Lo que encontramos
La Oficina del Auditor da seguimiento a las recomendaciones de auditoría para apoyar la rendición de cuentas del gobierno del condado. El Servicio para Animales del Condado de Multnomah (Servicios para Animales) implementó 8 de nuestras recomendaciones y 7 están en proceso. Agregamos una nueva recomendación: esterilizar a los animales antes de su adopción.
Qué significan los estados
- Implementado: el auditado ha implementado completamente o ha resuelto el problema para cumplir con la intención de la recomendación.
- En proceso: el auditado ha comenzado la implementación.
- No implementado: el auditado no ha implementado o no tiene la intención de implementar.
Estado de las recomendaciones de auditoría
Implementado
Recomendación n.° 1: Establecer una política que proporcione parámetros sobre cuándo es seguro realojar a los animales.
Nota del auditor: Servicios para Animales adoptó una Política de Elegibilidad y Vía de Colocación en diciembre de 2023. Esta política describe los comportamientos y factores de salud que determinan si un animal es elegible para adopción, acogida o transferencia a una organización asociada. Al revisar la documentación sobre perros con historial de mordeduras durante un período de un año, concluimos que se está cumpliendo la política. Centramos nuestra revisión en los perros porque, si bien las mordeduras de gato pueden ser graves, a nivel nacional se producen muchas más muertes por mordeduras de perro que por mordeduras de gato. Los perros sacrificados presentaron mordeduras más graves o múltiples. Los perros transferidos a una organización asociada o en acogida presentaban problemas médicos o de comportamiento y no presentaron mordeduras graves ni múltiples. Los perros adoptados tras una mordedura presentaron una mordedura leve o provocada.
Recomendación #2: La nueva base de datos de animales debería incluir campos obligatorios que deben completarse para cada animal.
Nota del auditor: Servicios para Animales trabajó con su proveedor de base de datos, ShelterBuddy, para incluir campos obligatorios al agregar un nuevo animal a su base de datos.
Recomendación #3: Realizar verificaciones manuales para garantizar que no haya información contradictoria en los registros de los animales.
Nota del auditor: Servicios para Animales creó un proceso para verificar errores.
Recomendación #4: Asegurarse de que todos los animales sacrificados queden registrados tanto en los registros de medicamentos como en la base de datos de registros de animales.
Nota del auditor: El Servicio de Animales ha establecido un procedimiento para conciliar los registros de medicamentos para la eutanasia con su base de datos de registros de animales, ShelterBuddy. Al comparar los registros de medicamentos con la base de datos durante un período de seis meses, solo encontramos cuatro errores en 232 animales, y el proceso de conciliación los identificó y corrigió.
Recomendación #5: La nueva base de datos de animales debería producir informes a los que el público pueda acceder en línea.
Nota del auditor: Servicios para Animales trabajó con el equipo web del condado de Multnomah para encontrar animales ingresados en ShelterBuddy que se publiquen automáticamente en el sitio web de Servicios para Animales.
Recomendación n.° 12: Brindar un programa de enriquecimiento integral a todos los gatos y perros en cada sección del refugio para garantizar que cada animal reciba contacto social diario, estimulación mental y actividad física.
Nota del auditor: Servicios para Animales implementó un programa de enriquecimiento, que incluye:
- Música
- Juguetes específicos de cada especie que se rotan
- Aromas que cambian diariamente
- Objetos específicos de la especie llenos de comida.
- Grupos de juego
- paseos de perros
Nuestra preocupación restante está relacionada con la documentación de enriquecimiento (véase la Recomendación n.° 11).
Recomendación #13: Proporcionar a los gatos y perros que permanezcan en el refugio durante más de una semana un enriquecimiento que aumente a medida que aumenta la duración de su estadía.
Nota del auditor: El enriquecimiento ahora comienza cuando los animales ingresan al refugio. Además, existe un programa de rondas donde un equipo revisa diariamente las necesidades de los animales. El programa de enriquecimiento, combinado con las rondas diarias, cumple con el propósito de esta recomendación.
Recomendación #15: Instituir un programa de rondas diarias que incluya, como mínimo, un equipo de rondas compuesto por personas de diferentes unidades de refugio, una toma de decisiones diaria clara y específica, y documentación de las observaciones, decisiones y acciones de las rondas.
Nota del auditor: Servicios para Animales implementó un programa de rondas diarias. El personal de las diferentes unidades del refugio se reúne diariamente para hablar sobre animales con necesidades médicas o de comportamiento. Los animales sanos, con alta probabilidad de ser adoptados rápidamente, no suelen estar en la lista de revisión. Las Directrices de la Asociación de Veterinarios de Refugios™ para los Estándares de Cuidado en Refugios de Animales indican que todos los animales deben ser revisados diariamente. Sin embargo, dadas las limitaciones de personal, no es realista dedicar tiempo a revisar animales sanos y adoptables. Muchos miembros del equipo de rondas diarias desempeñan funciones importantes en otras áreas del refugio, y es mejor dedicar su tiempo únicamente a revisar a los animales con mayor necesidad.
En proceso
Recomendación n.° 6: Documentar todos los problemas de comportamiento y discutirlos con los posibles propietarios antes de la adopción.
Nota del auditor: Observamos algunas tendencias positivas en la documentación de problemas de comportamiento. Hablamos con algunos miembros del personal que comentaron haber recibido capacitación sobre cómo documentar sus observaciones del comportamiento animal en ShelterBuddy y que los asesores de adopción divulgan esta información a quienes desean adoptar mascotas. Además, como parte de su nuevo programa de enriquecimiento, el personal documenta el comportamiento animal durante los grupos de juego para perros.
También descubrimos que hay margen de mejora. Un par de miembros del personal mencionaron su reticencia a ingresar información sobre un animal si creían que podría resultar en la eutanasia. Además, algunos miembros del personal comentaron no tener suficiente tiempo ni acceso a computadoras para ingresar información detallada sobre el comportamiento animal. Los adoptantes de mascotas coincidieron en esta opinión. Enviamos una encuesta a quienes adoptaron mascotas de Servicios para Animales del Condado de Multnomah entre el 1 de marzo de 2023 y el 29 de febrero de 2024. Una de las preguntas era: "¿Le informó el personal de Servicios para Animales sobre algún problema de comportamiento grave antes de adoptar a su mascota?". La mayoría respondió que su mascota no presentaba problemas de comportamiento graves. Sin embargo, el 39 % de quienes afirmaron tener problemas de comportamiento graves declaró que nadie de Servicios para Animales se lo había dicho antes de adoptarla.
Recomendación #7: Brindar capacitación continua a empleados y voluntarios sobre temas de seguridad en el trabajo, desde el manejo de conversaciones difíciles hasta situaciones de violencia en el lugar de trabajo.
Nota del auditor: Servicios para Animales está trabajando con la dirección de su departamento en una nueva iniciativa de capacitación para todo el departamento. Si bien esto ha retrasado la implementación de esta y otras recomendaciones, la gerencia afirmó que las mejoras en la capacitación, como parte de la iniciativa más amplia, resultarán en un programa de capacitación más eficaz. Como parte de la iniciativa de capacitación del departamento, la gerencia ha identificado capacitaciones obligatorias y opcionales para la incorporación de empleados, así como capacitaciones continuas para cada puesto. Estas capacitaciones abarcan temas relevantes para la seguridad en el trabajo.
Servicios para Animales ahora cuenta con un guardia de seguridad los siete días de la semana, y un par de empleados entrevistados comentaron que su presencia era útil para la seguridad en el trabajo. También consideraron que el personal se beneficiaría de una capacitación para la desescalada.
Recomendación #8: Brindar a los empleados del refugio, particularmente a los empleados de administración, capacitación sobre las reglas de personal del condado, que requieren que el lugar de trabajo sea respetuoso, profesional, seguro, acepte las diferencias culturales y esté libre de comportamiento inapropiado o abusivo.
Nota del auditor: Durante una auditoría de seguimiento en 2018, varios empleados expresaron inquietudes sobre su lugar de trabajo. No se observaron inquietudes similares durante este seguimiento. Los empleados entrevistados no expresaron inquietudes sobre el comportamiento en el lugar de trabajo y reportaron que su lugar de trabajo y sus gerentes eran respetuosos. Sin embargo, observamos que tanto los gerentes como los empleados no han completado muchas de las capacitaciones disponibles para fomentar un entorno de trabajo respetuoso.
Revisamos el historial de capacitación de los empleados de Servicios para Animales para conocer las capacitaciones disponibles sobre las normas de personal del condado, un entorno laboral respetuoso y equidad. Descubrimos que todos los gerentes han completado la revisión de políticas requerida para los empleados del condado, que incluye la revisión de las políticas sobre acoso y discriminación. Sin embargo, el condado ofrece capacitaciones opcionales adicionales para gerentes sobre cultura laboral que podrían abordar las preocupaciones detectadas en nuestra auditoría anterior. Dos gerentes no han realizado el curso "Mantener un entorno de trabajo libre de acoso" y ningún gerente ha realizado el curso "Crear un entorno de trabajo libre de acoso para gerentes y supervisores". Además, ningún gerente ha completado los cursos de la serie de capacitación sobre equidad del Departamento de Servicios Comunitarios, y menos del 15 % del personal ha completado una capacitación sobre equidad del departamento.
Entendemos que el tiempo para la capacitación es limitado; sin embargo, es necesario brindarles a los empleados y gerentes la oportunidad de completar capacitaciones que fomenten un ambiente laboral respetuoso y equitativo. La dirección del departamento contrató recientemente a un Gerente de Equidad, quien se encarga de mejorar el acceso de los empleados a las capacitaciones y ha comenzado a promoverlas entre los empleados.
Recomendación #9: Establecer viviendas de contingencia para garantizar que el refugio pueda aceptar todos los animales que traigan los residentes del condado y los oficiales de control de animales de los servicios de campo.
Nota del auditor: El personal de Servicios para Animales aumentó significativamente su capacidad de hogares de acogida, se ha mantenido estable con el número de transferencias a socios comunitarios y hay algunas áreas en el refugio que se pueden modificar cuando necesitan viviendas adicionales.
Sin embargo, esto no parece haber generado suficiente capacidad para que Servicios Animales pueda aceptar a todos los animales. El sitio web de Servicios Animales indica que "está limitando la admisión al refugio debido a la escasez actual de personal" y que "solo acepta gatos enfermos o heridos, y no admite gatos adultos sanos". Esto parece ser una violación del Código del Condado de Multnomah 13.505, que establece que Servicios Animales "deberá operar, mantener o proporcionar una instalación adecuada para recibir, cuidar y confinar de forma segura a cualquier animal". Algunos miembros del público informaron que Servicios Animales no aceptaba a los gatos callejeros que encontraba, algunos de los cuales estaban sanos, mientras que otros parecían estar enfermos.
Recomendación #10: Implementar un programa de capacitación formal para el personal nuevo, así como capacitación continua.
Nota del auditor: La gerencia indicó que la implementación completa de un programa de capacitación se ha retrasado debido a la iniciativa de capacitación más amplia del Departamento de Servicios Comunitarios (véase la Recomendación n.° 7). Servicios para Animales ha desarrollado planes de capacitación para el personal recientemente incorporado.
Varios miembros del personal que entrevistamos dijeron que existe una capacitación de incorporación para el personal nuevo, pero mencionaron algunas áreas de mejora, entre ellas:
- Entrenamiento más formal y exhaustivo del comportamiento canino, ya que el entrenamiento actual se realiza externamente a través de video y parece insuficiente.
- Tener una capacitación de incorporación más espaciada, ya que el personal recibe mucha capacitación en sus primeras semanas en el trabajo y es posible que no pueda absorber todo el contenido de manera efectiva
- Más capacitaciones de actualización continuas
Recomendación n.° 11: Mantener la documentación de todo el enriquecimiento proporcionado y realizar un seguimiento de esta información para garantizar que todos los animales reciban enriquecimiento de manera constante.
Nota del auditor: Servicios para Animales creó un programa de enriquecimiento (ver Recomendación #12), pero la gerencia dijo que no documentan el enriquecimiento porque la gran cantidad de tareas crearía un nivel de documentación engorroso. Entendemos las preocupaciones de la gerencia y no queremos crear un requisito de documentación oneroso. Sin embargo, debe haber un mecanismo para que los gerentes realicen un seguimiento de las brechas en las tareas de enriquecimiento. Servicios para Animales creó listas plastificadas donde el personal puede marcar cuando completan una tarea de enriquecimiento. Este es un buen sistema para el seguimiento del enriquecimiento porque requiere un tiempo mínimo del personal. Sin embargo, observamos que no se marcaron todas las actividades de enriquecimiento. Cuando preguntamos a la gerencia al respecto, dijeron que no estaba claro si el personal simplemente olvidó marcar la casilla o si la actividad no se realizó. Esto plantea un problema porque la gerencia no tiene suficiente información para determinar si necesitan personal adicional para completar el trabajo o si es necesario recordarle al personal que marque la casilla.
Recomendación #14: Estudiar exhaustivamente las necesidades totales de personal y defender ante la Junta de Comisionados del Condado la necesidad de aumentar la dotación de personal según sea necesario para ayudar a proteger la salud de los animales bajo el cuidado del refugio.
Esto incluye:
- Aumentar la dotación de personal para limpieza y alimentación para cumplir con las pautas de la Asociación Nacional de Control y Cuidado de Animales.
- Garantizar la dotación de personal adecuada para brindar a los animales del refugio enriquecimiento diario y atención de salud conductual constante y rápida.
Nota del auditor: A solicitud de Servicios para Animales, la Junta de Comisionados del Condado aprobó 10 nuevos puestos de tiempo completo para el presupuesto del año fiscal 2024.
Analizamos las horas del personal y los voluntarios dedicadas a la limpieza y alimentación durante los meses de mayo y junio de 2024. Descubrimos que mayo tenía, en promedio, el personal adecuado para cumplir con las pautas nacionales, pero cuando el número de animales aumentó en junio, los Servicios para Animales no tenían suficiente personal.
En mayo, el Servicio para Animales generalmente tenía más horas de personal de las necesarias los miércoles y, por lo general, no contaba con personal suficiente para cumplir con las pautas para los domingos, lunes y martes.
Servicios Animales no cubrió completamente sus puestos de Técnico Animal 1, que se encargan principalmente de la limpieza y la alimentación, hasta junio. El número de animales bajo cuidado suele aumentar a partir de los meses de verano, e incluso con el personal adicional, Servicios Animales no contaba con personal suficiente para cumplir con las directrices. Servicios Animales solía tener escasez de personal todos los días, excepto los miércoles.
Los técnicos de animales que entrevistamos dijeron que generalmente tienen tiempo suficiente para alimentar a los animales y limpiar sus alojamientos, pero mencionaron desafíos cuando no cuentan con suficiente personal.
Ver Recomendación #12 para enriquecimiento.
Nueva recomendación de auditoría
Esterilizar a todos los animales elegibles antes de la adopción.
Esto no fue una recomendación de nuestra auditoría anterior, pero recientemente nos dimos cuenta de que Servicios para Animales no esteriliza a todos los animales antes de su adopción. En nuestras auditorías anteriores, Servicios para Animales esterilizaba a los animales antes de su adopción. Según las Directrices para los Estándares de Cuidado en Refugios de Animales de la Asociación de Veterinarios de Refugios, los refugios deben esterilizar a todas las mascotas antes de su adopción. Si un refugio no puede hacerlo, debe contar con un sistema para garantizar que la cirugía se realice poco después de la adopción.
Servicios para Animales ha tenido menos personal veterinario en los últimos años y no ha podido esterilizar a todos los animales antes de su adopción. Empezó a otorgar vales a quienes adoptaban mascotas para esterilizarlas en las clínicas veterinarias comunitarias participantes. Servicios para Animales no realiza seguimiento a los dueños de mascotas para asegurarse de que hayan esterilizado a sus mascotas. Se espera que Servicios para Animales aumente las horas de trabajo veterinario este año, pero seguirá siendo muy inferior a las de 2021 y años anteriores.
Para determinar el funcionamiento del proceso de vales, enviamos una encuesta a quienes adoptaron mascotas de los Servicios para Animales del Condado de Multnomah entre el 1 de marzo de 2023 y el 29 de febrero de 2024. Preguntamos si sus mascotas habían sido esterilizadas al momento de la adopción. Solo el 48 % respondió que sí. De quienes adoptaron un animal sin esterilizar, el 68 % afirmó haber usado el vale para esterilizar a su mascota. Algunos dueños de mascotas experimentaron dificultades con el vale, como largas listas de espera, lo que pudo haber contribuido a una menor tasa de esterilizaciones. Además, algunos dijeron no haber recibido el vale.
Recomendamos que Servicios para Animales esterilice a todos los animales elegibles antes de la adopción antes del 1 de marzo de 2025.
Objetivos, alcance y metodología
Los objetivos de esta evaluación fueron determinar el estado de las recomendaciones de la Auditoría de 2016 de los Servicios para Animales del Condado de Multnomah y el informe de 2018 Servicios para Animales: Aún quedan problemas importantes por resolver.
Los auditores evaluaron el estado de las recomendaciones basándose en entrevistas, documentación y visitas al Refugio de Animales del Condado de Multnomah.
Actualización del estado de una recomendación
Durante cada auditoría que realiza nuestra oficina, formulamos recomendaciones para mejorar las operaciones gubernamentales, en particular en materia de eficacia, transparencia, rendición de cuentas y equidad. Nuestro objetivo al evaluar el estado de las recomendaciones es garantizar que la administración las implemente para mejorarlas.
Reconocemos que, tras publicar una evaluación sobre el estado de las recomendaciones, la administración podría implementar plenamente una recomendación que, según informamos, estaba en proceso o no se había implementado. La administración puede entonces proporcionar evidencia al Auditor que demuestre por qué debería modificarse el estado de la recomendación en sus futuros informes. La decisión final sobre si modificar el estado de una recomendación recae en el Auditor.
Personal
Dani Bernstein, Auditora de Gestión
Nicole Dewees, Directora de Auditoría