchos planes se elaboraron asumiendo que un gran número de empleados teletrabajaría. A medida que más empleados del condado regresan a sus puestos de trabajo, recomendamos a los gerentes que reevalúen los riesgos y los planes. La administración del condado también debería considerar facilitar a los empleados los protocolos de posible exposición.
Recomendación 8: El departamento central de Recursos Humanos debería desarrollar un método para que los empleados proporcionen comentarios relacionados con la COVID-19 de forma anónima.
Nota del auditor: Ya está disponible en la intranet del condado un formulario de Google para proporcionar comentarios anónimos. El condado informó a todos los empleados sobre el formulario de comentarios mediante un correo electrónico.
Recomendación 9: El presidente o la persona que este designe debe proporcionar a los empleados un punto de contacto para la coordinación de seguridad frente al COVID-19.
Nota del auditor: El Gerente de Servicios de Riesgo del condado es el punto de contacto designado para la coordinación de seguridad frente a la COVID-19. Esta designación se identificó en el formulario de comentarios anónimos y en un correo electrónico enviado a todos los empleados.
Recomendación 11: Antes de agregar capacidad en persona en las ubicaciones del condado, recomendamos que Instalaciones y Administración de Propiedades se asegure de que se hayan completado las modificaciones necesarias en los edificios, incluida la instalación de particiones y las actualizaciones de filtros en los sistemas HVAC.
Nota del auditor: En lugar de usar el FPM, los administradores de programas verificaron que sus espacios cumplían con los requisitos del condado para la reapertura, incluyendo la implementación de modificaciones en el sistema de climatización (HVAC) y la instalación de barreras físicas, como mamparas. El condado exigió a los administradores de programas que utilizaran un formulario llamado lista de verificación de espacios seguros para documentar que sus espacios cumplían con los requisitos del condado para la reapertura.
FPM instaló filtros de aire de alto nivel en 9 edificios del condado; 7 ya contaban con este nivel de filtración. En las 70 instalaciones administradas por el condado con sistemas de climatización (HVAC), FPM ha mantenido el máximo flujo de aire exterior posible, manteniendo la temperatura del edificio. FPM ha instalado unos 90 depuradores de aire en 42 edificios. Estos depuradores eliminan los contaminantes interiores, incluidos los virus, de las superficies y del aire. FPM ha instalado mamparas en 119 espacios de 44 edificios del condado.
Recomendación 12: Antes de agregar capacidad en persona en las ubicaciones del condado, recomendamos que FPM trabaje con sus contratistas de limpieza para garantizar que cada ubicación tenga suficiente capacidad de personal para garantizar la limpieza mejorada recomendada por los CDC.
Nota del auditor: FPM está notificando con anticipación a los socios de limpieza sobre los planes de regreso al trabajo de los departamentos para que puedan garantizar una capacidad de personal suficiente a medida que aumenta la ocupación en los edificios.
Recomendación 13a Ubicaciones no bibliotecarias: Se nos informa que el condado está actualmente en proceso de incorporar requisitos de limpieza y desinfección específicos para la COVID-19 en sus contratos con los proveedores de servicios de limpieza. Recomendamos que la Administración de Instalaciones y Propiedades complete estos requisitos contractuales antes de que los programas amplíen la capacidad presencial en las ubicaciones del condado.
Nota del auditor: El condado agregó requisitos de limpieza específicos de COVID-19 en su contrato con Relay Resources, mediante una enmienda.
Recomendación 14: Los directores de departamento deben proporcionar computadoras del condado a los empleados que teletrabajan frecuentemente y deben enfatizar el uso de computadoras del condado para los empleados que teletrabajan ocasionalmente. El condado también debe proporcionar a los empleados cualquier otro equipo que una sola persona utilice habitualmente para teletrabajar eficazmente, como ratones, monitores y auriculares. Estos ejemplos son descriptivos, no exhaustivos.
Nota del auditor: Los directores de departamento informaron que estaban siguiendo las directrices de la dirección del condado y apoyando la provisión de computadoras del condado a los empleados que teletrabajan. El departamento de Tecnología de la Información (TI) del condado suministra equipos, gestiona el inventario y soluciona los problemas de TI de los empleados del condado. Al principio de la pandemia, el departamento de TI colaboró con los departamentos para determinar las necesidades de teletrabajo. Inicialmente, hubo escasez de suministros a nivel nacional, lo que obligó a algunos empleados a esperar las computadoras del condado. El departamento de TI informó que, a medida que el equipo estuvo disponible, suministró a los empleados del condado kits remotos, que incluían una computadora portátil, un teclado, un ratón y una fuente de alimentación, además de un monitor y una estación de acoplamiento si era necesario.
En proceso
Recomendación 10: Según las respuestas a la encuesta de empleados de nuestra oficina, parece que la aplicación de las políticas es un desafío constante. Tras la emisión del informe y periódicamente a partir de entonces, la presidenta o la persona que ella designe debe reiterar a los gerentes y empleados sus expectativas de que se cumplan las políticas y recomendaciones de seguridad, incluyendo el requisito de que los empleados teletrabajen en la medida de lo posible.
Nota del auditor: En febrero de 2021, el presidente, el sheriff y el fiscal de distrito enviaron un correo electrónico conjunto a todos los empleados para exigir el cumplimiento. El presidente ha enviado correos electrónicos adicionales a todos los empleados, y un boletín electrónico para empleados proporciona actualizaciones periódicas que reiteran las expectativas relacionadas con la COVID-19. Dado que esta situación persiste, seguiremos monitoreando las comunicaciones.
No implementado
Recomendación 4: Dado que las opciones habituales de visitas gratuitas están suspendidas debido a las precauciones por la COVID-19, la Oficina del Sheriff del Condado de Multnomah debería ampliar el uso de llamadas telefónicas gratuitas o modificar las operaciones de videoconferencias en el vestíbulo para permitir un uso seguro lo antes posible y, a más tardar, 90 días después de la publicación de este informe. (La fecha límite para esta recomendación se refiere al informe emitido el 9 de febrero de 2021).
Nota del auditor: La Oficina del Sheriff del Condado de McNamara (MCSO) aún no ha reabierto las visitas gratuitas por video al vestíbulo de la cárcel. Si bien no amplió el programa según lo recomendado, sí consiguió fondos suficientes, mediante una combinación de fondos federales y generales del condado, para seguir pagando dos llamadas telefónicas de 10 minutos por semana para adultos detenidos.
Respuesta del sheriff:
Recomendación 13b: Ubicaciones de bibliotecas: Se nos informa que el condado está incorporando requisitos de limpieza y desinfección específicos para la COVID-19 en sus contratos con los proveedores de servicios de limpieza. Recomendamos que la Administración de Instalaciones y Propiedades complete estos requisitos contractuales antes de que los programas amplíen la capacidad presencial en las ubicaciones del condado.
Nota del auditor: El contrato que cubre las bibliotecas se celebra con ABM a través del Condado de Washington y, según FPM, el Condado de Multnomah no tiene control sobre el texto del contrato. FPM no contactó al Condado de Washington para añadir texto específico debido a que el texto del contrato existente incluye la cláusula "el contratista deberá cumplir con todas las leyes, códigos, reglamentos y ordenanzas federales, estatales y locales aplicables a la obra de este contrato".
Objetivos, alcance y metodología
Los objetivos de esta evaluación fueron determinar el estado de las recomendaciones del primer informe de auditoría sobre la respuesta del condado a la pandemia de COVID-19 que tenía las siguientes fechas de vencimiento:
- Inmediatamente después de la emisión del informe, que fue el 9 de febrero de 2021
- 1 de julio de 2021 o antes
- Antes de agregar capacidad en persona en las ubicaciones del condado
Los auditores evaluaron el estado de las recomendaciones basándose en entrevistas, documentación y otra evidencia disponible.
Actualización del estado de una recomendación
Durante cada auditoría que realiza nuestra oficina, formulamos recomendaciones para mejorar las operaciones gubernamentales, en particular en materia de eficacia, transparencia, rendición de cuentas y equidad. Nuestro objetivo al evaluar el estado de las recomendaciones es garantizar que la administración las implemente para mejorarlas.
Reconocemos que, tras publicar una evaluación sobre el estado de las recomendaciones, la administración podría implementar plenamente una recomendación que, según informamos, estaba en proceso o no se había implementado. La administración puede entonces proporcionar evidencia al Auditor que demuestre por qué debería modificarse el estado de la recomendación en sus futuros informes. La decisión final sobre si modificar el estado de una recomendación recae en el Auditor.
Personal
Fran Davison, Auditora de Gestión Principal
Nicole Dewees, CIA, Auditora Principal de Gestión
Annamarie McNiel, CPA, Auditora de Gestión Principal
Marc Rose, CFE, Auditor Principal de Gestión
Mark Ulanowicz, CIA, Auditor Principal de Gestión
Caroline Zavitkovski, CIA, Auditora Principal de Gestión