Monitoreo Central del Cumplimiento Fiscal
El Condado de Multnomah utiliza principalmente cuatro herramientas de monitoreo para cumplir con sus responsabilidades de monitoreo de subreceptores. Estas herramientas incluyen análisis de estados financieros anuales, evaluaciones de riesgos financieros, consultas con la gerencia y revisiones in situ del cumplimiento fiscal. Los subreceptores se seleccionan para monitoreo en función del riesgo. Los subreceptores de fondos federales, independientemente de su monto, se incluyen en la población de revisión in situ. Los departamentos y divisiones también pueden ordenar o solicitar que se realicen revisiones fiscales in situ para ciertos subcontratistas o subreceptores, independientemente del monto del contrato. Las revisiones in situ incluyen la revisión de las políticas y procedimientos fiscales para verificar el cumplimiento de los requisitos de las fuentes de financiamiento, la realización de pruebas sustanciales de los principales ciclos de transacciones de la organización (ingresos, desembolsos y nómina) y la consulta con la gerencia. Las principales áreas de revisión incluyen:
Requisitos fiscales relacionados con condiciones contractuales específicas
Normas y reglamentos federales y estatales aplicables
Plan de cuentas, libro mayor y presentación de informes financieros adecuados
Registros de gestión de propiedades precisos y completos para todos los activos de capital y la depreciación relacionada
Adecuación de los registros contables mínimos requeridos para todos los ciclos de transacciones principales (ingresos, desembolsos generales y nómina)
Verificación de que los controles internos funcionan como se espera
Los registros de gastos de nómina y personal incluyen la documentación requerida relacionada con el tiempo, el programa, la tarifa y la elegibilidad para trabajar en los Estados Unidos.
Verificación del cumplimiento de las autoridades tributarias en nóminas
Inclusión de temas obligatorios en políticas y procedimientos financieros escritos
Las prácticas contables de los subreceptores se miden en función de los documentos del condado, todas las normas y reglamentaciones federales y estatales aplicables, así como los siguientes pronunciamientos contables autorizados:
Principios de contabilidad generalmente aceptados
Normas de auditoría generalmente aceptadas
Guías de contabilidad y auditoría de la industria de la AICPA aplicables
Circular 2 CRF 200 de la OMB
Normas de auditoría gubernamental
FAR31.2 (Solo entidades con fines de lucro)
Anexos específicos del contrato y condiciones especiales
El Condado también contrata hospitales, instituciones educativas y otras agencias relacionadas con unidades gubernamentales. Los procedimientos de revisión para estas organizaciones se limitan al análisis de sus estados financieros auditados y a una auditoría única, si corresponde. Debido a la importante supervisión y al monitoreo de alto nivel realizado por otros organismos reguladores, se ha considerado innecesario un monitoreo adicional a nivel del Condado. Si se considera necesario un monitoreo adicional para estas organizaciones, el Condado tiene la capacidad de responder en consecuencia.
Los tiempos de las revisiones del condado generalmente se detallan a continuación:
Análisis de estados financieros: Anualmente, al recibir los estados
Revisiones del sitio: Rotación, si se cuenta con el personal adecuado, cada 1 a 3 años según la "puntuación" obtenida en la última revisión del sitio.
Evaluaciones de riesgos
Las evaluaciones de riesgos son necesarias durante el proceso de adjudicación y subadjudicación de fondos federales. Estas ayudan a las entidades adjudicadoras a determinar el nivel de supervisión requerido para cada subreceptor en función del riesgo. Se debe contar con una evaluación de riesgos vigente antes de firmar cualquier acuerdo o enmienda con el subreceptor. Las evaluaciones de riesgos tienen una validez de un año a partir de su fecha de finalización. Se realizan de la siguiente manera:
Preadjudicación: Los departamentos son responsables de iniciar solicitudes de evaluación de riesgos previa a la adjudicación antes de la ejecución del contrato.
Estándar: Durante el curso de la realización de las revisiones del sitio de cumplimiento fiscal, Cumplimiento Fiscal también realizará una evaluación de riesgo estándar de cada subreceptor.
El objetivo de la evaluación de riesgos es triple:
Para ayudar a determinar si un contrato de subreceptor debe incluir lenguaje adicional debido a una determinación de alto riesgo fiscal.
Ayudar al Departamento de Cumplimiento Fiscal a determinar el nivel y la frecuencia adecuados de la actividad de seguimiento fiscal.
Servir, para fines de auditoría, como parte de la evidencia documental requerida del seguimiento durante todo el ciclo de vida de un acuerdo de subreceptor.
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