En una demostración de asociación, la Junta de Comisionados del Condado de Multnomah y el Concejo Municipal de Portland se reunieron en una sesión conjunta el viernes 22 de septiembre, para la primera presentación pública de una revisión de terceros que analiza los problemas actuales con la Oficina Conjunta de Servicios para Personas sin Hogar y la respuesta general de la región a la falta de vivienda.
“Hoy nos reunimos para la primera sesión conjunta presencial de nuestros dos gobiernos desde al menos 2019”, declaró la presidenta Jessica Vega Pederson . “Estamos aquí no solo para debatir nuestra labor conjunta en la lucha contra la falta de vivienda a través de la Oficina Conjunta de Servicios para Personas sin Hogar, sino también para aprovechar la oportunidad que tenemos ante nosotros de mejorar todo nuestro sistema de respuesta a la falta de vivienda”.
Las recomendaciones sobre cómo fortalecer esa asociación (basándose en los esfuerzos realizados este año por la presidenta Jessica Vega Pederson y el alcalde de Portland, Ted Wheeler ) son elementos clave en la revisión preparada por Health Management Associates of Oregon (HMA), la firma consultora contratada por el condado para realizar la revisión.
Las recomendaciones delineadas por HMA incluyen la creación de un nuevo modelo de gobernanza para brindar supervisión y dirección política a la Oficina Conjunta, aclarar los roles de la Ciudad y el Condado, y unirse para crear una visión y un mapa estratégico compartido para el sistema de respuesta para personas sin hogar de la región.
“Debemos mejorar las operaciones y los sistemas de la Oficina Conjunta para construir y ejecutar un sistema de atención para todos los habitantes de Portland, especialmente para los más vulnerables. Creo que todos estamos de acuerdo en eso”, dijo Wheeler. “Esta es una oportunidad para que realmente conectemos todos nuestros recursos, para crear una verdadera continuidad de atención que priorice a quienes viven en nuestras calles, para mantener la seguridad pública y para mantener nuestros espacios públicos accesibles y limpios”.
Las recomendaciones se extrajeron de entrevistas con funcionarios electos de la Ciudad y el Condado, organizaciones comunitarias sin fines de lucro y otros. Y llegan mientras el Condado y la Ciudad trabajan para renegociar el contrato intergubernamental que creó la Oficina Conjunta en julio de 2016.
Dan Field, quien fue contratado esta primavera como el primer director permanente de la Oficina Conjunta en más de un año, recibió instrucciones de Vega Pederson y Wheeler para construir una Oficina Conjunta más efectiva y eficiente, que tuvo que equilibrar los desafíos de la fuerza laboral y una respuesta vital a la pandemia de COVID-19 mientras crecía con una infusión masiva de fondos de Servicios de Vivienda de Apoyo.
Field trabajó para asegurar la revisión de Health Management Associates of Oregon tan pronto como se incorporó, con el objetivo de guiar y definir su estrategia de liderazgo. Health Management Associates es una firma nacional independiente especializada en mejorar los programas de atención médica y servicios humanos financiados con fondos públicos.
Luego de la sesión informativa, los próximos pasos en asociación con Health Management Associates of Oregon incluyen compartir los hallazgos con los proveedores de servicios y el personal de la Oficina Conjunta, y desarrollar planes de trabajo para todos los temas identificados para mejorar.
HMA comparte hallazgos y recomendaciones
Además de presentar ideas para mejorar la relación de trabajo entre el Condado y la Ciudad, la revisión identifica brechas en el servicio y la gestión que se deben abordar, al mismo tiempo que valida y refuerza el trabajo continuo de mejora de sistemas, comunicaciones y datos que está realizando la Oficina Conjunta, como se señala en la respuesta del departamento a una auditoría reciente del Condado .
James Schroeder, director general de HMA, formuló las recomendaciones destacando el optimismo que escuchó en sus entrevistas.
“Dedicamos mucho tiempo a hablar sobre lo que debemos mejorar. Pero había mucha esperanza y energía en torno a lo que viene después”, dijo Schroeder. “Creemos que hay un camino a seguir y que podemos lograrlo juntos”.
Las recomendaciones presentadas por Schröder se centraron en siete áreas temáticas clave:
- Sistema de respuesta a las personas sin hogar
- Gobernanza/Liderazgo
- Pago/Relaciones con el proveedor
- Integración de viviendas y otros sistemas
- Comunicación
- Rol y función de JOHS
- Acceso/Entrada coordinada
Para cada tema identificado, Schroeder describió los hallazgos de HMA y luego compartió recomendaciones como parte de un plan de acción general que HMA trabajará para desarrollar con el condado y la ciudad.
El sistema de respuesta a las personas sin hogar
HMA identificó una brecha en la alineación entre los líderes electos, el personal del condado y los proveedores de servicios y vivienda sobre las mejores maneras de responder a la falta de vivienda.
Para resolver esto, HMA recomendó una estrategia a largo plazo que permita que los líderes se alineen mejor con los componentes clave del sistema y también trabajen juntos para identificar y llenar los vacíos.
Los líderes recomendados de HMA comienzan por centrarse en dos objetivos: crear una estrategia a nivel comunitario para refugios y crear una estrategia a nivel comunitario para atender a personas médicamente frágiles, incluidas aquellas que viven con problemas de salud conductual y trastornos por consumo de sustancias.
Schroeder dijo que ambas medidas se basan en preocupaciones clave planteadas en las entrevistas de HMA, y que aún son factibles en el corto plazo.
Gobernanza/Liderazgo
La HMA determinó que el modelo de gobernanza actual del sistema de respuesta a las personas sin hogar es ineficaz. "Carecemos de la estrategia y la visión necesarias, y realmente no contamos con el modelo de gobernanza necesario, incluso si lo tuviéramos", afirmó Schroeder.
Hasta 2021, la Oficina Conjunta, el Condado y la Ciudad contaban con el asesoramiento de un organismo conjunto llamado "Un Hogar para Todos". Este organismo, integrado por miembros de la comunidad y funcionarios electos, incluyendo al Presidente del Condado y al Alcalde, votaba en reuniones públicas para recomendar prioridades presupuestarias y políticas para la Oficina Conjunta al Ayuntamiento y la Junta de Comisionados. "Un Hogar para Todos" llegó a su fin, y la Oficina Conjunta amplió el número de grupos asesores con los que colabora.
Schröder dijo que el modelo "Un hogar para todos" tiene sus fallas, pero que aún existe el deseo de un modelo de gobernanza conjunta.
“Me sorprendió la frecuencia con la que se habló de la disolución de la Junta de Un Hogar Para Todos [en las entrevistas]”, dijo Schroeder. “Fue una carencia, una pieza que faltaba para todos cuando se disolvió. Y teníamos un gran deseo de crear algo nuevo y no dejar que ese vacío continuara”.
Para resolver los problemas de gobernanza, las recomendaciones de HMA incluyen la creación de un nuevo modelo de gobernanza administrado conjuntamente por la Ciudad y el Condado, y la mejora de la estructura de asesoramiento comunitario para que la comunidad tenga canales claros para recibir retroalimentación.
Para este nuevo modelo de gobernanza, HMA recomendó que sea un modelo verdaderamente conjunto entre la Ciudad y el Condado, que moldee la visión y las estrategias de la Oficina Conjunta. HMA recomienda que el Condado siga actuando como la "agencia líder", y que la Oficina Conjunta siga siendo un departamento del Condado para funciones como recursos humanos, nómina, servicios legales, tecnología de la información y otras necesidades administrativas.
Pago del proveedor/Relaciones con el proveedor
HMA también encontró barreras en las políticas y procedimientos de financiación actuales de la Oficina Conjunta.
Schroeder dijo que las tasas de reembolso actuales para los proveedores no cubren los costos totales de brindar servicios en una organización, resultado de una práctica de larga data anterior a la Oficina Conjunta en la que los proveedores también financiaban el trabajo fuera de sus contratos con la Ciudad y el Condado con dólares filantrópicos.
“Eso podría haber sido lo correcto cuando teníamos menos dinero”, dijo Schroeder. “Pero no hay suficientes recursos filantrópicos al nivel que les pedimos que igualen. Y eso impide que los proveedores avancen como necesitamos”.
HMA recomienda que la Oficina Conjunta continúe su trabajo actual para renovar su proceso de facturación, evaluar su proceso de contratación actual, desarrollar un proceso más inclusivo para determinar las prioridades de financiamiento antes de publicar los anuncios de financiamiento, rebasar las tarifas de los servicios y realizar una revisión y rediseño integral de las políticas y procesos de financiamiento.
Esa última recomendación podría incluir cambiar la forma en que la Oficina Conjunta reembolsa a los proveedores por la prestación de servicios, incluido el cambio de la práctica actual de exigir a los proveedores que presenten facturas por los costos en que han incurrido después de haber comenzado a prestar servicios, lo que puede ser una tensión para los proveedores más pequeños.
Una recomendación adicional que proporcionó HMA fue que la Oficina Conjunta actúe como líder estratégico y socio de pensamiento.
Son 55 proveedores diferentes. Realizan muchas cosas distintas y no tienen un lugar de encuentro. Así que la Oficina Conjunta podría crearlo para ellos, dijo Schroeder.
Integración de viviendas y otros sistemas
Los hallazgos de HMA indicaron que los diversos sistemas con los que las personas sin hogar pueden entrar en contacto (vivienda, atención médica, justicia penal, educación) están en gran medida compartimentados, lo que genera una atención fragmentada para los clientes y, a menudo, retornos a la situación de sinhogarismo y malos resultados.
“Hay mucho trabajo por hacer para integrar no solo la Oficina Conjunta, sino también nuestro sistema de vivienda”, dijo Schroeder. “Se necesitará más que la Oficina Conjunta, la Ciudad y el Condado. Es un sector mucho más amplio”.
Para esta área, HMA ofreció la recomendación general de identificar y desarrollar relaciones clave e integración con otros socios y sistemas clave. Schroeder indicó que el primer paso es integrar el trabajo de la Oficina Conjunta con otros departamentos del Condado.
“El condado necesita trabajar en la integración de la salud conductual con las cuestiones que se abordan dentro de su propio sistema”, dijo Schroeder. “No es que ese trabajo no esté en marcha ni que no haya cierto nivel de integración, pero debe profundizarse. Esto involucrará a la atención médica, al estado y a varios socios. Esto permitirá una mayor práctica en la integración con ellos”.
Comunicación
HMA dijo que los problemas de comunicación eran una preocupación universal entre los participantes de la entrevista.
Schroeder dijo que existían desafíos de comunicación en todos los niveles: internamente en la Oficina Conjunta y externamente con proveedores, funcionarios electos y miembros de la comunidad.
Las recomendaciones de la HMA incluyen que la Oficina Conjunta desarrolle una estrategia de comunicación proactiva y receptiva, y establezca procesos que compartan estrategias claras, prioridades y el progreso mensurable hacia el logro de resultados clave. Estas métricas y estrategias deberían servir como base para mejorar la comunicación pública, afirmó Schroeder.
“La puntualidad, la transparencia y los resultados mensurables y basados en datos que buscamos son todos elementos de la comunicación”, afirmó.
Rol, función y estructura de JOHS
HMA descubrió que el rápido crecimiento de la Oficina Conjunta durante los últimos años (de una plantilla de 30 a más de 100 personas, lo que refleja una expansión del trabajo a través del financiamiento de la Medida de Servicios de Vivienda de Apoyo y otras inversiones presupuestarias) ha generado desafíos estructurales.
“Algunas de las cosas que debían construirse estructuralmente con ese crecimiento simplemente no se concretaron”, dijo Schroeder. “Y ahora tenemos que trabajar para que esté donde debe estar”.
HMA recomienda aclarar roles y responsabilidades, implementar estándares consistentes en los contratos de los proveedores y desarrollar un “plan de sistema” para el departamento.
Acceso/Entrada coordinada
HMA descubrió que el proceso de Acceso Coordinado, que es una herramienta requerida por el Departamento de Vivienda y Desarrollo Urbano de los EE. UU. para ayudar a las personas más vulnerables de una comunidad a acceder a viviendas de apoyo, no ha alcanzado los objetivos políticos y operativos.
“Está generando inequidad en nuestros resultados. Es un problema importante que debemos analizar”, afirmó Schroeder. Reconoció que este trabajo ya está en marcha en la Oficina Conjunta, que ha estado trabajando proactivamente para rediseñar la herramienta de evaluación, en parte para facilitar su uso y también para reflejar mejor las experiencias de las personas de color.
Los funcionarios electos comparten sus opiniones sobre las recomendaciones
Los 10 funcionarios electos presentes tuvieron tiempo para hacer preguntas y compartir sus comentarios. Muchos expresaron optimismo sobre el trabajo que se avecina.
La comisionada Lori Stegmann dijo que estaba de acuerdo con la recomendación de HMA de considerar otros modelos de reembolso.
“No todos nuestros proveedores de servicios son grandes organizaciones sin fines de lucro. Muchos son muy pequeños”, dijo Stegmann.
Dijo que algunas organizaciones sin fines de lucro más pequeñas pueden no tener los fondos para pagar los servicios por adelantado y esperar a recibir el reembolso.
“Sé que, como propietario de una pequeña empresa, necesitas obtener esos ingresos porque tienes facturas que pagar”, dijo.
Varios funcionarios destacaron que el informe se centra en la acción inmediata para las personas con problemas de salud. El comisionado municipal, Dan Ryan, preguntó a Schroeder por qué el informe se centraba en esa población.
Schroeder afirmó que los proveedores describieron una creciente agudeza —problemas médicos y de salud conductual más graves— entre los clientes que atienden. "Se les pide a nuestros proveedores de vivienda que atiendan a personas que no se encuentran en condiciones médicas donde deberían estar hospitalizadas, pero tampoco deberían estar solas en la vivienda", afirmó Schroeder.
Ryan dijo que brindar un conjunto de soluciones que se centren en diferentes poblaciones, incluidas aquellas que experimentan falta de vivienda por razones puramente financieras y aquellas cuya falta de vivienda se agrava con problemas de salud conductual, permitirá que la Ciudad y el Condado respondan de manera más efectiva.
“No creo que sepamos diferenciar bien estos dos aspectos básicos. No estamos de acuerdo y nuestras estrategias no están alineadas. Y creo que debemos estar de acuerdo en cuanto al lenguaje y a quiénes servimos realmente”, dijo Ryan.
El comisionado de la ciudad, René González, dijo que parte del trabajo será determinar lo que la Oficina Conjunta puede lograr de manera realista dadas las múltiples crisis experimentadas en la comunidad.
“Creo que debemos definir la responsabilidad de la Oficina Conjunta. En nuestro estado, tenemos una crisis de salud mental que se viene gestando desde hace 50 años. Y no estoy seguro de que la Oficina Conjunta vaya a resolver ese problema”, dijo González. “Por lo tanto, definir la responsabilidad de este organismo, la del condado y la del estado, creo que será parte de cómo definamos los objetivos y el éxito”.
González afirmó que las recomendaciones descritas para priorizar las estrategias de alojamiento y atención a las personas con problemas de salud mental —en concreto, las personas con problemas de salud conductual y trastornos por consumo de sustancias— influirían en su visión crítica de la Oficina Conjunta. "Si podemos mostrar a los habitantes de Portland avances en materia de alojamiento y atención a las personas con problemas de salud mental, les daré cierta flexibilidad", afirmó.
El comisionado de la ciudad, Mingus Mapps, dijo que no estaba de acuerdo con los modelos de gobernanza y gestión sugeridos por HMA, particularmente la recomendación de que la Oficina Conjunta siga siendo un departamento del condado.
"Cuando veo esto, no entiendo bien qué tiene de 'conjunto'. No veo a la Ciudad involucrada", dijo.
Schroeder explicó que en las recomendaciones de HMA, la Ciudad y el Condado determinarían conjuntamente la visión y las estrategias de la Oficina Conjunta, pero que continuaría siendo un departamento del Condado, con operaciones diarias dirigidas y funciones administrativas proporcionadas por el Condado.
“Lo que han hecho varios lugares, donde se unen como ciudad y condado, es tener lo que se llama una 'entidad líder'. Y ahí es donde se basa este modelo”, dijo Schroeder. “Así, se separa quién impulsa la estrategia y las prioridades de las operaciones diarias”.
Mapps dijo que no estaba de acuerdo con ese modelo de gobernanza ni con la existencia misma de la Oficina Conjunta.
“Mi propuesta es que, francamente, vayamos más allá de la Oficina Conjunta”, dijo, señalando que mantendría las inversiones y los niveles de servicio actuales, pero lo haría “a través de una serie de acuerdos intergubernamentales que definan claramente lo que espera la Ciudad y lo que espera el Condado”.
La comisionada del condado, Sharon Meieran, dijo que estaba contenta de que el informe resaltara los problemas actuales con la Oficina Conjunta y las oportunidades de mejora.
“Voy a intentar mantener la esperanza hoy, porque se ha abierto la puerta y ya no se puede ocultar la flagrante disfunción”, dijo Meieran. “Tenemos que actuar. Y espero que nos unamos de verdad para hacerlo”.
Varios de los líderes dijeron que apreciaban el enfoque en alinearse en torno a prioridades y soluciones.
La comisionada del condado, Susheela Jayapal, citó la falta de alineación como una de las razones por las que la Oficina Conjunta ha experimentado desafíos.
“Como funcionarios electos, no hemos estado alineados. Como jurisdicciones, no hemos estado alineados. Habrá desacuerdos, pero necesitamos encontrar la manera de resolverlos conjuntamente, llegar a acuerdos y presentar a la comunidad un camino coherente para el futuro”, dijo Jayapal. “Esa falta de alineación ha generado confusión. Ha llevado a una politización de estos temas que no ha sido útil y, de hecho, ha sido perjudicial para el trabajo en sí”.
La comisionada del condado, Julia Brim-Edwards, dijo que la alineación compartida y un modelo de gobernanza compartido son clave.
“Creo firmemente que una colaboración sólida y eficaz entre la Ciudad y el Condado es esencial para abordar nuestros principales problemas”, afirmó. “Va a ser, en cierto modo, un poco confusa, porque hay áreas donde no está del todo claro cuáles son nuestras funciones, quién tiene la financiación o la experiencia. Pero creo que para lograr los resultados que deseamos juntos, necesitamos comprender mejor cuáles son nuestras funciones y “Las responsabilidades son.”
La comisionada municipal Carmen Rubio también destacó el modelo de gobernanza conjunta. "Así, tenemos una mayor responsabilidad compartida en la conversación y en las decisiones que se toman; me gusta esa idea", dijo, señalando el avance logrado con el simple hecho de que los líderes electos se reunieran juntos para escuchar la misma información al mismo tiempo.
“El hecho de que nos reunamos es un gran e importante paso adelante para mostrar nuestra alineación y las formas en que estamos trabajando juntos, las formas en que tenemos más trabajo por hacer”, dijo.
Wheeler estuvo de acuerdo en que la Ciudad y el Condado deben seguir trabajando juntos, y que hacerlo requerirá ser sincero acerca de las prioridades, algo que, según él, los líderes han evitado anteriormente.
“El público espera que trabajemos juntos”, dijo Wheeler. “No todos tenemos el control, las fuentes de financiación ni la experiencia necesarios para resolver este problema de forma independiente”.
Vega Pederson dijo que el trabajo que nos espera será desafiante, pero que tenía esperanza. "Esta es una oportunidad para demostrar que podemos trabajar juntos eficazmente. Creo que podemos lograrlo. Pero tenemos mucho trabajo por delante. Va a ser incómodo. Habrá desacuerdos", dijo. "Pero creo que todos saldremos beneficiados. Y contamos con personas dispuestas a ser, y quieren ser, parte de la solución junto con nosotros para abordar este problema".
Agradeció a los demás funcionarios electos por su compromiso compartido con el trabajo. "Estoy comprometida con esto, y me alegra que ustedes también lo estén".
