JOHS: La información sobre vivienda de apoyo y realojamiento rápido reflejaba con precisión los datos de los proveedores la mayor parte del tiempo, pero a los proveedores les gustaría un sistema de datos más fácil de usar.

Aspectos destacados del informe

Los informes reflejaban con precisión los datos de los proveedores la mayor parte del tiempo, pero a los proveedores les gustaría contar con un sistema de datos más fácil de usar.

• Lo que encontramos: La Oficina Conjunta ahora está utilizando correctamente la fecha de ingreso a la vivienda para informar sobre la asignación de viviendas.
• Por qué esto es importante: El método anterior contabilizaba cuando los clientes ingresaban en un programa o comenzaban a recibir servicios, lo cual no es un recuento preciso de las colocaciones de vivienda.
• Lo que encontramos: Los datos de la Oficina Conjunta sobre la ubicación de las personas en vivienda reflejaban con precisión los datos de los proveedores de servicios para personas sin hogar en la mayoría de los casos.
• Por qué esto es importante: Los datos precisos son una forma importante de medir si un programa tiene éxito.
• Lo que encontramos: Las limitaciones del sistema de gestión de datos de la Oficina Conjunta reducen la calidad de los datos.
• Por qué esto es importante: La introducción de datos sigue siendo lenta, ineficiente y propensa a errores, ya que los proveedores deben utilizar un segundo sistema, más funcional, para la mayoría de los datos.

Fondo

Iniciamos esta auditoría porque nuestra oficina descubrió (según consta en una 2021 letter ) que la Oficina Conjunta estaba utilizando la Fecha de Inicio del Proyecto para contabilizar las colocaciones en viviendas, en lugar de la Fecha de Mudanza a la Vivienda. La Fecha de Inicio del Proyecto es la fecha en que el cliente ingresó a un programa o comenzó a recibir servicios, y la Fecha de Mudanza a la Vivienda es la fecha en que el cliente se mudó a una vivienda permanente. La carta a la gerencia también indicaba que "aproximadamente el 60% de los clientes carecían de datos de dirección o tenían datos de dirección que no correspondían a direcciones reales".

Esto motivó una nueva auditoría para analizar con mayor detalle las discrepancias en los datos. Sin embargo, encontramos problemas de acceso a los datos, por lo que nuestro primer informe se centró en la gestión de contratos, la comunicación y la equidad. Este es el segundo informe resultante de la auditoría y aborda la preocupación inicial en torno a los datos.

Nuestros objetivos para esta parte de la auditoría eran:

1. Determinar si la Oficina Conjunta está utilizando ahora la fecha de ingreso a la vivienda para informar sobre las asignaciones de vivienda.
2. Determinar si los proveedores de servicios para personas sin hogar utilizaron el campo "Fecha de ingreso a la vivienda" para registrar una asignación de vivienda, en lugar de una inscripción en un programa.
3. Determinar por qué tantas asignaciones de vivienda carecen de información de dirección.

La Oficina Conjunta forma parte del Programa de Continuidad de la Atención del Departamento de Vivienda y Desarrollo Urbano de los Estados Unidos (HUD). Las Continuidades de la Atención son responsables de crear un sistema local coordinado para ayudar a las personas sin hogar a obtener una vivienda. Las Continuidades de la Atención deben medir su desempeño como sistema coordinado. El HUD exige que las Continuidades de la Atención mantengan un Sistema de Información para la Gestión de Personas sin Hogar (HMIS, por sus siglas en inglés) y recopilen datos específicos. Un HMIS es una aplicación de recopilación de datos que facilita la obtención de información sobre personas y familias que utilizan servicios residenciales u otros servicios de asistencia para personas sin hogar, y almacena esos datos en formato electrónico. Está diseñado para capturar información a lo largo del tiempo y proporcionar la descripción más precisa de la situación de las personas sin hogar y los servicios que se les brindan dentro de una comunidad. Existen varios proveedores para estas aplicaciones de recopilación de datos.

Los proveedores contratados por la Oficina Conjunta deben ingresar información específica en el HMIS y presentar informes trimestrales sobre los datos que ingresan. Los Continuums of Care también pueden optar por agregar puntos de datos, categorías de respuesta o mantener datos históricos más allá de lo especificado por el HUD, siempre que esto no afecte la capacidad de recopilar e informar con precisión los elementos de datos requeridos.

Los datos ingresados ​​en el HMIS son importantes porque los fondos para los Continuums of Care se otorgan en función de los indicadores de desempeño registrados en dicho sistema. El HUD espera que los Continuums of Care calculen y utilicen indicadores de desempeño a nivel del sistema como criterios de selección establecidos para la adjudicación de proyectos del Programa Continuums of Care y para evaluar el desempeño del sistema.

Además de determinar la financiación, los datos pueden poner de manifiesto qué funciona y qué no funciona dentro del sistema de servicios para personas sin hogar. Los sistemas integrales de atención pueden utilizar los datos para:

• mejorar los programas
• garantizar un entendimiento común entre las partes interesadas sobre cómo lo están haciendo y hacia dónde se dirigen.
• Comunicar y defender las necesidades de la comunidad.

Los datos del HMIS se refieren a las personas sin hogar que acceden a servicios. Cada dato describe la vida de una persona y sus esfuerzos por mantener o encontrar una vivienda. Los datos del HMIS ofrecen importantes oportunidades para mejorar la prestación y la accesibilidad de los servicios. Los sistemas de atención integral pueden utilizar estos datos para comprender las desigualdades existentes y reducir las barreras que enfrentan las personas que necesitan servicios. Cuando la Oficina Conjunta no utiliza todos los datos disponibles para evaluar el funcionamiento del sistema, se pierde la oportunidad de abordar los problemas y realizar mejoras. Esto aumenta el riesgo de causar daño al tratar problemas sin tener una visión completa de sus causas.

La Oficina Conjunta ahora utiliza correctamente la fecha de ingreso a la vivienda para informar sobre la asignación de viviendas.

Nuestro primer objetivo en esta parte de la auditoría fue determinar si la Oficina Conjunta ahora utiliza la fecha de ingreso a la vivienda para informar sobre las asignaciones de vivienda. Solicitamos al personal de datos de la Oficina Conjunta una lista de todas las personas que recibieron vivienda de apoyo permanente o realojamiento rápido durante el año fiscal 2023. Nos proporcionaron las siguientes cifras:

• Tipo de financiación: Reubicación rápida
• Definición: Servicios de asistencia y apoyo para el alquiler a corto plazo (hasta tres meses) y a mediano plazo (de 4 a 24 meses), basados ​​en las necesidades del inquilino.
• Número de personas: 845
• Tipo de financiación: Reubicación rápida
• Definición: Vivienda permanente en la que se proporciona asistencia para la vivienda (por ejemplo, arrendamiento a largo plazo o ayuda para el alquiler) y servicios de apoyo para ayudar a los hogares.
• Número de personas: 525
• Total de personas: 1.370

Fuente: Oficina Conjunta de Servicios para Personas sin Hogar. Esta información no coincide con los informes públicos, ya que algunas personas reciben financiación parcial y la Oficina Conjunta realiza un prorrateo en sus informes. Para esta auditoría, contabilizamos el número de personas para comprobar la exactitud de los datos y no realizamos ningún prorrateo. Además, esta información no incluye a las personas cuyos datos están protegidos debido a la violencia doméstica.

También solicitamos el cálculo que utilizaron para determinar estas cifras. Indicaron que su cálculo se basó en la fecha de ingreso a la vivienda, y observamos que las personas en la lista de personas alojadas tenían fechas en el campo de fecha de ingreso a la vivienda.

Los proveedores de servicios para personas sin hogar utilizaron el campo Fecha de ingreso a la vivienda para registrar las asignaciones de vivienda.

Entrevistamos a 11 proveedores de servicios para personas sin hogar para confirmar si la fecha de ingreso a la vivienda reflejaba la asignación de una vivienda. Todos los proveedores indicaron que registran la fecha de ingreso a la vivienda cuando la persona es alojada. Estos 11 proveedores proporcionaron el 60 % de las asignaciones de vivienda de la Oficina Conjunta para el año fiscal 2023, lo que nos da suficiente confianza en la mayoría de los datos de asignación de vivienda proporcionados a la Oficina Conjunta.

Los datos de colocación de viviendas de la Oficina Conjunta reflejaban con precisión los datos de los proveedores de servicios para personas sin hogar la mayor parte del tiempo.

Para los 11 proveedores con los que hablamos, seleccionamos aleatoriamente a personas que, según los registros de la Oficina Conjunta, habían recibido vivienda y les preguntamos si esta información coincidía con sus propios registros. Muchos proveedores de servicios para personas sin hogar utilizan sistemas de datos distintos al HMIS, por lo que les pedimos que consultaran sus otros sistemas para verificar el estado de sus clientes. Estos resultados solo son aplicables a los proveedores con los que hablamos.

En el 96% de los casos, sus datos indicaron que el informe de la Oficina Conjunta sobre la colocación de personas en viviendas reflejaba con precisión los datos de los proveedores. En el 4% restante, donde los datos no eran precisos, ocurrió lo siguiente.

• Doble contabilización: En tres casos (1,4 % de la muestra), la Oficina Conjunta contabilizó a personas que recibieron tanto realojamiento rápido como vivienda de apoyo permanente el mismo día. El proveedor confirmó que solo se debería haber contabilizado el realojamiento rápido.
• Incertidumbre: En dos casos (0,9% de la muestra), el proveedor no estaba seguro de si la persona había recibido la vivienda, ya que su contabilidad no mostraba el pago de un depósito por la misma.
• Categoría errónea: En dos casos (0,9% de la muestra), las personas recibieron vivienda, pero se clasificó como vivienda de apoyo permanente, cuando en realidad se trataba de realojamiento rápido.
• Persona duplicada: Una persona (0,5 % de la muestra) estaba alojada, pero se contabilizó dos veces. La agencia indicó que no tiene autorización para eliminar personas duplicadas del HMIS.

Además de los proveedores con los que hablamos, también analizamos la totalidad de las colocaciones de realojamiento rápido y vivienda con apoyo (1370) que nos envió la Oficina Conjunta. Observamos los siguientes errores potenciales.

• Doble contabilización: En 18 casos (1,3 % del total de colocaciones), las personas parecían haber sido contabilizadas previamente en los datos de vivienda. Diecisiete recibieron tanto realojamiento rápido como vivienda de apoyo permanente el mismo día. Una persona fue contabilizada como receptora de realojamiento rápido por dos organizaciones diferentes el mismo día. Tres de estos casos se encontraban en nuestra muestra mencionada anteriormente.
• Fecha fuera del período del informe: En ocho casos (0,6 % del total de colocaciones), la fecha de mudanza a la vivienda de las personas fue fuera del año fiscal 2023. Ninguno de estos casos estaba incluido en nuestra muestra mencionada anteriormente.

Las limitaciones del HMIS reducen la calidad de los datos.

Queríamos averiguar por qué había tan pocas direcciones en HMIS. Durante nuestras conversaciones con los proveedores, supimos que las preocupaciones sobre la privacidad, como las situaciones de violencia doméstica, son una posible razón, pero hay otras dos razones por las que los proveedores no suelen ingresar direcciones en HMIS:

1. El HUD no exige que las direcciones se ingresen en el HMIS.
2. El sistema HMIS actual no es fácil de usar para los proveedores. Muchos proveedores utilizan un segundo sistema, más fácil de usar, donde ingresan la mayor parte de la información, incluidas las direcciones.

Para los proveedores que utilizan sistemas secundarios, el HMIS se ha convertido en un sistema donde muchos ingresan la información mínima necesaria para cumplir con los requisitos de informes. Ingresar datos en múltiples sistemas consume mucho tiempo, es ineficiente y aumenta el riesgo de errores. Además, dado que el HMIS no era el sistema preferido por la mayoría de los proveedores con los que hablamos, significa que información valiosa no se está incorporando a este sistema.

Muchos proveedores utilizan sistemas de datos distintos a HMIS.

Los proveedores nos dijeron que ingresan la mayor parte de la información en sistemas de datos internos. Algunas de las razones son:

• El sistema HMIS actual es arcaico, poco práctico y no muy fácil de usar.
• Se necesita tiempo para aprenderlo y puede resultar difícil para el personal nuevo.
• No permite a los proveedores realizar un seguimiento de la información que les resulta útil en su trabajo diario, como planes de servicio, notas de casos e informes de incidentes.
• No proporciona información ni informes útiles para los proveedores.
• No puede cargar información desde los sistemas secundarios de los proveedores.

Varios proveedores indicaron que el HMIS actual no genera información ni informes tan útiles como sus sistemas secundarios. Por ejemplo, un proveedor mencionó que el HMIS carece de campos para algunos de los datos que les interesa rastrear, como información sobre mascotas y vehículos de los participantes del refugio, conexiones con empleadores y referencias laborales, e informes de incidentes.

Dados los problemas que presenta el HMIS actual, el sistema local de servicios para personas sin hogar se beneficiaría de contar con un sistema HMIS más funcional y fácil de usar, donde los proveedores puedan ingresar toda la información en un solo lugar o vincular sus sistemas con el HMIS y cargar los datos.

Los sistemas de datos duplicados aumentan el riesgo y son ineficientes.

El uso de dos sistemas aumenta el riesgo de inexactitud en los datos.

Cuando los proveedores deben ingresar y mantener datos manualmente en dos sistemas diferentes, aumenta el riesgo de que la información sea menos precisa en ambos. Los proveedores con los que hablamos que utilizan sistemas secundarios tienden a minimizar la cantidad de información que ingresan en el HMIS, ingresando solo lo requerido por el HUD. Esto hace improbable que el sistema HMIS actual cuente con una cantidad sólida de información para usar y compartir con las partes interesadas. Sin embargo, si se pudiera recopilar la información que cada proveedor mantiene en sus sistemas internos, se podría obtener información más útil y completa para la planificación y para compartir con la comunidad.

Mantener dos sistemas consume mucho tiempo y es ineficiente.

Aprender, usar y mantener dos sistemas es lento e ineficiente. En un sector donde la tarea principal es brindar servicios directos a personas sin hogar, puede ser útil minimizar el tiempo que los proveedores dedican a tareas administrativas innecesarias y tediosas, como ingresar datos dos veces. Esto se agrava por el hecho de que muchos proveedores no cuentan con personal dedicado exclusivamente a la gestión de datos.

Los problemas con los sistemas de información sanitaria se producen en un contexto de reorganización regional.

Esta auditoría se realizó en un momento en que la Oficina Conjunta participa en la implementación de una reorganización regional de los Continuos de Atención como resultado de la medida de servicios de vivienda con apoyo aprobada por los votantes en 2020. Esta medida creó fondos para servicios de vivienda con apoyo para personas que se encuentran en situación de calle o en riesgo de estarlo.

Como resultado de la aprobación de la medida, Metro, junto con los condados de Multnomah, Washington y Clackamas y sus respectivas autoridades de vivienda, colaboran para coordinar la implementación del Programa de Servicios de Vivienda de Apoyo. En este proceso, la Oficina Conjunta asumirá la responsabilidad de liderar el sistema HMIS de los tres condados, función que anteriormente desempeñaba la ciudad de Portland. Además, la Oficina de Vivienda de la ciudad de Portland está transfiriendo las responsabilidades de liderazgo del HMIS a la Oficina Conjunta, lo que incluye liderar la implementación del HMIS para el área de los tres condados. Esto implica trabajar en conjunto para estandarizar la recopilación de datos y el control de calidad.
El documento rector del condado de Multnomah, el Plan de Implementación Regional de 2020, señaló que existe una necesidad sustancial de fortalecer e integrar los sistemas de datos existentes, en particular los sistemas de información de gestión de la salud (HMIS) y los sistemas de datos sanitarios, mediante la inversión en iniciativas que se centren en conectar datos dispares.

Como parte de la implementación del Programa de Servicios de Vivienda de Apoyo en los tres condados, el equipo de datos de la Oficina Conjunta se ha reunido periódicamente con los gestores de datos de los tres condados para coordinar, elaborar estrategias y aprender unos de otros. Se realizan tres reuniones mensuales para la coordinación. Una de ellas consiste en una conversación más detallada sobre la alineación de los informes y las medidas de los Servicios de Vivienda de Apoyo que la Oficina Conjunta presenta a Metro. Otra reunión mensual es para que los gestores de datos de los tres condados coordinen, elaboren estrategias y aprendan unos de otros. La tercera reunión se centra en la coordinación del plan de implementación del Sistema Regional de Información de Gestión de la Vivienda (HMIS).

La Oficina Conjunta contrató a una consultora externa para evaluar cómo mejorar el Sistema de Información de Gestión Sanitaria (HMIS) y su uso interno en las agencias. Los objetivos de dicha evaluación fueron identificar el estado actual del HMIS y las expectativas para el futuro, detectar las brechas entre el uso actual del HMIS y los objetivos futuros, ofrecer perspectivas sobre posibles soluciones de software y brindar recomendaciones para guiar la implementación del HMIS en los tres condados. El informe se presentó a la Junta de Comisionados del Condado en abril de 2024.

A pesar de que la Oficina Conjunta asumió las responsabilidades de la gestión del HMIS en 2023, la ciudad de Portland aún conservaba cierto control administrativo hasta hace poco. Parte del retraso se debió a la espera de que la administración del sistema HMIS se transfiriera de la ciudad al condado, lo cual ocurrió el 25 de marzo de 2024.

Recomendaciones

Recomendamos que la Oficina Conjunta, a más tardar el 1 de enero de 2027:

1. Para mejorar la eficiencia, la utilidad de los datos y reducir la posibilidad de errores en el HMIS, implemente una base de datos compatible con una interfaz de programación de aplicaciones (API). Una API es un intermediario de software que permite la comunicación entre dos aplicaciones. El uso de una base de datos compatible con una API permitirá a los proveedores de servicios para personas sin hogar cargar datos desde sus sistemas internos.

Objetivos, alcance y metodología

Iniciamos esta auditoría porque nuestra oficina descubrió (según consta en una 2021 letter ) que la Oficina Conjunta estaba utilizando la Fecha de Inicio del Proyecto para contabilizar las colocaciones en viviendas, en lugar de la Fecha de Mudanza a la Vivienda. La "Fecha de Inicio del Proyecto" es la fecha en que el cliente ingresó al programa o comenzó a recibir servicios, y la Fecha de Mudanza a la Vivienda es la fecha en que el cliente se mudó a una vivienda permanente. La carta a la gerencia también indicaba que "aproximadamente el 60% de los clientes carecían de datos de dirección o tenían datos de dirección que no correspondían a direcciones reales".

Esto motivó una nueva auditoría para analizar con mayor detalle las discrepancias en los datos. Sin embargo, encontramos problemas de acceso a los datos, por lo que el primer informe de la nueva auditoría se centró en la gestión de contratos, la comunicación y la equidad. Este segundo informe aborda la preocupación inicial en torno a los datos.

Los objetivos de esta parte de la auditoría eran:

• Determinar si la Oficina Conjunta está utilizando ahora la fecha de ingreso a la vivienda para informar sobre las asignaciones de vivienda.
• Determinar si los proveedores de servicios para personas sin hogar utilizaron el campo "Fecha de ingreso a la vivienda" para registrar una asignación de vivienda, en lugar de una inscripción en un programa.
• Determinar por qué tantas asignaciones de vivienda carecen de información de dirección.

Para lograr estos objetivos:

• Seleccionamos una muestra aleatoria de personas que, según la Oficina Conjunta, habían recibido vivienda, y hablamos con proveedores de servicios para personas sin hogar para verificar los datos. La muestra aleatoria incluyó 223 colocaciones de vivienda realizadas por 11 proveedores diferentes. Estos 11 proveedores representaron el 60 % de las colocaciones de realojamiento rápido y vivienda con apoyo que la Oficina Conjunta de Servicios para Personas sin Hogar (JOHS) reportó en el año fiscal 2023. Para estos 11 proveedores, podemos tener una confianza del 95 % de que los datos de la JOHS reflejan con precisión los datos del proveedor en el 96 % de los casos, con un margen de error del 5,62 %. No podemos ofrecer garantías para los proveedores con los que no hablamos.

Este informe describe la exactitud de los datos únicamente para aquellos datos que hemos evaluado.

Para esta auditoría, analizamos los datos del Sistema de Información de Gestión de Vivienda (HMIS, por sus siglas en inglés) de la Oficina Conjunta de Servicios para Personas sin Hogar, correspondientes a personas alojadas en programas de realojamiento rápido o en viviendas de apoyo permanente, a partir del año fiscal 2023. Tras verificar los datos con los proveedores de servicios para personas sin hogar, comprobar que no hubiera doble conteo y verificar el rango de fechas, nuestra oficina determinó que los datos eran suficientemente fiables para los fines de este informe.

Realizamos esta auditoría de desempeño de acuerdo con las normas de auditoría gubernamental generalmente aceptadas. Dichas normas exigen que planifiquemos y llevemos a cabo la auditoría para obtener evidencia suficiente y apropiada que proporcione una base razonable para nuestros hallazgos y conclusiones, de acuerdo con nuestro objetivo de auditoría. Consideramos que la evidencia obtenida proporciona una base razonable para nuestros hallazgos y conclusiones, de acuerdo con nuestros objetivos de auditoría.

Apersonal de auditoría

Nicole Dewees, Directora de Auditoría
Mandi Hood, Auditora de Gestión

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