JOHS: Los informes sobre vivienda de apoyo y realojamiento rápido fueron un reflejo preciso de los datos de los proveedores la mayor parte del tiempo, pero a los proveedores les gustaría un sistema de datos más fácil de usar.

Aspectos destacados del informe

Los informes reflejaron con precisión los datos de los proveedores la mayor parte del tiempo, pero a los proveedores les gustaría un sistema de datos más fácil de usar.

• Lo que encontramos: La Oficina Conjunta ahora utiliza correctamente la fecha de mudanza a la vivienda para informar las colocaciones de vivienda.
• Por qué esto es importante: El método anterior contabilizaba cuándo los clientes ingresaban a un programa o comenzaban a recibir servicios, lo que no es un recuento preciso de las colocaciones de vivienda.
• Lo que encontramos: Los datos de colocación de vivienda de la Oficina Conjunta fueron un reflejo preciso de los datos de los proveedores de servicios para personas sin hogar la mayor parte del tiempo.
• Por qué esto es importante: Los datos precisos son una forma importante de medir si un programa tiene éxito.
• Lo que encontramos: Las limitaciones del sistema de gestión de datos de la Oficina Conjunta reducen la calidad de los datos.
• Por qué esto es importante: El ingreso de datos continúa siendo una tarea que consume mucho tiempo, es ineficiente y conlleva el riesgo de errores de ingreso de datos porque los proveedores deben utilizar un segundo sistema más funcional para la mayoría de los datos.

Fondo

Iniciamos esta auditoría porque nuestra oficina descubrió (según se informó en una 2021 letter ) que la Oficina Conjunta utilizaba la Fecha de Inicio del Proyecto para contabilizar las colocaciones en viviendas, en lugar de la Fecha de Ingreso a la Vivienda. La Fecha de Inicio del Proyecto es la fecha en que el cliente ingresó a un programa o empezó a recibir servicios, y la Fecha de Ingreso a la Vivienda es la fecha en que el cliente se mudó a una vivienda permanente. La carta a la gerencia también indicó que "aproximadamente el 60% de los clientes no tenían datos de dirección o tenían datos de dirección que no eran direcciones reales".

Esto motivó una nueva auditoría para explorar más a fondo las discrepancias en los datos. Sin embargo, encontramos problemas de acceso a los datos, por lo que nuestro primer informe se centró en la gestión de contratos, la comunicación y la equidad. Este es el segundo informe resultante de la auditoría y aborda la preocupación inicial en torno a los datos.

Nuestros objetivos para esta parte de la auditoría fueron:

1. Determinar si la Oficina Conjunta ahora está utilizando la fecha de mudanza a la vivienda para informar las colocaciones de vivienda.
2. Determinar si los proveedores de servicios para personas sin hogar utilizaron el campo Fecha de mudanza a la vivienda para capturar una ubicación de vivienda, en lugar de una inscripción en el programa.
3. Determinar por qué tantas colocaciones de vivienda carecen de información de la dirección.

La Oficina Conjunta forma parte del Programa de Atención Continua del Departamento de Vivienda y Desarrollo Urbano de los Estados Unidos (HUD). El Programa de Atención Continua es responsable de crear un sistema local coordinado para ayudar a las personas sin hogar a encontrar una vivienda. El Programa de Atención Continua debe medir su desempeño como sistema coordinado. El HUD exige que el Programa de Atención Continua mantenga un Sistema de Información para la Gestión de Personas sin Hogar (SIGH) y recopile datos específicos. Un SIGH es una aplicación de recopilación de datos que facilita la recopilación de información sobre las personas y familias que utilizan servicios residenciales u otros servicios de asistencia para personas sin hogar, y almacena dichos datos en formato electrónico. Está diseñado para recopilar información a lo largo del tiempo y proporcionar la descripción más precisa de la situación de las personas sin hogar y de los servicios para personas sin hogar en una comunidad. Existen múltiples proveedores para estas aplicaciones de recopilación de datos.

Los proveedores contratados por la Oficina Conjunta deben ingresar información específica en el HMIS y presentar informes trimestrales sobre los datos ingresados. Los Continuums of Care también pueden optar por agregar puntos de datos, categorías de respuesta o mantener datos históricos adicionales a los especificados por el HUD, siempre que esto no afecte la capacidad de recopilar e informar con precisión sobre los elementos de datos requeridos.

Los datos ingresados ​​en el HMIS son importantes porque los fondos se asignan a los Continuums of Care con base en las medidas de desempeño ingresadas en el HMIS. El HUD espera que los Continuums of Care calculen y utilicen medidas de desempeño a nivel de sistema como criterios de selección establecidos para la adjudicación de proyectos del Programa de Continuums of Care y para evaluar el desempeño del sistema.

Además de determinar la financiación, los datos pueden destacar qué funciona y qué no dentro del sistema de servicios para personas sin hogar. Los Continuums of Care pueden usar los datos para:

• mejorar los programas
• garantizar un entendimiento común entre las partes interesadas sobre cómo lo están haciendo y hacia dónde están trabajando
• Comunicar y defender las necesidades de la comunidad.

Los datos del HMIS se centran en las personas sin hogar que acceden a los servicios. Cada dato trata sobre la vida de una persona y sus esfuerzos por permanecer en ella o encontrar una vivienda. Los datos del HMIS pueden brindar oportunidades significativas para mejorar la prestación y la accesibilidad de los servicios. Los Continuums of Care pueden utilizar los datos para comprender las disparidades existentes y reducir las barreras para las personas que necesitan servicios. Cuando la Oficina Conjunta no utiliza todos los datos disponibles para evaluar el funcionamiento del sistema, se pierde la oportunidad de abordar los problemas y realizar mejoras. Esto aumenta el riesgo de causar daños al abordar los problemas sin tener una visión completa de la causa del problema.

La Oficina Conjunta ahora utiliza correctamente la fecha de mudanza a la vivienda para informar las colocaciones de vivienda

Nuestro primer objetivo en esta parte de la auditoría fue determinar si la Oficina Conjunta utiliza actualmente la fecha de ingreso a la vivienda para informar sobre las colocaciones de vivienda. Solicitamos al personal de datos de la Oficina Conjunta una lista de todas las personas que recibieron vivienda de apoyo permanente o realojamiento rápido en el año fiscal 2023. Nos proporcionaron las siguientes cifras:

• Tipo de financiación: Realojamiento rápido
• Definición: Asistencia para el alquiler y servicios de apoyo para inquilinos a corto plazo (hasta tres meses) y mediano plazo (4 a 24 meses).
• Número de personas: 845
• Tipo de financiación: Realojamiento rápido
• Definición: Vivienda permanente en la que se proporciona asistencia para la vivienda (por ejemplo, arrendamiento a largo plazo o asistencia para el alquiler) y servicios de apoyo para ayudar a los hogares.
• Número de personas: 525
• Total de personas: 1.370

Fuente: Oficina Conjunta de Servicios para Personas sin Hogar. Esto no coincidirá con los informes públicos porque algunas personas reciben financiación parcial y la Oficina Conjunta las prorratea en sus informes. Para esta auditoría, contabilizamos el número de personas para comprobar la precisión de los datos y no las prorrateamos. Además, no se incluyen las personas cuyos datos están protegidos por violencia doméstica.

También les preguntamos qué cálculo usaron para determinar estas cifras. Indicaron que su cálculo utilizó la fecha de mudanza a la vivienda, y observamos que las personas alojadas en la lista tenían fechas en el campo "Fecha de mudanza a la vivienda".

Los proveedores de servicios para personas sin hogar utilizaron el campo Fecha de mudanza a la vivienda para capturar las colocaciones de vivienda

Entrevistamos a 11 proveedores de servicios para personas sin hogar para confirmar si la fecha de ingreso a la vivienda reflejaba una asignación de vivienda. Todos los proveedores indicaron que registran una fecha en la fecha de ingreso a la vivienda cuando una persona recibe una vivienda. Estos 11 proveedores proporcionaron el 60 % de las asignaciones de vivienda de la Oficina Conjunta durante el año fiscal 2023, lo que nos da suficiente confianza en la mayoría de los datos de asignación de vivienda proporcionados a la Oficina Conjunta.

Los datos de colocación de viviendas de la Oficina Conjunta fueron un reflejo preciso de los datos de los proveedores de servicios para personas sin hogar la mayor parte del tiempo

De los 11 proveedores con los que hablamos, seleccionamos aleatoriamente a personas que habían sido alojadas según los registros de la Oficina Conjunta y les preguntamos si esto coincidía con sus registros. Muchos proveedores de servicios para personas sin hogar utilizan sistemas de datos distintos del HMIS, por lo que les pedimos que consultaran sus otros sistemas para conocer el estado de sus clientes. Estos resultados solo se aplican a los proveedores con los que hablamos.

En el 96% de los casos, sus datos indicaron que el informe de la Oficina Conjunta sobre la colocación de viviendas reflejaba con precisión los datos de los proveedores. En el 4% de los casos donde los datos no eran precisos, se observó lo siguiente.

• Doble contabilización: En tres casos (1,4 % de la muestra), la Oficina Conjunta contabilizó a las personas que recibieron realojamiento rápido y vivienda permanente con apoyo el mismo día. El proveedor confirmó que solo se debería haber contabilizado el realojamiento rápido.
• Incertidumbre: En dos casos (0,9% de la muestra), el proveedor no estaba seguro de si la persona había recibido vivienda ya que su contabilidad no mostraba el pago de un depósito por su vivienda.
• Categoría incorrecta: En dos casos (0,9% de la muestra), las personas recibieron vivienda, pero fue clasificada como vivienda de apoyo permanente, cuando en realidad se trataba de realojamiento rápido.
• Persona duplicada: Una persona (0,5 % de la muestra) fue alojada, pero se contabilizó dos veces. La agencia indicó que no cuenta con la autorización para eliminar a personas duplicadas en el HMIS.

Además de los proveedores con los que hablamos, también analizamos la población total de realojamientos rápidos y viviendas de apoyo (1370) que nos envió la Oficina Conjunta. Observamos los siguientes posibles errores.

• Doble contabilización: En 18 casos (1,3 % del total de colocaciones), las personas ya parecían haber sido contabilizadas en los datos de vivienda. Diecisiete recibieron realojamiento rápido y vivienda permanente con apoyo el mismo día. Una persona fue contabilizada como realojadora rápida por dos organizaciones diferentes el mismo día. Tres de estos casos pertenecían a la muestra mencionada anteriormente.
• Fecha fuera del marco temporal del informe: En ocho casos (0,6 % del total de colocaciones), la fecha de mudanza de las personas a la vivienda estaba fuera del año fiscal 2023. Ninguno de estos casos estaba en nuestra muestra mencionada anteriormente.

Las limitaciones del HMIS reducen la calidad de los datos

Queríamos averiguar por qué había tan pocas direcciones en el HMIS. Durante nuestras conversaciones con los proveedores, descubrimos que las preocupaciones sobre la privacidad, como las situaciones de violencia doméstica, son una posible razón, pero hay otras dos razones por las que los proveedores no suelen introducir direcciones en el HMIS:

1. HUD no requiere que se ingresen direcciones en HMIS.
2. El sistema HMIS actual no es fácil de usar para los proveedores. Muchos utilizan un segundo sistema, más intuitivo, donde ingresan la mayor parte de la información, incluidas las direcciones.

Para los proveedores que utilizan sistemas secundarios, el HMIS se ha convertido en un sistema donde muchos ingresan la información mínima necesaria para los requisitos de informes. Introducir datos en varios sistemas consume mucho tiempo, es ineficiente y aumenta el riesgo de errores de entrada. Además, dado que el HMIS no era el sistema preferido por la mayoría de los proveedores con los que hablamos, se pierde información valiosa en el HMIS.

Muchos proveedores tienen sistemas de datos distintos del HMIS

Los proveedores nos informaron que ingresan la mayor parte de la información en sistemas de datos internos. Algunas de las razones incluyen:

• El HMIS actual es arcaico, torpe y poco fácil de usar.
• Se necesita tiempo para aprenderlo y puede resultar difícil para el personal nuevo familiarizarse con él.
• No permite a los proveedores realizar un seguimiento de información que es útil en su trabajo diario, como planes de servicio, notas de casos e informes de incidentes.
• No proporciona información ni informes útiles para los proveedores.
• No puede cargar información de los sistemas secundarios de los proveedores.

Varios proveedores afirmaron que el HMIS actual no genera información ni informes tan útiles como sus sistemas secundarios. Por ejemplo, un proveedor indicó que el HMIS no cuenta con campos para algunos de los datos que les interesa rastrear, como información sobre mascotas y vehículos de los participantes del refugio, conexiones con empleadores y referencias laborales, e informes de incidentes.

Dados los desafíos que presenta el actual HMIS, el sistema local de servicios para personas sin hogar se beneficiaría de contar con un sistema HMIS que funcione mejor y sea más fácil de usar, donde los proveedores puedan ingresar todo en un solo lugar o vincular sus sistemas con el HMIS y cargar datos.

Los sistemas de datos duplicados aumentan el riesgo y son ineficientes

El uso de dos sistemas aumenta el riesgo de inexactitud de los datos

Cuando los proveedores tienen que ingresar y mantener manualmente los datos en dos sistemas diferentes, aumenta el riesgo de que sean menos precisos en ambos. Los proveedores con los que hablamos que utilizan sistemas secundarios tendían a minimizar la cantidad de información que ingresaban en el HMIS, ingresando únicamente la requerida por el HUD. Esto hace improbable que el sistema HMIS actual cuente con una cantidad robusta de información para usar y compartir con las partes interesadas. Sin embargo, si se pudiera combinar la información que cada proveedor mantiene en sus sistemas internos, se podría obtener información más útil y sólida para la planificación y para compartirla con la comunidad.

Mantener dos sistemas consume mucho tiempo y es ineficiente

Aprender, usar y mantener dos sistemas requiere mucho tiempo y es ineficiente. En un campo donde la tarea principal es brindar servicios directos a personas sin hogar, puede ser útil minimizar el tiempo que los proveedores dedican a tareas administrativas innecesarias y laboriosas, como introducir datos dos veces. Esto se agrava por el hecho de que muchos proveedores no cuentan con personal dedicado a la gestión de datos.

Los problemas con el HMIS ocurren en un contexto de reorganización regional

Esta auditoría se llevó a cabo durante un momento en que la Oficina Conjunta participa en la implementación de una reorganización regional de los Continuums of Care como resultado de la medida de servicios de vivienda de apoyo que los votantes aprobaron en 2020. Esta medida creó fondos para servicios de vivienda de apoyo para personas que experimentan o están en riesgo de experimentar la falta de vivienda.

Tras la aprobación de la medida, Metro, junto con los condados de Multnomah, Washington y Clackamas y sus respectivas autoridades de vivienda, se han asociado para coordinar la implementación del Programa de Servicios de Vivienda con Apoyo. En este proceso, la Oficina Conjunta asumirá la responsabilidad de liderar el sistema HMIS de los tres condados, que anteriormente recaía en la Ciudad de Portland. Además, la Oficina de Vivienda de la Ciudad de Portland está en proceso de transferir las responsabilidades de liderazgo del HMIS a la Oficina Conjunta, lo que incluye liderar la implementación del HMIS en el área de los tres condados. Esto incluye colaborar para estandarizar la recopilación de datos y el control de calidad.
El documento rector del condado de Multnomah, el Plan de Implementación Regional 2020, señaló que existe una necesidad sustancial de fortalecer e integrar los sistemas de datos existentes, en particular HMIS y los sistemas de datos de atención médica, invirtiendo en iniciativas que se centren en conectar datos dispares.

Como parte de la implementación del Programa de Servicios de Vivienda con Apoyo en los Tres Condados, el equipo de datos de la Oficina Conjunta se ha reunido periódicamente con los administradores de datos de los tres condados para coordinar, desarrollar estrategias y aprender mutuamente. Se realizan tres reuniones mensuales durante la coordinación. Una reunión se dedica a una conversación más detallada sobre la alineación de los informes y las mediciones de los Servicios de Vivienda con Apoyo que la Oficina Conjunta reporta a Metro. Otra reunión mensual se dedica a que los administradores de datos de los tres condados coordinen, desarrollen estrategias y aprendan mutuamente. La tercera reunión se centra en la coordinación del plan regional de implementación del HMIS.

La Oficina Conjunta contrató a un consultor externo para evaluar cómo mejorar el HMIS y su uso interno en las agencias. Los objetivos de dicha evaluación fueron identificar el estado actual del HMIS y las expectativas para el futuro, identificar las brechas entre el uso actual del HMIS y los objetivos a futuro, brindar información sobre posibles soluciones de software y ofrecer recomendaciones para guiar la implementación del HMIS en los Tres Condados. El informe se presentó a la Junta de Comisionados del Condado en abril de 2024.

A pesar de que la Oficina Conjunta asumió las responsabilidades de la dirección del HMIS en 2023, la ciudad de Portland mantuvo cierto control administrativo hasta hace poco. Parte del retraso se debió a la espera de que la administración del sistema HMIS se transfiriera de la ciudad al condado. Esto ocurrió el 25 de marzo de 2024.

Recomendaciones

Recomendamos que la Oficina Conjunta, a más tardar el 1 de enero de 2027:

1. Para mejorar la eficiencia y la utilidad de los datos, y reducir la posibilidad de errores en el HMIS, implemente una base de datos compatible con una interfaz de programación de aplicaciones (API). Una API es un intermediario de software que permite que dos aplicaciones se comuniquen entre sí. El uso de una base de datos compatible con una API permitirá a los proveedores de servicios para personas sin hogar cargar datos desde sus sistemas internos.

Objetivos, alcance y metodología

Iniciamos esta auditoría porque nuestra oficina descubrió (según lo informado en una 2021 letter ) que la Oficina Conjunta utilizaba la Fecha de Inicio del Proyecto para contabilizar las colocaciones en viviendas, en lugar de la Fecha de Ingreso a la Vivienda. La "Fecha de Inicio del Proyecto" es la fecha en que el cliente se incorporó al programa o empezó a recibir servicios, y la Fecha de Ingreso a la Vivienda es la fecha en que el cliente se mudó a una vivienda permanente. La carta a la gerencia también indicaba que "aproximadamente el 60 % de los clientes no tenían datos de dirección o tenían datos de dirección que no eran direcciones reales".

Esto motivó una nueva auditoría para analizar más a fondo las discrepancias en los datos. Sin embargo, encontramos problemas de acceso a los datos, por lo que el primer informe de la nueva auditoría se centró en la gestión de contratos, la comunicación y la equidad. Este segundo informe aborda la preocupación inicial en torno a los datos.

Los objetivos de esta parte de la auditoría fueron:

• Determinar si la Oficina Conjunta ahora está utilizando la fecha de mudanza a la vivienda para informar las colocaciones de vivienda.
• Determinar si los proveedores de servicios para personas sin hogar utilizaron el campo Fecha de mudanza a la vivienda para capturar una ubicación de vivienda, en lugar de una inscripción en el programa.
• Determinar por qué tantas colocaciones de vivienda carecen de información de la dirección.

Para lograr estos objetivos:

• Seleccionamos una muestra aleatoria de personas que, según la Oficina Conjunta, habían recibido alojamiento y contactamos con proveedores de servicios para personas sin hogar para verificar los datos. La muestra aleatoria incluyó 223 colocaciones de vivienda realizadas por 11 proveedores diferentes. Estos 11 proveedores representaron el 60 % de las colocaciones de realojamiento rápido y viviendas de apoyo que JOHS reportó en el año fiscal 2023. En el caso de estos 11 proveedores, podemos tener un 95 % de confianza en que los datos de JOHS reflejan con precisión los datos del proveedor en el 96 % de los casos, con un margen de error del 5,62 %. No podemos garantizar la exactitud de los datos de los proveedores con los que no contactamos.

Este informe describe la precisión de los datos únicamente de los que evaluamos.

Para esta auditoría, analizamos los datos del HMIS de la Oficina Conjunta de Servicios para Personas sin Hogar para personas alojadas en realojamiento rápido o viviendas de apoyo permanente a partir del año fiscal 2023. Al verificar los datos con los proveedores de servicios para personas sin hogar, verificar los datos para detectar doble contabilización y verificar el rango de fechas, nuestra oficina ha determinado que los datos eran suficientemente confiables para los fines de este informe.

Realizamos esta auditoría de desempeño de conformidad con las normas de auditoría gubernamental generalmente aceptadas. Dichas normas exigen que planifiquemos y realicemos la auditoría para obtener evidencia suficiente y adecuada que sustente razonablemente nuestras conclusiones, con base en nuestro objetivo de auditoría. Consideramos que la evidencia obtenida proporciona una base razonable para nuestras conclusiones, con base en nuestros objetivos de auditoría.

Apersonal de auditoría

Nicole Dewees, Directora de Auditoría
Mandi Hood, Auditora de Gestión

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