Evaluación del estado de las recomendaciones: La biblioteca ha implementado la mayoría de las recomendaciones de la auditoría, pero las inquietudes de los empleados siguen siendo un problema.

_{Informe publicado en junio de 2025.}

Aspectos destacados del informe

Lo que encontramos

La Oficina del Auditor da seguimiento a las recomendaciones de auditoría para apoyar la rendición de cuentas del gobierno del condado.

Consideramos que la Biblioteca ha implementado siete de las recomendaciones de nuestra auditoría de la Biblioteca de 2023 , cuatro recomendaciones están en proceso y una recomendación restante no se ha implementado.

Sin embargo, a través de una encuesta realizada a todo el personal de la biblioteca, los empleados manifestaron su continua insatisfacción con el progreso en la implementación de las recomendaciones. Por ejemplo, el diez por ciento del personal que respondió a nuestra encuesta ofreció comentarios espontáneos que reflejaban la sensación de no sentirse valorados por la dirección. Basándonos en estos comentarios y otros, parece existir una importante desconexión entre las acciones de la dirección y lo que el personal nos ha comunicado que está experimentando. El bajo nivel de respuestas positivas a muchas de las preguntas de nuestra encuesta indica que aún hay mucho margen de mejora.

Qué significan los estados

• Implementado: El auditado ha implementado completamente, o el auditado ha resuelto el problema para cumplir con la intención de la recomendación.
• En proceso: la entidad auditada ha comenzado la implementación.
• No implementado: el auditado no lo ha implementado o no tiene intención de implementarlo.

Acerca de la encuesta

Durante esta evaluación del estado de las recomendaciones, encuestamos a todos los empleados de la Biblioteca para conocer sus perspectivas sobre la implementación de algunas de estas recomendaciones. La Oficina del Auditor recibió 306 respuestas, lo que representa aproximadamente el 52 % de los empleados de la Biblioteca. Ofrecimos varias oportunidades para que quienes participaron en la encuesta enviaran comentarios por escrito. Leímos y analizamos los 572 comentarios proporcionados por los empleados.

Recomendaciones implementadas

Recomendación	Conclusión del auditor
1A. Implementar acciones y procesos correctivos para garantizar que los comités de seguridad cumplan con las normas de OSHA.	Implementado
2. Coordinar con el Programa de Seguridad del Condado para completar una Evaluación de Amenazas de Violencia en el Lugar de Trabajo y un Plan de Prevención de la Violencia en el Lugar de Trabajo, y comunicar los resultados a todos los empleados.	Implementado (ya reportado)
4. Revisar los protocolos posteriores a los incidentes para brindar más detalles, en particular en lo que respecta al personal de apoyo y las sesiones informativas, ofreciendo orientación sobre incidentes graves pero no "críticos", así como permitiendo una mayor toma de decisiones a nivel de la biblioteca del barrio.	Implementado
6. Comunicar la visión de divulgación y participación a todo el personal, incluidas las expectativas sobre la participación comunitaria para el personal que trabaja en las bibliotecas de barrio.	Implementado
7. Identificar y documentar los cambios que se avecinan y que afectarán a los empleados, los cuales podrían beneficiarse de una comunicación interna específica. Para cada cambio identificado, implemente una estrategia de comunicación que contemple múltiples métodos de comunicación, incluya la participación del personal y explique los motivos de dichos cambios.	Implementado
9. Elabore un plan de personal para cuando finalicen todas las obras. De acuerdo con los hallazgos de esta auditoría, el plan de personal deberá recabar la opinión de los empleados durante su elaboración y abordar lo siguiente: En materia de seguridad, se examinará la dotación de personal de seguridad y de servicios sociales, incluyendo la cobertura durante las noches y los fines de semana. Adaptar el modelo de persona responsable para cumplir con los acuerdos sindicales. Contratación de personal para las bibliotecas de barrio, para que puedan permanecer abiertas. Fomentar la participación comunitaria, de modo que se puedan incrementar los programas, la divulgación, los eventos y la interacción, al tiempo que se abordan las preocupaciones de los empleados en torno a la carga de trabajo y las oportunidades. Distribución de competencias culturales y lingüísticas según el puesto y la ubicación. Dar tiempo para contratar personal para puestos difíciles de cubrir.	Implementado
10A. Comunique el plan de personal a los empleados de la biblioteca y preséntelo a la Junta de Comisionados del Condado antes de la reapertura total de todos los edificios. Solicite los ajustes presupuestarios necesarios para respaldar el plan de personal.	Implementado

Recomendación n.º 1a: Implementar acciones y procesos correctivos para garantizar que los comités de seguridad cumplan con las normas de OSHA.

Esta fue la primera de las dos recomendaciones evaluadas y mencionadas en nuestro primer informe de evaluación del estado de las recomendaciones, publicado en mayo de 2024, y en dicho informe se indicó que estaba en proceso.  Consulte los resultados aquí: Evaluación del estado de las recomendaciones: La biblioteca ha implementado una recomendación y está en proceso de implementar otra . En ese informe, señalamos que reevaluaríamos esta recomendación al evaluar las recomendaciones restantes para ver cómo están funcionando los procesos.

Realizamos una nueva revisión de la documentación y las capacitaciones del comité de seguridad y observamos mejoras significativas desde la última revisión.

Revisamos la documentación correspondiente al período comprendido entre enero de 2024 y diciembre de 2024 y observamos lo siguiente:

• Se mejoró la documentación de las reuniones. Cada comité de seguridad contaba con un registro de las actas de sus reuniones mensuales, que incluía detalles sobre la fecha, la asistencia y los temas tratados.
• La frecuencia de las reuniones mejoró. Las reuniones mensuales y trimestrales obligatorias se llevaron a cabo con solo algunas excepciones, las cuales quedaron documentadas.
• La composición de los comités mejoró y comenzó a estabilizarse. Todos los comités requerían la membresía y la asistencia a las reuniones. Las ausencias quedaron registradas en las actas.
• La documentación de las inspecciones mejoró significativamente y no se registraron inspecciones faltantes. Se observaron algunos problemas de documentación con respecto a quién, cuándo y dónde se realizó una inspección en algunas ubicaciones/territorios, pero pudimos determinarlo con base en otra información de identificación. En dos bibliotecas vecinales, todas las inspecciones del período revisado (8 en total) fueron realizadas por personas sin capacitación en identificación de riesgos al momento de la inspección.  Sin embargo, dichos miembros del comité ya han completado la formación, a fecha de febrero de 2025.
• La documentación se centraliza, se le realiza un seguimiento y se supervisa mensualmente para comprobar que las actas de las reuniones, las revisiones, etc., se estén cargando en una carpeta compartida.
• La tasa de finalización de la revisión integral anual ha mejorado. Todas las revisiones regionales y centrales correspondientes a 2024 se realizaron.
• Revisamos el cumplimiento de la capacitación al 10 de febrero de 2025 y observamos lo siguiente:
  • El noventa y seis por ciento de los miembros del comité habían completado las tres capacitaciones (frente al 64% en el análisis anterior).
  • En general, se observó que el 99% de las capacitaciones requeridas se habían completado (frente al 77% en el análisis anterior).
  • Solo dos miembros del comité no habían completado todas las capacitaciones. Habían completado dos de las tres capacitaciones requeridas que estábamos evaluando.

Recomendación n.º 2: Coordinar con el Programa de Seguridad del Condado para completar una Evaluación de Amenazas de Violencia en el Lugar de Trabajo y un Plan de Prevención de la Violencia en el Lugar de Trabajo, y comunicar los resultados a todos los empleados.

Esta fue la segunda de las dos recomendaciones evaluadas y mencionadas en nuestro primer informe de evaluación del estado de las recomendaciones, publicado en mayo de 2024, y que se consideró implementada. 

No se realizó ninguna evaluación adicional como parte de este informe.

Consulte los resultados aquí: Evaluación del estado de la recomendación: La biblioteca ha implementado una recomendación y está en proceso de implementar otra .

Recomendación n.º 4: Revisar los protocolos posteriores a los incidentes para que ofrezcan más detalles, en particular sobre el personal de apoyo y las sesiones informativas posteriores, proporcionando orientación sobre incidentes graves pero no "críticos", así como permitiendo una mayor capacidad de decisión a nivel de la biblioteca de barrio.

Observamos que los procedimientos críticos se actualizaron y se comunicaron al personal de la biblioteca mediante un correo electrónico el 5 de junio de 2024. Además, los recursos posteriores al incidente se compartieron con todo el personal mediante un correo electrónico el 22 de julio de 2024, que incluía un enlace a recursos de apoyo y protocolos para casos de incidentes graves, aunque no críticos. Por lo tanto, consideramos que esta recomendación se ha implementado.

Sin embargo, observamos bajos niveles de respuestas positivas por parte del personal respecto a si las revisiones y las directrices eran suficientes. Como parte de la evaluación del estado de varias de las recomendaciones, realizamos una encuesta para conocer la opinión del personal sobre su implementación.

El personal de la biblioteca considera que se puede hacer más para brindar apoyo y asesoramiento sobre los protocolos posteriores a los incidentes.

Pregunta de la encuesta: ¿Considera que las revisiones realizadas a los protocolos posteriores a incidentes relacionados con el apoyo al personal y las sesiones informativas posteriores son suficientes?

Varios encuestados compartieron detalles adicionales que indicaban que desconocían los cambios realizados, que no creían que se hubieran realizado cambios o que no habían sentido ningún apoyo. Varios empleados también señalaron la necesidad de mejorar en sus comentarios.

El personal de la biblioteca considera que se puede hacer más para mejorar la orientación sobre el protocolo posterior a los incidentes, aclarando la diferencia entre incidentes graves pero no "críticos".

Pregunta de la encuesta: ¿Considera que se ha proporcionado suficiente orientación sobre la diferencia entre incidentes graves pero no "críticos"?

Varios encuestados también comentaron que hacer esa distinción no es útil o que depende de la perspectiva personal.

El personal de la biblioteca considera que debería haber más niveles de toma de decisiones en las bibliotecas con respecto a los protocolos posteriores a incidentes.

Pregunta de la encuesta: ¿Considera que existen oportunidades adecuadas para la toma de decisiones a nivel de la biblioteca de barrio con respecto a los protocolos posteriores a un incidente?

Entre quienes proporcionaron comentarios adicionales, varios encuestados consideraron que se debería permitir una mayor participación del personal y un par de empleados indicaron que no se sienten valorados.

El personal proporcionó 112 respuestas con ejemplos y comentarios a las preguntas de la encuesta relacionadas con esta recomendación. Si bien hemos marcado la recomendación como implementada en base a la actualización de los recursos y procedimientos, es importante que la dirección de la Biblioteca se esfuerce por comprender mejor las necesidades e inquietudes del personal afectado por incidentes graves y críticos en las instalaciones de la Biblioteca. El bajo número de respuestas positivas indica que existe la necesidad de mejorar y que aún hay mucho margen de mejora.

Recomendación n.º 6: Comunicar la visión de divulgación y participación a todo el personal, incluidas las expectativas sobre la participación comunitaria para el personal que trabaja en las bibliotecas de barrio.

La visión de la biblioteca en materia de divulgación ha sido documentada en la intranet de la biblioteca, a la que tiene acceso todo el personal.  Esto incluye los documentos y recursos de participación comunitaria de la biblioteca, como formularios y plantillas, definiciones, descripciones de tipos de divulgación y directrices. Los recursos de la intranet se comunicaron al personal mediante correos electrónicos generales, una vez el 8 de julio de 2024 y otra vez el 14 de octubre de 2024.

Más recientemente, los servicios y la participación comunitaria se han descrito en el Plan de Personal de la Biblioteca del Condado de Multnomah, que se publicó en febrero de 2025.

La visión de la Biblioteca en materia de extensión comunitaria se incorporó al Plan de Personal. Si bien solicitamos al personal su opinión sobre la implementación de esta recomendación antes de la publicación del Plan de Personal, esperábamos que estuvieran al tanto si la dirección los involucraba en su elaboración.  Sin embargo, descubrimos que la mayoría del personal consideraba que no se había comunicado adecuadamente.

La mayoría del personal consideró que la visión de divulgación para la participación comunitaria no se había comunicado adecuadamente.

Pregunta de la encuesta: ¿Se le ha comunicado la visión de divulgación para la participación comunitaria (ya sea directamente o a través de correos electrónicos a todo el personal)?

Consideramos que esta recomendación se implementará tras la publicación del Plan de Personal en febrero de 2025, después de nuestra encuesta, ya que incluye detalles sobre los servicios de extensión y la participación comunitaria. Sin embargo, la dirección de la Biblioteca debe asegurarse de que esta parte del Plan de Personal llegue a quienes se ven directamente afectados. Consulte las recomendaciones n.° 9 y n.° 10 a continuación para obtener más información sobre la comunicación y la publicación de este Plan de Personal.

Recomendación n.º 7: Identifique y documente los próximos cambios que afectarán a los empleados y que podrían beneficiarse de una comunicación interna específica.

Para cada cambio identificado, implemente una estrategia de comunicación que contemple múltiples métodos de comunicación, incluya la participación del personal y explique los motivos de dichos cambios.

Revisamos varias comunicaciones de la dirección de la Biblioteca dirigidas a todo el personal durante el año 2024. Estas incluyeron correos electrónicos, videoconferencias y recursos en línea sobre diversos cambios. Un par de comunicaciones importantes fueron el nuevo Plan de Personal (consulte las recomendaciones n.° 9 y n.° 10 a continuación para obtener más información sobre la comunicación y la publicación de este Plan de Personal) e información relativa a la apertura y el cierre de las sucursales de la Biblioteca en relación con los proyectos de construcción de infraestructura.

Aunque no es algo nuevo, la Biblioteca mantiene una matriz de comunicaciones que describe los diferentes canales para compartir, recopilar y debatir información con el personal de la Biblioteca. La dirección de la biblioteca compartió un ejemplo de un plan de comunicación reciente utilizado para la Iniciativa de Personal Futuro, el cual detallaba el plan con un cronograma, público objetivo, estado y persona responsable. Además, la biblioteca se comunica semanalmente con todo el personal para compartir información, tareas pendientes y eventos.

Como parte de nuestra encuesta, también recabamos la opinión del personal sobre la implementación de esta recomendación.

La dirección de la biblioteca podría hacer más para mantener informado al personal sobre los cambios que afectan a los empleados.

Pregunta de la encuesta: Desde su perspectiva, ¿la dirección de la Biblioteca le ha mantenido adecuadamente informado sobre los cambios que afectan a los empleados (ya sea directamente, mediante correos electrónicos a todo el personal o a través de la página de Library Commons)?

Solo el 15% de los encuestados consideró que la dirección de la biblioteca involucró adecuadamente al personal en los cambios que afectan a los empleados.

Pregunta de la encuesta: ¿Considera que la dirección de la biblioteca tiene debidamente en cuenta la opinión del personal con respecto a los cambios que afectan a los empleados?

Si bien consideramos que esta recomendación se ha implementado debido a la cantidad de comunicación existente, aún hay mucho margen de mejora. La perspectiva del personal sigue siendo motivo de preocupación. En nuestra encuesta, algunos empleados expresaron que no se sienten involucrados en los cambios que les afectan.  Varios empleados indicaron que, si se les solicita su opinión, no sienten que esta influya en los cambios, y muchos consideran que la información proporcionada es vaga o poco clara. Varios empleados expresaron sentirse poco valorados por la dirección de la biblioteca. La dirección debe seguir buscando maneras de incorporar las opiniones del personal en los cambios que les afectan.

Recomendación n.° 9: Elaborar un plan de personal para cuando finalicen todas las obras. De acuerdo con los hallazgos de esta auditoría, el plan de personal debe recabar la opinión de los empleados durante su elaboración y abordar lo siguiente:

• En materia de seguridad, se examinará la dotación de personal de seguridad y de servicios sociales, incluyendo la cobertura durante las noches y los fines de semana.
• Adaptar el modelo de persona responsable para cumplir con los acuerdos sindicales.
• Contratación de personal para las bibliotecas de barrio, para que puedan permanecer abiertas.
• Fomentar la participación comunitaria, de modo que se puedan incrementar los programas, la divulgación, los eventos y la interacción, al tiempo que se abordan las preocupaciones de los empleados en torno a la carga de trabajo y las oportunidades.
• Distribución de competencias culturales y lingüísticas según el puesto y la ubicación.
• Dar tiempo para contratar personal para puestos difíciles de cubrir.

Se elaboró ​​un Plan de Personal que se compartió con todo el personal el 10 de febrero de 2025. La dirección de la biblioteca mantuvo contacto con todo el personal antes de publicar la versión final del Plan de Personal mediante reuniones en línea, solicitando la opinión del personal antes de las reuniones a través de formularios y un consultor externo, y proporcionando actualizaciones por correo electrónico durante todo el año 2024 y hasta 2025.

Recabamos la opinión del personal de la biblioteca sobre esta recomendación a través de nuestra encuesta a todo el personal, con el fin de conocer el nivel de participación de los empleados en el Plan de Dotación de Personal.

La mayoría del personal siente que el plan de la Iniciativa sobre el Futuro de la Contratación de Personal se les está comunicando, pero muchos tienen problemas para comprender el propósito.

Pregunta de la encuesta: ¿Considera que la Iniciativa sobre el Futuro de la Contratación de Personal le ha sido comunicada adecuadamente?

data-view-mode="cke_full_width" data-caption="Fuente: Encuesta de la Oficina del Auditor del Condado de Multnomah. Resultados de los 278 encuestados que respondieron a esta pregunta.">

El personal no siente que sus aportaciones se estén incluyendo adecuadamente en el plan de la Iniciativa sobre el Futuro de la Contratación de Personal.

Pregunta de la encuesta: Desde su perspectiva, ¿ha incluido la dirección de la biblioteca adecuadamente las aportaciones del personal en el plan de la Iniciativa sobre el Futuro del Personal?

El personal proporcionó 100 respuestas con ejemplos y comentarios a las preguntas de la encuesta relacionadas con esta recomendación. Una vez más, varios empleados expresaron sentirse poco valorados por la dirección de la biblioteca. Además, indicaron que, desde su perspectiva, había una falta de participación del personal.

Hemos considerado que esta recomendación se ha implementado porque se ha elaborado un plan de personal que incluyó la opinión del personal a través del trabajo del consultor externo.  Si bien no hemos evaluado la pertinencia de las aportaciones del personal, queremos llamar la atención de la dirección de la Biblioteca sobre los comentarios del personal en nuestra encuesta, donde expresaron su preocupación al respecto. Reiteramos que la dirección de la Biblioteca debe seguir buscando maneras de incorporar las opiniones del personal en los cambios que les afectan.

Recomendación n.° 10a: Comunicar el plan de personal a los empleados de la biblioteca y presentarlo a la Junta de Comisionados del Condado antes de la reapertura total de todos los edificios. Solicitar los ajustes presupuestarios necesarios para respaldar el plan de personal.

Las actualizaciones del Plan de Iniciativa de Personal Futuro se comunicaron a todo el personal de la Biblioteca en varias ocasiones durante el año calendario 2024 y 2025, antes de su presentación a la Junta de Comisionados del Condado. Se enviaron varias comunicaciones a todo el personal por correo electrónico, recursos de la intranet y reuniones virtuales. El Plan de Iniciativa de Personal Futuro se comunicó a la Junta de Comisionados del Condado el 17 de diciembre de 2024. Los cambios presupuestarios forman parte del proceso presupuestario a lo largo del año, y al menos una modificación presupuestaria reciente tuvo lugar el 16 de enero de 2025 y fue aprobada por la Junta de Comisionados del Condado.

Recomendaciones en proceso

Recomendación	Conclusión del auditor
3. Crear un plan para la evaluación continua del programa de seguridad, que incluya: Evaluación de las capacitaciones relacionadas con la seguridad, basándose en los comentarios del personal. Desarrollar un proceso para garantizar que todo el personal de atención al público haya recibido formación y cursos de actualización. Implementar un proceso de notificación de incidentes que incluya el análisis de datos de tendencias, así como la identificación y documentación de acciones correctivas.	En proceso
5. Comunicar a todo el personal después de incidentes graves y proporcionar resúmenes de los incidentes y las tendencias.	En proceso
8. Desarrollar y comunicar un plan para que el equipo directivo dedique tiempo regularmente a visitar las bibliotecas del barrio.	En proceso
10B. Comunique el plan de personal a los empleados de la biblioteca y preséntelo a la Junta de Comisionados del Condado después de la reapertura. Solicite los cambios presupuestarios necesarios para respaldar el plan de personal.	En proceso (Fecha límite: 1 de octubre de 2026)

Recomendación n.º 3: Crear un plan para la evaluación continua del programa de seguridad, que incluya:

• Evaluación de las capacitaciones relacionadas con la seguridad, basándose en los comentarios del personal.

• Desarrollar un proceso para garantizar que todo el personal de atención al público haya recibido formación y cursos de actualización.

• Implementar un proceso de notificación de incidentes que incluya el análisis de datos de tendencias, así como la identificación y documentación de acciones correctivas.

La biblioteca está evaluando las capacitaciones relacionadas con la seguridad, basándose en los comentarios del personal.

La capacitación del Instituto de Prevención de Crisis (CPI, por sus siglas en inglés) es obligatoria para todo el personal bajo la supervisión del Director de Servicios de la sede. Con base en los comentarios de la dirección, se imparte capacitación anual sobre amenazas activas a cada sede y se asigna capacitación básica en concientización sobre seguridad al personal nuevo, con un curso de actualización para el personal actual.

A partir de marzo de 2025, la Biblioteca está implementando un nuevo software para reportar incidentes. Según lo consultado con la dirección de la Biblioteca, una vez que el nuevo software esté operativo, podrán reportar y analizar datos, además de desarrollar un plan de comunicación adecuado. El estado de la implementación de este software se comunicó a todo el personal el 26 de febrero de 2025. Consideraremos esta recomendación como un proceso en curso hasta que la herramienta de software para reportar incidentes esté en funcionamiento y se aborde este aspecto de la recomendación.

Recomendación n.º 5: Comunicar a todo el personal después de incidentes graves y facilitar resúmenes de los incidentes y las tendencias.

Los procedimientos críticos se actualizaron y comunicaron a todo el personal el 5 de junio de 2024. Los recursos posteriores al incidente se compartieron con todo el personal el 22 de julio de 2024, incluyendo un enlace a recursos de apoyo y protocolos para incidentes graves pero no críticos. Los incidentes críticos se notifican a todo el personal a lo largo del año a medida que ocurren. La última actualización trimestral de seguridad se comunicó a todo el personal el 5 de junio de 2024. Hasta marzo de 2025, no se han proporcionado más actualizaciones. La dirección de la biblioteca indicó que esto se debe a que el puesto de responsable de seguridad se encuentra vacante.

Esta recomendación se considera en proceso porque la Biblioteca ha suspendido las actualizaciones periódicas debido a que el puesto de responsable de seguridad está vacante.

Como parte de la encuesta realizada a todo el personal, solicitamos su opinión sobre esta recomendación.

La mayoría del personal considera que está siendo informado adecuadamente sobre incidentes graves.

Pregunta de la encuesta: ¿Considera que está recibiendo información adecuada sobre incidentes graves?

La respuesta positiva disminuye cuando se les pregunta si reciben una sesión informativa adecuada después de un incidente grave.

Pregunta de la encuesta: ¿Considera que se le informa adecuadamente después de incidentes graves?

Recomendación n.º 8: Desarrollar y comunicar un plan para que el equipo directivo dedique tiempo regularmente a visitar las bibliotecas de los barrios.

Según la información proporcionada por la dirección de la biblioteca, se espera que dicha dirección dedique tiempo a visitar las instalaciones de la biblioteca al menos dos veces al mes. Esta expectativa se comunica a los nuevos miembros del equipo directivo durante su proceso de incorporación y orientación, y también se reitera en persona en las reuniones del equipo. Los responsables indicaron que ya lo estaban haciendo, pero implementaron un sistema de seguimiento para controlar formalmente el tiempo que los miembros del equipo de emergencias médicas dedican a las bibliotecas de barrio. 

Obtuvimos una copia de la hoja de seguimiento del año calendario 2024 y principios de 2025, donde se indicaba que los miembros del EMT registraban sus actividades presenciales mensualmente. Tras analizar esta hoja, se observó que las visitas presenciales no se realizaban con la frecuencia esperada y carecían de una buena coordinación. Si bien los miembros del EMT documentaron visitas a las bibliotecas, solo cuatro de los nueve miembros actuales documentaron dos o más visitas mensuales durante el 60 % o más de los meses analizados (de enero de 2024 a marzo de 2025). Además, en varias bibliotecas no se registraron visitas durante varios meses. Por ejemplo, la biblioteca Sellwood solo registró una visita documentada de un técnico de emergencias médicas (TEM) al menos un día de los 15 meses que analizamos (27%). Esto no fue inusual; la mayoría de las sucursales de la biblioteca durante este período registraron una visita documentada en menos de la mitad de los meses que estuvieron abiertas.

El equipo directivo realizó una visita mensual documentada durante menos de la mitad de los meses que las sucursales de la biblioteca estuvieron abiertas, en la mayoría de los casos.

También recabamos la opinión del personal sobre el tiempo que los miembros del equipo de emergencias médicas dedican a las bibliotecas de barrio, como parte de la encuesta a todo el personal de la biblioteca.

El personal no cree que la dirección de la biblioteca dedique tiempo regularmente a estar presente en las instalaciones de la biblioteca.

Pregunta de la encuesta: ¿Cree que los responsables de la biblioteca pasan tiempo regularmente en las bibliotecas de barrio?

Hemos recibido más de 60 comentarios relacionados con esta recomendación.  Varios empleados mencionaron que los directivos sí acuden a las instalaciones, pero solo para eventos especiales como ceremonias de reapertura o después de incidentes críticos, y no para las actividades cotidianas.  Varios encuestados mencionaron que les gustaría que la dirección interviniera para ayudar a mantener abiertas las bibliotecas cuando la escasez de personal obliga a su cierre. Asimismo, el personal expresó que no se sentían valorados por la dirección de la biblioteca.

Si bien la dirección elaboró ​​una hoja de seguimiento y comunicó las expectativas a los nuevos miembros del equipo de gestión de emergencias (EMT), estamos evaluando esta recomendación. Esto se debe a que las visitas no se realizan con la frecuencia esperada, según lo definido por la dirección de la biblioteca, para todos los miembros del EMT, y también parece haber una discrepancia entre lo que la dirección afirma estar haciendo y lo que el personal nos ha comunicado que experimenta. El análisis de las visitas documentadas refleja un área donde la dirección tiene la oportunidad de ser más intencional y coordinada con sus visitas in situ para brindar una mejor cobertura de las mismas en las bibliotecas.

La dirección de la biblioteca debería desarrollar un plan que se ajuste a las necesidades de la biblioteca y a las funciones de los miembros del equipo de gestión de emergencias médicas (EMT, por sus siglas en inglés), y asegurarse de que se comunique a todo el personal para que todos tengan una comprensión común de las expectativas que se tienen de los miembros del EMT en las instalaciones.

Recomendación n.° 10b: Comunicar el plan de personal a los empleados de la biblioteca y presentarlo a la Junta de Comisionados del Condado tras la reapertura. Solicitar los ajustes presupuestarios necesarios para respaldar el plan de personal. Se deberá realizar un seguimiento antes del 1 de octubre de 2026.

Esta recomendación se considera en proceso, ya que no todos los edificios están abiertos todavía. Se prevé que los proyectos finales se inauguren en 2026. Nuestra oficina tiene previsto realizar un seguimiento después del 1 de octubre de 2026 para determinar el estado de esta recomendación.

Recomendaciones no implementadas sin intención de implementarlas

Recomendación n.º 1b: Promover la creación de comités de seguridad como un espacio para abordar los problemas de seguridad.

Los responsables de la biblioteca nos comunicaron que no tienen intención de implementar esta parte de la recomendación. Tras consultar con el director de seguridad laboral del condado, consideran que los comités de seguridad no son el lugar adecuado para abordar cuestiones de seguridad. Otras iniciativas para fomentar la colaboración entre los equipos de seguridad incluyen la creación de un equipo de coordinación del comité de seguridad. Este comité se estableció para mejorar la gestión general de los asuntos de seguridad y sirve como punto de encuentro para los responsables de cada comité de seguridad, junto con el responsable de seguridad (puesto actualmente vacante).  Este comité se reúne aproximadamente cada trimestre. Además, existe un grupo de seguridad a nivel de condado que también se reúne trimestralmente. Este es un grupo interdepartamental donde se abordan los problemas de seguridad. La biblioteca cuenta con un representante que participa en este grupo. 

Objetivos, alcance y metodología

Los objetivos de esta evaluación fueron determinar el estado de las recomendaciones de la auditoría de la Biblioteca que tenían las siguientes fechas límite:

• Para el 1 de enero de 2024, se aplicarán las recomendaciones 1 y 2.
• Para el 1 de junio de 2024, se recibirán las recomendaciones 3 a 8.
• Para el 1 de octubre de 2024, se aplicarán las recomendaciones 9 y 10a.
• Para el 1 de octubre de 2026, según la recomendación 10b.

El personal de auditoría evaluó el estado de las recomendaciones basándose en la revisión de la documentación y otras pruebas disponibles, entrevistas y los resultados de una encuesta enviada al personal de la biblioteca.

Como parte de esta evaluación del estado de las recomendaciones, encuestamos al personal de la biblioteca para conocer su perspectiva sobre el estado de algunas de ellas y para ver qué había cambiado desde la auditoría inicial. La encuesta estuvo disponible entre el 20 de diciembre de 2024 y el 15 de enero de 2025.

Enviamos el enlace de la encuesta a todo el personal de la biblioteca a través de un grupo de correo electrónico para todos los empleados. Recibimos 306 respuestas a esta encuesta de evaluación.

Para evitar la percepción de un conflicto de intereses, la auditora Jennifer McGuirk no supervisó esta evaluación, ya que su cónyuge es empleado de guardia en la biblioteca. En su lugar, la supervisora ​​fue la directora de auditoría, Nicole Dewees.

Actualización del estado de una recomendación

Durante cada auditoría que realiza nuestra oficina, elaboramos recomendaciones destinadas a mejorar las operaciones gubernamentales, en particular en lo que respecta a la eficacia, la transparencia, la rendición de cuentas y la equidad. Nuestro objetivo al evaluar el estado de las recomendaciones es garantizar que la administración las implemente para lograr mejoras.

Reconocemos que, tras publicar una evaluación sobre el estado de las recomendaciones, la dirección puede implementar por completo una recomendación que habíamos indicado como en proceso o aún no implementada. En tal caso, la dirección puede presentar al auditor pruebas que justifiquen el cambio de estado de la recomendación en sus futuros informes. La decisión final sobre si modificar el estado de alguna recomendación recae en el auditor.

Personal

Annamarie McNiel, contadora pública certificada, directora de operaciones y auditoría.

Informe en formato PDF, con la respuesta de la dirección.