Evaluación del estado de las recomendaciones: La biblioteca ha implementado la mayoría de las recomendaciones de auditoría, pero las preocupaciones de los empleados siguen siendo un problema.

_{Informe emitido en junio de 2025}

Aspectos destacados del informe

Lo que encontramos

La Oficina del Auditor da seguimiento a las recomendaciones de auditoría para apoyar la rendición de cuentas del gobierno del condado.

Consideramos que la Biblioteca ha implementado siete de las recomendaciones de nuestra auditoría de Biblioteca de 2023 , cuatro recomendaciones están en proceso y una recomendación restante no se implementará.

Sin embargo, mediante una encuesta a todo el personal de la biblioteca, los empleados expresaron su continua insatisfacción con el progreso de las recomendaciones. Por ejemplo, el 10% del personal que respondió a nuestra encuesta proporcionó comentarios no solicitados que reflejaban una sensación de no sentirse valorado por la dirección. Con base en estos comentarios y otros, parece existir una discrepancia significativa entre las acciones de la dirección y lo que el personal nos ha dicho que está experimentando. El bajo nivel de respuestas positivas a muchas de nuestras preguntas indica que aún hay mucho margen de mejora.

Qué significan los estados

• Implementado: el auditado ha implementado completamente o ha resuelto el problema para cumplir con la intención de la recomendación.
• En proceso: el auditado ha comenzado la implementación.
• No implementado: el auditado no ha implementado o no tiene la intención de implementar.

Acerca de la encuesta

Durante esta evaluación del estado de las recomendaciones, encuestamos a todos los empleados de la Biblioteca para conocer sus perspectivas sobre la implementación de algunas de estas recomendaciones. La Oficina del Auditor recibió 306 respuestas, lo que representa aproximadamente el 52 % de los empleados de la Biblioteca. Ofrecimos múltiples oportunidades para que quienes participaron en la encuesta presentaran comentarios por escrito. Leímos y analizamos los 572 comentarios de los empleados.

Recomendaciones implementadas

Recomendación	Conclusión del auditor
1A. Implementar acciones y procesos correctivos para garantizar que los comités de seguridad cumplan con las normas de OSHA.	Implementado
2. Coordinar con el Programa de Seguridad del Condado para completar una Evaluación de Amenazas de Violencia en el Lugar de Trabajo y un Plan de Prevención de la Violencia en el Lugar de Trabajo y comunicar los resultados a todos los empleados.	Implementado (ya reportado)
4. Revisar los protocolos posteriores a incidentes para brindar más detalles, en particular sobre el apoyo al personal y las sesiones informativas, brindar orientación sobre incidentes graves pero no "críticos", y permitir una mayor toma de decisiones a nivel de la biblioteca del barrio.	Implementado
6. Comunicar la visión de extensión y participación a todo el personal, incluidas las expectativas sobre extensión comunitaria para el personal que trabaja en bibliotecas de barrio.	Implementado
7. Identificar y documentar los próximos cambios que afectarán a los empleados, que podrían beneficiarse de comunicaciones internas específicas. Para cada cambio identificado, implemente una estrategia de comunicaciones que identifique múltiples métodos de comunicación, involucre un elemento de aporte del personal y explique las razones detrás de los cambios.	Implementado
9. Desarrollar un plan de dotación de personal para cuando se complete la construcción. De acuerdo con los hallazgos de esta auditoría, el plan de dotación de personal debe solicitar la opinión de los empleados durante su desarrollo y abordar: Seguridad, examen de la dotación de personal de seguridad y trabajo social, incluida la cobertura durante las tardes y los fines de semana. Adaptación del modelo de responsable a los acuerdos sindicales. Dotación de personal para las bibliotecas de barrio, para que permanezcan abiertas. Participación de la comunidad, de modo que se puedan aumentar los programas, la extensión, los eventos y la participación, al tiempo que se abordan las inquietudes de los empleados en torno a la carga de trabajo y las oportunidades. Asignación de competencias culturales y lingüísticas por puesto y ubicación. Dar tiempo para contratar personal para puestos difíciles de cubrir.	Implementado
10A. Comunicar el plan de dotación de personal a los empleados de la biblioteca y presentarlo a la Junta de Comisionados del Condado antes de la reapertura total de todos los edificios. Solicitar cambios presupuestarios según sea necesario para respaldar el plan de dotación de personal.	Implementado

Recomendación #1a: Implementar acciones y procesos correctivos para garantizar que los comités de seguridad cumplan con los estándares de OSHA.

Esta fue la primera de las dos recomendaciones evaluadas e informadas en nuestro primer informe de evaluación del estado de las recomendaciones emitido en mayo de 2024 y se señaló como en proceso en dicho informe.  Consulte los resultados aquí: Evaluación del estado de la recomendación: La Biblioteca ha implementado una recomendación y está implementando otra . En dicho informe, indicamos que reevaluaríamos esta recomendación al evaluar las recomendaciones restantes para verificar el funcionamiento de los procesos.

Volvimos a revisar la documentación y las capacitaciones del comité de seguridad y notamos mejoras significativas desde la última revisión.

Revisamos la documentación correspondiente al período de enero de 2024 a diciembre de 2024 y observamos lo siguiente:

• Se mejoró la documentación de las reuniones. Cada comité de seguridad contaba con la documentación de sus reuniones mensuales, que incluía detalles de la fecha, la asistencia y los debates.
• Se mejoró la frecuencia de las reuniones. Las reuniones mensuales y trimestrales obligatorias se llevaron a cabo con pocas excepciones, las cuales fueron documentadas.
• La composición de los comités ha mejorado y ha comenzado a estabilizarse. Todos los comités han exigido la membresía y la asistencia a las reuniones. Cualquier ausencia fue registrada en el acta.
• La documentación de las inspecciones mejoró significativamente, sin que se registraran inspecciones faltantes. Hubo algunos problemas de documentación sobre quién, cuándo y dónde se realizó una inspección en algunas ubicaciones/barrios, pero pudimos determinarlo con base en otra información de identificación. Hubo dos bibliotecas de barrio cuyas inspecciones durante el período revisado (8 en total) fueron realizadas por personas sin capacitación en Identificación de Peligros al momento de la inspección.  Sin embargo, dichos miembros del comité completaron la capacitación a partir de febrero de 2025.
• La documentación se centraliza, rastrea y monitorea mensualmente para verificar que las actas de reuniones, revisiones, etc. se carguen en una carpeta compartida.
• Se ha mejorado la finalización de las revisiones anuales integrales. Se realizaron todas las revisiones de las ubicaciones regionales y centrales para 2024.
• Revisamos el cumplimiento de la capacitación al 10 de febrero de 2025 y observamos lo siguiente:
  • El noventa y seis por ciento de los miembros del comité habían completado las tres capacitaciones (era el 64% en el análisis anterior).
  • En general, se registró el 99% de las capacitaciones requeridas como completadas (era el 77% en el análisis anterior).
  • Solo dos miembros del comité no habían completado todas las capacitaciones. Habían completado dos de las tres capacitaciones obligatorias que estábamos evaluando.

Recomendación n.° 2: Coordinar con el Programa de Seguridad del Condado para completar una Evaluación de Amenazas de Violencia en el Lugar de Trabajo y un Plan de Prevención de la Violencia en el Lugar de Trabajo y comunicar los resultados a todos los empleados.

Esta fue la segunda de las dos recomendaciones evaluadas e informadas en nuestro primer informe de evaluación del estado de las recomendaciones emitido en mayo de 2024 y marcado como implementado. 

No se realizó ninguna evaluación adicional como parte de este informe.

Vea los resultados aquí: Evaluación del estado de la recomendación: La Biblioteca ha implementado una recomendación y está en proceso de implementar otra .

Recomendación n.° 4: Revisar los protocolos posteriores a incidentes para brindar más detalles, en particular sobre el personal de apoyo y las sesiones informativas, brindar orientación sobre incidentes graves pero no “críticos” y permitir una mayor toma de decisiones a nivel de la biblioteca del barrio.

Observamos que los procedimientos críticos se actualizaron y se comunicaron al personal de la Biblioteca mediante un correo electrónico el 5 de junio de 2024. Además, los recursos posteriores al incidente se compartieron con todo el personal mediante un correo electrónico el 22 de julio de 2024, que incluía un enlace a recursos y vías de apoyo cuando ocurren incidentes graves, pero no críticos. Por lo tanto, estamos considerando implementar esta recomendación.

Sin embargo, encontramos pocas respuestas positivas del personal sobre su perspectiva de que las revisiones y la orientación sean suficientes. Como parte de la evaluación del estado de varias recomendaciones, realizamos una encuesta para conocer la opinión del personal sobre su implementación.

El personal de la biblioteca considera que se puede hacer más para brindar apoyo e información sobre los protocolos posteriores a incidentes.

Pregunta de la encuesta: ¿Considera que las revisiones realizadas a los protocolos posteriores a incidentes relacionados con el apoyo al personal y la sesión informativa son suficientes?

Varios encuestados compartieron detalles adicionales que indicaban que no estaban al tanto de ningún cambio realizado, sentían que no se había realizado ningún cambio o que no habían sentido apoyo. Varios empleados también identificaron la necesidad de mejora en sus comentarios.

El personal de la biblioteca considera que se puede hacer más para brindar orientación sobre el protocolo posterior a incidentes sobre la diferencia entre incidentes graves pero no "críticos".

Pregunta de la encuesta: ¿Considera que ha habido suficiente orientación sobre la diferencia entre incidentes graves pero no “críticos”?

Varios encuestados también compartieron que una distinción no es útil o que depende de la perspectiva personal.

El personal de la biblioteca considera que debería haber más niveles de toma de decisiones en las ubicaciones de las bibliotecas para los protocolos posteriores a incidentes.

Pregunta de la encuesta: ¿Considera que existen oportunidades adecuadas para la toma de decisiones a nivel de la biblioteca del vecindario con respecto a los protocolos posteriores a incidentes?

Entre aquellos que brindaron comentarios adicionales, hubo varios encuestados que sintieron que se debería permitir una mayor participación del personal y un par de empleados indicaron que no se sienten valorados.

El personal proporcionó 112 respuestas con ejemplos y comentarios sobre las preguntas de la encuesta relacionadas con esta recomendación. Si bien hemos marcado la recomendación como implementada gracias a la actualización de los recursos y procedimientos, es importante que la dirección de la Biblioteca se esfuerce por comprender mejor las necesidades y preocupaciones del personal afectado por incidentes graves y críticos en sus instalaciones. El bajo nivel de respuestas positivas indica que aún existe una necesidad de mejora y un amplio margen de mejora.

Recomendación n.° 6: Comunicar la visión de extensión y participación a todo el personal, incluidas las expectativas sobre extensión comunitaria para el personal que trabaja en bibliotecas de barrio.

La visión de extensión de la Biblioteca se ha documentado en la intranet de la Biblioteca, que está disponible para todo el personal de la Biblioteca.  Esto incluye los documentos y recursos de participación comunitaria de la Biblioteca, como formularios y plantillas, definiciones, descripciones de los tipos de actividades de divulgación y directrices. Los recursos de la intranet se han comunicado al personal mediante correos electrónicos, uno el 8 de julio de 2024 y otro el 14 de octubre de 2024.

Más recientemente, los servicios y la participación de la comunidad se han delineado en el Plan de dotación de personal de la biblioteca del condado de Multnomah que se publicó en febrero de 2025.

La comunicación de la visión de la Biblioteca en materia de divulgación se incorporó al Plan de Personal. Si bien consultamos al personal sobre su percepción de la implementación de esta recomendación antes de la publicación del Plan de Personal, habríamos esperado que el personal la conociera si la dirección estuviera incorporándola en su desarrollo.  Sin embargo, descubrimos que la mayoría del personal sentía que no se había comunicado adecuadamente.

La mayoría del personal consideró que la Visión de Extensión para la participación comunitaria no se había comunicado adecuadamente.

Pregunta de la encuesta: ¿Se le ha comunicado la Visión de extensión para la participación comunitaria (ya sea directamente y/o a través de correos electrónicos de todo el personal)?

Consideramos implementar esta recomendación debido a la publicación del Plan de Personal en febrero de 2025, tras nuestra encuesta, ya que incluye detalles sobre los servicios de extensión y la participación comunitaria. Sin embargo, la dirección de la Biblioteca debe garantizar que esta parte del Plan de Personal llegue a quienes tienen un impacto directo. Consulte las recomendaciones n.° 9 y n.° 10 a continuación para obtener más información sobre la comunicación y la publicación de este Plan de Personal.

Recomendación n.° 7: Identificar y documentar los próximos cambios que afectarán a los empleados y que podrían beneficiarse de comunicaciones internas específicas.

Para cada cambio identificado, implemente una estrategia de comunicaciones que identifique múltiples métodos de comunicación, involucre un elemento de aporte del personal y explique las razones detrás de los cambios.

Revisamos varias comunicaciones de la dirección de la Biblioteca a todo el personal durante el año calendario 2024. Esto incluyó correos electrónicos, videoconferencias y recursos en línea sobre diversos cambios. Un par de comunicaciones importantes incluyeron el nuevo Plan de Personal (consulte las recomendaciones n.° 9 y n.° 10 a continuación para obtener más información sobre la comunicación y publicación de este Plan de Personal) e información sobre la apertura y el cierre de las bibliotecas en relación con los proyectos de construcción de capital de la Biblioteca.

Si bien no es una novedad, la Biblioteca mantiene una matriz de comunicaciones que describe los diferentes canales para compartir, recopilar y discutir información con el personal de la Biblioteca. La dirección de la biblioteca compartió un ejemplo de un plan de comunicación reciente utilizado para la Iniciativa de Personal Futuro, que detallaba el plan con un cronograma, público objetivo, estado y persona responsable. Además, la biblioteca se comunica semanalmente con todo el personal para comunicar información, acciones y eventos.

Como parte de nuestra encuesta, también buscamos las perspectivas del personal sobre la implementación de esta recomendación.

Los líderes de la biblioteca podrían hacer más para mantener al personal informado sobre los cambios que afectan a los empleados.

Pregunta de la encuesta: Desde su perspectiva, ¿el liderazgo de la biblioteca lo ha mantenido adecuadamente informado sobre los cambios que afectan a los empleados (ya sea directamente, a través de correos electrónicos de todo el personal y/o a través de la página de Library Commons)?

Solo el 15% de los encuestados consideró que el liderazgo de la Biblioteca involucraba adecuadamente al personal en los cambios que afectan a los empleados.

Pregunta de la encuesta: ¿Considera que el liderazgo de la biblioteca involucra adecuadamente las aportaciones del personal con respecto a los cambios que afectan a los empleados?

Si bien consideramos que esta recomendación se ha implementado debido a la cantidad de comunicación que se está llevando a cabo, aún hay mucho margen de mejora. La perspectiva del personal sigue siendo motivo de preocupación. En nuestra encuesta, algunos miembros del personal expresaron que no se sienten involucrados en los cambios que les afectan.  Varios miembros del personal indicaron que, si se les solicita su opinión, no consideran que esto influya en el cambio, y muchos consideran que la información proporcionada es vaga o poco clara. Varios miembros del personal expresaron que no se sienten valorados por la dirección de la Biblioteca. La dirección de la Biblioteca debe seguir buscando maneras de incorporar las aportaciones del personal en los cambios que afectan al personal de la Biblioteca.

Recomendación n.° 9: Desarrollar un plan de dotación de personal para cuando se complete la construcción. De acuerdo con los hallazgos de esta auditoría, el plan de dotación de personal debe solicitar la opinión de los empleados durante su desarrollo y abordar:

• Seguridad, examen de la dotación de personal de seguridad y trabajo social, incluida la cobertura durante las tardes y los fines de semana.
• Adaptación del modelo de responsable a los acuerdos sindicales.
• Dotación de personal para las bibliotecas de barrio, para que permanezcan abiertas.
• Participación de la comunidad, de modo que se puedan aumentar los programas, la extensión, los eventos y la participación, al tiempo que se abordan las inquietudes de los empleados en torno a la carga de trabajo y las oportunidades.
• Asignación de competencias culturales y lingüísticas por puesto y ubicación.
• Dar tiempo para contratar personal para puestos difíciles de cubrir.

Se desarrolló un Plan de Dotación de Personal y se compartió con todo el personal el 10 de febrero de 2025. El liderazgo de la biblioteca se comunicó con todo el personal antes de publicar la versión final del Plan de Dotación de Personal a través de reuniones en línea, solicitando la opinión del personal antes de las reuniones a través de formularios y un consultor externo, y proporcionando actualizaciones por correo electrónico durante el año calendario 2024 y hasta 2025.

Buscamos las perspectivas del personal de la biblioteca sobre esta recomendación a través de nuestra encuesta a todo el personal de la biblioteca para conocer el nivel de participación de los empleados en el Plan de personal.

La mayoría del personal siente que se les está comunicando el plan de la Iniciativa sobre el Futuro del Personal, pero muchos ven problemas para comprender el propósito.

Pregunta de la encuesta: ¿Siente que se le ha comunicado adecuadamente la Iniciativa sobre el Futuro de la Dotación de Personal?

data-view-mode="cke_full_width" data-caption="Fuente: Encuesta de la Oficina del Auditor del Condado de Multnomah. Resultados de los 278 encuestados que respondieron a esta pregunta.">

El personal no siente que su aporte se esté incluyendo adecuadamente en el plan de la Iniciativa sobre el Futuro del Personal

Pregunta de la encuesta: Desde su perspectiva, ¿el liderazgo de la biblioteca ha incluido adecuadamente las aportaciones del personal para el plan de la Iniciativa sobre el Futuro del Personal?

El personal proporcionó 100 respuestas con ejemplos y comentarios sobre las preguntas de la encuesta relacionadas con esta recomendación. Una vez más, varios miembros del personal expresaron no sentirse valorados por la administración de la Biblioteca. Además, indicaron que, desde su perspectiva, hubo falta de aportación.

Hemos considerado que esta recomendación se ha implementado porque se ha desarrollado un plan de personal e incluyó el aporte del personal a través del trabajo del consultor externo.  Si bien no hemos evaluado la idoneidad de las aportaciones del personal, queremos llamar la atención de la dirección de la Biblioteca sobre los comentarios del personal en nuestra encuesta, quienes expresaron su preocupación al respecto. Nuevamente, la dirección de la Biblioteca debe seguir buscando maneras de incorporar las aportaciones del personal en los cambios que afectan al personal de la Biblioteca.

Recomendación n.° 10a: Comunicar el plan de dotación de personal a los empleados de la Biblioteca y presentarlo a la Junta de Comisionados del Condado antes de la reapertura total de todos los edificios. Solicitar cambios presupuestarios según sea necesario para respaldar el plan de dotación de personal.

Las actualizaciones del Plan de Iniciativa de Dotación de Personal Futura se comunicaron a todo el personal de la Biblioteca en varias ocasiones durante el año calendario 2024 y principios de 2025, y antes de su presentación a la Junta de Comisionados del Condado. Se enviaron varias comunicaciones a todo el personal por correo electrónico, recursos de la intranet y reuniones virtuales. El Plan de Iniciativa de Dotación de Personal Futura se comunicó a la Junta de Comisionados del Condado el 17 de diciembre de 2024. Los cambios presupuestarios forman parte del proceso presupuestario a lo largo del año, con al menos una modificación presupuestaria reciente el 16 de enero de 2025, aprobada por la Junta de Comisionados del Condado.

Recomendaciones en proceso

Recomendación	Conclusión del auditor
3. Crear un plan para la evaluación continua del programa de seguridad y protección, que incluya: Evaluación de capacitaciones relacionadas con la seguridad, basada en la retroalimentación del personal. Desarrollar un proceso para garantizar que todo el personal que atiende al público haya recibido capacitaciones y obtenga actualizaciones. Implementar un proceso de reporte de incidentes que incluya análisis de datos de tendencias e identificación y documentación de acciones correctivas.	En proceso
5. Comunicarse con todo el personal después de incidentes graves y comunicar resúmenes de incidentes y tendencias.	En proceso
8. Desarrollar y comunicar un plan para que el equipo de liderazgo pase tiempo regularmente en las bibliotecas del vecindario.	En proceso
10B. Comunicar el plan de dotación de personal a los empleados de la biblioteca y presentarlo a la Junta de Comisionados del Condado tras la reapertura. Solicitar cambios presupuestarios según sea necesario para respaldar el plan de dotación de personal.	En proceso (fecha de entrega: 1 de octubre de 2026)

Recomendación n.° 3: Crear un plan para la evaluación continua del programa de seguridad y protección, que incluya:

• Evaluación de capacitaciones relacionadas con la seguridad, basada en la retroalimentación del personal.

• Desarrollar un proceso para garantizar que todo el personal que atiende al público haya recibido capacitaciones y obtenga actualizaciones.

• Implementar un proceso de reporte de incidentes que incluya análisis de datos de tendencias e identificación y documentación de acciones correctivas.

La Biblioteca está evaluando capacitaciones relacionadas con la seguridad, basándose en los comentarios del personal.

La capacitación del Instituto de Prevención de Crisis (CPI) se imparte a todo el personal bajo la supervisión del Director de Servicios Locales. Con base en la retroalimentación de la gerencia, se imparte anualmente capacitación sobre amenazas activas en cada ubicación y se imparte capacitación básica en Conciencia de Seguridad al personal nuevo, con un curso de actualización para el personal actual.

A partir de marzo de 2025, la Biblioteca está implementando un nuevo software de reporte de incidentes. Tras consultar con la dirección de la Biblioteca, una vez que el nuevo software esté disponible, podrán reportar y proporcionar análisis de datos, y desarrollarán un plan de comunicación adecuado. El estado de la implementación de este software se comunicó a todo el personal el 26 de febrero de 2025. Estamos considerando esta recomendación como pendiente hasta que la herramienta de reporte esté implementada y se aborde este aspecto de la recomendación.

Recomendación #5: Comunicar a todo el personal después de incidentes graves y comunicar resúmenes de incidentes y tendencias.

Los Procedimientos Críticos se actualizaron y se comunicaron a todo el personal el 5 de junio de 2024. El 22 de julio de 2024, se compartieron con todo el personal los recursos posteriores a incidentes, incluyendo un enlace a recursos y rutas de apoyo cuando ocurren incidentes graves, pero no críticos. Los incidentes críticos se informan a todo el personal a lo largo del año a medida que ocurren. La actualización trimestral de seguridad más reciente se comunicó a todo el personal el 5 de junio de 2024. A marzo de 2025, no se han proporcionado más actualizaciones. La dirección de la biblioteca indicó que esto se debe a que el puesto de gerente de seguridad está vacante.

Esta recomendación se considera en proceso porque la Biblioteca ha pausado las actualizaciones regulares debido a que el puesto de gerente de seguridad está vacante.

Como parte de la encuesta a todo el personal, les preguntamos su perspectiva sobre esta recomendación.

La mayoría del personal siente que está siendo informado adecuadamente sobre incidentes graves.

Pregunta de la encuesta: ¿Siente usted que está siendo informado adecuadamente sobre incidentes graves?

La respuesta positiva disminuye cuando se les pregunta si se les informa adecuadamente después de un incidente grave.

Pregunta de la encuesta: ¿Siente usted que le están dando un informe adecuado después de incidentes graves?

Recomendación n.° 8: Desarrollar y comunicar un plan para que el equipo de liderazgo pase tiempo regularmente en las bibliotecas del vecindario.

Según la información proporcionada por la dirección de la Biblioteca, se espera que la dirección pase tiempo en las bibliotecas al menos dos veces al mes. Esta expectativa se comunica a los nuevos miembros del equipo de gestión ejecutiva (EMT) durante su proceso de incorporación/orientación y se comunica personalmente en las reuniones del EMT. El liderazgo indicó que ya estaban haciendo esto, pero implementaron un sistema de seguimiento para rastrear formalmente el tiempo que los miembros de EMT pasan en las bibliotecas del vecindario. 

Obtuvimos una copia de la hoja de seguimiento del año calendario 2024 y principios de 2025, donde se observó que los miembros del EMT registran sus actividades in situ mensualmente. Con base en el análisis de esta hoja de seguimiento, se observó que las visitas in situ no se realizan según lo esperado y no están bien coordinadas. Si bien los miembros del EMT han documentado visitas a las bibliotecas, solo cuatro de los nueve miembros actuales del EMT han documentado dos o más visitas a una biblioteca al mes durante el 60 % o más de los meses que revisamos (de enero de 2024 a marzo de 2025). Además, varias bibliotecas llevan varios meses sin registrar visitas. Por ejemplo, la Biblioteca Sellwood solo registró una visita documentada de un miembro del equipo de emergencias médicas al menos un día del mes en cuatro de los 15 meses que analizamos (27%). Esto no era inusual; la mayoría de las sucursales de la biblioteca en este período registraron una visita documentada mensual en menos de la mitad de los meses que estuvieron abiertas.

El equipo de gestión ejecutiva realizó una visita documentada mensual durante menos de la mitad de los meses en que estuvieron abiertos, para la mayoría de las sucursales de la biblioteca.

También buscamos las percepciones del personal sobre el tiempo que los miembros de EMT pasan en las bibliotecas del vecindario como parte de la encuesta a todo el personal de la biblioteca.

El personal no siente que el liderazgo de la biblioteca pase tiempo regularmente en las bibliotecas.

Pregunta de la encuesta: ¿Siente que los líderes de la biblioteca pasan tiempo regularmente en las bibliotecas del vecindario?

Recibimos más de 60 comentarios relacionados con esta recomendación.  Varios empleados mencionaron que el liderazgo viene al lugar, pero solo para eventos especiales como ceremonias de reapertura o después de incidentes críticos y no para actividades diarias.  Varios encuestados mencionaron que les gustaría que el liderazgo interviniera para ayudar a mantener las bibliotecas abiertas cuando la escasez de personal obliga a cerrar una ubicación. Una vez más, el personal expresó comentarios que reflejaban una sensación de no sentirse valorado por el liderazgo de la biblioteca.

Si bien la dirección elaboró ​​una hoja de seguimiento y comunicó las expectativas a los nuevos miembros del EMT, estamos considerando esta recomendación. Esto se debe a que las visitas no se están realizando según las expectativas, según lo definido por la dirección de la Biblioteca, para todos los miembros del EMT, y también parece haber una discrepancia entre lo que la dirección afirma estar haciendo y lo que el personal nos ha dicho que está experimentando. El análisis de las visitas documentadas refleja un área donde la dirección tiene la oportunidad de ser más intencional y coordinada en sus visitas in situ para brindar una mejor cobertura de las visitas in situ en las bibliotecas.

El liderazgo de la biblioteca debe desarrollar aún más un plan que se alinee con las necesidades de la biblioteca y los roles de los miembros de EMT y garantizar que se comunique a todo el personal para que todos tengan una comprensión compartida de las expectativas de los miembros de EMT en el lugar.

Recomendación n.° 10b: Comunicar el plan de dotación de personal a los empleados de la Biblioteca y presentarlo a la Junta de Comisionados del Condado tras la reapertura. Solicitar los cambios presupuestarios necesarios para respaldar el plan de dotación de personal. La comunicación de seguimiento debe realizarse antes del 1 de octubre de 2026.

Esta recomendación se considera en proceso, ya que aún no se han inaugurado todos los edificios. Los proyectos finales actuales se inaugurarán en 2026. Nuestra oficina planea realizar un seguimiento después del 1 de octubre de 2026 para determinar el estado de esta recomendación.

Recomendaciones no implementadas y sin intención de implementarlas

Recomendación #1b: Promover los comités de seguridad como un espacio para abordar cuestiones de seguridad.

La dirección de la biblioteca nos informó que no tienen intención de implementar esta parte de la recomendación. Tras consultar con el Director de Seguridad Laboral del Condado, no consideran que los comités de seguridad sean un espacio para abordar cuestiones de seguridad. Otras iniciativas de colaboración entre los equipos de seguridad incluyen la creación de un equipo de coordinación del comité de seguridad. Este comité se creó para mejorar la gestión de la seguridad en general y es un espacio donde cada líder del comité de seguridad se reúne con el gerente de seguridad (actualmente vacante).  Este comité se reúne aproximadamente trimestralmente. Además, existe un grupo de seguridad del condado que se reúne aproximadamente trimestralmente. Este es un grupo interdepartamental donde se abordan cuestiones de seguridad. La Biblioteca cuenta con un representante que participa en este grupo. 

Objetivos, alcance y metodología

Los objetivos de esta evaluación fueron determinar el estado de las recomendaciones de la auditoría de la Biblioteca que tenían las siguientes fechas de vencimiento:

• Para el 1 de enero de 2024 para las recomendaciones 1 y 2
• Para el 1 de junio de 2024 para las recomendaciones 3 a 8
• Para el 1 de octubre de 2024 para las recomendaciones 9 y 10a
• Para el 1 de octubre de 2026 para la recomendación 10b

El personal de auditoría evaluó el estado de las recomendaciones basándose en revisiones de la documentación y otra evidencia disponible, entrevistas y los resultados de una encuesta enviada al personal de la Biblioteca.

Como parte de esta evaluación del estado de las recomendaciones, encuestamos al personal de la Biblioteca para comprender su perspectiva sobre el estado de algunas recomendaciones y ver qué había cambiado desde la auditoría inicial. La encuesta estuvo abierta entre el 20 de diciembre de 2024 y el 15 de enero de 2025.

Enviamos el enlace de la encuesta a todo el personal de la Biblioteca a través de un grupo de correo electrónico. Recibimos 306 respuestas para esta evaluación.

Para evitar la percepción de un conflicto de intereses, la auditora Jennifer McGuirk no supervisó esta evaluación, ya que su cónyuge es empleado de guardia en la Biblioteca. En su lugar, la supervisora ​​fue la directora de auditoría, Nicole Dewees.

Actualización del estado de una recomendación

Durante cada auditoría que realiza nuestra oficina, formulamos recomendaciones para mejorar las operaciones gubernamentales, en particular en materia de eficacia, transparencia, rendición de cuentas y equidad. Nuestro objetivo al evaluar el estado de las recomendaciones es garantizar que la administración las implemente para mejorarlas.

Reconocemos que, tras publicar una evaluación sobre el estado de las recomendaciones, la administración podría implementar plenamente una recomendación que, según informamos, estaba en proceso o no se había implementado. La administración puede entonces proporcionar evidencia al Auditor que demuestre por qué debería modificarse el estado de la recomendación en sus futuros informes. La decisión final sobre si modificar el estado de una recomendación recae en el Auditor.

Personal

Annamarie McNiel, CPA, Directora de Operaciones y Auditoría

Informe pdf, con la respuesta de la gerencia