Informe emitido en febrero de 2025
Aspectos destacados del informe
Lo que encontramos
La Oficina del Auditor da seguimiento a las recomendaciones de auditoría para apoyar la rendición de cuentas del gobierno del condado.
Descubrimos que la Oficina Conjunta de Servicios para Personas sin Hogar (Oficina Conjunta) ha implementado una recomendación. Además, está implementando cinco recomendaciones, pero no ha implementado dos.
Qué significan los estados
- Implementado: el auditado ha implementado completamente o ha resuelto el problema para cumplir con la intención de la recomendación.
- En proceso: el auditado ha comenzado la implementación.
- No implementado: el auditado no ha implementado o no tiene la intención de implementar.
Estado de las recomendaciones de auditoría
Reconocimiento
La Oficina Conjunta de Servicios para Personas sin Hogar (Oficina Conjunta) y los proveedores de servicios contratados para personas sin hogar se enfrentan a un entorno difícil para brindar servicios cruciales a los miembros de la comunidad del condado de Multnomah. A pesar de la presión política y pública generada por la crisis de personas sin hogar en el condado y en todo Estados Unidos, han demostrado su compromiso de ayudar a las personas que atraviesan dificultades. Agradecemos a todo el personal y los líderes de la Oficina Conjunta que participaron en esta evaluación, y a los proveedores de servicios que respondieron a nuestra encuesta.
Acerca de la encuesta
Durante esta evaluación del estado de las recomendaciones de la auditoría de 2023, Oficina Conjunta de Servicios para Personas sin Hogar: Los proveedores estaban frustrados con la gestión y comunicación de los contratos . Encuestamos al personal y a los proveedores de servicios para conocer sus experiencias y perspectivas sobre la Oficina Conjunta. Utilizamos la misma encuesta que enviamos al personal y a los proveedores para la auditoría de 2023 para determinar si sus perspectivas habían cambiado.
Recomendaciones implementadas
Consideramos que esta recomendación se ha implementado porque la Oficina Conjunta ha contratado a tres Especialistas Sénior en Contratos, quienes supervisan el proceso de gestión de contratos. Además, la Oficina Conjunta indicó que ha contratado a un Analista Sénior de Adquisiciones para su equipo de contratos. La Oficina Conjunta ya no depende de un departamento externo para la asistencia en la gestión de contratos.
El personal de la Oficina Conjunta y los proveedores de servicios para personas sin hogar respondieron a las encuestas de seguimiento que enviamos, las cuales incluían las mismas preguntas de las encuestas realizadas en la auditoría original. Esto nos permitió observar si hubo cambios en la perspectiva del personal y los proveedores de servicios sobre cómo la Oficina Conjunta apoya su trabajo. Un proveedor comentó: «[Nuestro equipo de contratos] nos brindó apoyo para comprender los requisitos contractuales, nuestro presupuesto y para acceder a fondos adicionales para la capacidad». Otro proveedor comentó : «[La Oficina Conjunta] ha mejorado sus prácticas como gestora de contratos públicos».
Recomendaciones en proceso
Como señalamos en nuestro informe de auditoría de 2023, hicimos esta recomendación para reducir las barreras de planificación y comunicación que fueron causadas por los silos entre los sistemas de atención (adultos, familias, jóvenes, veteranos y sobrevivientes de violencia doméstica y sexual).
La Oficina Conjunta compartió evidencia de la celebración de reuniones periódicas y reuniones temáticas basadas en proyectos que facilitan la comunicación regular tanto con el personal de la Oficina Conjunta como con los proveedores de servicios de los diferentes sistemas de atención. Un ejemplo de estas reuniones periódicas es una reunión mensual organizada por los equipos del sistema de atención para adultos y familias de la Oficina Conjunta, que invita a los proveedores de refugios para personas sin hogar que trabajan con cualquiera de los sistemas de atención a reunirse para coordinar y capacitar al sistema, así como para compartir información y recursos. Un ejemplo de estas reuniones temáticas basadas en proyectos es un grupo de trabajo del personal de la Oficina Conjunta y los proveedores de servicios que representan a los sistemas de atención para adultos y familias, que se reunieron para diseñar una estrategia de alojamiento comunitario de dos años.
Además, la Oficina Conjunta celebró conferencias semirregulares para proveedores, con el fin de reunir al personal y a los proveedores de la Oficina Conjunta para debatir y resolver problemas comunes. La primera conferencia se celebró virtualmente en octubre de 2023 y la más reciente se celebró presencialmente en noviembre de 2024.
A pesar de estos esfuerzos, los proveedores siguieron indicando que es necesario mejorar la comunicación y reducir los silos, por ejemplo mediante la coordinación de los proveedores.
Los proveedores tenían opiniones divididas sobre la coordinación de los proveedores por parte de la Oficina Conjunta.
Pregunta de la encuesta para proveedores de servicios para personas sin hogar: ¿Qué tan bien se desempeña la Oficina Conjunta en la coordinación entre proveedores de servicios?
El equipo de finanzas de la Oficina Conjunta indicó que utiliza una solución informal para gestionar errores en las facturas y evitar retrasos en el procesamiento de pagos grandes. Actualmente, el sistema financiero del condado exige que las facturas con discrepancias superiores a $3 se revisen y corrijan antes de procesar el pago, según el procedimiento administrativo FIN-1 del condado, que se encuentra en proceso de actualización. El flujo de trabajo del equipo de finanzas de la Oficina Conjunta incluye un rastreador que registra los problemas con las facturas, pero están revisando la herramienta para incluir indicadores que detallen mejor los problemas de procesamiento de pagos y agilizar los pagos puntuales a los proveedores. Planean tener materiales y capacitaciones listos para compartir con el personal y los proveedores hacia finales del año fiscal 2025 (30 de junio de 2025).
La administración del programa de la Oficina Conjunta compartió evidencia de que, durante el año fiscal 2025 (de julio de 2024 a junio de 2025), han estado trabajando en un proyecto para estandarizar los resultados y productos en todos los contratos por tipo de servicio, mediante la colaboración con los proveedores para recopilar datos de desempeño. También mencionaron cómo el equipo de datos de la Oficina Conjunta ha estado trabajando con ellos para desarrollar métodos eficaces de análisis de los datos recopilados.
Además, la administración del programa de la Oficina Conjunta indicó que está revisando los procedimientos actuales y trabajando en los próximos pasos para desarrollar una guía que incluya criterios, situaciones comunes y flujos de trabajo para ayudar al personal de la Oficina Conjunta a evaluar el desempeño de los proveedores y ajustar las medidas de desempeño. Tienen previsto avanzar el proyecto hacia la estandarización de objetivos de desempeño en el año fiscal 2026 (julio de 2025 a junio de 2026), con el plan de desarrollar materiales y capacitaciones para el personal y los proveedores sobre la evolución de las medidas de desempeño de los proveedores.
Estamos considerando esta recomendación en proceso porque aún no se han desarrollado ni comunicado al personal ni a los proveedores los criterios para cambiar las medidas de desempeño de los proveedores. Además, los resultados de la encuesta mostraron que tanto los proveedores como el personal consideraban que esta era un área que necesitaba mejoras.
Por ejemplo, un proveedor comentó: «La [Oficina Conjunta] necesita desarrollar presupuestos e indicadores de desempeño en colaboración con los proveedores contratados. Nunca nos han incluido en las conversaciones sobre presupuestos ni resultados».
Los comentarios del personal de la encuesta incluyeron:
“…hay poco o ningún esfuerzo para coordinar con el personal fiscal y de presupuesto [de la Oficina Conjunta] para garantizar adecuadamente que los resultados que se presentan o informan sean precisos... [no hay] claridad sobre si el esfuerzo y el gasto [de los sistemas de informes de datos] conducirán a poder informar y analizar/evaluar con precisión los resultados cuando no incluye el aporte y la coordinación adecuados con los [equipos] de finanzas/presupuesto [del departamento]”.
Recomendación #7: La administración de la Oficina Conjunta debe asegurarse de enviar comunicaciones periódicas a los proveedores de servicios para abordar políticas y objetivos.
La Oficina Conjunta señaló que las reuniones descritas anteriormente, en la Recomendación 1, también abordan esta recomendación. También indicó que muchas de sus comunicaciones recientes con los proveedores han relacionado la forma en que las políticas y objetivos de la Oficina Conjunta se relacionan con el Plan de Acción de Respuesta a las Personas sin Hogar . Además, la Oficina Conjunta señaló que envían comunicaciones a nivel contractual sobre políticas y objetivos a los proveedores de servicios a través de solicitudes de contratos y durante todo el ciclo del contrato.
Sin embargo, las respuestas mixtas de la encuesta realizada por los proveedores de servicios para personas sin hogar indicaron que las comunicaciones regulares con los proveedores para abordar políticas y objetivos sigue siendo un área de mejora.
Aproximadamente 2 de cada 3 proveedores dijeron que la Oficina Conjunta hizo un trabajo deficiente al proporcionar políticas fáciles de entender, lo que empeoró a partir de 2022.
Pregunta de la encuesta para proveedores de servicios para personas sin hogar: ¿Qué tan bien se desempeña la Oficina Conjunta al brindar políticas que sean fáciles de entender?
Los proveedores estaban divididos sobre si la Oficina Conjunta proporciona objetivos claros para el sistema.
Pregunta de la encuesta para proveedores de servicios para personas sin hogar: ¿Qué tan bien se desempeña la Oficina Conjunta en proporcionar objetivos claros para el sistema?
La Oficina Conjunta indicó que la gestión del programa está trabajando con el equipo de equidad de su departamento para incorporar el monitoreo del plan de trabajo de equidad en la guía y las herramientas estándar para la gestión de contratos que el personal del programa utiliza actualmente.
La Oficina Conjunta planeó brindar capacitación específica a los gerentes de contacto sobre el monitoreo de los planes de equidad en un retiro del programa programado para el 28 de enero de 2025. Consideramos que esto está en proceso porque las directrices y herramientas estándar para el monitoreo de los planes de trabajo de equidad aún no se han finalizado ni compartido con el personal de la Oficina Conjunta. Además, los resultados de la encuesta muestran que el personal y los proveedores tienen opiniones encontradas sobre si la equidad ha sido un área de mejora para el departamento.
Más de la mitad de los proveedores todavía tenían comentarios negativos o mixtos sobre la práctica de equidad racial de la Oficina Conjunta en 2024
Pregunta de la encuesta para proveedores de servicios para personas sin hogar: ¿Tiene algún comentario sobre la práctica de equidad racial de la Oficina Conjunta?
Los comentarios de los proveedores de la encuesta incluyeron:
“No hemos recibido ningún apoyo para practicar la equidad racial a pesar de las solicitudes de ese apoyo”.
Creo que la equidad racial es un valor fundamental de la Oficina Conjunta. Las oportunidades de capacitación, la orientación para el desarrollo de programas y, en general, un sólido apoyo a la equidad racial están estrechamente vinculados a todos los aspectos de mi relación con el departamento.
“[La Oficina Conjunta] exige a los proveedores un plan de equidad, pero no ha brindado ninguna retroalimentación sobre lo presentado y no recibió NINGUNA orientación en la última conferencia de proveedores”.
Los comentarios del personal de la encuesta sobre equidad fueron mixtos e incluyeron:
“La equidad racial es tremendamente deficiente”.
“[La] Oficina Conjunta es muy activa en el desarrollo e implementación de estrategias de equidad racial”.
“No veo que haya coherencia en el uso en todo el departamento ni en cómo el departamento puede evaluar la equidad en los resultados o el desempeño de los proveedores”.
“Valoro el compromiso del [departamento] con la equidad racial… [La Oficina Conjunta] también tiene el equipo de equidad más grande del condado”.
“[La Oficina Conjunta] actualmente no proporciona una orientación sólida a los proveedores sobre lo que debe incluirse en un Plan de Equidad, ni los administradores de contratos reciben capacitación explícita sobre cómo revisar y evaluar los planes de equidad que presentan los proveedores”.
Recomendaciones no implementadas
Consideramos que esta recomendación no se ha implementado según las respuestas de la Oficina Conjunta de Servicios para Personas sin Hogar y el análisis de las respuestas de la encuesta a los proveedores de servicios para personas sin hogar. La Oficina Conjunta no estuvo de acuerdo con esta recomendación, aunque afirmó reconocer y comprender la importancia de mantener un enfoque equilibrado para defender las necesidades de servicio y exigir a los proveedores de servicios que rindan cuentas de sus compromisos contractuales. La Oficina Conjunta indicó que organiza debates periódicos sobre estrategias para equilibrar la doble función que se da entre el personal y la gestión del programa, lo que incluye la revisión de las mejores prácticas y herramientas, así como la resolución de problemas.
Sin embargo, un par de proveedores manifestaron su frustración con su experiencia con la doble función de defensa y rendición de cuentas de los equipos del programa de la Oficina Conjunta. Comentaron:
“Los equipos [de programa] con los que trabajamos los proveedores… se consideran defensores de los proveedores, pero aun así se espera que hagan cumplir los requisitos del contrato”.
“Parece que ahora [el personal de la Oficina Conjunta] se encuentra en una posición en la que ya no puede apoyarnos en aspectos clave y estamos en dificultades”.
Consideramos que esta recomendación no se ha implementado según las respuestas de la Oficina Conjunta de Servicios para Personas sin Hogar, la revisión de los materiales proporcionados y el análisis de las respuestas de la encuesta realizada tanto por el personal de la Oficina Conjunta como por los proveedores de servicios para personas sin hogar. La Oficina Conjunta afirmó que su visión estratégica está estrechamente vinculada al Plan de Acción de Respuesta a las Personas sin Hogar que el Ayuntamiento de Portland y la Junta de Comisionados del Condado de Multnomah aprobaron en julio de 2024, y que ha comunicado al personal y a los proveedores cómo la visión estratégica del departamento se integra en el Plan de Acción de Respuesta a las Personas sin Hogar en general, en reuniones, eventos y comunicaciones públicas.
Sin embargo, el Plan de Acción de Respuesta a las Personas sin Hogar no está dirigido directamente por la Oficina Conjunta, y no pudimos confirmar la existencia de una declaración de visión estratégica formal en la documentación que nos proporcionaron ni en los sitios web externos e internos del departamento.
Las respuestas de la encuesta también destacan la necesidad de garantizar que el personal y los proveedores de la Oficina Conjunta conozcan la visión estratégica del departamento. En 2024, se observó una ligera disminución en el número de proveedores que afirmaron que la Oficina Conjunta realizó un buen trabajo al implementar una estrategia a nivel de condado para abordar la falta de vivienda. Entre el personal que realizó nuestra encuesta, observamos un aumento en quienes consideraron que la Oficina Conjunta realizó un buen trabajo en este ámbito, pero también un aumento en quienes afirmaron que el departamento realizó un trabajo deficiente en este aspecto.
Menos de la mitad de los proveedores dijeron que la Oficina Conjunta hizo un buen trabajo al brindar una estrategia para todo el condado para abordar la falta de vivienda en 2024.
Pregunta de la encuesta para proveedores de servicios para personas sin hogar: ¿Qué tan bien se desempeña la Oficina Conjunta al brindar una estrategia a nivel de condado para abordar el problema de las personas sin hogar?
Objetivos, alcance y metodología
El objetivo de esta evaluación fue determinar el estado de las ocho recomendaciones de la auditoría de 2023 de la Oficina Conjunta de Servicios para Personas sin Hogar: Los proveedores estaban frustrados con la gestión y la comunicación de los contratos. La mitad de las recomendaciones (1, 4, 6 y 7) debían presentarse el 1 de enero de 2024, mientras que el resto (2, 3, 5 y 8) debían presentarse el 1 de junio de 2024.
El personal de auditoría evaluó el estado de las recomendaciones basándose en revisiones de la documentación y otra evidencia disponible, entrevistas y los resultados de las encuestas enviadas al personal de la Oficina Conjunta y a los proveedores de servicios para personas sin hogar.
En otoño de 2022, el personal de auditoría realizó una encuesta al personal de la Oficina Conjunta y a los proveedores de servicios para personas sin hogar durante la auditoría mencionada anteriormente. Como parte de esta evaluación del estado de las recomendaciones, volvimos a encuestar al personal y a los proveedores de la Oficina Conjunta para ver si la situación había cambiado desde la encuesta inicial. La encuesta estuvo abierta entre el 24 de octubre y el 4 de diciembre de 2024.
Enviamos la encuesta a los mismos 45 proveedores de servicios para personas sin hogar que para nuestro informe de auditoría de 2023 y a 28 proveedores adicionales que figuraban en la lista de contratos de proveedores de la Oficina Conjunta en octubre de 2024. Al igual que en la encuesta anterior, animamos a la dirección de los proveedores a que la enviara a todo el personal de sus organizaciones. De igual forma, enviamos la encuesta a todo el personal de la Oficina Conjunta, como hicimos para el informe de auditoría de 2023. Para las encuestas del informe de auditoría de 2023, recibimos 69 respuestas de proveedores de servicios para personas sin hogar y 37 respuestas del personal de la Oficina Conjunta. Para las encuestas de esta evaluación, recibimos 70 respuestas de proveedores y 25 del personal de la Oficina Conjunta. Dado que desconocemos cuántos proveedores enviaron la encuesta a su personal, no podemos calcular la tasa de respuesta. El objetivo de la encuesta era determinar, en general, cómo habían cambiado las perspectivas, en particular si los proveedores seguían teniendo dificultades con la Oficina Conjunta.
Actualización del estado de una recomendación
Durante cada auditoría que realiza nuestra oficina, formulamos recomendaciones para mejorar las operaciones gubernamentales, en particular en materia de eficacia, transparencia, rendición de cuentas y equidad. Nuestro objetivo al evaluar el estado de las recomendaciones es garantizar que la administración las implemente para mejorarlas.
Reconocemos que, tras publicar una evaluación sobre el estado de las recomendaciones, la administración podría implementar plenamente una recomendación que, según informamos, estaba en proceso o no se había implementado. La administración puede entonces proporcionar evidencia al Auditor que demuestre por qué el estado de la recomendación debería modificarse en futuras revisiones del Auditor.Informes. La decisión final sobre si cambiar o no el estado de una recomendación recae en el Auditor.
Personal
Michelle Greene, auditora de desempeño