Fondos para pandemias: La administración cuenta con políticas y procedimientos establecidos para gestionar los fondos para pandemias.
Financiamiento y gastos relacionados con la pandemia
Objetivo, alcance y metodología
Lo que encontramos
En esta auditoría, constatamos que la administración del condado buscó un equilibrio entre la necesidad de distribuir rápidamente recursos a la comunidad y el mantenimiento de políticas y procedimientos eficaces para gestionar el gasto de los fondos de ayuda relacionados con la pandemia. Encontramos varias áreas en las que el condado gestionó adecuadamente las políticas y los procedimientos; también encontramos algunas áreas de mejora:
- El condado pareció gastar de acuerdo con su compromiso declarado de liderar con la raza, con base en fondos gastados con la intención de servir a miembros de la comunidad culturalmente específicos, incluidos miembros de la comunidad negra, indígena y de color, así como asociarse con nuevos proveedores que tenían conexiones con miembros de la comunidad culturalmente específicos.
- La administración garantizó la implementación de políticas y procedimientos para gestionar los gastos relacionados con la pandemia. Por ejemplo, el condado proporcionó orientación para codificar y dar seguimiento a los gastos relacionados con la pandemia que serían elegibles para su pago con fondos federales para la pandemia, como los de la Ley CARES, lo que ayudó a garantizar que el condado no dejara fondos federales sin utilizar.
- En virtud de la declaración de emergencia del presidente del condado, la división de compras del condado aprobó un número limitado de exenciones para permitir la contratación sin licitación pública. Esto brindó flexibilidad a los departamentos del condado para satisfacer las necesidades emergentes y urgentes del condado y de las comunidades a las que sirven.
- Como la pandemia afectó negativamente las finanzas de algunos miembros de la comunidad, el condado desarrolló procesos y procedimientos para brindar asistencia financiera directa a los miembros de la comunidad.
- En un caso, descubrimos que una unidad de trabajo eludió los procedimientos mediante el uso de una tarjeta de compras del condado (similar a una tarjeta de crédito). Esto resultó en que el condado pagara a un proveedor que había sido condenado por robo y reclamaciones falsas por facturación médica. Inicialmente, el condado realizó estos pagos con fondos federales relacionados con la pandemia (principalmente la Ley CARES), lo cual no estaba permitido porque el proveedor figuraba en la lista de proveedores excluidos del gobierno federal.
- Identificamos una transacción en la que el condado pagó al proveedor equivocado, lo que resultó en un pago en exceso a una organización proveedora y una falta de pago a otra.
- Las organizaciones proveedoras informaron que, en general, tuvieron experiencias positivas trabajando con el condado para distribuir fondos para la pandemia, pero también informaron barreras de elegibilidad para algunos miembros de la comunidad y que no había fondos suficientes para todos.
¿Por qué hicimos esta auditoría?
La pandemia de COVID-19 ha presentado desafíos significativos para el Condado de Multnomah. Realizamos esta auditoría para promover la transparencia y la rendición de cuentas en las operaciones gubernamentales durante este período sin precedentes. Este informe detalla en qué gastó el condado los fondos para la pandemia, qué organizaciones proveedoras los recibieron y si los fondos se distribuyeron de acuerdo con el compromiso declarado del condado de abordar la cuestión racial. También detalla nuestro trabajo y hallazgos sobre las políticas y procedimientos relacionados con las adquisiciones, la contratación, la gestión de contratos, la gestión de inventarios y el riesgo de fraude, e información obtenida de las organizaciones proveedoras a través de nuestra encuesta sobre la colaboración con el condado para proporcionar fondos y servicios de ayuda relacionados con la pandemia a los miembros de la comunidad.
Lo que recomendamos
- Recomendamos que la División Central de Cuentas por Pagar brinde capacitación mejorada sobre tarjetas de compras (tarjetas P) a todo el personal del condado que use o administre transacciones con tarjetas P antes del 31 de diciembre de 2021. Recomendamos que esta capacitación mejorada destaque que los servicios no se pueden pagar con tarjetas P, que las tarjetas P no deben usarse para eludir los controles de cuentas por pagar, la responsabilidad de los roles de revisión y aprobación, y enfatice las consecuencias de no seguir las políticas del condado, que incluyen, entre otras, la revocación de los privilegios de las tarjetas P.
- Recomendamos que la oficina del Director Financiero desarrolle un control de detección centralizado para identificar el uso indebido de las transacciones con tarjetas de pago. Un control de detección es un procedimiento para identificar errores o problemas una vez ocurridos. Este proceso debe complementar las auditorías periódicas de la Central de Cuentas por Pagar e incluir una comparación de los proveedores de tarjetas de pago con la lista federal de Sistemas para la Gestión de Adjudicaciones (SAM.gov). Recomendamos que este proceso se realice al menos trimestralmente y se implemente antes del 31 de diciembre de 2021.
- Desde la emisión de este informe hasta al menos fines de 2022, el presidente del condado y el departamento de relaciones gubernamentales deben seguir comunicándose frecuentemente con la legislatura estatal de Oregón y la delegación federal sobre los requisitos de asistencia para el alquiler que fueron barreras para ayudar a las personas necesitadas, en particular a los miembros de la comunidad negra, indígena y de color, a recibir asistencia durante la pandemia de COVID-19.
- Recomendamos que antes del 31 de diciembre de 2021, el Departamento de Salud evalúe a los empleados asignados a roles de aprobación para garantizar que su capacidad de carga de trabajo sea adecuada para revisar las transacciones de manera efectiva y adecuada antes de completar un paso de aprobación en Workday.
- Recomendamos que antes del 31 de diciembre de 2021, el Departamento de Salud mejore sus controles de detección para garantizar que se realicen conciliaciones de rutina de los pagos a los proveedores, para ayudar a identificar cualquier pago incorrecto, como las conciliaciones mensuales de los contratos de las facturas de los proveedores por lo que se ha pagado en comparación con lo que se ha facturado hasta la fecha.
Financiamiento y gastos relacionados con la pandemia
Nuestros objetivos de auditoría incluyeron determinar qué fondos relacionados con la pandemia recibió o pudo recibir el condado durante el año fiscal 2021 (AF2021) y en qué los gastó, así como determinar si el condado realizó esfuerzos para distribuir los fondos relacionados con la pandemia del AF2021 de acuerdo con su compromiso declarado de priorizar la equidad racial. A continuación, se presentan resúmenes de los fondos relacionados con la pandemia recibidos y gastados durante el AF2021. El AF2021 abarcó el período del 1 de julio de 2020 al 30 de junio de 2021.
El financiamiento total relacionado con la pandemia reconocido en el año fiscal 2021 fue de $159.5 millones
Los datos presentados en las gráficas a continuación representan la financiación relacionada con la pandemia reconocida por el Condado de Multnomah para el año fiscal 2021. No incluyen los fondos generales del condado utilizados para cubrir gastos o esfuerzos relacionados con la pandemia. Tampoco incluyen los ingresos relacionados con las fuentes de financiación actuales. Codificamos los ingresos con base en una revisión de la codificación en el software financiero del condado y de la documentación presupuestaria del condado.
- Resumen de financiación recibida
- Financiamiento relacionado con la pandemia reconocido por el Departamento del Condado en el año fiscal 2021 (más de $100,000)
- Otros fondos recibidos por el Departamento
El gasto total relacionado con la pandemia en el año fiscal 2021 fue de $159,3 millones
Los datos presentados en los gráficos a continuación representan los gastos codificados según las fuentes de financiación relacionadas con la pandemia. No incluyen los fondos generales del condado utilizados para financiar los costos o esfuerzos relacionados con la pandemia. Tampoco incluyen los gastos relacionados con las fuentes de financiación actuales.
Categorizamos los gastos con el objetivo de ayudar al público a comprender los gastos generales del condado relacionados con la pandemia durante el año fiscal 2021. Basamos las categorías en una revisión de la codificación del software financiero del condado y en una revisión exhaustiva de las facturas y contratos de los proveedores.
Gastos relacionados con la pandemia por programa/servicio
Los gastos se resumen en las siguientes categorías:
- Asistencia para el alquiler, la hipoteca, el motel y los servicios públicos : este es el pago directo de la renta, la hipoteca, la estadía en el motel (incluye pagos a propietarios/administradores de propiedades por el espacio alquilado para el aislamiento voluntario), la basura, la electricidad, el teléfono y/o la factura de internet de un miembro de la comunidad. Estos pagos se realizan directamente por el condado o a través de una organización colaboradora como Home Forward.
- Costos de personal : incluye los costos laborales directos del condado, así como los costos del condado para las agencias de personal temporal.
- Servicios del proveedor : incluye servicios de refugio y vivienda de emergencia, trabajadores de salud culturalmente específicos y servicios de salud mental, y otra asistencia al cliente.
- Compras/reparaciones de terrenos/edificios/estructuras : incluye la compra de terrenos y edificios de la propiedad ubicada en 1952 N. Lombard y el antiguo Days Inn en NE 82nd, refugios de paletas (pequeñas casas móviles temporales) y modificaciones/reparaciones de refugios/moteles.
- Programa de Fondos de Ayuda Empresarial : apoyo financiero operativo para establecimientos de comida afectados por la COVID-19. Este financiamiento se proporcionó directamente a más de 2780 negocios a través del condado. Además, los negocios del condado de Multnomah recibieron fondos a través de organizaciones colaboradoras, como el Instituto Benéfico Portland Business Alliance, la Cámara de Comercio Afroamericana, la Cámara de Comercio Filipino-Americana, la Red Asiático-Pacífico Americana de Oregón y el Centro para Jóvenes y Familias Nativas Americanas.
- Alimentos : incluye el programa de Justicia Alimentaria, preparación y entrega directa de alimentos en refugios y comunidades, proporcionados por organizaciones asociadas culturalmente específicas, y otras compras directas de alimentos.
- Programas de tarjetas de regalo : incluyen una gran inyección de equivalente de efectivo destinada a brindar asistencia flexible al cliente de manera rápida y hacer que los fondos estén disponibles para que los miembros de la comunidad obtengan los artículos necesarios.
- Suministros para el control de infecciones : incluye equipo de protección personal (EPP), mascarillas, batas, guantes y suministros desinfectantes.
- Servicios internos del condado : costos de personal y suministros para servicios de apoyo interno para solicitudes de instalaciones (servicios de limpieza y seguridad de refugios), instalación de plexiglás y varios otros costos de administración de propiedades y soporte de TI.
- Suministros : diversos suministros para apoyar la emergencia relacionada con la pandemia en todos los departamentos, incluidos suministros médicos para las clínicas del Departamento de Salud, computadoras y suministros de computadoras para ayudar a que el personal del condado se traslade a un entorno de trabajo remoto y ropa/ropa de cama/suministros de higiene para refugios.
- Tiendas de campaña/lonas/equipo para dormir : proporcionado directamente a los miembros de la comunidad que lo necesitan.
- Instalaciones y administración (F&A) : monto gastado en costos de apoyo (por ejemplo, administrar los fondos relacionados con la pandemia) que, si bien no están permitidos por el Fondo de alivio del coronavirus (CRF), sí estaban permitidos bajo algunos de los otros fondos de subvención.
- Servicios de pruebas de laboratorio y vacunación , incluidas las vacunas contra la COVID-19.
- Otros : consulte la pestaña que detalla otros gastos a continuación.
- Servicios de limpieza y lavandería : incluye servicios de lavandería, limpieza y control de plagas en moteles y refugios.
- Equipo : incluye una camioneta móvil para pruebas de COVID-19, equipo esterilizador, radios para la Oficina del Sheriff para ayudar con el distanciamiento social y equipo electoral.
- Comunicaciones y anuncios de servicio público (PSA) : incluye servicios de centros de llamadas de terceros y tiempo comprado para anuncios realizados en radio y televisión.
- Espacio de vacunación y pruebas : costos asociados con el espacio para los sitios comunitarios de prueba y vacunación de COVID-19.
Los gastos clasificados como Otros fueron aproximadamente $670,000
A continuación se muestra un gráfico de los gastos relacionados con la pandemia, clasificados como "Otros". Los $111,000 restantes dentro de la categoría "Otros" representan costos de varios departamentos e incluyen compras para clínicas de salud, así como gastos de asistencia directa a clientes.
Gastos relacionados con la pandemia clasificados como "Otros" en el gráfico anterior
Los gastos totales de personal relacionados con la pandemia para el año fiscal 2021 fueron de $34,38 millones
Gastos relacionados con la pandemia por proveedor
El condado proporcionó $58.7 millones para gastos relacionados con la pandemia a más de 70 proveedores de servicios en el año fiscal 2021. La mayoría de estos proveedores proporcionaron algún nivel de servicios culturalmente específicos con fondos relacionados con la pandemia.
Uno de nuestros objetivos de auditoría fue determinar si el condado se esforzó por invertir los fondos relacionados con la pandemia de acuerdo con su compromiso declarado de abordar la cuestión racial. Descubrimos que el condado parecía invertir de acuerdo con este compromiso, con base en los fondos destinados a brindar servicios culturalmente específicos, incluyendo servicios a miembros de las comunidades afroamericana, indígena y racializada, así como a colaborar con nuevos proveedores con conexiones para brindar servicios culturalmente específicos.
A continuación, se muestran gráficos que muestran los proveedores (que no sean Home Forward) que recibieron $25,000 o más del condado para gastos relacionados con la pandemia en el año fiscal 2021 para ayudar con programas como:
- Programas de asistencia para vivienda y alquiler (no incluye pagos directos a propietarios/administradores de propiedades/instituciones financieras por habitaciones de motel/pagos de alquiler/hipoteca o pagos directos a servicios públicos/compañías de teléfono/Internet/contratistas)
- Programa del Fondo de Ayuda Empresarial
- Programas de alimentos, como el programa de Justicia Alimentaria, comidas proporcionadas por organizaciones asociadas culturalmente específicas y preparación y entrega directa de alimentos en refugios y comunidades (no incluye la compra directa de suministros de alimentos y agua a minoristas).
- Otros servicios del proveedor, como servicios de refugio y vivienda de emergencia, trabajadores de salud culturalmente específicos y servicios de salud mental, y otra asistencia al cliente.
Nota: Home Forward representa aproximadamente $27.5 millones en gastos relacionados con la pandemia. Los gráficos a continuación no incluyen Home Forward porque la visualización de los fondos destinados a Home Forward eclipsa el resto de la visualización. Casi la totalidad (más del 99%) de los gastos asociados con Home Forward se destinaron a programas de asistencia para el alquiler. Los contratos del condado con Home Forward incluyen estrategias o prioridades con enfoque cultural.
El condado trabajó con más de 70 proveedores de servicios para ampliar los programas/servicios a los miembros de la comunidad en cuatro categorías principales de gastos de programas/servicios en el año fiscal 2021.
Sesenta y uno (80%) de los 76 proveedores en este análisis se identificaron como organizaciones culturalmente específicas, o algunos o todos sus gastos se destinaron a brindar servicios culturalmente específicos. Diez proveedores (13%) tenían estrategias/prioridades culturalmente específicas incluidas en su contrato con el condado. Los cinco restantes (7%) tenían contratos para brindar servicios más generales (por ejemplo, comidas en albergues o servicios para personas encarceladas).
El condado aprovechó varios proveedores nuevos para ayudar a brindar apoyo a la comunidad desde que comenzó la pandemia
Veintidós (29%) de los 76 proveedores, con un gasto de $5.9 millones, no habían prestado servicios en nombre del condado antes de la declaración de emergencia del condado por la pandemia de COVID-19 (marzo de 2020). El condado pareció esforzarse, con programas como los de Justicia Alimentaria y Ayuda Empresarial, por aprovechar a estos nuevos proveedores gracias a sus conexiones para brindar servicios culturalmente específicos.
La administración del condado permitió algunas excepciones en las políticas y procedimientos para responder a las necesidades urgentes provocadas por la pandemia de suministros y asistencia al cliente.
La gerencia se aseguró de que existieran políticas y procedimientos para gestionar el gasto de la pandemia en el sistema de registro financiero y de recursos humanos del condado, Workday (Sistema de planificación de recursos empresariales (ERP). Esto incluyó orientación para codificar y rastrear los gastos relacionados con la pandemia que serían elegibles para su pago con fondos federales relacionados con la pandemia, como la Ley CARES.
El condado mantuvo la mayoría de sus procedimientos estándar para gestionar el gasto pandémico e hizo algunos cambios para acelerar el proceso.
La pandemia presentó al condado nuevos gastos imprevistos, como suministros de equipo de protección como guantes y mascarillas, recursos adicionales de salud pública, espacios de refugio y cuarentena, y asistencia financiera directa a los miembros de la comunidad. Al principio de la pandemia, el Director Financiero del condado colaboró con las unidades financieras de todo el condado para garantizar que los costos relacionados con la pandemia se codificaran específicamente como relacionados con la pandemia en el sistema de registro financiero y de recursos humanos del condado, Workday. En la Ley CARES original, la fecha límite de gasto era el 30 de diciembre de 2020. Esta fecha límite presentaba cierto riesgo: si el condado no gastaba todos los fondos de la Ley CARES que recibió antes de la fecha límite, o si, con la prisa por obtener fondos, el condado gastaba los fondos CARES en gastos no elegibles, podría tener que devolver los fondos al gobierno federal.
El condado contaba con políticas y procedimientos establecidos antes de la pandemia, y en general continuó utilizando esos procesos durante la pandemia. Sin embargo, con el fin de comprar suministros relacionados con la pandemia según se necesiten, con rapidez y para brindar asistencia directa a la comunidad, la declaración de emergencia del condado suspendió las normas de compra. Esto permitió cambios en los procesos y algunas excepciones a las normas. Por ejemplo, el condado:
- proporcionó pagos por adelantado a algunas organizaciones proveedoras;
- eliminó el requisito de utilizar un proceso competitivo para las compras;
- distribuyó $5 millones en tarjetas de regalo, en montos individuales de hasta $599, como un medio de asistencia directa a los miembros de la comunidad.
La gerencia nos habló sobre cómo equilibrar la necesidad de distribuir fondos rápidamente y, al mismo tiempo, ser conscientes de mantener políticas y procedimientos eficaces para garantizar el cumplimiento del gasto de los fondos para la pandemia por parte del condado. En algunas zonas, el condado estuvo dispuesto a asumir mayores riesgos para satisfacer las necesidades de la comunidad.
El condado hizo excepciones a las reglas de contratación para gestionar las necesidades de suministro y servicio.
La pandemia presentó otro desafío en cuanto a bienes y servicios: algunos suministros y servicios escaseaban, y el condado tuvo que recurrir a nuevos proveedores en ciertas situaciones. El presidente emitió una proclamación de emergencia el 11 de marzo de 2020 que, entre otras cosas, suspendió los requisitos de la Junta de Revisión de Contrataciones Públicas (PCRB) para la compra de bienes y servicios relacionados con la pandemia, como alimentos, alojamiento, servicios de lavandería, mascarillas y guantes. Las normas de la PCRB incluyen que el condado permitirá una competencia imparcial y abierta en sus contrataciones. Esto ayuda a garantizar que el condado no pague de más por los bienes y servicios, a la vez que garantiza la oportunidad de que muchos proveedores y contratistas se beneficien de la actividad comercial del condado. Bajo esta declaración de emergencia, el gerente de compras del condado tenía la autoridad para emitir exenciones, de ser necesario, a los requisitos de la PCRB.
En vista de las circunstancias derivadas de la pandemia y la necesidad de comprar a nuevos proveedores con relativa rapidez, el gerente de compras del condado aprobó un total de 122 exenciones para 116 proveedores entre el 11 de marzo de 2020 and August de 2021, para bienes o servicios directamente relacionados con la pandemia. Estas exenciones brindaron a los departamentos del condado la flexibilidad necesaria para actuar con mayor rapidez y satisfacer las necesidades urgentes de la comunidad.
El condado otorgó exenciones de los requisitos de compra estándar en amplias categorías de bienes y servicios relacionados con la pandemia, pero más comúnmente para equipos de protección personal (EPP).
Si bien estas exenciones permitieron la contratación con un solo proveedor sin un proceso de licitación competitivo, el gerente de compras nos dijo que trabajaron con el liderazgo superior y alentaron a los departamentos del condado a utilizar los procesos existentes siempre que sea posible, como buscar múltiples ofertas, para promover un entorno de adquisiciones competitivo.
Los proveedores del Departamento de Salud recibieron el mayor número de exenciones de los requisitos de compra estándar
La Junta de Comisionados del Condado extendió la declaración de emergencia hasta el 31 de diciembre de 2021, lo que permite una exención continua de los requisitos de la PCRB. Después del 31 de diciembre de 2021, las exenciones permitidas bajo la declaración de emergencia ya no estarán disponibles para los departamentos, a menos que la Junta extienda la declaración de emergencia.
El condado todavía utiliza exenciones, pero desde el pico en noviembre de 2020, cuando se acercaba la fecha de vencimiento inicial de la Ley CARES, la cantidad de solicitudes de exenciones disminuyó.
Entre el 11 de marzo de 2020 and August de 2021, el gerente de compras otorgó un total de 122 exenciones a 116 proveedores; sin embargo, el condado inició un contrato o compra de bienes o servicios para 839 proveedores durante ese período. Si bien parece que el gerente de compras del condado ha gestionado las exenciones a las normas de la PCRB de forma responsable, otorgándolas solo para una fracción de los contratos aprobados desde el inicio de la pandemia, los departamentos deberían reducir gradualmente el uso de exenciones a medida que la pandemia remita para ayudar a aumentar las oportunidades de negocio competitivas con el condado. El gerente de compras del condado indicó que están trabajando con los departamentos para implementar planes para eliminar las exenciones y estar preparados para volver a los procesos competitivos de la PCRB antes del 31 de diciembre de 2021.
Asistencia financiera directa para apoyar las necesidades urgentes de la comunidad
Como la pandemia afectó negativamente a muchos miembros de la comunidad desde el punto de vista económico, el condado buscó formas adicionales de brindar asistencia financiera directa a los miembros de la comunidad.
Un programa principal de asistencia financiera directa con fondos de la pandemia fue el programa de Justicia Alimentaria, desarrollado por el Departamento de Servicios Humanos del Condado (DCHS) en colaboración con la Tesorería del Condado. El objetivo del DCHS era brindar asistencia financiera directa a los miembros de la comunidad del Condado de Multnomah afectados por la pandemia. Este programa distribuyó aproximadamente $2.9 millones a los miembros de la comunidad, en parte mediante tarjetas de regalo. Los objetivos principales del programa fueron:
- Proporcionar ayuda relacionada con la pandemia a los miembros de la comunidad, en particular a las personas negras, indígenas y de color del este del condado afectadas por la pandemia. Distribuir la ayuda antes del 30 de diciembre de 2020, fecha límite original de la Ley CARES.
- Emitir los pagos de forma segura, utilizando protocolos que reduzcan el riesgo de fraude o pérdida.
De manera tangencial, el Departamento de Salud distribuyó tarjetas de regalo a clientes del Programa Especial de Nutrición Suplementaria para Mujeres, Bebés y Niños (WIC) y de los programas de Servicios para la Primera Infancia. El Departamento de Salud distribuyó alrededor de 8,000 tarjetas de regalo de $500, por un total de aproximadamente $4 millones.
Las tarjetas de regalo son inherentemente riesgosas, ya que son similares al efectivo; es difícil garantizar que sean utilizadas únicamente por el destinatario y para el propósito previsto. Por ello, es importante garantizar la segregación de funciones en la compra, recepción, almacenamiento y distribución. El condado cuenta con normas sobre el uso de tarjetas de regalo, que incluyen:
- Los equivalentes de efectivo solo deben usarse para incentivos a clientes, asistencia a clientes o pagos a voluntarios para eventos únicos.
- Los equivalentes de efectivo individuales (por artículo) deben tener un valor de $50,00 o menos.
- Los equivalentes de efectivo deben tratarse como efectivo y guardarse en un lugar seguro y cerrado al que solo pueda acceder el personal autorizado del condado.
- Los desembolsos de equivalentes de efectivo deben registrarse y documentarse adecuadamente para garantizar su uso correcto. Cada orden de compra debe tener un registro de seguimiento independiente.
La administración del condado declaró que, dada la urgencia de la necesidad de asistencia directa y la fecha límite inicial para gastar los fondos de la Ley CARES, el 30 de diciembre de 2020, valía la pena asumir ciertos riesgos y flexibilizar las normas de uso de las tarjetas de regalo para desarrollar rápidamente un programa de distribución de estas. La Tesorería del Condado colaboró estrechamente con el DCHS y el Departamento de Salud para garantizar la seguridad de la distribución de las tarjetas de regalo, y ayudó a rastrear los pagos que el condado envió directamente por correo.
Hubo tres métodos principales de distribución de tarjetas de regalo para brindar alivio relacionado con la pandemia a los miembros de la comunidad:
- Las tarjetas de regalo se enviaron directamente desde el programa, en estrecha colaboración con el Tesoro, y el Tesoro tuvo la capacidad de rastrear esas tarjetas para su uso y entrega.
- El personal del programa distribuyó tarjetas de regalo a los clientes/miembros de la comunidad en eventos organizados, generalmente organizados por organizaciones proveedoras.
- Las organizaciones proveedoras que trabajan bajo contrato con el condado compraron tarjetas de regalo por su cuenta, las distribuyeron directamente a los miembros de la comunidad y facturaron al condado a través de un contrato de reembolso de costos.
En cuanto a los dos primeros métodos, el condado cuenta con registros que indican a quién se distribuyeron las tarjetas de regalo. Se reportaron pocos casos de pérdida o robo de tarjetas. Respecto al tercer método, el condado solicitó a las organizaciones proveedoras que rastrearan la entrega de las tarjetas a los miembros de la comunidad, pero no estaban obligadas a presentar documentación al condado a menos que se les solicitara.
Encontramos que el condado contaba con documentación adecuada de las distribuciones de tarjetas de regalo para los dos primeros métodos. El condado no recopiló documentación detallada para el último método. En el caso de las tarjetas compradas y distribuidas por organizaciones proveedoras, el condado no supervisa el control y la distribución de las mismas. Algunas de estas tarjetas podrían estar sujetas a pérdida, destrucción accidental o robo. La administración del condado indicó que, en su opinión, este riesgo era mínimo en comparación con su uso. En este caso, el uso consistía en proporcionar a la comunidad una gran cantidad de efectivo equivalente para brindar asistencia flexible y rápida a los clientes y poner fondos a disposición de los miembros de la comunidad para que adquirieran los artículos necesarios.
En un caso se eludieron los controles de las tarjetas de compras del condado
Debido al volumen de recursos financieros recibidos del gobierno federal, estatal y otras agencias locales (por ejemplo, fondos de la Ley CARES), y la velocidad con la que se debían gastar los fondos (antes del 30 de diciembre de 2020 hasta una extensión de último momento a fines de diciembre de 2020), creíamos que existía un mayor riesgo de que los fondos se usaran de manera inapropiada.
Para abordar parcialmente este riesgo, revisamos las compras relacionadas con la pandemia realizadas con tarjetas de compras del condado (tarjetas P), similares a las tarjetas de crédito. Las tarjetas P cuentan con protocolos de pago y aprobación establecidos desde hace tiempo.
El condado contrata a contratistas y organizaciones proveedoras para brindar servicios en diversas áreas, como consejería, servicios de salud y traducción. La política del condado exige que el pago de estos servicios se realice a través de su sistema de procesamiento de pagos, Workday. Suponiendo que se obtengan las aprobaciones correctas, se pueden realizar compras de bienes, como suministros y materiales, con tarjetas de pago. Identificamos a un proveedor al que el condado pagó por sus servicios con tarjeta de pago, lo cual contraviene la política del condado. El empleado del condado que inició el pago no debería haberlo hecho con una tarjeta de pago, y como parte del proceso de aprobación, la administración del condado debería haber identificado esta infracción de los procedimientos de las tarjetas de pago.
Tras una revisión adicional de los pagos a este proveedor, descubrimos que se había desactivado en Workday, con una nota que indicaba que estaba siendo investigado por el Departamento de Justicia de Oregón. El estado inactivo en Workday debería haber funcionado como un control eficaz, impidiendo que el condado pagara al proveedor directamente a través de Workday. Un empleado del condado eludió este control pagando al proveedor con tarjeta de pago.
Notificamos la situación a la administración del condado, quien inició una revisión de los pagos. Inicialmente, la administración decidió continuar con los pagos al contratista y, en su lugar, procesarlos mediante Workday. En nuestra revisión posterior, descubrimos que el proveedor había sido condenado en 2020 por múltiples cargos de robo grave y reclamaciones falsas por facturación médica, y notificamos a la administración. Finalmente, la administración suspendió los servicios y los pagos al proveedor.
En este caso se produjeron varias fallas de control. Cuando el proveedor presentó la factura por los servicios prestados, el empleado responsable del condado debería haber iniciado el pago en Workday. En cambio, el empleado responsable inició el pago con tarjeta de pago. Su supervisor aprobó el pago y envió la aprobación a la persona designada para realizar compras con tarjeta de pago en nombre de la división. El uso de la tarjeta de pago en este caso constituyó una clara infracción del Procedimiento Administrativo FIN-1 del condado, Cuentas por Pagar, que establece: «Tarjeta de Adquisiciones: restringida a compras únicas e imprevistas de materiales y suministros (sin servicios) hasta un máximo de $5,000 por transacción».
Además, descubrimos que el proveedor figuraba en la lista federal de proveedores excluidos del Sistema de Gestión de Adjudicaciones (SAM.gov), lo que significa que el gobierno federal lo había designado como uno con el que no haría negocios. Según la administración y el abogado del condado, la inclusión en la lista SAM no implica una exclusión inmediata como contratista o proveedor del condado, sino que queda a discreción del gerente de compras y de las normas de la PCRB. Estas normas prevén la inhabilitación (descalificación) de proveedores si son condenados por delitos federales o estatales que indiquen falta de integridad o honestidad empresarial.
Sin embargo, los fondos federales también están sujetos a requisitos y limitaciones de gasto específicos. En este caso, el pago al proveedor excluido del SAM se codificó inicialmente como realizado con fondos de la Ley CARES y otros fondos federales. El pago no debería haberse realizado con fondos federales, ya que era un proveedor suspendido por el gobierno federal e identificado como inactivo por el condado debido a la investigación del Departamento de Justicia de Oregón.
Dado que las transacciones con el proveedor eran inconsistentes con la política del condado que no permite compras con tarjeta p para servicios profesionales, el contratista era un proveedor suspendido a nivel federal y el condado identificó a este proveedor como inactivo debido a una investigación de fraude y, en última instancia, una condena relacionada con la facturación de atención médica, los pagos de este proveedor no deberían haberse cargado a la Ley CARES y otras subvenciones.
La administración del condado notificó al proveedor, suspendió los servicios y mantuvo el estado inactivo en Workday una vez realizados los pagos finales por los servicios. La administración también recordó a los empleados involucrados en las transacciones que debían seguir la política del condado: nunca se debe usar una tarjeta de pago para pagar servicios, y que los privilegios de la tarjeta de pago podrían ser revocados por incumplimiento. Posteriormente, la administración del condado eliminó la mayoría de los gastos de las subvenciones federales relacionadas con la pandemia y la Ley CARES, y los cargó a los fondos generales del condado. El total de los cargos de este proveedor a los fondos generales asciende a $6,825. La administración indicó estar satisfecha con la prestación efectiva de los servicios y que el programa indicó haber revisado las facturas y el respaldo del proveedor por los servicios recibidos.
En un caso no se siguieron los controles de aprobación de la factura de una organización proveedora
Al revisar las facturas de las organizaciones proveedoras, identificamos un pago incorrecto a un proveedor. Un proveedor presentó una factura al Departamento de Salud, pero el condado pagó el monto adeudado a otro proveedor. La factura identificaba claramente al proveedor, se escaneó electrónicamente y se etiquetó con el nombre correcto del proveedor. Posteriormente, se cargó en el sistema financiero del condado (Workday), donde se envió para su pago al proveedor incorrecto. La transacción pasó por tres niveles de revisión sin que ninguno de los revisores indicara que el proveedor al que se debía pagar era diferente del que figuraba en la factura.
Notificamos a la gerencia de inmediato. La gerencia tomó medidas inmediatas para desarrollar un plan para abordar el problema y notificó a la alta dirección y al director financiero sobre el problema y las medidas previstas.
Tras revisar numerosas facturas, creemos que se trató de un incidente aislado y nos satisface que la gerencia haya tomado medidas rápidas y razonables. Sin embargo, es preocupante que una factura pueda pasar por tantos niveles de aprobación sin una revisión adecuada de la documentación de respaldo disponible. Por lo tanto, recomendamos que el departamento evalúe a los empleados asignados a roles de aprobación para garantizar que su capacidad de trabajo sea adecuada para revisar las transacciones de forma eficaz y adecuada antes de completar un paso de aprobación en Workday.
Algunas organizaciones proveedoras informaron experiencias positivas trabajando con el condado para distribuir fondos para la pandemia, pero también informaron barreras para la elegibilidad de algunos miembros de la comunidad y fondos insuficientes para todos.
Como parte de nuestra auditoría, realizamos una encuesta a las organizaciones proveedoras que recibieron fondos del condado relacionados con la pandemia para brindar servicios y asistencia financiera directa a los miembros de la comunidad. Desarrollamos y publicamos una encuesta para determinar la eficacia de estos fondos desde la perspectiva de los proveedores y si existían obstáculos para distribuirlos a los miembros de la comunidad. También preguntamos sobre la colaboración con el condado desde una perspectiva administrativa.
Idealmente, nos habríamos comunicado directamente con los miembros de la comunidad para compartir su experiencia, pero decidimos no realizar visitas presenciales, ya que consideramos que representaría un riesgo innecesario de infección por COVID-19 para el personal del proveedor, sus clientes y nuestro personal. Además, la encuesta nos permitió brindar a todos los proveedores la oportunidad de responder a nuestra encuesta, en comparación con las visitas presenciales con solo una muestra de proveedores.ers y sus clientes.
Enviamos la encuesta a proveedores que recibieron fondos netos por la pandemia de $25,000 o más para una combinación de programas/servicios: fondos de ayuda empresarial, alimentos, vivienda/refugio y/o servicios a proveedores durante el período de julio de 2020 a febrero de 2021. Enviamos la encuesta a 78 direcciones de correo electrónico únicas de personas que representaban a 67 proveedores diferentes. Algunos proveedores contaban con más de un programa financiado por el condado y trabajaban con más de un departamento del condado. De los 78 correos electrónicos a quienes enviamos la encuesta, 26 respondieron, lo que representa una tasa de respuesta del 33%. De las 26 respuestas, 22 (85%) informaron que los recursos que su organización recibió del condado apoyaron a una población culturalmente específica y/o a miembros de la comunidad negra, indígena y de color.
Con base en las respuestas que recibimos, descubrimos que los proveedores en general tuvieron experiencias positivas trabajando con el condado, pero algunos informaron barreras para la elegibilidad de los miembros de la comunidad para recibir asistencia y que no había fondos suficientes para todos.
Las organizaciones proveedoras informaron haber recibido un buen apoyo del condado en términos de comunicación y rapidez en la entrega de fondos. Los resultados de la encuesta indican que los socios tuvieron algunas dificultades para aprender a obtener fondos para la pandemia.
Las organizaciones proveedoras informaron que tuvieron que limitar quiénes recibían servicios o apoyo, que algunos miembros de la comunidad quedaron excluidos de los servicios y que existían barreras que impedían que los miembros de la comunidad recibieran apoyo.
A los proveedores que dijeron que su organización había experimentado que algunos miembros de la comunidad quedaban excluidos de recibir apoyo o servicios durante la pandemia, les pedimos que lo explicaran.
Comentarios seleccionados
- Por más que intentamos difundir la información, algunas personas no solicitaron fondos hasta que el gasto estaba casi terminado.
- Los requisitos de asistencia para el alquiler han sido un gran obstáculo para muchos en nuestra comunidad. La búsqueda de la W9 y los contratos de arrendamiento formales (cuando muchos son informales) han dejado a muchas personas sin acceso a la ayuda.
- Algunos clientes que tienen situaciones de vida únicas a menudo se quedan sin asistencia para el alquiler debido al papeleo requerido.
En cuanto a las barreras que impidieron que los clientes y miembros de la comunidad recibieran servicios relacionados con la pandemia, los socios proporcionaron información adicional mediante preguntas abiertas. Preguntamos: "¿Qué barreras identificó su organización que impiden que los clientes/miembros de la comunidad reciban apoyo/servicios relacionados con la pandemia? Seleccione todas las opciones que correspondan".
Casi dos tercios de los que respondieron a la pregunta sobre las barreras indicaron que no había suficiente dinero para todos.
A los proveedores que seleccionaron “otro”, les pedimos que lo especificaran.
Comentarios seleccionados
- Recopilación oportuna de documentación para clientes, como por ejemplo, su propietario tardó mucho en completar el formulario W-9.
- Falta de capacidad de personal y desafíos tecnológicos
- Los requisitos de los fondos y la dotación de personal deben facilitar
- Se esperaba que las CBO [organizaciones comunitarias] absorbieran todos los costos de distribución de fondos y, dados los requisitos de documentación, esto no era razonable.
- La falta de vivienda o una discapacidad impide que las personas sigan adelante o sean contactadas
Dado que los proveedores distribuyeron gran parte de la asistencia directa, consideramos que preguntarles con qué rapidez recibieron los fondos del condado arrojaría luz sobre la capacidad del condado para distribuir la asistencia rápidamente. Preguntamos a los proveedores si el condado distribuyó los fondos para la pandemia en un plazo razonable. El 76 % de los encuestados afirmó que el condado proporcionó los fondos en un plazo razonable. Decidimos dejar la pregunta sobre el "plazo razonable" abierta a la interpretación de los proveedores. Esto se debe a que los programas financiados son diferentes y las expectativas pueden variar según el programa en sí.
Tres cuartas partes de los encuestados dijeron que el condado puso fondos a disposición en un plazo de tiempo razonable.
También preguntamos a los proveedores si tenían algún comentario adicional sobre su experiencia con el Condado de Multnomah. Varios de estos comentarios aludieron a uno de los desafíos de recibir fondos de la Ley CARES, específicamente: que la Ley CARES no permitía que los fondos se utilizaran para gastos administrativos, como el tiempo del personal y los materiales. Distribuir los fondos puede ser una carga para los proveedores debido al tiempo y el costo que implica.
Comentarios seleccionados:
- Esto puso a prueba la capacidad organizativa y del personal. Actualmente, estamos presenciando una gran ola de transiciones debido al agotamiento del personal. Necesitábamos más apoyo administrativo indirecto y recursos operativos y flexibles para realizar mejor este trabajo.
- Ha sido frustrante que se suponga que debemos asumir todos los costos administrativos. También ha sido un desafío intentar ayudar a la comunidad, especialmente con el apoyo por la COVID-19 y la falta de recursos suficientes para ayudar a las personas con la cuarentena, etc.
- Sólo un agradecimiento... esta financiación nos permitió brindar apoyo fundamental a las familias de nuestra comunidad de diversas maneras.
- Las organizaciones necesitan fondos de capacidad fuera del alcance de la Ley CARES para ayudar con los costos incurridos, incluyendo las auditorías de pagador único que excedan los $750,000 en fondos federales.
La administración del condado nos informó que algunos proveedores rechazaron la financiación de la Ley CARES porque no permitía su uso para gastos administrativos. La financiación federal posterior, a través de la Ley del Plan de Rescate Estadounidense (ARPA), sí permite cubrir gastos administrativos.
Recomendaciones
- Recomendamos que Cuentas por Pagar Central brinde capacitación mejorada sobre tarjetas de compras (tarjetas p) a todo el personal del condado que use o administre transacciones con tarjetas p antes del 31 de diciembre de 2021. Recomendamos que esta capacitación mejorada destaque que los servicios no se pueden pagar con tarjetas p, que las tarjetas p no deben usarse para eludir los controles de cuentas por pagar, la responsabilidad de los roles de revisión y aprobación, y enfatice las consecuencias de no seguir las políticas del condado, que incluyen, entre otras, la revocación de los privilegios de las tarjetas p.
- Recomendamos que la oficina del Director Financiero desarrolle un control de detección centralizado para identificar el uso indebido de las transacciones con tarjetas de pago. Un control de detección es un procedimiento para identificar errores o problemas una vez ocurridos. Este proceso debe complementar las auditorías periódicas de la Central de Cuentas por Pagar e incluir una comparación de los proveedores de tarjetas de pago con la lista federal de Sistemas para la Gestión de Adjudicaciones (SAM.gov). Recomendamos que este proceso se realice al menos trimestralmente y se implemente antes del 31 de diciembre de 2021.
- Desde la emisión de este informe hasta al menos fines de 2022, el presidente del condado y el departamento de relaciones gubernamentales deben seguir comunicándose frecuentemente con la legislatura estatal de Oregón y la delegación federal sobre los requisitos de asistencia para el alquiler que fueron barreras para ayudar a las personas necesitadas, particularmente a los miembros de la comunidad negra, indígena y de color, a recibir asistencia durante la pandemia de COVID-19.
- Recomendamos que antes del 31 de diciembre de 2021, el Departamento de Salud evalúe a los empleados asignados a roles de aprobación para garantizar que su capacidad de carga de trabajo sea adecuada para revisar las transacciones de manera efectiva y adecuada antes de completar un paso de aprobación en Workday.
- Recomendamos que antes del 31 de diciembre de 2021, el Departamento de Salud mejore sus controles de detección para garantizar que se realicen conciliaciones de rutina de los pagos a los proveedores, para ayudar a identificar cualquier pago incorrecto, como las conciliaciones mensuales de los contratos de las facturas de los proveedores por lo que se ha pagado en comparación con lo que se ha facturado hasta la fecha.
Objetivos, alcance y metodología
Los objetivos de esta auditoría fueron:
- Determinar qué fondos de ayuda relacionados con la pandemia ha recibido o es elegible para recibir el condado en el año fiscal 2021 (FY2021) y dónde gastó el condado los fondos de ayuda relacionados con la pandemia del año fiscal 2021.
- Determinar si existen políticas y procedimientos para gestionar el nivel de fondos para la pandemia distribuidos por el condado.
- Determinar si el condado realizó esfuerzos para distribuir los fondos para la pandemia del año fiscal 2021 en consonancia con el compromiso del condado de liderar con la raza.
- Determinar si se siguieron las políticas de contratación federales, estatales y del condado para los fondos de la pandemia del año fiscal 2021 transferidos a otras entidades.
- Determinar si existen políticas y procedimientos para gestionar los suministros y el inventario relacionados con la pandemia durante el año fiscal 2021.
- Revisar la admisibilidad de algunos gastos según las directrices federales, estatales y/o del condado y que exista documentación de respaldo adecuada.
- Realizar una encuesta de contratistas del condado que recibieron fondos del condado específicamente para fines relacionados con la pandemia.
Para lograr estos objetivos:
- Se revisaron todos los gastos del condado codificados como relacionados con la pandemia para el año fiscal 2021;
- Revisó todos los ingresos relacionados con la pandemia reconocidos en el año fiscal 2021;
- Revisó todos los montos presupuestados relacionados con la pandemia para el año fiscal 2021, incluidas todas las Resoluciones de la Junta de Comisionados del Condado relacionadas con modificaciones presupuestarias durante el año fiscal;
- Realizó más de 20 entrevistas;
- Creó un índice clave para documentar políticas y procedimientos relacionados con adquisiciones, contrataciones, compras y gestión de inventario;
- Revisó contratos y documentación de soporte;
- Se revisaron las autorizaciones de adquisiciones de emergencia (exenciones de adquisiciones competitivas);
- Se realizó una encuesta de organizaciones proveedoras que recibieron fondos relacionados con la pandemia del condado.
Alcance del trabajo de controles internos
Obtuvimos una comprensión de cómo el condado diseñó las políticas y procedimientos de contratación, compras e inventario en relación con los controles internos. Realizamos entrevistas, revisamos las políticas del condado y la literatura autorizada, y realizamos repasos de los procesos. Analizamos los riesgos específicos de los contratos, las compras y el inventario y determinamos si la política del condado los abordaba.
Con base en nuestra comprensión de los controles internos y los resultados de la encuesta, evaluamos la eficacia del diseño de los controles internos y, en cierta medida, de su implementación. Nuestra evaluación identificó inquietudes relacionadas con los controles de las tarjetas de compras del condado. También observamos que los controles se habían relajado intencionalmente debido a la declaración de emergencia.
Componentes y principios del control interno
A continuación, se presentan los componentes de control interno y los principios subyacentes que son significativos para el objetivo de la auditoría. La gerencia es responsable de todas estas actividades.
Evaluación de riesgos
- Definir claramente los objetivos para permitir la identificación de riesgos y definir las tolerancias al riesgo.
- Identificar, analizar y responder a los riesgos relacionados con el logro de los objetivos definidos.
- Tenga en cuenta el potencial de fraude al identificar, analizar y responder a los riesgos.
- Identificar, analizar y responder a cambios significativos que podrían afectar el sistema de control interno.
Actividades de control
- Diseñar actividades de control para alcanzar objetivos y responder a los riesgos.
- Diseñar el sistema de información de la entidad y las actividades de control relacionadas para lograr los objetivos y responder a los riesgos.
- Implementar actividades de control a través de políticas.
Información y comunicación
- Utilizar información de calidad para alcanzar los objetivos de la entidad.
- Comunicar internamente la información de calidad necesaria para alcanzar los objetivos de la entidad.
- Comunicar externamente la información de calidad necesaria para alcanzar los objetivos de la entidad.
Escucha
- Establecer y operar actividades de monitoreo para monitorear el sistema de control interno y evaluar los resultados.
- Remediar oportunamente las deficiencias de control interno identificadas.
Confiabilidad de los datos
Para esta auditoría, analizamos los datos de personal y financieros de Workday, el sistema de planificación de recursos empresariales del Condado, correspondientes al período del 1 de julio de 2020 al 30 de junio de 2021. Con base en la revisión anual de los conjuntos de datos de Workday realizada por el auditor externo del Condado y nuestra conciliación de datos, nuestra oficina determinó que los datos eran suficientemente fiables para los fines de este informe.
Encuesta a organizaciones proveedoras
Realizamos una encuesta a organizaciones proveedoras para comprender las experiencias de quienes recibieron fondos de ayuda relacionados con la pandemia del Condado de Multnomah. Utilizamos SurveyMonkey, un software de encuestas en línea que facilita la creación y recopilación de datos, como plataforma. Enviamos la encuesta a los proveedores identificados con montos netos por la pandemia de $25,000 o más para una combinación de programas/servicios: fondos de ayuda empresarial, alimentos, vivienda/refugio y/o servicios a proveedores, entre julio de 2020 y febrero de 2021. Enviamos la encuesta a 78 direcciones de correo electrónico únicas de personas que representaban a 67 proveedores diferentes. Algunos proveedores contaban con más de un programa financiado por el condado y colaboraban con más de un departamento del condado.
La encuesta se realizó entre el 18 de mayo y el 4 de junio de 2021. Fue voluntaria, pero no anónima. Obtuvimos una tasa de respuesta del 33%.
Analizamos los resultados por tipo de financiación recibida y por departamento financiado, y en la mayoría de los casos, encontramos poca o ninguna variación significativa. Los resultados se presentan con base en todas las respuestas proporcionadas; no se reporta información de identificación individual. La encuesta incluyó principalmente preguntas cerradas sobre las experiencias de los proveedores. Para garantizar la calidad y confiabilidad de la encuesta, realizamos una prueba previa del cuestionario con auditores no asignados a esta fase de la auditoría y solicitamos retroalimentación a la gerencia del departamento para cada departamento con proveedores contactados. Realizamos las pruebas previas para verificar (1) la claridad y fluidez de las preguntas, (2) la pertinencia de la terminología utilizada y (3) si la encuesta era completa e imparcial. Revisamos el cuestionario con base en las pruebas previas. Nuestra oficina determinó que los datos eran suficientemente confiables para los propósitos de este informe.
Declaración de cumplimiento de las normas de auditoría gubernamental
Realizamos esta auditoría de desempeño de conformidad con las normas de auditoría gubernamental generalmente aceptadas. Dichas normas exigen que planifiquemos y realicemos la auditoría para obtener evidencia suficiente y adecuada que sustente razonablemente nuestros hallazgos y conclusiones, con base en nuestro objetivo de auditoría. Consideramos que la evidencia obtenida proporciona una base razonable para nuestros hallazgos y conclusiones, con base en nuestros objetivos de auditoría.
Personal de auditoría
Annamarie McNiel, CPA, Auditora Principal
Marc Rose, CFE, Auditor Principal